Cơ sở lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty
Những vấn đề lý luận chung về kế toán mua hàng và
1 Khái niệm đặc điểm kinh doanh Thơng mại.
Các DNTM hoạt động trên lĩnh vực lu thông phân phối thực hiện chức năng tổ chức lu thông hàng hoá qua các hoạt động mua, bán và dự trữ hàng hoá. Trong DNTM lu chuyển hàng hoá là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế tài chính khác của DN Tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá là 1 biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quả quy trình kinh doanh thơng mại.
Báo cáo thực tập ở các DNTM hàng hoá là tài sản chủ yếu, vốn hàng hoá là chiếm tỷ trọng lớn Trong các tác quản lý Doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn cho hàng hoá cả về số lợng và chất lợng, phải tăng nhanh vòng quay của vốn hàng hoá Việc đánh giá hàng hoá trong kế toán cũng tơng tự nh đánh giá vật t Tuy nhiên do đặc thù của kinh doanh thơng mại nên việc tính và hạch toán cụ thể trị giá vốn của hàng hoá nhập kho, hàng hoá xuất kho có những nét khác biệt với vật t.
Xét theo phạm vi của quy trình kinh doanh hàng hoá thì hoạt động mua, bán hàng hoá của các DNTM đợc chia thành hai loại: Hoạt động mua bán hàng hoá trong nớc và hoạt động mua bán hàng hoá với nớc ngoài Công tác quản lý và hạch toán hoạt động mua bán hàng hoá trong nớc, hoạt động xuất nhập khẩu có nhiều u điểm khác nhau.
2 vai trò nhiệm vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Doanh nghiệp Thơng mại.
Mua hàng là một quy trình đợc bắt đầu từ khi ký hợp đồng mua hàng và kết thúc khi nhận đủ hàng, thanh toán đủ tiền cho ngời bán Mua hàng là khâu đầu tiên của quy trình lu chuyển hàng hoá, nó ảnh hởng trực tiến đến khâu dự trữ và khâu bán hàng Hàng hoá mua vào cần phải đảm bảo về cả số lợng, chất lợng và tiến độ thời gian Những nhiệm vụ chủ yếu của kế toán quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện mua hàng theo từng nguồn mua, từng ngời cung cấp, từng hợp đồng mua hàng, thanh toán đầy đủ, đúng hạn cho ngời bán, cung cấp các thông tin giúp nhà quản trị doanh nghiệp ra đợc quyết định đúng nhằm quản lý tốt quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng.
3 Các phơng pháp mua hàng và thanh toán tiền hàng, thời điểm ghi nhận hàng mua và cách tính trị giá vốn của hàng hoá mua. a) Các phơng thức mua hàng và thời điểm ghi nhận hàng mua ở trong níc:
Các DNTM mua hàng trong nớc theo hai phơng thức: Mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phơng thức chuyển hàng:
- Phơng thức mau hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã \ký, DNTM cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến bên bán để nhận hàng hoặc trực tiếp thu mua hàng hoá tại các cơ sở sản xuất Ngời đi nhận hàng có trách nhiệm đa hàng mua về nhập kho hoặc giao bán thẳng Theo phơng thức này, thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng hoá, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền với ngời bán.
- Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng: Bên bán có trách nhiệm chuyển hàng đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng mua hàng ở phơng thức này thời điểm ghi nhận hàng mua là thời điểm bên mua đã nhận đợc hàng hoặc hoá đơn của bên bán chuyển đến và chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán về số hàng hoặc hoá đơn đó. b) Các phơng thức nhập khẩu hàng hoá và thời điểm ghi nhận hàng hoá nhập khẩu bao gồm:
Phạm vi hàng hoá nhập khẩu
- Hàng mua của nớc ngời trên cơ sở các hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp xuất - nhập khẩu nớc ta đã ký với nớc ngoài.
- Hàng hoá nớc ngoài đa vào tham gia hội chợ, triển lãm ở nớc ta sau đó đ- ợc doanh nghiệp nớc ta mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng mua ở nớc ngoài để xuất khẩu cho nớc thứ ba theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
- Hàng mua từ các khu chế xuất thanh toán bằng ngoại tệ.
Có hai phơng thực nhập khẩu hàng hoá là phơng thức nhập khẩu trực tiếp và phơng thực nhập khẩu uỷ thác Theo phơng thức nhập khẩu trực tiếp đơn vị nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký hợp đồng, trực tiếp giao nhận và thanh toán tiền hàng với ngời bán nớc ngoài Còn nhập khẩu uỷ thác là việc nhập khẩu thông qua một đơn vị khác ở đây xuất hiện bên giao uỷ thác giữ vai trò là ngời sử dụng dịch vụ, bên nhận uỷ thác là ngời cung cấp dịch vụ và đợc hởng hoa hồng theo hợp đồng đã ký.
Thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm đơn vị nhập khẩu đã nhận đợc quyền sở hữu về hàng nhập và thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền với ngời bán Tuy nhiên thời điểm này còn phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và điện kiện vận chuyển:
- Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển thì hàng nhập khẩu đợc tính từ ngày hải quan cảng ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
- Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đờng hàng không thì thời điểm tính hàng nhập khẩu từ ngày hàng hoá đợc chuyển đến sân bay đầu tiên của nớc ta có xác nhận của hải quan sân bay.
- Nếu vận chuyển bằng đờng sắt, đờng bộ thì thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm hàng đợc chuyển đến cửa khẩu các xác nhận của hải quan cửa khẩu. c) Tính trị giá vốn của hàng mua.
