Ph­¬ng hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của siêu thị Hapro Food thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội, đợc tìm hiểu tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán mua hà

Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện

kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food.

3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food.

Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của siêu thị Hapro Food thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội, đợc tìm hiểu tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng nh công tác kế toán đã tơng

đối hợp lý nhng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề cha hợp

lý Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân

về tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty nh sau

3.1.1 Những u diểm

Thứ nhất: trong điều kiện cơ chế quản lý mới, tơng ứng

với mô hình quản lý và đặc điểm tổ chức kinh doanh, hệ thống kế toán của công tyn dợc tổ chức tơng đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tính chất quy mô hoạt

động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ

kế toán của mình công ty chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức tổ chức này tạo

điều kiện để kế toán có thể kiểm tra, giám sát các bộ phận, các cửa hàng và các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty, hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá nâng cao nghiệp vụ

Thứ hai: Các phần việc kế toán đợc phân công tơng đối

rõ ràng cho từng kế toán viên trong phòng, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi tính toán, ghi chép Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu đợc dễ dàng phát hiện những sai xót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp trung thực những thông tin giúp ban lãnh đạo, các phòng ban có chức năng đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trờng

Thứ ba: Về chứng từ và luân chuyển chứng từ công ty sử

dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo mẫu của bộ Tài Chính Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều

đợc phản ánh trên các hoá đơn chứng từ phù hợp về cả số lợng, nguyên tắc ghi chép cũng nh yêu cầu của công tác quản lý chứng từ Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện xong công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều đợc ký hiệu và đánh số theo thứ tự thời gian và đợc kiểm tra thờng xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các

chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về các con số, các chữ ký, các

định khoản Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp hay sổ chi tiết

Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thờng xuyên kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và xử lý chứng từ

nh giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa,

đồng thời thực hiện chơng trình luân chuyển chứng từ theo

đúng quy định và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào đợc chia thành hai mảng

rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc

Thứ t: Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong hạch toán

nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đợc chi tiết

t-ơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Với quy mô hoạt động kinh doanh tơng đối lớn, quan hệ với nhiều công ty xí nghiệp nên tài khoản 331 đợc chi tiết cho từng chủ

nợ chẳng hạn nh thanh toán với các công ty thì sử dụng TK

3311, thanh toán với cá nhân là TK 3316 sau đó lại chi tiết cho từng công ty, từng cá nhân

Thứ năm: Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng

xuyên để hạch toán hàng tồn kho Phơng pháp này đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, thờng xuyên về tình trạng biến

động của hàng hoá trên các mặt tiêu thụ, dự trữ và cung ứng,

tạo sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về số lợng và giá trị

Thứ sáu: Hiện nay tất cả nhân viên trong phòng kế toán

đều đợc trang bị máy tính do đó giúp cho công việc kế toán nhanh và chính xác Khi cần thông tin kế toán sẽ đợc đáp ứng ngay, giảm đợc khối lợng công việc tính toán cho các kế toán viên Giúp cho việc theo dõi đối chiếu, kiểm tra đợc dễ dàng thuận lợi hơn

Thứ bảy: Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công

ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ, các chế định tài chính và thanh toán, có trình

độ tin học và ngoại ngữ Đặc biệt là kế toán trởng là ngời luôn sắp xếp phân công công việc hợp lý, đúng ngời, đúng việc, còn các cán bộ kế toán là những ngời có trách nhiệm với công việc

Thứ tám: Việc lập kế hoạch mua hàng và tổ chức thực

hiện kế hoạch do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với

đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có trình độ Do đó các kế hoạch mua hàng luôn đợc hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu về hàng hoá dùng cho kinh doanh của công ty

3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục

Bên cạnh những thành tích đạt đợc, tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện

Thứ nhất: Sử dụng tài khoản 151 Hàng mua đang đi

đ-ờng

Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang

đi đờng dùng để phản ánh tình hình vật t, hàng hoá cha về nhập kho doanh nghiệp Trong công ty xảy ra trờng hợp hoá

đơn về mà hàng cha về (nhất là hàng nhập khẩu) nhng công

ty không hạch toán mà đợi cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 nh bình thờng Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhng thực tế lại hạn chế tới việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty (đặc biệt là công ty có hàng hoá nhập khẩu)

Thứ hai: Siêu thị Hà Nội là công ty có quy mô kinh doanh

lớn hàng ngày phải nhập, xuất một lợng hàng khá lớn với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Do vậy hiện tợng hàng hoá nhập kho bị thiếu, thừa hay không đúng quy cách, phẩm chất

so với hợp đồng đã ký là không tránh khỏi Vì vậy kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho"

3.2 Phơng hớng và biên pháp hoàn thiện quá tình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food:

3.2.1 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện

Trong nền kinh tế thị trờng với sự định hớng của nhà nớc xuất hiện rất nhiều thành phần kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt Các doanh nghiệp kinh doanh phải đối mặt thờng xuyên với sự biến động của môi trờng kinh doanh trong nớc và quốc tế Chính vì vậy, muốn đạt đợc hiệu quả kinh doanh

đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác

tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình Để đạt đợc mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng hoàn thiện

đặc biệt ở siêu thị Hapro Food

- Hoàn thiện đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của công ty đây là yêu cầu rất quan trọng, có xác định đúng thì mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

- Hoàn thiện phơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp

Mặc dù chế độ kế toán đợc ban hành thống nhất trong cả nớc, song công ty với đặc điểm riêng về cơ cấu, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo số 1141 TC/QĐ/CKĐT ngày 1/11/1995 Không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng một cách dập khuôn máy móc mà

họ vận dụng linh hoạt sao cho đảm bảo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế vẫn cao

Trong nền kinh tế thị trờng mở cửa tự do cạnh tranh, kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, mà nó còn là công cụ đắc lực cho việc quản lý, đa ra những quyết định thích hợp Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng và

ảnh hởng lớn đến các quá trình sau của lu chuyển hàng hoá Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ thể

lệ hiện hành về kế toán của nhà nớc Đặc biệt trong kế toán tài chính, các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2, các nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo theo đúng hớng dẫn của chế độ kế toán Điều đó có nghĩa là kế toán tài chính phải vận dụng hợp lý các nguyên tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận

- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, cững nh các doanh nghiệp khác mục tiêu chiến lợc của công ty là phải đạt tới mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất Nh vậy, việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lợng thông tin kế toán

- Phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Chức năng của hạch toán kế toán là thu thập , xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình quản lý Trong nền kinh tế thị trờng, ngời sử dụng thông tin kế toán bao gồm nhiều đối tợng khác nhau nh chủ doanh nghiệp, nhà cung cấp, nhà đầu

t, các nhà cung cấp tín dụng Căn cứ vào đối tợng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán đợc phân định thành kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp, sử dụng để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tợng bên ngoài nh nhà đầu t, các bên có quan hệ mua bán hàng hoá, cơ quan thuế

Mặc dù hiện nay ở Việt Nam kế toán quản trị là lĩnh vực còn mới mẻ, việc nhận thức và hiểu biết về kế toán quản trị trong nền kinh tế thị trờng còn hạn chế và cha thống nhất, hiện còn nhiều quan điểm khác nhau Dù có nhiều quan

điểm khác nhau, kế toán quản trị có những điểm giống và khác nhau nhng kế toán quản trị và kế toán tài chính là hai

bộ phận của hệ thống kế toán phải kết hợp chặt chẽ với nhau trong cùng bộ máy, trong cùng một quá trình xử lý thông tin trên một hệ thống tài khoản thống nhất Để phục vụ yêu cầu

quản lý và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán thì phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính

- Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi

và tính hiệu quả cao Bất kỳ một phơng án tổ chức kinh doanh hoặc một phơng án tổ chức quản lý nào ngời ta đều phải tính toán đến tính hiệu quả và tính khả thi của nó không thể thực hiện bằng mọi giá Vì vậy hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp Để thực hiện đợc yêu cầu này hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tỉ mỉ, thận trọng và có cơ sở khoa học

3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

Thông qua những suy nghĩ, nhận xét đánh giá về công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food ở trên, ta thấy những điểm nổi bật cũng

nh những vấn đề còn tồn tại cần đợc hoàn thiện trong công tác kế toán hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở

công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty nhằm góp phần tăng cờng quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động mua hàng nói riêng

3.2.2.1 Công ty nên sử dụng TK 151 hàng mua đang

đi đờng để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng cha về.

Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng cha về mặc dù thực tế có xảy ra trờng hợp này Nh vậy

kế toán sẽ không có đợc thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đờng Do

đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng

đang đi đờng Trình tự hạch toán nh sau:

-Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng cha về thì kế toán

lu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đờng" Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng nhng nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào nợ TK 1561 nh sau"

+ Cuối tháng hàng cha về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi

Nợ TK 151

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331

+ Sang tháng hàng về

Nợ TK 156

Có TK 151

3.2.2.2 Về chứng từ ban đầu liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng

Khi hàng hoá mua về, đơn vị tiến hành nhập kho Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hoá đơn chứng từ Đặc biệt trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng

từ nợc ngoài, hàng hoá mua về phải vận chuyển trên đờng một thời gian dài nên chất lợng hàng hoá mua về sẽ không đợc

nh ban đầu Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thuốc chữa bệnh cho nhân dân, công ty luôn đặt chất lợng, phẩm chất lên hàng đầu Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập "

Mẫu:

Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho

Số:

Căn cứ: số ngày tháng năm

Bản kiểm nhận gồm:

vụ:

Kế toán mua hàng:

Thñ kho: Ngêi giao nhËn:

S

T

T

Tªn, nh·n

hiÖu, quy c¸ch

phÈm chÊt vËt

t ( s¶n phÈm

hµngho¸)

M M

· s è

§¬

n vÞ tÝ nh

t l-îng

Gh i ch ó Theo

chøng tõ

Th ùc nh Ëp

Ngµy th¸ng n¨m

Phßng nghiÖp vô Ngêi giao hµng KÕ to¸n Thñ kho

( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) ( ký, hätªn)

Siªu thÞ Hapro Food lµ siªu thÞ lín, hµng ngµy thêng xuyªn

cã rÊt nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh Trong t×nh h×nh nh

hiện nay, với trình độ trình môn, kinh nghiệm làm việc của các nhân viên kế toán, máy tính thay cho một số công việc thủ công Công ty áp dụng hình thức "Nhật ký chung" là hợp

lý Đồng thời với việc theo dõi số hàng thừa hoặc thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1381 và TK 3381 Cơ sở ghi chép của hai bảng kê này là mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho" Bảng kê này đợc mở cho từng tháng

Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng kế toán nên thờng xuyên vào cuối tháng căn cứ vào kết quả lu chuyển hàng hóa trong tháng cùng với phòng kế hoạch, lên kế hoạch cho tình hình mua hàng trong tháng tới, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây nên việc tồn kho quá lớn Cần tăng cờng việc quản lý chặt chẽ những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng

Mẫu:

Bảng kê theo dõi Tk 3381( 1381)

Từ ngày đến ngày tháng năm

S

T

T

dung

TK đối ứng

Số phát sinh

S ố

ợ

C ó

Cộng :

Ngày tháng năm Ngời lập biểu Kế toán trởng

( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản :

TK 1381 " Tài sản thiếu chờ xử lý"

TK 3381 " Tài sản thừa chờ giải quyết"

Căn cứ vào mẫu biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho khi phát sinh thiếu hàng kế toán ghi:

+ Phát sinh hàng thiếu cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 1381

Có TK 111,112,156,331

+ Khi xác định đợc nguyên nhân của số hàng thiếu

Nợ TK 632: giá tị hàng hoá hao hụt mất mát không truy cứu đợc trách nhiệm