Thời điểm ghi chép hàng bán:Thời điểm ghi chép hàng bán được cụ thể theo từng phương thức bán hàng nhưsau:- Bán buôn: Thời điểm ghi chép hàng bán buôn được xác định trong từng trườnghợp
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG
Cơ sở lý thuyết về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
1.1.1 Khái niệm và thời điểm ghi chép hàng bán
- Bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng đồng thời nhận được quyền sỡ hữu tiền hoặc thu tiền từ khách hàng. 1.1.1.2 Thời điểm ghi chép hàng bán:
Thời điểm ghi chép hàng bán được cụ thể theo từng phương thức bán hàng như sau:
- Bán buôn: Thời điểm ghi chép hàng bán buôn được xác định trong từng trường hợp sau:
+ Nếu áp dụng phương thức bán hàng giao tại kho đơn vị bán, thì khi giao hàng xong, người mua ký nhận vào hóa đơn thì đó là thời điểm ghi chép hàng bán. + Nếu áp dụng phương thức bán giao hàng tại kho của bên mua, thì khi có giấy báo nhận hàng của bên mua và chấp nhận mua, thanh toán thì đó là thời điểm ghi chép hàng bán.
+ Nếu bán hàng theo phương thức vận chuyển thẳng thì thời điểm ghi chép là lúc bên mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán tiền hàng.
- Bán lẻ: Thời điểm ghi chép là lúc kiểm tra báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng và ghi nhận doanh thu.
- Bên đại lý: Thời điểm ghi chép hàng bán là thời điểm đại lý báo cáo với chủ hàng là hàng đã xác định tiêu thụ (được đại lý chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán).
1.1.2 Phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng
1.1.2.1 Phương thức bán hàng a Phương thức bán buôn: Là hình thức bán hàng theo lô hoặc bán với số lượng lớn, thực chất nười mua hàng háo là những nhà cung cấp trung gian, hàng hóa sau khi bán buôn chưa đến tay người tiêu dùng trực tiếp Bán buôn hàng hóa có thể theo các phương thức sau:
- Bán buôn hàng hóa qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó, hàng hóa phải được xuất từ kho bảo quản của DN Bán buôn hàng hóa qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức:
+ Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của DN thương mại để nhận hàng DN thương mại xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, DN thương mại xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sỡ hữu của DN thương mại Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sỡ hữu về số hàng đã giao Chi phí vận chuyển do DN thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thỏa thuận từ trước giữa hai bên Nếu DN thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.
- Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, DN thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:
+ Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, DN thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, DN thương mại sau khi mua hàng, nhận mua hàng, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giai cho bên mua ở địa điểm đã được thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của
DN thương mại Khi nhận được tiền của bên muathanh toán hoặc giấy báo có của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. b Phương thức bán lẻ: Là phường thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau:
- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó đã tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hóa đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã
Nội dung nhiệm vụ kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
- Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hóa, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lâp hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hóa ở quầy (kệ) do mình phụ trách Hình thức này được áp dụng phổ biến ở các siêu thị. c Phương thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần DN thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm Đối với hình thức này, về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hóa bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. d Phương thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hóa: Gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hóa là hình thức bán hàng mà trong đó DN thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của DN thương mại cho đến khi DN thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, DN mới mất quyền sở hữu về số hàng này. Trường hợp xảy ra rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hóa thì căn cứ quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán để xác định trách nhiệm đền bù rủi ro, mất mát.
1.1.2.2 Phương thức thanh toán tiền hàng
- Phương thức thanh toán trực tiếp: Là sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, bên mua hàng thanh toán ngay tiền hàng cho DN (bằng tiền hoặc hiện vật).
- Phương thức thanh toán trả chậm: Thời điểm thanh toán tiền hàng sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hóa Thông thường DN sẽ đặt điều kiện tín dụng cho DN mua trong đó quy định về thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có).
1.2 Nội dung nhiệm vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.1 Tiếp nhận; Lập chứng từ kế toán
- Chứng từ tiếp nhận: Giấy báo Có.
+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ;
+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi;
+ Biên bản giao nhận hàng hóa;
1.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.
Nợ TK 156 – Hàng hóa Có
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hóa;
- Trị giá hàng hóa thuê ngoài gia công, hàng hóa đã bán bị người mua trả lại, hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư sang;
- Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp Dn kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
- Trị giá hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị hạch toán phụ thuộc; thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ;
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc TSCĐ;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
Số dư bên Nợ: Trị giá mua vào và chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.
+ Tài khoản kế toán chi tiết:
TK 1561 – Giá mua hàng hóa
TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa
TK 1567 – Hàng hóa bất động sản
- Tài khoản 57 – Hàng gửi đi bán
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán (chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng).
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Có
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc;
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán;
- Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán chưa xác định là đã bán cuối kỳ (trường hợp DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán;
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại;
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán đầu kỳ (trường hợp DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ.
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị vốn có của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với DN xây lắp) bán trong kỳ Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao; chi phí sửa chữa; chi phí nghiệp vụ cho thuê BĐS đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (trường hợp phát sinh không đủ lớn); chi phí nhượng bán, thanh lý BĐS đầu tư.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, phản ánh:
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ;
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu,chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ, tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;
- Chi phí xây dựng , tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành;
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết).
- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang TK
911 – Xác định kết quả kinh doanh;
- Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết);
- Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho.
TK 632 không có số dư cuối kỳ.
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán, bao gồm cả doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho công ty mẹ, công ty con trong cùng một tập đoàn. + Kết cấu:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có
- Các khoản thuế gián thu phải nộp
- Các khoản giảm trừ doanh thu;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của
DN thực hiện trong kỳ kế toán.
TK 511 không có số dư cuối kỳ.
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Do DN áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133, nên DN không sử dụng TK
521 như thông tư 200 Thay vào đó, khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu thì hạch toán vào Bên Nợ của TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Tài khoản: TK 131 – Phải thu của khách hàng
TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP MINH NHẬT
Tổng quan về công ty TNHH Thép Minh Nhật
2.1.1.1 Quá trình thành lập công ty TNHH Thép Minh Nhật:
- Tên công ty: Công ty TNHH Thép Minh Nhật
- Trụ sở chính: 150 Nguyễn Đình Tựu, Phường An Khê, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng.
- Loại hình công ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn
- Loại hình pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
- Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Thanh Hải
- Thành viên tham gia góp vốn: Phạm Thị Phương Thảo
- Vốn điều lệ doanh nghiệp: 5.000.000.000 đồng
- Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại
- Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán kim loại, quặng kim loại (Kinh doanh tôn lợp, thép hộp, thép hình, thép ống, thép tấm, sắt thép xây dựng, xà gồ, phụ kiện, …)
- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thép Minh Nhật: Công ty TNHH Thép Minh Nhật được cấp giấy phép hoạt động vào ngày 01/02/2013, là một công ty trách nhiệm hữu hạn do một chủ sở hữu đứng đầu Tính đến thời điểm hiện tại công ty đã đi vào hoạt động được hơn 8 năm mặc dù trong thời gian mới thành lập công ty gặp một số khó khăn nhưng nhờ sự nỗ lực của bộ máy quản lý của công ty và toàn thể hơn 30 nhân viên đã đoàn kết, thống nhất, nhận thức rõ nhiệm vụ của mình hoàn thành thật tố công việc, cùng với đó công ty đã có sự đầu tư về cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị tiên tiến mà công ty ngày càng phát triển trong thời điểm hiện tại.
Hình 1.1 Giấy phép hoạt động của công ty TNHH Thép Minh Nhật 2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thép Minh Nhật: a Chức năng
- Công ty TNHH Thép Minh Nhật là doanh nghiệp chuyên phân phối và kinh doanh tôn lợp, thép hộp, thép hình, thép ống, thép tấm, sắt thép xây dựng, xà gồ, phụ kiện các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng. b Nhiệm vụ
- Xác định nhu cầu sử dụng của khách hàng để xây dựng và thực hiện phương án kinh doanh có hiệu quả.
- Xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong dài hạn và thực hiện các kế hoạch đã xây dựng và phê duyệt.
- Thực hiện tốt các chính sách, các quyết định về tổ chức quản lý, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định của pháp luật có liên quan đến hoạt động kinh doanh
- Tổ chức mạng lưới bán buôn và bán lẻ trong khu vực.
- Chấp hành chế độ báo cáo kế toán theo luật định.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và hình thức kế toán:
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp b Nhiệm vụ của từng bộ phận
+ Là người đứng đầu có vị trí và vai trò lãnh đạo trong công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như với toàn bộ nhân viên trong công ty về mọi mặt. + Là người điều hành hoạt động hằng ngày của công ty, đưa ra các chỉ thị cho các phòng ban, có quyền bổ nhiệm, cách chức các nhân viên trong công ty.
+ Chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, các kế hoạch theo tháng, quý, năm cũng như tìm hiểu về thị hiếu của khách hàng, nghiên cứu thị trường và mở rộng thị trường kinh doanh của công ty.
+ Tham mưu, đưa ra ý kiến đề xuất, phương pháp thực hiện cho Giám đốc đối với các hoạt động phân phối sản phẩm, đưa sản phẩm ra thị trường sao cho hợp lý và đạt được hiệu quả nhanh chóng nhất.
+ Hỗ trợ cho Giám đốc toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, tiếp nhận đơn đặt hàng và các hợp đồng kinh tế cũng như theo dõi quá trình thực hiện của hợp đồng.
- Phòng hành chính - nhân sự:
+ Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự nhằm phù hợp với chiến lược của công ty đã đưa ra, xây dựng các chế độ lương thưởng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc.
+ Nghiên cứu và soạn thảo các quy chế của công ty về cơ cấu tổ chức, các quy định trong công ty, đảm bảo cho công ty hoạt động phù hợp với pháp luật.
Phòng kinh doanh Phòng hành chính -
Nhân sự Phòng kế toán
+ Tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề trong lĩnh vực tài chính, kế toán, công tác quản lý tài sản, hàng tồn kho, công tác quản lý vốn, chi phí và phân tích các hoạt động kinh tế.
+ Thực hiện nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ vào sổ, lập báo cáo kế toán để theo dõi tình hình kinh doanh của công ty từ đó có thể cho ra nhũng phương án phù hợp cho các hoạt đồng tiếp theo.
+ Chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh tế trong công ty và các số liệu báo cáo đã lập.
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán a Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp b Nhiệm vụ của từng bộ phận.
+ Có nhiệm vụ quản lý, điều hành các nhân sự trong Phòng kế toán thực hiện các hoạt động kế toán theo đúng quy định của công ty.
+ Tổng hợp các số liệu, kiểm tra và điều chỉnh đảm bảo thông tin trình bày lên Giám đốc kịp thời, chính xác và cẩn mật Chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu của các báo cáo tài chính phải đầy đủ, trung thực, chính xác.
+ Tham gia lập các kế hoạch về vốn, sửa chữa, xây dựng tài sản cố định hàng năm của công ty.
- Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm công nợ:
+ Theo dõi, lập báo cáo tình số dư công nợ theo từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra thường xuyên thời hạn nợ phải thu và phải trả để có chính sách thu hồi nợ cũng như thanh toán khoản phải trả để có chính sách sử dụng vốn hợp lý. + Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, lập báo cáo hàng tồn kho và đối chiếu các số liệu có liên quan về tình hình xuất nhập của thủ kho và kế toán.
- Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền:
Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm công nợ Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền Thủ kho
+ Theo dõi, ghi chép số liệu về số lượng lao động, số giờ công đã làm, cuối tháng tiến hành tổng hợp tính lương, tiền bảo hiểm phải nộp cho nhà nước và chi trả tiền lương cho nhân viên.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty
ty TNHH Thép Minh Nhật:
2.2.1 Tiếp nhận; Lập chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán doanh nghiệp tiếp nhận: Giấy báo Có
- Chứng từ kế toán doanh nghiệp lập: Bảng báo giá, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu thu, Hợp đồng mua bán (nếu có).
2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tương ứng với doanh thu bán hàng tạo ra tại công ty, công ty sử dụng tài khoản chi tiết TK 5111 – Doanh thu bán hàng, để ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty.
- Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu ra, để ghi nhận khoản thuế thu hộ Nhà Nước của khách hàng.
- Các tài khoản tương ứng khi khách hàng thanh toán cho công ty: TK 131 - Phải thu của khách hàng ( chưa thu tiền), TK 111 - Tiền mặt (thanh toán ngay).
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán, để ghi nhận giá vốn hàng bán tại công ty.
- Tài khoản 156: Hàng hóa, ghi nhận số lượng hàng hóa xuất bán tại công ty.
2.2.3.1 Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH Thép Minh Nhật:
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
- Sổ chi tiết hàng hóa
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Kiểm tra, đối chiếu
Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty
2.2.3.2 Minh họa một số giao dịch kinh tế về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng
Nghiệp vụ 1: Ngày 01 tháng 09 năm 2021, công ty TNHH Thép Minh Nhật nhận được yêu cầu của Công ty Cổ phần Phú Hữu Kim qua email về việc yêu cầu mua một lô thép với số lượng như sau:
Nhân viên bán hàng liên hệ với Thủ kho kiểm tra số lượng hàng tồn tại kho và lập Bảng báo giá cho khách hàng.
Bảng tổng hợp chi tiết
- Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua
- Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
Bảng báo giá gửi công ty Cổ phần Phú Hữu Kim ngày 01/09/2021
Sau khi nhận được mail trả lời của công ty Cổ phần Phú Hữu Kim ngày 06/09/2021 chấp nhận mua hàng, hai bên ký kết Hợp đồng mua hàng
Kế toán lập 02 Phiếu xuất kho (Phiếu xuất kho số 0902/21), 01 phiếu giao cho Thủ kho để xuất hàng và giao cho khách hàng, giữ 01 phiếu ghi nhận giá vốn, dựa theo Bảng báo giá và Hợp đồng mua bán kế toán lập hóa đơn điện tử trên phần mềm Hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE và Biên bảng giao nhận hàng hóa giao cho khách hàng.
Hình 2.2 Hóa đơn GTGT số 0000850 ngày 06/09/2021
Biên bản giao nhận hàng hóa ngày 06/09/2021.
Sau khi giao hàng hóa cho khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng dựa theo hóa đơn GTGT số 0000850, để hạch toán doanh thu bán hàng lên phần mềm kế toán MISA.NET.2020.
Căn cứ Hóa đơn GTGT số 0000850 mẫu số: 01GTKT0/001, ký hiệu: MT/21E nhập liệu vào phần mềm.
Hình 2.3 Phiếu xuất kho số 0902/21 theo hóa đơn 0000850 ngày 06/09/2021
Nghiệp vụ 2: Ngày 06 tháng 09 năm 2021 Công ty TNHH Thép Minh Nhật xuất kho (Phiếu xuất số XK0904/21) bán cho Công ty TNHH Một Thành Viên VINACEM một lô thép theo hóa đơn GTGT số 0000852 với số lượng và đơn giá như sau:
Khách hàng chuyển khoản thanh toán ngay cho Công ty TNHH Thép Minh Nhật (Giấy báo Có NTK0777/21 ngày 06/09/2021)
Hình 2.4 Hóa đơn GTGT số 0000852 ngày 06/09/2021
Hình 2.5 Phiếu xuất kho số 0904/21 theo hóa đơn 0000852 ngày 06/09/2021
Hình 2.6 Giấy báo Có số NTK0777/21 ngày 06/09/2021
Nghiệp vụ 3: Ngày 07/09/2021, công ty Cổ phần Phú Hữu Kim chuyển khoản thanh toán tiền hàng theo hóa đơn GTGT số 0000850 cho công ty TNHH Thép Minh Nhật 481.349.768 đồng (Giấy báo Có số 0778/21)
Hình 2.7 Giấy báo Có số 0778/21 ngày 07/09/2021
Nghiệp vụ 4: Ngày 20 tháng 09 năm 2021 Công ty TNHH Thép Minh Nhật xuất kho (Phiếu xuất kho số XK0928/21) bán cho khách hàng Nguyễn Thành Xí 01 lô thép theo hóa đơn GTGT số 0000875 với số lượng và đơn giá chi tiết như sau:
Khách hàng thanh toán ngay cho công ty bằng tiền mặt theo Phiếu thu sốPT071/21 ngày 20/09/2021.
Hình 2.8 Hóa đơn GTGT số 0000875 ngày 20/09/2021
Hình 2.9 Phiếu xuất kho số 0928/21 theo hóa đơn 0000875 ngày 20/09/2021
Hình 2.10 Phiếu thu số 071/21 ngày 20/09/2021 theo hóa đơn 0000875
Nghiệp vụ 5: Ngày 29 tháng 09 năm 2021 Công ty TNHH Thép Minh Nhật xuất kho (Phiếu xuất kho số XK0953/21) bán cho công ty TNHH Chiếu sáng công cộng DALICO 01 lô thép với số lượng và đơn giá chi tiết như sau:
Công ty TNHH Thép Minh Nhật thu ngay bằng tiền mặt theo Phiếu thu số PT074/21 ngày 29/09/2021.
Hình 2.11 Hóa đơn GTGT số 0000901 ngày 29/09/2021
Hình 2.12 Phiếu xuất kho số 0953/21 theo hóa đơn 0000901
Hình 2.13 Phiếu thu số 074/21 ngày 29/09/2021 theo hóa đơn số 0000901 2.2.3.3 Lập sổ kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán lập Sổ chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Sổ này do kế toán bán hàng lập và lưu trữ.
Hình 2.16 Sổ chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Quý 3/2021 của
Công ty TNHH Thép Minh Nhật
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Kế toán tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ, lập Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán Sổ này do Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm công nợ lập và lưu trữ.
Hình 2.17 Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán Quý 3/2021 của công ty TNHH Thép Minh
- Sổ chi tiết hàng hóa: Hằng ngày, căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán lập sổ chi tiết hàng hóa vật tư cho từng mặt hàng Sổ kế toán chi tiết vật tư do Kế toán kho lập và lưu trữ.
Hình 2.14 Sổ chi tiết vật tư hàng hóa Công ty TNHH Thép Minh Nhật Quý 3/2021
Căn cứ vào số liệu ghi trên Sổ chi tiết hàng hóa, phần mềm kế toánMISA.NET.2020 tự cập nhật số liệu qua Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa vật tư được trình bày trên trong phân hệ kế toán hàng tồn kho.
Hình 2.15 Sổ tổng hợp tồn kho công ty TNHH Thép Minh Nhật Quý 3/2021
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Hằng ngày, căn cứ vào Hóa đơn GTGT khi bán hàng và các chứng từ thanh toán liên quan như Giấy báo Có, Phiếu thu kế toán lập Sổ chi tiết TK 131 – Phải thu của khách hàng Sổ này do Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm công nợ lập và lưu trữ.
Hình 2.18 Sổ chi tiết công nợ phải thu Công ty TNHH Thép Minh Nhật Quý 3/2021
- Căn cứ vào số liệu ghi trên Sổ chi tiết thanh toán với người mua, phần mềm kế toán MISA.NET.2020 tự cập nhật số liệu qua Bảng tổng hợp chi tiết công nợ.
Hình 2.19 Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng của Công ty TNHH Thép Minh Nhật
Quý 3/2021 2.2.3.4 Lập sổ kế toán tổng hợp
Nhận xét
2.3.1 Về chấp hành chế độ, chính sách kế toán
- Về chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán phản ánh đúng, đủ thông tin mà kế toán cần để hạch toán vào phần mềm Các chứng từ đã phát sinh được sắp xếp theo trình tự thời gian để kế toán có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu -
Về sổ sách kế toán: Công ty sử dụng số sách kế toán tương đối đầy đủ và phù hợp theo đúng chế độ kế toán của công ty sử dụng, thực hiện các quy trình sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định của pháp luật.
- Về lưu trữ sổ sách, chứng từ: Việc lưu trữ chứng từ, sổ sách được thực hiện trên cả hai phương thức: lưu trữ bản cứng và lưu trữ file mềm trên phần mềm kế toán MISA.NET.2020 Điều này giúp cho công ty lưu trữ chừng từ, sổ sách lâu hơn, hình thức đẹp hơn, và tránh được những rủi ro về việc mất, hỏng chứng từ.
2.3.2 Về phân công nhiệm vụ
- Hiện tại, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức có hệ thống, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, có sự chỉ đạo trực tiếp từ cấp trên để tránh tình trạng báo cáo sai lệch về tình hình kinh doanh phù hợp với hoạt động và quy mô của công ty. Các nghiệp vụ kế toán đều được ghi chép, phản ánh đầy đủ lên sổ sách và phần mềm một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác nhờ đó các báo cáo kịp thời được truy xuất để nhà quản trị có thể tìm hiểu và nắm bắt tình hình kinh doanh nhanh chóng để có các biện pháp xử lý hoạt động vận hành của công ty đạt được hiệu quả.
Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều có kinh nghiệm chuyển môn cao và tinh thần trách nhiệm với công việc nên khi thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhưng không bị chồng chéo lẫn nhau mà đều biết phối hợp để đối chiếu lẫn nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
2.3.3 Về ứng dụng công nghiệp thông tin trong công tác kế toán
- Công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA.NET.2020 vào để phục vụ cho công tác kế toán Phần mềm này có những ưu điểm sau:
+ Phù hợp với các công ty hoạt động trong tất cả các lĩnh vực khác nhau: thương mại,dịch vụ, xây dựng, sản xuất, nhà hàng, khách sạn
+ Không giợi hạn chứng từ, có thể in hàng loạt báo cáo, chứng từ sổ sách không giới hạn giúp tiết kiệm thời gian và đặc biệt phần mềm đơn giản dễ dàng sử dụng. + Giao diện thân thiện, nhập liệu nhanh, sao lưu tốt, quản lý dữ liệu thông minh tránh được những sai sót khi kế toán xử lý dữ liệu một cách thủ công.
- Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm này cũng có những khuyết điểm, hạn chế:+ Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán dữ liệu và các máy chủ, máy trạm kết nối với nhau qua mạng cục bộ của công ty nên khi công ty mất điện hoặc mất mạng thì công việc nhập liệu sẽ bị đình trệ và có khả năng xảy ra sai sót rất lớn.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ
Những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
và thanh toán tiền hàng
Nhìn chung công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thép Minh Nhật được thực hiện theo một trình tự nhất định và tương đối giống với những gì em được học tại trường.
- Về chứng từ, sổ sách: Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ để ghi
Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp Các chứng từ đã phát sinh được sắp xếp theo trình tự thời gian để kế toán có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện một cách kịp thời, chính xác.