Trong các DNTM, trị giá vốn của hàng mua bao gồm: Giá mua thuần của hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá Trong đó:
- Giá mua thuần của hàng hoá gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn cộng ( + ) các khoản thuế ở khâu mua không đợc hoàn lại trừ ( - _ các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng ( chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng đã mua).
- Chi phí thu mua hàng hoá gồm: Các chi phí phục vụ cho quy trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo hiểm, tiền lu kho, hao hụt trong định mức, công tác phí của bộ phận thu mua
Do đặc thù của kinh doanh thơng mại, trong kế toán giá mua thuần của hàng hoá đợc tính và hạch toán riêng, còn chi phí thu mua đợc tổng hợp chung, không phân bổ cho từng mặt hàng, đến cuối kỳ mới phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra. d) Các phơng thức thanh toán tiền hàng.
Tuỳ thuộc vào điều kiện cũng nh mức độ tín nhiệm giữa 2 đơn vị mà việc thanh toán tiền hàng trong khâu mua đợc thực hiện theo các phơng thức và hình thức khác nhau Có 2 phơng thức thanh toán tiền hàng: Thanh toán tiền ngay và thanh toán trả chậm.
Phơng pháp kế toán mua hàng ở Doanh nghiệp thơng mại
1 Trình tự kế toán quá trình mua hàng hóa trong nớc ở Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Trờng hợp hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ vào hóa đơn của ngời bán và phiếu nhập kho hàng mua hoặc hóa đơn bán hàng giao thẳng, kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561) (Nếu nhập kho)
Nợ TK 157 – Hàng đang gửi bán (Nếu gửi bán thẳng).
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Nếu giao thẳng trực tiếp).
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (Nếu thuế GTGT đầu vào đợc khÊu trõ.)
Có TK 331, 111, 112, 141…(Tổng giá thanh toán).
- Trờng hợp hóa đơn về, hàng cha về: Kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng, trong kỳ hàng về khi sổ giống nh trờng hợp hàng và hóa đơn cùng về Nếu cuối kỳ hàng vẫn cha về nhng hóa đơn đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền nh vậy phát sinh hàng mua đang đi đờng Căn cứ vào hóa đơn của ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
Nợ TK 133 – (Nếu thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ).
Sau những kỳ sau hàng về nhập kho hoặc giao bán thẳng kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Háng hóa (1561) (Nếu nhập kho)
Nợ TK 157 – Hàng đang gửi bán (nếu gửi bán thẳng).
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng hóa (nếu giao bán thẳng trực tiếp).
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng.
- Trờng hợp hàng cha về cha có hóa đơn, đối chiếu với hợp đồng mua hàng để nhập kho hoặc giao bán theo giá tạm tính, kế toán ghi:
Nợ TK 157 – Hàng đang gửi bán (Nếu gửi bán thẳng)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Nếu giao bán thẳng trực tiếp).
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
- Trờng hợp hàng về cha có hóa đơn, đối chiếu với hợp đồng mua hàng để nhập kho hoặc giao bán theo giá tạm tính, kế toán ghi:
Nợ TK 157 – Hàng đang gửi bán
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 331 – Phải trả ngời bán.
Khi hóa đơn về, kế toán phản ánh thuế GTGTđầu vào:
Nợ Tk 156 (1561), 157, 632 (Nếu thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ).
Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ).
Có TK 331 – Phải trả cho ngời bán.
Và tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hóa đơn bằng các phơng pháp cải chính, ghi bổ sung hoặc ghi số âm.
2 Trình tự kế toán quá trình mua hàng hóa trong nớc ở doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đờng đầu kỳ:
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng.
- Phản ánh trị giá vốn hàng mua vào trong kỳ.
Nợ TK 133 – (Nếu thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ).
- Tính và phản ánh trị giá vốn hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đờng cuèi kú:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
- Tính và phản ánh trị giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng hóa.
3 Kế toán nghiêp vụ nhập khẩu trực tiếp.
Khi nhập khẩu trực tiếp, kế toán phản ánh các nghiệp vụ sau:
- Chuyển tiền ký quỹ ở ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Nợ TK 635 – (lỗ về tỷ giá hối đoái)
Có TK 515 (lãi về tỷ giá hối đoái) Đồng thời ghi có TK 007 Ngoại tệ các loại.
- Trong kỳ nhận đợc hàng hóa và các chứng từ mua hàng nhập khẩu, kế toán ghi bút toán sau:
+) Ghi trị giá mua hàng thực tế của hàng hóa nhập khẩu đã nhập kho, gửi bán thẳng:
Nợ TK 156 (1561), 157, 632 (Tỷ giá thực tế)
Nợ TK 635 (lỗ về tỷ giá hối đoái)
Có TK 144 – Cầm cố, ký quý, kỳ cợc ngắn hạn
Có TK 111, (1112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế xuất quỹ)
Có TK 515 (lãi về tỷ giá hối đoái). Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại.
+) Ghi thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế nhập khẩu phải nộp.
+) Ghi thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp khÊu trõ:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (1331).
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3332).
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tieepsp hoặc hàng nhập khẩu dùng cho hoạt động kinh doanh không chịu thuế GTGT thì thuế GTGT hàng nhập khẩu đợc tính vào trị giá vốn của hàng nhập khẩu:
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3332) +) Khi nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu ghi:
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớ.
- Trong kỳ nhận đợc bộ hóa đơn nhập khẩu nhng cuối kỳ hàng nhập khẩu cha vÒ:
+) Ghi trị giá mua của hàng đang đi trên đờng:
Nợ TK 151 – hàng mua đang đi trên đờng.
Có TK 331 (chi tiết ngời bán nớc ngoài).
+) Ghi thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng.
Có TK 33 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3332, 3333). +) Thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nếu đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (1331).
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (33312).
Nếu không đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng
Có TK 333 – Thuế và các khỏa phải nộp nhà nớc (33312) +) Khi hàng nhập khẩu về kho hoặc giao bán thẳng, ghi:
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đờng.
4 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác:
Nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác liên quan tới hai chủ thể là bên giao ủy thác và bên nhận ủy thức Trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các chủ thể phải đ- ợc thể hiện cụ thể trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu Theo quy định hiện hành bên nhận ủy thác trực tiếp tiến hành nghiệp vụ nhập khẩu, thực hiện nghĩa vụ tài chính với ngời bán, với nhà nớc và đợc hởng hoa hồng nhập khẩu từ bên ủy thác. Bên giao ủy thác nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng, thuế, tiền hoa hồng ủy thức, các khoản mà bên nhận ủy thác đã chi hộ.
*Kế toán tại đơn vị nhận ủy thác, ghi:
- Khi nhận tiền của bên ủy thác, ghi:
Nợ TK 111, (1112), 112 (1122) (Tỷ giá giao dịch thực tế).
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết). Đồng thời ghi nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại:
- Khi chuyển tiền đi ký quỹ, ký cợc ngắn hạn
Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Nợ TK 515 – (lãi về tỷ giá hối đoái). Đồng thời ghi nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại:
- Ghi giá trị mua hàng của hàng hóa nhập khẩu ủy thác:
Nợ TK 151 (Số hàng còn đang đi trên đờng).
Nợ TK 156 (1561) (Số hàng đã nhập kho)
Có TK 331 (Số tiền phải trả cho ngời bán nớc ngoài).
- Khi thanh toán với ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (Tỷ giá thực tế khi nhận nợ).
Nợ TK 635 (lỗ về tỷ giá hối đoái).
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Có TK 111 (11112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế xuất quỹ).
Có TK 515 (lãi về tỷ giá hối đoái). Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại.
- Ghi thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nÕu cã):
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3331, 3332, 3333).
- Khi nộp các loại thuế ghi trên:
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3331, 3332, 3333).
- Khi giao hàng cho bên ủy thác (gồm các khoản thuế) ghi:
Nợ TK 131 – (Chi tiết cho từng đối tợng giao ủy thức).
- Trờng hợp hàng nhận về không nhập kho mà chuyển thẳng cho đơn vị giao ủy thức, ghi:
Nợ TK 131 (chi tiết đơn vị giao ủy thác).
Có TK 131 (chi tiết ngời bán nớc ngoài).
Có TK 333 (Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu).
- Các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu nh: Vận chuyển, bốc dỡ, giám định hải quan….Kế toán ghi:
Nợ TK 131 (Nếu bên ủy thác chịu).
Nợ TK 641 (Nếu bên nhận ủy thác chịu).
- Ghi tiền hoa hồng nhận ủy thác đợc hởng:
Có TK 511 –Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3331).
* Kế toán tại đơn vị giao ủy thác.
- Khi chuyển tiền cho đơn vị nhận ủy thác, ghi:
Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị nhận ủy thác).
Nợ TK 635 (lỗ về tỷ giá hối đoái).
Có TK 111, (1112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế xuất quỹ) Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại.
- Khi nhận hàng và hóa đơn GTGT từ bên nhận ủy thác, ghi:
Có TK 331 (chi tiết ngời nhận ủy thác).
+) Ghi thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, nếu có:
Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT đợc khẩu trừ).
Có TK 331 –Phải trả cho ngời bán.
- Ghi các khoản bên nhận ủy thức chi hộ, tiền hoa hồng ủy thác dành cho bên nhận ủy thác, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả ngời bán.
- Thanh toán tiền còn phải trả cho bên nhận ủy thác, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho ngời bán.
5 Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cần lu ý một số điểm sau:
- Các chi phí thu mua hàng hóa đợc hạch toán ở TK 156 (1562), TK 611
(6112), đến cuồi kỳ mới phân bổ cho hàng hóa còn lại và hàng hóa bán ra:
- Khi chi phí thu mua hàng hóa phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ.
- Trị giá hàng mua bị thiếu phát hiện khi kiểm nhận, ghi:
Nợ TK 138 (1381) (Số chờ xử lý).
Nợ TK 156 (1562) (Số thiếu trong định mức)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 331, 111, 112 (Tổng giá thanh toán).
- Trị giá hàng mua phát hiện thừa khi kiểm nhận:
+) Nếu nhập kho số hàng thừa, ghi:
Nợ TK 156 (1561) hoặc nợ TK 611 (6112).
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
+) Nếu không nhập kho mà báo lại cho bên bán biết, trong thời gian bảo hộ, ghi Nợ TK 002 – Vật t, hàng hóa giữ hộ, nhận gia công Khi trả hàng hóa cho ngời bán có TK 002 Vật t, hàng hóa giữ hộ, nhận gia công.
- Khi mua hàng đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho ngời bán.
Có TK 514 – chi phí tài chính (chiết khấu thanh toán)
Có TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp
Hình thức kế toán là hệ thống kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất đinh Nh vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phơng pháp ghi chép cũng nh việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
DN phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế toán của nhà nớc, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh điều kiện trang bị, kỹ thuật tính toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Chế độ sổ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính quy định rõ việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lu giữ và bảo quản sổ kế toán Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của DN Quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin ngày càng nhanh làm cho hình thức kế toán cũng ngày càng phát triển, hoàn thiện Hiện nay, trong các doanh nghiệp thờng sử dụng các hình thức kế toán sau:
- Hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS).
- Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ (NKCT).
- Hình thức nhật ký chung (NKC).
- Nhật ký sổ cái (NKSC).
Mỗi hình thức kế toán đều có hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, ghi chép, xử lý và hệ thống hóa sổ liệu thông tin cung cấp cho việc lập báo cáo.
