LỜI CẢM ƠNĐể có thể hoàn thành bài báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu vàcác Thầy Cô Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh đã tận tình truyền đạt cho em những
Trang 1TRƯỜNG Đ I HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCMẠ
KHOA THƯƠNG MẠI & DU LỊCH
BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP 2 TẠI:
CÔNG TY TNHH PARIS LOGISTICS
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS BÙI THÀNH KHOA SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NHƯ ĐẠI
MÃ SỐ SV: 17081831
CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ
NIÊN KHÓA 2017-2021
TP HCM, 12.2020
Trang 3TRƯỜNG Đ I HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCMẠ
KHOA THƯƠNG MẠI & DU LỊCH
BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP 2 TẠI:
CÔNG TY TNHH PARIS LOGISTICS
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS BÙI THÀNH KHOA SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NHƯ ĐẠI
MÃ SỐ SV: 17081831
CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ
NIÊN KHÓA 2017-2021
TP HCM, 12.2020
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành bài báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu vàcác Thầy Cô Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh đã tận tình truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản về Kinh Doanh Quốc Tế, giúp em hiểu hơn về các nghiệp vụ trong Kinh Doanh Quốc Tế trên phương diện lý thuyết và trong thực tiễn tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Paris Logistics Đồng thời em xin trân trọng cảm ơn đến Tiến Sĩ Bùi Thành Khoa, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài báo cáo này
Và trong thời gian thực tập tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Paris Logistics, em đã có điều kiện cọ sát với công việc thực tế, so sánh, đối chiếu với các kiến thức đã đưrc tiếp thu tại nhà trường, giúp em có đưrc thêm kinh nghiệm, kiến thức thực tế tạo nên cơ ss, hành trang cho công việc sau này Để có đưrc thành quả như vậy, em xin chân thành cảm ơn:
- Ông Võ Văn Hoàng Phương- Giám Đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Paris Logistics
- Ông Nguyễn Đình Chung- Trưsng Phòng Xuất Nhập Khẩu, và các anh, chị nhân viên của Phòng Xuất Nhập Khẩu
- Các cô, chú, anh, chị trong phòng kinh doanh, phòng kế toán, và các phòng, các ban liên quan khác
Đã trực tiếp hướng dẫn, tạo điều kiện cho em đưrc tiếp xúc với công việc, các chứng từ liên quan để giúp em bổ sung thêm những kiến thức thực tế bên cạnh những kiến thức đã đưrc học tại trường và hoàn thành bài báo cáo này tốt nhất có thể
Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian c{ng như kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên việc tìm hiểu sâu những vấn đề trọng tâm trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu có thể còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận đưrc sự góp ý của quý thầy cô và các cô, chú, anh, chị trong Công ty Trách nhiệm hữu hạn Paris Logistics để bài báo cáo đưrc hoàn ch}nh hơn
Trang 5Với sự kính trọng và biết ơn sâu s~c, em xin kính chúc quý thầy, cô đang công tác tại Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh nói chung, tại Khoa Thương Mại Và Du Lịch nói riêng, cùng các cô, chú, anh, chị trong Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Paris Logistics sức kh•e dồi dào, lao đ€ng tốt, hăng say, đạt đưrc nhiều thành tích vưrt bậc Và xin kính chúc Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Paris Logistics ngày càng thành công và phát triển
Em xin chân thành cảm ơn
Hồ Chí Minh, tháng 12/2020
Trần Như Đại
Trang 6PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Họ và tên người đánh giá: ………Chức vụ:
………
Họ và tên sinh viên: ……… …………MSSV: ……… Lớp: ………
Phòng ban thực tập: ………
Tên đơn vị thực tâ ƒp: ……….
CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ 1 Yếu 2 Trung bình 3 Khá 4 Tốt A TINH THẦN KỶ LUẬT, THÁI ĐỘ Chấp hành n€i qui và kỷ luật của cơ quan thực tập Thích nghi với văn hóa của doanh nghiệp Tinh thần học h•i, nâng cao trình đ€ Thái đ€ tích cực trong công việc B KỸ NĂNG Kỹ năng giao tiếp (l~ng nghe, ứng xử và tạo lập quan hệ) Kỹ năng làm việc làm việc nhóm C KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN Kiến thức chuyên môn trong công việc đưrc giao Tính năng đ€ng trong việc giải quyết công việc đưrc giao của sinh viên ĐÁNH GIÁ CHUNG Ý KIẾN KHÁC: ………
………
………
………
………
……….ngay………thang…… năm ……
XÁC NHÂ=N CỦA ĐƠN VỊ
Trang 7NHƒN XŠT C‹A GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Trang 8
MỤC LỤC
MỤC LỤC I DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU IV DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ V
LỜI MỞ ĐẦU 1
ĐẶT VẤN ĐỀ 1
MỤC ĐÍCH BÁO CÁO 1
PHẠM VI BÁO CÁO 2
PHƯƠNG PHÁP BÁO CÁO 2
KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO 2
PHẦN 1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG C‹A CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PARIS LOGISTICS 3
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PARIS LOGISTICS 3
1.1.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PARIS OGISTIC L 3
1.1.2 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN C‹A CÔNG T TNHH PY ARIS LOGISTICS 4
1.1.2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 4
1.1.2.2 QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN 4
1.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG C‹A, , CÔNG Y T TNHH PARIS LOGISTICS 6
1.2.1 CHỨC NĂNG 6
1.2.2 NHIỆM VỤ 6
1.2.3 PHẠM VI HOẠT ĐỘNG 8
1.3 BỘ MÁY TỔ CHỨC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN C‹A , , CÔNG TY TNHH PARIS OGISTICS 8 L 1.3.1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ 8 ,
1.3.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN 10,
1.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ VÀ CƠ CẤU LAO ĐỘNG C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS LOGISTICS 12
i
Trang 91.4.1 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS TRONG GIAO L
ĐOẠN 2019-2020 13
1.4.2 ĐỘ TUỔI LAO ĐỘNG C‹A NHÂN VIÊN CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS L TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 13
1.4.3 TRÌNH ĐỘ VĂN HOÁ C‹A NHÂN VIÊN CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS L TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 14
1.4.4 TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN C‹A NHÂN VIÊN CÔNG Y T TNHH PARIS LOGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 15
1.4.5 KINH NGHIỆM LÀM VIỆC C‹A NHÂN VIÊN CÔNG Y T TNHH PARIS LOGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 16
1.4.6 MỨC LƯƠNG C‹A NHÂN VIÊN CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS TRONG L GIAI ĐOẠN 2019-2020 17
1.4.7 CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS TRONG L GIAI ĐOẠN 2019-2020 18
1.4.7.1 NGUYÊN TẮC TUYỂN DỤNG 18
1.4.7.2 NGUỒN TUYỂN DỤNG 18
1.4.7.3 QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG 19
1.4.8 QUY ĐỊNH THỜI GIAN LÀM VIỆC, NGÀY NGHĨ LỄ VÀ NGHĨ PHŠP C‹A CÔNG TY TNHH PARIS OGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 20 L 1.4.8.1 QUY ĐỊNH VỀ THỜI GIAN LÀM VIỆC 20
1.4.8.2 QUY ĐỊNH VỀ NGÀY NGHĨ LỄ .20
1.4.8.3 QUY ĐỊNH VỀ NGÀY NGHĨ PHŠP 21
1.4.9 CHÍNH SÁCH ĐÃI NGỘ C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS TRONG GIAI L ĐOẠN 2019-2020 22
1.4.9.1 CHÍNH SÁCH LƯƠNG 22
1.4.9.2 CHÍNH SÁCH KHEN THƯỞNG 22
1.4.9.3 CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI 22
1.4.9.4 CHÍNH SÁCH ĐÀO TẠO 22
1.5 CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ KỸ THUẬT C‹A CÔNG Y TNHH P T ARIS OGISTICS L TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 22
ii
Trang 101.5.1 TRỤ SỞ LÀM VIỆC 221.5.2 TRANG THIẾT BỊ TẠI NƠI LÀM VIỆC 231.6 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH C‹A CÔNG Y T TNHH PARISLOGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 231.7 ĐỐI TÁC C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN L 2019-
