Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

Lời mở đầu

Mỗi một doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần phải quan tâm đến nhiều yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Các nhân tố đó bao gồm cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai?

và sản xuất nh thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi doanh nghiệp phải trả lời đợc trớc khi tiến hành sản xuất

Đối với các doanh nghiệp thơng mại cũng vậy Đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả lời đợc các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai? Trong đó lu chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá trình : bán hàng - dự trữ - mua hàng, nhập hàng Đối với doanh nghiệp phải chú trọng hơn tới quá trình này

Trong thời kỳ bao cấp, lu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệp thơng mại thực chất chỉ là những "Tổng kho cấp phát" của Nhà Nớc, hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng Trong cơ chế thị trờng, các DNTM đợc khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nớc Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình Quá trình mua, nhập hàng dự trữ , bán hàng nh thế nào là do doanh nghiệp quyết định Bất cứ doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế nào - cốt sao đạt đợc hiệu quả cao nhất Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lu thông hàng hoá là một vấn đề hết quan trọng đối với các doanh nghiệp Mua, nhập hàng là bớc khởi đầu đảm bảo cho doanh nghiệp có hàng hoá để thực hiện các bớc tiếp theo của quá trình lu thông Quá trình mua hàng đợc đánh giá là tốt khi quá trình đó đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng, chất lợng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua - dự trữ - tiêu thụ

Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là một vấn đề quan trọng Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng thanh toán cho ngời bán Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán

mua hàng với phân tích tình hình thanh toán với ngời bán của doanh nghiệp để hoạt động thu mua hàng hóa đạt hiệu quả cao hơn.

Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty siêu thị Hà Nội - Siêu thị Hapro Food, em đợc biết công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng với ngời cung cấp nói riêng của công ty đã tơng

đối tốt, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý hàng hoá trong công ty ở một mức độ nhất định Tuy nhiên nếu hoàn thiện thêm thì công tác kế toán mua hàng sẽ phát huy hơn nữa vai trò quản lý của mình Do đó sau khi đi vào tìm hiểu công tác kế toán mua hàng của siêu thị Hapro Food nhận thấy những mặt

nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food"

làm đề tài cho chuyên đề của mình

Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong đợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng nh các bác , các cô, các anh chị trong phòng kế toán của công ty

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS HOàNG MINH ĐƯờNG, các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán của siêu thị Hapro Food trực thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này

Bố cục của chuyên đề gồm 3 chơng:

Chơng 1: Lý luận chung về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp Thơng Mại

Chơng 2: Thực trạng của nghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ngời bán tại siêu thị Hapro Food Hà Nội

Chơng 3: Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ngời bán tại siêu thị Hapro Food

1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại

"Hành vi Thơng mại" theo luật thơng mại Việt Nam ( đợc quốc hội khoá

IV, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thông qua mua bán trên thị trờng Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật t mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội

Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:

- Hàng hóa rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại

này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã, thông số kỹ thuật

- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử dụng Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để

đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất

Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM Nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá với các quá trình: mua - nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoá

chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp( 80%- 90%) Vốn lu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: sản xuất, dự trữ và lu thông Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động

- Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá

-Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lu thông hàng hoá,

sự chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ

- Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lu thông hàng hoá Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý

Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt

động kinh doanh của các DNTM Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm

vụ kế toán

1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua

Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông hàng hoá, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Hàng hóa là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho ngời bán và phải

đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ

- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ và đợc quyền sở hữu về hàng hoá

- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công sau đó bán ra

Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá đợc coi là hàng nhập khẩu:

tiêu dùng, dịch vụ khác căn cứ vào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp nớc ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nớc ngoài

- Hàng nớc ngoài đa vào hội chợ triển lãm ở nớc ta sau đó bán lại cho các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ

- Hàng hoá nớc ngoài viện trợ cho nớc ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị định th giữa chính phủ nớc ta với chính phủ các nớc, thực hiện thông qua các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

1.2.2 Các phơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng

1.2.2.1 Các phơng thức mua hàng

Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phơng thức sau:

- Mua hàng theo phơng thức trực tiếp:

Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của

đã đợc xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó về kho của mình Mọi sự mất mát, thiếu hụt, h hỏng của hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp

- Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng

Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đã quy định trớc để xác định địa điểm đến nhận hàng và ngời bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa

điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng.Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

1.2.2.2 Các phơng thức thanh toán tiền hàng

- Trả tiền ngay: theo phơng thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở hữu về hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ

doanh nghiệp cha mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho ngời bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể đợc ngời bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo

ph-ơng pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế giá trị gia tăng đầu vào

+Chi phí thu mua

_Chiết khấu Th-

ơng mại, giảm giá hàng mua

đợc hởng

+Thuế nhập khẩu (TTĐB)

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo

ph-ơng pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không thuộc đối tợng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là giá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào

+Chi phí thu mua

_Chiết khấu th-

ơng mại, giảm giá hàng mua

đợc hởng

+Thuế nhập khẩu (TTĐB)

1.2.4 Nhiệm vụ kế toán

Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Đó là cơ sở đầu tiên cung cấp cho các nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng về số lợng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời

- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp

đồng, tình hình thanh toán với ngời cung cấp

- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết

định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống kế toán hiện hành

1.3.1 Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hạch toán ban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng

và thanh toán cũng nh sự luân chuyển của chúng

Các chứng từ đợc lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng bao gồm:

* Hóa đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán cha có thuế GTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuế

* Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp tính trực tiếp hoặc cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng do bên bán lập.

* Nếu mua hàng ở thị trờng thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng

do cán bộ mua hàng lập và phải ghi rõ tên địa chỉ ngời bán, số lợng, đơn giá mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán

* Phiếu nhập kho: phản ánh số lợng và trị giá hàng thực nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với ngời có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán

* Biên bản kiểm nhận hàng hoá đợc sử dụng trong trờng hợp phát sinh hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng

Ngoài ra, trong quá trình thanh toán tiền hàng kế toán còn sử dụng các chứng từ liên quan sau:

* Giấy báo nợ của ngân hàng

* Phiếu chi

* Giấy thanh toán tiền tạm ứng

* Chứng từ nộp thuế ở khâu mua

Hiện nay chứng từ đợc lập trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là khá nhiều do đó sẽ tốn thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử

lý chứng từ Tổ chức hợp lý chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ làm giảm bớt hao phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lợng lao động, đảm bảo giám sát chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán tiền hàng

Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng, nó giúp cho kế toán theo

dõi đợc chặt chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình.

1.3.2 Tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995 theo quyết định 1141/TC/CĐKT và thống nhất chính thức áp dụng trong cả nớc ngày 01/01/1996 Tuỳ từng điều kiện thực tế doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kế toán hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ mà lựa chọn sử dụng

- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:

+ Tài khoản 156 "Hàng hoá"

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và quầy hàng

Kết cấu và nội dung của tài khoản

Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho

Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ

Bên có: Phản ánh trị giá hàng hóa xuất kho

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ Trị giá hàng hóa thiếu hụt trong kiểm kê

SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá của doanh nghiệp còn tồn kho cuối kỳ

Chi phí mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 156 có 2 TK cấp 2

TK 1561 "phản ánh giá mua hàng hoá"

TK 1562 "chi phí thu mua"

+ Tài khoản 151 " Hàng mua đang đi đờng"

vào đã xác định là hàng mua nhng hàng cha về nhập kho hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ : Phản ánh trị giá hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho doanh nghiệp tăng trong kỳ

Bên có : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đang đi đờng đã về nhập kho hoặc đã chuyển bán thẳng cho khách hàng

SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi

đờng

+ Tài khoản 133 " Thuế GTGT đợc khấu trừ"

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ : Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên có : Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại

Số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ đã kết chuyển

Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại

SDCK : Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà Nớc cha hoàn trả

Tài khoản 133 có 2 tiểu khoản cấp 2

TK 1331- thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

TK 1332- thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định

+ Tài khoản 331 "Phải trả cho ngời bán"

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch vụ và ngời nhận

Kết cấu của tài khoản:

Bên nợ : Phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả số tiền ứng ớc) và các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại

tr-Bên có : Phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch

vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản

SDCK : Số tiền còn phải trả ngời bán, nhận thầu xây dựng cơ bản

Ngoài các tài khoản trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan nh:

Tài khoản Tk 111- Tiền mặt

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 611

"Mua hàng"

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng

cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)

Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ

Bên có: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Giảm giá hàng mua và trị giá hàng mua trả lại

Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2

TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu

TK 6112- Mua hàng hoá

Khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản 151, 156 chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ Nội dung ghi chép của các tài khoản này nh sau:

Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ

Bên có: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ

(1a): hàng hoá mua về nhập kho.

(2a): hàng mua đang đi đờng cuối tháng cha về nhập kho

(1b),(2b): thuế GTGT đầu vào của hàng mua

(3): hàng mua đi đờng về nhập kho

(4): nhà nớc cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá

(5): hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên.(6): thuế nhập khẩu hàng mua

(7): đánh giá tăng hàng hoá

(8a): trị giá bao bì luân chuyển

(8b): thuế GTGT của bao bì

(9): hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu

TK 133 TK 133

(1b)

(2b)

TK 151 TK 1381 (2a) (3) (10)

TK 411

(4) TK 412 (11)

TK 111,112,331 TK 111,112,331 Hàng hoá mua về nhập kho Các khoản giảm giá hàng hoá

TK 133

Thuế GTGT

TK 338 TK 632 Hàng hoá thừa Trị giá hàng hoá đã xuất kho

TK 3333 TK 1562 Thuế nhập khẩu Kết chuyển chi phí cuối kỳ

TK 1562

Đầu kỳ kết chuyển chi phí

Theo phơng pháp này cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn thực tế xuất bán hàng trong kỳ theo công thức:

Trị giá vốn hàng Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốnxuất kho bán = hàng tồn kho + hàng mua vào _ hàng tồn khotrong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

1.3.3.3 Thanh toán với ngời bán

Quy trình hạch toán thanh toán với ngời bán đợc khái quát qua sơ đồ sau:

TK 111,112,311 TK 331 TK 151,156,611 Trả tiền cho ngời bán Mua hàng cha trả tiền

TK 133 Thuế GTGT

- Theo hình thức kế toán nhật ký chung: Nghiệp vụ mua hàng đợc phản

ánh vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 156- Hàng hoá, 111- Tiền mặt, 112- Tiền gửi ngân hàng, 331- Phải trả ngời bán Đồng thời

ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ đợc phản ánh vào sổ nhật ký chuyên dùng nh nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng); định kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào

sổ cái các tài khoản liên quan

- Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Nghiệp vụ mua hàng đợc

+ Bảng kê số 8 - dùng để ghi chép tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá hoặc thành phẩm theo giá thực tế hoặc giá hạch toán

+ NKCT số 1: ghi có TK 111- Tiền mặt

+ NKCT số 2: ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

+ NKCT số 4: ghi có TK 311- Vay ngắn hạn

+ NKCT số 5: ghi có TK 331- Phải trả ngời bán

+ Hàng mua đang đi đờng phản ánh trên NKCT số 6

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển.

Công ty Bách Hoá bán lẻ Hà nội là một trong những ngọn cờ đầu của ngành thơng nghiệp đợc thành lập từ năm 1954, công ty Bách Hoá Hà Nội luôn hoàn thành thành nhiệm vụ của Đảng và Nhà Nớc giao phó là mang đến tận tay ngời tiêu dùng đáp ứng mọi nhu cầu của nhân dân Sau

45 năm hoạt động công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển, từ khi chỉ

có một vài cửa hàng nhỏ lẻ đến nay đã có hàng chục cửa hàng với qui mô ngày càng phát triển Đặc biệt có những cửa hàng lớn nh Bách hóa số 5 Nam Bộ, Bách hoá 12 Bờ hồ, đợc nhân dân tín nhiệm.

