Khóa Luận Tốt Nghiệp Kinh Tế Đối Ngoại Tìm Hiểu Dịch Vụ Vận Tải Và Nghiệp Vụ Nhân Viên Kinh Doanh Tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế Fingroup.pdf

Trang 1

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Trang 2

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỌC VIỆN CHÍNH SÁCH VÀ PHÁT TRIỂN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Giáo viên hướng dẫn: TS TRỊNH TÙNGSinh viên thực hiện: QUÁCH MINH BÌNHMã sinh viên: 5093106218

Lớp: KTĐN 9C

Hà Nội, năm 2022

2

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô khoa Kinhtế quốc tế nói riêng và toàn thể những thầy cô trong Học viện Chính sách vàPhát triển nói riêng đã hỗ trợ, quan tâm, tạo điều kiện, cơ hội cho em trongquá trình học tập tại trường cũng như trong quá trình làm báo cáo thực tập.Đặc biệt hơn, trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện bài báo cáo thựctập này, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến thầy Trịnh Tùng Nhờvốn kiến thức quý báu cùng sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy đã giúpem có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập hoàn thiện và đầy đủ nhất.Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến chị Loan – leader team phòng kinh doanhxuất nhập khẩu công ty Kinh doanh quốc tế Fingroup đã rất nhiệt tình theosát, hướng dẫn và đào tạo em trong quá trình thực tập tại công ty Bên cạnhđó, em xin chân thành bày tỏ sự biết ơn của mình tới toàn bộ các bạn, các anhchị tại công ty cổ phần Kinh doanh quốc tế Fingroup đã hỗ trợ, giúp đỡ emtrong suốt thời gian thực tập

Tuy nhiên, vì kiến thức và năng lực bản thân còn hạn chế, trong quá trình làmbáo cáo thực tập khó tránh khỏi sai sót Em hy vọng nhận được những lời gópý, phê bình từ thầy/cô để em có thể sửa chữa, khắc phục những thiếu sót vàhoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 3 tháng 3năm 2022

3

Trang 4

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

1.2 Tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh chung của công ty

Chương 2: Tìm hiểu các dịch vụ công ty đang cung cấp và kết quả nghiệp vụ nhân viên kinh doanh……… 7

2.1 Các dịch vụ vận tải công ty đang cungcấp……… 7

2.1.1 Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ và đường biển

2.1.2 Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không

2.2 Các dịch vụ khác của công ty .

2.2.1 Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

2.2.2 Dịch vụ tìm nguồn, đàm phán, đặt hàng Trung Quốc

2.2.3 Dịch vụ thẩm đinh năng lực nhà cung cấp Trung Quốc

2.3 Nghiệp vụ nhân viên kinh doanh (sales) .

2.3.1 Quy trình xác định khách hàng mục tiêu và tìm kiếm kháchhàng

4

Trang 5

2.3.2 Quy trình tiếp cận khách hàng và phân loại khách hàng tiềm

3.2.1 Về kiến thức, kỹ năng đã học được

3.2.2 Bài học kinh nghiệm cho bản thân

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

5

Trang 6

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

FIN Công ty cổ phần Kinh doanh quốc tế FINGROUP

KPI Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phậnHS Hệ thống mã hóa và mô tả về hàng hóa

C/O Giấy chứng nhận xuất xứC/O

form E Giấy chứng nhận xuất xứ từ hiệp định thương mại tư dọ Asean – Trung QuốcMSDS Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất

Sales Nhân viên kinh doanh

6

Trang 7

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒDANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ

Hình 1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty Cổ phần kinh doanh

3 Hình 2.2 Biểu mẫu báo giá hàng gom lô đường bộ 12

7 Hình 2.6 Lưu trữ dữ liệu khách hàng gom lẻ, gom lô 198 Hình 2.7 Lưu trữ dữ liệu khách hàng nguyên cont 209 Hình 2.8 Một số câu hỏi thường gặp khi telesales 21

12 Hình 2.11: Mẫu gửi mail check giá hàng nguyên cont 24

7

Trang 8

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG

1 quốc tế FingroupBảng 1.1: Báo cáo tài chính công ty cổ phần kinh doanh 62 đã có trong danh sách hàng gomSơ đồ 2.1: Quy trình xử lý hàng gom lẻ đối với sản phẩm 83 chưa có trong danh sách hàng gomSơ đồ 2.2: Quy trình xử lý hàng gom lẻ đối với sản phẩm 104 Việt TrungBảng 2.1 Bảng cước vận chuyển quốc tế hàng gom lô 11

6 Bảng 2.2: So sánh giữa dịch vụ gom lô và gom lẻ 147 hàng doanh nghiệpBảng 2.3: So sánh giữa khách hàng cá nhân và khách 188 hàngBảng 2.4: So sánh giữa các phương pháp tiếp cận khách 229 Bảng 2.5: Quy định thỏa thuận hợp tác của công ty 2610 Bảng 2.6: Các điều khoản trong hợp đồng nguyên tắc 2611 Bảng 2.7: Các điều khoản trong hợp đồng ủy thác nhập 2712 Bảng 2.8: Các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương 27

8

Trang 9

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới đang phát triển theo hướng “đa dạng hóa, toàncầu hóa”, thì các hoạt động xuất nhập khẩu càng được mở rộng và phát triển hơn.Đặc biệt là ngành logistics cũng theo đó mà phát triển theo, với những sự thay đổito lớn như công nghệ mới, thị trường mới, nhu cầu khách hàng đa dạng và có nhiềudoanh nghiệp cạnh tranh hơn Logistics là một mắt xích quan trọng của nền kinhtế, giúp hàng hóa tới tay người tiêu dùng kịp thời và tiết kiệm chi phí, đóng vai tròquan trọng trong chuỗi tiêu dùng toàn cầu.

Vì lý do đó, ngành logistics nổi lên và phát triển tại Việt Nam như một ngànhđiểm, tuy bề dày lịch sử không như các ngành nghề khác, tuy nhiên nó vẫn pháttriển ngày càng mạnh mẽ Các doanh nghiệp logistics xuất hiện ngày một nhiều,chứng tỏ Việt Nam đang là một quốc gia có tiềm năng về logistics Nhiều công tylogistics, đa dạng các loại dịch vụ, đáp ứng nhiều hơn nhu cầu của khách hàng vàcác doanh nghiệp

Nắm bắt được những cơ hội trong ngành logistics Việt Nam, Công ty cổ phần Kinhdoanh quốc tế Fingroup đã được thành lập với sứ mệnh đóng góp năng lực củamình vào sự phát triển của ngành logistics nói chung Trải qua 6 năm hoạt động,công ty đã dần khẳng định mình trên thị trường vận tải giao nhận này Tuy nhiênđể tồn tại và phát triển thì công ty cần phải có cái nhìn khách quan về những dịchvụ của mình Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Kinh doanh quốc tếFingroup, cùng với sự giúp đỡ của các nhân viên công ty và sự hướng dẫn nhiệttình của giáo viên hướng dẫn TS Trịnh Tùng, em đã tiếp thu được những kiến thứcthực tế trong ngành để so sánh, đối chiếu nó với kiến thức đã được học trên giảngđường Từ đó em đã rút ra bài học cho bản thân và viết báo cáo thực tập này.Nội dung của bài báo cáo gồm 3 chương

Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup

Chương 2: Tìm hiểu các dịch vụ công ty cung cấp và kết quả nghiệp vụ nhân viên

kinh doanh

Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động tại Công ty cổ phần kinh doanh quốc tế

Fingroup và bài học kinh nghiệm cho bản thân

9

Trang 10

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC

TẾ FINGROUP1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup

Công ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup hay còn được gọi là FINLOGISTISlà công ty cung cấp đầy đủ và toàn diện các giải pháp logistics như tìm nguồnhàng, đàm phán, đặt hàng, thẩm định năng lực nhà cung cấp, thủ tục hải quan vàcác hình thức vận chuyển quốc tế như vận chuyển qua đường biển, đường bộ vàđường hàng không

Tên đầy đủ viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANHQUỐC TẾ FINGROUP

Tên đầy đủ viết bằng tiếng nước ngoài: FINGROUP INTERNATIONALBUSSINESS CORPORATION

Tên công ty viết tắt: FINGROUP.,CORPTên giao dịch: FINLOGISTICSMã số thuế: 0106602766

Vốn điều lệ: 8.333.330.000 đồng (Tám tỷ ba trăm ba mươi triệu ba trăm bamươi nghìn đồng)

Đại diện pháp luật: Trịnh Thị Thu Thương

Địa chỉ văn phòng và đăng kí kinh doanh tại Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòanhà Sông Đà, số 18 đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam TừLiêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Địa chỉ văn phòng tại Hải Phòng: Phòng 220, khách sạn dầu khí, 441 ĐàNẵng, Hải An, Hải Phòng, Việt Nam

Địa chỉ văn phòng tại Hữu Nghị: Cửa khẩu Hữu Nghị, Đồng Đăng, Cao Lộc,Lạng Sơn, Việt Nam

Địa chỉ văn phòng tại Hồ Chí Minh: Tầng 3, Y1 Hồng Lĩnh, Cư xá Bắc Hải,Phường 15, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Website: https://finlogs.vnEmail: info@fingroup.vn

Fingroup chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa chính ngạch từ TrungQuốc về Việt Nam Với hệ thống kho bãi, nhân sự, công nghệ, kinh nghiệm nhiềunăm làm việc với thị trường Trung Quốc, Fingroup mong muốn xóa bỏ nhữngkhoảng cách địa lý để mang lại dịch vụ nhập hàng nhanh chóng, chính xác, chi phíhợp lý, chuyên nghiệp nhất cho khách hàng Được thành lập vào ngày 18/07/2014với trụ sở đầu tiên tại Hà Nội, tính tới hiện nay Fingroup đã phát triển tới 5 chi

10

Trang 11

nhánh trên toàn quốc Tính tới hiện tại, Fingroup giúp vận chuyển hơn 2000 lôhàng mỗi năm, phục vụ hơn 2570 khách hàng với 99% khách hàng hài lòng khi sửdụng dịch vụ.

1.1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức

Hình 1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

* Phòng kinh doanh: Trong công ty, phòng kinh doanh có vai trò thúc đẩy, quảng

bá, phân phối các dịch vụ của doanh nghiệp tới người sử dụng bằng nhiều cáchkhác nhau nhằm gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Một trong những chức năngquan trọng nhất của phòng kinh doanh là tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàngcho công ty, chăm sóc những khách hàng hiện tại và tìm nguồn khách hàng mới.Tất cả mọi hoạt động, quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp đều cần được theo dõibởi phòng kinh doanh Một số những nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh như: Đảm bảo doanh số tối thiểu (KPI): Một công ty có hoạt động tốt hay không? Kếtquả hoạt động như thế nào thể hiện ở doanh số Vì vậy phòng kinh doanh luôn phải

11Ban giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán - hành chính nhân

sự

Bộ phận kế toán chính nhân sự Bộ phận hành

Phòng thủ tục hải quan

Nhân viên thủ

tục Hải quan Nhân viên hiện trường (Ops)Phòng chăm sóc

khách hàng

Trang 12

đảm bảo được mức doanh số tối thiểu, theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt độngkinh doanh của công ty nhằm đưa ra những chiến lược, cách thức cải tiến phù hợpđảm bảo tối ưu chi phí.

Tìm kiếm khách hàng mới: Khách hàng là người tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệpvà giúp duy trì sự vận hành của doanh nghiệp, lượng người sử dụng dịch vụ củadoanh nghiệp lớn thì kéo theo đó doanh thu và lợi nhuận sẽ cao, ngược lại nếukhông có khách hàng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không có nguồn vốn đểduy trì hoạt động và phá sản Vì vậy việc phát triển mở rộng khách hàng mới,khách hàng tiềm năng luôn quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt với nhân viênkinh doanh.

Chăm sóc khách hàng cũ: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấpdịch vụ vận chuyển cùng cạnh tranh, do đó việc giữ chân khách hàng cũ để tạo ranguồn doanh thu ổn định cho công ty là rất cần thiết, công ty cần không ngừng cảitiến nâng cao dịch vụ, chất lượng để đáp ứng khách hàng, song song với đó việcnhân viên kinh doanh luôn quan tâm, chăm sóc, chủ động nắm bắt nhu cầu mongmuốn của khách hàng để khách hàng gắn bó và sử dụng dịch vụ của công ty mìnhlâu dài

Theo dõi tiến độ hàng hóa và theo dõi công nợ khách hàng: Nhân viên kinh doanhphối hợp cùng các phòng ban khác theo dõi và chăm sóc đơn hàng của khách.* Phòng thủ tục hải quan Phòng thủ tục hải quan gồm hai bộ phận:

- Nhân viên thủ tục hải quan: Nhân viên hải quan là những người có chuyên môn,thực hiện các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu, hải quan, tất cả công việccủa nhân viên hải quan đều nhằm mục đích hàng hóa trong xuất nhập khẩu đượcthông suốt theo đúng quy định của pháp luật Tại Fingroup, nhân viên Hải quan cócác nhiệm vụ chính:

Tra cứu HS code và thủ tục nhập khẩu của sản phẩm: Tra cứu HS code và thủ tụcnhập khẩu của sản phẩm là một công việc quan trọng nhằm xác định nhiều vấn đềvề chính sách mặt hàng khi xuất nhập khẩu, về thuế và các vấn đề về Hải quan MãHS code là mã phân loại hàng theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu, có mã HScode hàng hóa, chúng ta có thể dễ dàng biết được các chính sách mặt hàng, quản lýrủi ro

Xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành: Kiểm tra chuyên ngành hàng hóa trong xuấtnhập khẩu là việc cơ quan chức năng lấy mẫu hàng để kiểm tra xe hàng hóa đó cóđạt yêu cầu/tiêu chuẩn/kỹ thuật theo quy định của chuyên ngành hay không Nếucông ty có lô hàng thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành, nhân viên thủ tục hải

12

Trang 13

quan sẽ phụ trách việc xin giấy phép Ví dụ như mặt hàng đèn chiếu sáng phải làmthủ tục kiểm tra chất lượng.

Truyền tờ khai hải quan: Nhân viên hải quan chịu trách nhiệm làm tờ khai hải quancho hàng hóa Ở tờ khai hải quan phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàngkhi xuất/nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhữnggiấy tờ cần thiết như Hợp đồng thương mại (Sales contract), Hóa đơn thương mại(Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), Vận đơn (Bill oflanding), Tờ khai hải quan (Custom Declaration) v v v, nhân viên hải quan sẽkiểm tra những chứng từ xuất nhập khẩu này.

- Nhân viên hiện trường (Ops): Nhân viên giao nhận hiện trường (Operations) lànhững người trực tiếp đi đến kho bãi, cảng biển, cảng hàng không để làm thủ tụcthông quan, nhận hàng từ các công ty vận chuyển và nhập kho, hoàn thành các thủtục, giấy tờ để xuất nhập cảnh Một số những công việc cụ thể Ops phải làm như: Thông quan hàng hóa tại cửa khẩu, cảng, sân bay Xử lý các công việc với hãngtàu, đại lý, cản: Lấy lệnh, thanh toán local, lệ phí Xử lý các công việc ở cửa khẩu:giám sát sang tải hàng hóa, nộp thuế, lệ phí

*Phòng C/S: Phòng C/S (Customer Service) là bộ phận chăm sóc khách hàng Tại

Fingroup, phòng C/S có những nhiệm vụ như sau:

Đảm bảo cho quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, an toàn, tối ưuchi phí: Phòng C/S sẽ cùng với nhân viên kinh doanh theo dõi đơn hàng, quản lývà đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa an toàn, nhanh chóng từ kho của nhàcung cấp về tới tay khách hàng Đây là một vị trí thường xuyên tiếp xúc với cáckhách hàng, đối tác nước ngoài, do đó kĩ năng ngoại ngữ rất quan trọng đối vớinhân viên phòng C/S

*Phòng kế toán và hành chính nhân sự

- Bộ phận kế toán: Kế toán luôn là bộ phận không thể thiếu trong mọi công ty,chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo toàn bộ côngviệc hạch toán trong công ty Thực hiện những nghiệp vụ chuyên môn tài chính, kếtoán theo quy định của Nhà nước Kế toán theo dõi và báo cáo sự hoạt động vốnkinh doanh của công ty.

Theo dõi công nợ và thanh toán cho đối tác: Phòng kế toán sẽ kết hợp cùng phòngkinh doanh theo dõi công nợ bao gồm công nợ phải thu của khách hàng và công nợphải trả nhà cung cấp.

13

Trang 14

Xử lý hóa đơn: Xử lý các hóa đơn mua bán xuất nhập khẩu và các loại hóa đơnkhác trong công ty

Báo cáo định kì: Tiến hành báo cáo định kì cho Ban giám đốc công ty về kết quảkinh doanh, tính toán trả lương cho nhân viên.

- Bộ phận hành chính nhân sự: Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm các công việcliên quan đến nghiệp vụ hành chính của công ty như soạn thảo thư từ, thông báo,sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty Ngoài ra bộ phận hành chính nhân sựcòn phụ trách công việc tuyển dụng, lương thưởng phúc lợi cho nhân viên công ty.Tổ chức các sự kiện, hoạt động ngoại khóa, các ngày lễ v…v…v

1.2 Tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh chung của công ty

Sau 7 năm thành lập và phát triển, Công ty cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroupngày càng mở rộng và phát triển mạnh mẽ Với tôn chỉ“Your cargo – Ourresponsibility – Hàng hóa của bạn, trách nhiệm của chúng tôi”, công ty luôn làmviệc trách nhiệm hết mình với mỗi lô hàng của khách hàng Với kinh nghiệm, sựnhiệt tình và trách nhiệm của mình, mặc dù tình hình dịch bệnh cản trở sản xuấtkinh doanh nhưng công ty vẫn tiếp tục phát triển, điều đó được phản ánh cụ thểqua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây.

14

Trang 15

Mong trong năm 2022, dịch bệnh giảm dần, hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty có thể được cải thiện.

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU CÁC DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY VÀ KẾT QUẢ

NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC TẾFINGROUP

2.1 Các dịch vụ vận tải công ty đang cung cấp

2.2.1 Dịch vụ vận tải bằng đường bộ và đường biển

Việt Nam với lợi thế tiếp giáp lãnh thổ với Trung Quốc với nhiều cửa khẩu quốctế: Hữu Nghị, Tân Thanh, Chi Ma (Lạng Sơn), Móng Cái (Quảng Ninh) giúp việcvận chuyển hàng hóa qua lại bằng đường bộ giữa hai quốc gia này đặc biệt dễdàng

Finlogistics hiện đang cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận tải bằng đường bộchính ngạch như sau

a, Dịch vụ gom hàng lẻ đường bộ Bằng Tường – Hà Nội/Hồ Chí Minh

Đối với những sản phẩm hàng gom lẻ chính ngạch, hàng hóa phải thỏa mãn haiđiều kiện Đầu tiên đó phải là hàng hóa có quy định nhập khẩu thông thường,không phải là hàng cấm, hàng khó Thứ hai, khối lượng hàng hóa (volume) phảiđạt từ 200kg trở lên đối với hàng nặng và 1,5 khối trở lên đối với hàng nhẹ Đốivới gom hàng lẻ, FIN có dịch vụ thanh toán hộ và đặt hàng hộ miễn phí cho kháchhàng

Khi sử dụng dịch vụ hàng gom lẻ của FIN, khách hàng sẽ được cung cấp các chứngtừ:

Hóa đơn VAT của hàng hóa vận chuyển, Thỏa thuận hợp tác giữa FIN và khách hàng

Hóa đơn trên 20 triệu cần hợp thức sẽ có thêm hợp đồng mua bán hàng hóa,phiếu thu, biên bản thanh lý

* Quy trình xử lý hàng gom lẻ: Hàng gom lẻ sẽ có hai cách khai thác.- Đối với những sản phẩm đã có trong danh sách hàng gom của FinlogisticSơ đồ 2.1: Quy trình xử lý hàng gom lẻ đối với sản phẩm đã có trong danh sáchhàng gom

15

Trang 16

Bước 1: Lấy thông tin về lô hàng

Yêu cầu khách hàng cung cấp đủ những thông tin bắt buộc của lô hàng như: Tênhàng, hình ảnh hàng hóa, thương hiệu sản phẩm (quan trọng), có bao nhiêu mẫutrong một lô hàng, công dụng của hàng hóa Nếu sản phẩm là máy móc phải checkname plate, công suất Xin thêm thông tin về khối lượng (Volume) của hàng hóanhư số cân, số khối, cách đóng gói hàng hóa Đối với sản phẩm đóng gói bằngpallet gỗ cần xin thêm thông tin đóng bằng gỗ gì (vì đầu Trung Quốc, gỗ là sảnphẩm phải kiểm dịch)

Cần khai thác thêm thông tin khách hàng cần đặt hàng hộ và thanh toán hộ haykhông?

* Nếu khách hàng cần đặt hàng hộ: Xin khách địa chỉ liên lạc của nhà cung cấp,tạo nhóm Wechat giữa nhà cung cấp – khách hàng – và Fin

* Nếu khách hàng cần thanh toán hộ: Xin khách giá trị đơn hàng, báo khách tỉ giácủa Fin và yêu cầu khách thanh toán tiền hàng.

Bước 2: Báo giá cước vận chuyển cho khách

Sau khi xin đủ thông tin lô hàng, bộ phận sale sẽ tiến hành làm báo giá cho kháchtheo biểu mẫu “BÁO GIÁ GOM LẺ” và gửi báo giá cho khách tính toán và cân đốichi phí.

16Lấy thông tin về lô

hàng chuyển cho kháchBáo giá cước vận

Gửi mail triển khai đơn hàng cho các

phòng ban

Theo dõi đơn hàng thanh toán cho đơn Yêu cầu khách hàng

Giao hàng đến nơi quy định

Trang 17

Hình 2.1 Biểu mẫu báo giá hàng gom lẻ

Nguồn: Tài liệu nội bộ phòng kinh doanh công ty CP Kinh doanh quốc tếFingroup

Bước 3: Gửi mail triển khai đơn hàng cho các phòng ban

Nếu khách hàng chốt đơn, phòng kinh doanh sẽ gửi mail triển khai đơn hàng tớicác bộ phận khác trong công ty để nắm được thông tin và cùng theo dõi đơn hàng.Bước 4: Theo dõi đơn hàng

Sau khi gửi mail triển khai, nhân viên phòng C.S và phòng kinh doanh sẽ cùngtheo dõi đơn hàng và cập nhật trạng thái từng chặng cho khách Ở chặng vận tảinội địa Trung Quốc (kho nhà cung cấp tới kho Bằng Tường), phòng C.S sẽ có tráchnhiệm theo dõi đơn hàng, chủ động thông báo lại lịch trình đơn hàng cho kháchhàng, tại chặng vận tải Bằng Tường – kho Phú Đô Hà Nội, khách hàng sẽ tự theodõi đơn hàng của mình trên web của Finlogistics:fin.nguonhangaz.com/

Bước 5: Yêu cầu khách hàng thanh toán cho đơn hàng

Khi hàng của khách đã về tới kho gom lẻ Phú Đô của Fin, khách hàng phải thanhtoán 100% chi phí của lô hàng trước khi giao hàng bao gồm cước vận chuyển vàcác phụ phí khác

Bước 6: Giao hàng tới nơi quy định: Có hai trường hợp trước khi giao hàng* Trường hợp Fin giao hàng từ kho Phú Đô tới kho của khách: Nhân viên kinhdoanh phụ trách đơn hàng sẽ cập nhật địa chỉ giao hàng trong file FIN//LÊN ĐƠNvà thông báo cho nhóm FIN//CSKH HÀNG GOM mã đơn cần kiểm tra phí vận

17

Trang 18

chuyển, gửi sao kê của kế toán xác nhận khách hàng đã thanh toán mới tiến hànhgiao hàng

* Trường hợp khách hàng tự tới kho Phú Đô lấy hàng: Sau khi khách hàng thanhtoán xong, kế toán xác nhận đã nhận sao kê, khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viênkinh doanh phụ trách đơn hàng các thông tin cá nhân người đến lấy hàng và thờigian lấy hàng

- Đối với những sản phẩm chưa có trong danh sách hàng gom lẻ củaFinlogistics

Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý hàng gom lẻ đối với sản phẩm chưa có trong danh sáchhàng gom

Với những sản phẩm chưa có trong danh sách hàng gom lẻ của Fin, nhìn chungquy trình giống với những hàng hóa đã có trong danh sách, bao gồm các bước cơbản.

Bước 1: Lấy thông tin về lô hàngBước 2: Gửi mail cho phòng thủ tục hải Bước 3: Báo giá cước vận chuyển cho khách

Bước 4: Gửi mail triển khai đơn hàng cho các phòng ban Bước 5: Theo dõi đơn hàng

Bước 6: Yêu cầu khách hàng thanh toán cho đơn hàngBước 7: Giao hàng tới nơi quy định

Lấy thông tin về lô hàng

Gửi mail phòng TTHQ kiểm tra thủ tục nhập khẩu

Báo giá cước vận chuyển cho khách

Gửi mail triển khai đơn hàng cho phòng ban khác

Theo dõi đơn hàng

Yêu cầu khách thanh toán cho

đơn hàng

Trang 19

Tuy nhiên quy trình bao gồm thêm bước 2: Nhân viên kinh doanh phụ trách đơnhàng sẽ gửi mail cho phòng thủ tục hải quan để kiểm tra thủ tục nhập khẩu củahàng hóa, thuế và các chính sách nhập khẩu

b, Vận chuyển hàng gom lô đường bộ và đường biển khai thuế.

Với những hàng hóa gom lô đường bộ và đường biển khai thuế, FIN vận chuyển từ5 khối trở lên với tối đa 3 model sản phẩm Hàng hóa sẽ do FIN đứng tên ủy thácnhập cho khách hàng, phù hợp với khách hàng cá nhân không có công ty, phápnhân có thể nhập khẩu.

Khi sử dụng dịch vụ hàng gom lô khai thuế của FIN, khách hàng sẽ được cung cấpcác chứng từ:

Trang tờ khai hải quan thông quan có hàng hóa vận chuyểnCO form E scan

Hóa đơn VAT

Hợp đồng mua bán hàng hóaBiên bản thanh lý, biên bản giao hàngThỏa thuận hợp tác vận chuyển

Khác với hàng gom lẻ, ngoài cước vận chuyển các chặng, hàng gom lô khai thuế sẽcó thêm các khoản phí khác mà khách hàng phải thanh toán như thuế VAT và thuếnhập khẩu của hàng hóa, phí xuất hóa đơn và phí tham vấn giá (đối với những hànghóa có nguy cơ bị tham vấn giá cao – VD: Đồng hồ) Cước vận chuyển quốc tế từkho Trung Quốc (Bằng Tường) của Fingroup về kho phân phối tại Việt Nam (HàNội).

Đơn giá/m3 Liên hệ1.600.000 1.300.000 1.100.000 Liên hệ

Hàng nặng: Quy đổi: 1 khối = 250 kg

Bảng 2.1 Bảng cước vận chuyển quốc tế hàng gom lô Việt TrungNguồn: Tài liệu nội bộ phòng kinh doanh công ty CP Kinh doanh quốc tế

Fingroup* Quy trình xử lý hàng gom lô

Quy trình xử lý hàng gom lô không có nhiều sự khác biệt so với hàng gom lẻ, tuynhiên khi nhân viên kinh doanh lấy thông tin đầu vào của hàng hóa, cần khai thácnhiều thông tin của khách hàng hơn Đặc biệt cần phải hỏi khách hàng có sử dụng

19

Trang 20

dịch vụ ủy thác xuất khẩu hay không? Ủy thác xuất khẩu cũng là một thế mạnhdịch vụ của Fin.

Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý hàng gom lô

Bước 1: Lấy thông tin về lô hàng

Bước 2: Gửi mail phòng TTHQ kiểm tra thủ tục nhập khẩu hàng hóaBước 3: Báo giá và các chi phí cho khách.

Vì FIN là đơn vị vận chuyển hàng hóa chính ngạch, do vậy hàng hóa nhập khẩu sẽkhai thuế VAT và thuế nhập khẩu, ngoài ra còn có phí tham vấn giá đối với cáchàng hóa khó Nhìn biểu mẫu giá hàng gom lô đường bộ bên dưới ta có thể thấyđược các khoản phí mà khách hàng phải chi trả cho lô hàng ngoài cước vậnchuyển.

Báo giá cước vận chuyển cho khách

Gửi mail triển khai đơn hàng cho phòng ban khác

Theo dõi đơn hàng

Yêu cầu khách thanh toán cho

đơn hàng

Trang 21

Hình 2.3 Biểu mẫu lợi nhuận hàng gom lô

Bước 4: Gửi mail triển khai đơn hàng cho các phòng ban khácBước 5: Theo dõi đơn hàng

Bước 6: Yêu cầu khách hàng thanh toán cho đơn hàngBước 7: Giao hàng tới nơi quy định

* So sánh giữa dịch vụ hàng gom lô và gom lẻ đường bộ của FIN

Điều kiện

Từ 1 khối hoặc 200kg trởlên, có nhiều nhất 5 mã hàng