Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG2.1 Tổ chức cuộc họp2.1.1 Khái niệm- Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặcquyết định điều gì đó.. Vì một cuộc họp thường li
Trang 1Nguyên tắc bố trí - Giải quyết tình huống phát sinh trong cuộc họp
Giảng viên hướng dẫn : Lê Nam Hải
Trang 3BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Đánh giá củaGV
4 Nguyễn Trần Hải My Nội dung phần 3 ý 3 100%
5 Phạm Đặng Trà My Nội dung phần 1, thuyết
6 Phạm Thị Kim Ngân Làm Word, thuyết trình 100%
7 Trần Thị Kim Ngân Nội dung phần 3 ý 2,
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên nhóm 4 xin trân trọng cảm ơn Giảng viên bộ môn Quản trị văn phòngThầy Lê Nam Hải – người đã trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn chúng em trong quá trình hoànthành bài tiểu luận này.
Những lời chỉ bảo và góp ý đã giúp chúng em hiểu rõ hơn về hướng đi đúng đắnvà cách tiếp cận chủ đề một cách khoa học nhất Những kiến thức và định hướng từ thầykhông chỉ giúp chúng em hoàn thành bài tiểu luận một cách hiệu quả mà còn giúp chúngem phát triển sự hiểu biết sâu hơn về chủ đề nghiên cứu và chắc chắn đây sẽ là nhữngkiến thức quý báu là hành trang của chúng em sau này.
Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận này, do hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bàilàm khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những lời góp ý từ Thầy đểbài tiểu luận ngày càng hoàn thiện hơn.
Xin kính chúc thầy luôn dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong côngviệc giảng dạy và nghiên cứu.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Too long to read onyour phone? Save
to read later onyour computer
Save to a Studylist
Trang 51.3 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn 2
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG 3
2.2.5 Ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp 7
2.2.6 Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp 8
2.2.7 Xác định đúng đối tượng cuộc họp và gửi bản kế hoạch cho họ 8
2.3 Tổ chức cuộc họp 8
2.3.1 Tổ chức cuộc họp không có nghi thức 8
Trang 7CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lí do chọn đề tài
Walter A Green đã từng nói: “Một nhà quản trị không được coi là người có nănglực nếu người đó không điều hành được một cuộc họp có hiệu quả” Các cuộc họp là mộtyếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Tuy nhiên, theo một nghiên cứuthực tế cho thấy có đến hơn 67% các cuộc họp diễn ra không hiệu quả như mong muốn
Thực trạng “khủng hoảng vì họp” trong suốt nhiều năm qua vẫn còn tiếp diễn ỞViệt Nam, thống kê từ năm 2007, cả nước có 3.000 cuộc họp Tổng chi phí cho các cuộchọp này vào khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày (Báo Điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, 2018).Những số liệu nêu trên cho thấy, ở nước ta hiện nay, các cơ quan, đơn vị và địa phương,tình trạng họp diễn ra quá nhiều, kém hiệu quả, gây lãng phí Nguyên nhân là do chúng tachưa biết cách bố trí cuộc họp như thế nào là hợp lí, và cách giải quyết tình huống phátsinh trong cuộc họp Tuy nhiên, việc cắt giảm các cuộc họp không phải là ưu tiên hàngđầu, nhất là các cuộc họp quan trọng Vậy, cần chúng ta cần làm gì để tổ chức cuộc họpmang lại hiệu quả nhất?
Xuất phát từ lý do đó, nhóm chúng em đã quyết định lựa chọn đề tài nghiên cứu“TỔ CHỨC CUỘC HỌP” để làm rõ hình thức hoạt động của mô hình này.
1
Trang 81.2 Mục tiêu nghiên cứu
- Nắm được các nguyên tắc bố trí cuộc họp
- Đề xuất hướng phát triển và cải tiến cho mô hình nghiên cứu dựa trên những hiểu biết và những phân tích đã thu thập đượ
1.3 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
- Đóng góp vào việc nghiên cứu một lĩnh vực đang phát triển và phát hiện được nhữngkhía cạnh chưa được khám phá và hiểu rõ Điều này mở ra cơ hội cho việc phân tích sâusắc và khám phá các khía cạnh mới liên quan đến mô hình này
- Nghiên cứu mô hình này có thể cung cấp những kiến thức thể hiện sự kết hợp giữ khíacạnh kinh doanh và xã hội, thúc đẩy sự sáng tạo, tạo ra môi trường làm việc độc đáo Cóthể đánh giá hiệu quả của mô hình Co-working space, cũng có thể xác định và phân tíchnhững thách thức mà mô hình này mang lại đối với doanh nghiệp.
- Giúp bổ sung kiến thức, cung cấp thông tin hữu ích và đóng góp vào quá trình phát triểncủa cộng đồng kinh doanh và xã hội Không những thế, kết quả nghiên cứu này cũng gópphần vào việc xây dựng kiến thức cho các thành viên của nhóm nghiên cứu, đồng thờicũng là nền tảng cho những nghiên cứu tiếp theo của nhóm.
2
Trang 9CHƯƠNG 2: NỘI DUNG2.1 Tổ chức cuộc họp
2.1.1 Khái niệm
- Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặcquyết định điều gì đó Từ đó, giúp xác định được những hành động cần phải thực hiện.- Họp là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng diễn ra theo quytrình, thủ tục nhất định.
- Họp là một hình thức giao tiếp Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đíchđể thảo luận, tranh cãi hoăc quyết định Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiềungười, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây tranh cãi giữa các vấn đề.
2.1.2 Mục đích
Đối với lãnh đạo:
- Truyền tải thông tin đến cấp dưới
- Hiểu hơn về tâm tư, nguyện vọng, ý kiến, đề xuất của các bộ phận nói chung và nhânviên nói riêng
- Đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp và năng lực của nhân viên thông quanhững hoạt động được giao.
Đối với nhân viên:
- Hiểu được nội dung, nhiệm vụ yêu cầu mà cấp trên giao phó- Nắm bắt chủ trương, chính sách công ty
- Trình bày kết quả công việc hoặc nêu ý kiến, đề xuất với cấp trên
2.1.3 Vai trò của cuộc họp
- Tổ chức cuộc họp nhằm tìm ra hướng giải quyết những vấn đề mà cơ quan doanhnghiệp đang phụ trách
- Thông qua cuộc họp nhà quản trị dùng để phân công công việc, bố trí nhân sự, phổ biếnthông tin.
3
Trang 10- Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể năng suất laođộng cao.
- Khai thức trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người trình bày quan điểm cá nhân để xâydựng tổ chức vững mạnh.
- Phổ biến, thảo luận, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn, tìm và sửa chữa những sai phạmtrong quá trình thực hiện công việc.
- Đảm bảo tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý, có ý nghĩa trực tiếpđối với hiệu quả quản lý.
- Ngầm khẳng định với nhân viên: “Chúng ta là một tập thể và bạn là một thành viêntrong tập thể ấy” điều này giúp duy trì bầu không khí và văn hóa của tổ chức.
2.1.4 Phân loại
a Căn cứ vào quy mô
- Họp ban ngành trong doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị
Liên quan đến vấn đề xã hội: an toàn thực phẩm, thương mại, du lịch, tài nguyên và môitrường Cuộc họp thường diễn ra trong cơ quan nhà nước, do cấp trung ương chỉ đạo.
- Họp cổ đông, họp cấp cao công ty: Đây là cuộc họp có quyền quyết định:
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.+ Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quyđịnh của luật này hoặc Điều lệ công ty.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập côngty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn mua cổ phần của doanh nghiệpkhác.
+ Duyệt chương trình, nội dung tài liệu cấp phục vụ Đại hội đồng Cổ đông, triệu tập hợpĐại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng Cổ đông thông qua quyết định.+ Tình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội cổ đông
+ Kiến nghị việc tổ chức lại giải thể hệ yêu cầu phá sản công ty4
Trang 11- Họp thường kì của lãnh đạo cơ quan công ty:
Cuộc họp diễn ra với sự tham gia của các lãnh đạo trong doanh nghiệp với mục đích đánhgiá tình hình hoạt động chung của công ty, thảo luận vấn đề cấp thiết của công ty, giảiquyết các vấn đề liên quan.
- Họp giữa lãnh đạo với quản lý, nhân viên
Được xem như cuộc họp thường kỳ giữa lãnh đạo với quản lý nhân viên, tổ chức theotháng, theo quý hoặc có thể là năm Nhằm tổng kết đánh giá các kết quả đạt được đưa ramột mục tiêu, phân công nhiệm vụ, góp phần tăng mối quan hệ giữa lãnh đạo và các cấptrong công ty
- Họp chuyên môn:
Cuộc họp nội dung liên quan đến các vấn đề đặc thù người tham gia phải có kiến thứchiểu biết sâu sắc về vấn đề đó thường là các chuyên gia ví dụ như các cuộc họp về tàichính nghiên cứu thị trường.
- Họp giao ban:
Rà soát lại công việc, điểm các thông tin liên quan, vạch ra kế hoạch tiếp theo, phân côngnhiệm vụ tiếp theo cho đơn vị, tùy tính chất phù hợp tùy quy mô của chủ chất cá nhân màtriệu tập Thời gian cũng do đơn vị thủ trưởng lãnh đạo đơn vị quy định.
- Họp tham mưu, tư vấn:
Cuộc họp mà các thành viên tham gia vào việc đề xuất thiết kế một kế hoạch mục tiêutrình và tổ chức thực hiện của kế hoạch chương trình
- Họp tổng kết cuối năm:
Là cuộc họp nhà báo cáo tổng kết về tài chính đầu tư, đánh giá tình hình hoạt động củadoanh nghiệp năm qua, nhìn nhận những vấn đề cần tồn đọng, lý giải nguyên do và cáchgiải quyết chuẩn bị kế hoạch cho năm mới.
b Căn cứ vào quy trình quản trị
* Chia thành 2 cấp độ:
- Cấp 1: Họp giữa ban lãnh đạo cấp cao với lãnh đạo các phòng ban ban, giám đốc sẽ đềra mục tiêu kế hoạch, mục tiêu làm cơ sở cho kế hoạch làm việc, quán chuyển tư tưởng,
5
Trang 12quan điểm cho lãnh đạo Các lãnh đạo phòng ban sẽ báo cáo với ban giám đốc việc kếhoạch tiến bộ, thực hiện kế hoạch quyết định của mình Tăng hiệu quả thực hiện kếhoạch, giảm thiểu thời gian chi phí khi số lượng cán bộ nhân viên công ty đông đảo.- Cấp 2: Cuộc họp giữa lãnh đạo các phòng ban với nhân viên, lãnh đạo phòng ban sẽ đềra kế hoạch cụ thể cho phần mình, quán triệt tư tưởng quan điểm, tạo sự nhất quán trongnhân viên của phòng.
c Căn cứ vào tính chất và mục đích:
- Họp bàn: Là cuộc họp có nội dung được chuẩn bị trước tuy nhiên chưa đầy đủ Cuộc
họp bàn bạc và thống nhất ý kiến của các thành viên trong cuộc họp về một vấn đề nàođó.
- Họp triển khai: Cuộc họp có nội dung được chuẩn bị trước đầy đủ Thường là những
cuộc họp ở cấp cơ sở để triển khai nội dung họp của cấp trên.
d Căn cứ theo phương pháp tổ chức:
- Họp trực tuyến- Họp trực tiếp
6
Trang 13năng của mình và có thể đóng góp ý kiến một cách chính xác và hiệu quả Điều này giúptăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả của cơ quan, đồng thời giúp cho các thành viên thamgia cuộc họp cảm thấy tự tin và có trách nhiệm hơn trong công việc của mình.
2.2.2 Chỉ họp khi thật sự cần thiết
Việc tiến hành họp chỉ khi thực sự cần thiết là rất quan trọng vì nó giúp tiết kiệm thờigian và tài nguyên của cơ quan, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và tính chuyên nghiệptrong công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan Nếu tiến hành họp quá thườngxuyên hoặc không cần thiết, sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên của cơ quan,đồng thời làm giảm tính hiệu quả và tính chuyên nghiệp của công tác chỉ đạo, điều hành.Ngoài ra, việc tiến hành họp quá thường xuyên cũng có thể gây ra sự mệt mỏi và thiếutập trung cho các thành viên tham gia, dẫn đến sự giảm năng suất và hiệu quả trong côngviệc
2.2.3 Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự
Việc xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung của cuộc họp giúp cho các thành viêntham dự hiểu rõ về mục tiêu và nội dung của cuộc họp, để cuộc họp diễn ra đúng trọngtâm, đồng thời điều này giúp người tham dự biết những thông tin cần nắm và vai trò,trách nhiệm của mình trong buổi họp Từ đó, có thể chuẩn bị tốt hơn và đưa ra những ýkiến, đề xuất phù hợp với mục đích của cuộc họp Xác định rõ thành phần tham dự củacuộc họp giúp cho các thành viên tham dự biết được ai là người có trách nhiệm và quyềnlực trong việc đưa ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp.
2.2.4 Xây dựng lịch trình cụ thể
Xây dựng lịch trình cụ thể giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát nội dung và thời giandiễn ra cuộc họp phù hợp Nhờ lịch trình được liệt kê đầy đủ các phần thông tin và thờilượng, nhà lãnh đạo có thể dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra và ứng biến linhhoạt theo khung chương trình Điều này giúp nội dung cuộc họp được truyền tải đầy đủ,rõ ràng và sắp xếp liền mạch, khoa học đến với những thành viên tham dự
Lịch trình cuộc họp được thiết lập bằng cách:
Xác định thời lượng phần mở đầu trong bao lâu?Những ý chính cần được triển khai trong bao lâu?
7
Trang 14Xác định kết thúc cuộc họp trong khoảng thời gian nào?
2.2.5 Ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận.Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng Có những lúc ta khôngthể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình Hãynhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay Khiđược phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng Như vậy sẽ tránh được việcchen ngang trong khi người khác đang phát biểu Nếu việc không cần phải đưa ra cuộchọp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.
2.2.6 Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp
Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp là rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và tối ưuhóa thời gian của các thành viên trong cuộc họp Khi cuộc họp được bố trí thời gian hợplý, các thành viên sẽ có thể sắp xếp thời gian của mình để tham gia và chuẩn bị cho cuộchọp Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên sẽ có mặt đúng giờ và sẵn sàngthảo luận về các vấn đề quan trọng Ngoài ra, đảm bảo đúng thời gian cuộc họp cũng giúptránh những cuộc họp kéo dài lâu gây mất thời gian và không hiệu quả.
2.2.7 Xác định đúng đối tượng cuộc họp và gửi bản kế hoạch cho họ
Đúng đối tượng giúp tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và sắp xếp đúngngười vào đúng chỗ khi phân công công việc Việc gửi bản kế hoạch giúp người tham dựcó thể hình dung các vấn đề được thảo luận và có sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia cuộchọp.
8
Trang 15b) Nội dung và quy trình:
Dưới đây là một số nội dung và quy trình tổ chức cuộc họp không có tính chất nghi thức:1 Đăng kí phòng học tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơquan ,tổ chức
2 Thông báo cho người tham dự: Xác định thời gian và địa điểm cho cuộc họp Gửithông báo cho tất cả các thành viên tham gia với thông tin cần thiết như ngày, giờ, địađiểm và mục tiêu của cuộc họp và thông báo trực tiếp,email, fax, công cụ khác
3 Chuẩn bị tài liệu: Nếu cần thiết, chuẩn bị tài liệu liên quan trước cuộc họp và chia sẻchúng với các thành viên tham gia Điều này giúp mọi người có thời gian để đọc vàchuẩn bị ý kiến hoặc câu hỏi trước cuộc họp và các công cụ nghe như video, bảng viết, sơđồ, máy chiếu
4 Thiết lập không gian họp: Đảm bảo rằng không gian họp thoải mái và phù hợp với sốlượng người tham gia Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết như bảng trắng, bút, giấy và máychiếu nếu cần.
5.Chuẩn bị nước giải khát:
+ Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn.
+ Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải tùy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặcgiờ giải lao mới phục vụ nước giải khát hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.6 Bắt đầu cuộc họp: Khi tất cả mọi người đã sẵn sàng, người chủ trì có thể bắt đầu cuộchọp bằng cách giới thiệu mục tiêu và đưa ra kế hoạch cho cuộc thảo luận.
7 Kết thúc và đánh giá: Sau khi đạt được mục tiêu của cuộc họp, người chủ trì có thể tổchức cuộc thảo luận về việc kết thúc cuộc họp và thu thập ý kiến phản hồi từ các thànhviên tham gia.
8 Theo dõi và hành động: Sau cuộc họp, người chủ trì hoặc người có trách nhiệm có thểtheo dõi các hành động và cam kết được đưa ra trong cuộc họp Cung cấp thông tin cậpnhật hoặc tiến trình của các nhiệm vụ được giao cho các thành viên tham gia.
=>Tổ chức cuộc họp không có tính chất nghi thức mang lại sự thoải mái và linh hoạt chocác cuộc gặp gỡ nhóm nhỏ Tuy nhiên, vẫn cần có sự tổ chức và quản lý để đảm bảo cuộchọp được tiến hành một cách hiệu quả và phục vụ mục đích của nó.
2.3.2 Tổ chức cuộc họp có nghi thức
Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là:
9
Trang 16- Các cuộc họp trang trọng có quy mô lớn, có người ngoài tổ chức tham dự- Các cuộc họp có tính chất quan trọng và các thành viên có các ý kiến khác nhau- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính chất pháp lý mà tất cả các thành viên đều phảiràng buộc tuân theo
Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị- Giai đoạn tiến hành- Giai đoạn kết thúc
1.Giai đoạn chuẩn bị
Nhiệm vụ của người tổ chức là a Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp:- Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định :
+ Tại sao phải tổ chức cuộc họp này?
+ Cuộc họp này có ý nghĩa như thế nào đối với cơ quan? + Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động chung?
+ Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng các cuộc họp vô nghĩab Xác định nội dung công việc
- Nội dung công cuộc họp này là gì?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao
Bước 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đến nội dung công việc
Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng hoặc thời gian) Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó.Bước 4: Chọn phương pháp thực hiện với từng công việc
c Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào - Công việc đó thực hiện tại đâu?
10