luận văn tốt nghiệp công tác quản lý chi phí dự án đầu tư tại công ty tnhh dược phẩm gia minh

Thực trạng công tác Quản lý chi phí Dự án đầu tư Nhà máy Sản xuất và Đóng gói dược phẩm của Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh...162.3.1.. Đây là dự án đầu tư đầu tiên của Công ty,nên không

BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

-

-NGUYỄN VIẾT HẢI

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

LỜI CAM ĐOANTôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong chuyên đề là trung thực xuất phát từ việcnghiên cứu nghiêm túc tình hình thực tế của nơi thực tập

Nguyễn Viết Hải

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Các bước công việc của một dự án đầu tư

Bảng 2.1 Bảng tổng mức đầu tư 17

Bảng 2.2 Bảng chi phí sau thuế 20

Bảng 2.3 Bảng phân bổ chi phí cho từng hạng mục công trình 22

Bảng 2.4 Bảng tiến độ thực tế của dự án 24

Bảng 2.5 Bảng chi phí chi theo thời gian thực hiện dự án 25

Bảng 2.6 Bảng báo cáo thanh toán và tình hình công nợ của dự án 26

DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Chu kỳ của dự án đầu tư

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty 11

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 3

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 3

1.1 Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu tư 3

1.1.1 Khái niệm và nội dung về dự án và quản lý dự án đầu tư 3

1.1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư 3

1.1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu tư 4

1.1.1.3 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư 6

1.1.1.4 Tác dụng của quản lý dự án 7

1.2 Quản lý chi phí dự án đầu tư 7

1.2.1 Khái niệm về quản lý chi phí dự án đầu tư 7

1.2.2 Nguyên tắc quản lý chi phí dự án đầu tư 7

1.2.3 Nội dung của quản lý chi phí dự án 8

1.2.4 Sự cần thiết phải quản lý chi phí dự án đầu tư 10

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM GIA MINH 11

2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh 11

2.1.1 Thông tin chung về Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh 11

2.1.2 Khái quát về tình hình hoạt động của Công ty 12

2.2 Công tác quản lý chi phí dự án đầu tư tại Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh 13

2.2.1 Nội dung quản lý chi phí của Công ty 13

2.2.2 Quy trình quản lý chi phí của Công ty 14

2.3 Thực trạng công tác Quản lý chi phí Dự án đầu tư Nhà máy Sản xuất và Đóng gói dược phẩm của Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh 16

2.3.1 Giới thiệu dự án đầu tư nhà máy sản xuất và đóng gói dược phẩm Gia Minh 16

2.3.2 Nội dung quản lý chi phí dự án đầu tư nhà máy sản xuất và đóng gói dược phẩm Gia Minh 17

2.4 Đánh giá về công tác quản lý chi phí dự án đầu tư nhà máy sản xuất và đóng gói dược phẩm Gia Minh 27

2.4.1 Những kết quả đạt được 27

2.4.2 Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân 28

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ

ÁN ĐẦU TƯ CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM GIA MINH 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Quản lý chi phí dự án là việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, xác địnhnhững thay đổi so với kế hoạch, những nguyên nhân và đề xuất các giải phápđiều chỉnh cần thiết để quản lý hiệu quả chi phí dự án Nhờ có công việc quản lýchi phí dự án mà chúng ta có thể đảm bảo được tiến độ thực hiện dự án cũngnhư đảm bảo cho sự hiệu quả của dự án Và với công tác quản lý chi phí dự ántốt, ta cũng có thể ngăn ngừa những thay đổi không được phép, không đúng sovới kế hoạch Từ đó, ta thấy được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự ánđối với mỗi dự án

Đối với Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh được thành lập vào năm 2003tại quận Thanh Xuân, Hà Nội Với ngành nghề đăng ký ban đầu chỉ là Kinhdoanh và phân phối Dược phẩm, thì bước vào năm 2016, Công ty TNHH Dượcphẩm Gia Minh – Chủ đầu tư, cùng với Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế vàGiám định xây dựng Sao Việt đã thực hiện kế hoạch đầu tư vào ″Nhà máy Sảnxuất và Đóng gói Dược phẩm Gia Minh″ và chuyển sang ngành nghề sản xuất,kinh doanh và phân phối dược phẩm Đây là dự án đầu tư đầu tiên của Công ty,nên không thể tránh khỏi những sai sót trong công tác quản lý chi phí dự án

Từ những vấn đề được đề cập trên, em đã lựa chọn đề tài : ″Công tác quản

lý chi phí dự án đầu tư tại Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh″ làm đề tài

luận văn tốt nghiệp, từ đó nghiên cứu công tác quản lý chi phí của Công ty vàđưa ra những giải pháp hoàn thiện nếu Công ty tiếp tục có những dự án mới saunày

2 Đối tượng và mục đích nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý chi phí dự án đầu tư nhà máy Sản xuất và Đóng gói Dượcphẩm Gia Minh của Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh

2.2 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất giải pháp nhằm góp phần tăng cường quản lý chi phí dự án đầu tư tạiCông ty TNHH Dược phẩm Gia Minh

