Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long

Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long

Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần thơng mại và tin học hng long I. Tổng quát chung về Công ty Cổ phần Thơng mại và tin học Hng Long. 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. 1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển . Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long đợc thành lập vào ngày 12/07/1997. Công ty có tên giao dịch là FUTURE COMPUTER. Là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có t cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, có tài khoản riêng tại ngân hàng, đợc sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nớc quy định, hoạt động theo pháp luật của Nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trụ sở hoạt động: 482 - Trần Khát Chân - Q. Hai Bà Trng- Hà Nội. Phone: 04.9741945 Fax: 04. 9763159 Khi mới thành lập vào năm 1997 Công ty có quy mô còn khá khiêm tốn chủ yếu là hoạt động trong lĩnh vực đào tạo tin học. Trong những ngày đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn và công nghệ. Nhng sau một thời gian thích ứng với cơ chế mới Công ty đã và đang từng bớc đi lên làm ăn có hiệu quả từ đó có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh ngày càng đáp ứng đợc tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Công ty đã có thêm ba chi nhánh tại: - Chi nhánh 1: Tại 188 Khâm Thiên, Q. Đống Đa, Hà Nội - Chi nhánh 2: Tại 16, ngõ 23, Hoàng Cầu, Q. Đống Đa, Hà Nội - Chi nhánh 3: Tại 157, Thái Hà, Q. Đống Đa, Hà Nội SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 45 Luận văn tốt nghiệp Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long là một doanh nghiệp th- ơng mại hạch toán độc lập chuyên cung cấp các thiết bị tin học, các loại máy tính PC, máy Notebook, Server, Mainfrane, và cung cấp màn hình và máy tính đồng bộ của các hãng nổi tiếng nh: COMPAQ-IBM-DELL-HP đ ợc nhập khẩu trực tiếp từ Nhật, Mỹ, úC,ngoài ra Công ty còn cung cấp các dịch vụ về t vấn thiết kế lắp đặt các thiết bị về mạng Lan, Wireless Lan, và Internet, thiết kế các Website thơng mại điện tử, t vấn các giải pháp về công nghệ thông tin, các phần mềm ứng dụng theo yêu cầu khách hàng. Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung cha cao nh một số nghành trọng điểm nhng nhìn chung là ổn định, mọi chế độ u đãi, khen thởng, kỷ luật trong công ty đều đợc thực hiện tốt. Hàng năm công ty đều hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. * Chức năng: Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long là Công ty có chức năng kinh doanh các loại máy tính, máy in, máy Notebook, của các hãng nổi tiếng trên thế giới nh: IPM, COMPAQ, DELL . trong đó hoạt động kinh doanh th - ơng mại và cung cấp dịch vụ là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ. * Nhiệm vụ: - Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch mà Công ty đã đặt ra để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trờng. - Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí và chịu trách nhiệm về việc bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông. - Thực hiện quá trình kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao động, bảo vệ môi trờng, tuân thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đã đăng ký. - Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội. Với chức năng và nhiệm vụ nh trên, công ty đã và đang tiến hành những hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trờng trong và SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 46 Luận văn tốt nghiệp ngoài nớc. Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham tổ chức thơng mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề ra là: - Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý. - Tăng cờng phát triển nguồn tài chính. - Xây dựng đầu t phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại. - Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn và ngắn hạn. - Tăng cờng hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nớc. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy tổ chức của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tổ chức hớng nội, theo cấu trúc trực tuyến chức năng. Mô hình tổ chức của Công ty rất đơn giản, linh hoạt đợc chia thành các tuyến chức năng phù hợp với chiến lợc kinh doanh và quy mô của Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty: Cơ cấu tổ chức của công ty đợc chia thành 4 phòng ban và bộ phận kho. Mỗi bộ phận đợc tổ chức tuỳ theo yêu cầu kinh doanh của Công ty. SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 47 Chủ tịch hội đồng quản trị (Tổng giám đốc) Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc P.kế toánP. kĩ thuật và bảo hành P. Tổ chứcP. kinh doanh và dự án Luận văn tốt nghiệp * Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm tổng giám đốc): Hoạch định mục tiêu, chiến lợc kinh doanh của Công ty và điều hành, quản lý chung các hoạt động của Công ty. Đây cũng là ngời chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao và cũng là ngời đại diện của Công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật nhà nớc. * Phó tổng giám đốc: 02 ngời, chuyên t vấn cho giám đốc về các hoạch định các mục tiêu chiến lợc kinh doanh cũng nh thẩm định các dự án kinh doanh và giúp cho giám đốc trong việc điều hành và quản lý Công ty * Các phòng ban : Bao gồm : - Phòng kinh doanh và dự án: Chức năng là tham mu cho tổng giám đốc về các chiến lợc kinh doanh và tiếp thị cũng nh bán hàng. Cung cấp và phân phối các sản phẩm dịch vụ, tiến hành các hoạt động kinh doanh, tiếp thị đến ng- ời tiêu dùng và phân phối lại. Thiết lập và giám sát thực hiện các dự án, phân phối các thiết bị mạng, máy tính xách tay, xây dựng và quản lý các Website, mạng nội bộ và t vấn các giải pháp về mạng Lan, Wan, Wireless Lan, Server. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc mua bán và t vấn đồng thời chịu trách nhiệm ghi sổ sách, lập các quyết toán và các báo cáo tài chính của Công ty - Phòng kỹ thuật và bảo hành: Nhiệm vụ chính là lắp đặt, bảo trì, bảo d- õng các sản phẩm và thiết bị tin học, t vấn, giải đáp về kỹ thuật, hỗ trợ khách. - Phòng tổ chức: Chuyên t vấn cho các phó tổng giám đốc và tổng giám đốc về các vấn đề có liên quan đến việc tổ chức phòng ban, bộ phận trong công ty. Xây dựng chính sách tuyển dụng đãi ngộ đối với nhân viên trong công ty cũng nh xây dựng các quy chế nội quy làm việc của Công ty SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 48 Luận văn tốt nghiệp 1.4 Tình hình tài chính . Nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu là nguồn vốn góp từ các cổ đông trong Công ty và một phần là từ nguồn vốn huy động trên thị trờng tài chính. Trong cơ cấu nguồn vốn của Công ty tỷ lệ nguồn vốn chủ sở hữu luôn chiếm > 50% qua các năm do đó tình hình tự chủ về tài chính là khá ổn định, hệ số an toàn trong kinh doanh là rất cao. Mặt khác trong những năm gần đây do Công ty luôn thực hiện tốt đợc kế hoạch đã đề ra vì vậy mà kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty là rất tốt vài vậy mà Công ty luôn thực hiện đợc mục tiêu là bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của mình đồng thời tăng lợi ích cho các cổ đông. Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ ngay từ trong nội bộ các bộ phận và các phòng ban. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, từ yêu cầu tổ chức quản lý trong Công ty mà Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung vì nh thế có thể khai thác đợc tối đa hiệu quả trong công tác kế toán, tạo sự linh hoạt, đơn giản lại có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và cũng phù hợp với đội ngũ nhân viên kế toán hiện có của Công ty. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 10 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các bộ phận chịu sự điều hành và quản lý trực tiếp của kế toán trởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty nh sau: SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 49 kế toán trưởng kế toán kho kế toán công nợ kế toán quỹ kế toán tài sản cố định và đầu tư Luận văn tốt nghiệp - Bộ phận kế toán kho: bao gồm 02 ngời chuyên quản lý tình hình xuất nhập kho và quản lý lợng hàng nhập kho của Công ty. - Bộ phận kế toán công nợ: bao gồm 03 ngời trong đó đợc chia thành, hai ngời chuyên theo dõi và xử lý công nợ của doanh nghiệp với các đối tợng bên ngoài doanh nghiệp và một ngời chuyên theo dõi và xử lý công nợ trong nội bộ doanh nghiệp nh thanh toán lơng và các khoản phải trả đối với ngời lao động của Công ty. - Bộ phận kế toán tài sản cố định và đầu t: bao gồm 01 ngời chuyên quản lý theo dõi, trích khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp và theo dõi tình hình đầu t hình thành nên tài sản cố định cho doanh nghiệp. -Bộ phận kế toán quỹ: bao gồm 04 ngời, trong đó có một thủ quỹ còn lại là kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi và kế toán bán hàng của Công ty. Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ thực hiện là khác nhau chính vì vậy mà số lợng nhân viên ở các bộ phận này là khách nhau. 2.2 Chính sách kế toán của Công ty. Chế độ kế toán đang áp dụng: QĐ1141_TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung. Năm kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 200 kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 200 . Đơn vị tiền tệ đang sử dụng: VNĐ Phơng pháp tính thuế: Phơng pháp khấu trừ thuế Phơng pháp khấu hao: Đờng thẳng Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp bình quân liên hoàn. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC MAN với hệ thống máy tính trong Công ty đợc nối mạng nội bộ. Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý đợc chặt chẽ và làm đáng kể khối lợng công việc của các nhân viên kế toán. SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 50 Luận văn tốt nghiệp trình tự ghi kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long 1. Hạch toán ban đầu. Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hớng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc từ các bộ phận chuyển lên nh: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn GTGT mua hàng, các giấy nhập xuất hàng hoá, giấy thanh toán tiền mua hàng, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào nhật ký chung, sổ cái tài khoản có liên quan và các sổ chi tiết liên quan nh: sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, sổ chi tiết VAT, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, công cụ, dụng cụ, SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 51 chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán máy vi tính sổ sách kế toán - sổ tổng hợp - sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Luận văn tốt nghiệp - Cuối tháng, kế toán trởng là ngời tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu, sổ sách với bảng kê chứng từ gốc, các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái các tài khoản. Cuối mỗi năm, dựa vào các tài liệu có liên quan, kế toán trởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho năm sau. Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm: * Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đ- ợc ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ tài chính. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng những chứng từ do nội bộ doanh nghiệp tiến hành lập, theo hớng dẫn của bộ tài chính và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán trởng hớng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lu trữ chứng từ. Tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Chất lợng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) đợc quyết định trớc hết ở chất lợng hạch toán ban đầu. Do đó kế toán trởng không chỉ hớng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cờng công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và hạn chế các hiện tợng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty. * Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế. Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, Công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998, bao gồm: - Hoá đơn GTGT ( hoá đơn đỏ ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với ngời bán, công ty yêu cầu ngời bán giao lại hoá đơn ( liên 2). Đây là căn cứ đầu SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 52 Luận văn tốt nghiệp tiên mang tính chất pháp lý nhất. Trong đó ngời bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định: + Giá bán: cha có thuế GTGT + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT + Tổng giá thanh toán ( đã có thuế GTGT ) - Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trờng hợp khi công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT. - Phiếu nhập kho: khi hàng hoá đợc vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của ngời bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho đợc lấy từ hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên. + Một liên giao cho kế toán kho. + Một liên giao cho kế toán thanh toán của Công ty với ngời bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331. Trong trờng hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho ngời cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên phòng kế toán thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi, trình ký duyệt sau đó chuyển chứng từ để kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Căn cứ vào hoá đơn, GTGT hay hoá đơn bán hàng do nhà cung cấp lập. - Bộ chứng từ mua hàng trong tháng bao gồm: Mẫu số: 03GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 53 Luận văn tốt nghiệp (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng: 3 năm: 2006 Tên cơ sở: Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long Mã số:010100278_01 Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân, Q.Hai Bà Trng, Hà Nội Hoá đơn, Chứng từ muavào Tên đơn vị, ngời bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số mua Thuế Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu Số hoá đơn Ngày ngời bán Cha thuế Suất đầu vào KX/2004B 0092278 01/03/2006 cty Apollo 0101213558 case máy tính 8,135,000 5% 406,750 KT/2004B 5312546 01/03/2006 cty vận tải Hoàng Tùng 0102605403 v/c tb máy tính 1,350,000 10% 135,000 KX/2005B 0020451 02/03/2006 cty cp kỹ nghệ Việt Yên 3303791444 màn hình 30,000,000 5% 1,500,000 KX/2004B 0092282 03/03/2006 cty Apollo 0101213558 Máy DELL 190,000,000 5% 9,500,000 KX/2005B 0020453 05/05/2006 cty cp kỹ nghệ Việt Yên 3303791444 máy in LAZE 540,960,000 5% 27,048,000 KX/2005B 0020456 04/05/2006 cty cp kỹ nghệ Việt Yên 3303791444 máy in laze 72,000,600 5% 3,600,030 KT/2004B 5322586 04/03/2006 cty vận tải Hoàng Tùng 0102605403 máy in 8,350,000 10% 835,000 KX/2005B 1189786 04/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 máy tính IBM 59,250,000 5% 2,962,500 KX/2005B 1133250 06/03/2006 Cty vận tải An Đông 01233265376-1 v/c main 1,500,000 10% 150,000 KT/2004B 0118965 15/03/2006 cty Trờng Thịnh 010001452-01 IBM 147,600,000 5% 7,380,000 KT/2004B 0118969 15/03/2006 cty Trờng Thịnh 010001452-01 IBM 172,500,000 5% 8,625,000 KX/2005B 1189702 16/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 IBM 24,560,000 5% 1,228,000 KX/2005B 1133263 24/03/2006 Cty vận tải An Đông 01233265376-1 v/tải 1,800,000 10% 180,000 KX/2004B 0092294 15/03/2006 cty Apollo 0101213558 tb máy tính 984,000 5% 49,200 GR/2004B 1130419 21/03/2006 cty máy tính Net 0100945911 main board 18,745,000 5% 937,250 KX/2005B 1189709 27/05/2006 cty Nhật Linh 00100372026 máy tính IBM 134,400,000 5% 6,720,000 KX/2005B 1133265 27/03/2006 Cty vận tải An Đông 01233265376-1 máy in 2,000,000 10% 200,000 KX/2004B 0026351 29/03/2006 C/h điện lạnh Hồng Phong 0101605403 tb văn phòng 3,500,000 10% 350,000 KX/2004B 0092389 30/03/2006 cty Apollo 0101213558 Màn hình 13,500,000 5% 675,000 KX/2005B 1189789 30/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 IBM 35,340,000 5% 1,767,000 Tổng cộng 1,466,474,600 74,248,730 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Ngời lập biểu Kế toán trởng SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2 54 . I: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần thơng mại và tin học hng long I. Tổng quát chung về Công ty Cổ phần Thơng mại. ghi kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin