Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tạitrường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty thương mại, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệ
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ
Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học, mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý; hoá; sinh học riêng Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật
- Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM Nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp( 80%- 90%) Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: dự trữ, sản xuất và lưu thông Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động
- Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
-Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá, sự chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
- Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý.
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm vụ kế toán
1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Hàng hoá là hàng mua của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ và được quyền sở hữu về hàng hoá
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công sau đó bán ra. Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá được coi là hàng nhập khẩu:
- Hàng mua của nước ngoài gồm máy móc, thiết bị, tư liệu lao động, hàng tiêu dùng, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp nước ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nước ngoài.
- Hàng nước ngoài đưa vào hội chợ triển lãm ở nước ta sau đó bán lại cho các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng hoá nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị định thư giữa chính phủ nước ta với chính phủ các nước, thực hiện thông qua các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.2.2 Các phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.2.1 Các phương thức mua hàng
Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương thức sau:
- Mua hàng theo phương thức trực tiếp
Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của người bán để lấy hàng Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó đã được xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó về kho của mình Mọi sự mất mát, thiếu hụt, hư hỏng của hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp
- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng
Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đã quy định trước để xác định địa điểm đến nhận hàng và người bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng.Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
1.2.2.2 Các phương thức thanh toán tiền hàng
- Trả tiền ngay:theo phương thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở hữu về hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Trả chậm: theo phương thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh nghiệp chưa mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho người bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể được người bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm.
Hàng hoá mua vào được hạch toán theo giá thực tế Giá thực tế của hàng mua được xác định phù hợp với từng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng được áp dụng tại doanh nghiệp.
- Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường là doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Trị giá thực tế của hàng nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn chưa thuế
Chiết khấu Thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Đó là cơ sở đầu tiên cung cấp cho các nghiệp vụ kế toán sau này Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, tình hình thanh toán với người cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty
* Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự tại văn phòng công ty.
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy công ty Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường
* Nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ:
1.Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Pháp luật, cấp uỷ cấp mình về điều hành hoạt động của Công ty
2.Kế toán trưởng giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của Pháp luật.
3.Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty có chức năng giúp việc Giám đốc Công ty trong quản lý và điều hành công việc của Công ty.
- Lập dự án kế hoạch năm, quý, tháng về công tác nghiệp vụ chuyên môn được giao trình giám đốc hoặc cấp trên phê duyệt.
PHÒNG TÀI VỤ giám đốc
- Tiến hành thực thi công tác nghiệp vụ cụ thể theo chức năng nhiệm vụ được giao Tổ chức theo dõi quá trình thực hiện và xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh và toàn Công ty thuộc phần việc hoặc thuộc bộ phận mình quản lý.
- Nghiên cứu và thực hiện chế độ chính sách, luật lệ của Nhà nước, các quy định của cấp trên, các địa phương Tổ chức và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong phòng hoặc bộ phận và cơ sở.
- Thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính lưu tài liệu nghiệp vụ Giữ bí mật về kinh tế kỹ thuật, công nghệ và quản lý sản xuất của lâm nghiệp Cung cấp hồ sơ tài liệu nghiệp vụ cho các cơ quan khác phải được Giám đốc Công ty cho phép.
1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Sơ đồ 2 Tổ chức bộ máy kế toán.
Chức năng từng phần hạch toán.
- Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung
Nhiệm vụ của phòng kế toán :
+ Giám sát tình hình hoạt động tài chính của Công ty.
+ Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng Công ty.
KT Phải thu, phải trả
KT mua hàng và công nợ phải trả
KT Thuế KT thanh toán XNK
Kế toán tiền mặt và tiền gửi
+ Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế độ qui định của ngành chủ quản
+ Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
+ Kế toán trưởng: Phụ trách chung trực tiếp công tác hạch toán kế toán, công tác tài chính và nhân sự
+ Kế toán hàng mua: Theo dõi hàng mua tại Công ty
+ Kế toán bán hàng: Theo dõi hàng bán trên địa bàn kinh doanh.
+ Kế toán hàng hoá: Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hoá toàn Công ty.
+ Ngoài ra còn có 1 thủ quỹ chính phụ trách quỹ tiền mặt của Công ty
1.3.3 Vận dụng chế độ kế toán tại Công ty.
* Các chính sách kế toán chung:
Tổ chức công tác kế toán của Công ty được quy định như sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển tài sản vật tư tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí hợp lý của Công ty.
- Lập báo cáo và cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ Giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời.
+ Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N.
+ Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp hạch toán này tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu được phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và kế toán có thể xác định giá trị vật liệu tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ điểm nào trong kỳ kế toán Từng tháng xác định giá trị tồn kho cuối kỳ theo phương
BanKếToánXíNghiệ p pháp bình quân gia quyền và hàng tồn kho được tính theo giá gốc Công ty áp dụng phương pháp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán là Việt Nam đồng Tính và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
+ Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
* Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:
Công ty Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán cho Công ty theo QĐ15/2006/QĐ-BTC.
* Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết Định 15/ 2006 / QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Công ty sử dụng 70 tài khoản và không sử dụng một số tài khoản sau: TK 161, TK221, TK222 , TK223 , TK3336, TK3337 , TK343, TK631 và một số tài khoản khác.
* Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán:
Từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
(*) Hệ thống sổ sách sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết
- Sổ theo dõi công nợ
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung, việc lập báo cáo Tài chính chỉ có Công ty có quyền công bố ra ngoài Công ty, và có giá trị pháp lý.
* Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:
Hàng tháng, hàng quý, hàng năm phòng kế toán phải lập báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty với Ban giám đốc và báo cáo với các cơ quan chức năng Các báo cáo đều được lập theo chế độ quy định chung và theo yêu cầu quản lý của cấp trên Bao gồm các báo cáo sau:
Sổ nhật ký đặc biệt
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo tài chính
+) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Được lập vào cuối niên độ kế toán.
+) Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Được lập vào cuối niên độ kế toán. +) Bảng cân đối kế toán: phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của công ty.
+) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo này được lập hàng quý và lập theo phương pháp trực tiếp Báo cáo này được lập nhằm cung cấp thông tin về dòng tiền vốn vào ra; các nhân tố tác động đến sự tăng(vào) và sự giảm (ra) của dòng tiền như thế nào.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHKT VÀ DỊCH VỤ MÔI TRƯỜNG
Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty
2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu
Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường rất được chú trọng Ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:
- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính
- Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý
- Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán
- Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường là Công ty kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau:
+ Giá bán (chưa có thuế GTGT).
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).
- Hoá đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT
- Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên:
+ 01 liên lưu tại phòng kinh doanh
+ 01 liên giao cho kế toán kho
+ 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT). + 01 liên giao cho thủ kho
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào
Công ty lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào
- Một số chứng từ thanh toán:
+ Giấy báo nợ của ngân hàng
+ Giấy thanh toán tạm ứng.
+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
2.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng:
Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như:
TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ”.
TK 331 “Thanh toán với người bán”.
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”.
- Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của Công ty.
Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn
Chi phí thu mua hàng hoá
Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ
Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ
Chiết khấu mua hàng được hưởng.
Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất
Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho
Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi
+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”.
Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”.
- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”.
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến Công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho
Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường
Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)
Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán
Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường
- Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”:
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ) Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những Công tynộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Số thuế GTGT của hàng mua trả lại
Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại
Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả
+ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”
Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”
- Tài khoản 331 “Phải trả người bán”:
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết
Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản.
Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ
Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng
Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán
Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho Công ty giảm trừ vào nợ phải trả
Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá.
Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức
+ Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền Công ty đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá
+ Số dư bên Có: phản ánh số tiền Công ty còn phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản
Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
- Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ.
- Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng.
- Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ.
Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty.
- Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng.
- Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng.
- Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng.
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như:
Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty
2.2.1 Tính giá hàng hóa mua vào:
Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị trường Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá Giá trị hàng hoá được xác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng hoá
Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc giá phí Đó là toàn bộ số tiền Công ty phải bỏ ra để có được hàng hoá đó
- Đối với Công ty Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua được xác định như sau:
Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua
Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi
2.2.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
* Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
(1a): hàng hoá mua về nhập kho
(2a): hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho
(1b),(2b): thuế GTGT đầu vào của hàng mua
(3): hàng mua đi đường về nhập kho
(4): nhà nước cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá
(5): hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên (6): thuế nhập khẩu hàng mua
(7): đánh giá tăng hàng hoá
(8a): trị giá bao bì luân chuyển
(8b): thuế GTGT của bao bì
(9): hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu thương mại
(11): đánh giá giảm hàng hoá
Sơ đồ 4: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên
* Thanh toán với người bán
Quy trình hạch toán thanh toán với người bán được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Hạch toán thanh toán với người bán
TK 111,112,311 TK 331 TK 151,156,611 Trả tiền cho người bán Mua hàng chưa trả tiền
Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại
Chiết khấu thanh toán được hưởng
2.2.3 Kế toán chi tiết mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty.
Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, chi nhánh Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính Bên cạnh đó do công việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt (kinh doanh máy móc thiết bị ngành môi trường, hóa chất ) nên công ty và chi nhánh có thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình chung
-Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫntính hợp lệ, hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ.
Chất lượng của công tác kế toán( tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng hạch toán ban đầu Do đó kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính
- Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, công ty yêu cầu người bán giao lại hoá đơn( liên 2) Đây là căn cứ đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất Trong đó người bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định:
+ Giá bán: chưa có thuế GTGT
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT
+ Tổng giá thanh toán( đã có thuế GTGT)
- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trường hợp khi công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT.
- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán Nếu phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên
+ Một liên giao cho kế toán kho
+ Một liên giao cho kế toán thanh toán với người bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331
Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kế toán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho người bán.
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT được khấu trừ theo từng hoá đơn vào bảng kê
- Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài (nhập khẩu hàng hoá) Sau khi hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục đã ký Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhận hàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ Tổ chức đưa hàng về kho của công ty, kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê tương ứng.
Bộ chứng từ mua hàng trong tháng Đơn vị: ……… Mã số: 01-VT Địa chỉ:……… (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Họ, tên người giao hàng: CTy CP Vật tư thiết bị và KHKT
- Theo…… số……….ngày………tháng…… năm 200……của……
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
MM ã số ĐĐơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Năm mươi bảy triệu một trăm ba hai ngàn đồng chẵn./.
- Số chứng từ gốc kèm theo: ………
Ngày 03 tháng 11 năm 2009 Người nộp tiền Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(ký, họ tên) Mẫu số 01/GTGT-3LL
Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 9 tháng 11 năm 2009
Số : 0046968 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Vật tư Thiết bị và KHKT Địa chỉ: Số 64/221 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại
Họ Tên người mua: Đơn vị : Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường Địa chỉ: P308 A1 – 104 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 57.132.000 Thuế suất GTGT: 5% 2.856.600 Tổng cộng tiền thanh toán 59.988.600
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng./.Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: ……… Mã số: 01-VT Địa chỉ:……… (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Họ, tên người giao hàng: Daihand Labtech – Hàn Quốc
- Theo…… số……….ngày………tháng…… năm t200……của……
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng)
MM ã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Elastic first aid with acrynol
Tổng 17.000 Thuế GTGT 10% 1.700 Cộng: 18.700 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Mười tám ngàn bảy trăm đô la Mỹ./.
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên)
SELLER: SOCIETE IMMO ASIE INVOICE NO: SSP-0212121
C/O: 1301 BANK OF AMERICA TOWER, 12 L/C NO: 126 LCK 200200370
HARCOURT ROAD, CEATRAL HONG KONG DATE: NOVEMBER 20, 2009 CONSIGNEL BUYER( IF OTHER THAN
TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) ENSCO,
NOTIFY: ENSCO HA NOI HA NOI
THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES
VESSE IL FLIGHT FROM DATE: OCTOBER 16, 2009
BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA
TO: HANOI CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND
SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT
KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HANOI CITY
FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE
BOX OF 100 STRIPS BOX USD
TOTAL: CIF HANOI CITY PORT, VIET NAM USD 17 000.000
PACKING EXPORT STANDARD PARKING, SAFR FOR TRANSPORTATION BY SEA
LEAFLET INFORMATION MUST BE PRINTED IN VIETNAMESE AND ENGLISH STICKER BEARING THE IMPORTER IS NAME AND ADDRESS MUST BE PASTED ON THE LABEL OF EACH BOX OF GOODS
GOODS NAME: ELASTIC FIRST AID BANDAGE
CARTON NO: 1-100 SOCIETE IMMO ASIE
Quá trình thanh toán tiền hàng của công ty được thực hiện như sau
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt
+ Thanh toán bằng séc chuyển khoản
+ Thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm chi
Các chứng từ ban đầu đơn vị thường dùng để thanh toán
Một số chứng từ thường dùng để thực hiện việc thanh toán
NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH: NHCT KHU VỰC ĐỐNG ĐA
Yêu cầu trả cho: CTY CP Vật tư thiết bị và KHKT Địa chỉ: 64/221 Tôn Đức Thắng – ĐĐ - HN
Số tiền ( bằng chữ): Mười triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng
Người phát hành: Cty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường Địa chỉ: P308 A1 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội
Dấu Kế toán trưởng Người phát hành
Phần dành cho NH ghi
Bảo chi Ngày…tháng…năm
( Ký tên, đóng dấu) Đơn vị: ……… Mã số: 01-VT Địa chỉ:……… (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 22 tháng 11 năm 2009 Người nhận: Trần Văn Nam Địa chỉ: 86 Trương Định- Hà Nội
Về khoản: Thanh toán tiền hàng
Bằng chữ: Bảy triệu năm trăm nghìn đồng
Kèm theo chứng từ gốc Nhận ngày 22/11/2009Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ
2.2.2 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNGTẠI CÔNG
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN
VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHKT VÀ DỊCH VỤ MÔI TRƯỜNG
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các Công ty được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn Mỗi Công ty sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong Công ty sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở Công ty nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước Vì thế, Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới.
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cũng không ngừng được đổi mới và thuận tiện nên đã đáp ứng được tốt yêu cầu về thông tin của nhà quản lý
Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường áp dụng theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán nên kế toán vừa có thể nắm được tình hình chi tiết của Chi nhánh, vừa có số liệu tập trung đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết các yêu cầu của Chi nhánh trực thuộc một cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý về sổ sách.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty là tương đối đầy đủ và hợp lý Các chứng từ sử dụng như hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu của Bộ Tài chính Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh được các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh Bộ chứng từ cũng được sử dụng đồng bộ, chặt chẽ, tránh được rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hoá Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty được tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức “Nhật ký chứng từ” đang áp dụng trong Công ty Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều được lưu trữ theo quy định Ngoài ra, các chứng từ nội bộ cũng được lập tương đối đầy đủ, hợp lý, đảm bảo cả về nội dung lẫn tính pháp lý.
Quá trình hạch toán tổng hợp tại Công ty bao gồm việc xác định các tài khoản sử dụng và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đã sử dụng các tài khoản theo đúng qui định hiện hành, nội dung phản ánh trên các tài khoản đúng với hướng dẫn của Nhà nước Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại Công ty là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quá trình tổng hợp số liệu đượcthực hiện đầy đủ, chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
Việc tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty thực hiện theo hình thức “nhật ký chung” Các loại chứng từ, bảng kê được sử dụng theo biểu mẫu sổ sách kế toán hiện hành của Nhà nước về “hình thức chung” Trên mỗi sổ kế toán, trình tự và nội dung ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng qui định Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty được sử dụng nhằm cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc.
Hình thức kế toán “nhật ký chung” có nhiều thuận lợi nhưng cũng có một số hạn chế Với hình thức này, kế toán phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên đòi hỏi cán bộ kế toán phải có chuyên môn vững vàng Nếu không sẽ không thể phát hiện và khắc phục được những thiếu sót trong quá trình ghi sổ và theo dõi chặt chẽ công tác lưu chuyển hàng hoá.
Mặc dù việc lập và quy trình luân chuyển chứng từ là phù hợp với những quy định hiện hành nhưng thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các bộ phận khác là chậm nên đôi khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng không kịp thời cập nhật thông tin Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự cách xa về địa lý giữa phòng tài vụ, phòng kinh doanh với kho Để khắc phục tình trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp.
Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học phát triển mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực Trong khi đó, công tác kế toán đòi hỏi một khối lượng tính toán lớn, độ chính xác cao cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán Công ty là một yêu cầu cấp thiết Vì thế, hầu hết các Công ty hiện nay đều áp dụng điện toán kế toán trong đó có Công ty Mặc dù các Công ty đều áp dụng hệ thống kế toán thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế nhưng khi đưa điện toán kế toán vào sử dụng lại không có sự thống nhất tương ứng Mỗi Công ty tự thuê thiết kế, xây dựng phần mềm kế toán riêng Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát và không thể so sánh giữa các Công ty với nhau Như vậy, yêu cầu đặt ra là Bộ tài chính cần xây dựng một phần mềm kế toán áp dụng chung cho tất cả các Công ty.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ
TƯ VẤN KHKT VÀ DỊCH VỤ MÔI TRƯỜNG
*Hoàn thiện sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phải phản ánh vào sổ kế toán Đây chính là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán Nó vừa là công cụ đúc kết tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán Vì thế, cần thiết phải tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán.
Hiện nay, sổ sách kế toán vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại cần giải quyết. Đó là việc ghi sổ còn phức tạp; mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ Để khắc phục tình trạng này, cần phải thực hiện một số việc sau:
- Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng yêu cầu quản lý
- Tuỳ theo điều kiện thực tế mà kế toán mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi cho chặt chẽ
- Ghi chép sổ phải kịp thời, kế toán đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc
Trong điều kiện hiện nay, mỗi Công ty có thể tự chọn cho mình một trong các hình thức kế toán sau để áp dụng: Ý nghĩa của việc hoàn thiện:
Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong Công ty thương mại hiện nay có một số ý nghĩa nhất định.
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được hoàn thiện sẽ đảm bảo cho sự vận động tiền - hàng được ăn khớp nhịp nhàng Hàng mua sẽ đáp ứng được đúng cả về số lượng lẫn chất lượng để phục vụ cho việc bán ra Vì thế, hàng hoá không bị ứ đọng, giúp Công ty giảm được chi phí dự trữ, chi phí bảo quản,
Bên cạnh đó, kế toán cũng sẽ kiểm soát được tình hình thừa, thiếu hàng hoá Từ đó xác định nguyên nhân dẫn đến việc thừa, thiếu hàng và có biện pháp xử lý kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể. Đối với kế toán mua hàng, nếu được hoàn thiện sẽ góp phần xác định đúng giá mua hàng hoá Giá mua hàng hoá rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp tới giá vốn hàng bán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của Công ty.
Mua hàng và thanh toán tiền hàng liên quan đến toàn bộ hoạt động của Công ty bởi vì nó là khâu đầu của quá trình lưu chuyển hàng hoá Do đó, nếu hoàn thiện được công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ giảm nhẹ được công việc của kế toán, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn Kế toán sẽ theo dõi, giám đốc được tốt tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hoá Từ đó, kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng hoá nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá
Mặt khác, vì kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có liên quan đến nhiều phần hành kế toán khác trong Công ty nên trong quá trình hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ phát hiện được những tồn tại ở những phần hành kế toán liên quan Như vậy, hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ góp phần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trongCông ty Từ đó, kế toán sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý với độ chính xác cao, giúp nhà quản lý ra được những quyết định đúng đắn,kịp thời.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ
VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNNH TƯ VẤN KHKT VÀ DỊCH VỤ MÔI TRƯỜNG
3.3.1 Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:
3.3.1.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán: Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở mỗi Công ty đều không tránh khỏi trường hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hoá thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất, và quy trách nhiệm, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng “Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho”.
BIÊN BẢN KIỂM NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHO
Căn cứ: số ngày tháng năm
Bản kiểm nhận gồm: Phó phòng nghiệp vụ:
Kế toán mua hàng: Thủ kho: Người giao nhận:
Quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa)
Mã số Đơn vị tính
Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biên bản này được sử dụng cho từng lần nhập hàng Cách ghi như sau:
- Cột A: Ghi theo số tự nhiên.
- Cột B: Ghi tên từng mặt hàng tương ứng với hoá đơn GTGT bên bán chuyển đến.
- Cột C: Ghi mã số tương ứng với mặt hàng ở cột B
- Cột D: Ghi theo hoá đơn GTGT.
- Cột E: Ghi theo số lượng tiền hoá đơn GTGT
- Cột F: Ghi số lượng từng mặt hàng thực nhận.
- Cột G: Đánh giá chung về tình hình chất lượng từng mặt hàng như: hạn sử dụng, màu sắc thuốc,
- Cột H: Ghi cụ thể số lượng từng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) hoặc các yếu tố khác chưa có ở các cột A, B, C, D, E, F, G
Từ “Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho”, kế toán sẽ theo dõi chi tiết hàng thừa, thiếu, trên “Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381)” Bảng kê này được mở cho từng tháng.
BẢNG KÊ THEO DÕI TK 3381 (1381)
Từ ngày đến ngày tháng năm
Nội dung TK đối ứng
Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản:
- TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”.
- TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”.
- Trường hợp phát sinh thiếu:
+ Hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 1381 - Giá mua hàng thiếu chưa thuế.
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT hàng thiếu.
Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán hàng thiếu. + Khi xác định được nguyên nhân của số hàng thiếu:
Nợ TK 1388 - Bắt bồi thường.
Nợ TK 1562 - Hao hụt tự nhiên.
Nợ TK 821 - Công ty chịu.
Có TK 1381 - Số hàng thiếu.
- Trường hợp phát sinh thừa:
+ Hàng thừa chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 1561 - Trị giá hàng hoá nhập kho.
Có TK 3381 - Trị giá hàng hoá thừa.
Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán.
Nếu Công ty đồng ý nhập cả lô hàng:
Có TK 111, 112, 331 Nếu từ chối, trả lại và đang bảo quản hộ:
3.3.1.2 Hoàn thiện sổ sách kế toán:
Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp ghi chép trên sổ sách và quy trình hạch toán ở Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường là phù hợp với tình hình phân cấp hạch toán cũng như các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, để phản ánh tình hình thanh toán công nợ ở khâu mua hàng, ngoài sổ chi tiết tài khoản
331, bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, Công ty nên mở thêm nhật ký chứng từ số 5.
Cơ sở ghi là sổ theo dõi chi tiết cho TK 331 Như vậy, kế toán có thể theo dõi và cập nhật nhanh chóng các thông tin về tình hình công nợ đối với người cung cấp để đối chiếu.
Cuối tháng, kế toán lấy số công nợ của từng sổ chi tiết mở cho từng đối tượng để ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Ghi có TK 331, nợ TK khác Ghi nợ TK 331, có TK khác Số dư cuối kỳ
TK 156 TK khác Cộng có
TK 111 TK khác Cộng nợ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
3.3.1.3 Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:
Do có sự phân công trách nhiệm một cách hợp lý giữa các bộ phận kế toán trong việc sử dụng và luân chuyển chứng từ giúp cho việc cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra một cách nhanh chóng Tuỳ theo khối lượng công việc và trình độ nghiệp vụ của mỗi cán bộ mà tiến hành phân công nên có thể sử dụng đầy đủ khả năng của cán bộ kế toán và đảm bảo cho tiến độ công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng và việc hạch toán kế toán của công ty nói chung được tiến hành nhịp nhàng.
Cùng với việc phân công trách nhiệm trong công việc, ở công ty có sự thống nhất về lãnh đạo từ trên xuống dưới nên công tác hướng dẫn và kiểm tra, tổ chức quá trình hạch toán được thông suốt, giúp cho ban giám đốc công ty có thể nắm bắt được tình hình hạch toán ở từng bộ phận.
Thủ trưởng công ty cần nắm vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ, thể lệ,chính sách, nguyên tắc quản lý chế độ kế toán hiện hành Đồng thời, quan tâm đúng mức tới công tác đào tạo cán bộ, đầu tư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần tự chủ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ kế toán.
Việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường là hợp lý Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được thiết lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty Vì thế đã tạo được sự thống nhất trong hạch toán kế toán, tránh được sự trùng lặp, chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và trung thực nhất Vì vậy, kế toán của Công ty đã thực hiện được tốt các chức năng của mình là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho công tác quản lý của công ty.
Nhìn chung, mô hình hạch toán kế toán ở Công ty TNHH Tư vấn KHKT và Dịch vụ môi trường là hợp lý với tình hình thực tế kinh doanh, phù hợp với quy định, hướng dẫn của Bộ tài chính Quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty được đảm bảo tiến hành một cách thông suốt, chính xác, kịp thời Các thông tin này sẽ giúp cho ban giám đốc công ty nắm bắt được các thời cơ thuận lợi, xác định chính xác các nguồn hàng và nhu cầu tiêu dùng, tạo điều kiện kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Hiện nay, kế toán được xem là một bộ phận không thể thiếu trong mỗiCông ty Nó là công cụ có hiệu lực nhất để nhà quản lý tiến hành quản lý hoạt động kinh doanh cũng như giám sát, kiểm tra, ra quyết định.
