Hướng dẫn tổ chức cuộc họp hiệu quả: Nguyên tắc bố trí và giải quyết tình huống phát sinh

Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả của cơ quan, đồng thời giúp cho các thành viên tham gia cuộc họp cảm thấy tự tin và có trách nhiệm hơn trong công việc của mình. Việc tiến hành họp chỉ khi thực sự cần thiết là rất quan trọng vì nó giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên của cơ quan, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Nếu tiến hành họp quá thường xuyên hoặc không cần thiết, sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên của cơ quan, đồng thời làm giảm tính hiệu quả và tính chuyên nghiệp của công tác chỉ đạo, điều hành.

Ngoài ra, việc tiến hành họp quá thường xuyên cũng có thể gây ra sự mệt mỏi và thiếu tập trung cho các thành viên tham gia, dẫn đến sự giảm năng suất và hiệu quả trong công việc. Việc xỏc định rừ mục đớch, yờu cầu, nội dung của cuộc họp giỳp cho cỏc thành viờn tham dự hiểu rừ về mục tiờu và nội dung của cuộc họp, để cuộc họp diễn ra đỳng trọng tâm, đồng thời điều này giúp người tham dự biết những thông tin cần nắm và vai trò, trách nhiệm của mình trong buổi họp. Xỏc định rừ thành phần tham dự của cuộc họp giúp cho các thành viên tham dự biết được ai là người có trách nhiệm và quyền lực trong việc đưa ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp.

Nhờ lịch trình được liệt kê đầy đủ các phần thông tin và thời lượng, nhà lãnh đạo có thể dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra và ứng biến linh hoạt theo khung chương trình.

Tổ chức cuộc họp

Giai đoạn tiến hành - Đón tiếp đại biểu

- Nếu là cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho một văn bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản dự thảo. - Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ trưởng thì soạn thảo bài phát biểu trước, nếu thực hiện cụng việc này cần chao đổi và hỏi trước thủ trưởng để rừ ý của thủ trưởng. Không nên bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng.

- Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc đến xung đột, mà là người khéo léo kích thích những xung đột, đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng lúc. - Khuyến khích người phát biểu (nếu nội dung cần thiết) -Tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói - Đối tượng đi chệch vấn đề. - Đoán trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận như tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hoà giải nếu cần.

+ Thư ký cuộc họp (đoàn thư ký) + Các báo cáo trong cuộc họp + Thảo luận trong cuộc họp + Kết thúc cuộc họp.

Giai đoạn kết thúc - Kết luận

Tổ chức cuộc họp

Chỗ ngồi không đơn giản chỉ là chỗ ngồi, mà nó còn thể hiện vị thế vai trò của người ngồi ở vị trí đó, thậm chí ảnh hưởng tới cách giao tiếp của những người trong phòng họp với nhau. Việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp giúp chúng ta tổ chức một cuộc họp không bị nhàm chán, ở mỗi vị trí ngồi khác nhau mọi người biết vai trò của mình, giúp phát huy được hết năng lực đóng góp ý kiến của người tham gia. - Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và là vị trí có thể bao quát toàn bộ phòng họp: Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng, không phải ngoái lại nhìn khi có người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy ra như lễ tân vào tiếp nước, rót trà.

Người trình bày sẽ luôn có thể dễ dàng trao tài liệu cho cả hai bên của bàn, trong khi vẫn duy trì các yêu cầu gặp mặt trực tiếp cho một nhóm người tham dự lớn. Mọi người dễ dàng trao đổi, quan sát nhau, trao đổi, tương tác với nhau tốt nhất, không có sự tách biệt quá lớn để ai cũng được tự do, thoải mái hơn.Mặt khác, dáng bàn này làm giảm đi tính chất căng thẳng của cuộc họp, kích thích tư duy, sáng tạo, tăng hiệu quả làm việc. *Nghệ thuật trong sắp đặt vị trí-Một người biết sắp đặt vị trí có thể hướng cuộc họp đi theo kết quả mà mình mong muốn, đó hoàn toàn dựa vào sự am hiểu tâm lý con người.

- Cả hai người phản kháng (1) và (10) dều xa tầm ảnh hưởng của chủ tọa và người đối kháng (3), vì vậy sắp xếp họ ngồi đối mặt người ủng hộ để họ không có cơ hội giao tiếp bằng mắt với những người phản khánh khác để tìm kiếm đồng minh. =>Như vậy với cách sắp xếp chỗ ngồi như thế này chủ toạ có thể vô hiệu hóa một phần sự phản kháng của người kia, dễ dàng đạt được mục đích của mình hơn. Bên cạnh những cách bố trí trên đây, tùy theo loại bàn (bàn chữ nhật, vuông, oval..) địa điểm (trong cơ quan, tổ chức hay bên ngoài) mà có nhiều cách bố trí khác nhau để góp phần mang lại hiệu quả cho cuộc họp.