1.10.3 CƠ CẤU DOANH THU CÁC DỊCH VỤ C‹A CÔNG Y T TNHH PARISLOGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 291.10.4 CƠ CẤU CHI PHÍ CÁC DỊCH VỤ C‹A CÔNG T TNHH PY ARIS OGISTICS LTRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 301.10.5 CƠ CẤU C‹A CÁC THỊ TRƯỜNG CUNG CẤP DỊCH VỤ C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN 2019-2020 31 L1.10.6 K ẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH C‹A DỊCH VỤ VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CÔNG T TNHH PY ARIS OGISTICS TRONG GIAI ĐOẠN L 2019-2020 341.11 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS GIAI ĐOẠN L 2019-
2020 37
1.11.1 THUẬN LỢI 371.11.2 KHÓ KHĂN 381.12 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN C‹A CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS 39 L
iii
Trang 11PHẦN 2: NHẬN XŠT, ĐÁNH GIÁ VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT C‹A SINH VIÊN
VỚI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PARIS LOGISTICS 41
2.1 PHÂN TÍCH CÔNG Y T TNHH PARIS OGISTICS THEO MA TRẬN L SWOT 41
2.1.1 ĐIỂM MẠNH 41
2.1.2 ĐIỂM YẾU 42
2.1.3 C Ơ HỘI 42
2.1.4 THÁCH THỨC 43
2.2 NHẬN XŠT ĐÁNH GIÁ VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI, CÔNG Y RÁCH T T NHIỆM HỮU HẠN ARIS OGISTICS 45 P L 2.2.1 B Ộ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ 45
2.2.1.1 ƯU ĐIỂM 45
2.2.1.2 NHƯỢC ĐIỂM 45
2.2.1.3 Đ Ề XUẤT 45
2.2.2 C Ơ CẤU NHÂN SỰ 46
2.2.2.1 ƯU ĐIỂM 46
2.2.2.2 NHƯỢC ĐIỂM 46
2.2.2.3 Đ Ề XUẤT 47
2.2.3 C Ơ SỞ KỸ THUẬT VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 47
2.2.3.1 ƯU ĐIỂM 47
2.2.3.2 NHƯỢC ĐIỂM 47
2.2.3.3 Đ Ề XUẤT 48
2.2.4 THỊ TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG 48
2.2.4.1 ƯU ĐIỂM 48
2.2.4.2 NHƯỢC ĐIỂM 48
2.2.4.3 Đ Ề XUẤT 49
2.2.5 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 49
2.2.5.1 ƯU ĐIỂM 49
2.2.5.2 NHƯỢC ĐIỂM 50
2.2.5.3 Đ Ề XUẤT 50
iv
Trang 12PHẦN 3: NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM THỰC TẾ RÚT RA ĐƯỢC
TRONG QÚA TRÌNH ĐI THỰC TẬP 51
3.1 NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ ĐƯỢC GIAO TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH PARIS OGISTICS 51 L 3.1.1 THUẬN LỢI 52
3.1.2 KHÓ KHĂN 52
3.2 BÀI HỌC THỰC TẾ RÚT RA TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG Y T TNHH PARIS LOGISTICS 53
3.2.1 B ÀI HỌC CHUYÊN MÔN KỸ NĂNG 53,
3.2.1.1 KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP 53
3.2.1.2 TÁC PHÒNG LÀM VIỆC 54
3.2.2 B ÀI HỌC GIAO TIẾP 54
3.2.2.1 GIAO TIẾP VỚI CẤP TRÊN 54
3.2.2.2 GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 55
3.2.2.3 GIAO TIẾP VỚI KHÁCH HÀNG 55
3.2.2.4 GIAO TIẾP VỚI CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN 56
3.2.3 NHỮNG BÀI HỌC KHÁC 56
3.2.3.1 NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 56
3.2.3.2 MỘT SỐ KỸ NĂNG HỌC HỎI ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 57
3.3 KIẾN NGHỊ 57
3.3.1 VỚI CÔNG Y T TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARIS OGISTICS 57 P L 3.3.2 VỚI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MÌNH NÓI CHUNG, VÀ KHOA THƯƠNG MẠI & DU LỊCH NÓI RIÊNG 58
3.2.3 VỚI CÁC SINH VIÊN ĐANG HỌC 59
KẾT LUẬN 60
v
Trang 13Bảng 1.8 Danh sách các đối thủ của Công Ty TNHH Paris Logistics.
Bảng 1.9 Cơ cấu tình hình vận tải đường biển của Công Ty TNHH Paris Logistics trong giai đoạn 2019-2020
Bảng 1.10 Doanh thu giao nhận hàng FCL/LCL xuất nhập khẩu đường biển của Công Ty TNHH Paris Logistics trong giai đoạn 2019-2020
Bảng 1.11 Cơ cấu doanh thu các dịch vụ của Công Ty TNHH Paris Logistics trong giai đoạn 2019-2020
Bảng 1.12 Kết quả hoạt đ€ng kinh doanh của dịch vụ vận tải biển Công Ty TNHH Paris Logistics trong giai đoạn 2019-2020
Bảng 3.1 Thời gian và danh sách các công việc đưrc giao trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Paris Logistics
vi
Trang 14DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Paris Logistics
Hình 1.2 Quy trình tuyển dụng nhân viên của Công Ty TNHH Paris LogisticsHình 1.3 Kết quả kinh doanh của Công Ty TNHH Paris Logistics trong giai đoạn 2019-2020
