Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của siêu thị Hapro Food thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội, được tìm hiểu tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán mua h

Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại

siêu thị Hapro Food.

3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food.

Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của siêu thị Hapro Food thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội, được tìm hiểu tiếp xúc với thực tế công tác quản

lý nói chung, công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa hợp lý Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty như sau

3.1.1 Những ưu diểm

Thứ nhất: trong điều kiện cơ chế quản lý mới, tương ứng với mô hình

quản lý và đặc điểm tổ chức kinh doanh, hệ thống kế toán của công tyn dược tổ chức tương đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tính chất quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình công ty chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức

tổ chức này tạo điều kiện để kế toán có thể kiểm tra, giám sát các bộ phận, các cửa hàng và các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty, hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá nâng cao nghiệp vụ

Thứ hai: Các phần việc kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho

từng kế toán viên trong phòng, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi tính toán, ghi chép

Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng phát hiện những sai xót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp trung thực những thông tin giúp ban lãnh đạo, các phòng ban có chức năng đánh giá được hiệu quả kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường

Thứ ba: Về chứng từ và luân chuyển chứng từ công ty sử dụng và chấp

hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo mẫu của bộ Tài Chính Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản

lý chứng từ Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện xong công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được ký hiệu và đánh số theo thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về các con số, các chữ ký, các định khoản Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh

tế để ghi sổ tổng hợp hay sổ chi tiết

Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và xử lý chứng từ như giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước

Thứ tư: Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ

mua hàng và thanh toán tiền hàng được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Với quy mô hoạt động kinh doanh tương đối lớn, quan

hệ với nhiều công ty xí nghiệp nên tài khoản 331 được chi tiết cho từng chủ nợ chẳng hạn như thanh toán với các công ty thì sử dụng TK 3311, thanh toán với

cá nhân là TK 3316 sau đó lại chi tiết cho từng công ty, từng cá nhân

Thứ năm: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch

toán hàng tồn kho Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, thường xuyên về tình trạng biến động của hàng hoá trên các mặt tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, tạo sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về số lượng và giá trị

Thứ sáu: Hiện nay tất cả nhân viên trong phòng kế toán đều được trang bị

máy tính do đó giúp cho công việc kế toán nhanh và chính xác Khi cần thông tin kế toán sẽ được đáp ứng ngay, giảm được khối lượng công việc tính toán cho các kế toán viên Giúp cho việc theo dõi đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng thuận lợi hơn

Thứ bảy: Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ

nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ, các chế định tài chính

và thanh toán, có trình độ tin học và ngoại ngữ Đặc biệt là kế toán trưởng là người luôn sắp xếp phân công công việc hợp lý, đúng người, đúng việc, còn các cán bộ kế toán là những người có trách nhiệm với công việc

Thứ tám: Việc lập kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch do

phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động,

có trình độ Do đó các kế hoạch mua hàng luôn được hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu về hàng hoá dùng cho kinh doanh của công ty

3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục

Bên cạnh những thành tích đạt được, tổ chức công tác kế toán mua hàng

và thanh toán tiền hàng của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện

Thứ nhất: Sử dụng tài khoản 151 Hàng mua đang đi đường

Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang đi đường dùng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hoá chưa về nhập kho doanh nghiệp Trong công ty xảy ra trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về (nhất là hàng nhập khẩu) nhưng công ty không hạch toán mà đợi cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 như bình thường Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhưng thực tế lại hạn chế tới việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty (đặc biệt là công ty có hàng hoá nhập khẩu)

Thứ hai: Siêu thị Hà Nội là công ty có quy mô kinh doanh lớn hàng ngày

phải nhập, xuất một lượng hàng khá lớn với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Do vậy hiện tượng hàng hoá nhập kho bị thiếu, thừa hay không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký là không tránh khỏi Vì vậy kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho"

3.2 Phương hướng và biên pháp hoàn thiện quá tình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food:

3.2.1 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện

Trong nền kinh tế thị trường với sự định hướng của nhà nước xuất hiện rất nhiều thành phần kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt Các doanh nghiệp kinh doanh phải đối mặt thường xuyên với sự biến động của môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế Chính vì vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình Để đạt được mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng hoàn thiện đặc biệt ở siêu thị Hapro Food

- Hoàn thiện đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của công ty đây là yêu cầu rất quan trọng, có xác định đúng thì mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

- Hoàn thiện phương pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp

Mặc dù chế độ kế toán được ban hành thống nhất trong cả nước, song công ty với đặc điểm riêng về cơ cấu, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo số 1141 TC/QĐ/CKĐT ngày 1/11/1995 Không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng một cách dập khuôn máy móc mà họ vận dụng linh hoạt sao cho đảm bảo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế vẫn cao

Trong nền kinh tế thị trường mở cửa tự do cạnh tranh, kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, mà nó

còn là công cụ đắc lực cho việc quản lý, đưa ra những quyết định thích hợp Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng và ảnh hưởng lớn đến các quá trình sau của lưu chuyển hàng hoá Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ thể lệ hiện hành về

kế toán của nhà nước Đặc biệt trong kế toán tài chính, các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2, các nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo theo đúng hướng dẫn của chế độ kế toán Điều đó có nghĩa là kế toán tài chính phải vận dụng hợp lý các nguyên tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận

- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, cững như các doanh nghiệp khác mục tiêu chiến lược của công ty là phải đạt tới mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất Như vậy, việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán

- Phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Chức năng của hạch toán kế toán là thu thập ,

xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình quản lý Trong nền kinh tế thị trường, người sử dụng thông tin kế toán bao gồm nhiều đối tượng khác nhau như chủ doanh nghiệp, nhà cung cấp, nhà đầu tư, các nhà cung cấp tín dụng Căn cứ vào đối tượng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán được phân định thành kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp,

sử dụng để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên ngoài như nhà đầu tư, các bên có quan hệ mua bán hàng hoá, cơ quan thuế

Mặc dù hiện nay ở Việt Nam kế toán quản trị là lĩnh vực còn mới mẻ, việc nhận thức và hiểu biết về kế toán quản trị trong nền kinh tế thị trường còn hạn chế và chưa thống nhất, hiện còn nhiều quan điểm khác nhau Dù có nhiều quan điểm khác nhau, kế toán quản trị có những điểm giống và khác nhau nhưng kế toán quản trị và kế toán tài chính là hai bộ phận của hệ thống kế toán phải kết hợp chặt chẽ với nhau trong cùng bộ máy, trong cùng một quá trình xử

lý thông tin trên một hệ thống tài khoản thống nhất Để phục vụ yêu cầu quản

lý và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán thì phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính

- Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả cao Bất kỳ một phương án tổ chức kinh doanh hoặc một phương án tổ chức quản lý nào người ta đều phải tính toán đến tính hiệu quả và tính khả thi của nó không thể thực hiện bằng mọi giá Vì vậy hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp Để thực hiện được yêu cầu này hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tỉ mỉ, thận trọng và có cơ

sở khoa học

3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

Thông qua những suy nghĩ, nhận xét đánh giá về công tác kế toán nghiệp

vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food ở trên, ta thấy những điểm nổi bật cũng như những vấn đề còn tồn tại cần được hoàn thiện trong công tác kế toán hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của công

ty Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty nhằm góp phần tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động mua hàng nói riêng

3.2.2.1 Công ty nên sử dụng TK 151 hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng chưa về.

Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng chưa về mặc dù thực tế có xảy ra trường hợp này Như vậy kế toán sẽ không có được thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đường Do đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang

đi đường Trình tự hạch toán như sau:

-Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đường" Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường nhưng nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào nợ TK 1561 như sau"

+ Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi

Nợ TK 151

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331

+ Sang tháng hàng về Nợ TK 156 Có TK 151 3.2.2.2 Về chứng từ ban đầu liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng Khi hàng hoá mua về, đơn vị tiến hành nhập kho Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hoá đơn chứng từ Đặc biệt trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng từ nược ngoài, hàng hoá mua về phải vận chuyển trên đường một thời gian dài nên chất lượng hàng hoá mua về sẽ không được như ban đầu Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thuốc chữa bệnh cho nhân dân, công ty luôn đặt chất lượng, phẩm chất lên hàng đầu Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập " Mẫu: Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho Số: Căn cứ: số ngày tháng năm

Bản kiểm nhận gồm:

Phó phòng nghiệp vụ:

Kế toán mua hàng:

Thủ kho:

Người giao nhận:

S

T

T

Tên, nhãn

hiệu, quy cách

phẩm chất vật tư

( sản phẩm

hànghoá)

M M ã số

Đơ

n vị tính

Số lượng Chất

lượn g

Ghi chú Theo

chứng từ

Th ực nhậ p

Ngày tháng năm Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho

( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họtên)

Siêu thị Hapro Food là siêu thị lớn, hàng ngày thường xuyên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trong tình hình như hiện nay, với trình độ trình môn, kinh nghiệm làm việc của các nhân viên kế toán, máy tính thay cho một

số công việc thủ công Công ty áp dụng hình thức "Nhật ký chung" là hợp lý Đồng thời với việc theo dõi số hàng thừa hoặc thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1381 và TK 3381 Cơ sở ghi chép của hai bảng kê này là mẫu

"Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho" Bảng kê này được mở cho từng tháng

Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng kế toán nên thường xuyên vào cuối tháng căn cứ vào kết quả lưu chuyển hàng hóa trong tháng cùng với phòng kế hoạch, lên kế hoạch cho tình hình mua hàng trong tháng tới, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây nên việc tồn kho quá lớn Cần tăng cường việc quản lý chặt chẽ những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng

Mẫu:

Bảng kê theo dõi Tk 3381( 1381)

Từ ngày đến ngày tháng năm

S

T

T

Chứng từ Nội

dung

TK đối ứng Số phát

sinh S

ố

ợ

C ó

Cộng:

Ngày

tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng

( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản :

TK 1381 " Tài sản thiếu chờ xử lý"

TK 3381 " Tài sản thừa chờ giải quyết"

Căn cứ vào mẫu biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho khi phát sinh thiếu hàng kế toán ghi:

+ Phát sinh hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân

Nợ TK 1381

Có TK 111,112,156,331

+ Khi xác định được nguyên nhân của số hàng thiếu

Nợ TK 632: giá tị hàng hoá hao hụt mất mát không truy cứu được trách nhiệm

Nợ TK 1388,334,111: phần bắt cá nhân bồi thường

Có TK 1381