Tiểu Luận -Quản Trị Dự Án - Đề Tài - Dự Án Khám Mắt Cộng Đồng 2015 Của Công Ty Tnhh Rohto Mentholatum Việt Nam

GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN

Giới thiệu về Công ty Rohto - Mentholatum Việt Nam

1.1.1 Thông tin cơ bản về công ty

Tên công ty: CTY TNHH ROHTO-MENTHOLATUM (VIỆT

NAM) Văn phòng tại TP HCM: Lầu 18, Phòng 1808 Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức

Thắng, Quận 1, TP HCM Điện thoại: (84-8) 3822 9322

Email: enquiries@rohto.com.vn

Nhà máy 16 VSIP đường số 5 khu công nghiệp Việt Nam –

Singapore, Huyện Thuận An, Tỉnh Bình Dương

Lĩnh vực kinh doanh: Sản phẩm chăm sóc mắt và da, son dƣỡng môi

Lịch sử hình thành và phát triển:

Công ty Rohto Pharmaceutical (Nhật Bản) đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam và giới thiệu sản phẩm thuốc nhỏ mắt V Rohto cùng son dưỡng môi LipIce đến người tiêu dùng Việt Nam

1997 Công ty Rohto-Mentholatum Việt Nam ra đời với khoản đầu tƣ 18 triệu đôla Mỹ

Khánh thành và đƣa vào hoạt động nhà máy Rohto-Mentholatum Việt Nam tại khu công nghiệp VSIP (Bình Dương) - nhà máy Dƣợc đầu tiên tại Việt Nam đạt tiêu chuẩn GMP Công ty bắt đầu sản xuất các sản phẩm V Rohto, LipIce và Deep Heat cung cấp cho thị trường Việt Nam, đồng thời xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản

Rohto-Mentholatum Việt Nam kỷ niệm 10 năm thành lập

Giới thiệu bộ sản phẩm ngăn ngừa - điều trị và chăm sóc da OXY với mong muốn đóng góp vào trào lưu tự tin, năng động của “phái mạnh” ngày nay

2007 Hân hạnh tài trợ độc quyền Lễ trao giải Làn Sóng Xanh (2006-

2008 Khánh thành nhà máy mở rộng và nhà kho mới tại khu công nghiệp VSIP (Bình Dương)

Tài trợ độc quyền Lễ trao giải Làn Sóng Xanh (2007-2008)

2009 Đánh dấu một năm 2009 đầy thành công, Rohto- Mentholatum (VN) chính thức đưa vào thị trường mỹ phẩm dành cho nam giới dòng sản phẩm OXY Active chủ động phục hồi, tái tạo làn da Đặc biệt hơn cả, sản phẩm Hada Labo - DƢỠNG TỐI ƢU từ viện nghiên cứu da Hada Labo của công ty chế dƣợc Rohto Pharmaceutical tại Nhật Bản nay đã có mặt trên thị trường Việt Nam cam kết cho một làn da không nếp nhăn

2013 Được tôn vinh Doanh Nghiệp tiêu biểu tỉnh Bình Dương năm

2014 Khánh thành Tòa nhà sản xuất thứ hai tại Bình Dương

Thêm nhiều sản phẩm mới được ra mắt trên thị trường

1.1.2 Phạm vi hoạt động của công ty:

Hiện tại công ty Rohto Mentholatum đang hoạt động:

- Trên khắp lãnh thổ Việt Nam;

- Xuất khẩu ra thị trường Mỹ, Nhật, Ấn Độ, Bangladesh, Campuchia, Lào, Nepal, Pakistan, Tanzania, Mongolia, Hong Kong, Malaysia, Singapore, Indonesia

1.1.3 Mục tiêu chiến lƣợc của Rohto Mentholatum (Việt Nam) trong giai đoạn từ

- Xuất khẩu thêm các thị trường mới: Châu Phi

- Giữ vững vị trí đứng đầu của các nhãn hàng New V.Rohto, Acnes, Oxy, Sunplay.

Danh mục các dự án

1.2.1 Danh mục dự án nước ngoài:

- Phát triển và bán hàng sang thị trường Châu Phi

1.2.2 Danh mục các dự án trong nước:

- Dự án nhãn hàng New V.Rohto

 Khám mắt học đường, mổ mắt miễn phí cho 60 bệnh nhân đục thủy tinh thể

- Dự án nhãn hàng Acnes

 Tái cơ cấu lại dòng sản phẩm và tung sản phẩm mới

- Dự án nhãn hàng Oxy

 Dự án Noel và chào mừng năm mới 2016

 Dự án tái cơ cấu lại dòng sản phẩm và tung sản phẩm mới

- Dự án nhãn hàng Sunplay

 Dự án thi Miss Sunplay

 Dự án cải tiến công thức sản phẩm

KẾ HOẠCH XÂY DỰNG DỰ ÁN KHÁM MẮT CỘNG ĐỒNG 2015 CỦA CÔNG TY TNHH ROHTO MENTHOLATUM VIỆT NAM

Xác định phạm vi dự án

- Tham gia khám và chữa mắt đặc biệt là bệnh đục thủy tinh thể, nhƣ 1 hoạt động CSR của công ty từ tháng 9/2015 – 12/2015 Thực hiện trên địa bàn 5 tỉnh của Việt Nam, mỗi năm mỗi di chuyển địa điểm để đảm bảo người nghèo ở khắp nơi có thể tham gia khám chữa bệnh về mắt miễn phí

- Mang lại hình ảnh tốt đẹp về sản phẩm thuốc nhỏ mắt New V.Rohto

- Truyền bá về sản phẩm để nhiều người biết đến New V.Rohto như 1 nhãn hàng có trách nhiệm với cộng đồng

2.1.2 Các kết quả kỳ vọng

- Gây quỹ lớn hơn năm 2014

- Số lượng người tham gia khám mắt lớn hơn 25.000 người, hỗ trợ 50 ca đục thủy tinh thể

- Gây sức hút cộng đồng trong thời gian dự án diễn ra

- Thực hiện khám mắt trên 5 tỉnh thành (hạn chế tối thiểu việc trùng lắp với 9 năm trước đã thực hiện)

Thời gian kết thúc Hoạt động

03/08/2015 17/08/2015 - Triển khai thông tin cho các bộ phận thực hiện dự án 18/08/2015 01/09/2015 - Tiến hành chuẩn bị thực hiện dự án

- Kêu gọi quỹ cho chương trình “Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn” trên fanpage của V.Rohto

- PR trên báo và các phương tiện truyền thông đồng thời thông báo đến các tỉnh có tổ chức chương trình chuẩn bị cho chương trình khám mắt để thu hút người tham gia 03/10/2015 09/10/2015 - Xác lập nhân sự

10/10/2015 9/11/2015 - Hưởng ứng ngày chăm sóc mắt 10/10 hàng năm Dự án khám mắt diễn ra lần lƣợt tại 5 tỉnh thành : Hà Nội, Hải

Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Cần Thơ

10/11/2015 18/12/2015 - PR sau khi chương trình kết thúc

- Đánh giá kết quả chương trình mang lại

2.1.4 Các yêu cầu kỹ thuật

- Thông tin chương trình cần chính xác từ ban đầu đến khi kết thúc dự án

- Trong giai đoạn gây quỹ chăm sóc mắt cộng đồng và truyền thông về chương trình: phương thức truyền thông cần nhanh chóng, rõ ràng, thu hút người nghe nhằm đạm bảo sự tham gia của đối tƣợng mục tiêu

- Chương trình cần diễn ra đồng loạt, đảm bảo chất lượng khám mắt đến tất cả các đối tƣợng tham gia

- Hướng dẫn chi tiết, cụ thể đến từng đối tượng, đặc biệt những đối tượng sẽ được tham gia chương trình “Hỗ trợ mổ đục thủy tinh thể cho bệnh nhân có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn”

2.1.5 Các giả định, các rủi ro/ các ràng buộc

- Chương trình thường niên nên rủi ro rất ít

- Có thể có rủi ro khi bệnh viện hợp tác không tham gia đƣợc, có thể mời bệnh việc lớn khác để tham gia

2.1.6 Các thành viên có liên quan

- Phòng Truyền thông và Quảng cáo.

Mô tả công việc

Công việc nhằm thực hiện dự án đƣợc mô tả dựa trên việc phát triển cấu trúc phân việc WBS ( Work Breakdown Structure) WBS là công cụ quản lý dự án quan trọng và là cơ sở cho tất cả các bước lập kế hoạch và giám sát khác Có 2 loại công việc trong WBS: Công việc tóm lƣợc và gói công việc

Dưới đây là WBS dạng đề mục để thể hiện các công việc tóm lược

1 Chuẩn bị thực hiện dự án

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án ( nội bộ) 1.1.2 Xin phép Sở Công Thương thực hiện dự án

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án 1.2.2 Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh 1.2.3 Thƣ mời tham gia dự án

1.2.1 Đồng phục khi thực hiện dự án

1.2.2 Vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án

1.2.3 Quà tặng dành cho người tham gia dự án

1.3.1 Xây dựng cuộc thi" Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn" trên fanpage của V.Rohto

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage

1.3.3 Tạo clip kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thong

1.3.4 Đăng các mẩu tin về chương trình trên các báo ( 2!, Hoa học trò, Tuổi Trẻ…)

1.4 Xác lập nơi thực hiện và nhân sự

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN

1.4.2 Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko Việt

1.4.3 Xác lập lịch trình thực hiện tại các địa điểm

1.4.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham gia dự án của các đối tƣợng

2.1 Liên hệ trước ngày thực hiện

2.1.1 Gửi thƣ mời đến các đối tƣợng tham gia 2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt HCM & Hà Nội

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án

2.1.4 Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án

2.2 Thực hiện dự án khám mắt cộng đồng lần lƣợt tại 5 tỉnh

2.2.1 Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch trình thực hiện

2.2.2 Thực hiện dự án lần lƣợt tại 5 tỉnh nhƣ kế hoạch

3 Hoạt động sau dự án

3.1 Truyền thông sau khi chương trình kết thúc

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc

3.1.2 Qua các phương tiện đại chúng ( TV, trang web cộng đồng…) 3.2 Đánh giá kết quả chương trình mang lại

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan

3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình Để hiểu hơn về các công việc tóm lƣợc trên ta tiếp tục xem xét đến các gói công việc trong bảng từ điển WBS sau:

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng Người chịu trách nhiệm

Thời gian thực hiện (ngày)

Ngân sách Yếu tố rủi ro

1 Chuẩn bị thực hiện dự án

Báo cáo sau khi chuẩn bị

Giám đốc dự án - Nguyễn Thị Thu

45 6,418,000,000 Không đƣợc sự đồng ý của các bên

Triển khai đầy đủ và đúng thời gian

Giám đốc Marketing- Nguyễn Thị Hồng Thƣ

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án ( nội bộ) Thông báo dự án đến mọi người

Thương, Sở văn hóa thực hiện dự án Đƣợc chấp thuận

Trưởng bộ phận truyền thông- Trương Tuyết Hồng

10 10,000,000 Việc thay đổi ý tưởng ban đầu

Thực hiện đúng tiến độ

Nhân viên phòng truyền thong - Nguyễn Thị Phương Hồng

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án Địa điểm thực hiện tốt, thuận lợi cho dự án

Nhân viên phòng truyền thông- Nguyễn Thị Phương Hồng

2 17,000,000 Địa điểm thực hiện không cho khảo sát trước

1.2.2 Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh

Thiết kế hấp dẫn, dễ nhận biết, mang thông điệp chương trình

Nhân viên phòng truyền thông- Nguyễn Thị Phương Hồng

Thiết kế chƣa hấp dẫn, chƣa thể hiện đƣợc tất cả thông tin về dự án

1.2.3 Sản xuất thƣ mời tham gia dự án Thƣ mời thể hiện đƣợc sự trang trọng, thực hiện đúng theo tiến độ

Nhân viên phòng truyền thông- Khổng Nhã Kiều

Thƣ mời không thể hiện đúng yêu cầu của dự án

1.2.4 Sản xuất đồng phục khi thực hiện dự án Đồng phục thoải mái Thời gian sản xuất đúng tiến độ

Nhân viên phòng truyền thông- Trương Minh Hải

15 60,000,000 Không đạm bảo chất lƣợng

Sản xuất vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án

Trang thiết bị đáp ứng đƣợc yêu cầu kỹ thuật

Việc gia tăng giá cả của các trang thiết bị

Sản xuất quà tặng dành cho người tham gia dự án

Quà tặng hấp dẫn, tiện ích đối với các đối tƣợng tham gia

Mang thông điệp của dự án

Quà tặng chƣa thể hiện đƣợc mục tiêu, gây lãng phí

Truyền thông cho cộng đồng biết về dự án

Trưởng bộ phận truyền thông-Trương Tuyết Hồng

Truyền thông không đạt mục tiêu ( ít người chú ý)

Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn" trên fanpage của V.Rohto

Thu hút sự chú ý của giới trẻ

Rủi ro về chi phí và nhân sự phát sinh thêm tại những địa điểm thực hiện 1.3.2

Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage

Tăng lƣợng truy cập trên fanpage

28 590,000,000 Thay đổi về nội dung thực hiện

Kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thong

Mở rộng truyền thông đến 5 tỉnh sẽ thực hiện trên các phương tiện TV, internet, các ủy ban,

Thay đổi thiết kế, clip chƣa đạt hiệu quả để ra

1.3.4 Đăng các mẩu tin về chương trình trên các báo ( 2!, Hoa học trò,

Mang thông tin cụ thể của chương trình đến cộng đồng

Tin không thu hút người đọc Phí dịch vụ đăng tải gia tăng

1.4 Xác lập nơi thực hiện và nhân sự Đạm bảo địa điểm và nguồn lực thực hiện chương trình

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN

Tìm kiếm sự hợp tác từ các phòng ban chức năng

5 100,000,000 Nguồn nhân lực không có sẵn

Ngân sách Yếu tố rủi ro lƣợng dự án

1.4.2 Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng

Chuo Senko Việt Nam Đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng thời gian, đúng số lƣợng

