4 Hình 2.4.Kết quả giao nhận hàng hóa theo phương thức vận tảiCông ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân5 Hình 2.5.Quy trình các bước cấp giấy phép xuất khẩu 196 Hình 2.6.Thông tin chung trên phầ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KHẢI XUÂN 2 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Lĩnh vực kinh doanh
Công ty Cổ phần Khải Xuân phát triển mạnh mẽ trên thị trường với các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính như: Vận tải nội địa ,quốc tế, dịch vụ khai thủ hải quan, cho thuê kho bãi …
Vận tải quốc tế: Đường bộ, đường biển, đường hàng không
Vận chuyển EXW, FOB: Hàng nguyên cont, nguyên xe, siêu trường siêu trọng
Vận chuyển đường biển: Dịch vụ vận chuyển đường biển hàng container (FCL),vận tải đường biển hàng lẻ (LCL)
Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021- 2023
Thương mại quốc tế của Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng từ sau khi mở cửa thị trường, nhất là sau khi trở thành viên chính thức của tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, Logistics là cầu nối quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế cũng như xuyên suốt quá trình sản xuất, phân phối và lưu thông hàng hóa Chính vì vậy, logistics ngày nay trở nên phổ biến và rất phát triển, là công cụ giúp các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hiệu quả.
Trong những năm gần đây, các rào cản thương mại được giảm bớt, sự gia tăng hoạt động xuất nhập khẩu, dịch vụ logistics đóng một vai trò quan trọng trong toàn nền kinh tế Các doanh nhiệp làm dịch vụ giao nhận, logistics tại Việt Nam có tỷ lệ lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu khá cao, khoảng 20% Tuy nhiên, các doanh nghiệp logistics Việt Nam chủ yếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ sở hạ tầng chưa phát triển xứng với quy mô nền kinh tế, chi phí logistics còn tương đối cao so với các nước khác. Sau khi gia nhập WTO, doanh nghiệp Logistics Việt Nam tương đối nép vế với các doanh nghiệp nước do họ có ưu thế về vốn, cơ sở vật chất và nhiều kinh nghiệm. Qua thời gian thực tập nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân, em đã có cơ hội được tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động của Công ty Trong bài báo cáo này em xin được trình vày một số vấn đề đã tìm hiểu được trong quá trình học tập tại Công ty.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo của em tập trung nghiên cứu các nội dung sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân.
QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KHẢI XUÂN
Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty
2.2.1 Hồ sơ, bộ chứng từ giao nhận
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm:
(1) Hợp đồng thương mại (Sales Contract): là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán …
(2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàn đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…
(3) Vận đơn (Bill of lading):là văn bản ghi nhận việc tiếp nhận hàng lên phương tiện vận chuyển (đường bộ, đường biển hoặc đường không), là sự thừa nhận chính thức của người vận chuyển về việc tiếp nhận số hàng hoá liên quan lên phương tiện vận chuyển do mình quản lí và điều khiển để chuyển đến nơi được chỉ định trong hợp đồng vận chuyển và giao cho người nhận hàng được chỉ định.
(4) Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
(5) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): chứng minh nơi xuất cứ của hàng hóa Ngoài ra, công ty còn cung cấp giấy giới thiệu cho để thuận tiện trong việc làm chứng từ ở Hải quan….
2.2.2 Sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua hàng
Chi tiết các bước trong quy trình
(1) Đàm phán và ký kết hợp đồng
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất Nó quyết định đến khả nang, điều kiện thực hiện những công đoạn mà doanh nghiệp thực hiện trước đó. Đồng thời nó quyết định tính khả thi hay không của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp Nếu đàm phán diễn ra tốt đẹp thì kết quả là hợp đồng được ký kết Hình thức của đàm phán trong hoạt động xuất khẩu của Công ty là:
Đàm phán gián tiếp: tìm kiếm các Công ty thông qua dữ liệu Hải quan, liên hệ với khách qua các trang mạng như email, whatsapp, wechat… để chào hàng, trao đổi.
Đàm phán trực tiếp: đàm phán bằng cách này có hiệu quả nhất Hai bên gặp gỡ trực tiếp, cùng thống nhất với những điều khoản còn vướng mắc Nhưng hình thức này mất thời gian và mất nhiều chi phí.
(2) Xin giấy phép xuất khẩu
Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nếu hàng hóa có vào diện phải xin giấy phép thì chủ hàng sẽ phải làm việc với cơ quan để có thể xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.
Hình 2.5 Quy trình các bước cấp giấy phép xuất khẩu
Nguồn: Tác giả tự thu thập
Bước 1: Công ty tiến hành đăng ký xuất khẩu hàng hóa tại cơ quan chức năng, thông qua việc điền đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa, đối tác xuất khẩu và thủ tục vận chuyển.
Bước 2: Cơ quan chức năng sẽ xác nhận yêu cầu xuất khẩu và kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đăng ký Quá trình này có thể bao gồm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, công nghệ sử dụng, mã số HS và các quy định nhập khẩu của quốc gia đích
Bước 3: Trước khi cấp giấy phép xuất khẩu, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra hàng hóa và các giấy tờ liên quan như hóa đơn, hợp đồng mua bán, danh sách hàng hóa, và các loại chứng từ khác Quá trình này nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Bước 4: Sau khi kiểm tra hàng hóa và giấy tờ liên quan, Công ty lập hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu Hồ sơ này bao gồm các thông tin về doanh nghiệp, hàng hóa, số lượng, giá trị xuất khẩu, và các chứng từ liên quan.
Bước 5: Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu được nộp tại cơ quan chức năng và kèm theo việc đóng phí theo quy định Phí này thường phục vụ cho việc xem xét và xử lý hồ sơ.
Bước 6: Cơ quan chức năng sẽ tiến hành xem xét hồ sơ và thực hiện các quy trình kiểm tra khác nếu cần Sau khi đảm bảo đầy đủ và hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép xuất khẩu cho doanh nghiệp.
Đánh giá quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty
2.3.1 Những mặt đạt được Được thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau nhưng trong phạm vi báo cáo này thì chỉ tập trung vào điểm mạnh bản thân nguồn lực của doanh nghiệp hiện có và quy trình xử lý lô hàng giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển là chủ yếu Thông qua quá trình thực tập, tìm hiểu thông tin, thực trạng hoạt động kinh doanh công ty thì điểm mạnh công ty được cụ thể hóa như sau:
Thứ nhất, Công ty đã thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa theo đúng yêu cầu của Nhà Nước nói chung và quy định của Tổng Cục Hải Quan nói riêng Công ty cũng đã xây dựng được một quy trình xuất khẩu hàng hóa hợp lý, đầy đủ Việc hướng dẫn thực hiện thể hiện chi tiết rõ ràng, dễ hiểu, các khâu trong quy trình cũng được phân chia rõ ràng hợp lí, có tính khoa học và hiểu quả cao Với các dịch vụ cung cấp, Công ty thực hiện bao gồm tất cả các khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng Khi xảy ra thay đổi, bổ sung trong quy trình giao nhận Công ty đều cập nhật kịp thời đối với đội ngủ nhân viên.
Thứ hai, chất lượng dịch vụ ngày càng tiến bộ, và Công ty không ngừng đặt mình vào vị trí khách hàng để có thể hiểu được mong muốn cũng như những yêu cầu của khách hàng khi họ chọn dịch vụ của Công ty Sự tập trung đặc biệt vào chất lượng và thời gian vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu. Quy trình vận tải quốc tế cũng được xây dựng một cách rõ ràng, giảm tải và tối ưu hóa mọi thủ tục liên quan đến hải quan Các thủ tục hải quan cũng là một thế mạng của Công ty trong thời gian qua, với đội ngũ nhân viên chứng từ dày dặn kinh nghiệm, luôn hoàn thành tốt các thủ tục hành chính, tuân thủ pháp luật hải quan giao nhận vận tải hàng hóa, đồng thời tiết kiệm thời gian chi phí cho khách hàng
Thứ ba, với quy trình làm việc rõ ràng, nhanh chóng, Công ty đã xây dựng được hình ảnh tốt đẹp và uy tín với nhiều khách hàng, các đại lý vận chuyển trong và ngoài nước và phía cơ quan quản lý nhà nước Đó chính là động lực để Công ty ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, duy trì nguồn khách hàng ổn định ở hiện tại và mở rộng thêm những khách hàng mới nhờ vào sự giới thiệu của các khách hàng cũ.
Sự phối hợp giữa các phòng ban khá nhịp nhàng dẫn đến sai sót, các loại rủi ro được tối thiểu hóa nhanh chóng Ngoài ra thì giám đốc và nhân viên có sự tôn trọng lẫn nhau về khía cạnh công việc lẫn cuộc sống cá nhân nên sự thỏa mãn trong công việc hay một khía cạnh nào đó được tối đa hóa một cách tương đối Dù ở khâu nào có sự chậm trễ thực hiện thì cũng được kiểm tra và giám sát, đôn đốc và hỗ trợ từ phía đồng nghiệp và cấp trên để đảm bảo các bước được hoàn thành đúng tiến độ Phòng kinh doanh có cách làm việc linh động, mỗi nhân viên của phòng đều theo dõi đơn hàng của khách hàng từ bước đầu cho đến khi kết thúc đơn hàng, giúp công việc nhanh chóng hơn.
Thứ tư,môi trường làm việc khá thoải mái và chuyên nghiệp, bầu không khí thân thiện và được trang bị đầy đủ mọi thiết bị cần thiết cho nhu cầu công việc Những nhân tố này tạo nên hiệu suất làm việc cho tất cả nhân viên được phát huy tối đa và hiệu quả nhất.
Thứ năm, Cung cấp đa dạng loại hình giao nhận: Ngoài dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu và nội địa thì Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân còn cung cấp các dịch vụ khác như: dịch vụ gom hàng, các dịch vụ kèm theo như xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy kiểm định động vật thực vật, chứng nhận hun trùng,…
Tuy mới thành lập nhưng do nhiệt huyết, sự năng động của đội ngũ nhân viên thì chỉ trong vòng 4 năm công ty đã tạo được lượng khách hàng tiềm năng và quen thuộc khá nhiều Về quan hệ đối tác thì công ty cũng đã tạo ấn tượng tốt với nhiều đối tác trong ngành có liên quan (các hãng Carrier khác nhau về đường biển, đường bộ và đường sắt, các Forwarder, các hãng Airlines như các Freighters, hải quan, đại lý giao nhận, kho bãi, phân phối, các công ty về giải pháp phần mềm Logistics và nhân sự, các ngân hàng, đặc biệt là các Shipper về sản phẩm nội thất, rau củ quả, phân bón, đồ chơi trẻ em các loại, sản phẩm vệ sinh chăm sóc cá nhân và nhiều loại hàng lạnh khác nhau,…)
2.3.2 Một số hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, công tác kiểm tra, chuẩn bị bộ chứng từ đôi khi còn tình trạng trì trệ trong hoàn thành thủ tục kiểm tra chứng từ để tiến hành các bước sau đó.
Thứ ba, Công ty còn non trẻ trong lĩnh vực Logistic nên thiếu kinh nghiệm trong việc tìm kiếm khách hàng, thỏa thuận về giá Vấn đề khách hàng gây sức ép và so sánh giá với các công ty Logistic lớn, điều này buộc Công ty phải có sự tự tin về chất lượng hàng hóa, dịch vụ của mình và kinh nghiệm để giao dịch và đàm phán một cách thuận lợi.
Thứ tư, hoạt động nghiên cứu thị trường hiện nay của Công ty vẫn chưa hoạt động thực sự hiệu quả vì không có bộ phận marketing riêng biệt Bộ phận kinh doanh đảm nhận luôn công việc này nên chưa có thời gian để thực sự tập trung vào việc nghiên cứu thị trường Dù có website nhưng Công ty vẫn chưa đẩy mạnh các cập nhật thông tin chuyên ngành và thời sự lên trang web nhiều Ngoài ra, các kênh thương mại điện tử để truyền thông quảng bá cho hình ảnh của Công ty chưa được tận dụng Các khách hàng mà Công ty có được đa số là khách hàng cũ, phòng kinh doanh cũng đem lại một số khách hàng mới nhưng chưa đủ, chưa đáp ứng được mục tiêu đặt ra của Công ty.
Do các yếu tố khách quan về điều kiện tự nhiên Thời tiết xấu, mưa bão dễ gây tổn thất trong quá trình làm hàng, gây tốn kém thời gian và chi phí để tiến hành giao hàng
Do các yếu tố từ khách hàng: Khách hàng không thể giao đúng và đủ các chứng từ cần thiết của lô hàng cho nhân viên công ty nên công ty mất nhiều thời gian để bổ sung, sửa chữa bộ chứng từ để có thể tiến hành làm thủ tục thông quan Không đóng đủ hàng vào container để hàng đi kịp ngày book tàu, đóng hàng muộn bị rớt tàu khiến cho chi phí lưu công lưu bãi lớn Vì thế để tránh được các phí phát sinh ngoài ý muốn thì cần bám sát việc đóng hàng của khách, thúc giục cho kịp hạn giao hàng
Do sự bất cập trong hệ thống luật pháp của nước Việt Nam đối với các hoạt động xuất nhập khẩu, giao nhận vận tải về các quy trình thực hiện, thủ tục cần thiết đôi khi còn rườm rà Ảnh hưởng tới quá trình cung ứng dịch vụ của công ty
Công ty không có phòng marketing, hiện các công việc marketing vẫn là phòng kinh doanh đảm nhận, khối lượng công việc nhiều khiến cho việc nghiên cứu thị trường của Công ty chưa thực sự hiệu quả Bộ phận kinh doanh đảm nhận luôn công việc này nên chưa có thời gian để thực sự tập trung vào việc nghiên cứu thị trường Dù có website nhưng Công ty vẫn chưa đẩy mạnh các cập nhật thông tin chuyên ngành và thời sự lên trang web nhiều Ngoài ra, các kênh thương mại điện tử để truyền thông quảng bá cho hình ảnh của Công ty chưa được tận dụng Các khách hàng mà Công ty có được đa số là khách hàng cũ, phòng kinh doanh cũng đem lại một số khách hàng mới nhưng chưa đủ, chưa đáp ứng được mục tiêu đặt ra của Công ty.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KHẢI XUÂN
Mục tiêu và phương hướng phát triển giai đoạn 2025-2030
Trong thời gian trước mắt, mục tiêu của Công ty là tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu trong nước và đồng thời mở rộng thị trường ra nước ngoài Cụ thể là nâng cao hơn hiệu quả hoạt đọng của Công ty và chuẩn bị cơ sở cho một sự phát triền lâu dài, vững mạnh , ổn định và lâu dài Để làm được điều này thì Công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ sau đây.
Mở rộng quan hệ quốc tế: Cần tăng cường mối liên kết với các đối tác giao nhận quốc tế, đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại Gia tăng tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới, cần phải tìm hiểu rõ như cầu và yêu cầu của khách hàng cả trong và ngoài nước
Phát triển dịch vụ giao nhận: Đẩy mạnh kinh doanh giao nhận và vận tải, củng cố năng lực tổ chức và nâng cao chất lượng dịch vụ trong nước Tập trung vào tổ chức hoạt động chuyên môn hóa nghiệp vụ. Ứng dụng Công nghệ marketing: Tăng cường nghiên cứu và áp dụng công nghệ marketing vào chiến lược kinh doanh Đặc biệt, tập trung vào chiến lược dịch vụ mới và chiến lược giá cả linh hoạt để thu hút khách hàng mới và giữ chân được khách hàng cũ
Xây dựng cơ cấu giá cả phù hợp: Tìm hiểu, lựa chọn và tổ chức các phương án vận tải để tối ưu hóa các chi phí vân chuyển Xây dựng cơ cấu giá linh hoạt và công bằng để hỗ trợ cả khách hàng và doanh nghiệp.
Hoàn thiện tổ chức: Ổn định tổ chức, đảm bảo mọi bộ phận cần hoạt động một cách hiệu quả Ban lãnh đạo cũng cần theo dõi và điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu thị trường.
Những mục tiêu này đặt ra là nền tảng cho sự phát triển bền vững và hiệu quả của Công ty trong thời gian tới, đồng thời đáp ứng linh hoạt với những biến động trong môi trường kinh doanh
Nâng cao hiệu quả kinh doanh: là một mục tiêu quan trọng hàng đầu của Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân Từ thực trạng hiệu quả kinh doanh của Công ty, trong những năm tới, định hướng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Mở rộng quan hệ: Cần mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế, đẩy mạnh công tác marketing, đặc biệt chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Lào, Campuchia, Malaysia… và tìm kiếm khả năng mở rộng thêm ngành nghề khác.
Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng: tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống. Đầu tư và nâng cấp cơ sở vật chất: Tận dụng tối đa các cơ sở vật chất hiện có, đầu tư vào việc đổi mới thiết bị và phương tiện vận tải để cải thiện khả năng tổ chức dịch vụ giao nhận.
Xây dựng chiến lược dài hạn: Xây dựng chiến lược kinh doanh cho giai đoạn 2025-2030 và những năm tiếp sau, trong đó chú trọng mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời đa dạng hóa các loại hình dịch vụ trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong
36 kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm.
Những hướng phát triển này nhằm mục tiêu đưa CÔng ty vươn xa, xây dựng uy tín mạnh mẽ trên thị trường quốc tế và duy trì sự đa dạng hóa để đáp ứng đa dạng nhu cầu khách hàng.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân
3.2.1 Sử dụng hệ thống thông tin và tự động hóa Để giải quyết vấn đề sai sót trong quá trình giao nhận và kê khai hải quan, Công ty có thể áp dụng nhiều giải pháp hiệu quả Đầu tiên, hệ thống thông tin nên được tích hợp để tự động hóa quá trình kê khai và giảm thiểu can thiệp con người Sử dụng công cụ kiểm soát chất lượng dữ liệu giúp đảm bảo thông tin chính xác Đồng thời, quá trình đào tạo và hỗ trợ người dùng đều quan trọng để nâng cao kiến thức và kỹ năng Công nghệ trí tuệ nhân tạo cũng có thể áp dụng được để tự động hóa kiểm soát và giảm sai sót Hợp tác chặt chẽ với cơ quan hải quan và việc thiết lập quy trình đối soát nội bộ là những bước quan trọng Cuối cùng, thông qua việc tổ chức các phiên họp định kỳ, công ty có thể thu nhập phản hồi và tối ưu hóa liên tục quy trình làm việc.
Sự kết hợp này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng cường hiệu suất trong quá trình kinh doanh.
3.2.2 Tối ưu hóa quy trình chứng từ
Trước hết, việc đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu số hiện đại giúp tự động hóa quá trình theo dõi và xác thực giấy tờ Điều này không chỉ giảm bớt gian lận và mâu thuẫn trong chứng từ mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác.
Thứ hai, Công ty có thể xem xét và tối ưu quy trình làm việc để giảm thiểu số lượng giấy tờ cần thiết Bằng cách tập trung vào các chứng từ quan trọng nhất và loại bỏ những giấy tờ không cần thiết, Công ty có thể giảm áp lực cho quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ. Đồng thời, đào tạo nhân sự về quy trình kiểm tra chứng từ và sử dụng hệ thống mới cũng là yếu tố quan trọng Việc nâng cao kỹ năng và nhận thức của nhân viên về tính quan trọng của chứng từ sẽ giúp chọ thực hiện công việc diễn ra một cách trơn tru, đáng tin cậy.
3.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Vai trò của nguồn nhận lực là rất quan trọng, không chỉ đối với một doanh nghiệp mà cả nền kinh tế Chất lượng nguồn nhân lực cao là một yếu tố để thu hút đầu tư nước ngoài Nâng cao sức cạnh tranh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố như công nghệ, cơ sở vật chất đã nên ở trên những việc sử dụng có hiệu quả các yếu tổ ó lại là yếu tố con người Do vậy việc đào tạo và thu hút chất xám về Công ty là rất cần thiết Người hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quố tế vừa phải có trình độ kiến thức về vận tải đường bộ, đường biển, kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương vừa phải có một trình độ ngoại ngữ nhất định, đặc biệt là tiếng Trung Quốc vì các đối tác chính và lâu năm chủ yếu ở Trung Quốc Vì vậy có thể cạnh tranh thắng lợi với các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa trong nước và nước ngoài thì CTCP Dịch vụ Khải Xuân cần phải tiến hành bồi dương, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ và các kỹ năng cần thiết về lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế cho đội ngũ nhân viên của mình.
Ngoài ra, việc tạo môi trường làm việc thân thiện, hứng khởi để đồng nghiệp có tinh thần thoải mái, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau tốt hơn, đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Tích cực tổ chức các buổi Teamword, du lịch, dã ngoại, chia sẻ với nhau nhiều hơn, nhân viên có nhiều kinh nghiệm sẽ phát triển, giúp đỡ nhâ viên mới hoặc những người ít kinh nghiệm.
Và chấc chắn nếu như tất cả cá giải pháp trên được thực hiện liên tục thì đội ngũ nhân viên sẽ ngày một chất lượng hơn, giúp Công ty phát triển tốt và hoàn thiện hơn.
3.2.4 Thiết lập mối quan hệ, mở rộng thị trường Đối với Công ty cung cấp dịch vụ, sản phẩm hữu hình thì uy tín của sản phẩm thường gắn liền với hình ảnh của công ty cung cấp. Thương hiệu, hình ảnh của Công ty là một công củ marketing rất quan trọng Công ty nào xây dựng được thương hiệu cho riêng mình với như đặc trưng riêng biệt, hấp dẫn khách hàng thì sức cạnh tranh của dịch vụ đó sẽ cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Kinh doanh tại bất cứ quốc gia nào, đặc biệt là các nước đang phát triển- nơi mà môi trường kinh doanh còn nhiều yếu tố chưa rõ ràng, thì mối quan hệ với chính quyền địa phương, với các cơ quan hành chính là quan trọng Mối quan hệ này ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền lợi của doanh nghiệp như là thời gian làm các thủ tục hành chính, cách chính sách về thuế, người lao động.
Xây dựng kế hoạch chi tiết nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh chi nhánh, văn phòng đại diện nước ngoài, ví dụ như các quốc gia có lượng hàng hóa và khách hàng tiềm năng lớn như Trung Quốc, Đài loan, Hàn Quốc Điều đó nhằm tạo ra sự quyết tâm trong quá trình mở rộng thị trường và khách hàng của Công ty Để có được sự tin tưởng của khách hàng, Công ty cần tích cực tham gia vào các hiệp định, tổ chức lớn và uy tín trong khu vực và thế giới, ngày càng thể hiện tính chuyên nghiệp của từng nhân viên và của toàn bộ hệ thống hoạt động của Công ty. Đây là một giải pháp mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh những không phải công ty nào cũng có thể thực hiện tốt điều này Rút kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác, CTCP Dịch vụ Khải Xuân cần thực hiện tốt các công việc cụ thể sau:
Liên hệ, đề xuất liên doanh, liên kết với nhiều đối tác trong và ngoài nước, mở rộng thị trường kinh doanh của mình
Giảm thiểu thời gian chết trong quá trình hoạt động kinh doanh, sắp xếp, bố trí, phân công công việc hợp lý để giảm thiểu thời gian lưu kho, thời gian chờ trong vận chuyển và tiết kiệm các chi phí cần thiết.
Tăng cường công tác quảng cáo, marketing Duy trì và tăng cường mối quan hệ hợp tác với Hải quan, giảm thiểu thời gian hoàn thành các thủ tục hành chính, đảm bảo đúng thời hạn giao nhận cho khách hàng.
Các biện pháp trên nhằm gây dựng uy tín cho CTCP Dịch vụ Khải Xuân với khách hàng, từ đó chiếm lĩnh thị phần, tăng giá bán mà vẫn giữ được các khách hàng truyền thống Mối quan hệ giữa Công ty và Hải quan tiếp tục được củng cố, thời gian hoàn thành các thủ tục Hải quan sẽ ngắn hơn, các đơn vị bị kiểm hóa sẽ được thực hiện dễ dàng hơn Điều này không chỉ có lợi cho Công ty mà còn mang lại lợi ích cho các khách hàng
3.2.5 Xây dựng đội ngũ và chương trình marketing Đầu tiên, Công ty cần phải thành lập một bộ phận marketing riêng biệt tách ra khỏi phòng kinh doanh, với chức năng và quyền hạn rõ ràng Đồng thời cũng khẳng định vai trò và vị trí của phòng marketing ngang tầm với các phòng khác và chịu lãnh đạo trực tiếp từ ban giám đốc Phòng marketing sẽ gồm các bộ phận về tư vấn, chăm sóc khách hàng và nghiên cứu thị trường, xây dựng phương án kinh doanh Để thành lập phòng marketing và bắt kịp được với tiến độ hoạt động của Công ty thì Công ty phải có những chính sách và nhân sự cho phòng này.
Phòng marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường kinh doanh thông qua các cuộc khảo sát thị trường Thông qua đó tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho Công ty, phục vụ cho phòng kinh doanh Bộ phận marketing sẽ là nơi đưa ra những bảng khảo sát, đánh giá tình hình thị trường hiện nay Từ đó, tổng hợp các thông tin thu thập được và phân tích những thông tin đó, chuyển về cho giám đốc Công ty Mặt khách, phòng marketing cũng chuyên quản lý về các dịch vụ sau khi kết thúc hợp đồng với khách hàng để giữ chân khách hàng, tạo tình cảm thân thiện và quan tâm như quà tặng vào dịp lễ tết … Thường xuyên gọi điện thoại, gửi mail để cảm ơn cũng như tìm hiểu nhu cầu xuất khẩu của khách hàng.
Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty
3.3.1 Đối với Nhà nước Để thực hiện tốt quá trình nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty thì ngoài những cố gắng nỗ lực của Công ty, thì cũng cần có sự trợ giúp đắc lực của Nhà nước và các cơ quan quản lý Nhà nước cũng cần phải có những chính ssch, biện pháp hỗ trợ nhằm khuyến khích, tạo điều kiện cho Công ty.
Nhà nước và các cơ quan chức năng cần tạo mọi điều kiện để quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được thuận lợi và thông suốt, tránh tình trạng gây khó khăn, cản trở các hoạt động của Công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhà nước cẩn đẩy mạnh quá trình cải cách thu tục hành chính, cắt giảm những thủ tục, những khâu không cần thiết trong quy trình xét duyệt đầu tư, áp thuế hải quan, thông quan hàng hóa, đăng ký kinh doanh, thực hiện cơ chế một nửa nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, lao động và mang lại niềm tin cho
42 các nhà đầu tư… Việc ứng dụng công nghệ thông tin cùng với cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần Khải Xuân nói riêng. Lạm phát cũng đang ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa Nhà nước cần thực hiện chính sách tài khóa linh hoạt, đưa ra mức lãi suất phù hợp và điều chỉnh tỉ giá hối đoái để ngăn chặn mất giá của đồng tiền Việt Nam Đồng thời cần có những biện pháp để hỗ trợ giảm thiểu vấn đề kẹt xe và tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển hàng hóa nội địa Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của linh vực gioa nhận hàng hóa tại Việt Nam.
3.3.2 Đối với cơ quan Hải quan Đầu tiên, cần tiến hành cải thiện hệ thống hải quan điện tử, tập trung vào việc nâng cao hiệu suất và chính xác của quá trình thông quan Điều này đòi hỏi việc tối ưu hóa giao diện người dùng và giảm thiểu sự cố kỹ thuật để đảm bảo trải nghiệm của người dùng luôn suôn sẻ.
Tiếp theo, đề xuất đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin, phát triển ứng dụng phần mềm hải quan Việc xây dựng và mở rộng hệ thống máy chủ giúp đảm bảo đường truyền mạng ổn định để đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống hải quan Hơn nữa triển khai các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo sẽ giúp tối ưu hóa quá trình xử lý thông quan.
