Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1

* Việc mua hàng có thể đợc thực hiện theo hai phơng thức sau: Mua trực tiếp: Theo phơng thức này doanh nghiệp cử nhân viên nghiệp vụ trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hà

Lời nói đầu

Hơn 15 năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam có bớc phát triển mạnh mẽ.Chuyển đổi từ một nền kinh tế kế hoạch hoá, tập trung, quan liêu, bao cấpsang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trờng

có sự quản lý cuả nhà nớc XHCN Từ một nớc thiếu lơng thực trở thành nớcxuất khẩu gạo đứng thứ hai trên thế giới Khối lợng sản xuất hàng hoá ngàycàng nhiều Thành tựu đó là do sự nỗ lực của toàn quốc gia, trong đó cácdoanh nghiệp thơng mại (DNTM) góp phần không nhỏ trong những đónggóp vì sự phát triển của đất nớc ở DNTM hàng hoá đợc mua vào để bán ranhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng, xuất khẩu Còn các loại vật t khác

nh vật liệu, nhiên vât liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ mua về để sửdụng, phục vụ cho sản xuất, chế biến, gia công nhằm tạo thêm khối lợnghàng hoá phục vụ cho kinh doanh thơng mại hoặc sử dụng phục vụ cho quátrình quản lý sản xuất, kinh doanh ở doanh nghiệp Các DNTM khâu đầu tiêncủa quá trình hoật động kinh doanh là phải xây dựng kế hoạch mua hàng.Việc mua hàng có ý nghĩa rất quan trọng, ảnh hởng lớn đến các bớc côngviệc sau: Kế hoạch hàng bán, kế hoạch dự trữ

Từ tầm quan trọng trên, em chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ

mua hàng trong các doanh nghiệp thơng mại ”

Đề tài viết dựa trên cơ sở nghiên cứu, phân tích lý luận và khảo sát thựctiễn nhằm tìm ra những vấn đề tồn tại để từ đó có những giải pháp hoàn thiệnhơn kế toán nghiệp vụ mua hàng

Bố cục chuuyên đề gồm hai phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng trongcác DNTM

Phần II: Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toánnghiệp vụ mua hàng trong các DNTM

Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng Trong các DNTM

I Một số vấn đề chung

1.mua hàng trong các DNTM

Nói đến các DNTM thì nhiệm vụ đầu tiên của họ trong quá trình hoạt

động kinh doanh là lập kế hoạch mua hàng

Quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp thơng mại đợc hiểu chính làquá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái này sang hình thái khác

Cụ thể là vốn của DNTM chuyển từ tiền thành hàng, DNTM lắm đợc quyền

sở hữu về hàng hoá và mất đi quyền sở hữu về tiền tệ

Hàng mua của doanh nghiêp thơng mại phải có đầy đủ các điều kiện sau:

- Phải thông qua mua bán và thanh toán bằng tiền theo một hình thứcthanh toán nhất định

Doanh nghiệp thơng mại lắm đợc quyền sở hữu về hàng hoá và đã thanhtoàn tiền cho bên bán hoặc chấp nhận nợ.

Hàng hoá mua vào để bán ra

* Việc mua hàng có thể đợc thực hiện theo hai phơng thức sau:

Mua trực tiếp: Theo phơng thức này doanh nghiệp cử nhân viên nghiệp

vụ trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanhnghiệp bằng phơng tiện của mình hoặc phơng tiện thuê ngoài Tiền mua hàng

có thể thanh toán bằng tiền mặt ứng mua hàng hoặc thanh toán qua ngânhàng tuỳ thuộc vào hợp đồng mua hàng Cứng từ mua hàng trong trờng hợpnày có thể là hoá đơn, phiếu xuất kho kiêm hoá đơn hoặc hoá đơn bán hànggiao thẳng do bên bán lập

Mua theo phơng thức chuyển hàng: Theo phơng thức này doanh nghiệp

ký hợp đồng mua hàng với bên bán Bên bán căn cứ vào hợp đồng, định kỳchuyển hàng cho doanh nghiệp bằng phơng tiện vận tải của bên bán hoặc ph-

ơng tiện thuê ngoài để giao hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy địnhtrong hợp đồng Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tuỳ thuộc vào điều kiệnquy định trong hợp đồng Chứng từ mua hàng trong trờng hợp này cũng làhoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm hoá đơn hoặc hoá đơn bán hàng giaothẳng do bên bán lập gửi đến cho doanh nghiệp

Hàng mua của doanh nghiệp có thể kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bánthẳng

2.Phơng pháp tính giá thực tế trong DNTM

Nhiệm vụ kế toán quá trình mua hàng là ghi chép phản ánh tình hình thựchiện kế hoạch mua hàng, định giá thành thực tế của hàng mua qua đó màkiểm tra việc thực kế hoạch mua hàng, tình hình thực hiện các hợp đồng muahàng, kế hoạch giá thành hàng mua, cung cấp thông tin kịp tời về tình hìnhmua hàng, phục vụ cho lãnh đạo và điều hành hoạt động kinh doanh thơngnghiệp

3 Định giá thực tế của hàng hoá đợc xác định tuỳ theo nguồn nhận:

Đối với hàng hoá mua vào thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng(GTGT) mà doanh nghiệp tính theo phơng pháp khấu trừ:

Giá thực tế = Giá mua cha + Chi phí khâu mua + Thuế nhập khẩu của hàng hoá có thuế GTGT cha có thuế GTGT (nếu có)

Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu thuế giá trị giatăng(GTGT) hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Giá thực tế = Giá mua theo + Chi phí khâu mua + Thuế nhập khẩucủa hàng hoá giá thanh toán theo giá thanh toán (nếu có)

Đối với hàng hoá tự sản xuất gia công:

Giá thực tế = Giá ghi trên hoá

của hàng hoá đơn của bên cấp

Đối với hàng hoá nhận vốn góp kinh doanh: Giá thành thực tế dựa vào kếtquả đánh giá của hội đồng quản trị

Đối với hàng hoá đợc viện trợ không hoàn lại:

Giá thực tế = Giá mua trên thị trờng

của hàng hoá của hàng hoá cùng loại

II.Kế toán mua hàng ở doanh nghiệp thơng mại

1.Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

a.Tài khoản sử dụng .

Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong DNTM đợc phản ánh trên tàikhoản 156 - hàng hoá

Tài khoản 156 có số d Nợ là trị giá hàng hoá hiện có (ở kho hoặc ở quầy).+Bên Nợ ghi trị giá hàng hoá tăng

+Bên Có ghi trị giá hàng hoá giảm

b.Quá trình hạch toán.

Khi mua hàng, hàng về nhập kho

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo phơngpháp khấu trừ:

Nợ TK 156 : Trị giá hàng hoá

Có TK 111,112,141,331 : giá thanh toán

Mua hàng trả tiền sớm trớc thời hạn đợc hởng chiết khấu thanh toán

Nợ TK 331,111,112 : Chiết khấu thanh toán

Có TK 711 :Mua hàng đợc hởng chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá hàng mua vì hàngkém phẩm chất, sai quy cách

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo phơng

pháp khấu trừ

Nợ TK 331,111,112 : Số tiền theo giá thanh toán đợc chiết khấu hoặc giảm giá

Có TK 156 : Số tiền chiết khấu, giảm giá cha có GTGT

Có TK 133 : Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu, giảm giá + Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo phơng pháp trực tiếp

Nợ TK 331,111,112 : Số tiền chiết khấu giảm giá

Có TK 156 : Giá trị hàng hóa đợc giảm

Hàng sai quy cách không đúng hợp đồng mà doanh nghiệp trả lại

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo phơngpháp khấu trừ

Nợ TK 331,111,112 : Số tiền theo giá thanh toán

Có TK 156 : Giá mua của hàng bị trả lại không có thuế GTGT

Có TK 133 : Thuế GTGT của hàng trả lại

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo phơng pháp trực tiếp

Nợ TK 331,111,112 : Trị giá hàng bị trả lại theo giá trị thanh toán

Có TK 156 : Trị giá hàng bị trả lại theo giá trị thanh toán

- Nếu doanh nghiệp đang bảo quản hộ bên bán

Nợ TK 002 : Trị giá hàng bảo quản hộ

* Mua hàng: Hàng về nhập kho phát sinh thiếu kế toán chỉ ghi số nhậpkho theo số hàng thực nhận còn số hàng thiếu ghi vào TK 1381

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo PPKT

Nợ TK 156 : giá mua hàng cha có thuế GTGT của hàng thực nhận

Nợ TK 138(1381): giá mua cha có thuế GTGT của hàng thiếu

Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn

Có TK 331 : số tiền theo giá thanh toán

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo PPTT

Nợ TK 156 : giá mua hàng thực nhập

Nợ TK 1381 : giá mua hàng thiếu

Có TK 331 : số tiền phải trả ngời bán theo hoá đơn

- Khi xác định nguyên nhân hàng thiếu

Có TK 1381 : giá mua hàng thiếu cha có GTGT

Có TK 133 : thuế GTGT của số hàng thiếu

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo PPTT :

Nợ TK 331 : giá mua của hàng thiếu

Có TK 1381 :

Nếu qui đợc trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng :

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo PPKT :

Nợ TK 1388 : số tiền theo giá thanh toán

Có TK 1381 : giá mua của hàng thiếu bắt bồi thờng cha có GTGT

Có TK 133 : thuế GTGT của hàng thiếu.

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo PPTT :

Nợ TK 1388 : trị giá hàng bắt bồi thờng

Có TK 1381 :

Nếu thiếu hụt trong định mức hội đồng xử lý quyết định ghi vào chi phí

mua hàng

Nợ TK 156 : trị giá hàng thiếu tính

Có TK 1381 : vào chi phí mua hàng

Nếu hàng hoá hao hụt tổn thất vợt định mức hoặc với hàng không có định

mức hao hụt do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của ngờichịu trách nhiệm hoặc thiên tai, hoả hoạn

Nợ TK 821 : trị giá hàng hoá hao hụt tổn thất

* Trờng hợp mua hàng nhập kho hàng mua phát sinh thừa cha rõ nguyênnhân Kế toán ghi sổ nhập kho theo số hàng nhập nhận

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo PPKT:

Nợ TK 156 : giá mua cha cóGTGT của hàng thực nhập

Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn

Có TK 331 : số tiền phảI trả ngời bán theo hoá đơn

Có TK 3381 : giá mua của hàng thừa

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo PPTT:

Nợ TK 156 : giá mua hàng đợc nhập

Có TK 331 : số tiền phải trả ngời bán theo hoá đơn

Có TK 3381: giá mua của hàng thừa

- Khi xác định đợc nguyên nhân hàng thừa

Nếu do bên bán xuất nhầm và do doanh nghiệp xin mua cả số hàng thừa

và bên bán đã đồng ý

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo PPKT:

Nợ TK 3381 : giá mua của hàng hoá cha có thuế GTGT

Nợ TK 133 : thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 : số tiền phải trả ngời bán

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo PPTT:

Nợ TK 3381 : số tiền phải trả ngời bán

Có TK 331 : số tiền phải trả ngời bán

Nếu do bên bán xuất nhầm phải trả lại bên bán

Nợ TK 3381 : giá trị hàng trả lại bên bán

Có TK156 : giá trị hàng trả lại bên bán

Nếu do dôi thừa tự nhiên bên mua đợc hởng kế toán ghi vào thu nhập bất

thừơng

Nợ TK 3381 : trị giá hàng dôi thừa tự nhiên

Có TK 721 : trị giá hàng dôi thừa tự nhiên

* Trờng hợp mua hàng chứng từ đến trớc hàng hoá đến sau Khi chứng từ

đến kế toán cha ghi sổ mà lu chứng từ vào tập hồ sơ (hàng mua đang đi ờng) chờ đến cuối tháng trông khoảng thời gian chờ đợi đó nếu hàng về kếtoán ghi sổ bình thờng còn đến cuồi tháng hàng vẫn cha về kế toán ghi

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo PPKT:

Nợ TK 151 : Giá mua hàng cha có GTGT theo hóa đơn

Nợ TK 133 : GTGT đợc khấu trừ theo hóa đơn

Có TK 331 : Số tiền theo giá thanh toán

+ Đối với hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT màdoanh nghiệp tính theo PPTT:

Nợ TK 151 : Giá mua hàng hoá theo giá thanh toán

Có TK 331 :

-Tháng sau khi hàng về kế toán ghi

Nợ TK 156 : Trị giá hàng nhập kho

Có TK 151 :

* Trờng hợp mua hàng, hàng hoá đến trớc chứng từ đến saukhi hàng hoá

về doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho bút kế toán cha ghi sổ và lu phiếunhập kho vào tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn chờ đến cuối tháng trongkhoảng thời gian chờ đợi đó nếu hoá đơn về kế toán ghi sổ bình thờng Đếncuối tháng hoá đơn vẫn cha về kế toán ghi sổ nhập kho theo giá tạm tính( lấy giá nhập kho của lần trớc đó)

Nợ TK 156 : Giá mua hàng hoá theo

Có TK 331 : giá tạm tính

- Tháng sau khi hoá đơn về:

Nếu giá chính thức bằng giá tạm tính kế toán ghi số và ngày của hoá đơn

vào các cột trong các sổ sách kế toán có liên quan và đối với hàng chịuGTGT theo PPKT Kế toán ghi thuế GTGT đầu vào

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 :

Nếu giá chính thức sai lệch với giá tạm tính kế toán sửa chữa theo các

phơng pháp chuyên môn (ghi bỏ sung, ghi số âm)

* Trờng hợp mua hàng hàng mua đợc chuyển bán hàng theo hình thứcchuyển hàng chuyển thẳng gửi đại lý hoặc bán giao tay ba

Nợ TK 157 : Giá mua hàng cha có GTGT

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán

Nợ TK 133 : GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 : Số tiền theo giá thanh toán

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp tính theo PPTT:

Nếu tỉ giá thực tế lớn hơn tỉ giá hạch toán.

Nợ TK 151,156,157 : tỉ giá hàng hoá theo tỉ giá thực tế

Có TK 1122 : Số tiền đã thanh toán theo tỉ giá hạch toán

Có TK 413 : Chênh lệch ( thực tế) hạch toán

Nếu tỉ giá thực tế nhỏ hơn tỉ giá hạch toán

Nợ TK 151,156,157 : Trị giá hàng hoá theo tỉ giá thực tế

Nợ TK 413 : Chênh lệch (giá thực tế < giá hạch toán)

Có TK 1122 : Số tiền theo tỉ giá hạch toán

Có TK 007 : Số ngoại tệ đã thanh toán

Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp

Nợ TK 151,156,157 : Thuế nhập khẩu phải nộp

Có TK 3333 :

- Khi tính thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu (tính và nộp theo tổng

số tiền nhập khẩu)

Đối với hàng nhập khẩu ngời sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh chịu

GTGT mà doanh nghiệp tính theo phơng pháp kê khai

Nợ TK 133 : Thuế GTGT phải nôp

Có TK 33312 : của hàng nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu ngời sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh

không chịu thuế GTGT hoặc thuế GTGT theo PPTT

a.tài khoản sử dụng :

Các doanh nghiệp doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho theo

ph-ơng pháp kiểm kê định kì phản ánh biến động của hàng hoá trên tài khoản611-mua hàng (TK 6112-mua hàng hoá )

+TK 6112 : không có số d

Bên nợ ghi : Trị giá hàng hoá còn lại đầu kì

Trị giá hàng hoá còn lại trong kì

Bên có ghi : chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua và hàng trả

lại bên bán

trị giá hàng còn lại cuối kì

trị giá hàng hoá đã tiêu thụ trong kì

b.Quá trình hạch toán : tiến hành nh sau :

* Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại đầu kỳ

Nợ TK 611(6112) : Trị giá hàng hoá còn lại đầu kỳ

Có TK 151,156,157 : (157 Cha đợc xác định tiêu thụ)

* Trong kỳ

- Mua hàng

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT theo PPKT:

Nợ TK 611 (6112) : Giá mua hàng hoá cha có GTGT

Nợ TK 133 : GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111,112,141,331 : Số tiền theo giá thanh toán

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT theo PPTT hoặc không thuộc đối tợngchịu thuế GTGT

Nợ TK 611 (6112) : Trị giá hàng hoá

Có TK 111,112,141,331 : theo giá thanh toán

- Nhập hàng từ các nguồn khác (đợc cấp, nhận vốn góp liên doanh, nhậnviện trợ):

Nợ TK 611(6112) : Trị giá hàng hoá

Có TK 411 : nhập kho

- Trờng hợp mua hàng đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá hàngmua hoặc có hàng trả lại bên bán

+ Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT tính theo PPKT:

Nợ TK 331,111,112 : Số tiền theo giá thanh toán

Có TK 611(6112) : Tiền CK, giảm giá trị giá hàng trả lại cha có GTGT

- Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ

Nợ TK 151,156,157 : Trị giá hàng hoá còn lại

Có TK 611(6112) : cuối kỳ

- Tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ

Nợ TK 632 : Trị giá thực tế của hàng hoá

Có TK 611(6112) : đã tiêu thụ trong kỳ