Trình tự ghi sổ kế toán theo từng hình thức kế toán cụ thể khái quát nh sau:
1 Kiểm tra bảo đảm tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ.
2 Ghi sổ kế toán chi tiết.
3 Ghi sổ kế toán tổng hợp.
4 Kiểm tra đối chiếu số liệu.
6 Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
Mỗi hình thức kế toán có nội dung, u, nhợc điểm và phạm vi áp dụng thích hợp Do vậy, DN cần phải căn cứ vào những cơ sở lựa chọn hình thức kế toán để xác định hình thức kế toán để xác định hình thức kế toán thích hợp cho đơn vị mình nhằm phát huy tốt nhất vai trò chức năng của kế toán trong công tác quản lý. Điều 25, 26, 27 và 28 của mục 2, chơng II trong luật kế toán có nêu ra các quy định về sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán từ việc lựa chọn áp dụng hệ thống sổ kế toán, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán cũng nh việc sửa chữa sổ kế toán do vậy yêu cầu các DN phải nghiên cứu và thực hiện một cách đầy đủ.
CH¦¥NG II THựC TRạNG Kế TOáN NGHIệP Vụ MUA HàNG Và THANH TOáN TIềN HàNG TạI CÔNG TY Cổ PHầN ĐầU TƯ Và THƯƠNG
ĐặC ĐIểM, Tổ CHứC QUảN Lý HOạT ĐộNG KINH DOANH Và Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN TạI CÔNG TY Cổ PHầN Và THƯƠNG MạI ĐồNG PHáT
1 Đặc điểm, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát a Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát
Công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng phát là một đơn vị kinh tế độc lập, trụ sở chính đặt tại số 3, tổ 20 cụm 3 Phờng Từ Liêm - quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát có đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có con dấu riêng và tài khoản riêng ại các ngân hàng Điều lệ quản lý Công ty đặt ra luôn phù hợp với quy định của pháp luật Công ty đảm trách đầy đủ mọi chức năng của pháp luật và của một doanh nghiệp hạch toán độc lập trong nền kinh tế thị trờng.
Cùng với hoạt động kinh doanh, Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là bảo toàn phát triển vốn, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của công ty, có kế hoạch và chơng trình phát triển vốn phù hợp với điều kiện của công ty. Công ty thờng xuyên tuyển dụng, đào tạo lại đội ngũ cán bộ nhân viên và tranh thủ tiếp cận những công nghệ hiện đại của các nớc tiên tiến trên thế giới thông qua các hội thảo thông tin khoa học kỹ thuật, qua các Catalog
Mặc dù là một doanh nghiệp trẻ, mới thành lập nhng công ty cũng đạt đ- ợc một số thành tựu rất đáng khích lệ, kinh doanh có lãi, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty, hoàn thành nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc và giữ đợc uy tín đối với khách hàng, bạn hàng trong nớc và ngoài nớc.
Công ty lấy thị trờng của mình là khu vực Miền Bắc và một số tỉnh thành phía Nam (TP Hồ Chí Minh, Bình Thuận, Vũng Tàu ) Công ty cung cấp hàng hóa với khối lợng lớn cho các doanh nghiệp có nhu cầu đồng thời cũng cung cấp cho một bộ phận khách hàng nhỏ và lẻ Qua đó có thể thấy đối tợng kinh doanh của công ty tơng đối ổn định và ngày càng đợc mở rộng không chỉ gói gọn trong các thành phố do đó Công ty luôn rất chú trọng tới việc đảm bảo uy tín đối với khách hàng cung cấp hàng hóa thờng xuyên, liên tục với những chính sách u đãi phù hợp với khả năng và điều kiện của mình. b Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và công tác quản lý của công ty mà bộ máy quản lý đợc sắp xếp, phân chia thành các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau Việc phân chia này nhằm mục đích phân công công việc rõ ràng,chuyên môn hóa từng bộ phận và nâng cao hiệu quả hoạt động của tập thể thành
Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng Kế toán tài chính Phòng Marketing Phòng tổ chức
CB nghiệp vụ XNK CB Kế toán tài chính
CB nghiệp vụ Marketing Cán bộ tổ chức viên công ty nói chung và các cá nhân trong công ty nói riêng Do đó bộ phận quản lý của Công ty đợc phân chia gồm những phòng ban chức năng sau:
Giám đốc : Là ngời đứng đầu, có thẩm quyền cao nhất, có chức năng lãnh đạo và quản lý mọi hoạt động của công ty, quản lý và giám sát các hoạt động của công ty, kiểm tra phê duyệt các giấy tờ văn bản quan trọng của công ty. Giám đốc có quyền ra các quyết định bổ nhiệm, luân chuyển, cách chức cán bộ công nhân viên trong công ty, ký kết các hợp đồng.
Phó Giám đốc : Là ngời chịu trách nhiệm quản lý việc kinh doanh cũng nh xây dựng lập các kế hoạch kinh doanh Chỉ đạo đôn đốc các phòng ban hoàn thành kế hoạch.
Phòng XNK : Là phòng rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của
Công ty bởi vì phần lớn hàng hóa của công ty đều nhập khẩu từ nớc ngoài về bán trong thị trờng nội địa, có chức năng tạo nguồn hàng cho công ty Trực tiếp nhập khẩu hàng hóa phục vụ việc sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh : Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trực tiếp tiến hành việc mua bán sản phẩm của công ty Tiến hành việc nghiên cứu và mở rộng thị trờng tiêu thụ của công ty đồng thời lập phơng án kinh doanh và theo dõi triển khai thực hiện phơng án có hiệu quả khi mà đã đợc giám đốc thông qua.
Phòng kế toán tài chính: Chức năng của phòng này là thống kê hạch toán kinh tế, kiểm soát hoạt động tài chính kinh tế của doanh nghiệp Giúp giám đốc nắm bắt tình hình tài sản nguồn vốn của công ty và lập báo cáo tài chính
Phòng tổ chức cán bộ : Giúp công ty giải quyết một số công việc nh sau:
Giải quyết cho một số cán bộ công nhân viên đủ điều kiện để nghỉ chế độ và nghỉ hu Sắp xếp đúng ngời đúng việc giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh
Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Đầu t và Th- ơng mại Đồng Phát
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh sản phẩm săm, lốp xe máy, thiết bị liên quan đến ngành in và các nguyên vật liệu liên quan đến ngành cao su, nhựa bởi vậy quy mô vốn không yêu cầu quá cao nhng phải luôn đảm bảo tính cấp thiết, kịp thời khi có biến động, đặc biệt là khu nhu cầu vốn tăng vào cuối quý IV hàng năm Khí có nhu cầu về vốn, Công ty có khả năng huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau nh từ các cá nhân, tập thể trong nội bộ công ty hay các cá nhân tập thể ngoài cùng ty, vay vốn Ngân hàng từ các quỹ tín dụng nhng chủ yếu vẫn là vốn từ Ngân hàng Nhng đẻ giảm lãi tiền vay Ngân hàng và tăng khả năng tự chủ về vốn doanh nghiệp nên biên pháp tốt nhất mà Công ty hiện đang áp dụng đó là đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa, tăng vòng quay vốn, tích cực thu hồi công nợ phải thu từ khách hàng để đa vào kinh doanh.
Trong nền kinh tế thị trờng này, cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt dó đó đòi hỏi Công ty phải nhạy bén, linh hoạt nắm bắt thị trờng, đáp ứng nhu cầu thị trờng một cách tốt nhất với chi phí hợp lý nhất Bởi vậy doanh nghiệp phải thờng xuyên chú ý đến tiến bộ khoa học kỹ thuật, giá cả cung cầu thị trờng để có thể đẩy mạnh khai thác, mở rộng thị trờng một cách có hiệu quả. Đối với hoạt động kinh doanh, Công ty luôn giữ đúng nguyên tắc tuân thủ quy định của Pháp luật nên các sản phẩm hàng hóa của công ty luôn đảm bảo chất lợng, mẫu mã và chủng loại phù hợp với nhu cầu khách hàng.
THựC TRạNG Kế TOáN NGHIệP Vụ MUA HàNG Và THANH TOáN TIềN HàNG TạI CÔNG TY Cổ PHầN ĐầU TƯ Và THƯƠNG MạI ĐồNG PHáT
1 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát. a) Các phơng thức mua hàng
Công ty Cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát áp dụng hai phơng thức mua hàng là phơng thức mua hàng trực tiếp và phơng thức chuyển hàng.
- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa bên mua và bên bán, công ty cử ngời đợc ủy nhiệm của giám đốc đến bên bán nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hoặc đi mua trực tiếp trên thị trờng, tại các cơ sở sản xuất, cơ sở gia công chế biến.
- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa bên mua và bên bán, định kỳ bên bán chuyển hàng cho công ty tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng (tại kho, tại ga xe lửa, tại ô tô, bển cảng ). Khi chuyển hàng bên bán phải gửi cho bên mua chứng từ bán hàng, đơn giá của từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán, đồng thời tiến hành các thủ tục thanh toán. b Phơng thức thanh toán tiền hàng
Tùy thuộc vào điều kiện cũng nh mức độ tín nhiệm giữa hai đơn vị mà việc thanh toán tiền hàng trong khâu mua đợc thực hiện theo các phơng thức và hình thức khác nhau Công ty thực hiện việc thanh toán tiền hàng theo hai phơng thức: Thanh toán tiền ngay và thanh toán trả chậm.
- Phơng pháp thanh toán trả ngay: theo phơng thức này, sau khi nhận đợc hàng, Công ty tiến hành thanh toàn ngay tiền hàng cho ngời bán có thể bằng tiền mặt, tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản
- Phơng thức thanh toán trả chậm: Theo phơng thức thanh toán này thì Công ty đã nhận đợc hàng nhng cha thanh toán tiền cho ngời bán Việc thanh toán trả chậm có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng u đãi theo thỏa thuận Vì vậy, nếu thanh toán trớc thời hạn thì Công ty sẽ đợc hởng một khoản chiết khấu thanh toán tính theo phần trăm nhất định trên tổng số tiền thanh toán trớc hạn Ngợc lại, nếu quá hạn mà Công ty cha thanh toán nợ thì sẽ phải chịu lãi suất tín dụng. Tùy thuộc vào từng thơng vụ, từng đối tợng cung cấp mà việc thanh toán chậm trả của Công ty có thể thực hiện theo một số hình thức sau: thanh toán bằng séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng th tín dụng (LC).
2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát. a Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lợng của công tác kế toán tại Công ty Vì vậy nên việc ghi chếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, trung thực, các số liệu kế toán phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp Việc hạch toán ban đầu tại Công ty bao gồm những giai đoạn sau:
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng phải đợc sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ Tài Chính.
- Quy định cụ thể việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng cả về nội dung lẫn tính hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán của Công ty.
Công ty CP Đầu t và Thơng mại Đồng Phát là cơ sỏ kinh doanh thuộc đối t- ợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên chứng từ sử dụng là Hóa đơn GTGT do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 855/1998 - QĐ/BTC ngày 16/07/1998 về việc ban hành chế độ phát hành, quản lý, sử dụng Hóa đơn GTGT. Trong khâu hạch toán ban đầu của kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty sử dụng các chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT (Biểu số 01)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với ngời mua hàng, ngời cung cấp lập hóa đơn và giao hàng cho ngời mua Khi lập hóa đơn này, ngời ghi hóa đơn của bên bán phải ghi đầy đủ rõ ràng, đúng các yếu tố quy định gồm:
- Giá bán (Cha có thuế GTGT)
- ThuÕ suÊt thuÕ GTGT, tiÒn thuÕ GTGT
- Tổng giá thanh toán (Đã có thuế GTGT)
Hóa đơn bán hàng (Biểu số 02)
Khi Công ty mua hàng của đơn vị nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì khi bán hàng các đơn vị này sẽ sử dụng Hóa đơn bán hàng Giá bán của hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn chính là giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT.
HãA §¥N GIá TRị GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
CH/2009B 0061085 Đơn vị bán: Công ty Thơng mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội Địa chỉ: 04, Giảng Võ, Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại: MS: 01 00107469-1
Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP ĐT & TM Đồng Phát Địa chỉ: Số 3, tổ 20, cụm 3, phờng Từ Liêm - quận Tây Hồ - Hà Nội
Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK/TM MS: 01 01531342
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 92,370,000
Tổng cộng tiền thanh toán 1,016,070,00
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ không trăm mời sáu triệu không trăm bảy mơi nghìn đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
CH/2009B 0026512 Đơn vị bán: Công ty Thơng mại Việt Nhật Địa chỉ: 231, Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại: MS: 01 02136539
Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP ĐT & TM Đồng Phát Địa chỉ: Số 3, tổ 20, cụm 3, phờng Từ Liêm - quận Tây Hồ - Hà Nội
Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK/TM MS: 01 01531342
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền bán hàng hóa dịch vụ 36,000,000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi sáu triệu đồng chẵn
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
PhiÕu nhËp kho (BiÓu sè 03)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với ngời cung cấp, khi hàng hóa đợc vận chuyển tới kho của Công ty, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu Hóa đơn GTGT (Hóa đơn bán hàng) của bên bán lập với hợp đồng kinh tế đã ký kết với ngời bán, nếu phù hợp sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập thành 2 liên và ngời lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), ngời giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng ngời giao hàng ký vào phiếu thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lu ở nơi lập phiếu.
Trong trờng hợp khi mua hàng thanh toán ngay cho ngời cung cấp, kế toán mua hàng sẽ ký xác nhận vào Hóa đơn GTGT (Hóa đơn bán hàng), sau đó chuyển cho phòng kế toán để thanh toán Ngời lập phiếu sẽ viết phiếu chi rồi chuyển cho thủ quỹ rút tiền để trả cho ngời cung cấp.
BiÓu sè 03: Đơn vị: Công ty CPĐT và TM Đồng Phát Địa chỉ: 3, tổ 20, cụm 3, Phờng Từ Liêm, quận
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính)
- Họ tên ngời giao hàng:
- Theo: HĐKT Số: HSYN0701/MB Ngày 29 tháng 01 năm 2009
- Nhập tại kho: Công ty địa điểm
Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm chất vật t, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã sè Đơn vị tÝnh
Số lợng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín trăm hai mơi ba triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn;
- Số chứng từ gốc kèm theo : CH/2009B - 0061085
(Ký, họ tên) Ngời giao hàng
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trởng (hoặc bộ phËn cã nhu cÇu nhËp)
Phiếu chi tiền mặt (Biểu số 04)
Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng ngời lập phiếu sẽ viết phiếu chi tiền mặt Phiếu chi đợc lập thành ba liên và chỉ sau khi có đầy đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của ngời lập phiếu, kế toán trởng, giám đốc, thủ quỹ mới đợc xuất
2 6 quỹ Sau khi nhận đủ tiền, cán bộ mua hàng phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1 lu ở nơi lập Phiếu chi
Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Liên 3 giao cho ngời nhận tiền
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính
Họ, tên ngời nhận tiền: Lê Ngọc ánh Địa chỉ: Công ty CP ĐT và TM Đồng Phát
Lý do chi: Chi phí mua hàng
Số tiền: 3,300,000Đ (viết bằng chữ) Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn:
Kèm theo chứng từ gốc: CK/2009B
(Ký, họ tên, đóng dÊu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn:
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
ủy nhiệm chi (Biểu số 05)
Khi nhận đợc hóa đơn của bên bán, kế toán tiến hành kiểm tra số tiền ghi trên hóa đơn có chính xác không, nếu thấy chính xác thì viết giấy ủy nhiệm chi nộp cho Ngân hàng phục vụ mình để Ngân hàng trích tiền từ số d tài khoản Tiền gửi của Công ty để trả tiền cho nhà cung cấp ủy nhiệm chi đ ợc lập thành 3 liên:
- Một liên do kế toán của đơn vị giữ để làm chứng từ ghi sổ
- Một liên do Ngân hàng phục vụ giữ
- Một liên đợc gửi cho bên bán
BiÓu sè 05 ủY NHIệM CHI Số:
CHUYểN KHOảN, CHUYểN TIềN THƯ, ĐIệN LậP NGàY
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CP ĐT & TM Đồng Phát
Tại Ngân hàng: SEA BANK tỉnh, TP: Cầu Giấy, Hà Nội
PHÇN DO NH GHI TàI KHOảN Nợ
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TM & DV tổng hợp Hà Nội
Tại ngân hàng: Eximbank tỉnh, TP: Đống Đa , Hà Nội
Số tiền bằng chữ: Một tỷ không trăm mới sáu triệu không trăm bảy mơi nghìn đồng
Nội dung thanh toán: HĐ: HSYN 0701/MB
Sè TIÒN BằNG Số 1,016,070,000 Đơn vị trả tiền
Kế toán chủ tài khoản
Kế toán trởng phòng Kế toán
Kế toán trởng phòng Kế toán
Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ mau hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần đầu t và thơng mại đồng phát
thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần đầu t và thơng mại đồng phát.
1 ¦u ®iÓm Để đạt đợc những thành công trong quá trình kinh doanh của Công ty cho đến nay đã có sự góp phần không nhỏ của công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng.
Tổ chức tốt công tác kế toán không những cung cấp thông tin cho nhà quản lý một cách chính xác, kịp thời mà còn giúp cho nhà quản lý đề ra đợc những ph- ơng án kinh doanh phù hợp, hiệu quả Trong quá trình kinh doanh, công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty có một số các u điểm về các mặt sau: Tổ chức hạch toán ban đầu, sử dụng tài khoản, trình tự hạch toán và tổ chức hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán. a) Tổ chức hạch toán ban đầu
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ của kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty là tơng đối đầy đủ và hợp lý.
Trong hoạt động hạch toán ban đầu các chứng từ đợc sử dụng ở Công ty là Hoá đơn GTGT, Phiếu chi, Séc ( cheque), phiếu nhập kho đều theo mãu của Bộ tài Chính ban hành.
Trình tự luận chuyển chứng từ tại Công ty phù hợp với các hình thức kế toán mà Công ty áp dụng ( Hình thực Nhật ký chung) Chứng từ sau khi sử dụng, đợc Công ty lu lại theo quy định lu trữ chứng từ tài liệu kế toán của Nhà nớc. b) Sử dụng tài khoản
Công ty vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống tài khoản hiện hành và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó tuân theo quy định của Nhà n - ớc Việc vận dụng hệ thống tài khảon tuân theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trởng BTC vào hạch toán tổng hợp tại Công ty đã giúp cho hệ thống tài khoản của Công ty bớt cồng kềnh, d thừa nhng vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. c) Trình tự hạch toán
Tuỳ thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất cũng nh đặc điểm tính chất của các nghiệp vụ phát sinh trong Côngty mà kế toán trởng đã lựu chọn trình tự hạch toán sao cho thích hợp nhất, giúp cho các nhân viên kế toán có thể tiếp cận các nghiệp vụ một cách khoa học, đơn giản và dễ dàng Nhân viên kế toán của Công ty tiến hành hạch toán theo đúng trình tự các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để hạn chế tối đa việc xảy ra các trởng hợp sai sót, hoặc trùng lặp. d) Tổ chức hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty đợc thực hiên theo hình thức Nhật ký chung Đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô của Công ty là nhỏ và vừa Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Các sổ Nhật ký chung, Sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc sử dụng theo biểu mẫu đợc kế toán thực hiện theo đúng quy định.
2 Những hạn chế trong kế toán nghiệp vụ mau hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát
Công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty đã đạt đợc khá nhiều u điểm, tuy nhiên trong quá trình hạch toán do những điều kiện khách quan cũng nh điều kiện chủ quan mà không thể tránh khỏi những tồn tại nhất định Qua khảo sát thực tế tại Công ty em thấy việc hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng Của Công ty còn một số tồn tại sau. a) Tổ chức hạch toán ban đầu
Khi mua hàng về nhập kho, nếu phát sinh trờng hợp hàng thiếu ( thừa),hàng kém phẩm chất, hàng sai quy cách chủng loại Công ty chỉ lập " Biên bản giao nhận hàng hoá" mà không hề có " Biên bản kiểm nhận nhập kho hàng hoá" nên đã gây ra một số khó khăn cho việc hạch toán sau này của kế toán.
Khi mua hàng nếu phát sinh hàng thiếu hoặc thừa, Công ty không dùng tài khoản 138 (338) để hạch toán mà chỉ thông báo cho nhà cung cấp về số lợng thực nhập Sau đó, khi nhà cung cấp bổ sung số lợng hàng thiếu doanh nghiệp sẽ tiền hành nhập kho Đối với trờng hợp hàng thừa, Công ty thông báo cho Nhà cung cấp, khi nhà cung cấp tới nhận hàng thừa Công ty sẽ tiền hành thru tục xuất kho. c) Trình tự hạch toán
Mặc dù đã đơn giản hoá một số các nghiệp vụ nhng trongq úa trình hạch toán, kế toán viên vẫn không tránh đợc việc ghi chép bị trùng lặp các nghiệp vụ hoặc bỏ sót, thiếu Điều này đã gây ra một số khó khăn cho kế toán viên khi đối chiếu số liệu ghi trên sổ sách kế toán , đặc biệt là đối với nhân viên mới. d) Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Thông thờng, để theo dõi tình hình thanh toán với từng ngời bán một cách hiệu quả, dễ dàng Công ty phải mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng và thanh toán tiền hàng là cần thiết để giảm thiểu công tác ghi chép của kế toán, hỗ trợ cho hoạt động hạch toán của Công ty ngày càng khoa học và dễ kiểm soát đồng thời phù hợp với yêu cầu của Bộ Tài Chính hơn.
Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
Kế toán là công việc ghi chép tính toán phản ánh bằng con số dới hình thức giá trị hiện vật và thời gian lao động Chủ yếu dới hình thức giá trị về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản vật t tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh, sử dụng kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nớc, của tổ chức, đoàn thể, của cá nhân và của doanh nghiệp.
Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp nàgy càng trở nên gay gắt, nhà nớc đóng vai trò điều tiết các hoạt động kinh tế bằng hệ thống pháp luật và hệ thống chính sách xã hội hiện hành Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán Trong kinh doanh nếu các quyết định kinh tế đợc ban hành dựa trên một lợng thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác thì sự thất bại là tất yếu.
Qua các năm cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Bộ Tài Chính đã ra bộ chuẩn mực kế toán để bổ sung và sửa đổi những bất cấp trong hệ thống kế toán cũ và giúp việc hạch toán kế toán đáp ứng đợc yêu cầu quản lý trong giai đoạn hiện nay Và để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế, Đảng và Nhà nớc ta đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa đợc xây dựng trên cơ sở áp dụng đầy đủ 7 chuẩn mực kế toán thông dụng, áp dụng không đầy đủ 12 chuẩn mực kế toán và không áp dụng 7 chuẩn mực kế
Báo cáo thực tập toán do không páht sinh ở doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc do quá phức tạp không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa Với quyết định mới này đã hỗ trợ rất nhiều trong việc giảm thiểu công tác hạch toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tránh cho các doanh nghiệp phải sử dụng chung một chế độ kế toán với các tổng Công ty lớn hoặc doanh nghiệp có nguồn kinh phí của Nhà nớc.
Việc hệ thống chuẩn mực kế toán đợc ban hành đầy đủ vào năm 2002 cùng với sự ra đời của các quyết định quan trọng nh quyết định 15, quyết định
48 và đợc áp dụng vào thực tiễn đã chứng tỏ vai trò to lớn của kế toán trongq úa trình hoạt động kinh doanh của donah nghiệp.
Bắt đầu từ năm 2001 khi Bộ Tài chính ra quyết định số 149/2001/QĐ - BTC về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam thì cho đến nay đã có 26 chuẩn mực đợc ban hành và đợc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Điều này chứng tỏ Việt Nam hiện đang có một hệ thống kế toán tơng đối phù hợp trong thời kỳ đổi mới nền kinh tế hiện nay của nớc ta với xu thế hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới.
Nhng với sự thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế hiện nay thì hệ thống kế toán hiện hành vẫn cha phải là một hệ thống hoàn chỉnh Nó chỉ thể hiện đúng nhất ngay tại thời điểm nó ra đời và áp dụng ngày vào thực tiễn Do đó phải th- ờng xuyên hoàn thiện hệ thống kế toán để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Trên thực tế, hệ thống kế táon Việt Nam so với các nớc khác trong khu vực và trên thế giới nh Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hồng Kông còn có khá nhiều bất cập nh: cồng kềnh, phức tạp, thiếu khoa học Do đó để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ kế toán của một doanh nghiệp đòi hỏi kế toán trởng phải làm tốt việc tổ chức công tác kế toán Kế toán trởng cũng nh các các nhân viên kế toán phải nắm bắt đợc các chính sách của Nhà nớc về sự thay đổi hệ thông tài khoản, phải xem xét các chuẩn mực kế toán để tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp mình đợc tốt hơn Vì tổ chức công tác kế toán có vai trò quan trọng trong công tác quản lý, nó ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện các công việc của kế toán và chất lợng những thông tin kế toán cung cấp cho nhà lãnh đạo Nếu tổ chức công tác kế toán tốt thì mọi hoạt động hạch toán kế toán sẽ đợc thực hiện một cách nhanh chóng và thông suốt.
Trong hoạt động snả xuất kinh doanh, mua hàng và thanh toán tiền hàng không chỉ là khâu mở đầu mà còn ảnh hởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu của các doanh nghiệo thơng mại trong điều kiện hiện nay đó là tối đa hoá lợi nhuận thông qua việc tiết kiệm và giảm thiểu chi phí liên quan đên hoạt động mau hàng và thanh toán tiền hàng vì vậy quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là việc thực hiện lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp do đó hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mau hàng và thanh toán tiền hàng trong điều kiện hiện nay ở các DNTM là rất cần thiết.
Muốn thực hiện đợc đòi hỏi phải có những nhận xét đúng đắn kết hợp với thực trạng và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thơng mại trên cơ sở sửa đổi, hoàn thiện công tác kế toán kế toán cần đợc thực hiện từng phần, loại bỏ những đặc điểm không hợp lý, không phù hợp với điều kiện mới, kế thừa những yếu tố tiến bộ dẫn đến hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán, trong đó có kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mùa hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu t và Thơng mại Đồng Phát.
Trong nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc coi là một công cụ có hiệu lực nhất để quản lý kinh tế và quản lý kinh doanh Nhng thị trờng lại luôn luôn biến đổi, phát triển buộc kế toán pahỉ có sự đổi mới, cải cách sao cho phù hợp nhất. Để kế toán có thể phát huy hết tác dụng của nó đối với công tác quản lý doanh nghiệp ở mọi loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau thì việc hoàn thiện công tác kế toán đều phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp, đúng với cơ chế tài chính, luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán hiện hành Để quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân, Nhà nớc phải ban hành một cơ chế quản lý tài chính nhất định là xây dựng một hệ thống kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế tài chính đó Do mỗi doanh nghiệp có một đặc thù kinh doanh riêng nên việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị đợc phép vận dụng và cải tiến trong khuôn khổ chế độ cho phép.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, quy mô kinh doanh, cơ chế tài chính và sự phân cấp quản lý của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với khả năng, trình0 độ chuyên môn của nhân viên kế toán, trang thiết bị hiện có của doanh nghiệp
- Hoàn thiện phải đáp ứng đợc nhu cầu thông tin của các đối tợng sử dụng khác nhau một cách kịp thời, trung thực, đầy đủ và đặc biệt là cung cấp đầy đủ các thông tin kế toán nội bộ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, hiệu quả và có tính khả thi vì mục tiêu của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi và tối đa hoá lợi nhuËn.
3 ý nghĩa của việc hàon thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng a) Nội dung của việc hoàn thiện
* Hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu