PHƯƠNG PHÁP VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ

Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế góp phần vào sự phát triển của công ty nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay mà các doanh nghiệp đã có quyền tự chủ nhiều hơn trong quá trình ho

PHƯƠNG PHÁP VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN

NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ

3.1- Nhận xét về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty

Công ty TNHH thÐp Thµnh §« từ khi thành lập đến nay đã trải qua nhiều biến động thăng trầm.Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể:Thị trường ngày càng được mở rộng,doanh thu tăng hàng năm, ngày càng đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng Để có được thành công

đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp, đảm bảo sự thống nhất của cấp trên đối với cấp dưới, tránh sự trùng lập trong khâu tổ chức

Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế góp phần vào sự phát triển của công ty nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay mà các doanh nghiệp

đã có quyền tự chủ nhiều hơn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì vậy mà doanh nghiệp đã tự tìm cho mình một cơ cấu tổ chức kế toán riêng để đáp ứng được tốt nhất các điều kiện thực tế của doanh nghiệp mà vấn phù hợp với các quy định và hệ thống các chính sách quản lý của Nhà nước Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới, tuy còn gặp nhiều khó khăn do phải tiếp cận với những khái niệm mới, quan điểm mới nhưng bộ máy kế toán của Công ty đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả các quy định kế toán mới vào điều kiện cụ thể của công ty mình

3.1.1- Ưu điểm

Hệ thống công tác tổ chức kế toán của công ty phù hợp với điều kiện thực tại của công ty và tuân thủ đầy đủ các chế độ, chuẩn mực ban hành của Bộ

Tài Chính cũng như luật pháp Việt Nam Không những thế, cùng với quá trình đổi mới đất nước, hệ thống các chính sách quản lý của Nhà nước có nhiều thay đổi do đó các chính sách về quản lý kế toán của công ty cũng phải luôn luôn không ngừng đổi mới và hoàn thiện hệ thống hạch toán của mình sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình đổi mới của Nhà nước Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các nhân viên có trình độ chuyên môn, nắm vững chế độ

kế toán hiện hành và chuẩn mực kế toán Vì vậy mà phản ánh nhanh chóng, chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách có liên quan, giúp cho việc hạch toán chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban giám đốc cũng như cho các cơ quan chủ quản để giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác Bộ máy kế toán được tổ chức theo

mô hình tập trung, trình tự luân chuyển chứng từ cũng như trình tự ghi sổ được ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy

mô, yêu cầu quản lí, trình độ của kế toán; các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của Bộ Tài chính về cả mặt hình thức và thời gian.Nhìn chung

bộ máy kế toán của công ty khá hoàn thiện vối tổ chức phân công hợp lí đã góp phần tích cực vào sự ph¸t triển công ty

Trong cơ chế thị trường hiện nay, mặc dù có sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế công ty TNHH thép Thành Đô đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường trong và ngoài nước, là một doanh nghiệp uy tín và hoạt động có hiệu quả, vừa góp phần đóng góp vào ngân sách Nhà nước vừa góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, giải quyết được công ăn việc làm cho người lao động và là môi trường để phát triển các tài năng của đất nước Đó là kết quả của sự cố gắng, nỗ lực của tất cả các nhân viên trong công ty cũng như sự đóng góp đáng kể của đội ngũ nhân viên kế toán: Trong lĩnh vực hoạt động của mình, bộ phận kế toán đã hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty đã cung cấp các thông tin chính xác

và ngày càng phát triển hơn Công ty không những đã hoàn thành tốt nhiệm

vụ sản xuất kinh doanh, công tác quản lý tài chính mà còn không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên toàn công ty, chấp hành tốt các quy định của Nhà nước Hơn nữa quá trình hạch toán của công ty cũng không cứng nhắc, dập khuôn mà được cải tiến cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm kinh doanh của công ty trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành

Nghiệp vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty cũng không ngừng được đổi mới, hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu về thông tin của nhà quản lý Công tác này tại Công ty đã được thực hiện một c¸ch chính xác, đầy đủ, hiệu quả, tuy nhiên nó vẫn không tránh khỏi nh÷ng hạn chế cần phải khắc phục

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ của kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty là tương đối đày đủ và hợp lý Các chứng từ được sử dụng như hoá đơn GTGT, phiếu chi … đều theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty phù hợp với hình thức Nhật ký chứng từ đang

áp dụng tại Công ty Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đầy đủ số liệu, đầy đủ các yếu tố quy định Chứng từ sau khi sử dụng được Công ty lưu lại theo quy định lưu chữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước

Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty thÐp Thµnh §« áp dụng theo hình thức phân tán tập chung cho nên kế toán có thể vừa nắm được tình h×nh chi tiết của các đơn vị trực thuộc võa có số liệu tập trung, đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết kịp thời của các đơn vị trực thuộc phù hợp với tính nguyên tắc, tổ chức đồng thời đảm bảo tính pháp lý về sổ sách Mọi nghiệp vụ phát sinh ở các đơn vị đều được phản ánh một cách kịp thời tránh được tình trạng ứ đọng các chứng từ

Cụng ty đó vận dụng hệ thống tài khoản để hạch toỏn tổng hợp kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng theo quy định kế toỏn hiện hành và cỏc quy định về nội dung phản ỏnh trờn cỏc tài khoản đú tuõn theo quy định của Nhà nước Việc vận dụng cỏc tài khoản vào hạch toỏn tổng hợp tại Cụng ty là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ỏnh đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Hệ thống tài khoản được

mở đầy đủ và dựa trờn hệ thống tài khoản của chế độ kế toỏn đồng thời cú chi tiết thờm cỏc tiểu khoản cho phự hợp với đặc điểm và yờu cầu quản lý

và đặc điểm kinh doanh

Tổ chức và xõy dựng hệ thống sổ sỏch kế toỏn tai Cụng ty được thực hiện theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ Cỏc sổ Nhật ký chứng từ, bảng kờ, sổ cỏi, cỏc

sổ kế toỏn chi tiết được sử dụng theo mẫu sổ kế toỏn hiện hành của Nhà nước Trờn mỗi sổ kế toỏn trỡnh tự và nội dung ghi sổ được kế toỏn thực hiện theo đỳng quy định Hệ thống sổ sỏch kế toỏn trong Cụng ty được sử dụng nhằm cung cấp cỏc bỏo cỏo tài chớnh cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và cỏc bỏo cỏo chi tiết cho ban giỏm đốc

3.1.2- Những mặt hạn chế

Bờn cạnh những thuận lợi của hỡnh thức Nhật ký chứng từ thỡ hỡnh thức này cũng cũn một số hạn chế như: do đặc điểm của hỡnh thức nhật ký chứng từ là khối lượng sổ sỏch nhiều, việc theo dừi ghi chộp tương đối phức tạp đũi hỏi cỏn

bộ kế toỏn của Cụng ty phải cú chuyờn mụn vững vàng, cú trỡnh độ thỡ mới phỏt hiện và khắc phục được những thiếu sút trong quỏ trỡnh ghi sổ và theo dừi chặt chẽ kịp thời nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng

Hiện nay mọi chi phớ hoạt động của cụng ty được tập hợp trờn tài khoản 642 – Chi phớ quản lớ doanh nghiệp, kể cả cỏc khoản chi phớ thu mua hàng trong nước Việc tập hợp này mặc dự giảm bớt được cụng việc kế toỏn trong việc ghi chộp và phõn loại chi phõn loại chi phớ, tổng lợi nhuận thuần

sẽ làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh, điều chỉnh các khoản chi phí trong quá trình hoạt động của công ty Chi phí cán bộ thu mua hàng hoá xuất khẩu được hạch toán vào chi phí quản lý, điều này là không hợp lý bởi

vì đây là chi phí phục vụ cho việc mua lô hàng xuất khẩu do đó phải được hạch toán vào trị giá hàng mua tức là vào TK1561- Hàng hoá

- Việc thanh toán với đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu công ty không

mở sổ theo dõi thanh toán theo nguyên tệ

- Tổng công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng trong thực tế rất ít khi kế toán lập chứng từ ghi sổ để bảo quản các chứng từ gốc

Về hạch toán chi tiết: Hiện nay kế toán Công ty không lập bảng tổng hợp Nhập –Xuất –Tồn hàng hoá Do vậy các thông tin chi tiết về tình hình hàng hoá mới chỉ được theo dõi riêng trên sổ chi tiết hàng hoá mà chưa được tổng hợp lại để giúp người quản lý có cái nhìn bao quát khi đưa ra những quyết định

Trong công ty, số lượng hàng hoá rất nhiều,các mã hàng hoá xây dựng còn thiếu tính gợi nhớ và chưa thể hiện được mục đích quản lý hàng hoá theo các tiêu thức khác nhau ,từ đó gây khó khăn cho việc nhận diện và hạch toán

Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học ngày càng phát triển rộng rãi và được sử dụng trong nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau, trong khi

đó công tác kế toán đòi hỏi khối lượng tính toán lớn, độ chính xác cao, cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán là một yêu cầu cần thiết Có như vậy mới đáp ứng kịp thời và chính xác nhu cầu về thông tin cho các nhà quản lý bên trong và bên ngoài Công ty Hiện nay hầu hết các Công ty đều áp dụng kế toán trên máy vi tính

Hiện nay Công ty TNHH thÐp Thµnh §« đã đổi mới phương thức kinh doanh, mở rộng quy mô và đa dạng hoá hình thức kinh doanh để đáp ứng với cơ chế mới, đã áp dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý kinh doanh như sử dụng chương trinh kế toán trên máy vi tính

3.2- Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH thép Thành Đô

3.2.1 Sự cần thiết và yêu cầu của công tác hoàn thiện

Sự tồn tại lâu dài của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều nhân tố nhưng điều kiện tiên quyết là: doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt, biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của mình, giảm chi phí tới mức thấp nhất để sau một chu kỳ sản xuất kinh doanh theo lợi nhuận tối đa Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán vận dụng một cánh hợp lý hệ thống tài khoản và lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp

Việc hoàn thiện phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ

kế toán hiện hành và tính đến hướng phát triển trong tương lai Bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao,

am hiểu luật pháp, quy chế quản lý tài chính về công việc, phần hành kế toán đặc biệt là kế toán mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng Cần hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu nhằm mục đích kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ nhằm ngăn chặn kịp thời những hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kế toán tài chính, ảnh hưởng đến giá mua sản phẩm và kết quả kinh doanh của doanh nghiÖp Mặt khác các biện pháp hoàn thiện phải tuân theo nguyên tắc và thể lệ chung của kế toán do Bộ tài chính ban hành, được áp dụng thống nhất trong cả nước và toàn ngành Những cải cách này phải phải có khả năng thực thi trong một thời gian dài, tránh sửa đổi bổ sung liên tục làm ảnh hưởng đến chất lượng của công tác kế toán và phù hợp khi

có sự thay đổi về chế độ, nghiệp vụ kinh tế ở tương lai

3.2.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác mua bán

và thanh toán tiền hàng

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nói chung và công tác hạch toán mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nói riêng, Công ty TNHH thÐp Thµnh §« cần phát huy những ưu điểm và tìm ra c¸c giải pháp khắc phục những mÆt h¹n chÕ còn tồn tại Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán mua hµng

vµ thanh to¸n tiÒn hµng tại công ty, t«i xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau:

Ngày nay, cùng với sự phát triển của Khoa học và kĩ thuật,các phương tiện quảng cáo cũng đa dạng và thuận tiện hơn.Công ty có thể quảng cáo bằng cách lập một trang web riêng trên mạng internet, sử dụng hai thứ tiếng: Anh và tiếng Việt Đây là một phương thức quảng bá hình ảnh đơn giản và mạng lại hiệu quả, giúp người có nhu cầu có thể tiếp cận được thông tin về hàng hoá của công ty

VÒ c«ng t¸c lu©n chuyÓn chøng tõ: Chứng từ ban đầu là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh Nó là cơ sở, căn cứ pháp lý cho việc ghi chép các sổ kế toán Chứng từ ban đầu có hợp pháp, hợp lý, chính xác thì mới quyết định tính chính xác hợp lý của các bước công việc tiếp theo Việc lập chứng từ ban đầu tại công ty đã tuân theo các nguyên tắc chế độ kế toán đã đề ra, tuy nhiên trong một số trường hợp ở khâu kế tiếp thì vẫn còn những tồn tại: Vẫn còn tình trạng chứng từ ban đầu hạch toán ở tháng này nhưng đã phát sinh ở tháng trước, kế toán vẫn có cách giải quyết được song không đảm bảo tính kịp thời của kế toán Đặc biệt là đối với Công ty đang áp dụng một loại giá đó là giá thực tế, bởi vì giá cả ở từng thời kỳ khác nhau, biến động liên tục do đó việc tập hợp chi phí rất dễ thiếu chính xác, nguyên nhân do điều kiện đường xá xa xôi viÖc mua b¸n diÔn ra ë nhiÒu n¬i kh¸c nhau, do vậy mà gây ra sự chậm trễ trong

việc luõn chuyển chứng từ ban đầu Để giải quyết vấn đề này, theo tôi phải

bắt đầu từ:

- Phõn loại chứng từ: Cần phổ biến, hướng dẫn tổ chức phõn loại chứng từ một cỏch chặt chẽ

- Định kỳ, phũng kế toán nờn chủ động cử nhân viên chuyờn trỏch xuống cỏc kho hoặc phối hợp với bộ phận kinh doanh để cập nhật chứng từ

một cách chính xác và nhanh nhất để xử lý, phõn loại, thu nhận chứng từ nhằm giỳp cụng tỏc kế toỏn phản ỏnh, cung cấp thụng tin được kịp thời, trung thực và chớnh xỏc

Trong quá trình mua hàng công ty cần phải đầy mạnh phần chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá hàng mua khi mua một lợng hàng lớn, điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí, tăng đợc số lợng hàng mua

Quá trình mua hàng và thanh toỏn tiền hàng cú thể xảy ra những trường hợp như:

Khi hàng mua về đơn vị tiến hành nhập kho thỡ khụng phải lỳc nào

số hàng thực nhận cũng khớp với số hàng ghi ở trong hoỏ đơn bờn bỏn về

số lượng, chất lượng, do đú gõy khú khăn trong việc thanh toỏn tiền mua hàng Để khắc phục được những tỡnh trạng trờn đồng thời giỳp cho việc quản lý tiền hàng ở đơn vị được chặt chẽ và khớp thỡ kế toỏn nờn sử dụng thờm chứng từ “Biờn bản kiểm nhận nhập kho hàng hoỏ”

Công ty TNHH Thép Thành Đô Số: …

BIÊN BẢN KIỂM NHẬN NHẬP KHO HÀNG HOÁ

Ngày … tháng … Năm ….

- Căn cứ vào chứng từ số … ngày … tháng … năm …

- Của …

- Ban kiểm nhận gồm:

Phó phòng nghiệp vụ:

Kế toán hàng hoá:

Thủ kho:

Người giao nhận:

STT

Tên nhãn

hiệu quy

cách

phẩm

chất HH

Mã số

Đơn vị tính

Theo chứng

từ giao nhận

Thực tế

khi nhận Kết quả kiểm nhận

Số lượn g hàng thiếu

Số lượn g hàng thừa

PP nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Biên bản kiểm nhận nhập kho được lập thành ba bản:

- 1 liên thủ kho giữ

- 1 liên giao cho kế toán hàng hoá

- 1 lên gửi cho bên bán kèm theo hoá đơn chứng từ liên quan để bên cung cấp giải quyết

Để phản ánh kịp thời hàng mua có sai sót, mất mát sẩy ra, kế toán sẽ phản ánh trên TK 138 và TK 338

TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý

Tk 338(1): Tài sản thừa chờ xử lý

* Trình tự hạch toán:

- Trường hợp phát sinh hàng thiếu:

+ Hàng thiếu chưa dõ nguyên nhân, kế toán ghi:

Nợ TK 138(1): Gia hàng mua chưa có thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng mua

Có TK 111,112,331…: Giá thanh toán số hàng thiếu + Khi xác định được nguyên nhân số hàng thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 156(2): Hao hụt tự nhiên

Nợ 821: Chi phí bất thường (do nguyên nhân

khách quan mà doanh nghiệp phải chịu tổn thất)

Nợ TK 138(8): Bắt bồi thường

Có TK 138(1): Trị giá hàng thiếu

Có TK 133(1): Thuế GTGT của số hàng thiếu

- Trường hợp mua hàng nhập kho pháy hiện thừa, kế toán ghi:

Nợ TK 002: Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, gia

công (trị giá hàng thừa)