- Về tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được tổ chức theo đúng chế độ kế toán.
- Về kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu: Các nghiệp vụ kế toán đều được ghi chép, phản ánh đầy đủ lên sổ sách và phần mềm một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác.
-Về sổ kế toán: Bán hàng và thanh toán tiền hàng trong kỳ đảm bảo được tập hợp đầy đủ, phù hợp với các khoản mục bán hàng, hệ thống sổ kế toán theo quy định của Bộ tài chính
Về cơ bản việc bán hàng và thanh toán tiền hàng, quy định hạch toán mà công ty áp dụng trong thực tế giống với lý thuyết mà em được học tại trường, tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt:
- Về lý thuyết: Chứng từ phải có chữ kí đầy đủ và khi có nghiệp vụ kế toán phải định khoản và tính toán.
- Về thực tiễn: Chứng từ không đầy đủ hết và khi có nghiệp vụ kế toán thì kế toán ghi trực tiếp vào chứng từ và sổ sách.
Bài học kinh nghiệm của bản thân khi thực hiện kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
Sau một thời gian tìm hiểu và được vận dụng những kiến thức từ lý thuyết vào thực tế về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng, thì bản thân em nghĩ đây là một trong những nhiệm vụ kế toán vô cùng quan quan trọng Vì bán hàng là khâu quan trọng gắn liền với sản xuất tiêu dùng, đảm bảo cân đối giữa cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể góp phần ổn định giá cả thị trường.
Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng còn có vai trò quan trọng trong việc tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Bán được hàng, có lợi nhuận, có vị thế trên thương trường sẽ đảm bảo sự an toàn trong kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa, bán hàng còn quyết định và chi phối các nghiệp vụ khác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như: nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng, hoạt động dịch vụ, dự trữ.
- Bản thân cần phải rèn luyện kĩ năng giao tiếp và khả năng ứng xử khéo léo.
- Cần phải biết sắp xếp thời gian sao cho hợp lý để xử lý các công việc được giao hoàn thành đúng tiến độ và phải đảm bảo độ chính xác.
- Phải biết lắng nghe và học hỏi để giúp bản thân hoàn thiện hơn.
- Đối với một kế toán thì đầu tiên chúng ta cần phải có đó là phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật Và kế toán là một công việc liên quan đến chứng từ, sổ sách và số liệu nên bản thân cần phải cẩn thận, xử lý một cách chính xác.
- Luôn có thái độ học hỏi và quan sát để trau dồi cho mình thêm kinh nghiệm trong việc làm.
Đề xuất, kiến nghị với nhà trường khi tổ chức giảng dạy kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
- Nhà trường và ban lãnh đạo khoa luôn quan tâm giúp đỡ sinh viên Có thể nói, đợt thức tập này là cơ hội mà nhà trường và khoa đã mở ra cho sinh viên được thử thách và thể hiện kiến thức đã học vào thực tiễn làm việc Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thép Minh Nhật em nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng, với mong muốn công tác này ngày càng hoàn thiện hơn em xin đưa ra một vài ý kiến.
+ Nội dung bài giảng cập nhật phải tiên tiến, áp dụng linh hoạt các phương pháp dạy tích cực, ứng dụng công nghệ vào giảng dạy, tạo hứng khởi cho sinh viên.+ Nhà trường và khoa nên tạo nhiều cơ hội ngoại khóa, các buổi giao lưu với doanh nghiệp, cơ hội tham quan, vừa học vừa làm tại doanh nghiệp trong quá trình học, điều này giúp sinh viên có cái nhìn thực tế về công việc trong tương lai.+ Nhà trường dùng phương pháp dạy lý thuyết xen lẫn thực hành nhưng em vẫn mong nhà trường cho sinh viên tiếp cận nhiều hơn với chứng từ, sổ sách thực tế cũng như các phần mềm kế toán để giúp bài dạy hiệu quả hơn.