3 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Công ty TNHH Dược phẩm Gia Minh

- Về thời gian: Các dữ liệu liên quan đến quá trình quản lý chi phí dự ánđầu tư Nhà máy Sản xuất và Đóng gói Dược phẩm Gia Minh trong giaiđoạn thực hiện dự án ( 2017-2018)

- Về nội dung: nghiên cứu quản lí chi phí gồm: Tổng mức đầu tư; Các loạichi phí; Giám sát chi và Công tác chi; Quyết toán dự án đầu tư

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp

5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung được bố trí thành 3 chương:

- Chương 1: Lý luận chung về dự án đầu tư và sự cần thiết phải quản lý chiphí dự án đầu tư

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án đầu tư tại Công tyTNHH Dược phẩm Gia Minh

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí dự án đầu tư củaCông ty TNHH Dược Phẩm Gia Minh

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.1 Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu tư

1.1.1 Khái niệm và nội dung về dự án và quản lý dự án đầu tư1.1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư

Có nhiều cách định nghĩa dự án Tùy theo mục đích mà nhấn mạnh một khíacạnh nào đó Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu

“tĩnh” và cách hiểu “động” Theo cách hiểu thứ nhất “Tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứhai “Động” có thể định nghĩa dự án như sau:

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm

vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực tiêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới

Như vậy theo định nghĩa này thì:

- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định

- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên một thực thể mới

Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau:

“Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.”

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểmbắt đầu và điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án

- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể hiện một hoặc một

nhóm nhiệm vụ cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằmthoả mãn một nhu cầu nào đó Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nêncần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lýnhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việchoàn thành với chất lượng cao

Hình 1.1 Chu kỳ của dự án đầu tư

- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Nghĩa là,

giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hìnhthành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham

gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, cácnhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất

và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên là khácnhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thườngxuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưngmức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự

án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các

bộ phận quản lý khác

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác

với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải

là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm vàdịch vụ do dự án đem lại là duy nhất Lao động đòi hỏi kỹ năng chuyênmôn cao, nhiệm vụ không lặp lại

- Môi trường hoạt động “ va chạm Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia”nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnh tranh”lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiếtbị Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án thường có hai thủtrưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiệnquyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau

Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư

và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác,thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có

độ rủi ro cao

1.1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu tư

Chu kỳ của hoạt động đầu tư là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu

từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động

Ta có thể minh hoạ chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây:

Khai thác,vận hànhDA

Chu kỳ một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: Chuẩn bị đầu

tư ; Thực hiện đầu tư và Giai đoạn khai thác, vận hành dự án Mỗi giai đoạn lạiđược chia làm nhiều bước Chúng ta có thể sơ đồ hoá như sau:

Chuẩn bị đầu tư Thực hiện đầu tư Khai thác, vận hành dự án

dự án)

Đàm phán

và

kí kết các hợpđồng

Thiết kế vàlập dựtoánthi công xâylắp công trình

Thi công xâylắpcôngtrình

Chạy thử và nghiệmthu sửdụng

Sử dụngchưa hếtcông suất

Sửdụng công suất

ở mức

độ cao nhất

Công suất giảm dần và thanh lý

Bảng 1.1 Các bước công việc của một dự án đầu tư

Nguồn : Tổng hợp

Các bước công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến hànhtuần tự nhưng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhaunhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuậnlợi cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bước kế tiếp

Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu tư chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét

cơ bản sau đây:

- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo tiền

đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt làđối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Do đó, đối với giai đoạn chuẩn

bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu,tính toán và dự đoán là quan trọng nhất Trong quá trình soạn thảo dự ánphải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cưú Tổngchi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu tưcủa dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sửdụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu tư của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư(đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí khôngcần thiết khác ) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự

án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các

dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực phục vụ

dự kiến

- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả Ở giai đoạnnày 85 đến 99,5% vốn đầu tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trongsuốt những năm thực hiện đầu tư Đây là những năm vốn không sinh lời

vậy Công ty đã tiết kiệm được một khoản tiền lớn.Bảng 2.6 Bảng báo cáothanh toán và tình hìn công nợ của dự án

 Quyết toán dự án đầu tư

Bảng 2.6: Bảng báo cáo tình hình thanh toán và công nợ của dự án Đvt:

Số

TT Tên cá nhân, đơn vị thực hiện

Nội dung công việc, hợp đồng thực hiện Giá trị A-B chấp nhận thanh toán Đã thanh toán, tạm ứng

Công nợ đến ngày k lập báo cáo quyết Phải trả Phả

1 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 34 Xây dựng 10.624.000 10.624.000 0

2 Công ty Cổ phần Sản xuất Máy Đức Thành Thiết bị 5.349.000 5.349.000 0

3 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và Giám định

xây dựng Sao Việt Quản lý dự án 1.512.116 1.512.116 0

4 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và Giám địnhxây dựng Sao Việt Khảo sát, lập báo cáo nghiên cứu 503.824 503.824 0

5 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và Giám địnhxây dựng Sao Việt Thẩm tra thiết kế BVTC - Dự toán 673.484 673.484 0

6 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và Giám địnhxây dựng Sao Việt Lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu xây dựng 162.475 162.475 0

7 Công ty Bảo hiểm Petrolimex Sài Gòn Bảo hiểm 590.864 590.864 0

8 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và Giám địnhxây dựng Sao Việt Giám sát thi công xây dựng 1.312.542 1.312.542 0

9 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và Giám địnhxây dựng Sao Việt Kiểm định chất lượng theo yêu cầu chủ đầu tư 200.000 200.000 0

10 Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Công nghệ môitrường HQ Tư vấn, lập báo cáo đánh giá tácđộng môi trường 20.000 20.000 0

11 Sở quản lý công trình xây dựng chuyên ngành Thẩm định dự án đầu tư 200.000 200.000 0

12 Công ty Kiểm toán Đất Việt Kiểm toán 300.000 300.000 0

28

Nguồn: Báo cáo tổng hợp d

29

 Dựa vào Bảng 2.6: Bảng Báo cáo tình hình thanh toán và công nợ của dự

án, thì Công ty đã hầu như thanh toán hết số công nợ thực hiện dự án cho

các nhà thầu Những chi phí như: Bảo hiểm; Thẩm định dự án đầu tư; Đánhgiá môi trường; Kiểm toán;…đều được tính được tính vào Chi phí khác vàvào Dự phòng phí Các chi phí được công ty thanh toán nhanh chóng, không

để cho quá trình thanh toán ảnh hưởng đến quá trình thi công công việc Từ

đó, giảm thiểu được những rủi ro liên quan tới quá trình thi công nhà máy 2.4 Đánh giá về công tác quản lý chi phí dự án đầu tư nhà máy sản xuất và đónggói dược phẩm Gia Minh

2.4.1 Những kết quả đạt được

Có thể nói, công việc quản lý chi phí dự án đầu tư thì rất khó, quản lý chiphí dự án đầu tư nhà máy sản xuất và đóng gói dược phẩm còn khó hơn, vì khôngnhững phải quản lý chi phí ở những khoản nội dung thông thường, thì chúng tacòn phải lo đến chi phí của rất nhiều thứ, cụ thể như là: Chi phí thiết bị; chi phí Tưvấn, lập báo cáo đánh giá tác động môi trường;… Mặc dù, đây là dự án đầu tư màCông ty TNHH Dược phẩm Gia Minh đầu tư và tham gia quản lý, những đã đạtđược một số kết quả nhất định:

- Tiến độ của dự án không bị đẩy lên nhiều, vì vậy các khoản dự toáncũng không bị thiếu Các khoản thanh toán cho các bên đối tác phối hợpxây dựng dự án, cũng được thanh khoản nhanh chóng, không có sựchậm trễ Việc chi tiền nhanh chóng, hợp lý cũng giảm bớt được nhữngrủi ro trong quá trình xây dựng dự án, giúp phần nào đẩy nhanh đượcquá trình xây dựng và hoàn thiện

- Vì có bản thiết kế công trình trước, nên dự toán gói thầu được xác địnhtương đối chắc chắn, giá gói thầu xây dựng cũng được xác định trướcmức tổng đầu tư, cho nên đạt được độ chính xác cao

- Dự án là xưởng sản xuất và đóng gói dược phẩm, phải có nhiều chứng chỉ

an toàn và sạch, nên phải đặt nhiều nguyên vật liệu và thiết bị y tế ở nướcngoài, nhưng đã được dự trù từ trước cho nên việc dự toán chi phí vẫn cóthể được xác định chính xác

30

2.4.2 Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân

- Và đa phần Công ty chỉ thực hiện quá trình quản lý chi phí ở góc độ phê duyệt và chi Từ đó vẫn chưa thể giám sát sâu sát công việc quản lý chi phí

- Dự án sử dụng nhiều đơn giá chuyên ngành, nhiều vật liệu đặc trưng,nhiều công việc chưa có trong định mức xây dựng…trong khi tài liệu vềgiá vật liệu không đủ dùng, việc tham khảo giá các loại vật liệu khó khăn,

hệ thống định mức chuyên ngành chưa có nên mất rất nhiều thời gian choviệc xác định chúng, gây khó khăn trong việc lập dự toán, kế hoạch đấuthầu, tổng mức đầu tư dẫn đến nhiều công việc phải tạm tính đơn giá

- Khối lượng vật liệu xây dựng cũng không đúng hoàn toàn, dẫn đến việcphải bổ sung nguyên, vật liệu xây dựng, qua đó phần nào làm chậm tiến

độ xây dựng công trình

- Vì nguyên vật liệu và thiết bị y tế phải đặt ở nước ngoài nên cũng khôngtránh khỏi việc mất thêm chi phí cho việc nhập khẩu, và làm chậm thêmtiến độ thực hiện dự án một khoảng thời gian