Tìm hiểu sâu hơn, ta biết được trong văn phòng,doanh nghiệp luôn tồn tại các chuyến đi công tác và người học quản trị vănphòng đnang hoạch định cho “kế hoạch của một chuyến đi công tác”.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CÔNG TY VINAMILK TỪ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN BA VÌ, HÀ NỘI
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
DANH SÁCH NHÓM:
1 Nguyễn Thị Tuyết Nhung(NT) 21058701 DHKQ17A
3 Phạm Thị Thùy Linh 21043521 DHMK17D
4 Nguyễn Trung Nguyên 21114231 DHQTLOG17C
5 Nguyễn Thị Ngọc Ly 21075511 DHQTLOG17C
6 Nguyễn Phương Oanh 21060801 DHQTLOG17C
Trang 3MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 3
1.1 Khái niệm 3
1.2 Ý nghĩa 3
1.3 Phân loại 3
1.4 Mục đích chuyến đi công tác 3
1.5 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác 4
1.6 Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác 4
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG 9
2.1 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác 9
2.1.1 Trước chuyến đi: 9
2.1.2 Trong chuyến đi 11
2.1.3 Sau chuyến đi: 11
2.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác 12
2.3 Trách nhiệm của thư kí, văn phòng khi có chuyến đi công tác 17
2.3.1.Trách nhiệm của thư kí, văn phòng trước khi trưởng phòng đi công tác 17
2.3.2 Trách nhiệm của thư kí, văn phòng khi trưởng phòng đi công tác .17
2.3.3 Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về 19
2.4 Trách nhiê Om của người đi công tác 19
2.5 Công viê Oc cần làm sau khi đi công tác 19
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP 21
3.1 Ưu điểm 21
3.2 Nhược điểm 21
3.3 Đề xuất giải pháp 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Có thể thấy rằng, xã hội càng phát triển, các tòa nhà cao ốc, xí nghiệpđược xây dựng thì hoạt động văn phòng lại ngày càng được phát triển “Quảntrị văn phòng” đóng vai trò không thể thiếu trong môi trường công ty Nó đảmbảo sự trôi chảy của thông tin và quy trình công việc, tạo điều kiện thuận lợicho các bộ phận khác nhau hoạt động một cách hiệu quả Quản trị văn phòngcung cấp nguồn nhân lực có tư duy, kĩ năng nghiệp vụ và thái độ làm việc phùhợp để hỗ trợ cho hoạt động quản lí, điều hành và hoạt động chuyên môn của
cơ quan, doanh nghiệp
Trên thực tế, đội ngũ văn phòng là đầu não của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp Nhiệm vụ chính của đội ngũ này là tham mưu, tư vấn thu thập và xử líthông tin giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định mang tính chiến lược chứ khôngphải là làm bàn giấy như nhiều người lầm tưởng Cũng chính vì vậy mà đội ngũvăn phòng cũng rất tinh nhuệ Một hệ thống quản trị văn phòng tốt giúp tăngcường sự tổ chức, sắp xếp công việc, và tối ưu hóa thời gian làm việc
Đến với “quản trị văn phòng” ta được nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu từ líthuyết đến thực hành về văn phòng, hoạch định, chiến lược Học tập được từcác tình huống, ví dụ thực tế, từ đó rút ra được kinh nghiệm cho bản thân, chocông việc đi làm sau này Tìm hiểu sâu hơn, ta biết được trong văn phòng,doanh nghiệp luôn tồn tại các chuyến đi công tác và người học quản trị vănphòng đnang hoạch định cho “kế hoạch của một chuyến đi công tác” Chuyến
đi công tác được hoạt động bên ngoài doanh nghiệp nhưng mang lại hiệu quả,trở thành một phần quan trọng cho việc phát triển doanh nghiệp
“Tổ chức chuyến đi công tác” đã trở thành một đề tài thú vị cũng như mộtchủ đề để mọi sinh viên nghiên cứu Khi tìm hiểu đề tài, ta thấy được một quytrình của một kế hoạch được hoạch định tỉ mỉ, các công đoạn, trách nhiệm, kinhphí được thể hiện rõ ràng Học tập được cách một doanh nghiệp có thể kiểmsoát hoạt động thuộc phạm vi bên ngoài doanh nghiệp của mình
Too long to read on your phone? Save
to read later on your computer
Save to a Studylist
Trang 5Thấy được sự quan trọng của đề tài cần thiết đến cuộc sống của hầu hết cácsinh viên khi đi làm, nhóm 8 đã mang đến đề tài “ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐICÔNG TÁC CHO CÔNG TY VINAMILK TỪ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHĐẾN HUYỆN BA VÌ, HÀ NỘI”.
Trang 6CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT
1.1 Khái niệm
Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏinhà quản trị phải di chuyển ra ngoài với những chương trình nghị sự và nhữngthời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ
- Giải quyết những công việc cụ thể nằm trong kế hoạch công tác hằng năm của
tổ chức đã được lên kế hoạch từ trước hoặc phát sinh do xảy ra chuyện ngoài ýmuốn
- Giao lưu và hợp tác hữu nghị trong và ngoài nước với các đối tác cùng ngànhhoặc trái ngành, giúp nhau cùng phát triển
1.3 Phân loại
Căn cứ vào tần suất đi, ta có thể phân loại:
- Các chuyến đi công tác thường kỳ ở trong tỉnh, thành phố hoặc các tỉnh vàthành phố lân cận
- Các chuyến đi công tác đột xuất, đột ngột phát sinh
Căn cứ vào địa điểm chuyến công tác
- Các chuyến đi công tác trong nước
- Các chuyến đi công tác nước ngoài
1.4 Mục đích chuyến đi công tác
- Học hỏi kinh nghiệm, tác phong làm việc
- Kí kết hợp đồng, thỏa thuận có lợi của hai bên
Trang 7- Gặp gỡ, kết nối, tạo mối quan hệ hợp tác
1.5 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác
- Đối với chuyến đi công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnhđạo chuyến đi tự quy định ngày, giờ trong tuần, tháng hoặc căn cứ vào côngvăn mời dự cuộc họp mà tự bố trí thời gian thích hợp Cán bộ quản lý hoặc thư
ký không cần lập kế hoạch
- Đối với chuyến đi công tác không định trước: Văn phòng thư ký phải lên kếhoạch cụ thể Ở nhiều cơ quan, tổ chức lớn có nhiều cơ sở trực thuộc vănphòng hoặc thư ký lãnh đạo các cơ sở đó phải lập kế hoạch đi công tác của cơquan mình và gửi về cơ quan tổ chức, quản lý
- Tất cả các chuyến đi công tác của lãnh đạo cần phải đưa vào kế hoạch ngoạitrừ những trường hợp đột xuất
- Khi lập kế hoạch đi công tác thư ký văn phòng cần lưu ý:
+ Mục đích của chuyến đi công tác cần đạt tới mức độ nào
+ Chuyến đi gồm những ai
+ Kế hoạch cho chuyến đi công tác
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi
+ Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn
+ Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,… (mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…)+ Kinh phí dự toán của đoàn và các khoản cần chi
1.6 Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác
Để tổ chức một chuyến đi công tác tốt, bộ phận văn phòng, thư ký hoặc trợ lýphải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau:
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ và chuẩn bị tài liệu liên quan
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Trang 8- Chuẩn bị điều kiện làm việc, ăn và nghỉ
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Kiểm tra
- Kế hoạch tổ chức chuyến đi
- Quyết định thành lập đoàn công tác
- Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến, phương tiện di chuyển
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm
- Chuẩn bị lịch trình công tác
- Khả năng ngân sách của cơ quan dành cho hoạt động này là bao nhiêu
- Các tài liệu liên quan tới chuyến đi
- Xây dựng tờ trình chuyến đi cho đoàn công tác
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu
- Thư mời tham dự của đối tác, giấy giới thiệu
- Quyết định cử đi công tác
- Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, visa, danh thiếp
- Soạn thảo trước các thắc mắc dự kiến, các bài phát biểu, các nội dung cần đicông tác
Trang 9- Chuẩn bị lịch trình công tác và lịch trình di chuyển
- Văn bản tới cơ quan công tác thời gian và nội dung công tác Thông báo cho
cơ quan tiếp nhận ngày và giờ, danh sách người đến
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thôngcho phù hợp và tiết kiệm Thư ký/Trợ lý phải nắm được đầy đủ và chính xáccác thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:
- Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn Có thể thực hiện theo cácvăn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức
- Lựa chọn phương tiện phù hợp (ví dụ: máy bay, xe lửa, xe buýt, xe taxi, tàu)
- Độ dài quãng đường
- Chi phí cho mỗi loại phương tiện
Sau khi chuẩn bị xong các phương tiện đi lại, thư ký văn phòng cần thông báocho thủ trưởng cơ quan và các thành viên trong đoàn biết để chủ động chuẩn bị
cá nhân
Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ công việc như:
- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan
- Mang theo máy tính xách tay, các dữ liệu liên quan nên được sao chép trongđĩa DVD, USB Tốt nhất là sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ
dữ liệu như: Google Drive, Dropbox, Box Mediafire, Mega, Copy
- Đem theo điện thoại di động thông minh có chức năng sử dụng 3G, LTE,4G để kết nối mạng nhằm truy cập E-mail, internet một cách dễ dàng.Ngoài ra, nếu đi công tác ở nước ngoài thì không nên sử dụng chuyển vùngquốc tế, mà nên mua sim tại nước ngoài có sẵn các gói cước sử dụng internet,
sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn
- Đặt phòng khách sạn, nhà nghỉ cho đoàn
Trang 10- Dự kiến nhà hàng, quán ăn cho đoàn.
Kinh phí là một vấn đề rất quan trọng liên quan đến toàn bộ hoạt động cũngnhư sinh hoạt của đoàn công tác Nếu được phân công thư ký văn phòng phảicăn cứ vào kế hoạch của đoàn công tác để dự trù kinh phí Trong bản dự trù cần
có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
- Tiền vé máy bay, xe lửa, ô tô, xe buýt, xe taxi, vé tàu
- Tiền ăn, khách sạn
- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)
- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, quà tặng, kinh phí dựphòng
Thư kí cần chuyển cho thủ trưởng các công văn, giấy tờ cần thiết để lãnh đạocho ý kiến giải quyết hay kí vào các văn bản đó
- Lưu số điện thoại cơ quan nơi thủ trưởng công tác để liên lạc khi cần thiết
- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt
- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà
- Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp
đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt
Thư ký/Trợ lý lập một danh sách kiểm tra (checklist) để đảm bảo không cóthiếu sót trong quá trình công tác như:
- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết
- Các file, văn bản , tài liệu chuyến đi
- Chuẩn bị lịch trình công tác và lịch trình di chuyển
Trang 11- Vé máy bay, xe lửa, xe buýt, xác nhận về đăng ký khách sạn, đặt bàn, đặt xe
và các biên nhận đặt chỗ
- Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, passport, visa, thẻ tín dụng
- Thư mời tham dự của đối tác
- Quyết định cử đi công tác
- Giấy giới thiệu
- Các loại bảo hiểm (nếu có), giấy phép lái xe quốc tế (nếu có)
- Toa thuốc, mắt kính, mắt kính sơ cua
- Phong bì
- Danh sách các nhà cung cấp, đối tác
- Bản đồ đi đường, địa chỉ khách sạn
Trang 12CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG
2.1 Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác
Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của công ty Vinamilk từ TP Hồ ChíMinh đến huyện Ba Vì, Hà Nội để đưa ra quyết định hợp tác với trang trại cungcấp sữa bò
Giới thiệu về công ty Vinamilk:
- Vinamilk là công ty sữa tại Việt Nam được thành lập đến nay được 47 năm.Công ty có rất nhiều lĩnh vực kinh doanh và nổi bật nhất là các sản phẩm từsữa Là một công ty lâu đời và có tầm nhìn xa rộng khi hướng tới sản phẩmchất lượng, bền vững nhất tại Việt Nam.Vinamilk không ngừng đa dạng hóacác dòng sản phẩm, mở rộng lãnh thổ phân phối nhằm duy trì vị trí đứng đầubền vững trên thị trường nội địa và tối đa hóa lợi ích của công ty Vinamilkmong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích nhất ở mọi khu vực, lãnh thổ
Vì thế Vinamilk tâm niệm rằng chất lượng, sáng tạo là người bạn đồng hànhcủa công ty và xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầucủa khách hàng
- Là một công ty lớn hàng đầu nên cơ chế hoạt động của công ty là tổ chức cơcấu theo chức năng Đồng thời cũng có các chuyến đi công tác xảy ra thườngxuyên, dài hạn để đáp ứng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Để có một chuyến công tác thuận lợi và suôn sẻ, ta phải đề ra kế hoạch kỹlưỡng và chuẩn bị đầy đủ để đề phòng những chuyện ngoài ý muốn
2.1.1 Trước chuyến đi:
a Hoạch định:
- Chuyến đi công tác của công ty Vinamilk sẽ đi đến Ba Vì, Hà Nội xuất pháttại Thành phố Hồ Chí Minh
- Có 5 người tham gia chuyến công tác, bao gồm:
+ Phạm Thị Bích Nhung – Trưởng phòng Marketing
Trang 13+ Lâm Thị Thảo – Trưởng phòng kinh doanh
- Đoàn công tác gồm 5 người:
+ Phạm Thị Bích Nhung – Trưởng phòng Marketing
+ Lâm Thị Thảo – Trưởng phòng kinh doanh
- Quyết định thành lập đoàn công tác
- Tờ phê duyệt kinh phí
- Lịch trình chuyến công tác
- Các vấn đề liên quan tài chính: Tờ trình xin duyệt kinh phí
- Công tác hậu cần: phương tiện di chuyển (mua vé máy bay); địa điểm lưu trú(khách sạn); …
d.Phân công:
Trang 14- Đối với Bộ phận Hành chính:
+ Xây dựng kế hoạch cho chuyến công tác
+ Soạn thảo quyết định thành lập đoàn công tác
+ Chuẩn bị các tài liệu liên quan chuyến đi
+ Xác định lịch trình của chuyến công tác
+ Chuẩn bị các công tác hậu cần
- Đối với Bộ phận Kế toán:
+ Soạn thảo tờ trình phê duyệt kinh phí cho chuyến công tác
+ Hướng dẫn các thủ tục, chứng từ liên quan thanh toán
+ Chuẩn bị các thủ tục tạm ứng, chuyển tiền
e Kiểm tra:
Sau khi được duyệt, công tác kiểm tra sẽ hoạt động và sẽ kéo dài xuyên suốttrong chuyến đi công tác (cả trước, trong và sau chuyến đi)
2.1.2 Trong chuyến đi
a Đối với đoàn công tác:
- Thực hiện đúng như lịch trình đã đề ra
- Phải thường xuyên liên lạc về cơ quan để cập nhật tình hình hoạt động trongchuyến công tác
b Đối với thành viên đã được phân công nhiệm vụ:
- Người được ủy quyền/được bàn giao nhiệm vụ phải thực hiện đúng chứctrách và nhiệm vụ đã được giao
- Người được phân công phải ghi chép cụ thể tất cả những phát sinh trong ngày
để báo cáo sau chuyến đi
- Người được phân công phải căn cứ vào nội dung đã được phân công để nhắcnhở những người được bàn giao nhiệm vụ phải hoàn thành công việc được giaotheo đúng tiến độ đã đề ra
Trang 152.1.3 Sau chuyến đi:
a Đối với đoàn công tác:
- Viết báo cáo kết quả thu được của công ty Vinamilk sau chuyến công tác
- Thực hiện các thủ tục hoàn tiền tạm ứng, thủ tục thanh toán các khoản phí đãđược duyệt trước chuyến công tác
- Bàn giao các minh chứng về kết quả của chuyến công tác
b Đối với những người được phân công:
- Người được ủy quyền:
+ Báo cáo kết quả thực hiện công việc
+ Nộp các minh chứng có liên quan đến nội dung công việc được ủy quyền(nếu có)
- Người được phân công công việc:
+ Báo cáo kết quả công việc được giao
+ Nộp các minh chứng có liên quan đến nội dung công việc được phân công(nếu có)
+ Bàn giao những gì được giao trong chuyến công tác (tài liệu, tài sản,…)
- Người được phân công ghi chép: Báo cáo tất cả các phát sinh được ghi chép
- Bộ phận Kế toán: Thực hiện thủ tục quyết toán trình lãnh đạo phê duyệt chochi phí thực tế
- Các cá nhân, bộ phận, phòng ban liên quan tiến hành triển khai hoặc thammưu để triển khai thực hiện kết quả của chuyến công tác
- Thiết lập hồ sơ chuyến công tác (bắt buộc)
2.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác
a Địa điểm đến: Xã Tản Lĩnh – Ba Vì – Hà Nội
b Ngày tháng, số người đi công tác
- Ngày đi công tác: Ngày 12 tháng 10 năm 2023
Trang 16- Số người đi công tác: lãnh đạo công ty được phân bổ đi công tác là 5 ngườibao gồm:
1 Phạm Thị Bích Nhung – Trưởng phòng Marketing
2 Lâm Thị Thảo – Trưởng phòng kinh doanh
- Học hỏi , tiếp thu kinh nghiệm
- Gặp gỡ, kết nối với công ty đối tác
- Thỏa thuận quyền lợi 2 bên và kí kết hợp đồng
d Nội dung công tác:
-Tham quan môi trường chăn nuôi tại nông trại
- Quan sát, kiểm tra tiêu chuẩn của nhà máy, trang trại
-Thỏa thuận quyền lợi 2 bên và kí kết hợp đồng
-Tham gia tiệc với đối tác
e Số người công tác: 5 người
f Ngày, tháng thời gian công tác
Ngày đi: 12/10/2023, ngày về: 14/10/2023
Địa điểm đến
Phương tiện
Sân bayNội Bài,
Máy bay