báo cáo thực tập tốt nghiệp bệnh viện đại học y dược tphcm 2

Tôi có được cơ hội thực tập 3 tháng tại Phòng Hành chính -Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM.. Trong quá trình thực tập ngoài việc vận dụngcác kiến thức tại trường, tôi còn được học hỏi nhiề

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HOA SENKHOA KINH TẾ - DỊCH VỤ

BÁO CÁO

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên cơ quan thực tập:Người hướng dẫn:Thời gian thực tập:Sinh viên thực hiện:MSSV:

Lớp:

TRƯỜNG CAO ĐẲNG HOA SENKHOA KINH TẾ - DỊCH VỤ

BÁO CÁO

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên cơ quan thực tập:Người hướng dẫn:Thời gian thực tập:Sinh viên thực hiện:MSSV:

Thành phố Hồ Chí Minh, 8/2023

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP1 Ý thức tổ chức, kỷ luật

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪNVề bố cục:

Về thái độ:

… , ngày tháng năm … (Ký & ghi rõ họ, tên)

TRÍCH YẾU

Sau khi kết thúc học kỳ cuối tại Trường Cao đẳng nghề Hoa sen tôi chính thứcbước vào kỳ thực tập Tôi có được cơ hội thực tập 3 tháng tại Phòng Hành chính -Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Trong quá trình thực tập ngoài việc vận dụngcác kiến thức tại trường, tôi còn được học hỏi nhiều công việc tại 3 bộ phận là lễtân, thư ký phòng và bộ phận Văn thư

Tuy gặp không ít khó khăn trong quá trình thực tập tại Phòng Hành chính Nhưngnhờ sự giúp đỡ tận tình của người hướng dẫn nên tôi luôn hoàn thành tốt các côngviệc được giao Kỳ thực tập này chính là khoảng thời gian vô cùng quý giá đối vớibản thân tôi, giúp tôi học thêm được nhiều kiến thức y khoa, rèn luyện kỹ năngnghiệp vụ chuyên nghiệp.

GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 3

1 Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM 3

1.1.Giới thiệu chung 3

1.2.Quá trình hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược 4

1.3.Quy mô hoạt động 4

1.4.Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM 4

2 Giới thiệu Phòng Hành chính 4

2.1.Giới thiệu chung 4

2.2.Nhiệm vụ 5

NỘI DUNG BÁO CÁO 6

1 Công việc tại bộ phận Lễ tân 6

1.1.Quy trình tiếp đoàn khách đến Bệnh viện 6

2 Công việc tại bộ phận Thư ký 7

2.1.Chuẩn bị nội dung, tài liệu họp 7

2.2.Đăng quy trình trên trang điều hành tác nghiệp 9

3 Bộ phận văn thư 10

3.1.Quản lý và sử dụng con dấu pháp lý 10

3.2.Nhập liệu và sắp xếp lưu trữ Quyết định 11

3.3.Công việc nhập liệu Hợp đồng 12

3.4.Công việc nhập liệu văn bản đi 13

3.5.Công việc giải quyết các văn bản đến 14

3.6.Nhập liệu vản bản đến vào phần mềm 15

LỜI CẢM ƠN

Đối với các sinh viên năm cuối ở các trường đại học, sau khi đã hoànthành các bộ môn đại cương cũng như chuyên ngành thì sẽ có 2 tháng đểtiến hành thực tập tốt nghiệp Đây được xem là một môn học bắt buộc chotất cả các sinh viên, giúp cho mỗi sinh viên bước đầu làm quen với nhữngcông việc cụ thể của chuyên ngành và học hỏi kinh nghiệm trước khi ra thựctế làm việc

Để hoàn thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp, tôi xin chân thành cảm ơnsâu sắc đến:

Qua đợt thực tập này, sinh viên sẽ có cơ hội được thâm nhập vào thựctế, tìm hiểu rõ ràng hơn và cụ thể hơn những công việc mình sẽ làm trongtương lai Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên áp dụng những lý thuyết đãđược học ở trường trong các năm học vừa qua vào thực tiễn công việc Thựctập tốt nghiệp giúp tạo cơ hội cho sinh viên được củng cố, học hỏi và bổsung thêm những kỹ năng còn thiếu trong lĩnh vực chuyên môn Từ đó, mỗisinh viên sẽ có thể hình dung rõ hơn về công việc biên phiên dịch, có dịpđược thử sức mình, trải nghiệm và tích lũy những kinh nghiệm quý giá chobản thân, góp phần giúp cho sự thành công trong công việc sau này.

Theo kế hoạch của Trường Cao Đẳng Hoa Sen, được sự đồng ý củaKhoa Kinh Tế và sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô, các anh chị nơi tôithực tập, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Mỹ Hạnh tôi đã được thực tập tại Phònghành chính của Bệnh Viện Y Dược Trong suốt 3 tháng thực tập vừa qua, tôiđã có cơ hội học hỏi được nhiều điều và tích lũy được nhiều kinh nghiệmcho bản thân để tiến hành viết báo cáo này.

Quá trình thực tập của tôi cũng sẽ không thể hoàn thành tốt nếu khôngcó sự kiểm tra và hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn Nguyễn ThịMỹ Hạnh- là người đã hướng dẫn trực tiếp tại nơi thực tập cùng với các anhchị trong phòng ban tại nơi tôi thực tập, nhờ đó giúp tôi có những điều chỉnhkịp thời và phù hợp trong quá trình thực tập của mình

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TẮT

Trong quá trình thực tập tại Phòng Hành chính, tôi đã có cơ hội học hỏirất nhiều kiến thức và kỹ năng về quản lý Hành chính Tôi đã được học cáchquản lý nhân sự, tài sản, văn thư, thông tin, và cơ sở vật chất Tôi đã đượctiếp xúc với nhiều tình huống thực tế, và tôi đã học cách giải quyết các tìnhhuống đó một cách hiệu quả.

Trong quá trình thực tập tôi đặt cho mình 3 mục tiêu: Mục tiêu 1: Cải thiện kỹ năng giao tiếp.

Mục tiêu 2: Vận dụng các kiến thức đã học vào trong quá trình thựctập.

Mục tiêu 3: Luôn hoàn thành tốt các công việc được giao.

GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP1 Tổng quan về Bệnh viện Đại học Y Dược

1.1.Giới thiệu chung

Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM là địa chỉchăm sóc sức khỏe uy tín hàng triệu người bệnh.Bệnh viện với 29 năm hình thành và phát triển làBệnh viện Đa khoa trực thuộc Đại học Y DượcTPHCM được xây dựng mô hình tiên tiến của sự

kết hợp Trường – Viện với tầm nhìn trở thành Bệnh viện Đại học dẫn đầu ViệtNam và chuẩn quốc tế.

− Địa chỉ: 215 Hồng Bàng, P.11, Q.5, TP.HCM− Điện thoại: (84.28) 3855 4269

− Fax: (84.28) 3950 6126− Email: bvdhyd@umc.edu.vn

Website: http://www.bvdaihoc.com.vn/TPHCM

“Tiên phong – Thấu hiểu – Chuẩn mực – An toàn” và 24 năm hìnhthành và phát triển, đến nay Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM là địa chỉchăm sóc sức khỏe uy tín của rất nhiều người bệnh trong và ngoài nước LàBệnh viện Công lập, hoạt động theo mô hình Bệnh viện Đa khoa tiên tiếnkết hợp Trường – Viện nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công táckhám, chữa bệnh, đào tạo và nghiên cứu Khoa học.

1.2.Quá trình hình thành của Bệnh viện Đại học Y Dược

Ngày 20/01/1994: Thành lập Phòng khám Đa khoa Đại học Y DượcTP.HCM

Ngày 10/4/2000: Thành lập Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM trêncơ sở sáp nhập Phòng khám đa khoa Đại học Y Dược TP.HCM

Ngày 18/10/2000: Bộ Y tế ký quyết định thành lập bệnh viện Đại họcY Dược TP.HCM thuộc trường Đại học Thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 12/4/2006: Khởi công xây dựng tòa nhà Bệnh viện 15 tầng

Ngày 21/9/2010: Chuyển đổi mô hình hoạt động bán công sang bệnhviện công lập

Ngày 07/01/2013: Triển khai và đi vào hoạt động từng phần tòa nhà15 tầng

1.3.Quy mô hoạt động

03 Cơ sởchính

11 Phòngchức năng

26 KhoaLâm sàng05 Trung

10 KhoaCận Lâm sàng

14 Đơn vị

1.4.Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM2 Giới thiệu Phòng Hành chính

2.1.Giới thiệu chung

Phòng Hành chính là phòng chức năng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp củaGiám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và chịu trách nhiệm trước vềlĩnh vực hành chính và pháp lý của Bệnh viện

Tiền thân của Phòng Hành chính tại Bệnh viện Đa khoa Y DượcTPHCM là bộ phận hành chính của Phòng khám Đa khoa trường Đại học YDược TPHCM có giường lưu được thành lập từ năm 1994 Năm 2000 bệnhviện Đại học Y Dược được thành lập, bộ phận hành chính được đổi thànhphòng tổ chức hành chính Năm 2003, với mục tiêu chuyên nghiệp hóa hoạtđộng của các phòng chức năng, phòng tổ chức hành chính được tách rathành phòng hành chính và phòng tổ chức cán bộ

Cơ cấu Phòng Hành Chính Nhân sự

(Nguồn: Phòng HCNS - Bệnh viện Y Dược TPHCM)

2.2.Nhiệm vụ

Phòng Hành chính bao gồm 4 tổ nghiệp vụ

Tổ thư ký: nhiệm vụ hỗ trợ tổ chức công việc cho Lãnh đạo tham gia các cuộc họp,triển khai thực hiện các chỉ đạo, trình ký hồ sơ Phòng Hành chính có nhiệm vụquản lý, đào tạo, phát triển hệ thống thư ký toàn bệnh viện tại các đơn vị.

Tổ văn thư: nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản, lưu trữvăn bản và tài liệu trong quá trình hoạt động của bệnh viện

Tổ Tổng hợp: thực hiện công tác báo cáo của Bệnh viện; Tổ chức sự kiệnHội nghị, kỷ niệm; làm đầu mối thực hiện kế hoạch cải cách hành chính củaBệnh viện; công tác pháp chế hành chính; công tác hậu cần.

Tổ tổng đài có nhiệm vụ trực điện thoại bệnh viện, giải đáp thắc mắc củakhách hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của bệnh viện.

Tổ lái xe chịu trách nhiệm bảo quản và vận hành xe cấp cứu, xe ô tô hànhchính, giúp vận chuyển nhanh chóng, an toàn người bệnh và hỗ trợ cho cácchuyến đi công tác của lãnh đạo và cán bộ nhân viên bệnh viện được thuậnlợi.

Trưởng phòng

Phó trưởng phòng

NỘI DUNG BÁO CÁO3 Công việc tại bộ phận Lễ tân

Mô tả công việc

Giữ gìn trật tự ở khu vực lầu 4.

Giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn thông tin khi có khách, bệnh nhân đến khu vực lầu 4 Phải xác định được mục đích khách, bệnh nhân đến để làm gì? thì xem xét chức năng của từng Phòng để hướng dẫn Ví dụ như khách đến với mục đích nộp hồ sơ xin việc thì sẽ hướng dẫn qua Phòng Tổ chức cán bộ hoặc bệnh nhân muốn xin giấy chuyển tuyến thì hướng dẫn bệnh nhân gặp bộ phận thực hiện công việc này

Khách cần liên lạc phòng nào, nếu khách chỉ nói tên nhân viên nhờ khách liên lạc cho nhân viên hỏi rõ thông tin phòng cần liên hệ, hướng dẫn lối đi phải sử dụng cả bàn tay, không được chỉ bằng ngón trỏ, khi trả lời thông tin cần nói to rõ, rõ ràng, ngắn gọn.

Khi hướng dẫn khách, bệnh nhân không được có thái độ cọc căn hoặc khó chịu vớikhách, bệnh nhân; cần phải niềm nở, lễ phép, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn khách, bệnh nhân rõ ràng, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin.

Các bước thực hiện công việc như sau:Bước 1: Tiếp nhận thông tin

Phòng Hành chính nhận chỉ đạo tiếp đoàn của Ban Giám đốc hoặc từ Đề nghị củaPhòng, Khoa, Cơ sở.

Phòng Hành chính tiếp nhận và xử lý thông tin:Thời gian;

Xác định mục đích, nội dung, yêu cầu của đoàn;Thành phần và số lượng đoàn khách;

Yêu cầu hoặc chương trình làm việc dự kiến của đoàn;Yêu cầu khác nếu có.

Bước 2: Lập kế hoạch

Mục đích của toàn bộ hoạt động.

Thành phần đoàn khách: số lượng và đặc điểm;Thành phần tham gia chương trình đón tiếp; Kịch bản đón tiếp;

Các vấn đề hậu cần (đưa đón, ăn ở, phương tiện đi lại, quà tặng ); Kinh phí thực hiện.

Bước 3: Phê duyệt

Sau khi xây dựng kế hoạch chi tiết, Phòng Hành chính sẽ trình Ban Giám đốc phêduyệt kế hoạch.

Bước 4: Triển khai thực hiện

Sau khi kế hoạch được Ban Giám đốc phê duyệt, Phòng Hành chính phân côngchuyên viên triển khai công việc với các đơn vị có liên quan.

Trong quá trình tổ chức, nếu có những vấn đề phát sinh vượt qua khả năng giảiquyết, Phòng Hành chính xin ý kiến chỉ đạo Ban Giám đốc.

Tổng hợp báo cáo và đề xuất những công việc cần triển khai sau buổi tiếp kháchtrình Ban Giám đốc xét duyệt.

Nhận xét

Trong quá trình thực tập, các chị đã chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết đểthực hiện công việc lễ tân một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Khi mới bắt đầu,tôi không có nhiều thời gian để học tập công việc này vì vậy việc tiếp nhận và thựchiện công việc đòi hỏi tôi phải nhanh chóng tìm hiểu và làm quen với các quy trìnhvà phương pháp làm việc.

Rút kinh nghiệm

Tôi nhận ra tầm quan trọng của việc kiểm tra và xác nhận thông tin một cách kỹ lưỡng và chính xác trước khi lập kế hoạch tiếp đón

4 Công việc tại bộ phận Thư ký 4.1.Chuẩn bị nội dung, tài liệu họp.

Là một thư ký thì việc sắp xếp nội dung và tài liệu họp, chuẩn bị đầy đủ các côngtác hậu cần khác cho buổi họp là điều không thể thiếu Tôi được chị Thư ký hướngdẫn và giới thiệu về nội dung kế hoạch chuẩn bị cuộc họp Nội dung kế hoạch chocuộc họp gồm:

Mời họp, xác nhận danh sách tham dự, kiểm tra email mời họp, sắp xếp mức độ ưutiên (họp với Ban Giám đốc, họp với các đơn vị khác, họp giao ban,…), sắp xếp,ghi chú vào lịch của Outlook, mời Lãnh đạo phòng qua email và ghi lịch họp vàoBảng tin “Lịch công tác” treo trong phòng.

Điểm danh, ghi biên bản cuộc họp.

Hoàn thiện, gửi biên bản hoặc thông báo kết luận cuộc họp (nếu có) trong thời hạntối đa 3 ngày sau cuộc họp.

Kiểm tra thông tin đăng ký lịch phòng họp được gửi về email của Phòng Hànhchính Kiểm tra Lịch hoạt động của Bệnh viện thời gian và phòng họp tương ứngvới thời gian và phòng họp được đăng ký.

Quy trình đăng ký phòng họp trên phầm mềm

Kiểm tra thông tin đăng ký lịch họp được gửi về Email của phòng hành chính.

Kiểm tra lịch hoạt động của bệnh viện thời gian và phòng họp tương ứng với thời

gian và phòng họp đã được đăng ký

Nếu trống sẽ thao tác sắp xếp lịch trên phần mềm, điền đầy đủ thông tin bao gồm:chủ đề cuộc họp, nội dung (do đơn vị tổ chức cuộc họp gửi), thời gian bắt đầu-kếtthúc cuộc họp, địa điểm phòng họp, người chủ trì cuộc họp Lưu lại và chọn lịchhoạt động của Bệnh viện, sau đó phản hồi cho đơn vị đăng ký phòng họp và lưuvào Email đăng ký vào thư mục riêng.

Nếu không trống, ưu tiên cuộc họp có quy mô lớn và tính chất quan trọng của cuộchọp, sắp xếp một lịch trống khác trong thời gian được đăng ký, phản hồi lại chođơn vị đăng ký phòng họp và yêu cầu đơn vị chủ động sắp xếp lại thời gian.Trường hợp hoàn toàn không còn phòng trống, phản hồi lại cho thư ký đơn vị đăngký phòng họp và yêu cầu đơn vị chủ động sắp xếp lại thời gian.

Nhận xét

Lập kế hoạch công việc của Lãnh đạo phòng và sắp xếp lịch làm việc sao cho hiệuquả là một trong những trách nhiệm quan trọng Phải đảm bảo rằng kế hoạch côngviệc được xây dựng một cách hợp lý và phù hợp với mục tiêu và lịch trình của tổchức Việc tạo lịch biểu, hẹn giờ họp và tuân thủ các kế hoạch định sẵn là một yếutố quan trọng để đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn.

4.2.Đăng quy trình trên trang điều hành tác nghiệp

Việc đăng quy trình trên trang điều hành tác nghiệp

Vào trang “Điều hành tác nghiệp”-> Đăng nhập tài khoản quản lý trang điều hànhtác nghiệp-> chọn các quy trình -> Tạo quy trình -> hiện ra giao diện “Thông tinđăng quy trình”, gồm có những nội dung cần nhập liệu sau:

+ Năm+ Mã số+ Loại quy trình

+ Nội dung: chỉ ghi ngắn gọn thông tin, không ghi chi tiết.

+ File quy trình: Chọn Browser Image -> hiện ra giao diện thư mục ->Chọn quytrình và nhấn nút tải file lên.

+ Thời gian ban hành+ Đơn vị đề xuất ban hành+ Đơn vị soạn thảo+ Trạng thái chọn Published+ Nhấn nút lưu thông tin Nh nậ xét

Tôi đã được chỉ dẫn cách đăng quy trình, công việc đăng Quytrình cũng khá đơn giản, nhưng cần chú ý các thông tin khi đăngquy trình phải thật chính xác Tôi đã thực hiện tốt công việc này

Công việc Thư ký phòng mang đến nhiều kinh nghiệm quý giá về quản lý thờigian, ưu tiên công việc, tinh thông với các quy trình và pháp lý, và kỹ năng giảiquyết vấn đề Những kinh nghiệm này đã giúp tôi phát triển không chỉ trong côngviệc mà còn trong cuộc sống hàng ngày.

5 Bộ phận văn thư

5.1.Quản lý và sử dụng con dấu pháp lý

Mô tả cônng việc

Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc quản lý và sử dụng con dấu Văn thư là người được giao giữ con dấu bệnh viện, sử dụng con dấu và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính.

Con dấu phải được bảo quản cẩn thận tại phòng Hành chính, trường hợp mang ra khỏi phòng Hành chính phải xin phép lên Ban Giám đốc và làm giấy xin phép.

Cách đóng dấu chữ ký:

Con dấu bệnh viện chỉ đóng trên văn bản, giấy tờ có chữ ký của người có thẩm quyền và được sửdụng để đóng giáp lai trên tất cả sổ sách của Bệnh viện.Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.(căn cứ theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

5.2.Nhập liệu và sắp xếp lưu trữ Quyết định

Mô tả công việc

Đăng nhập “webhc.umc.local” → chọn “Quyết định” → nhập liệu những thông tintrong văn bản Quyết định vào phần mềm Các thông tin cần nhập liệu gồm:Số, ký hiệu Quyết định, ngày ký Ví dụ như 1234/QĐ-BVĐHYD.Trích yếu nội dung Quyết định

Loại Quyết định bao gồm các loại Quyết định như: Quyết định dược, Quyết định danhmục vật tư y tế tiêu hao, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động, Quyết định cử đihọc, đi công tác, Quyết định về việc thu phí, …Dựa vào trích yếu của Quyết địnhđể phân loại Quyết định.

Người ký (người đứng đầu đại diện hợp pháp của Bệnh viện, có khi được ủyquyền), Ngày hiệu lực (có thể là ngày ký Quyết định),