Trong báo cáo này, đã nghiên cứu và tập trung vào các công việclàm lễ tân, thư kí phòng và văn thư, với mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc và đảmbảo tính chính xác trong xử lý thông
GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP
Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược
Với 28 năm hình thành và phát triển, Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là địa chỉ chăm sóc sức khỏe uy tín của hàng triệu người bệnh Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là bệnh viện đa khoa trực thuộc Đại học Y Dược TPHCM được xây dựng trên mô hình tiên tiến của sự kết hợp Trường-Viện với tầm nhìn trở thành Bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam và chuẩn quốc tế Với sứ mệnh mang đến giải pháp chăm sóc sức khoẻ tối ưu bằng sự tích hợp giữa điều trị, nghiên cứu và đào tạo, Bệnh viện luôn nỗ lực phát huy những giá trị cốt lõi bền vững: Tiên phong - Thấu hiểu - Chuẩn mực -
- TIÊN PHONG trong điều trị người bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo và quản trị;
- THẤU HIỂU nỗi đau về thể xác lẫn tinh thần của người bệnh để đưa ra những giải pháp điều trị tối ưu;
- Giữ vững sự CHUẨN MỰC của người Thầy giáo – Thầy thuốc, luôn là tấm gương sáng để thế hệ tiếp nối noi theo;
- Quản lý chất lượng, đảm bảo AN TOÀN cho người bệnh và nhân viên y tế.
Lịch sử hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược
Hình 1 1 Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh.
Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là một trong những bệnh viện đa khoa hàng đầu phía Nam với tầm nhìn trở thành bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam và đạt chuẩn Quốc tế Trải qua 28 năm phát triển với sứ mệnh mang tới giải pháp chăm sóc sức khỏe tối ưu Bệnh viện luôn duy trì, phát huy các giá trị cốt lõi, đến nay bệnh viện đã phát triển hệ thống đa khoa hoàn chỉnh, phối hợp đa phương thức trong điều trị, nghiên cứu những đề tài khoa học mang tính mang tính ứng dụng cao, đào tạo thực hành cho nhiều học viên trong nước, quốc tế và ứng dụng công nghệ quản trị bệnh viện hiện đại
Bằng tầm nhìn và sự kiên định, ban giám hiệu và các thầy cô Đại học Y Dược TPHCM đã quyết tâm xây dựng một cơ sở thực hành lâm sàn cho các sinh viên của trường – thế hệ bác sĩ tương lai Năm 1994, vượt qua khó khăn ban đầu về nhiều mặt cũng như được sự quan tâm ủng hộ của lãnh đạo Đảng Nhà nước, Bộ Y tế và các ban ngành đoàn thể, phòng khám đa khoa có giường lưu thuộc Đại học Y Dược đã ra đời đặt nền móng đầu tiên cho bệnh viện Y Dược lớn mạnh của hiện tại
Năm 1998, trong bối cảnh đất nước vừa thoát ra khỏi chiến tranh, đất nước còn nghèo, đời sống nhân dân nói chung cũng như đời sống của cán bộ giáo viên trường trung học kỹ thuật y tế trung ương 3 còn nghèo, ngoài giờ giảng trên lớp mọi người còn phải bươm trải thêm bên ngoài để duy trì cuộc sống
Năm 2000, bộ y tế ban hành quyết định số 3639/2000/QĐ BYT về việc thành lập bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Đây là mô hình trường bệnh viện đầu tiên trong cả nước lúc bấy giờ Tiên phong hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chính Từ đây, chặng đường phát triển của bệnh viện Đại học Y Dược chuyển mình từ phòng khám đa khoa đến bệnh viện hiện đại bậc nhất cả nước Kế thừa tinh hoa tạo dựng niềm tin từ sức mạnh tri thức, đảm nhiệm cùng lúc ba vai trò: thầy giáo, thầy thuốc, nhà nghiên cứu,đội ngũ y bác sĩ bệnh viện là chuyên gia trên nhiều lĩnh vực.
Quy mô của Bệnh viện Đại học Y Dược
Bệnh viện có hệ thống 3 cơ sở, 1000 giường bệnh, 128 phòng khám ngoại trú với mạng lưới liên kết các bệnh viện trên cả nước tạo thuận lợi cho người bệnh được chăm sóc y tế nhanh chóng và kịp thời Bệnh viện quy tụ 100 giáo sư, phó giáo sư, chuyên gia đầu ngành, hơn 3000 cán bộ y tế Mỗi năm bệnh viện tiếp nhận trung bình hơn 2 triệu lượt người khám chữa bệnh (khoảng 7.000 người khám/ngày), điều trị nội trú55.000 người, phẫu thuật khoảng 30.000 trường hợp
Nguồn: https://bvdaihoc.com.vn/Home/ViewDetail/4#maincontent
Hình 1 2 Những con số ấn tượng
Hình 1 3 Cơ sở 1:215 Hồng Bàng, phường 11, quận 5,
Hình 1 4 Cơ sở 2: 201 Nguyễn Chí Thanh, phường 12, quận 5,
Nguồn: InternetTrong suốt quá trình hình thành và phát triển, bệnh viện Đại học Y DượcTPHCM đạt được nhiều giải thưởng về đổi mới, ứng dụng khoa học, kỹ thuật trong thực hành lâm sàn được nhiều tổ chức chuyên môn uy tín trên thế giới cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng cao Trong 4 năm liên tiếp 2017 đến 2020 bệnh viễn vẫn giữ vững đánh giá chất lượng cao nhất trong các bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế.
Thành tựu mang tầm quốc tế
Với thế mạnh phẫu thuật nội soi, bệnh viện đã đạt được những thành tựu mang tầm quốc tế như:
Nguồn: https://cand.com.vn/y-te/Benh-vien-Viet-Nam-dat-giai-nhat-the-gioi-ve-phau- thuat-noi-soi-cat-gan-i440500/
Hình 1 5 Cơ sở 3: 21B Hoàng Văn Thụ, phường 8, quận Phú
Hình 1 6 Giải nhất video phẫu thuật nội soi cắt gan.
Nguồn: https://nipon.com.vn/benh-vien-dai-hoc-y-duoc-tp-hcm-dat-chung-nhan-trung- tam-cssd-xuat-sac/
Hình 1 7 Chứng nhận Center of Excellence
Hình 1 8 Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM vinh dự nhận giải thưởng
“Trung tâm CSSD xuất sắc” đầu tiên tại Việt Nam
Nguồn: https://cand.com.vn/y-te/Benh-vien-Dai-hoc-Y-Duoc-la-benh-thu-2-Chau-A- nhan-Chung-nhan-vang-trong-dieu-tri-dot-quy-i522827/
Sơ đồ tổ chức Bệnh viện
Hình 1 9 Danh hiệu Chất lượng điều trị Vàng
2.1 Phòng Hành Chính BVĐHYD – TPHCM
Tiền thân của phòng hành chính là bộ phận hành chính của phòng khám đa khoa trường đại học Y Dược TPHCM có giường lưu được thành lập từ năm 1994 Năm
2000 bệnh viện Đại học Y Dược được thành lập, bộ phận hành chính được đổi thành phòng tổ chức hành chính Năm 2003, với mục tiêu chuyên nghiệp hóa hoạt động của các phòng chức năng, phòng tổ chức hành chính được tách ra thành phòng hành chính và phòng tổ chức cán bộ
Hướng đến xây dựng bệnh viện trở thành bệnh viện đại học dẫn đầu Việt Nam và đạt chuẩn quốc tế, phòng hành chính tiên phong xây dựng, cải tiến nhiều quy định, hoạt động cũng như ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc như:
Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ trình ký
Quy trình triển khai văn bản chỉ đạo
Quy trình tổ chức cuộc họp hành chính
Quy trình tổ chức sự kiện hành chính
Quy định về hợp đồng tại bệnh viện
Quy trình triển khai văn bản quy phạm pháp luật
Phần mềm quản lý xe
Phòng hành chính đã triển khai thành công quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ, giảm thời gian xử lý hồ sơ từ 14 ngày xuống còn từ 3 – 5 ngày giúp theo dõi được tiến độ giải quyết hồ sơ các bộ phận, bảo đảm hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, góp phần nâng cao chất lượng khám bệnh, chữa bệnh Với những đóng góp, cống hiến, nỗ lực không ngừng, tập thể phòng hành chính đã gặt hái được nhiều thành tích được ghi nhận bằng nhiều bằng khen, danh hiệu thi đua
Sau những giây phút hết mình cho công việc, phòng hành chính cũng tổ chức các hoạt động dã ngoại giúp gắn kết tình cảm giữa các nhân viên phòng hành chính với nhau Bên cạnh đó, hoạt động thiện nguyện là một hoạt động không thể thiếu đối với phòng hành chính, nhiều hoạt động thăm hỏi, tặng quà cho những mảnh đời kém may mắn, người già không nơi nương tựa, người khuyết tật, trẻ em mồ côi đã được thực hiện, mang đến cho toàn thể nhân viên phòng hành chính cảm nhận sâu sắc hơn về cuộc sống
2.2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính
Phòng thực hiện các công tác hành chính: Công tác văn thư, lưu trữ,
Nhiệm vụ khác như: bảo vệ, đội xe, cây xanh, vệ sinh, setup phòng họp và tiếp đón các đoàn đến tham quan bệnh viện,
Tổ văn thư gồm có:
- Nhân viên văn thư làm nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản, lưu trữ văn bản và tài liệu trong quá trình hoạt động của bệnh viện
- Thư ký phòng có nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo phòng nhằm sắp xếp, triển khai các kế hoạch hoạt động và thực hiện công tác hành chính, hậu cần Ngoài ra thư ký phòng cũng chịu trách nhiệm quản lý thông tin trên trang thông tin điện tử của bệnh viện, tổ chức các sự kiện thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính
- Nhân viên lễ tân làm nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và hướng dẫn người bệnh, người nhà người bệnh, khách, đối tác của bệnh viện, liên hệ khám chữa bệnh…
- Nhân viên hộ lý có trách nhiệm thực hiện công tác hậu cần cho ban giám đốc và công tác hậu cần cho phòng họp.
Tổ tổng đài có nhiệm vụ trực điện thoại bệnh viện, giải đáp thắc mắc của khách hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của bệnh viện.
Tổ thư ký có nhiệm vụ giúp việc, tổ chức công việc cho lãnh đạo, tham gia các cuộc họp, triển khai thực hiện các chỉ đạo, trình ký hồ sơ
Tổ lái xe chịu trách nhiệm bảo quản và vận hành xe cấp cứu, xe ô tô hành chính, hỗ trợ cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo và cán bộ nhân viên bệnh viện được thuận lợi.
NỘI DUNG CÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO
Lễ tân ( Quy trình tiếp đón khách trong nước )
3.1.1 Mô tả công việc Đón tiếp các đoàn khách đến tham quan, làm việc tại bệnh viện
- Lập kế hoạch đón tiếp và xin phép
- Đăng ký sử dụng phòng tiếp khách
- Tạm ứng kinh phí (nếu cần)
- Chuẩn bị nội dung đón tiếp và kịch bản đón tiếp
- Trang trí phòng đón tiếp: hoa, panner, backdrop, bảng tên, cờ, sếp sếp bàn tiếp khách, sơ đồ vị trí chỗ ngồi
- Đăng thông tin trên trang điều hành tác nghiệp
- Sắp xếp hồ sơ ngay ngắn, đúng thứ tự, hướng dẫn khách và người bệnh liên hệ làm việc
- Hỗ trợ sắp xếp, phân loại báo cáo của các đơn vị, các Khoa Lâm sàng và Cận lâm sàng nộp về Phòng Hành chính theo đúng thứ tự trong danh sách phân loại các Phòng/Khoa
- Xác nhận thông tin với đối tác bằng văn bản hoặc điện thoại
- Đăng thông tin trên trang điều hành tác nghiệp
- Chuyển thông tin đón đoàn cho các đơn vị được phân công để cùng phối hợp
- Chuẩn bị tài liệu cho ban giám đốc sử dụng để tiếp đoàn và tài liệu cho khách mời
- Đón/tiễn khách: xác định ngày, giờ khách đến/đi cử nhân sự đón khách tại sân bay/ nhà ga/ khách sạn
Các bước thực hiện công việc tiếp đón của tổ lễ tân
Bảng 3.1.1 Thứ tự các bước thực hiện công việc tại quầy Lễ Tân
Thứ tự các bước Nội dung
Bước1: Tiếp nhận thông tin
- Phòng Hành chính nhận chỉ đạo tiếp đoàn của BGĐ hoặc từ Đề nghị của Phòng, Khoa, Cơ sở.
- Phòng Hành chính tiếp nhận và xử lý thông tin: + Thời gian;
+ Xác định mục đích, nội dung, yêu cầu của đoàn; + Thành phần và số lượng đoàn khách;
+ Yêu cầu hoặc chương trình làm việc dự kiến của đoàn;
+ Yêu cầu khác nếu có.
Bước2: Lập kế hoạch - Mục đích của toàn bộ hoạt động.
- Thành phần đoàn khách: số lượng và đặc điểm;
- Thành phần tham gia chương trình đón tiếp;
- Các vấn đề hậu cần (đưa đón, ăn ở, phương tiện đi lại, quà tặng );
Bước 3: Phê duyệt - Sau khi xây dựng kế hoạch chi tiết, Phòng Hành chính sẽ trình BGĐ phê duyệt kế hoạch.
Bước 4: Triển khai thực hiện
- Sau khi kế hoạch được BGĐ phê duyệt, Phòng Hành chính phân công chuyên viên triển khai công việc với các đơn vị có liên quan.
- Trong quá trình tổ chức, nếu có những vấn đề phát sinh vượt qua khả năng giải quyết, Phòng Hành chính xin ý kiến chỉ đạo BGĐ.
-Tổng hợp báo cáo và đề xuất những công việc cần triển khai sau buổi tiếp khách trình BGĐ xét duyệt.
Công việc lễ tân bệnh viện đem lại nhiều thuận lợi cho tôi nhờ sự hướng dẫn tận tình và tỉ mỉ từ các anh chị đi trước Từ khi bắt đầu thực tập, tôi đã được hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện công việc, các công việc được các anh chị hướng dẫn tôi tỉ mỉ như:
- Khi bước chân vào quầy lễ tân tôi được các anh chị chỉ bảo thực hiện công việc, việc đầu tiên tôi được bảo là xác nhận thông tin cho tới các vấn đề hậu cần Nhờ đó, tôi cảm thấy tự tin và hiểu rõ hơn về quy trình và phương pháp làm việc trong vai trò lễ tân.
- Các anh chị đã chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc này một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Tôi đã học được cách trình bày và diễn đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác qua các phương tiện giao tiếp khác nhau.
- Ngoài ra các anh chị còn chỉ bảo tôi thêm cách bày trí sảnh đón khách sao cho phù hợp với đoàn khách và và sắp xếp chỗ ngồi sao cho hợp lý Họ đã giúp tôi hiểu về việc tạo không gian chuyên nghiệp và ấn tượng cho khách đến thăm bệnh viện Điều này giúp tôi tích lũy kinh nghiệm và nâng cao kỹ năng làm việc thực tế, đồng thời hiểu rõ hơn về yêu cầu và đòi hỏi của công việc lễ tân bệnh viện.
Nhờ sự hướng dẫn tận tình và cơ hội thực hành trong công việc lễ tân, tôi đã có cơ hội học hỏi và phát triển nhiều kỹ năng mới, từ kỹ năng giao tiếp, tổ chức sự kiện, đến kỹ năng xử lý công việc thực tế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Tôi tin rằng những kinh nghiệm và kiến thức này sẽ rất hữu ích cho sự nghiệp và tương lai của tôi trong lĩnh vực y tế và quản lý bệnh viện.
Trong quá trình thực tập tại tổ lễ tân bệnh viện, tôi đã phải đối mặt với một số khó khăn và thách thức, đặc biệt là về mặt thời gian Khi mới bắt đầu, tôi không có nhiều thời gian để học tập công việc này, vì vậy việc tiếp nhận và thực hiện công việc đòi hỏi tôi phải nhanh chóng tìm hiểu và làm quen với các quy trình và phương pháp làm việc.
- Khó khăn đầu tiên mà tôi gặp phải là chuẩn bị nội dung và kịch bản đón tiếp khách Tôi thường gặp khó khăn trong việc xác định nội dung và cách trình bày thông tin một cách hấp dẫn và chuyên nghiệp.
- Khó khăn thứ hai mà tôi gặp phải là việc làm thế nào để giữ trật tự ở sảnh chờ.
Do hàng ngày bệnh viện tiếp nhận một số lượng lớn bệnh nhân khiến cho bệnh viện luôn trong tình trạng quá tải người, việc sắp xếp không gian cho mọi người khiến tôi cảm thấy khá lúng túng và khó khăn.
Tiếp theo là việc sắp xếp và phân loại các báo cáo từ các đơn vị, các Khoa Lâm sàng và Cận lâm sàng Tuy nhiên, do thiếu kinh nghiệm trong công tác sắp xếp hồ sơ nên thời gian hoàn thành nhiệm vụ kéo dài hơn đáng kể.
Mặc dù gặp phải một số khó khăn, nhưng tôi luôn nỗ lực vượt qua mọi thử thách và học hỏi từ kinh nghiệm Khi được giao làm các công việc tại bệnh viện tôi luôn được các anh chị cầm tay chỉ việc vậy nên tuy các công việc ban đầu tiếp xúc khiến tôi lúng túng nhưng sau đó tôi nhanh chóng được hướng dẫn và thực hiện một cách nhanh chóng Tôi tin rằng với sự hỗ trợ và hướng dẫn từ đồng nghiệp và người điều hành, tôi sẽ ngày càng hoàn thiện hơn trong vai trò lễ tân và đóng góp tích cực vào sự phát triển của bệnh viện.
Trải qua thời gian học tập tại tổ lễ tân bệnh viện, tôi đã tiếp thu được các kinh nghiệm quý báu cho chính bản thân tôi như:
- Đầu tiên tôi đã nhận ra rằng việc kiểm tra và xác thực thông tin là việc cần thiết nhất trước khi bắt tay vào việc lập kế hoạch tiếp đón giúp chúng ta luôn có sự chuẩn bị đầy đủ và chính xác cho hoạt động tiếp đón.
- Quá trình chuẩn bị nội dung và kịch bản tiếp đón phải dựa vào các thông tin đã được xác nhận trước Ngoài ra, tôi đã học cách tập trung vào các yêu cầu và nội dung cụ thể của đoàn khách để xây dựng kịch bản tiếp đón phù hợp với mục đích và nhu cầu của họ.
- Sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc cũng là điều tôi không ngừng rèn luyện. Việc tỉ mỉ và cẩn thận không chỉ giúp tôi tạo ra môi trường tiếp đón chuyên nghiệp và chất lượng mà còn đảm bảo sự tin tưởng và hài lòng của đoàn khách đến tham quan và làm việc tại bệnh viện.
- Hàng ngày, với số lượng bệnh nhân đến khám và điều trị hàng ngày, không gian sảnh chờ thường trở nên đông đúc và hỗn loạn Tôi đã học cách tổ chức và sắp xếp không gian sao cho gọn gàng và hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cả bệnh nhân và đoàn khách khi đến bệnh viện.
Thư ký phòng
Triển khai thực hiện chỉ đạo của lãnh đạo phòng
Tổ chức công tác hành chính:
- Sắp xếp công việc khoa học, linh hoạt và nhắc lịch làm việc của lãnh đạo phòng với các phòng khoa cơ sở nhân viên.
- Tóm lược đầy đủ tài liệu hồ sơ thông tin giao dịch, kịp thời in ấn tài liệu khi có yêu cầu, soạn thảo công văn chính xác, phúc đáp thư từ, lưu trữ các thông tin quan trọng
- Rèn luyện kỹ năng đánh máy, các kỹ năng word, excel cho thành thạo.
- Soạn thảo các loại văn bản: Quyết định xử lý vi phạm kỷ luật lao động, Quyết định về việc bố trí nhân sự, Quyết định về việc điều động nhân sự, Quyết định thành lập hội đồng nhân sự, Quyết định thành lập hội đồng khen thưởng – kỷ luật, Biên bản tự kiểm điểm, Biên bản tường trình,…
- Học quy trình giải quyết hồ sơ trình ký; Quy trình Triển khai Văn bản quy phạm pháp luật.
- Sử dụng máy in để in ấn tài liệu khi có yêu cầu.
- Sử dụng máy hủy giấy.
- Quản lý trang thông tin điều hành tác nghiệp của bệnh viện cập nhật kịp thời, đầy đủ, đúng các quy trình, chính xác quy định của bệnh viện Làm quen với website Điều hành tác nghiệp: Văn bản nội bộ; Danh bạ các phòng ban, Lịch hoạt động của Bệnh viện Xem cấu trúc trang Điều hành tác nghiệp: Thông báo, Tin đào tạo, Văn bản nội bộ, Lịch hoạt động của Bệnh viện, Danh bạ điện thoại Bệnh viện,…
- Tìm hiểu Quy trình Tổ chức cuộc họp nội bộ, Quy trình thực hiện cấp giấy đi đường, đặt phương tiện di chuyển và nơi lưu trú Chuẩn bị phòng họp: địa điểm, thiết bị, hậu cần,
- Kiểm tra thông tin đăng ký lịch phòng họp được gửi về email của Phòng Hành chính Kiểm tra Lịch hoạt động của Bệnh viện thời gian và phòng họp tương ứng với thời gian và phòng họp được đăng ký.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu họp.
- Mời họp, xác nhận danh sách tham dự kiểm tra email mời họp, sắp xếp mức độ ưu tiên (họp với Ban Giám đốc, họp với các đơn vị khác, họp giao ban,…), sắp xếp, ghi chú vào Lịch của Outlook, mời Lãnh đạo phòng qua email và ghi lịch họp vào Bảng tin “Lịch công tác” treo trong phòng.
- Điểm danh, ghi biên bản cuộc họp.
- Hoàn thiện, gửi biên bản hoặc thông báo kết luận cuộc họp (nếu có) trong thời hạn tối đa 3 ngày sau cuộc họp.
- Tổ chức thực hiện công việc theo phân công và báo cáo kết quả thực hiện.
- Lưu hồ sơ công việc.
- Học hỏi cách triển khai chỉ đạo, giải quyết các vấn đề phát sinh đột xuất của thư ký phòng.
Trong thời gian được học hỏi va trải nghiệm công việc là thư ký văn phòng tại bệnh viện tôi đã có được một số thuận lợi khi học và làm quen với công việc này:
- Giao tiếp và tương tác với nhiều cấp lãnh đạo và đồng nghiệp Tôi đã trải qua một quá trình học tập và trưởng thành trong việc đối diện với những thử thách và cơ hội mở rộng mối quan hệ chặt chẽ với nhóm làm việc Gặp gỡ và trao đổi với các lãnh đạo phòng cũng như nhân viên từ các phòng khoa cơ sở khác nhau là một phần không thể thiếu của công việc Thư ký phòng Thông qua qua việc làm này tôi đã có cơ hội tìm hiểu về mục tiêu chiến lược và các dự án đang triển khai, giúp tôi định hình được bức tranh tổng quan về hoạt động của tổ chức Từ những cuộc trao đổi này, tôi đã học hỏi cách trình bày ý kiến một cách rõ ràng, logic và chính xác.
- Ngoài ra, tôi đã học cách trình bày báo cáo và thông tin một cách chuyên nghiệp và cụ thể Tôi đã học cách tổ chức tài liệu, sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và chính xác để giúp lãnh đạo và các phòng ban có cái nhìn tổng quan về vấn đề cần giải quyết Tôi cũng đã học cách trình bày ý kiến, đề xuất và giải pháp một cách logic và hợp lý, giúp tôi trở thành nguồn lực hữu ích trong việc hỗ trợ quyết định của lãnh đạo.
- Lập kế hoạch công việc của lãnh đạo phòng và sắp xếp lịch làm việc sao cho hiệu quả là một trong những trách nhiệm quan trọng của tôi Việc tạo lịch biểu, hẹn giờ họp và tuân thủ các kế hoạch định sẵn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn.
-Ngoài ra tôi còn học được các kỹ năng phát triển kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian còn giúp tôi trở nên tự tin hơn trong công việc Tôi biết cách ưu tiên công việc quan trọng và sắp xếp thời gian sao cho hợp lý, từ đó giảm thiểu áp lực và stress trong công việc.
- Là một thư ký thì kỹ năng soạn thảo văn bản và kỹ năng máy tính là một trong những nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và cẩn thận Tôi Tôi đã rèn luyện kỹ năng này thông qua việc thực hiện và xử lý các loại công văn như quyết định xử lý vi phạm, điều động nhân sự hay khen thưởng - kỷ luật.
- Ngoài ra công việc là một thư ký cũng giúp tôi làm quen với các quy trình hành chính và pháp lý Tìm hiểu và áp dụng các quy trình hành chính và pháp lý giúp tôi nắm vững các quy định và hướng dẫn liên quan đến việc lưu trữ và xử lý tài liệu Tôi học cách áp dụng các quy định về quản lý tài liệu, bảo mật thông tin và lưu trữ hồ sơ sao cho đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của tổ chức.
- Bên cạnh việc xử lý và lưu trữ tài liệu, tôi cũng luôn đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ thông tin quan trọng Tôi hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nhạy cảm và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin trong công việc của mình Tôi học cách giữ bí mật về các tài liệu và thông tin quan trọng, từ việc xử lý tài liệu trong máy tính đến việc giữ chặt các tài liệu cần bảo mật Tôi cũng đảm bảo việc truyền đạt thông tin quan trọng giữa các bên diễn ra một cách an toàn và đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin.
- Tôi đã có cơ hội theo dõi và tham gia vào các sự kiện và cuộc họp quan trọng. Trong vai trò Thư ký phòng, tôi thường được giao trách nhiệm tổ chức các cuộc họp quan trọng, sự kiện nội bộ và ngoại bộ của tổ chức Điều này đòi hỏi tôi phải có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng lập kế hoạch chặt chẽ và sự tỉ mỉ trong việc chuẩn bị Tôi luôn đảm bảo mọi yếu tố cần thiết để cuộc họp hoặc sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bộ phận văn thư
Phân loại sắp xếp hồ sơ lưu trữ một cách chính xác đầy đủ và khoa học, sắp xếp số thứ tự từ nhỏ đến lớn, bấm lỗ và lưu file hồ sơ theo từng loại Đóng các báo cáo của các đơn vị thành từng quyển, đóng bìa còng để dễ dàng lưu trữ
- Photocopy các văn bản khi được yêu cầu
- Quyết định bao gồm tuyển dụng đào tạo bổ nhiệm kỷ luật khen thưởng thôi việc dịch vụ các cơ sở dược.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sau khi được nhận hồ sơ tiếp đó là chuyển cho thư ký để trình ký.
- Nhập liệu giấy ủy quyền do thư ký, trưởng khoa ủy quyền lại, giấy ủy quyền gồm: Người ủy quyền, chức vụ, đơn vị, người được ủy quyền, chức vụ và đơn vị của người được ủy quyền, nội dung ủy quyền, lý do ủy quyền, thời gian Lưu lại bản photocopy giấy ủy quyền để lưu lại thông tin và theo dõi để biết người ủy quyền và người được ủy quyền, thời gian ủy quyền nhằm phục vụ cho công tác đóng dấu các giấy tờ, văn bản đúng thẩm quyền của người ký.
- Nhập liệu các nội dung ngày cấp, nơi phát hành giấy phép, trích yếu (Tên giấy phép), người ký, chức vụ, ngày hiệu lực, số tờ, số bản, đơn vị nhận, tình trạng giấy phép hành chính và giấy phép chuyên môn vào phần mềm
- Hợp đồng bao gồm dịch vụ khám sức khoẻ biên bản thanh lý hợp đồng
- Xử lý văn bản đi (Công văn đi, Tờ trình, Báo cáo, loại Thông báo gửi ra bên ngoài bệnh viện, ): Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu, Kiểm tra đối chiếu chữ ký nháy và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản với mẫu chữ ký đã đăng ký Tiến hành nhập liệu thông tin văn bản vào phần mềm quản lý văn bản nội bộ Tiến hành cấp số và ghi ngày, tháng, năm của văn bản Đối với xuất viện thì đóng nguyên con dấu vào 1/3 chữ ký của Bác sĩ trưởng khoa còn đối với toa thuốc thì đóng dấu treo vào toa thuốc trên gốc trái của toa thuốc ngay tên của cơ quan ban hành
- Xử lý công văn đến: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến, kiểm tra tình trạng văn bản, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu với nơi gửi, nhập liệu thông tin vào phần mềm văn bản nội bộ Các văn bản có đóng dấu mật thì không được mở mà phải trình cho lãnh đạo Đóng dấu đến lên các văn bản và ghi rõ ngày, tháng, năm đến
- Nhận công văn đến cho số nhập văn bản lên phần mềm lưu trữ in phiếu xử lý công văn đến trình lãnh đạo bộ phê scan văn bản chuyển lên phần mềm chuyển đến các khoa phòng có liên quan để xử lý thông công văn đến tìm lại số công vân đã cho nhập đơn vị xử lý và đơn vị phối hợp đã ký tên sau khi trình ký vào phần mềm lưu trữ văn bản sắp xếp lại theo thứ tự số lớn nhất để trinh cùng lưu trữ vào bìa còng 3.3.2 Thuận lợi
Khi vào bộ phận văn thư thực tập tôi đã được các anh chị làm việc tại bộ phận của văn thư của bệnh viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi Các anh chị đã hướng dẫn và chỉ bảo cho tôi các công việc của một nhân viên văn thưu, tại đây tôi đã có những thuận lợi khi làm công việc này:
- Phát triển kỹ năng tổ chức và quản lý thông tin: Trong công việc văn thư, việc phân loại, sắp xếp, và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản là việc làm hàng ngày Nhờ vậy, người làm công việc này sẽ phát triển kỹ năng tổ chức tốt, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và quản lý thông tin một cách hiệu quả.
- Khả năng tư duy phản biện và phân tích Là một công việc văn thư việc hằng ngày tiếp xúc với nhiều thông tin từ nhiều nguồn và từ nhiều các phòng ban khác nhau vì vậy tôi phải hiểu rõ thông tin và phân tích một cách logic và chính xác để có thể xử lý công việc một cách hiệu quả Điều này đòi hỏi tôi phải học cách đọc và hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ văn bản chính thống, biểu đồ, báo cáo đến dữ liệu số liệu, v.v Nhờ vậy, tôi có khả năng phân tích và đưa ra những quyết định thông minh và chính xác trong công việc hàng ngày.
- Được trao quyền quản lý thông tin quan trọng là một yếu tố đáng giá và đáng quý trong công việc của văn thư Trong vai trò là nhân viên văn thư, tôi thường được giao trách nhiệm xử lý và quản lý các văn bản và thông tin quan trọng của tổ chức. Điều này thể hiện sự tin tưởng và đánh giá cao từ phía lãnh đạo, đồng thời mang lại sự đáng giá và cảm giác trách nhiệm cao trong công việc hàng ngày.
- Trong quá trình xử lý và quản lý thông tin, tôi phải học cách sắp xếp công việc, lập kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ một cách hợp lý Đồng thời, tôi cũng học được cách làm việc độc lập, đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm với những quyết định của mình Điều này giúp tôi phát triển kỹ năng lãnh đạo và tạo ra sự đóng góp tích cực vào hoạt động của tổ chức.
Tuy nhiên, việc được trao quyền quản lý thông tin quan trọng cũng đồng nghĩa với việc phải đối mặt với áp lực và trách nhiệm lớn Mỗi quyết định và hành động của tôi đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín của tổ chức, do đó tôi phải luôn cẩn trọng và thận trọng trong mọi công việc Điều này đòi hỏi tôi phải đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin, tránh các sai sót và xử lý tình huống nhanh chóng và hiệu quả.
- Khi làm việc tại bệnh viện, văn thư thường phải tiếp xúc với nhiều loại tài liệu và thông tin từ các phòng ban khác nhau như khoa khám bệnh, phòng điều dưỡng, phòng kế toán, phòng quản lý nhân sự và nhiều phòng ban khác Mỗi loại tài liệu và thông tin mà văn thư tiếp xúc đều có đặc điểm riêng, yêu cầu từng quy trình xử lý và lưu trữ khác nhau Tiếp xúc với những thông tin này giúp họ nắm bắt được những kiến thức chuyên môn đa dạng, như lưu trữ hồ sơ bệnh án theo quy định y tế, xử lý thông tin văn bản hành chính, quản lý các hợp đồng dịch vụ, và đáp ứng các yêu cầu về bảo mật thông tin Điều này không chỉ mở rộng vốn kiến thức chuyên môn mà còn giúp văn thư phát triển kỹ năng linh hoạt và đa năng trong công việc hàng ngày.
- Trong vai trò là nhân viên văn thư, nắm vững quy trình và công nghệ là yếu tố cực kỳ quan trọng để thực hiện công việc một cách hiệu quả Một trong những công việc quan trọng của văn thư là nhập liệu các thông tin từ các văn bản, hồ sơ bệnh án, và các tài liệu khác vào hệ thống quản lý thông tin
- Trong vai trò làm nhân viên văn thư, tôi nhận thấy rằng một trong những lợi ích quan trọng nhất là có cơ hội tiếp cận thông tin cập nhật từ các đơn vị trong tổ chức. Tôi là người đầu tiên tiếp nhận và xử lý các văn bản, tài liệu, thông báo, và báo cáo từ các phòng ban khác nhau trong bệnh viện Điều này giúp tôi nắm bắt được những thông tin mới nhất và các sự kiện diễn ra trong tổ chức.