Hoan thien ke toan nghiep vu mua hang va thanh 201529

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tạitrường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thương mại, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghi

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò lớn Nógắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội,thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hìnhthành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta vớicác nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hộicủa Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn

Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ

mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệtrất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung Trong

cơ chế cũ, doanh nghiệp thương mại được Nhà nước lo cho cả đầu vào lần đầu

ra Nhưng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu

ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất

Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra Ba khâunày có quan hệ mật thiết với nhau Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại

là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì cácdoanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ Chính việc thu mua, tổ chứcnguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp Qua

đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanhnghiệp khác trên thị trường

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tạitrường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thương mại,

em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại " làm nội dung của bản chuyên đề

này Bản chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty

Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiếnnghị một số giải pháp

*Bản chuyên đề này gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

tiền hàng

Chương II : Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và

thanhtoán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội

Chương III: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền

hàng

1 Đặc điểm của nền kinh tế thị trường:

Thị trường là nơi thể hiện tập trung nhất trong các mâu thuẫn của sản xuấthàng hoá, là mục tiêu khởi điểm của các quá trình kinh doanh Trong thị trường,giá cả thị trường giữ vai trò trung tâm, điều tiết nền sản xuất xã hội, kích thíchsản xuất hàng hoá Thông qua giá cả thị trường, thị trường thực chức năng điềutiết và kích thích của mình Quan hệ cung cầu trên thị trường là yếu tố trọng tâm

và quan trọng nhất, nó quyết định giá cả thị trường

Nền kinh tế thị trường là kiểu tổ chức kinh tế xã hội mà quan hệ kinh tếphân phối sản phẩm, phân phối lợi ích do các qui luật của thị trường điều tiết chiphối Vì thế, nền kinh tế thị trường mang một số đặc điểm sau :

- Nền kinh tế thị trường phải dựa trên một nền sản xuất hàng hoá pháttriển ở trình độ cao Sự phát triển sản xuất hàng hoá cùng với việc tự do lưuthông buôn bán vừa là tiền đề, vừa là động lực cho sự phát triển của nền kinh tếthị trường Kinh tế hàng hoá phát triển tất yếu dẫn đến nền kinh tế thị trườngphát triển

- Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp không thể thay đổi thịtrường mà phải tiếp cận và thích nghi với nó Thông qua thị trường, doanhnghiệp biết được nhu cầu xã hội, tự đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

- Khách hàng giữ vai trò trung tâm trong nền kimh tế thị trường Sản xuấtchỉ có thể phát triển được khi hàng hoá sản xuất ra tiêu thụ được

- Kinh tế thị trường tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, mỗiđơn vị kinh tế được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự do trao đổimua bán hàng hoá theo khuôn khổ pháp luật.

- Quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trongnền kinh tế thị trường Cạnh tranh là động lực thúc đẩy giúp nền kinh tế pháttriển Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường có thể diễn ra giữa người bán vớingười bán, giữa người mua với người mua, giữa người bán với người mua

- Nền kinh tế thị trường có khối lượng giao dịch lớn, các mối quan hệngày càng phức tạp cho nên tất cả các mối quan hệ đều được tiền tệ hoá Vì thế,tiền tệ trở thành thước đo cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh Quan hệhàng hoá - tiền tệ trở thành mối quan hệ chủ yếu chi phối tất cả các hoạt độngsản xuất kinh doanh

- Kinh tế thị trường mang đậm tính năng động và tự điều chỉnh Chính sựkết hợp giữa cung và cầu làm cho kinh tế thị trường rất linh hoạt Tuỳ theo cung

và cầu, thị trường biến đổi tạo ra sự cân bằng trong nền kinh tế

- Kinh tế thị trường giúp cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn, đồngthời là nơi đào tạo, tuyển chọn, sử dụng và đào thải nhân lực một cách có hiệuquả nhất

Ngoài những ưu điểm trên, kinh tế thị trường không tránh khỏi có nhữngnhược điểm sau:

- Trong kinh tế thị trường, quy luật cạnh tranh chi phối ngày càng khốcliệt , không thể tránh khỏi quy trình đào thải nhân lực Do vậy, thất nghiệp làvấn đề tất yếu

- Thường xuyên xảy ra khuynh hướng tự phát, vô chính phủ Đó là tâm líchạy theo lợi nhuận, làm mất cân đối giữa các ngành nghề trong nền kinh tế

- Kinh tế thị trường ra đời và phát triển đã hình thành các mối đe doạ đếnsản xuất và tiêu dùng Đó là sự hình thành một số tổ chức tư bản độc quyền,

nắm phần lớn các sản phẩm của các ngành công nghiệp, thương mại làm lũngđoạn nền kinh tế.

2 Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay:

Trong nền kinh tế thị trường, giá cả là yếu tố trung tâm Do vậy, cácdoanh nghiệp thương mại đều phải hoạt động theo giá cả thị trường Nếu viphạm nguyên tắc này sẽ dẫn đến thương mại hình thức và nguy cơ phá vỡ cáclợi ích trên thị trường, gây hậu quả nguy hại

Hiện nay, nước ta thực hiện phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần.Các doanh nghiệp được quyền chủ động kinh doanh, tự chịu trách nhiệm trướcpháp luật Vì cùng hoạt động trong một môi trường kinh doanh nên các doanhnghiệp luôn phải cạnh tranh với nhau để thu hút khách hàng Vì thế, mỗi doanhnghiệp luôn phải tự hoàn thiện mình, luôn chú ý đến nhu cầu khách hàng, cungcấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất cả về mẫu mã, chấtlượng, giá cả lẫn thái độ phục vụ Muốn vậy, doanh nghiệp phải cố gắng, phảithay đổi tư duy, lề lối làm việc Có vậy, doanh nghiệp mới có thể nâng caodoanh số bán ra và tăng lợi nhuận

II đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại

1 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:

1.1 Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng:

Chức năng chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thônghàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổimua bán

Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của cácdoanh nghiệp thương mại Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệpchuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá

Doanh nghiệp thương mại tiến hành mua hàng nhằm phục vụ bán ra Điềunày góp phần tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng về sốlượng, chất lượng, nâng cao mức sống cho mọi thành viên trong xã hội Đồngthời, góp phần ổn định giá cả thị trường và kích thích các ngành sản xuất vậtchất phát triển

Đối với mỗi doanh nghiệp thương mại, việc tổ chức tìm kiếm và khai thácnguồn hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lưu thông hàng hoá một cáchbình thường Nguồn hàng chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là do các đơn

vị, cá nhân sản xuất cung cấp hoặc nhập khẩu từ nước ngoài

Việc tổ chức nguồn hàng được coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanhnghiệp nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lượng, cơ cấu đảm bảo, thời gianphù hợp, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường

1.2 Các phương thức mua hàng:

a Mua hàng trong nước:

- Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng

mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui địnhtrong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp Các chứng từ mua hàng do bêncung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán

để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp

- Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký vớidoanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểmqui định ghi trong hợp đồng Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển chobên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng

và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận Doanh nghiệp sau khi nhận đượcchứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu vớihợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế

toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cungcấp

b Nhập khẩu hàng hoá:

- Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩuvới các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửiđến ngân hàng phục vụ mình Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàngnhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàngchấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhậnchứng từ đi nhận hàng

- Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận

uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Bên nhận uỷ thác nhậpkhẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hànghoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phảilưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu

1.3 Các phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trênmẫu do ngân hàng Nhà nước qui định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một sốtiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có ghi trên séc hoặcngười cầm séc

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Đây là việc sử dụng giấy uỷ nhiệm đểyêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để trả chongười thụ hưởng

- Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): Thư tín dụng là một tờ lệnhcủa ngân hàng bên mua yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị

về hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng ở đây, ngânhàng đóng vai trò là người đứng ra cam kết thanh toán nên tránh được rủi ro

trong thanh toán Đây là phương thức thanh toán quốc tế được sử dụng nhiềunhất hiện nay

1.4 Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua:

b Thời điểm xác định hàng mua:

Thời điểm xác định hàng mua là hàng hoá có sự chuyển quyền sở hữu, tức

là người mua nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu vềtiền tệ hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người cung cấp

- Đối với phương thức chuyển hàng, thời điểm xác định hàng mua là:

+ Khi hàng hoá đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đãthanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán

+ Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho người bán nhưng cuốitháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp

- Đối với phương thức mua hàng trực tiếp, thời điểm xác định hàng mua

là khi cán bộ nghiệp vụ đã hoàn thành thủ tục chứng từ ký nhận nợ hoặc thanhtoán tiền cho người bán

- Đối với phương thức nhập khẩu, thời điểm xác định hàng mua là khi cán

bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuấtkhẩu, trả phí mở L/C và nhận chứng từ để đi nhận hàng

Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toánhạch toán chính xác các khoản hàng mua, tránh ghi trùng lặp hoặc bỏ sót Ngoài ra,xác định đúng thời điểm hàng mua giúp doanh nghiệp quản lý đúng đắn tiền hàng,tránh tham ô, mất mát hàng hoá

1.5 Giá cả hàng mua:

Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chếthị trường Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá Giá trị hàng hoá đượcxác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó Mặc dù giá trị

là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giátrị hàng hoá

Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, giá mua là giá thực tế thanhtoán cho người cung cấp Nó là giá thoả thuận giữa người bán và người mua.Giá mua cao hay thấp tuỳ thuộc vào quan hệ cung cầu, tuỳ thuộc vào khối lượnghàng mua, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán

Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theonguyên tắc giá phí Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có đượchàng hoá đó

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá muakhông bao gồm thuế GTGT đầu vào

Giá mua thực tế của

Giá thanh toán với người

bán (không gồm VAT) + Chi phí thu muaTrong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theophương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế

Giá mua thực tế của

Giá thanh toán với người

2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:

2.1 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng:

Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là quátrình quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá trong quá trìnhvận động mua vào - dự trữ - bán ra

Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng,chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lýtheo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ cáckhoản công nợ của đơn vị theo từng chủ nợ, từng lần mua

Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toántiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạchtoán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉtiêu chi tiết Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chínhvới kế toán quản trị

- Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích chongười sử dụng thông tin

Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lýnghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc:

+ Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu tráchnhiệm vật chất Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trongtừng thời điểm và theo từng bộ phận

+ Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phươngpháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất

2.2 Nhiệm vụ kế toán:

Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ,chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiềnhàng của doanh nghiệp Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phậnquản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của doanh nghiệp

Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:

- Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồnhàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế

- Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hànghoá an toàn về số lượng và chất lượng

- Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc doanhnghiệp thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp

- Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng Từ

đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho doanh nghiệp

Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyêntắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý doanh nghiệpđưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô,lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước

III Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán tiền hàng

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:

Nước ta đang phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủnghĩa Để vừa có thể phát triển kinh tế, vừa không chệch hướng xã hội chủnghĩa, đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước Tuy nhiên, Nhà nước

sẽ không can thiệp vào thị trường bằng những biện pháp hành chính Nhà nước

tạo môi trường pháp lý và kinh tế cho các chủ thể kinh tế hoạt động năng động,hiệu quả, có trật tự Nhà nước cũng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tếtheo đúng luật pháp và chính sách.

Vì các doanh nghiệp đều được hoạt động trong cùng một môi trường pháp

lý và kinh tế như nhau nên mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để có thểtồn tại và phát triển Các thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, đầy đủ vàkịp thời Khi đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn

Hiện nay, hệ thống kế toán cũ đã được thay thế bằng hệ thống kê toán mớithích hợp với cơ chế thị trường Tuy vậy, nền kinh tế trong thời kỳ chuyển đổi,các chính sách kinh tế xã hội đang trong quá trình hoàn thiện, đòi hỏi hệ thống

kế toán ngày càng đổi mới, phát huy hết tác dụng trong cơ chế mới

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mua và thanh toán không chỉ làkhâu mở đầu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanhcủa doanh nghiệp Mua hàng để bán nhằm thu được lợi nhuận là mục tiêu củacác doanh nghiệp thương mại hiện nay Vì vậy, quá trình mua hàng và thanhtoán tiền hàng là việc thưc hiện lợi ích kinh tế giữa người sản xuất và người kinhdoanh Do đó, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàngtrong điều kiện hiện nay ở các doanh nghiệp thương mại là rất cần thiết

Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có những nhận xét đúng đắn kháchquan, hợp với thực trạng và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thương mại.Trên cơ sở sửa đổi, hoàn thiện công tác kế toán cần được thực hiện từng phần,loại bỏ những điểm không hợp lý, không phù hợp với điều kiện mới, kế thừanhững yếu tố tiến bộ dẫn tới hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong đó có kếtoán mua hàng và thanh toán tiền hàng

2 Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là côngvịêc quan trọng cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thựchiện mục đích thu được lợi nhuận Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kếtoán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng hoàn thành tốt các chức năng,nhiệm vụ vốn có của mình

2.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu:

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá cácnghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và chitiết Nó bao gồm việc tổ chức, xây dựng các hoá đơn, chứng từ và trình tự luânchuyển một cách đồng bộ, phải được qui định thống nhất về hình thức và nộidung, phải do một cơ quan ban hành

Hiện nay, tại các doanh nghiệp thương mại áp dụng hai hệ thống chứng từ

kế toán:

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chấtphản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mangtính phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này, Nhà nước đã chuẩn hoá vềmẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và được áp dụng thống nhất cho tất

cả các loại hình doanh nghiệp

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là các loại chứng từ sử dụngtrong nội bộ doanh nghiệp Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nội dung Cácdoanh nghiệp sẽ tự xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với điều kiện doanhnghiệp mình

* Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanhnghiệp thương mại, kế toán sử dụng một số chứng từ sau:

- Hoá đơn do người bán lập:

+ Hoá đơn thuế GTGT:

Giá bán : Giá chưa có thế GTGT

Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có).

Thuế

GTGT

+ Hoá đơn bán hàng (Người bán nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) Giá bán: Giá đã có thuế GTGT

Các khoản phụ thu và phí (nếu có)

Tổng giá thanh toán:

Tổng giáthanh toán =

Giá bán đã có

Các khoản phụ thu vàphí (nếu có)

+ Trong trường hợp người bán không có hoá đơn, đơn vị sẽ lập Bảng kêthu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản của từng người sản xuất

- Phiếu nhập kho:

Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho Phiếunhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho, làmcăn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất vớingười có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán

- Biên bản kiểm nghiệm:

Doanh nghiệp lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợpnhư nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoáphức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập khohàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,

- Một số chứng từ thanh toán:

+ Giấy báo nợ của ngân hàng

+ Phiếu chi tiền mặt

+ Giấy thanh toán tạm ứng

+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua

Như vậy, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải sửdụng rất nhiều chứng từ Điều này sẽ khiến cho việc xử lý chứng từ gặp khókhăn, tốn kém thời gian và công sức Do đó, kế toán trưởng mỗi đơn vị cần phải

tổ chức hợp lý hoá các chứng từ, giảm bớt công vịêc cho kế toán mua hàng vàthanh toán tiền hàng Qua đó, sẽ nâng cao được hiệu suất lao động

Để làm được như vậy, cần phải giảm bớt số lượng chứng từ bằng cách sửdụng các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấphành Ngoài ra, cũng cần giảm bớt thủ tục xét duyệt và ký chứng từ tới mức tốithiểu

2.2 Hoàn thiện tài khoản kế toán:

Tuỳ theo từng doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng hoá theophương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ và phương pháp tínhthuế GTGT mà kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanhnghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 611 “Mua hàng”:

Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn khotheo phương pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản 611 có kết cấu như sau:

Chiết khấu mua hàng được hưởng.

Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá + Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư

+ Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 6111 “Mua nguyên vật liệu”

Tài khoản 6112 “Mua hàng hoá”

- Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động củatoàn bộ số hàng hoá ở trong kho của doanh nghiệp

+ Bên Nợ:

Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn

Chi phí thu mua hàng hoá

Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến

Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ

+ Bên Có:

Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi,thuê ngoài gia công chế biến

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ

Chiết khấu mua hàng được hưởng

Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất

+ Số dư bên Nợ:

Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho

Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa đượcchấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi

+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”

Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”

- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật

tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho

mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đangchờ kiểm nhận nhập kho

+ Bên Nợ:

Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường

Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đườngcuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)

+ Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng cònđang đi trên đường

- Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”:

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đượckhấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ) Tài khoản này chỉ sử dụng đối với nhữngđơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

+ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

+ Bên Có:

Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Số thuế GTGT của hàng mua trả lại

Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

+ Số dư bên Nợ:

Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ

Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nướcchưa hoàn trả

+ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ” Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”

- Tài khoản 331 “Phải trả người bán”:

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợphải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao

vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết

+ Bên Nợ:

Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xâydựng cơ bản.

Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hànghoá, dịch vụ

Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợpđồng

Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩmchất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán

Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho doanh nghiệpgiảm trừ vào nợ phải trả

+ Bên Có:

Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá

Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ,dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

+ Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho ngườibán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá

+ Số dư bên Có: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho ngườibán, người nhận thầu xây dựng cơ bản

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như:

+ Tài khoản 111 “Tiền mặt”

+ Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”

+ Tài khoản 141 “Tạm ứng”

2.3 Phương pháp hạch toán:

2.3.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước:

2.3.1.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên:

a Mua hàng nhập kho ngay trong tháng:

- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

+ Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từliên quan, kế toán ghi:

- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

+ Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 156 (1561, 1562)

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 111, 112, 331,

Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên

cơ sở doanh thu bán hàng:

Nợ TK 333 (3331)

Có TK 133 (1331) Đối với số thuế GTGT không được khấu trừ:

Nợ TK 632

Có TK 133 (1331) Nếu số thuế GTGT đầu vào lớn, kế toán tính cho kỳ sau:

Nợ TK 142

Có TK 133 (1331) Khi tính thuế GTGT vào giá vốn hàng bán của kỳ sau:

Nợ TK 632

Có TK 142

b Mua hàng cuối tháng chưa về nhập kho:

- Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

+ Trường hợp chứng từ lô hàng đến trước, hàng trên đường vận chuyển:

2.3.1.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

a ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

- Đầu tháng, kết chuyển số hàng hiện còn đầu kỳ:

Nợ TK 611

Có TK 338 (3381) + Xác định hàng mua đang đi đường:

Nợ TK 151

Có TK 611

- Nếu trong kỳ có các khoản giảm trừ giá mua:

+ Chiết khấu mua hàng:

Nợ TK 331

Có TK 711 + Các khoản giảm giá hoặc trả lại hàng mua:

2.3.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:

2.3.2.1 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:

- Khi ký quỹ mở L/C:

Nợ TK 144

Có TK 1122, 1112, 311 Đồng thời: Có TK 007

Nợ TK 151

Có TK 333 (33312)

- Khi nộp thuế:

2.3.2.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác:

- Khi nhận tiền do đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để mở L/C:

- Khi nhận tiền đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để nộp hộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phải phản ánh vào sổ kếtoán Đây chính là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán Nó vừa là công

cụ đúc kết tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng

từ kế toán và báo cáo kế toán Vì thế, cần thiết phải tổ chức hợp lý hệ thống sổsách kế toán

Hiện nay, sổ sách kế toán vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại cần giải quyết Đó

là việc ghi sổ còn phức tạp; mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyêntắc dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ Để khắc phục tình trạng này,cần phải thực hiện một số việc sau:

- Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việcghi chép, giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cungcấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng yêu cầu quản lý

- Tuỳ theo điều kiện thực tế mà kế toán mở thêm các sổ chi tiết để theo dõicho chặt chẽ

- Ghi chép sổ phải kịp thời, kế toán đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn

bộ số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc

Trong điều kiện hiện nay, mỗi doanh nghiệp có thể tự chọn cho mình mộttrong các hình thức kế toán sau để áp dụng:

* Hình thức kế toán “Nhật ký - Sổ cái”:

Hình thức này có đặc điểm là sử dụng Sổ nhật ký sổ cái làm sổ kế toántổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ, phân loạitheo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra,

không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao lắm

- Nhược điểm: Nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, nhiều nghiệp vụ kinh

tế phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽ rất rộng và lãng phí giấy, sẽ không thích

hợp, khó phân công lao động, kế toán khó cơ giới hoá công tác kế toán, chỉ ápdụng đối với các đơn vị có quy mô nhỏ

* Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”:

Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian

và việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là: Sổđăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản

- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, dễ phân công lao động

kế toán, kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ, phù hợp với các đơn vị có nhiều nghiệp vụkinh tế phát sinh

- Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp nên khối lượng công việc lớn, việc

kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin kinh tế cung cấp cho nhàquản lý bị chậm

* Hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”:

Đối với hình thức này, kế toán sẽ sử dụng những tờ sổ dùng để ghi chépcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian đồng thời phân loại theo hệthống tài khoản Cuối tháng khi cộng số liệu ở các tờ sổ này sẽ có số liệu phátsinh của từng tài khoản để ghi vào sổ cái các tài khoản Các loại sổ kế toán sửdụng trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ chi tiết

- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ, việc ghi sổ được dàn

đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trong các sổ kếtoán, báo cáo được lập kịp thời

- Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng máy

vi tính vào công tác kế toán, đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độchuyên môn vững

* Hình thức kế toán “Nhật ký chung”:

Với hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổnhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản

kế toán của tài khoản đó Sau đó, lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi một lần vào

- Các sổ kế toán chi tiết

Với 4 hình thức kế toán này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn để áp dụng sao chophù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với trình độ củacác nhân viên kế toán Nếu lựa chọn được hình thức kế toán hợp lý sẽ phát huyđược trình độ của nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho kế toán cung cấp thôngtin một cách kịp thời, chính xác nhất cho lãnh đạo và quản lý kinh tế Đồng thờicũng xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với hoạt động kinhdoanh

3 ý nghĩa của việc hoàn thiện:

Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàngtrong doanh nghiệp thương mại hiện nay có một số ý nghĩa nhất định

Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được hoàn thiện sẽđảm bảo cho sự vận động tiền - hàng được ăn khớp nhịp nhàng Hàng mua sẽđáp ứng được đúng cả về số lượng lẫn chất lượng để phục vụ cho việc bán ra Vìthế, hàng hoá không bị ứ đọng, giúp doanh nghiệp giảm được chi phí dự trữ, chiphí bảo quản,

Bên cạnh đó, kế toán cũng sẽ kiểm soát được tình hình thừa, thiếu hànghoá Từ đó xác định nguyên nhân dẫn đến việc thừa, thiếu hàng và có biện pháp

xử lý kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể

Đối với kế toán mua hàng, nếu được hoàn thiện sẽ góp phần xác địnhđúng giá mua hàng hoá Giá mua hàng hoá rất quan trọng vì nó liên quan trựctiếp tới giá vốn hàng bán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Mua hàng và thanh toán tiền hàng liên quan đến toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp bởi vì nó là khâu đầu của quá trình lưu chuyển hàng hoá Do đó,nếu hoàn thiện được công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiềnhàng sẽ giảm nhẹ được công việc của kế toán, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn Kếtoán sẽ theo dõi, giám đốc được tốt tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và

dự trữ hàng hoá Từ đó, kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dựtrữ và bán hàng hoá nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá

Mặt khác, vì kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có liên quan đếnnhiều phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp nên trong quá trình hoàn thiện

kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ phát hiện được những tồn tại ởnhững phần hành kế toán liên quan Như vậy, hoàn thiện kế toán mua hàng vàthanh toán tiền hàng sẽ góp phần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trongdoanh nghiệp Từ đó, kế toán sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản

lý với độ chính xác cao, giúp nhà quản lý ra được những quyết định đúng đắn,kịp thời

Chương II

Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội

I Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội

1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:

Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước,hạch toán kinh tế độc lập dưới sự quản lý về chuyên môn của Sở y tế Hà Nội và

sự lãnh đạo về chính quyền của UBND Thành phố Hà Nội

Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động, cạnh tranh gay gắt,công ty có một số chức năng và nhiệm vụ như sau:

* Chức năng của công ty:

- Được quyền tổ chức mạng lưới kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặthàng thuốc y tế trên địa bàn Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyềnđại lý

- Pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dược liệu, hoá chất, mỹ phẩm vàtrang thiết bị y tế,

- Được liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước đểkinh doanh, sản xuất thuốc

Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội đã được cấp giấy phép xuất nhậpkhẩu số 2051034 ngày 23/03/1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với hạn ngạch 5triệu USD/ năm

* Nhiệm vụ của công ty:

Giám đốc

P Giám đốc KD PGĐ Tài chính

P.tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật P.tài vụ thống kê

Ban Marketing Ban sản xuất Ban kiều hối Tổng kho Hiệu thuốc bán buôn

Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thànhHiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành

P kinh doanh XNK

- Cung cấp, phân phối, kinh doanh các dược phẩm và thiết bị y tế dướidạng nguyên liệu, thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lưới bánbuôn bán lẻ để phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội

- Sản xuất, pha chế và đóng gói các loại thuốc tân dược

- Đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo về việc diệt trừ tận gốc mọi ổ dịch bệnhphát sinh tại địa bàn

- Kinh doanh và kinh doanh có lãi các mặt hàng thuốc y tế, liên tục giámsát, kiểm tra các loại thuốc trên địa bàn Hà Nội

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công tác quản lý, công ty đãsắp xếp bộ máy quản lý theo sơ đồ sau: