tiểu luận báo cáo công ty tnhh hòa bình group

Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ vàđiều phối tất cả những hoạt động trong sự kiện cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng.Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gi

1 CHƯƠNG I:

1 Giới thiệu về doanh nghiệp tổ chức sự kiện.

1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

1.1.1 Thông tin về doanh nghiệp, lịch sử hình thành và phát triển:

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Hòa Bình Group

Hoa Bình Group là một trong những doanh nghiệp lữ hành và tổ chức sự kiện hàngđầu tại Việt Nam Là thương hiệu uy tín với 13 năm kinh nghiệm và 3 chi nhánh tại

Hà Nội, Đà Nẵng và Tp HCM “Chất lượng làm nên danh tiếng” là phương châm hoạtđộng và cũng là thông điệp của doanh nghiệp

Trụ sở chính: 29 Doan Thi Diem str, Dong Da dist

Lịch sử hình thành và phát triển:

2008 Hoa Bình group được thành lập

2011 Hội nghị Greater Mekong Forum

2013 Hội nghị quốc tế biển Đông

2014 Hội nghị quốc tế IWAMSN

2015 Hội nghị gây mê hồi sức toàn quốc

2016 Hội nghị an toàn giao thông Quốc gia

2017 Hội nghị EASTS

2018 Hội nghị The Asset

2019 Hội nghị khoa học CLB Giác Mạc

2022 Lễ kỷ niệm 25 năm thành lập Zamil Steel Buildings Việt Nam

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và vai trò và vai trò của phòng tổ chức sự kiện trong công ty:

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Hòa Bình group

Vai trò của phòng tổ chức sự kiện trong công ty:

Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Khi nói tới quy trình tổ chức 1 sự kiện, bước đầu tiên cần phải chú ý chính là thiết lậpcác mục tiêu Khi đã nắm được mấu chốt vấn đề và đích đến cần đạt được bằng nhữngmục tiêu rõ rang thì những bước sau đó sẽ càng trở nên dễ dàng hơn

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Với sự kiện, đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyếtđịnh thành công của sự kiện Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ vàđiều phối tất cả những hoạt động trong sự kiện cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng.

Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Tuỳ thuộc vào tính chất sự kiện, cần xác định thời gian phù hợp, chú ý tìm hiểu cácngày lễ theo luật định và tôn giáo; kiểm tra ngày tháng với những người tham giachính đồng thời phải tiến hành khảo sát không gian tổ chức sự kiện để lựa chọn vị tríthích hợp nhất đảm bảo về cả mỹ quan và thời gian di chuyển

Lựa chọn chủ đề

Một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn cả.Yêu cầu đặt ra với đội tổ chức sự kiện là cần tập trung sáng tạo tên sự kiện, đó sẽ làmột khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả sự kiện Tiếp đó thiết kế logo

và hệ thống nhận diện nếu cần thiết

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là một trong những bước quan trọng nhất.Bằng những thông tin đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước đó để làm bản kếhoạch chi tiết cho sự kiện Hãy chú ý tất cả các khoảng thời gian trước trong và sau sựkiện đều không được bỏ sót

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Thiết lập ngân sách là vô cùng khó, do vậy việc này cần phải được dự trù tính toán đầy

đủ cho tất cả các hạng mục chính trong kế hoạch Đặc biệt cần lưu ý thêm đầy đủ cáckhoản phí phát sinh như du lịch, chỗ ở cho khách hàng đặc biệt…

Xin tài trợ

Truyền thông cho sự kiện

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

Quảng bá được xem là bước không thể bỏ qua trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiệnhay hội nghị nào Hãy bắt đầu quảng bá trực tuyến từ chính những kênh online củabạn như website, email hoặc các kênh mạng xã hội Sau đó bạn cần lên kế hoạch chonhững quảng cáo trả phí để mở rộng việc quảng bá của mình đồng thời khuyến khíchkhách hàng tham gia.

Sau sự kiện cần gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho

sự kiện cũng như có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệpchính hay sự thành công của sự kiện

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Việc đánh giá hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lậptrong mục tiêu ban đầu Sau đó dựa trên những kết quả thực tế từ sự kiện để tiến hành

so sánh đồng thời tổng hợp với toàn đội để nhận xét và cùng rút kinh nghiệm

Đảm bảo về chất lượng sự kiện

Thực tế cho thấy, các rủi to trong quá trình thực hiện là điều rất dễ gặp với các doanhnghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức Do đó, với các sự kiện lớn đòi hỏi độ chuẩn xác,các doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Họ là những người

có nghiệp vụ chuyên môn cũng như kinh nghiệm sẽ giúp bạn từ A đến Z như việc lên

ý tưởng, xây dựng kế hoạch, điều hành sự kiện… Tại công ty tổ chức sự kiện chuyênnghiệp, quy trình đã được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhânviên sự kiện chuyên nghiệp Nhờ vậy sự kiện luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng kếhoạch

Tối ưu chi phí và thời gian

Khi hợp tác với các công ty chuyện nghiệp, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp mứcgiá dịch vụ ưu đãu bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộctrong ngành Bên cạnh đó, họ cũng có đầy đủ kho thiết bị sự kiện và nhân sự chuyênmôn Ngoài ra, khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, các doanhnghiệp sẽ không phải bỏ ra quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện Các doanh

nghiệp chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện, công việc còn lại, cáccông ty tổ chức sự kiện sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu.

Quảng bá hình ảnh

Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hìnhảnh trên các phương tiện truyền thông, xã hội vì họ có sẵn những mối quan hệ sâurộng trong ngành truyền thông

1.1.3 Các hoạt động sự kiện trong 5 năm trở lại đây của Hoà Bình Group

Hình ảnh: VNNIC INTERNET CONFERENCE 2023

Hình ảnh: POOL PARTY TẠI HOIANA RESORT & GOFT

Hình ảnh: YOUTUBE UNBOXED 2023

Hình ảnh: SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM ETIAXIL FOR MEN

1.2 Công việc tổ chức sự kiện tại công ty

1.2.1 Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện đảm nhận trách nhiệm chuẩn bị và tổ chức các sự kiện như hộinghị, buổi hòa nhạc, triển lãm hoặc tiệc cưới Công việc của họ bao gồm:

1 Lập kế hoạch: Người tổ chức sự kiện phải lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao

gồm xác định mục tiêu, ngân sách, địa điểm, thời gian và các yếu tố khác

2 Liên lạc và đàm phán: Họ phải liên lạc với nhà tài trợ, đối tác và các bên liên quan

khác để đàm phán và thỏa thuận các yêu cầu và điều kiện

3 Đặt cảnh và trình diễn: Người tổ chức sự kiện cần phải xác định và sắp xếp cảnh

quan sân khấu, âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị khác Họ cũng phải thực hiện cácbuổi diễn thích hợp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ

4 Quản lý giấy tờ và thủ tục: Họ cần thu thập, kiểm tra và quản lý các giấy tờ và thủ

tục pháp lý liên quan đến sự kiện, bao gồm hợp đồng, giấy phép và các văn bản khác

5 Quảng bá và tiếp thị: Người tổ chức sự kiện thường phải quảng bá và tiếp thị sự

kiện để thu hút sự quan tâm và tham gia của người tham dự

6 Giám sát và điều hành: Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tổ chức phải giám

sát toàn bộ hoạt động và điều hành để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch

7 Đánh giá và phản hồi: Sau khi sự kiện kết thúc, người tổ chức đánh giá kết quả và

thu thập phản hồi từ khách hàng và người tham dự để cải thiện trong các sự kiện tươnglai

-> Đây chỉ là một số công việc thường được người tổ chức sự kiện thực hiện, tùythuộc vào quy mô và loại sự kiện cụ thể, công việc có thể có những yêu cầu và tráchnhiệm khác

1.2.2 Yêu cầu về tố chất, kiến thức, kỹ năng của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện cần có các yêu cầu về tố chất, kiến thức và kỹ năng sau:

Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp mạch lạc, tự tin và linh hoạt để truyền đạtthông tin và làm việc với đối tác và đội ngũ thành viên khác.

Kỹ năng quản lý thời gian: Có khả năng ưu tiên nhiệm vụ, quản lý thời gian hiệu quả

và đảm bảo tiến độ công việc

Kỹ năng đàm phán: Có khả năng đàm phán với các đối tác, nhà tài trợ và nhà cung cấp

để đạt được mục tiêu và lợi ích tốt nhất cho sự kiện

Kỹ năng quản lý sự kiện: Có khả năng quản lý sự kiện từ đầu đến cuối, bao gồm lựachọn địa điểm, quản lý ngân sách, xây dựng lịch trình, và giám sát tiến trình triển khai

Để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện thành công, trên đây là một số yêu cầu cơbản về tố chất, kiến thức và kỹ năng mà bạn cần có Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng côngviệc này còn đòi hỏi kỹ năng làm việc nhóm tốt, khả năng giải quyết vấn đề và tinhthần linh hoạt trong xử lý các tình huống không đồng nhất

1.2.3 Cơ hội và thách thức khi làm nghề tổ chức sự kiện

Cơ hội khi làm nghề tổ chức sự kiện:

1 Gặp gỡ và làm việc với nhiều người: Người làm Tổ chức sự kiện sẽ có cơ hội gặp

gỡ và làm việc với đại diện của các công ty, nghệ sĩ, người nổi tiếng, và các chuyêngia trong ngành Điều này giúp họ mở rộng mạng lưới quan hệ và xây dựng mối quan

hệ chuyên nghiệp

2 Sáng tạo và tự do trong công việc: Khi làm nghề tổ chức sự kiện, người làm Tổchức sự kiện có thể thể hiện sự sáng tạo của mình trong việc thiết kế các khía cạnh của

sự kiện, từ mô hình trình diễn, trang trí cho đến chương trình và nội dung

3 Trải nghiệm và học hỏi: Người làm Tổ chức sự kiện sẽ được trải nghiệm và học hỏi

về nhiều lĩnh vực khác nhau như marketing, quan hệ công chúng, quản lý dự án, kỹnăng giao tiếp và sự tổ chức Điều này giúp họ phát triển kỹ năng đa ngành và mởrộng kiến thức chuyên môn

Thách thức khi làm nghề tổ chức sự kiện:

1 Áp lực thời gian: Sự kiện thường có thời gian cố định và yêu cầu xuất sắc trong việclên kế hoạch và thực hiện Điều này đòi hỏi sự quản lý thời gian tốt và khả năng làmviệc hiệu quả dưới áp lực

2 Đối mặt với sự không chắc chắn: Có thể xảy ra những thay đổi đột ngột hoặc sự cốtrong quá trình tổ chức sự kiện Người làm Tổ chức sự kiện cần có khả năng thíchnghi nhanh và tìm giải pháp sáng tạo để giải quyết các tình huống không mong muốn

3 Đòi hỏi tinh thần làm việc theo nhóm: Tổ chức sự kiện thường yêu cầu làm việc vớinhiều bộ phận và người khác nhau Người làm Tổ chức sự kiện cần có kỹ năng làmviệc nhóm tốt và sự phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp và đối tác để đạt được mục tiêuchung

4 Sức khỏe bị ảnh hưởng: áp lực công việc, thời gian làm việc kéo dài, stress, tiếp xúcvới đám đông và cường độ công việc cao Các vấn đề sức khỏe có thể phát sinh baogồm mệt mỏi, căng thẳng, lo lắng, suy giảm sự tập trung, hiệu suất làm việc giảm,thiếu ngủ, và ảnh hưởng đến hệ miễn dịch

5 Điều chỉnh theo yêu cầu: Khách hàng có thể có những thay đổi, yêu cầu hoặc ýtưởng mới trong quá trình tổ chức sự kiện Người làm Tổ chức sự kiện phải linh hoạt

và sẵn sàng thích nghi để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

6 Quản lý nguồn lực: Tổ chức sự kiện đòi hỏi điều phối, quản lý và tận dụng hiệu quảnguồn lực như nhân viên, vật liệu, thiết bị và ngân sách Người làm Tổ chức sự kiệncần phải có kỹ năng quản lý nguồn lực để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ

7 Giải quyết xung đột: Trong quá trình làm việc với nhiều bên liên quan, có thể xảy raxung đột hoặc mâu thuẫn Người làm Tổ chức sự kiện cần phải có khả năng giải quyếtxung đột và xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp để duy trì mối quan hệ tốt vớikhách hàng và đối tác

8 Cạnh tranh khốc liệt: Lĩnh vực tổ chức sự kiện có nhiều đối thủ cạnh tranh, do đóngười làm Tổ chức sự kiện cần phải phát triển và duy trì sự phân biệt cạnh tranh bằngcách cung cấp dịch vụ chất lượng và sáng tạo

1.3 Giới thiệu về sự kiện “ Healing your heart”

1.3.1 Thông tin cơ bản về sự kiện

Tên sự kiện Healing your heart

1.3.3 Mục đích, mục tiêu của sự kiện.

Mục đích:

 Giúp mọi người có thể thư giãn đầu óc sau 1 tuần học hành và làm việc mệt mỏi

 Tạo thêm cơ hội cho mọi người hiểu biết thêm nhiều về nền âm nhạc Việt Nam

 Lan tỏa nền âm nhạc Việt rộng rãi hơn

 Gắn kết mọi người lại với nhau

Mục tiêu:

 Số người tham dự: Tối thiểu là 50 khách tới sự kiện

 Truyền thông: Đăng tải được sự kiện trên nền tảng mạng xã hội facebook quafanpage của địa điểm tổ chức và share về trang cá nhân Đăng 2 bài tiếp cậnkhoảng 5500 người·

 Kêu gọi tài trợ: Kêu gọi được band nhạc tới biểu diễn không lấy phí

 Tỉ lệ hài lòng của người tham dự: Tối thiếu 80-90%



3 CHƯƠNG 2:

2.1 Dự toán ngân sách

2.2 Kế hoạch huy động ngân sách

2.2.1 Kêu gọi tài trợ

Band nhạc The Night - Tài trợ âm thanh sự kiện

2.2.2 Bán vé sự kiện

2.2.2.1 Hình ảnh vé và giá bán

 Đăng link đăng kí mua vé lên page Hầm Trú Ẩn, và bài viết trên trang các nhân

 Truyền thông về sự kiện qua tin nhắn trên messenger

 Bán vé offline

 Đi truyền thông với bạn bè cùng lớp các môn đang học về sự kiện và bán vé chocác bạn

 Bán vé ngay tại địa điểm sự kiện là quán cà phê Hầm Trú Ẩn

Dự kiến doanh thu:

80.000 đồng x 50= 4.000.000 VND

Trưởng BTC  Lên kế hoạch TCSK

 Liên hệ với bên đối ngoại,band nhạc

 Tập duyệt, theo dõi quá trình diễn tập củaband nhạc

 Phân chia công việc cho các thành viên

 Xử lý rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện

Kim

Oanh

Phụ trách truyền

thông

 Đăng tải các bài viết lên trang cá nhân

 Kiểm soát thời gian và số lượng bài viết

 Quảng cáo hoạt động sự kiện trực tiếp trênlớp học,

 cơ quan,

 Theo dõi kết quả truyền thông

Linh

Phụ trách thiết kế,

quản lý ngân sách

 Thiết kế standee, poster, vé sự kiện

 In và đảm bảo chất lượng ấn phẩm truyềnthông

 Quản lý theo dõi chi tiêu của nhóm

 Giám sát ban hậu cần

 Chụp ảnh, quay video sự kiện

Đông Nhi  Kiểm soát khách mời ra và sự kiện

 Marketing trực tiếp tại sự kiện

 Lập bảng thống kê theo dõi số lượng kháchmời và bảng thống kê lại feedback kháchhàng

3.2 Timeline – Checklist công việc

THIẾT KẾ SẢN XUẤT

1 Poster Thiết kế trên canva 23/07/2023 Hoàng Thảo Linh

và in ấn

22/07/2023 -26/07/2023

Hoàng Thảo Linh

3 Standee Thiết kế trên canva

và in ấn

24/07/2023 -27/07/2023

Nguyễn Thanh Hoài

22/07/2023 Dương Thanh Thủy

23/07/2023 Phan Đông Nhi

Dương Thanh Thủy

Lê Thị Kim AnhPhan Đông Nhi

ĐỐI NGOẠI

1 Khách mời Lê Thị Diệp Anh 30/7/2023 Lê Thị Kim Anh

Phan Đông Nhi

30/7/2023 Lê Thị Kim Anh

Phan Đông Nhi

setup cho sự

kiện

Đồ trang trí, quàlưu niệm chokhách hoa quả,bánh kẹo, đĩanhựa dùng 1 lần

29/7/2023 –30/7/2023

Hoàng Thảo LinhNguyễn Thị Kim OanhDương Thanh Thủy

3.3 Kế hoạch truyền thông:

Lớp học tại trườngFpoly

3.5 Kịch bản

Mở đầu chương trình Xin chào tất cả anh chị và quý vị đang có mặt

trong sự kiện âm nhạc – Healing your heartcủa buổi tối ngày hôm nay,

Lời đầu tiên cho phép tôi Mc Nhất Phương vàngười bạn đồng hàng cùng với tôi: MC KimOanh được thay mặt cho Healing Your Heartcùng với những người làm chương trình xingửi tới anh chị em và quý vị lời chúc sức khỏe

và lời chào trân trọng nhất

MC Kim

Oanh

Healing Your Heart là một sự kiện âm nhạcmang ý nghĩa là một trải nghiệm âm nhạc làmlành trái tim Qua âm nhạc mọi người có thểtìm lại sự yên bình, sự phục hồi và sự kết nốivới trái tim của mình, chương trình này đượcxuất hiện nhằm mục đích gây quỹ từ thiện,đem lại những món quà đến với trẻ em vùngcao Cảm ơn các bạn đã đến với chương trình,chúc các bạn có một trải nghiệm tuyệt vờingày hôm nay, và không để các bạn đợi lâuhơn nữa Chương trình âm nhạc healing yourhear xin phép được bắt đầu

MC Nhất

phương

Bắt đầu chương trình Và để mở đầu cho đêm âm nhạc ngày hôm nay

với bài hát đầu tiên có tên là … do … trình

diễn ! xin cho một tràng pháo tay để cỗ vũ cho

… của chúng ta ngày hôm nay nào

MC Kim

Oanh

Tiếp đến là một bài hát nhẹ nhàng trầm bổngđến từ bạn…

Với hai bài hát trên Healing your heart xin gửitặng đến các bạn thêm một ca khúc không kémphần sâu lặng mang tên là…

MC Nhất

Phương

Mini game đợt 1 cho

2 giải, giải 3 và giải 2

Và kế tiếp đây chắc có lẽ là khoảnh khắc màtất cả các bạn mong chờ nhất trong buổichương trình ngày hôm nay, đó chính là phầnbốc thăm trúng thưởng, trên tay của các bạnđang cầm cho mình những tấm lá vé có cáccon số bên trên, chúng tôi sẽ bốc thăm và traophần thưởng cho những ai may mắn ngày hômnay

MC Kim

Oanh

Trên tay tôi đang nắm giữ một con số maymắn đó là số … và đây cũng chính là ngườimay mắn trong chương trình ngày hôm naynhận lấy giải 3 của chúng tôi, xin mời bạn lên

để nhận phần quà từ ban tổ chức, cảm ơn bạn

và chúc bạn có một buổi thưởng thức âm nhạcđầy ý nghĩa này