xác định nhu cầu và quản lý kế hoạch mua trang thiết bị

Xác định nhu cầu mua Các yếu tố xác định nhu cầu mua sắm:Thời gian năm, tháng, quý, tuần, ngày.Kết quả dự báo/ hoạch định nhu cầu sử dụng .Mục đích mua sắm/ sử dụng.Những năng lực hiện t

Học Viện Hàng Không Việt Nam

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ THIẾT BỊ CẢNG HÀNG KHÔNG

TÊN ĐỀ TÀI XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA

TRANG THIẾT BỊ

Giảng viên hướng dẫn : Ths Hồ Phi Dũng

Mã lớp học phần: 010100018201

Nhóm : 4 Thành viên thực hiện:

1 Nguyễn Đức Phát - 2153410198

2 Nguyễn Duy Thanh - 2153410170

3Trần Xuân Nam - 2153410388

4 Nguyễn Đức Anh - 2153410227

5 Nguyễn Thanh Hoàng - 2153410165

6 Trần Xuân Bắc - 2153410386

7 Nguyễn Hồ Đức Huy - 2153410214

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2023

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

STT Họ và tên Tỷ lệ đóng góp (100%)

1 Nguyễn Đức Phát 100%

2 Nguyễn Duy Thanh 100%

4 Nguyễn Đức Anh 100%

5 Nguyễn Thanh Hoàng 100%

8 Nguyễn Hồ Đức Huy 100%

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thầy Hồ Phi Dũng – Giảng viên khoa Quản trị kinh doanh, Học viện Hàng không Việt Nam Trong quá trình học tập và tìm hiểu môn Quản trị thiết bị Cảng hàng không, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, hưỡng dẫn tâm huyết và tận tình từ thầy Thầy đã giúp chúng em tích lũy thêm nhiều kiến thức về môn học này qua những bài giảng quý báu để có cái nhìn sâu sắc và hoàn thiện hơn về cảng hàng không

Mặc dù đã có những đầu tư nhất định trong quá trình làm bài song thời lượng môn học có

lẽ quá ngắn nên khó có thể hiểu rõ và vận dụng hết những nguồn kiền thức đó vì vậy bài tiểu luận này chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót, chúng em kính mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của thầy để bài tiểu luận của chúng em ngày càng hoàn thiện hơn trong tương lai

Một lần nữa nhóm 4 xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy Phi Dũng Chúc thầy có nhiều sức khỏe và gặt hái nhiều thành công trong cuộc sống

TP.Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 09 năm 2023

MỤC LỤC Chương 4: XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA TRANG THIẾT

BỊ 1

1 Xác định nhu cầu mua 1

1.1 Dự báo nhu cầu trang thiết bị tại Cảng hàng không sân bay 1

1.2 Phương pháp dự báo 2

1.3 Hoạch định nhu cầu sử dụng 2

1.4 Mục đích mua sắm/ sử dụng 3

1.5 Năng lực hiện tại của đơn vị 3

2 Quản lý kế hoạch mua sắm 3

2.1 Lập kế hoạch mua sắm 3

2.2 Lập kế hoạch mời thầu 6

2.3 Mời thầu 6

2.4 Lựa chọn nhà cung cấp 7

2.5 Quản lý hợp đồng 7

2.6 Thanh lý hợp đồng 8

3 Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý mua sắm trang thiết bị 8

KẾT LUẬN 8

TÀI LIỆU THAM KHẢO 8

CHƯƠNG 4: XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA

TRANG THIẾT BỊ

1 Xác định nhu cầu mua

Các yếu tố xác định nhu cầu mua sắm:

Thời gian (năm, tháng, quý, tuần, ngày)

Kết quả dự báo/ hoạch định nhu cầu sử dụng

Mục đích mua sắm/ sử dụng

Những năng lực hiện tại của công ty (các trang thiết bị hiện có, quy mô vốn đầu tư, nguồn vốn)

Việc lựa chọn thiết bị có chức năng và công nghệ phải phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật cơ sở về các trang thiết bị

1.1 Dự báo nhu cầu trang thiết bị tại Cảng hàng không sân bay

Các bước trong dự báo:

B1: Xác định mục đích của dự báo

B2: Chọn các loại thiết bị cần dự báo

B3: Xác định tầm xa dự báo

B4: Chọn mô hình dự báo

B5: Thu thập dữ liệu

B6: Thực hiện dự báo

B7: Phê duyệt và thực hiện kết quả

Loại dự báo

Dự báo ngắn hạn: thường là ít hơn 3 tháng hoặc đến 1 năm

Dự báo trung hạn: 3 tháng đến 3 năm

Dự báo dài hạn: trên 3 năm

Các dự báo trung / dài hạn giải quyết nhiều vấn đề bao quát hơn và hỗ trợ các quyết định quản lý về hoạch định sản phẩm, máy tính, thiết bị và quy trình Dự báo ngắn hạn thường sử dụng nhiều phương pháp luận khác nhau hơn là dự báo dài hạn Các dự báo ngắn hạn có hướng chính xác hơn các hạn chế dự báo

Page | 1

1.2 Phương pháp dự báo

Dự báo được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực đều có một yêu cầu về riêng nên các phương pháp dự báo cũng được sử dụng khác nhau

Về mặt định tính, các dự án phương pháp thường được sử dụng là: lấy ý kiến ban lãnh đạo doanh nghiệp, lấy ý kiến khách hàng, lấy ý kiến chuyên gia, …

Xác định nhu cầu trang thiết bị cần mua sắm Trong đó xác định nhu cầu trang thiết bị của các bộ phân thuộc công ty Thường xuất phát từ bộ phận khai thác, vận hành hoặc các bộ phận quản lý trang thiết bị tồn kho Phòng cung ứng xác định nhu cầu trang thiết bị dựa trên:

Phiếu yêu cầu trang thiết bị

Bảng dự toán trang thiết bị

Tổng hợp nhu cầu trang thiết bị của toàn thể công ty Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phòng cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng độ hoàn chỉnh và chính xác của chúng trên cơ sở tổng hợp nhu cầu từng loại trang thiết bị Điều này đặc biệt quan trọng vì các loại trang thiết

bị phải được mô tả một cách cụ thể, rõ ràng và chính xác

Xác định nhu cầu trang thiết bị cần mua Chúng ta áp dụng công thức sau:

A= B – C – D

A: Nhu cầu trang thiết bị cần mua

B: Tổng nhu cầu trang thiết bị của tất cả bộ phận trong công ty

C: Trang thiết bị còn trong kho

D: Số lượng trang thiết bị công ty có thể tự sản xuất

1.3 Hoạch định nhu cầu sử dụng.

- Phục vụ chuyến bay

- Phục vụ hành khách

- Phục vụ hành lý

- Phục vụ hàng hóa

- Phục vụ đưa tiễn hành khách, nhân viên, các hãng HK, các đơn vị kinh doanh/ khai thác, các bên liên quan, v.v

Page | 2

1.4 Mục đích mua sắm/ sử dụng

-Phục vụ chuyến bay ( quốc tế, quốc nội, nối chuyến, )

- Phục vụ hành khách ( quốc tế, quốc nội, nối chuyến, )

- Phục vụ hành lý (quốc tế, quốc nội, nối chuyến, thất lạc, hành lý thường, hành lý cồng kềnh, hàng hóa nguy hiểm, v.v.)

- Phục vụ hàng hóa

- Phục vụ cho khách hàng đưa tiễn, nhân viên các hãng hàng không, các đơn vị kinh doanh/ khai thác, các bên liên quan, …

1.5 Năng lực hiện tại của đơn vị

Các trang thiết bị hiện có: Tổng số các trang thiết bị hiện có, tình trạng kỹ thuật sử dụng tại đơn vị…

Quy mô vốn đầu tư: Nguồn vốn (tự có, vay ưu đãi, ngân sách nhà nước cấp, khác) Vai trò của một số phòng ban:

Phòng tài liệu chất xếp: cung cấp toàn bộ tài liệu của tất cả các chuyến bay đi/ đến hàng ngày

