CHƯƠNG 2: NỘI DUNG2.1 Tổ chức cuộc họp2.1.1 Khái niệm- Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặcquyết định điều gì đó.. Vì một cuộc họp thường li
NỘI DUNG
Tổ chức cuộc họp
- Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó Từ đó, giúp xác định được những hành động cần phải thực hiện.
- Họp là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định.
- Họp là một hình thức giao tiếp Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoăc quyết định Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây tranh cãi giữa các vấn đề.
- Truyền tải thông tin đến cấp dưới
- Hiểu hơn về tâm tư, nguyện vọng, ý kiến, đề xuất của các bộ phận nói chung và nhân viên nói riêng
- Đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp và năng lực của nhân viên thông qua những hoạt động được giao.
- Hiểu được nội dung, nhiệm vụ yêu cầu mà cấp trên giao phó
- Nắm bắt chủ trương, chính sách công ty
- Trình bày kết quả công việc hoặc nêu ý kiến, đề xuất với cấp trên
2.1.3 Vai trò của cuộc họp
- Tổ chức cuộc họp nhằm tìm ra hướng giải quyết những vấn đề mà cơ quan doanh nghiệp đang phụ trách
- Thông qua cuộc họp nhà quản trị dùng để phân công công việc, bố trí nhân sự, phổ biến thông tin.
- Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể năng suất lao động cao.
- Khai thức trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người trình bày quan điểm cá nhân để xây dựng tổ chức vững mạnh.
- Phổ biến, thảo luận, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn, tìm và sửa chữa những sai phạm trong quá trình thực hiện công việc.
- Đảm bảo tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý, có ý nghĩa trực tiếp đối với hiệu quả quản lý.
- Ngầm khẳng định với nhân viên: “Chúng ta là một tập thể và bạn là một thành viên trong tập thể ấy” điều này giúp duy trì bầu không khí và văn hóa của tổ chức.
2.1.4 Phân loại a Căn cứ vào quy mô
- Họp ban ngành trong doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị
Liên quan đến vấn đề xã hội: an toàn thực phẩm, thương mại, du lịch, tài nguyên và môi trường Cuộc họp thường diễn ra trong cơ quan nhà nước, do cấp trung ương chỉ đạo.
- Họp cổ đông, họp cấp cao công ty: Đây là cuộc họp có quyền quyết định:
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. + Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. + Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của luật này hoặc Điều lệ công ty.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
+ Duyệt chương trình, nội dung tài liệu cấp phục vụ Đại hội đồng Cổ đông, triệu tập hợp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng Cổ đông thông qua quyết định. + Tình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội cổ đông
+ Kiến nghị việc tổ chức lại giải thể hệ yêu cầu phá sản công ty
- Họp thường kì của lãnh đạo cơ quan công ty:
Cuộc họp diễn ra với sự tham gia của các lãnh đạo trong doanh nghiệp với mục đích đánh giá tình hình hoạt động chung của công ty, thảo luận vấn đề cấp thiết của công ty, giải quyết các vấn đề liên quan.
- Họp giữa lãnh đạo với quản lý, nhân viên Được xem như cuộc họp thường kỳ giữa lãnh đạo với quản lý nhân viên, tổ chức theo tháng, theo quý hoặc có thể là năm Nhằm tổng kết đánh giá các kết quả đạt được đưa ra một mục tiêu, phân công nhiệm vụ, góp phần tăng mối quan hệ giữa lãnh đạo và các cấp trong công ty
Cuộc họp nội dung liên quan đến các vấn đề đặc thù người tham gia phải có kiến thức hiểu biết sâu sắc về vấn đề đó thường là các chuyên gia ví dụ như các cuộc họp về tài chính nghiên cứu thị trường.
Rà soát lại công việc, điểm các thông tin liên quan, vạch ra kế hoạch tiếp theo, phân công nhiệm vụ tiếp theo cho đơn vị, tùy tính chất phù hợp tùy quy mô của chủ chất cá nhân mà triệu tập Thời gian cũng do đơn vị thủ trưởng lãnh đạo đơn vị quy định.
- Họp tham mưu, tư vấn:
Cuộc họp mà các thành viên tham gia vào việc đề xuất thiết kế một kế hoạch mục tiêu trình và tổ chức thực hiện của kế hoạch chương trình
- Họp tổng kết cuối năm:
Là cuộc họp nhà báo cáo tổng kết về tài chính đầu tư, đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp năm qua, nhìn nhận những vấn đề cần tồn đọng, lý giải nguyên do và cách giải quyết chuẩn bị kế hoạch cho năm mới. b Căn cứ vào quy trình quản trị
- Cấp 1: Họp giữa ban lãnh đạo cấp cao với lãnh đạo các phòng ban ban, giám đốc sẽ đề ra mục tiêu kế hoạch, mục tiêu làm cơ sở cho kế hoạch làm việc, quán chuyển tư tưởng, quan điểm cho lãnh đạo Các lãnh đạo phòng ban sẽ báo cáo với ban giám đốc việc kế hoạch tiến bộ, thực hiện kế hoạch quyết định của mình Tăng hiệu quả thực hiện kế hoạch, giảm thiểu thời gian chi phí khi số lượng cán bộ nhân viên công ty đông đảo.
