MỤC LỤC
Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là bệnh viện đa khoa trực thuộc Đại học Y Dược TPHCM được xây dựng trên mô hình tiên tiến của sự kết hợp Trường-Viện với tầm nhìn trở thành Bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam và chuẩn quốc tế. Với sứ mệnh mang đến giải pháp chăm sóc sức khoẻ tối ưu bằng sự tích hợp giữa điều trị, nghiên cứu và đào tạo, Bệnh viện luôn nỗ lực phỏt huy những giỏ trị cốt lừi bền vững: Tiờn phong - Thấu hiểu - Chuẩn mực - An toàn. Bệnh viện luụn duy trỡ, phỏt huy cỏc giỏ trị cốt lừi, đến nay bệnh viện đã phát triển hệ thống đa khoa hoàn chỉnh, phối hợp đa phương thức trong điều trị, nghiên cứu những đề tài khoa học mang tính mang tính ứng dụng cao, đào tạo thực hành cho nhiều học viên trong nước, quốc tế và ứng dụng công nghệ quản trị bệnh viện hiện đại.
Năm 1994, vượt qua khó khăn ban đầu về nhiều mặt cũng như được sự quan tâm ủng hộ của lãnh đạo Đảng Nhà nước, Bộ Y tế và các ban ngành đoàn thể, phòng khám đa khoa có giường lưu thuộc Đại học Y Dược đã ra đời đặt nền móng đầu tiên cho bệnh viện Y Dược lớn mạnh của hiện tại. Năm 1998, trong bối cảnh đất nước vừa thoát ra khỏi chiến tranh, đất nước còn nghèo, đời sống nhân dân nói chung cũng như đời sống của cán bộ giáo viên trường trung học kỹ thuật y tế trung ương 3 còn nghèo, ngoài giờ giảng trên lớp mọi người còn phải bươm trải thêm bên ngoài để duy trì cuộc sống.
Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là một trong những bệnh viện đa khoa hàng đầu phía Nam với tầm nhìn trở thành bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam và đạt chuẩn Quốc tế. Bằng tầm nhìn và sự kiên định, ban giám hiệu và các thầy cô Đại học Y Dược TPHCM đã quyết tâm xây dựng một cơ sở thực hành lâm sàn cho các sinh viên của trường – thế hệ bác sĩ tương lai. Từ đây, chặng đường phát triển của bệnh viện Đại học Y Dược chuyển mình từ phòng khám đa khoa đến bệnh viện hiện đại bậc nhất cả nước.
Kế thừa tinh hoa tạo dựng niềm tin từ sức mạnh tri thức, đảm nhiệm cùng lúc ba vai trò: thầy giáo, thầy thuốc, nhà nghiên cứu, đội ngũ y bác sĩ bệnh viện là chuyên gia trên nhiều lĩnh vực. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM đạt được nhiều giải thưởng về đổi mới, ứng dụng khoa học, kỹ thuật trong thực hành lâm sàn được nhiều tổ chức chuyên môn uy tín trên thế giới cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.
Tuy có kế hoạch tổ chức và lập lịch công việc tốt, nhưng đôi khi một số tình huống không mong muốn có thể xuất hiện và đòi hỏi sự linh hoạt và kỹ năng giải quyết vấn đề từ phía Thư ký phòng. Điều này đòi hỏi tôi phải có khả năng ưu tiên công việc và quản lý đồng thời nhiều tác vụ một cách hiệu quả để đảm bảo tất cả công việc đều được thực hiện đầy đủ và chất lượng cao. Các tài liệu liên quan đến quyết định chiến lược, thông tin nhân sự, hoặc các kế hoạch phát triển của tổ chức đều có tính bảo mật cao và không thể tiết lộ cho bất kỳ ai ngoài nhóm liên quan.
Các lãnh đạo cấp cao có thể quan tâm đến các vấn đề chiến lược và quản lý tổng thể của tổ chức, trong khi các lãnh đạo cấp trung tâm thường quan tâm đến vấn đề vận hành và tổ chức bộ phận. Tôi không đưa ra phản ứng tức giận hoặc không chuyên nghiệp mà thay vào đó tôi tập trung vào việc tìm cách giải quyết vấn đề và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất có thể. Tôi luôn cố gắng đảm bảo môi trường làm việc tích cực và hòa nhã, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và đồng nghiệp, đồng thời cải thiện hiệu suất công việc và tạo sự đồng thuận trong tổ chức.
Để triển khai các quy trình và quy định hành chính cũng như pháp luật của tổ chức, tôi phải nắm vững các kiến thức cụ thể và cẩn trọng trong việc áp dụng chúng trong công việc hàng ngày. Từ kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, tôi đã nhận ra rằng việc nắm vững kiến thức sâu về quy trình và pháp luật không chỉ là một yếu tố quan trọng trong công việc mà còn là một đòi hỏi để trở thành một Thư ký phòng thành công. Việc triển khai các quy trình và quy định hành chính cũng như pháp luật của tổ chức đòi hỏi sự tận tâm và sự chuyên nghiệp, giúp tôi đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc hàng ngày.
- Tập trung vào quản lý thời gian và ưu tiên công việc: Vì công việc Thư ký phòng đòi hỏi xử lý nhiều tác vụ đa dạng, tôi đã học cách tập trung vào ưu tiên công việc quan trọng và quản lý thời gian một cách hiệu quả. - Tinh thông với các quy trình và pháp lý: Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong cụng việc, tụi đó nỗ lực học tập và hiểu rừ cỏc quy trỡnh và phỏp lý liờn quan đến công việc Thư ký phòng. - Giữ bí mật và đảm bảo an ninh thông tin: Vì công việc thường liên quan đến xử lý thông tin nhạy cảm và tài liệu quan trọng của tổ chức, tôi đã học cách giữ bí mật và tuân thủ các quy định bảo mật.
- Nhận công văn đến cho số nhập văn bản lên phần mềm lưu trữ in phiếu xử lý công văn đến trình lãnh đạo bộ phê scan văn bản chuyển lên phần mềm chuyển đến các khoa phòng có liên quan để xử lý thông công văn đến tìm lại số công vân đã cho nhập đơn vị xử lý và đơn vị phối hợp đã ký tên sau khi trình ký vào phần mềm lưu trữ văn bản sắp xếp lại theo thứ tự số lớn nhất để trinh cùng lưu trữ vào bìa còng 3.3.2. Là một công việc văn thư việc hằng ngày tiếp xúc với nhiều thông tin từ nhiều nguồn và từ nhiều các phòng ban khác nhau vỡ vậy tụi phải hiểu rừ thụng tin và phõn tớch một cỏch logic và chớnh xỏc để cú thể xử lý công việc một cách hiệu quả. - Khi làm việc tại bệnh viện, văn thư thường phải tiếp xúc với nhiều loại tài liệu và thông tin từ các phòng ban khác nhau như khoa khám bệnh, phòng điều dưỡng, phòng kế toán, phòng quản lý nhân sự và nhiều phòng ban khác.
Tiếp xúc với những thông tin này giúp họ nắm bắt được những kiến thức chuyên môn đa dạng, như lưu trữ hồ sơ bệnh án theo quy định y tế, xử lý thông tin văn bản hành chính, quản lý các hợp đồng dịch vụ, và đáp ứng các yêu cầu về bảo mật thông tin. - Trong vai trò làm nhân viên văn thư, tôi nhận thấy rằng một trong những lợi ích quan trọng nhất là có cơ hội tiếp cận thông tin cập nhật từ các đơn vị trong tổ chức. Không chỉ vậy, tôi còn có nhiệm vụ quản lý các văn bản, tài liệu và sổ sách của bệnh viện, và điều này đòi hỏi tôi phải đảm bảo chúng được lưu trữ một cách cẩn thận và dễ dàng tra cứu.
Để có thể làm việc hiệu quả trong văn phòng bệnh viện, tôi phải nắm vững kiến thức chuyên môn về y tế, pháp luật và các quy định cũng như quy trỡnh của bệnh viện. Đụi khi, việc tỡm hiểu và hiểu rừ cỏc quy định và yêu cầu pháp lý cũng là một thách thức đối với tôi, nhưng tôi luôn cố gắng học hỏi và cải thiện kiến thức của mình để có thể làm việc hiệu quả và chính xác hơn. Việc này đòi hỏi sự tập trung và chú ý vào từng chi tiết nhỏ trong quá trình xử lý và lưu trữ thông tin, đồng thời tôi cũng phải đảm bảo rằng chỉ có những người có thẩm quyền mới có thể tiếp cận và xem thông tin quan trọng này.
Mặc dù có nhiều khó khăn và thách thức, nhưng tôi vẫn đánh giá cao công việc văn thư trong bệnh viện vì nó mang lại nhiều cơ hội để phát triển kỹ năng và kinh nghiệm. Tôi đã học cách tuân thủ các quy trình bảo mật và đảm bảo rằng thông tin về bệnh nhân và công việc của bệnh viện được bảo vệ chặt chẽ và không bị tiết lộ sai trái. Những kinh nghiệm và bài học này đã giúp tôi trưởng thành hơn trong vai trò là nhân viên văn thư và đồng thời cũng định hình định hướng phát triển nghề nghiệp của mình.