Phòng kế hoạch: cung cấp số lượng chuyến bay đã phục vụ thực tế hàng tháng ( loại theo từng hãng, từng loại máy bay, từng tuyến đường bay quốc tế hay quốc nội) Phòng tài chính – kinh tế: kiểm tra số liệu lập hóa đơn phục vụ mặt đất hàng ngày, kiểm tra số liệu thanh toán chi phí sử dụng băng chuyền hành lý của các hãng, thu tiền

sử dụng DCS ( hệ thống điều khiển phân tán) hàng tháng đối với các hãng

2 Quản lý kế hoạch mua sắm

2.1 Lập kế hoạch mua sắm

Lập kế hoạch mua sắm: Xác định mua cái gì và thời gian thế nào

Xác định những vấn đề liên quan tới kế hoạch mua sắm mà dự án cần nhất trong việc sử dụng sản phẩm hay những dịch vụ từ bên ngoài Bao gồm:

Có mua hay không?

Mua bằng cách nào?

Page | 3

Mua cái gì?

Mua bao nhiêu?

Khi nào mua?

Ví dụ: Một số công ty như Boots PLC ở nước Anh, sử dụng những dịch vụ về IT bên ngoài giúp họ tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng hệ thống IT của chính họ Việc hoạch định mua sắm trang thiết bị cẩn thận cũng giúp họ tiết kiệm tới hàng tỷ đô la, cũng như U.S Air Force đã sử dụng linh hoạt chiến lược giá cả cho dự án quy mô tự động hoá văn phòng Một số kỹ thuật và công cụ hoạch định trang thiết bị như:

Phân tích “Làm/Mua”: Xác định một dịch vụ hay một sản phẩm cụ thể nào đó có thể tự sản xuất hay mua hoặc thực hiện trong công ty hay mua từ bên ngoài Thường liên quan tới phân tích tài chính

Ví dụ: Giả sử bạn có thể thuê một vật dụng cần cho dự án là 150USD/ngày Mua vật dụng, chi phí đầu tư là 1000USD và khoản chi phí hàng ngày khác sẽ là 50USD/ngày Thời gian là bao lâu để chi phí thuê mướn giống như là chi phí mua? Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày, bạn nên thuê hay mua nó?

Giải pháp “Làm/Mua”

Lập phương trình “Làm” = “Mua”

Trong ví dụ này, sử dụng phương trình sau Gọi d là số ngày sử dụng vật dụng Ta có phương trình: 150USD/ngày = 1000USD + 50USD/ngày

Chi phí thuê mướn bằng chi phí mua là 10 ngày Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày, thì mua vật này sẽ tiết kiệm hơn

Những chuyên gia trong và ngoài nước có thể cung cấp quyết định mua sắm có giá trị

Hình thức hợp đồng

Giá cố định: Chỉ mức tổng giá cố định cho một sản phẩm dịch vụ rõ ràng

Chi phí bồi hoàn: Liên quan tới việc xác định chi trả cho bên bán là chi phí trực tiếp hay gián tiếp

Page | 4

Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF = Cost Plus Incentive Fee): Bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp với một khoản lệ phí trước và một khoản tiền thưởng khích lệ

Chi phí cộng lệ cố định (CPFF = Cost Plus Fixed Fee): Bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả luôn dựa trên một tỷ lệ phầm trăm của chi phí đã được ước tính

Chi phí cộng % chi phí (CPPC = Cost Plus Percentage of Cost): Bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa trên tổng chi phí

Bảng 1.1 Hình thức hợp đồng

Thời điểm và tài liệu hợp đồng: Kết hợp giá cố định về chi phí hoàn lại, thường sử dụng trong tư vấn

Hợp động theo từng đơn vị: Yêu cầu bên mua trả cho bên bán một lượng tiền định sẵn trên từng đơn vị dịch vụ

Bảng kê khai công việc (SOW = Statement Of Work)

Bảng 1.2 Mẫu Bảng kê khai công việc (SOW)

1 Ph m vi công vi c: Mô t chi tiếết công vi c đạ ệ ả ệ ược hoàn tấết Chi rõ phấần c ng, phấầnứ mếầm có liến quan và xác đ nh chính xác tính chấết công vi c.ị ệ

2 N i làm vi c: Mô t đ a đi m công vi c đơ ệ ả ị ể ệ ược th c hi n Ch rõ v trí phấần c ng,ự ệ ỉ ị ứ phấần mếầm n i mà m t ngơ ộ ười ph i tiếến hành công vi c.ả ệ

3 Th i gian th c hi n: Xác đ nh công vi c khi nào bắết đấầu và kếết thúc, gi làm vi c,ờ ự ệ ị ệ ờ ệ sôế gi làm vi c đờ ệ ược ghi trong hoá đ n trến 1 tuấần, n i mà công vi c ph i đơ ơ ệ ả ượ c th cự

hi n và nh ng thông tin l ch bi u liến quan.ệ ữ ị ể

4 L ch bi u bàn giao công vi c: Danh m c rõ ràng công vi c bàn giao, mô t chi tiếết,ị ể ệ ụ ệ ả

ch rõ kỳ h n.ỉ ạ

5 Tiếu chu n áp d ng: Ch ra công ty hay nh ng tiếu chu n công nghi p bấết kỳ nàoẩ ụ ỉ ữ ẩ ệ liến quan t i vi c th c hi n công vi c.ớ ệ ự ệ ệ

6 Tiếu chu n nghi m thu: Mô t phẩ ệ ả ương th c bến mua quyếết đ nh nếếu công vi cứ ị ệ

Bảng kê khai công việc là bảng mô tả các công việc cần thiết cho việc mua sắm Nhiều hợp đồng, những bản ghi nhớ liên kết qua lại đều có các SOW

Một SOW rõ ràng giúp những nhà thầu hiểu rõ những yều cầu của khách hàng

2.2 Lập kế hoạch mời thầu

Lập kế hoạch mời thầu: lập ra những yêu cầu sản phẩm và nhận biết nguồn lực tiềm năng

Kế hoạch mời thầu liên quan tới việc chuẩn bị một văn bản:

Yêu cầu đề xuất: Để mời gọi từ những nhà cung cấo tương lai

Yêu cầu báo giá: Để xem xét tính chất của việc mua sắm đã ấn định

Mời thầu hay đàm phán và phúc đáp lại chủ thầu đầu tiên cũng là một phần của kế hoạch mời thầu

Bảng 1.3 Phác thảo về đề xuất nhận thầu

(RfP = Request for Proposal)

Việc mời thầu liên quan tới việc thu thập những đề nghị hay sự bỏ thầu từ những nhà cung cấp tương lai Những công ty có thể thông báo nhu cầu mua sắm hàng hoá và dịch vụ theo một số cách:

Tiếp cận với nhà cung cấp uy tín

Tiếp cận với một số nhà cung cấp tiềm năng

Quảng bá với những đối tượng quan tâm

Page | 6

1 M c đích c a RfPụ ủ

2 Bôếi c nh T ch cả ổ ứ

3 Nh ng yếu cấầu c b nữ ơ ả

4 Môi tr ng Phấần c ng và Phấần mếầmườ ứ

5 Mô t quá trình m i thấầuả ờ

6 Phát bi u vếầ công vi c cùng thông tin l ch bi uể ệ ị ể

7 Ph c l c có th làm:ụ ụ ể

A T ng quan h thôếng hi n nayổ ệ ệ

B Cá ế ấầ ếầ h thôếệ

Một hội thảo dành cho nhà thầu có thể giúp sàng lọc những điều bên mua mong đợi.

2.4 Lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp: chọn lựa từ những nhà cung cấp tiềm năng

Những liên quan tới sự lựa chọn:

Đánh giá đề nghị của nhà thầu

Chọn lựa nhà thầu tốt nhất

Đàm phán hợp đồng

Trao hợp đồng

Chuẩn bị những hình thức đánh giá là rất bổ ích trong việc lựa chọn các nhà cung cấp Bên mua thường thiết lập một “Danh sách ngắn (short list)”

Short list (danh sách ngắn) là một danh sách nhỏ gồm các nhà cung cấp tiềm năng hàng đầu được lựa chọn từ số lượng lớn các ứng viên ban đầu Quá trình tạo ra short list thường bao gồm việc sàng lọc và đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí quan trọng như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, hiệu suất, đáng tin cậy, giá cả, hỗ trợ kỹ thuật và khả năng đáp ứng yêu cầu.Danh sách này giúp giảm bớt thời gian và công sức trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp bằng cách tập trung vào các ứng viên tiềm năng nhất Các nhà cung cấp trong danh sách ngắn này thường được mời tham gia vào các giai đoạn tiếp theo của quá trình lựa chọn, chẳng hạn như đàm phán hợp đồng, thăm quan nhà máy hoặc tham gia vào cuộc đấu thầu cuối cùng

2.5 Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng: Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo việc thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng:

Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng.(Đảm bảo tính hợp pháp, bảo vệ lợ ích bên tham gia…)

Nhiều giám đốc dự án phớt lờ những khế ước trong hợp đồng và điều đó dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng (Mất uy tín, tốn thời gian tiền bạc,…)

Page | 7

Kiểm soát những thay đổi trong hợp đồng:

Thay đổi ở bất cứ phần nào của dự án cũng cần được xem xét, phê chuẩn và lập văn bản bởi cùng một người đã phê duyệt dự án trước đó

Đánh giá sự thay đổi phải bao gồm phân tích sự ảnh hưởng Sự thay đổi ảnh hưởng ra sao đến phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng của hàng hoá hay dịch vụ được cung cấp?

Những thay đổi phải được thiết lập bàng văn bản Những thành viên trong dự án cũng nên ghi chép tư liệu của tất cả những cuộc họp quan trọng và những cuộc điện thoại

2.6 Thanh lý hợp đồng

Nghiệm thu hợp đồng: Hoàn tất và thanh lý hợp đồng

Thanh lý hợp đồng bao gồm:

Xác minh sản phẩm để xác định tất cả công việc hoàn tất đúng và thoả mãn yêu cầu hay không

Những hoạt động về quản lý hành chính để cập nhật những hồ sơ nhằm phản ánh những kết quả cuối cùng

Lưu trữ thông tin sử dụng trong tương lai

Kiểm toán trong mua sắm sẽ xác định các bài học kinh nghiệm

3 Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý mua sắm trang thiết bị.

Sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản nhằm mục đích soạn thảo các đề suất và hợp đồng, bảng tính giúp chúng ta xem xét được hoạt động của nhà cung cấp, trình bày các thông tin liên quan tới việc mua sắm ( có thể chèn hình word hay excel vào nha )

Từ những năm cuối thập niên 90 đến những năm đầu 2000, các công ty và doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm mua sắm điện tử sử dụng cho mua sắm điện tử

Những công ty thương mai như Commerce One, Ariba, Concur Technologies và Ban cung cấp dịch vụ mua sắm liên kết trên mạng và cũng sử dụng công cụ kết nối mạng khác giúp tìm những thông tin về các nhà cung cấp hay bán đấu giá những món hàng hay dịch vụ

Page | 8

KẾT LUẬN

Tổng kết lại, “Xác định nhu cầu và quản lý kế hoạch mua trang thiết bị” đảm bảo rằng quá trình mua sắm diễn ra một cách hiệu quả trong việc sử dụng tài chính và thời gian.Việc nghiên cứu và đánh giá thị trường giúp tìm kiếm các lựa chọn tốt nhất và tối ưu hóa sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Quản lý tài chính đảm bảo rằng nguồn tài chính được xác định

và sử dụng một cách hợp lý Quá trình mua sắm và kiểm tra trang thiết bị đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và an toàn trước khi được triển khai

Việc đưa ra các đánh giá về nhu cầu trang thiết bị mới để nâng cấp, mở rộng hoặc thay thế trên hệ thống hiện có dựa trên các yếu tố như công nghệ mới, tiêu chuẩn an toàn, yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp lý góp phần nâng cao sự vận hành hiệu quả, năng suất và sự phát tiển của ngành hàng không

Page | 9