- Cấp 2: Cuộc họp giữa lãnh đạo các phòng ban với nhân viên, lãnh đạo phòng ban sẽ đề ra kế hoạch cụ thể cho phần mình, quán triệt tư tưởng quan điểm, tạo sự nhất quán trong nhân viên của phòng. c Căn cứ vào tính chất và mục đích:
Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
2.2.1 Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công
Nếu các vấn đề được giải quyết ngoài phạm vi trách nhiệm hoặc không đúng thẩm quyền, sẽ dẫn đến sự mất uy tín của cơ quan hành chính và ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên Ngoài ra, bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm còn giúp cho các thành viên tham gia cuộc họp hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, chức năng của mình và có thể đóng góp ý kiến một cách chính xác và hiệu quả Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả của cơ quan, đồng thời giúp cho các thành viên tham gia cuộc họp cảm thấy tự tin và có trách nhiệm hơn trong công việc của mình.
2.2.2 Chỉ họp khi thật sự cần thiết
Việc tiến hành họp chỉ khi thực sự cần thiết là rất quan trọng vì nó giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên của cơ quan, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan Nếu tiến hành họp quá thường xuyên hoặc không cần thiết, sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên của cơ quan, đồng thời làm giảm tính hiệu quả và tính chuyên nghiệp của công tác chỉ đạo, điều hành. Ngoài ra, việc tiến hành họp quá thường xuyên cũng có thể gây ra sự mệt mỏi và thiếu tập trung cho các thành viên tham gia, dẫn đến sự giảm năng suất và hiệu quả trong công việc
2.2.3 Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự
Việc xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung của cuộc họp giúp cho các thành viên tham dự hiểu rõ về mục tiêu và nội dung của cuộc họp, để cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, đồng thời điều này giúp người tham dự biết những thông tin cần nắm và vai trò, trách nhiệm của mình trong buổi họp Từ đó, có thể chuẩn bị tốt hơn và đưa ra những ý kiến, đề xuất phù hợp với mục đích của cuộc họp Xác định rõ thành phần tham dự của cuộc họp giúp cho các thành viên tham dự biết được ai là người có trách nhiệm và quyền lực trong việc đưa ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp.
2.2.4 Xây dựng lịch trình cụ thể
Xây dựng lịch trình cụ thể giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp phù hợp Nhờ lịch trình được liệt kê đầy đủ các phần thông tin và thời lượng, nhà lãnh đạo có thể dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra và ứng biến linh hoạt theo khung chương trình Điều này giúp nội dung cuộc họp được truyền tải đầy đủ, rõ ràng và sắp xếp liền mạch, khoa học đến với những thành viên tham dự
Lịch trình cuộc họp được thiết lập bằng cách:
Xác định thời lượng phần mở đầu trong bao lâu?
Những ý chính cần được triển khai trong bao lâu?
Xác định kết thúc cuộc họp trong khoảng thời gian nào?
2.2.5 Ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.
2.2.6 Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp là rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và tối ưu hóa thời gian của các thành viên trong cuộc họp Khi cuộc họp được bố trí thời gian hợp lý, các thành viên sẽ có thể sắp xếp thời gian của mình để tham gia và chuẩn bị cho cuộc họp Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên sẽ có mặt đúng giờ và sẵn sàng thảo luận về các vấn đề quan trọng Ngoài ra, đảm bảo đúng thời gian cuộc họp cũng giúp tránh những cuộc họp kéo dài lâu gây mất thời gian và không hiệu quả.
2.2.7 Xác định đúng đối tượng cuộc họp và gửi bản kế hoạch cho họ Đúng đối tượng giúp tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và sắp xếp đúng người vào đúng chỗ khi phân công công việc Việc gửi bản kế hoạch giúp người tham dự có thể hình dung các vấn đề được thảo luận và có sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia cuộc họp.
Tổ chức cuộc họp
2.3.1 Tổ chức cuộc họp không có nghi thức a) Khái niệm:
Tổ chức cuộc họp không có tính chất nghi thức là một cách linh hoạt và không cần tuân theo các quy tắc chặt chẽ của cuộc họp truyền thống Nó thường được sử dụng trong các buổi họp nhóm nhỏ, gặp gỡ không chính thức hoặc các cuộc họp không yêu cầu sự trang trọng. b) Nội dung và quy trình:
Dưới đây là một số nội dung và quy trình tổ chức cuộc họp không có tính chất nghi thức:
1 Đăng kí phòng học tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan ,tổ chức
2 Thông báo cho người tham dự: Xác định thời gian và địa điểm cho cuộc họp Gửi thông báo cho tất cả các thành viên tham gia với thông tin cần thiết như ngày, giờ, địa điểm và mục tiêu của cuộc họp và thông báo trực tiếp,email, fax, công cụ khác
3 Chuẩn bị tài liệu: Nếu cần thiết, chuẩn bị tài liệu liên quan trước cuộc họp và chia sẻ chúng với các thành viên tham gia Điều này giúp mọi người có thời gian để đọc và chuẩn bị ý kiến hoặc câu hỏi trước cuộc họp và các công cụ nghe như video, bảng viết, sơ đồ, máy chiếu
4 Thiết lập không gian họp: Đảm bảo rằng không gian họp thoải mái và phù hợp với số lượng người tham gia Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết như bảng trắng, bút, giấy và máy chiếu nếu cần.