Trong nền kinh tế thị trờng để thích ứng với sự phát triển không ngừng của đất nớc và phục vụ ngời tiêu đùng đợc tốt hơn, đồng thời tiếp cận với công nghệ kinh doanh tiên tiến, nâng cao hiệu quả kinh doanh góp phần thực hiện mục tiêu công nghệ hoá, hiện đại hoá đất nớc mà Đảng và nhà Nuớc đề ra

Công Ty Bách Hoá Hà Nội đã xây dựng một số cửa hàng thành siêu thị

tự chọn và Trung Tâm Thơng Mại số 7 Đinh Tiên Hôàng ra đời Đây là đơn

vị đầu tiên của ngành thơng nghiệp Thủ Đô hoạt động kinh doanh theo mô hình siêu thị Trung Tâm số 7 Đinh Tiên Hoàng đợc chính thức thành lập ngày 12/10/ 1995 theo quyết định số 104 của công ty Bách hoá Hà Nội và giấy phép kinh doanh số 108346 do trọng tài kinh tế thuộc Công ty Bách Hóa Hà Nội cấp

Food

Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 10/ 11/1995 với diện tích sử dụng

khoảng 1.500 mặt hàng phục vụ ngời tiêu dùng, bao gồm : các nhóm hàng thực phẩm, công nghệ, sản phẩm may mặc, hóa mỹ phẩm, dụng cụ gia đình,

đồ chơi trẻ em ,đồ điện Với vị trí địa lý thuận lợi là nằm ở trung tâm Hà Nội

đối diện với Hồ Gơm, thêm vào đó là nơi bát đầu của các phố cổ sầm uất của

Hà Nội nh : Hàng Gà, Hàng Ngang, Hàng Đào, Cầu Gỗ, Đinh Liệt sau 5 năm hoạt động bằng uy tín chất lợng, giá cả, trung tâm đã chiếm đợc lòng tin của khách hàng trở thành địa chỉ tin cậy của ngời tiêu dùng

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của siêu thị Hapro Food.

* Chức năng:

Siêu thị Hapro Food có chức năng kinh doanh bán lẻ hàng hoá công nghiệp phẩm , tạp phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng gia đình, thực phẩm công nghệ, tổ chức dịch vụ sửa chữa kính mắt, gia công chế biến bánh mứt kẹo, kinh doanh hàng điện máy

* Nhiệm vụ:

phục vụ ngời tiêu dùng Tổ chức kinh doanh các ngành hàng, mặt hàng đúng với giấy phép đăng ký kinh doanh Tổ chức giao dịch với khách hàng trong n-

ớc và ngoài nớc về lĩnh vực kinh doanh, nắm bắt thông tin, nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng và giá cả thị trờng, đi dầu trong việc thực hiện phơng thức phục vụ khách hàng văn minh lịch sự thể hiện rõ vai trò của thơng nghiệp quốc doanh

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch mà công ty đã đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trờng về mặt hàng tân dợc cũng nh đông dợc

- Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí

và chịu trách nhiệm về việc duy trì và phát triển nguồn vốn do Nhà Nớc cấp

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao

động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội

Với chức năng và nhiệm vụ nh trên, công ty đã và đang tiến hành những hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trờng trong và ngoài nớc

Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA và chuẩn

bị tham gia tổ chức thơng mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề

ra là:

- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý

- Tăng cờng phát triển nguồn tài chính

- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn

và ngắn hạn

- Tăng cờng hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nớc và ngoài nớc

2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

- Đặc điểm của bộ máy quản lý siêu thị : Xuất phát từ chức năng nhiệm

vụ của siêu thị, nên siêu thị tổ chức quản lý bộ máy theo mô hình trực tuyến chức năng Lãnh đạo siêu thị là trởng siêu thị, giúp việc cho trởng siêu thị là phó trởng siêu thị và các tổ chức năng khác

- Trởng siêu thị là ngời có quyền hành cao nhất có trách nhiệm lớn nhất trớc ban lãnh đạo Là ngời chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lợc cho cấp dới thực hiện, là ngời bao quát toàn bộ hoạt

động kinh doanh của đơn vị thông qua các phòng ban chức năng từ đó đa ra các quyết định kinh doanh cho cửa hàng

- Phó trởng siêu thị là ngời giúp việc chính cho trởng siêu thị, cùng với chị em tổ kho làm công tác nghiên cứu thị trờng, thị hiếu khách hàng, tìm nguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hóa thời vụ, tổ chức bán ra đôn

đốc khâu tiêu thụ để tránh việc hàng hoá bị ứ đọng ảnh hởng tới tình hình kinh doanh

- Tổ kế toán tài vụ gồm 10 ngời là một bộ phận không thể thiếu đợc của bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với siêu thị cũng vậy Tổ kế toán làm nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ hạch toán Tại phòng ban kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc cụ thể và tất cả các thành viên liên kết với nhau tạo thành chuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng và tài sản của siêu thị, cung cấp các thông tin cần thiết và tham mu cho ban lãnh đạo đa ra các quyết định đúng

đắn trớc sự biến động liên tục của thị trờng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

- Tổ bán hàng gồm có 39 nhân viên đợc chia thành 5 tổ bán hàng Các tổ bán hàng này đợc sắp xếp theo ca và đều nằm dới sự chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trởng, phụ trách mọi công việc của tổ mình phụ trách nh sắp xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh hàng hoá bán ra cùng anh chị em phấn đấu hoàn thành vợt mức kế hoạch đợc giao Các tổ bán hàng đều phải quản lý các mặt hàng về số lợng nhập, xuất, tồn thông qua kiểm kê định kỳ 3 ngày/ 1 lần

- Tổ kho gồm 4 nhân viên, mọi việc của kho đều đợc tiến hành theo kế hoạch đề ra và sự chỉ đạo của cấp trên nh là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo quản hàng hóa tránh thất thoát hàng hoá, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập

xuất hàng, tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại và kích cỡ cần thiết, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để thuận lợi cho việc lấy hàng đợc dễ dàng nhanh chóng tận dụng triệt để diện tích của kho Ngoài ra tổ kho còn làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, đề xuất các phơng án kinh doanh cho lãnh đạo siêu thị nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động bán hàng.

- Tổ bảo vệ gồm có 10 ngời làm nhiệm vụ bảo vệ hàng hóa, gìn giữ an ninh của siêu thị tại các điểm bán hàng

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ

điều kiện và trình độ quản lý, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn

bộ nhân viên kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của kế toán trởng Hiện nay phòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các nhóm, các tổ

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dợc liệu

Kế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán Thủ quỹ

hàng

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng ngời:

+ Trởng phòng kế toán (kế toán trởng) : có trách nhiệm điều hành toàn

bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty

+ Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trởng phòng khi trởng phòng đi vắng

+ Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tùy từng đối t-ợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái

+ Kế toán TSCĐ, tiền lơng, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp

+ Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập

và xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng

kê, nhật ký chung, sổ cái

Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ

Kế toán phân xởng và tính giá

thành sản phẩm

+ Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng: ngân hàng công thơng, ngân hàng ngoại thơng Căn cứ vào các

uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2, lên nhật ký chung cho các tài khoản 112,311

+ Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hóa

đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ, lên bảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111

+ Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi Ngoài ra còn phải đi ngân hàng nộp và rút tiền

+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng

từ gốc và các hoá đơn nhập, xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết

+ Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ trách các phân xởng, trực thuộc phòng tài vụ Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động của phân xởng

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đợc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tợng

và theo trình tự thời gian Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên đợc sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác

2.1.2.2 Hình thức và phơng pháp kế toán áp dụng tại siêu thị Hapro Food.

Siêu thị Hapro Food trực thuộc Tổng Công Ty Thơng Mại Hà Nội là siêu thị lớn có quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tơng đối lớn và phức tạp Do vậy nhằm góp phần cho công tác hạch toán đảm bảo chính xác tuyệt đối, nhanh gọn, thông tin kịp thời dễ hiểu Siêu thị đã áp dụng chế độ kế toán sau:

- Niên độ kế toán hàng năm từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam

- Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung

- Phơng pháp kế toán tài sản cố định

+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: giá vốn mua vào

+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo phơng pháp giá đích danh

+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp hạch toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo quy định của nhà nớc

Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ đồ:

Sổ cái

Bảng báo cáo tài chính Bảng kê

Công ty sử dụng các loại chứng từ sau - Hàng ngày căn cứ vào các chứng

từ gốc nhận đợc (phiếu thu, chi, giấy báo nợ, các giấy nhập xuất hàng hoá, nguyên vật liệu ) Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào bảng kê, sổ chi tiết liên quan

- Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tính toán, kết hợp lập bảng phân bổ Từ các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng đã đợc vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp Theo lĩnh vực đợc phân công các cán bộ nhân viên lên các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ cái

Sau khi nhật ký chung hoàn thành thì chuyển đến kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các bảng kê tổng hợp chi tiết và có nhiệm vụ vào sổ cái các tài khoản

Cuối mỗi quý, dựa vào các tài liệu có liên quan kế toán trởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho quý sau

Hiện nay công ty đã đa hệ thống máy tính vào sử dụng Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý đợc chặt chẽ và làm giảm

đáng kể khối lợng công việc

2.1.3.Tình hình cơ bản của siêu thị Hapro Food

2.1.3.1.Tình hình lao động.

Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, sự tác

động của yếu tố lao động đến sản xuất đợc thể hiện trên hai phơng diện đó là

số lợng lao động và năng suất lao động Trong từng thời kỳ nhất định thì số ợng lao động nhiều hay ít, cơ cấu có hợp lý hay không đều ảnh hởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Đối với nghành thơng mại yêu cầu lao

l-động đòi hỏi phải có kinh nghiệm, hiểu biết về thị trờng, nhạy bén trong kinh

doanh nghiệp Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và siêu thị Hapro

Food nói riêng Đánh giá chung về tình hình lao động của siêu thị đợc thể hiện trong bảng 1:

Biểu 1: Tình hình sử dụng lao động của siêu thị năm 2007

( Nguồn: Siêu thị Hapro Food)

_ Lao động gián tiếp

tính

Qua biểu trên ta thấy do đặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chung tổng số lợng lao động của siêu thị nhìn chung không đổi và luôn ổn

định Công nhân viên của siêu thị phần lớn là lao động trực tiếp, còn lại là lao

động gián tiếp chiếm một số lợng nhỏ Lao động nữ cũng chiếm đa số trong tổng số lao động và so với lao động nam vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ Hơn thế nữa qua biểu trên ta còn nhận thấy đội ngũ lao động còn có chất lợng tơng đối cao, hầu hết nhân viên của siêu thị đã đợc

đào tạo qua các trờng đại học và cao đẳng trung học chuyên nghiệp Đây là

điều kiện cơ bản để siêu thị phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị ờng

tr-2.1.3.2.Tình hình tài sản và nguồn vốn của siêu thị

Vốn là một trong những yếu tố cơ bản để tạo lập nên quá trình sản xuất

và kinh doanh, vốn của doanh nghiệp đợc thể hiện thông qua các tài sản sử dụng trong kinh doanh và đợc tạo thành từ các nguồn khác nhau

Qua biểu 2 : Tình hình tài sản và nguồn vốn của siêu thị ta có thể đánh giá khái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của siêu thị tại một thời điểm nhất định Ta thấy rằng tổng nguồn vốn cũng nh tài sản của siêu thị năm

2006 so với năm 2007 tăng lên một lợng là 155.457.747 đồng tơng ứng với 10,7% Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của siêu thị năm

2007 lớn hơn 2006, siêu thị đã có rất nhiều cố gắng trong việc huy động vốn cho sản xuất trong năm Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh :

- Nếu phân tích theo khía cạnh tài sản : Trong siêu thị TSLĐ và đầu t ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng Nguyên nhân của sự gia tăng này là sự tăng lên quá nhanh của hàng tồn kho và khoản phải thu cũng nh sự gia tăng lạm phát trong năm Đối với khoản phải thu và hàng tồn kho thì đây

là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính đối với siêu thị, nhng

sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì thực sự nó sẽ tạo nên sức mạnh mua sắm giúp siêu thị gia tăng lợi nhuận cho mình

- Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trả chiếm đa số và tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chính phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông qua khoản nợ ngắn hạn Trong một thời gian phát triển siêu thị không ngừng phát triển và ngày càng lớn mạnh tính đến năm

2007 nguồn vốn của siêu thị đạt đợc là 1.683.979.995 đồng

2.1.3.3 kết quả kinh doanh của siêu thị qua 2 năm

Biểu 3 : Kết quả kinh doanh của siêu thị qua 2 năm

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của siêu thị đạt đợc năm 2006 cao hơn năm

2007, nhng doanh thu năm 2007 lại tăng hơn so với năm 2006 Điều này chứng tỏ đứng trớc sự cạnh tranh với các siêu thị khác trong điều kiện thị tr-ờng cạnh tranh ngày càng khốc liệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc siêu thị phải tăng các khoản chi phí nh: chi phí bao gói sản phẩm,

các khoản chi phí thuê ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm

đẩy mạnh tốc độ bán hàng Hơn nữa việc hợp nhất các khoản chi phí và chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuân trong kỳ giảm Vì vậy siêu thị cần phải xác

định các khoản chi phí cho hợp lý để có những điều chỉnh kịp thời

3 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food.

3.1 Hạch toán ban đầu

Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hớng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:

- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, cửa hàng Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đợc ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính Bên cạnh đó do công việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt (kinh doanh thuốc các loại, nguyên vật liệu sản xuất, chế biến thuốc, hóa mỹ phẩm ) nên công ty và tại các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một

số chứng từ luân chuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hởng đến quá trình chung

- Kế toán trởng hớng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội

- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lu trữ chứng từ

Chất lợng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng,

đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) đợc quyết định trớc hết ở chất lợng hạch toán ban đầu Do đó kế toán không chỉ hớng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà

còn phải tăng cờng công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tợng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Siêu thị Hapro Food là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998,:

- Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với ngời bán, công ty yêu cầu ngời bán giao lại hoá đơn (liên 2) Đây là căn cứ

đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất Trong đó ngời bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định:

+ Giá bán: cha có thuế GTGT

+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán( đã có thuế GTGT)

- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trờng hợp khi công ty mua hàng của

đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT

- Bảng kê thu mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất

- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá đợc vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán Nếu phù hợp tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của ngời bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp

vụ thanh toán Số liệu ghi trên phiếu nhập kho đợc lấy từ hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên

+ Một liên giao cho kế toán kho

+ Một liên giao cho kế toán thanh toán với ngời bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331.

Trong trờng hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho ngời cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kế toán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho ngời bán

- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá mua vào Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT đợc khấu trừ theo từng hoá đơn vào bảng kê

- Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nớc ngoài( nhập khẩu hàng hoá) Sau khi hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục

đã ký Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhận hàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ Tổ chức đa hàng về kho của công ty, kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê t-

ơng ứng

Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

STT Tên hàng hoá, dịch

vụ

Đơn vị tính

Số tiền viết bằng chữ: năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

- Họ, tên ngời giao hàng: CT CP C&T

ã s ố

Đơ

n vị tín h

Số lợng Đơn

giá Thành tiền Theo

Cộng thành tiền ( viết bằng chữ):

Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên)

Commercial invoice (orriginal) Seller: societe immo asie INVOICE NO: SSP-0212121 (TENAMYD CANADA) DATE: MARCH 04, 2008 C/O: 1301 BANK OF AMERICA TOWER, 12 L/C NO: 126 LCK 200200370 HARCOURT ROAD, CEATRAL HONG KONG DATE: february 04, 2008 CONSIGNEL BUYER( IF OTHER THAN

TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) MEDIPLANTEX

NOTIFY: MEDIPLANTEX HA NOI 358 HA NOI

THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES

DEBARTURE DATE CONTRACT NO: 15802 march 15,2008 KALTENAMYD CANADA VESSE IL FLIGHT FROM DATE: january 16, 2008

BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA

TO: HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND

SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT

KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HOCHI MINH CITY ELASTIC PORT, VIET NAM

FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE BOX OF 100 STRIPS BOX USD STRIP OF 72 MM X 18 MM 20,000 0.85

TOTAL: 100CARTONS