báo cáo thực tập tốt nghiệp bệnh viện đại học y dược 2023

Trong báo cáo này, đã nghiên cứuvà tập trung vào các công việc làm lễ tân, thư kí phòng và văn thư, với mục tiêutối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác trong xử lý thông

BÁO CÁOTHỰC TẬP TỐT NGHIỆP

HSC210033VP211

BÁO CÁOTHỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên cơ quan thực tập:

HSC210033VP211

TPHCM, tháng 8 năm 2023

2TRƯỜNG CAO ĐẲNG HOA SENKHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

1 Ý thức tổ chức, kỷ luật:

………

………

………

………

0 Tinh thần, thái độ: ………

………

………

………

………

………

0 Năng lực chuyên môn: ………

………

………

………

………

………

0 Kết luận: ………

………

………

………

, ngày tháng năm … Thủ trưởng đơn vị (Ký tên và đóng dấu)

3

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Về bố cục:

………

………

………

………

………

0 Về nội dung: ………

………

………

………

0 Về thái độ: ………

………

………

………

……

… , ngày tháng năm … (Ký & ghi rõ họ, tên)

4

TRÍCH YẾU

Tôi là Lưu Gia Hân, một sinh viên năm cuối của trường cao đẳng Hoa Sen.Tôi đã thực tập tại Phòng Hành chính của Bệnh viện Y Dược từ ngày 22/5/2023đến ngày 22/8/2023 Báo cáo thực tập trong phòng hành chính tại bệnh viện ydược nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động thực tập và sự hỗ trợ chomục tiêu chăm sóc bệnh nhân của bệnh viện Trong báo cáo này, đã nghiên cứu

và tập trung vào các công việc làm lễ tân, thư kí phòng và văn thư, với mục tiêutối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác trong xử lý thông tin ytế

Phương pháp nghiên cứu sử dụng bao gồm quan sát trực tiếp, phỏng vấncán bộ và nhân viên, nghiên cứu tài liệu và phân tích dữ liệu Kết quả cho thấycông việc văn thư trong bệnh viện mang lại nhiều thuận lợi như tiếp cận kiếnthức đa dạng từ các phòng ban, nắm vững quy trình và công nghệ, và được traoquyền quản lý thông tin quan trọng Tuy nhiên, cũng có những khó khăn như áplực công việc lớn, môi trường làm việc khắc nghiệt và tính chất công việc đặcthù yêu cầu kiến thức chuyên môn

Để cải thiện hiệu quả công việc, đề xuất tăng cường đào tạo và nâng cao kỹnăng chuyên môn cho nhân viên văn thư Đồng thời, đẩy mạnh ứng dụng côngnghệ thông tin và xây dựng môi trường làm việc tốt hơn để giảm thiểu căngthẳng và tăng cường tinh thần làm việc Ngoài ra, khuyến khích nhân viên thamgia vào việc đóng góp ý kiến và đề xuất cải tiến để tạo sự sáng tạo và đồngthuận trong tổ chức

5

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU 5

DANH MỤC VIẾT TẮT 12

DANH MỤC HÌNH ẢNH 13

NHẬP ĐỀ 14

NỘI DUNG BÁO CÁO 15

1 GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 15

1.1 Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược 15

1.2 Lịch sử hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược 16

1.3 Quy mô của Bệnh viện Đại học Y Dược 18

1.4 Thành tựu mang tầm quốc tế 20

1.5 Sơ đồ tổ chức Bệnh viện 22

3 NỘI DUNG CÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO 23

3.1 Lễ tân ( Quy trình tiếp đón khách trong nước ) 23

3.1.1 Mô tả công việc 23

3.1.2 Thuận lợi 25

3.1.4 Khó khăn 25

3.1.5 Rút kinh nghiệm 26

3.2 Thư ký phòng 27

3.2.1 Mô tả công việc 27

3.2.2 Thuận lợi 29

3.2.3 Khó khăn 37

3.2.4 Rút kinh nghiệm 46

3.3 Bộ phận văn thư 48

3.3.1 Mô tả công việc 48

3.3.2 Thuận lợi 49

3.3.3 Khó khăn 55

3.3.4 Rút kinh nghiệm 56

KẾT LUẬN 58

6

ĐỀ XUẤT 60

PHỤ LỤC 62

PHỤ LỤC A: LƯU ĐỒ 62

PHỤ LỤC B: HÌNH ẢNH 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

7

LỜI CẢM ƠNĐối với các sinh viên năm cuối ở các trường đại học, sau khi đã hoànthành các bộ môn đại cương cũng như chuyên ngành thì sẽ có 2 tháng đểtiếnhành thực tập tốt nghiệp Đây được xem là một môn học bắt buộc cho tất cảcác sinh viên, giúp cho mỗi sinh viên bước đầu làm quen với những công việc

cụ thể của chuyên ngành và học hỏi kinh nghiệm trước khi ra thực tế làm việc Qua đợt thực tập này, sinh viên sẽ có cơ hội được thâm nhập vào thực tế,tìm hiểu rõ ràng hơn và cụ thể hơn những công việc mình sẽ làm trong tương lai.Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên áp dụng những lý thuyết đã được học ởtrường trong các năm học vừa qua vào thực tiễn công việc Thực tập tốt nghiệpgiúp tạo cơ hội cho sinh viên được củng cố, học hỏi và bổ sung thêm những kĩnăng còn thiếu trong lĩnh vực chuyên môn Từ đó, mỗi sinh viên sẽ có thể hìnhdung rõ hơn về công việc biên phiên dịch, có dịp được thử sức mình, trảinghiệm và tích lũy những kinh nghiệm quý giá cho bản thân, góp phần giúp cho

sự thành công trong công việc sau này

Theo kế hoạch của Trường Cao Đẳng Hoa Sen, được sự đồng ý của KhoaKinh Tế và sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô, các anh chị nơi tôi thực tập,tôi đã được thực tập tại Phòng hành chính của Bệnh Viện Y Dược Trong suốt 2tháng thực tập vừa qua, tôi đã có cơ hội học hỏi được nhiều điều và tích lũyđược nhiều kinh nghiệm cho bản thân để tiến hành viết báo cáo này

Quá trình thực tập của tôi cũng sẽ không thể hoàn thành tốt nếu không có

sự kiểm tra và hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Thị MỹHạnh- là người đã hướng dẫn trực tiếp tại nơi thực tập cùng với các anh chịtrong phòng ban tại nơi tôi thực tập, nhờ đó giúp tôi có những điều chỉnh kịpthời và phù hợp trong quá trình thực tập của mình

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực tậpLưu Gia Hân

8

DANH MỤC VIẾT TẮT

9

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 1 Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh 12

Hình 1 2 Những con số ấn tượng 15

Hình 1 3 Cơ sở 1:215 Hồng Bàng, phường 11, quận 5, TP.HCM 15

Hình 1 4 Cơ sở 2: 201 Nguyễn Chí Thanh, phường 12, quận 5, TP.HCM 16

Hình 1 5 Cơ sở 3: 21B Hoàng Văn Thụ, phường 8, quận Phú Nhuận, TP.HCM .16

Hình 1 6 Giải nhất video phẫu thuật nội soi cắt gan 17

Hình 1 7 Chứng nhận Center of Excellence 17

Hình 1 8 Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM vinh dự nhận giải thưởng “Trung tâm CSSD xuất sắc” đầu tiên tại Việt Nam 18

Hình 1 9 Danh hiệu Chất lượng điều trị Vàng 19

10

NHẬP ĐỀPhòng hành chính có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ cao

và kinh nghiệm dày dặn Các nhân viên của phòng hành chính luôn tận tâm vớicông việc, luôn nỗ lực để mang lại những dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân vàngười nhà bệnh nhân

Trong quá trình thực tập tại phòng hành chính, tôi đã có cơ hội học hỏi rấtnhiều kiến thức và kỹ năng về quản lý hành chính Tôi đã được học cách quản lýnhân sự, tài chính, tài sản, văn thư, thông tin, và cơ sở vật chất Tôi đã được tiếpxúc với nhiều tình huống thực tế, và tôi đã học cách giải quyết các tình huống đómột cách hiệu quả

Trong quá trình thực tập tôi đặt cho mình 3 mục tiêu :

Mục tiêu 1 : Vận dụng các kiến thức đã học và kinh nghiệm của bản thân

để hoàn thành tốt công việc lễ tân ở bệnh viện y dược Hồ Chí Minh

Mục tiêu 2 : Vận dụng các kiến thức đã học và học hỏi để hoàn thành tốtcông việc thư kí phòng

Mục tiêu 3: vận dụng các kiến thức đã học và kỹ năng đánh máy, các kỹnăng word, excel để hoàn thành tốt công việc ở bộ phận văn thư

11

NỘI DUNG BÁO CÁO

1 GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP

1.1.Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược

Với 28 năm hình thành và phát triển, Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM

là địa chỉ chăm sóc sức khỏe uy tín của hàng triệu người bệnh Bệnh viện Đạihọc Y Dược TPHCM là bệnh viện đa khoa trực thuộc Đại học Y Dược TPHCMđược xây dựng trên mô hình tiên tiến của sự kết hợp Trường-Viện với tầm nhìntrở thành Bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam và chuẩn quốc tế Với sứ mệnhmang đến giải pháp chăm sóc sức khoẻ tối ưu bằng sự tích hợp giữa điều trị,nghiên cứu và đào tạo, Bệnh viện luôn nỗ lực phát huy những giá trị cốt lõi bềnvững: Tiên phong - Thấu hiểu - Chuẩn mực – Chất lượng

- TIÊN PHONG trong điều trị người bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo vàquản trị;

- THẤU HIỂU nỗi đau về thể xác lẫn tinh thần của người bệnh để đưa ranhững giải pháp điều trị tối ưu;

- Giữ vững sự CHUẨN MỰC của người Thầy giáo – Thầy thuốc, luôn làtấm gương sáng để thế hệ tiếp nối noi theo;

12Hình 1 1 Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh

- Quản lý CHẤT LƯỢNG, đảm bảo an toàn cho người bệnh và nhân viên ytế.

1.2 Lịch sử hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược

Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là một trong những bệnh viện đa khoahàng đầu phía Nam với tầm nhìn trở thành bệnh viện Đại học dẫn đầu Việt Nam

và đạt chuẩn Quốc tế Trải qua 28 năm phát triển với sứ mệnh mang tới giảipháp chăm sóc sức khỏe tối ưu Sự tích hợp giữa điều trị, nghiên cứu và đào tạo.Bệnh viện luôn duy trì, phát huy các giá trị cốt lõi, đến nay bệnh viện đã pháttriển hệ thống đa khoa hoàn chỉnh, phối hợp đa phương thức trong điều trị,nghiên cứu những đề tài khoa học mang tính mang tính ứng dụng cao, đào tạothực hành cho nhiều học viên trong nước, quốc tế và ứng dụng công nghệ quảntrị bệnh viện hiện đại

Bằng tầm nhìn và sự kiên định, ban giám hiệu và các thầy cô Đại học YDược TPHCM đã quyết tâm xây dựng một cơ sở thực hành lâm sàn cho các sinhviên của trường – thế hệ bác sĩ tương lai Bởi vì việc đào tạo một bác sĩ có taynghề, mạnh chuyên môn, vững y đức không thể thiếu sự khổ luyện thực hànhtrong điều kiện thực tế Năm 1994, vượt qua khó khăn ban đầu về nhiều mặtcũng như được sự quan tâm ủng hộ của lãnh đạo Đảng Nhà nước, Bộ Y tế vàcác ban ngành đoàn thể, phòng khám đa khoa có giường lưu thuộc Đại học YDược đã ra đời đặt nền móng đầu tiên cho bệnh viện Y Dược lớn mạnh của hiệntại

Năm 2000, bộ y tế ban hành quyết định số 3639/2000/QĐ BYT về việcthành lập bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Đây là mô hình trường bệnh việnđầu tiên trong cả nước lúc bấy giờ Tiên phong hoạt động theo cơ chế tự chủ tàichính Từ đây, chặng đường phát triển của bệnh viện Đại học Y Dược chuyểnmình từ phòng khám đa khoa đến bệnh viện hiện đại bậc nhất cả nước Kế thừatinh hoa tạo dựng niềm tin từ sức mạnh tri thức, đảm nhiệm cùng lúc ba vai trò:thầy giáo, thầy thuốc, nhà nghiên cứu, đội ngũ y bác sĩ bệnh viện là chuyên giatrên nhiều lĩnh vực Không chỉ uyên bác trong giảng dạy, giàu kinh nghiệmchuyên môn trong thực hành lâm sàn, đóng góp nhiều công trình nghiên cứu

13

pháp lý liên quan đến công việc Thư ký phòng Tinh thông với các quy định vàquy trình hành chính giúp tôi làm việc hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu của tổchức.

Giữ bí mật và đảm bảo an ninh thông tin: Vì công việc thường liên quanđến xử lý thông tin nhạy cảm và tài liệu quan trọng của tổ chức, tôi đã học cáchgiữ bí mật và tuân thủ các quy định bảo mật Điều này đảm bảo tính minh bạch

và đáng tin cậy trong quá trình xử lý tài liệu và thông tin quan trọng

Trở nên linh hoạt và sẵn sàng đối mặt với thay đổi: Công việc Thư kýphòng có thể đòi hỏi tôi thay đổi kế hoạch và đối mặt với những yêu cầu độtxuất Tôi đã học cách trở nên linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với thay đổi, giúptôi hoạt động một cách hiệu quả trong mọi tình huống

Tổng kết, công việc Thư ký phòng mang đến nhiều kinh nghiệm quý giá vềquản lý thời gian, ưu tiên công việc, tinh thông với các quy trình và pháp lý, và

kỹ năng giải quyết vấn đề Những kinh nghiệm này đã giúp tôi phát triển khôngchỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày

3.3 Bộ phận văn thư

3.3.1 Mô tả công việc nhập liệu giấy ủy quyền

Nhập liệu giấy ủy quyền do thư ký, trưởng khoa ủy quyền lại, giấy ủyquyền gồm: Người ủy quyền, chức vụ, đơn vị, người được ủy quyền, chức vụ vàđơn vị của người được ủy quyền, nội dung ủy quyền, lý do ủy quyền, thời gian.Lưu lại bản photocopy giấy ủy quyền để lưu lại thông tin và theo dõi để biếtngười ủy quyền và người được ủy quyền, thời gian ủy quyền nhằm phục vụ chocông tác đóng dấu các giấy tờ, văn bản đúng thẩm quyền của người ký.Nhập liệu các nội dung ngày cấp, nơi phát hành giấy phép, trích yếu (Têngiấy phép), người ký, chức vụ, ngày hiệu lực, số tờ, số bản, đơn vị nhận, tìnhtrạng giấy phép hành chính và giấy phép chuyên môn vào phần mềm

Thuận lợi

Được trao quyền quản lý thông tin quan trọng là một yếu tố đáng giá và đángquý trong công việc của văn thư Trong vai trò là nhân viên văn thư, tôi thườngđược giao trách nhiệm xử lý và quản lý các văn bản và thông tin quan trọng của

31

tổ chức Điều này thể hiện sự tin tưởng và đánh giá cao từ phía lãnh đạo, đồngthời mang lại sự đáng giá và cảm giác trách nhiệm cao trong công việc hàngngày.

Sự tin tưởng từ lãnh đạo đối với văn thư được thể hiện thông qua việc giaophó cho tôi nhiều nhiệm vụ quan trọng, như tiếp nhận và xử lý hồ sơ bệnh án,quản lý các văn bản hành chính, đề xuất và triển khai các biện pháp cải thiệnquy trình công việc, hay thậm chí đại diện cho tổ chức trong việc làm việc vớicác bên liên quan ngoài tổ chức Điều này làm cho tôi cảm thấy được coi trọng

và quan trọng đối với hoạt động tổ chức

Việc được trao quyền quản lý thông tin quan trọng không chỉ mang lại cảmgiác tự tin và đáng giá trong công việc, mà còn tạo ra sự trách nhiệm và tự giáctrong thực hiện nhiệm vụ Tôi luôn ý thức rằng việc quản lý thông tin quan trọngđòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực, bởi vì những thông tin này có thể ảnhhưởng lớn đến hoạt động và quyết định của tổ chức Sự trách nhiệm này giúp tôikhông chỉ làm việc hiệu quả mà còn giữ gìn uy tín và danh tiếng của tổ chức.Khó khăn

Bảo mật thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong côngviệc văn thư Tôi phải đảm bảo rằng mọi thông tin về bệnh nhân và công việccủa bệnh viện đều được bảo vệ chặt chẽ và không bị tiết lộ sai trái Tinh thầntrách nhiệm và tuân thủ các quy trình bảo mật là điều tôi luôn coi trọng và tuânthủ một cách nghiêm ngặt Việc này đòi hỏi sự tập trung và chú ý vào từng chitiết nhỏ trong quá trình xử lý và lưu trữ thông tin, đồng thời tôi cũng phải đảmbảo rằng chỉ có những người có thẩm quyền mới có thể tiếp cận và xem thôngtin quan trọng này

3.3.2 Công việc nhập liệu hợp đồng

Sau nhận hồ sơ từ tổ tiếp nhận hoặc từ Thư ký của Ban Giám đốc, Tổ Văn thư

sẽ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (vì văn bản này đã được TổPháp chế kiểm tra tính pháp lý rồi mới chuyển cho Thư ký của Ban Giám đốctrình ký), Văn thư sẽ cho số và ngày văn bản trên phần mềm nhập liệu

Nhập liệu hợp đồng bao gồm các thông tin sau:

- Tên hợp đồng

32

Khó khăn

Việc nhập liệu thông tin hợp đồng vào phần mềm chỉ được quan sát chưađược thực hành nên tôi còn nhiều chỗ thắc măc và đã note lại để nhờ chị văn thưhướng dẫn giải thích giúp tôi

3.3.3 Công việc giải quyết các văn bản đi

Đơn vị cần phát hành văn bản đã soạn và gửi văn bản đến Tổ Tiếp nhận củaphòng Hành chính, Tổ Tiếp nhận phân loại văn bản (theo mức độ quan trong cóliên quan đên pháp lý hay không), nếu có sẽ chuyển hồ sơ qua Tổ Pháp chế đểkiểm tra, còn không sẽ chuyển qua Thư ký Ban Giám đốc trình ký rồi chuyểnqua Tổ Văn thư để đóng dấu Thư ký trình ký Ban Giám đốc) Sau đó, chuyểncho Tổ Văn thư

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu, Kiểmtra đối chiếu chữ ký nháy và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản vớimẫu chữ ký đã đăng ký Tiến hành nhập liệu thông tin văn bản vào phần mềmquản lý văn bản nội bộ Tiến hành cấp số và ghi ngày, tháng, năm của văn bản

33

Đối với xuất viện thì đóng nguyên con dấu vào 1/3 chữ ký của Bác sĩ trưởngkhoa còn đối với toa thuốc thì đóng dấu treo vào toa thuốc trên gốc trái của toathuốc ngay tên của cơ quan ban hành

3.3.4 Công việc giải quyết các văn bản đến

Tôi quan sát được tất cả văn thư đến đều phải qua Tổ Văn thư để tiếpnhận, nhập liệu thông tin vào phần mềm văn bản nội bộ

Xử lý công văn đến: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến, kiểm tra tình trạngvăn bản, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu với nơi gửi, nhập liệu thông tin vàophần mềm văn bản nội bộ Các văn bản có đóng dấu mật thì không được mở màphải trình cho lãnh đạo Đóng dấu đến lên các văn bản và ghi rõ ngày, tháng,năm đến

Nhận công văn đến cho số nhập văn bản lên phần mềm lưu trữ in phiếu xử

lý công văn đến trình lãnh đạo bộ phê scan văn bản chuyển lên phần mềmchuyển đến các khoa phòng có liên quan để xử lý thông công văn đến tìm lại sốcông vân đã cho nhập đơn vị xử lý và đơn vị phối hợp đã ký tên sau khi trình kývào phần mềm lưu trữ văn bản sắp xếp lại theo thứ tự số lớn nhất để trinh cùnglưu trữ vào bìa còng

Thuận lợi

Phát triển kỹ năng tổ chức và quản lý thông tin: Trong công việc văn thư,việc phân loại, sắp xếp, và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản là việc làm hàng ngày.Nhờ vậy, người làm công việc này sẽ phát triển kỹ năng tổ chức tốt, giúp họ dễdàng tìm kiếm và quản lý thông tin một cách hiệu quả

Việc tiếp xúc và xử lý nhiều thông tin từ các phòng ban khác nhau trong tổchức là một yếu tố quan trọng giúp tôi hiểu biết rõ hơn về hoạt động tổ chức.Trong vai trò là nhân viên văn thư, tôi thường phải làm việc với các thông tin từcác bộ phận khác nhau như bộ phận y tế, quản lý nhân sự, kế toán, hành chính,v.v Điều này giúp tôi có cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu hơn về các hoạtđộng và quy trình làm việc của tổ chức

Mỗi phòng ban trong tổ chức đều có vai trò và nhiệm vụ riêng, và thông tin

từ mỗi phòng ban thường liên quan chặt chẽ đến hoạt động chung của tổ chức

34