5 5,000,000 Biên bản không rõ ràng

1.4.3 Xác lập lịch chạy tại các địa điểm

Thực hiến đủ tất cả những địa điểm đã khảo sát Lịch thực hiện chương trình nhanh chóng và đạm bảo số lƣợng điểm thực hiện

Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham gia dự án của các đối tƣợng

Nhận đƣợc sự đồng ý tham gia của các bên

Dự án đƣợc thực hiện với chất lƣợng cao

Mang hình ảnh nhãn hàng đến người tiêu dùng

Bộ phận marketing, bộ phận quảng cáo truyền thông kết hợp với agency

Chất lƣợng khâu chuẩn bị không cao, và không đúng tiến độ ban đầu đặt ra

2.1 Liên hệ trước ngày thực hiện Đảm bảo địa điểm và đối tƣợng tham gia

2.1.1 Gửi thƣ mời/ gọi điện đến các đối tƣợng tham gia

Thực hiện nhanh chóng, không bỏ sót

2 250,000,000 Địa chỉ/ điện thoại không liên hệ đƣợc

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt

Có đội ngũ bác sĩ nhiệt tình, chuyên môn cao tham gia dự án

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án Nơi tổ chức đƣợc chuẩn bị sẵn sàng

Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án

Hỗ trợ thực hiện dự án

Nhân viên chƣa đƣợc huấn luyện cẩn thận Nhân viên bỏ việc giữa chừng

Thực hiện dự án khám mắt cộng đồng lần lượt tại 5 tỉnh

Thực hiện đúng lịch trình, kế hoạch ban đầu

Các yếu tố chủ quan và khách quan ( thời tiết, giấy phép, hiệu quả truyền thông không cao…)

Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch chạy

Xây dựng mô hình thực hiện dự án trước ngày diễn ra chương trình

Thực hiện dự án lần lƣợt tại 5 tỉnh nhƣ kế hoạch

Thực hiện đúng lịch trình

3 Hoạt động sau dự án

Nhận phản hồi tốt từ cộng đồng

Nâng cao chất lƣợng dự án

39 2,000,000,000 Không đạt đƣợc yêu cầu đề ra

Truyền thông sau khi chương trình kết thúc

Tạo điểm nhấn trong tâm trí cộng đồng về dự án

Nhân viên phòng truyền thong - Trương Minh Hải

Khó gây đƣợc sự chú ý cho cộng đồng thuộc các tỉnh khác

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc

Tạo ấn tƣợng tốt đến cộng đồng

2 500,000,000 Tính chủ quan, làm đối phó

Qua các phương tiện đại chúng ( TV, trang web cộng đồng…)

Nếu đƣợc ý nghĩa chương trình đến mọi người

Hoạt động này dễ bị xem là quảng bá cho sản phẩm

3.2 Đánh giá kết quả chương trình mang lại

Thực hiện nghiêm túc, tìm ra những điểm mới, nâng cao chất lƣợng dự án vào những năm sau

9 - Đánh giá dựa theo ý kiến chủ quan

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan Đánh giá khả năng thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân

Sự trùng lập các dự án khác gây khó khăn cho các cuộc họp liên bộ phận

3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình

Báo cáo phải thể hiện đƣợc điểm tốt, điểm cần khắc phục của dự án

8 - Báo cáo mang tính chất đối phó

Tổ chức dự án

2.3.1 Các tương tác của dự án

Dự án sẽ tạo ra sự tương tác giữa các cá nhân: Những đối tượng mục tiêu dự án hướng đến, mà ở đây ta có thể thấy rõ nhất đó là những người có nhu cầu khám mắt, những người có nguy cơ mắc bệnh đục thủy tinh thể cao, tiếp đó là cộng đồng người sống tại Việt Nam những người quan tâm đến sức khỏe của bản thân và gia đình, và không thể không kể đến những người thuộc nhãn hàng, những vị bác sĩ không ngại khó để tham gia dự án

Dự án “ Khám mắt cộng đồng năm 2015” là dự án thường niên quan trọng của nhãn hàng Rohto Đây là dự án đòi hỏi lƣợng nhân sự đông đảo từ các phòng ban (phòng marketing, phòng truyền thông)

Ngoài ra với quy lớn, thực hiện tại 5 tỉnh thành lớn tại Việt Nam, dự án cũng yêu cầu nguồn nhân lực trong và ngoài công ty lên đến hơn 300 người thực hiện

2.3.3 Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án

Giám đốc dự án yêu cầu là người có kinh nghiệm thực hiện các dự án lớn, hiểu biết rõ về nhãn hàng Với kinh nghiệm nhiều năm thực hiện dự án khám mắt cộng đồng, năm 2015,bà Nguyễn Thị Thu tiếp tục đƣợc bổ nhiệm làm vị trí giám đốc dự án Đội dự án bao gồm các thành viên trong công ty (ở bộ phận marketing, bộ phận truyền thông, bộ phận hỗ trợ) kết hợp với các agency trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông, và sự hợp tác từ các bác sĩ nhiều năm kinh nghiệm tham gia chương trình

2.3.4 Tổ chức đội dự án

Tổ chức dự án sẽ đƣợc làm rõ trong sơ đồ trách nhiệm sau:

Thành viên trong đội dự án Thành viên chủ chốt bên ngoài

Thành viên 5 Công ty Chuo Senko

Hồng Kiều Hải Nga Thơm Vân

1 Chuẩn bị thực hiện dự án R C

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án

1.1.2 Xin phép Sở Công Thương,

Sở văn hóa thực hiện dự án R S

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án A C R S A R

1.2.2 Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối A C R S A R

1.2.3 Sản xuất thƣ mời tham gia dự án A C R A R

1.2.4 Sản xuất đồng phục khi thực hiện dự án A C R A R

1.2.5 Sản xuất vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án A C R A R

1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho người tham gia dự án A C R A R

1.3.1 Xây dựng cuộc thi" Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn" trên fanpage của V.Rohto A C S R A R

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage R R

1.3.3 Kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thông A C R A R

1.3.4 Đăng các mẩu tin về chương trình trên các báo ( 2!,

Hoa học trò, Tuổi Trẻ ) A C R A R

1,4 Xác lập nơi thực hiện và nhân sự A C R S A R

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN R R

1.4.2 Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko

1.4.3 Xác lập lịch chạy tại các địa điểm A C R A R

1.4.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham gia dự án của các đối tƣợng R R

2,1 Liên hệ trước ngày thực hiện R

2.1.1 Gửi thƣ mời/ gọi điện đến các đối tƣợng tham gia A C R A R

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt R R

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ

2.1.4 Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án A C R A R

2,2 Thực hiện dự án khám mắt cộng đồng lần lượt tại 5 tỉnh R R

2.2.1 Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch chạy A C R A R

2.2.2 Thực hiện dự án lần lƣợt tại

3 Hoạt động sau dự án R R

3,1 Truyền thông sau khi chương trình kết thúc R R

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc A C R A R

3.1.2 Qua các phương tiện đại chúng ( TV, trang web cộng đồng…) A C R A R

3,2 Đánh giá kết quả chương trình mang lại R R

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan R C R

3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình R C R

Lập tiến độ thực hiện dự án

Công việc và thời gian hoàn thành đƣợc thực hiện theo bảng sau:

WBS Tên công việc Hoạt động tiền nhiệm Thời gian thực hiện (ngày)

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án

1.1.2 Xin phép Sở Công Thương,

Sở văn hóa thực hiện dự án 1.1.1 10

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án 1.1.2 2

Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh

1.2.3 Sản xuất thƣ mời tham gia dự án 1.1.2 5

1.2.4 Sản xuất đồng phục khi thực hiện dự án 1.1.2 15

1.2.5 Sản xuất vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án 1.1.2 15

1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho người tham gia dự án 1.1.2 15

Xây dựng cuộc thi" Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn" trên fanpage của V.Rohto

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage 1.3.1 28

1.3.3 Kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thông 1.3.1 5

Hoa học trò, Tuổi Trẻ )

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN 1.1.2 5

Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko

1.4.3 Xác lập lịch chạy tại các địa điểm 1.4.1, 1.4.2 5

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt 2.1.1 2

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án 2.1.1 2

2.1.4 Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án 2.1.1 5

2.2.1 Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch chạy 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4 2

2.2.2 Thực hiện dự án lần lƣợt tại

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc 2.2.2 2

Qua các phương tiện đại chúng ( TV, trang web cộng đồng…)

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan 3.1.2 1

3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình 3.2.1 8

Hình 2.1: Sơ đồ mạng AON

Thời gian hoàn thành dự án là 102 ngày

WBS Tên công việc Tfi FFi

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án 23 0

Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh

1.2.3 Sản xuất thƣ mời tham gia dự án 25 25

1.2.4 Sản xuất đồng phục khi thực hiện dự án 15 15

1.2.5 Sản xuất vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án 15 15

1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho người tham gia dự án 15 15

1.3.3 Kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thông 13 13

Hoa học trò, Tuổi Trẻ ) 18 18

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN 5 0

Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko

1.4.3 Xác lập lịch chạy tại các địa điểm 15 0

Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham gia dự án của các đối tƣợng 15 15

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt 3 3

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án 3 3

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc 8 8

Hoạch định nguồn nhân lực, ngân sách

Nhu cầu nguồn nhân lực cho dự án theo bảng sau:

WBS Tên công việc Hoạt động tiền nhiệm

Nhân lực yêu cầu (người)

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án ( nội bộ) - 5 1

1.1.2 Xin phép Sở Công Thương, Sở văn hóa thực hiện dự án 1.1.1 10 1

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án 1.1.2 2 2

1.2.2 Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh 1.2.1 5 2

1.2.3 Sản xuất thƣ mời tham gia dự án 1.1.2 5 1

1.2.4 Sản xuất đồng phục khi thực hiện dự án 1.1.2 15 1

1.2.5 Sản xuất vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án 1.1.2 15 2

1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho người tham gia dự án 1.1.2 15 1

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage 1.3.1 28 1

1.3.3 Kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thông 1.3.1 5 1

1.3.4 Đăng các mẩu tin về chương trình trên các báo ( 2!, Hoa học trò, Tuổi Trẻ )

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN 1.1.2 5 2

1.4.2 Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko Việt Nam 1.1.2 5 1

1.4.3 Xác lập lịch chạy tại các địa điểm 1.4.1, 1.4.2 5 1

1.4.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham gia dự án của các đối tƣợng 1.4.3 5 3

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt 2.1.1 2 2

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án 2.1.1 2 2

2.1.4 Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án 2.1.1 5 1

2.2.1 Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch chạy

2.2.2 Thực hiện dự án lần lƣợt tại 5 tỉnh nhƣ kế hoạch 2.2.1 29 5

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc 2.2.2 2 1

3.1.2 Qua các phương tiện đại chúng (

TV, trang web cộng đồng…) 2.2.2 10 1

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan 3.1.2 1 3

3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình 3.2.1 8 2

2.5.1 Lịch trình ban đầu (theo thời gian hoàn thành sớm nhất từng công việc)

Ghi chú: công việc màu vàng là công việc găng

Hình 2.2: Biểu đồ khối lượng nhân lực theo thời gian hoàn thành sớm nhất

Nguồn nhân lực theo phương án thời gian hoàn thành sớm nhất dẫn đến nguồn lực phân bố không đều, khi nhiều khi ít (nhiều nhất 14 người, ít nhất 1 người) Vì vậy cần tối ưu hóa nguồn nhân lực để đảm bảo nguồn nhân lực đƣợc phân bố đều hơn, tránh tình trạng dồn quá nhiều người vào dự án này ở một số thời điểm dẫn đến phải tạm hoãn dự án khác

Ghi chú: công việc màu vàng là công việc găng, công việc màu xanh là công việc đã dịch chuyển nguồn nhân lực

Hình 2.3: Biểu đồ khối lượng nhân lực sau khi đã điều chỉnh

Nguồn nhân lực sau khi điều chỉnh đã tương đối ổn định hơn trước khi điều chỉnh (nhiều nhất 6 người, ít nhất 1 người)

Thời gian hoàn tất(ngày)

Chi phí tích lũy (VND)

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án ( nội bộ) 5 -

1.1.2 Xin phép Sở Công Thương, Sở văn hóa thực hiện dự án 15 10.000.000

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án 20 1.227.000.000

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN 20 1.327.000.000

1.2.2 Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh 25 1.367.000.000

1.4.3 Xác lập lịch chạy tại các địa điểm 25 1.382.000.000

1.2.3 Sản xuất thƣ mời tham gia dự án 30 1.388.000.000

30 1.513.000.000 1.3.4 Đăng các mẩu tin về chương trình trên các báo ( 2!, Hoa học trò, 32 2.513.000.000

1.4.2 Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko Việt Nam 34 2.518.000.000

1.2.4 Sản xuất đồng phục khi thực hiện dự án 45 2.578.000.000

1.2.5 Sản xuất vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án 45 3.578.000.000

1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho người tham gia dự án 45 4.828.000.000

1.3.3 Kích hoạt chương trình trên các phương tiện truyền thông 45 5.828.000.000

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage 45 6.418.000.000

2.1.1 Gửi thƣ mời/ gọi điện đến các đối tƣợng tham gia 47 6.668.000.000

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt 49 6.670.000.000

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án 51 6.920.000.000

2.1.4 Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án 52 6.950.000.000

2.2.1 Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch chạy 54 7.000.000.000

2.2.2 Thực hiện dự án lần lƣợt tại 5 tỉnh nhƣ kế hoạch 83 10.000.000.000

3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc 85 10.500.000.000

3.1.2 Qua các phương tiện đại chúng (

TV, trang web cộng đồng…) 93 12.000.000.000 3.2.1 Họp các bộ phận liên quan 94 12.000.000.000 3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình 102 12.000.000.000

