tiểu luận lập kế hoạch tổ chức họp báo giải quyết khủng hoảng cho công tytnhh mỹ phẩm nature story

CHƯƠNG 1HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG CHO BUỔI HỌP BÁO1.1 THỒNG TIN DOANH NGHIỆP Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Mỹ phẩm Nature Story COCOON là thương hiệu mỹ phẩm Việt Nam đầu tiên được thông qua

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC CƠ SỞ CẦN THƠ

🙢🕮🙠

ASSIGNMENT MÔN HỌC

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỌP BÁO GIẢI QUYẾT KHỦNG HOẢNG CHO CÔNG TY TNHH MỸ PHẨM NATURE STORY

Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

THÁI THỊ NHƯ QUỲNH PC05452 BÙI VÂN THANH PC05676 NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO PC05658 TRỊNH NGUYỄN MAI TRINH PC05393 TRẦN MINH THƯ PC05518

Ngành: PR và EVENT Lớp: PR18301

Cần Thơ, tháng 9 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không có sự giúp đỡ hỗ trợ dù ít haynhiều của người khác Trong suốt khoảng thời gian chúng em học tại FPT Polytechnic,chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý giảng viên Với lòng biết

ơn sâu sắc nhất chúng em xin gửi đến giảng viên Lê Quang Triệu đã hướng dẫn chúng em

bộ môn PR đối nội & PR đối ngoại

Thầy đã dùng tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu chochúng em suốt thời gian học tập Và đặc biệt Thầy đã giảng dạy và hướng dẫn chúng emthực hành để tiếp cận với ngành mà chúng em đang học

Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy đã tận tâm hướng dẫn chúng em qua từngbuổi học trên lớp Nếu không có sự hướng dẫn, dạy bảo của cô thì chúng em nghĩ bài bảo

vệ môn này của chúng em rất khó hoàn thiện

Lời cảm tạ Thầy, chúng em xin kính chúc Thầy thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.!!!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

Trang Mục lục

CHƯƠNG 1 8

HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG CHO BUỔI HỌP BÁO 8

1.1 THỒNG TIN DOANH NGHIỆP 8

1.2 TÓM TẮT VỀ SỰ KIỆN KHỦNG HOẢNG 8

1.3 RÀ SOÁT MÔI TRƯỜNG CHO TỔ CHỨC HỌP BÁO 9

1.3.1 Môi trường bên ngoài 9

1.3.1.1 Môi trường vĩ mô 9

1.3.1.3 Môi trường vi mô 10

1.4 PHÂN TÍCH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CƠ HỘI, THÁCH THỨC (SWOT) 11

1.4.1 Cơ hội 11

1.4.2 Thách thức 11

1.4.3 Điểm mạnh 12

1.4.4 Điểm yếu 12

1.5 HÌNH THÀNH MỤC TIÊU CHO SỰ KIỆN 12

1.6 XÁC ĐỊNH Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CHO HỌP BÁO 13

1.6.1 Hình thành các ý tưởng chủ đạo 13

1.6.3 Quá trình sàng lọc 13

1.6.4 Kiểm tra tính khả thi 13

1.6.5 Trau chuốt ý tưởng 13

1.6.6 Thực hiện và theo dõi 14

1.6.7 Rà soát và đánh giá 14

CHƯƠNG 2 15

THIẾT KẾ Ý TƯỞNG CHO MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR 15

2.1 THIẾT KẾ BÀI PHÁT BIỂU CHO HỌP BÁO 15

2.2 THIẾT KẾ DANH MỤC CÁC CÂU HỎI VÀ CUNG CẤP CÂU TRẢ LỜI GỢI Ý TRONG PHẦN HỎI ĐÁP CỦA BUỔI HỌP BÁO 16

2.2.1 Câu hỏi mở khai thác thông tin 16

2.2.2 Câu hỏi quy mô, mức độ 16

2.2.3 Câu hỏi Yes, No 16

2.2.4 Câu hỏi đào sâu 17

2.2.5 Câu hỏi giả định 18

Too long to read on your phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

2.2.6 Câu hỏi làm sáng tỏ vấn đề 18

CHƯƠNG 3 19

TRIỂN KHAI MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR 19

3.1 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ VỚI CÁC NỘI DUNG XOAY QUANH CHỦ ĐỀ VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO 19

3.1.1 Xác định các yếu tố xoay quanh chủ đề của họp báo 19

3.1.1.1 Địa điểm tổ chức 19

3.1.1.2 Họp báo sử dụng 19

3.1.1.3 Trang trí địa điểm tổ chức 19

3.1.1.4 Đồng phục 19

3.1.1.4 Đồng phục 20

3.2 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NGƯỜI THAM DỰ HỌP BÁO 20

3.2.1 Phân tích tiến trình người tham dự họp báo 20

3.2.2 Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp 21

3.3 LẬP BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CHO BUỔI HỌP BÁO 21

3.4 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ KHỦNG HOẢNG CHO BUỔI HỌP BÁO 22

CHƯƠNG 4 24

ĐÁNH GIÁ MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR 24

4.1 LẬP BẢNG BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ SAU BUỔI HỌP BÁO 24

4.1.1 Thu thập phảm hồi từ khách hàng và những đối tượng liên quan 24

4.1.2 Thăm dò ý kiến lãnh đạo về mức độ hài lòng của họ sau buổi họp báo 24

4.1.3 Họp “nóng” sau họp báo 25

4.1.4 Lập bảng tổng kết đánh giá họp báo với những tiêu chí cần thiết 25

4.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA BUỔI HỌP BÁO 26

DANH SÁCH BẢNG

Trang

Bảng 3.2: Kế hoạch Tiến trình tham dự họp báo 20Bảng 3.3 Lập kế hoạch theo dõi tiến độ công việc cho buổi họp báo 21Bảng 4.1 tổng kết đánh giá họp báo với những tiêu chí cần thiết 24

DANH SÁCH HÌNH

Trang

Hình 4.1: Ảnh minh họa 24

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

CHƯƠNG 1 HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG CHO BUỔI HỌP BÁO

1.1 THỒNG TIN DOANH NGHIỆP

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Mỹ phẩm Nature Story

 COCOON là thương hiệu mỹ phẩm Việt Nam đầu tiên được thông qua trongchương trình Leaping Bunny cam kết không thử nghiệm trên động vật cũng nhưkhông có sự tàn ác đối với động vật của tố chức Cruelty Free International và đượcchứng nhận không thử nghiệm trên động vật từ tổ chức bảo vệ quyền lợi động vậtPETA

 Tên thương hiệu: COCOON

 Địa chỉ: 7/50 đường 182, Tăng Nhơn Phú A, quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh

mà khách hàng nhận được khi mua một sản phẩm khác của hãng Được biết, sảnphẩm vẫn còn niêm phong và chưa được mở ra Ngay lập tức, Cocoon đã có độngthái thu hồi và gửi lại sản phẩm mới cho khách hàng Đồng thời, thương hiệu cũngxoá sản phẩm tẩy trang này khỏi trang web bán hàng của hãng Không lâu sau đó,vào ngày 29/5, Fanpage chính thức của Cocoon Việt Nam đã lên tiếng phản hồi về

sự việc, cũng như đưa ra lời xin lỗi đến khách hàng và phương hướng giải quyết.Theo đó, thương hiệu thừa nhận dung dịch nước tẩy trang phiên bản cánh hoahồng có chứa sâu trong sản phẩm Cocoon giải thích rằng, do nguồn vật liệu từ hoahồng hữu cơ tự nhiên và sai sót trong quy trình kiểm soát chất lượng, dẫn đến tồn tạisinh vật lạ:

“Do tính chất đặc thù là sử dụng nguồn cánh hoa hồng hữu cơ tự nhiên, vì thế, từlúc ra mắt tới nay, sản phẩm này đã được viết một quy trình riêng để kiểm soát chấtlượng đầu ra nghiêm ngặt nhằm kiểm soát tạp chất Tuy nhiên, trường hợp kháchhàng đã mua phải sản phẩm chứa tạp chất (sâu hoa hồng) hoàn toàn do sơ sót ở khâukiểm tra cuối cùng, dẫn đến sản phẩm lỗi đã lưu thông trên thị trường, vì thế chúngtôi sẽ rà soát lại toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ để đảm bảo chấtlượng sản phẩm đầu ra tốt hơn nữa Chúng tôi thành thật xin lỗi quý khách hàng vì

sự cố trên Chúng tôi hiểu rằng vấn đề này đã ảnh hưởng đến sự trải nghiệm của quý

khách hàng rất nhiều Chúng tôi đã và đang tiến hành xác minh, thu hồi và giảiquyết.”

Cocoon cho biết, công ty đã liên hệ các đơn vị phân phối để thu gom sản phẩmtrên quầy kệ nhằm tiến hành kiểm tra, nếu có phát hiện trường hợp bất thường sẽtiến hành thu hồi về nhà máy “Nếu quý khách hàng đã mua phải sản phẩm có chứatạp chất, Cocoon rất mong quý khách sẽ liên hệ thu hồi, xác minh và giải quyết thỏađáng cho quý khách hàng một cách nhanh nhất.”

Sau thông báo chính thức về vụ việc, Cocoon cũng triển khai hoạt động tặng quàtrải nghiệm miễn phí nước tẩy trang hoa hồng 2 lớp phiên bản mới cho 5000 kháchhàng đầu tiên đăng ký tham gia

1.3 RÀ SOÁT MÔI TRƯỜNG CHO TỔ CHỨC HỌP BÁO

1.3.1 Môi trường bên ngoài

1.3.1.1 Môi trường vĩ mô

Chính trị (Political)

Hệ thống pháp luật Việt Nam không ngừng được xây dựng và hoàn thiện Sự ổnđịnh về chính trị, việc công bố các chủ trương, chính sách, các đạo luật, các pháplệnh, và nghị định cũng như các quy định pháp quy có ảnh hưởng đến doanh nghiệp,tác động đến cách thức của doanh nghiệp Doanh nghiệp phải nắm bắt được đầy đủnhững luật lệ và quy định của chính phủ, thực hiện một cách nghiêm túc, đồng thờidựa trên những quy định mới để điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp, giúp chodoanh nghiệp ngày một phát triển

Kinh tế (Economic)

Theo báo cáo của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) năm 2022 mới được công

bố, nền kinh tế của Việt Nam sẽ phải bị hạn chế do suy thoái toàn cầu, chính sáchtiền tệ tiếp tục thắt chặt và tác động lan tỏa từ cuộc xung đột giữa Nga - Ukraine,chính sách tiền tệ thắt chặt dẫn đến sụt giảm nhu cầu tiêu dùng ở nhiều nước và tăngtrưởng chậm lại, lạm phát tuy có xu hướng giảm nhưng vẫn ở mức cao

Xã hội (Social)

Dân số hiện tại của Việt Nam là 99.848.126 người vào ngày 15/09/2023 theo sốliệu mới nhất từ Liên Hợp Quốc, chiếm 1,24% dân số thế giới, dân số Việt Nam sẽtăng trung bình 2.041 người mỗi ngày trong năm 2023 Việt Nam đang đứng top 15trên thế giới trong bảng xếp hạng dân số các nước và vũng lãnh thổ Với dân sốthành thị là 37,09 triệu người, chiếm khoảng 37,03%, dân số nông thôn là 62,37triệu người, chiếm khoảng 62,7%

Tại buổi Họp báo công bố Tình hình lao động việc làm quý 1/2023 của Tổng cụcThống Kê, ông Phạm Hoài Nam – Vụ trưởng Vụ Thống kê Dân số và Lao động,Tổng cục Thống Kê cho biết, thu nhập bình quân tháng của người lao động quý1/2023 là 7 triệu đồng/ người, tăng 197.000 đồng so với quý trước và tăng 640.000đồng so với cùng kỳ năm trước

Công nghệ (Technological)

Cocoon bán hàng trên các website, Lazada, Shoppee

Vào năm 2020, thương hiệu mỹ phẩm 100% thuần chay COCOON, đã phối hợpcùng Lazada, một trong những nền tảng thương mại điện tử lớn nhất Việt Nam, tung

ra hàng loạt chương trình khuyến mãi, giảm giá cho các sản phẩm của mình Sự hợptác này nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng và nâng cao nhận thức về thương hiệutrong cơ sở khách hàng của Lazada Chiến dịch được quảng bá thông qua cả 2 kênhtruyền thông xã hội của Cocoon và Lazada, bao gồm Facebook và Instagram

1.3.1.3 Môi trường vi mô

Doanh nghiệp

Cocoon là một thương hiệu mỹ phẩm thuần chay nổi tiếng, được ra đời từ năm

2013 tại Việt Nam và được khá nhiều người biết đến với những sản phẩm từ thiênnhiên với những nông sản như: Cà phê đến từ Đắk Lắk, Hoa hồng của Cao Bằng vàcác nguyên liệu khác như: Bưởi, rau má, bí đao,…

Sự thành công của Cocoon hiện giờ không chỉ đến từ câu chuyện thương hiệu đẹp

mà còn nhờ vào sự cam kết rõ ràng từ thương hiệu về chất lượng và các chứng chỉcủa Bộ Y Tế

Các nhà cung cấp

Sản phẩm đến từ nhà Cocoon được cung cấp nguyên liệu từ các nhà nông trải dàikhắp trong và ngoài nước được kiểm nghiệp theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tốtnhất có rủi ro xảy ra Bên cạnh đó Cocoon còn hợp tác với các bên đảm bảo đúngtiến độ và tuân theo tiêu chuẩn như là: Ajinomoto, Nikkol Group,……

Trung gian Marketing

Cocoon phân phối sản phẩm chính thức của mình qua các trang thương mại điện

tử chính thức như: Lazada, Shopee, Tiktok shop,… và các điểm bán lẻ như Hasaki,Wastons để người tiêu dùng có thể mua sản phẩm thuận tiện ở mọi nơi

Đối thủ cạnh tranh

Hiện nay về mảng mỹ phẩm thuần chay thì có các doanh nghiệp như: Cỏ mềm,Herb n’ Spice, Naunau, Bare seoul đang là đối thủ cạnh tranh của Cocoon Tuynhiên những hãng này còn khá hạn chế và ít người biết đến hơn

Khách hàng

Những người đang sống trong thế kỉ 21 hiện nay, về số đông là những ngườiquan tâm về môi trường và chú trọng đến những sản phẩm lành tính từ thiênnhiên

Khủng hoảng xảy ra 1 bộ phận khách hàng có quay lưng lại với Cocoon vìtrong sản phẩm có tạp chất, tuy nhiên ngay sau đó Cocoon đã lên bài đính chính

1 cách nhanh chóng và cho khách hàng xem được nhà máy sản xuất mà Cocoon

đã có thêm khách hàng và mọi người đã tin tưởng Cocoon hơn

 Cocoon đã đem Influencer Maketing vào chiến dịch của mình và nhận lạiđược hiệu quả rất cao khi hợp tác cùng các Beauty Blogger nổi tiếng như: Khoailang thang, Đào Bá Lộc, Trinh Phạm, Rapper Suboi Với chiến lược này đã giúptăng sự nhận diện của thương hiệu

1.3.1.4 Môi trường bên trong

Nhân lực

 Với đội ngũ nhân viên đoàn kết Cocoon đã tuyển chọn những cá nhân cónhưng thế mạnh khác nhau nhưng họ lại hết mình đoàn kết giúp Cocoon vượtqua các khủng hoảng và ngày càng có 1 vị trí nhất định trong làng mỹ phẩmthuần chay Việt Nam

 Lãnh đạo của Công ty đã dìu dắt Cocoon từ ngày mới thành lập, họ hiểuCocoon đang và sẽ làm được gì trong tương lai với tầm nhìn xa đã thúc đẩyđược sự phát triển ổn định đến ngày hôm nay

Tài chính

Công ty chỉ sử dụng nguồn vốn từ một chủ doanh nghiệp, không kêu gọi hỗtrợ vốn đầu tư cũng như không hợp tác liên doanh với cá nhân hay doanhnghiệp nào khác Nguồn vốn hiện tại của Công ty còn nhiều hạn chế do không

có sự kết hợp góp vốn

Doanh số của Cocoon trong tháng 07/2023 đạt mức cao nhất cao nhất với 29.2 tỷđồng và 162.5 nghìn về sản lượng Quy mô thị trường của Cocoon là 29.2 tỷ doanh

số và tăng trưởng tốt hơn so với tháng 06/2023 là 12.2%

1.4 PHÂN TÍCH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CƠ HỘI, THÁCH THỨC (SWOT)

1.4.1 Cơ hội

 Nhu cầu sử dụng mỹ phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên gia tăng

 Thị phần mỹ phẩm nội địa đang đần vươn lên vị trí của mình trước thị phần mỹphẩm của quốc tế

 Hệ sinh thái bền vững và tôn trọng sự sống của muôn loài truyền cảm hứngtích cực

1.4.2 Thách thức

 Cạnh tranh gây gắt với mỹ phẩm quốc tế

 Cạnh tranh khóc liệt về nguồn hàng, giá cả, chương trình khuyến mãi

 Tâm lý chuộng hàng ngoại của người Việt.

 Người tiêu dùng đòi hỏi ngày càng khắt khe hơn, mong đợi nhiều hơn giá trịsản phẩm

 Thiết kế bao bì đơn giản, dễ đạo nhái hình ảnh sản phẩm

 Dạng hũ khá to, nắp đậy không được chắc nên khó mang theo

 Ở dạng thiết kế lọ khá là vệ sinh hơn dạng tuýp

1.5 HÌNH THÀNH MỤC TIÊU CHO SỰ KIỆN

Dựa vào 5 tiêu chí SMART để tìm ra mục đích - mục tiêu

M – Measurable: Đo lường được

 Các phương tiện truyền thông lần lượt đăng bài cập nhật về tình hình khủnghoảng Hơn 10 bài viết đưa tin về chiến dịch xử lý khủng hoảng của Cocoon Thuhút hơn 9 nghìn lượt tương tác trên trang Web chính thức của Cocoon

 Nhận được hơn 70% phản hồi tích cực từ người tiêu dùng

 Ứng dụng Tiktok cũng kéo về hơn 5 nghìn lượt tương tác

 Khi bài viết xin lỗi được đăng tải đã tiếp cận hơn 9 nghìn người tiêu dùngtương tác va đưa ra các ý kiến của mình

A – Atainable: Tính khả thi

 Họp báo thành công, sản phẩm thuần chay đang có một chổ đứng trong nền mỹphẩm cả nước

 Những nguyên liệu có tính an toàn cao, được đảm bảo an toàn cho môi trường ,

cho người tiêu dùng từ đó nhận được nhiều ủng hộ từ phía công chúngR – Realistis:

Tính thực tế

 Cocoon đưa ra lời xin lỗi kịp thời và cho thu hồi toàn bộ những mặt hàng bị lỗi

để điều tra và làm rõ nguyên nhân

 Nhận được nhiều ý kiến phản hồi tích cực

 Công ty luôn chú trọng những ý kiến của người tiêu dùng vì vậy đội ngũ nhânviên giải quyết khủng hoảng đã giải quyết nhanh chống và xoa dịu được tâm lýngười tiêu dùng Chiến dịch diễn ra rất thành công



 Để làm được điều này Cocoon phải năm bắt được trọng tâm của vụ việc

 Cocoon đã áp dụng nhiều biện pháp xử lý phòng ngừa, cam kết hỗ trợ kháchhàng trong quá trình sử dụng

T – Time Bound: Khung thời gian

 Thời hạn diễn ra khủng hoảng 28/5 – đăng bài giải quyết 29/5 cho thấy Cocoonchú trọng hình ảnh truyền tải đến khách hàng và đội ngủ nhân viên làm việc năngsuất, nhanh chóng đưa ra giải pháp giải quyết tối ưu nhất

 Kết thúc khủng hoảng trong 1 tuần

 Thời gian diễn ra buổi họp báo: 30/5

1.6 XÁC ĐỊNH Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CHO HỌP BÁO

1.6.2 Đặt mục tiêu

 Ngăn chặn khủng hoảng truyền thông

 Giải quyết nhanh chóng vấn đề

 Đảm bảo được uy tín của doanh nghiệp

1.6.3 Quá trình sàng lọc

 Tổng hợp những câu hỏi trước khi họp báo để hạn chế rủi ro xảy ra ngoài

dự tính

 Cân nhắc danh sách khách mời phù hợp với sự kiện

 Chọn lọc lại các câu hỏi và câu trả lời giúp ích được cho cuộc họp báo

1.6.4 Kiểm tra tính khả thi

 Sử dụng góp ý của mọi người Đặc biệt là ý kiến phản hồi của nhóm kháchhàng tiềm năng

 Tham khảo các ý tưởng của nhóm độc giả và nhà báo để đem lại hiệu quảtốt nhất

1.6.5 Trau chuốt ý tưởng

 Sửa đổi và khắc phục những vấn đề còn thiếu sót