5.Chuẩn bị nước giải khát:
+ Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn.
+ Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải tùy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.
6 Bắt đầu cuộc họp: Khi tất cả mọi người đã sẵn sàng, người chủ trì có thể bắt đầu cuộc họp bằng cách giới thiệu mục tiêu và đưa ra kế hoạch cho cuộc thảo luận.
7 Kết thúc và đánh giá: Sau khi đạt được mục tiêu của cuộc họp, người chủ trì có thể tổ chức cuộc thảo luận về việc kết thúc cuộc họp và thu thập ý kiến phản hồi từ các thành viên tham gia.
8 Theo dõi và hành động: Sau cuộc họp, người chủ trì hoặc người có trách nhiệm có thể theo dõi các hành động và cam kết được đưa ra trong cuộc họp Cung cấp thông tin cập nhật hoặc tiến trình của các nhiệm vụ được giao cho các thành viên tham gia.
=>Tổ chức cuộc họp không có tính chất nghi thức mang lại sự thoải mái và linh hoạt cho các cuộc gặp gỡ nhóm nhỏ Tuy nhiên, vẫn cần có sự tổ chức và quản lý để đảm bảo cuộc họp được tiến hành một cách hiệu quả và phục vụ mục đích của nó.
2.3.2 Tổ chức cuộc họp có nghi thức
Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là:
- Các cuộc họp trang trọng có quy mô lớn, có người ngoài tổ chức tham dự
- Các cuộc họp có tính chất quan trọng và các thành viên có các ý kiến khác nhau
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính chất pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải ràng buộc tuân theo
Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:
Nhiệm vụ của người tổ chức là a Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp:
- Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định :
+ Tại sao phải tổ chức cuộc họp này?
+ Cuộc họp này có ý nghĩa như thế nào đối với cơ quan?
+ Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động chung?
+ Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng các cuộc họp vô nghĩa b Xác định nội dung công việc
- Nội dung công cuộc họp này là gì?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao
Bước 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đến nội dung công việc
Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng hoặc thời gian) Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó.
Bước 4: Chọn phương pháp thực hiện với từng công việc c Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Hội trường cơ quan hay thuê hội trường
- Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết thúc) Thông thường các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm thương mại, giao dịch hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch
- Ai điều hành, ai chuẩn bị, (phân công người thực hiện từng công việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản…)
- Xác định được các yếu tố này thuận lợi cho công việc chuẩn bị và điều hành d Xác định thành phần tham gia: Các thành phần tham gia kể cả chủ tịch đoàn và thư ký đoàn e Xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: Chương trình nghị sự, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị, xét duyệt người ghi biên bản. f Dự trù kinh phí cho từng hoạt động
- Để tổ chức cuộc họp, người quản trị cần căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự toán về kinh phí
- Các khoản kinh phí khác
Nhiệm vụ của thư ký
+ Tham mưu và giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp
+ Chuẩn bị chương trình nghị sự.
+ Chuẩn bị các văn kiện tài liệu.
+ Chuẩn bị thiết bị nghe nhìn.
+ Chuẩn bị kinh phí, các điều kiện vật chất khác như: Quà tặng… nếu có.
+ Đón và bố trí khách.
+ Tổ chức đón tiếp một đoàn khách từ xa tới.
Lên chương trình cuộc họp
- Chương trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp
- Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được thời gian và từng người đảm nhận một cách cụ thể
- Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp
- Khi xây dựng chương trình cho một cuộc họp người quản trị dùng bảng
Một chương trình của cuộc họp thường có các thông tin sau:
- Địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc
- Thời gian giải lao (nếu có)
- Tên người chủ tọa, tên người điều khiển
- Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày
- Thời gian dự kiến cho các nội dung
- Tính chất mỗi phần (QĐ, TB, lấy ý kiến…)
- Tên người ghi biên bản cuộc họp
Viết thư mời Công văn, hoặc thư mời họp phải có các nội dung
- Những yêu cầu đối với người được tham dự;
- Giấy mời họp phải được gửi tới người tham dự trước 3 ngày
- Nếu là cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho một văn bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản dự thảo
- Cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp khen thưởng hoặc kỷ luật cho một các nhân thì cần phải chuẩn bị các văn bản có liên quan đến quá trình công tác của cá nhân đó
- Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ trưởng thì soạn thảo bài phát biểu trước, nếu thực hiện công việc này cần chao đổi và hỏi trước thủ trưởng để rõ ý của thủ trưởng
Sắp xếp phòng họp và bố trí chỗ ngồi
Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người ở phòng lớn, những cuộc họp quan trọng phải tổ chức ở phòng kín Không nên bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng
Nhiệm vụ người tham gia