Hình 2.4: Đồ thị đường chi phí cơ bản

Hoạch định kiểm soát

2.6.1 Thiết lập nền tảng về các bên tham gia Để thỏa mãn các bên tham gia, trước hết cần phải hiểu họ là ai và vai trò của họ trong dự án nhƣ thế nào Việc thấu hiểu các bên tham gia và nhận đƣợc sự cam kết đối với dự án sẽ tạo nên cắc mục tiêu rõ ràng, làm cơ sở để đo lường kết quả của dự án Việc thiết lập nền tảng về các bên tham gia dựa vào 3 bước chính sau:

+ Xác định và phân tích các bên tham gia: tìm kiếm và thấu hiểu những người quan tâm đến dự án

+ Đảm bảo sự cam kết các bên tham gia: xác định mục tiêu của dự án, các ràng buộc, các trách nhiệm đƣợc thỏa thuận giữa các bên tham gia

+ Dẫn dắt các bên tham gia: duy trì mối quan hệ với các bên tham gia, gắn chặt họ với những cam kết và bảo đảm rằng dự án đƣợc tiến triển để đạt đƣợc những kì vòng của họ

Dưới đây là danh sách các bên có liên quan đến dự án khám mắt cộng dồng 2015

STT Tên Vị trí Vai trò Mong đợi Ảnh hưởng

1 Nguyễn Thị Thu Giám đốc dự án Quản lý toàn bộ các tiến trình của

Dự án hoàn thành đúng các mục tiêu đề ra Lớn

Hồng Thƣ Giám đốc marketing

Quản lý việc triển khai thông tin dự án

Thông tin đƣợc triển khai cho các bộ phận của dự án

Trưởng bộ phận truyền thông

Xin giấy phép, truyền thông, gây quỹ

Xin đƣợc giấy phép, truyền thông tốt, gây quỹ nhiều hơn năm 2014

Nhân viên phòng truyền thông

Hỗ trợ thực hiện dự án Hỗ trợ tốt Vừa

5 Khổng Nhã Kiều Nhân viên phòng truyền thông

Hải Nhân viên phòng truyền thông

Senko Agency Đơn vị hợp tác để thực hiện dự án

Dự án đƣợc thực hiện theo các thỏa thuận trong hợp tác

2.6.2 Dẫn dắt dự án làm thỏa mãn các bên tham gia

Mục tiêu của các bên tham gia dự án đã đƣợc thể hiện trong các bản mô tả công việc chi tiết, sơ đồ trách nhiệm Đội dự án phải quản lý sự cách biệt trong việc viết ra các kế hoạch và việc thực hiện để đạt đƣợc các mục tiêu với quá trình kiểm soát dự án

2.6.3 Xây dựng một kế hoạch kiểm soát

2.6.3.1 Nhu cầu thông tin Để xây dựng kế hoạch kiểm soát, một giai đoạn quan trọng không thể thiếu đó là xác định nhu cầu về thông Trong dự án Khám mắt cộng đồng 2015 của Rohto, những thông tin cần đƣợc cung cấp cho các cấp rõ ràng, nhanh chóng những thông tin gắn liền với từng giai đoạn hoạt động: a Giai đoạn chuẩn bị

- Bảng cầu trúc công việc (WBS)

- Danh sách các bộ phận

- Hợp đồng với các đối tác

- Nguồn lực và ngân sách đƣợc phân bổ

- Những thông tin về dự án b Giai đoạn thực hiện

- Báo cáo tiến triển ( về công việc và ngân sách)

- Tiến độ và ngân sách

- Báo cáo về sự không phù hợp, cần đƣợc sửa chữa c Giai đoạn sau dự án

- Báo cáo sau khi thực hiện dự án ( đánh giá thành quả)

- Hiệu quả từ các kênh truyền thông

- Sự chuyển giao từ các bộ phận bên ngoài

Cơ chế giám sát đƣợc thực hiện dựa vào bảng sau

BẢNG KẾ HOẠCH GIÁM SÁT DỰ ÁN KHÁM MẮT CỘNG ĐỒNG 2015

Chỉ tiêu Kết quả Chỉ số đo lường

Phương pháp thu thập dữ liệu + do ai tiến hành

Cường độ thu thập dữ liệu

Cường độ và cách thức báo cáo

Hoạt động CSR của Rohto Mentholatum

Số khách hàng biết đến công ty là 1 doanh nghiệp thực hiện tốt CSR

Khảo sát + NV phòng Marketing

Sau mỗi lần khám mắt ở

Mang lại hình ảnh tốt về sản phẩm

Hình ảnh về sản phẩm thuốc nhỏ mắt

V Rhoto trong mắt người tiêu dùng

Khảo sát + NV phòng Marketing

Gây quỹ lớn hơn năm 2014;

25,000 người tham gia khám mắt; 50 ca mổ đục thủy tinh thể

Số tiền quyên góp đƣợc cho chương trình

“Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn”; số người tham gia khám mắt; số ca mổ đục thủy tinh thể đƣợc thực hiện

Thống kê + đội dự án

Kết thúc mỗi lần khám ở 1 tỉnh/th ành

Khám mắt miễn phí cho 5 tỉnh/thành

Tiến trình thực hiện dự án dự án

Thống kê + đội dự án

Kết thúc mỗi giai đoạn, có tình huống bất ngờ

Giám đốc dự án, giám đốc tài chính

Ngân sách cho dự án Thứ cấp

Thống kê + NV Kế toán

Kết thúc mỗi giai đoạn

Giám đốc dự án, giám đốc tài chính

2.6.3.3 Kế hoạch quản trị rủi ro & hoạch định nhân lực đối với hoạt động giám sát Nhận dạng rủi ro Đối với dự án Khám mắt học đường 2015, việc phác thảo các loại rủi ro được chia làm 5 nhóm chính:

+ Rủi ro về tiến độ dự án (chậm tiến độ hơn so với hoạch định)

+ Rủi ro về chi phí (sự gia tăng giá cả của các loại trang thiết bị, các chi phí phát sinh khác trong quá trình thực hiện so với các năm trước thực hiện)

+ Rủi ro về nguồn lực (Nguồn nhân lực chất lƣợng thấp không đáp ứng nhu cầu công việc, nhân viên bán thời gian nghỉ giữa chừng…)

+ Rủi ro về chất lƣợng dự án (chất lƣợng các mẫu thiết kế, trang thiết bị vật dụng không cao )

+ Các rủi ro khác (những rủi ro trước đây chưa xuất hiện)

Dựa vào việc phân chia thành 4 loại rủi ro và kinh nghiệm thực hiện dự án qua nhiều năm, công ty đã tìm hiểu và phát hiện ra một số lý do sau: a Rủi ro về tiến độ dự án

 Do thời tiết xấu tại 5 tỉnh thực hiện dự án

 Ƣớc tính thời gian khám và chữa trị quá ngắn,

 Các công việc bị chểnh mảng,

 Chưa thống nhất về nội dung và ý tưởng thực hiện dự án,

 Sự mâu thuẫn chất lƣợng giữa các bộ phận( bộ phận truyền thông và bộ phận marketing) Mà cụ thể ở đây là các bộ phận phía trước thực hiện chưa đạt được yêu cầu ban đầu đề ra, dẫn đến các bộ phận phía sau bị trục trặc và chậm tiến độ thực hiện b Rủi ro về chi phí

 Lạm phát giá cả trên thị trường ( khiến giá nguyên vật liệu, dụng cụ y tế thực hiện dự án tăng cao),

 Chậm tiến độ gây ra vƣợt chi phí thực hiện,

 Sử dụng nhiều trang thiết bị kỹ thuật hơn,

 Yêu cầu cần nhiều nguồn nhân lực hơn,

 Các công việc chƣa đƣợc giám sát chặt chẽ dẫn đến việc chểnh mảng c Rủi ro về nguồn lực

 Nhân viên nghỉ đột xuất,

 Chi phí nhân lực cao hơn so với các năm trước,

 Ƣớc tính nguồn nhân lực quá thấp,

 Trang thiết bị y tế bị hƣ,

 Đội ngũ bác sĩ, nhân viên y tế bị thay đổi tại từng vùng d Rủi ro về chất lƣợng dự án

 Độ chính xác của các trang thiết bị y tế chƣa cao,

 Chƣa thực hiện giám sát chặt chẽ sự phối hợp giữa các bộ phận,

 Sự mâu thuẫn về ý tưởng giữa người chỉ đạo và người thực hiện,

 Thông tin không chính xác và đầy đủ… e Các loại rủi ro khác

 Không đoán trước được nguy cơ xảy ra Đánh giá rủi ro

Tiến hành đánh giá rủi ro cho 5 loại rủi ro đƣợc liệt kê nhƣ trên theo xác suất xảy ra rủi ro và tác động của rủi ro đó đến dự án, ma trận đánh giá rủi ro nhƣ sau

Hình 2.5: Ma trận đánh giá rủi ro Đối phó rủi ro Để đối phó với rủi ro, công ty đã đề ra một số chiến lƣợc nhƣ sau:

Loại rủi ro Hành động cụ thể

Rủi ro về tiến độ dự án

- Lên kế hoạch bám sát thực tế dựa vào kinh nghiệm của các năm trước thực hiện, thống nhất ý kiến thực hiện ngay từ đầu

- Luôn có dự án dự phòng đối với những hoạt động thường xuyên bị chậm trễ Tạo khoảng thời gian dự trù phù hợp cho từng hoạt động dự án.

Định dạng
Số trang	42
Dung lượng	1,79 MB