Hình 1.4 Cơ cấu thị trường cung cấp dịch vụ của Công Ty TNHH Paris Logistics năm 2019
Hình 1.5 Cơ cấu thị trường cung cấp dịch vụ của Công Ty TNHH Paris Logistics
vii
Trang 15LỜI MỞ ĐẦU
ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong bối cảnh các quốc gia trên thế giới đang tăng cường hrp tác, trao đổi thương mại với nhau, thị trường giao nhận vận tải quốc tế & logistics ngày càng phát triển và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thương mại quốc tế, đặc biệt là lĩnh vực vận tải đường biển Vì vậy, đòi h•i các doanh nghiệp hoạt đ€ng trong lĩnh vực này cần phải trs nên chuyên nhiệp, h€i nhập nhanh với thị trường khu vực và thế giới, tạo dựng cho mình m€t thương hiệu uy tín, m€t vị trí vững ch~c để có thể tạo dựng đưrc lòng tin với khách hàng, cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước
Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Paris Logistics là m€t doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics, luôn đồng hành cùng khách hàng để phát triển các dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng, không ngừng nâng cao chất lưrng dịch vụ khách hàng
Đó c{ng chính là lý do khiến em chọn Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Paris Logistics là nơi thực tập, học h•i, trao dồi thêm kinh nghiệm thực tế cho bản thân
ra các ý kiến đóng góp, đề xuất, góp phần hoàn thiện và phát triển hoạt đ€ng của công ty
Đồng thời ghi lại những kiến thức, kinh nghiệm bổ ích đã học h•i đưrc khi thực tập tại công ty, từ đó có thể rút ra những bài học quý giá cho bản thân, đồng thời tích l{y kiến thức áp dụng cho việc học c{ng như cho công việc sau này của m€t nhân viên xuất nhập khẩu
1
Trang 67o Khi có bất kì khó khăn, hay vướng m~c có thể trao đổi trực tiếp với các anh chị trong công ty.
o Đưrc công ty tạo cơ h€i tiếp xúc trực tiếp và làm các công việc thực tế
o Công ty hỗ trr đầy đủ các trang thiết bị và cơ ss vật chất, giúp dễ dàng thựchành các công việc
o Đồng nghiệp hầu hết là những người trẻ, năng đ€ng, và nhiệt huyết nên không gặp quá nhiều khác biệt về thế hệ, dễ dàng hoà nhập và giao tiếp.3.1.2 Khó khăn
o Kiến thức và sự hiểu biết của bản thân còn hạn chế nên ban đầu tiếp xúc vớicông việc thực tập tại Công Ty TNHH Paris Logistics còn nhiều bỡ ngỡ, khó khăn
o Vì công việc đưrc giao thường phải đưrc hoàn thành trong thời gian sớm nhất, và chính xác nhất nên gây cho bản thân áp lực rất lớn về thời gian
o Cảm thấy cô đơn khi đứng giữa rất nhiều công việc, mọi người đang tất bật thực hiện mà bản thân lại ch} biết đứng nhìn, vì không biết phải làm gì
o Môi trường làm việc chuyên nghiệp, những ngày đầu còn bỡ ngỡ, chưa quen, nên thường xuyên đi thực tập mu€n
o Cách ứng xử trong giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp còn kém, làm cho bản thân cảm thấy luống cuống, thiếu tự tin Dẫn đến khó khăn trong giao tiếp, gây cản trs cho công việc
3.2 Bài học thực tế rút ra trong quá trình thực tập tại Công Ty TNHH Paris Logistics
3.2.1 Bài học chuyên môn, kỹ năng
53
Trang 68o Tính kiên nhẫn: để hoàn thành công việc không ch} dựa vào bản thân mình,
nó còn bị phụ thu€c vào các yếu tố bên ngoài tác đ€ng vào Ví dụ: khichúng ta xin C/O, việc đưrc cấp C/O nhanh hay chậm còn phụ thu€c vào sốlưrng các công ty xin cấp C/O nhiều hay ít, bản thân b€ công thương hayVCCI đều cố g~ng giải quyết nhanh nhất có thể cho doanh nghiệp, nhưngnếu số lưrng xin cấp quá nhiều, chúng ta s¼ phải đri rất lâu để có thể lấyC/O Hoặc khi lô hàng của chúng ta bị kiểm hoá, phải kiểm tra thực tế hànghóa, nếu số lưrng các lô hàng bị kiểm hoá như chúng ta trong ngày hôm đónhiều, chúng ta s¼ phải đri rất lâu để đến lưrt mình đưrc kiểm hoá Vì vậy,chúng ta cần phải kiên nhẫn, tránh tình trạng bức xúc, ảnh hưsng đến côngviệc
o Tính đa nhiệm: với khối lưrng công việc nhiều, chúng ta cần s~p xếp, lên
kế hoạch, thực hiện nhiều công việc cùng lúc với nhau m€t cách linhhoạt,và tốt nhất Bên cạnh đó cần n~m rõ mọi hoạt đ€ng của các lô hàngkhác nhau, để biết những công việc nào của các lô hàng có thể thực hiệncùng lúc với nhau, từ đó thực hiện giúp nâng cao năng suất, giảm thiểuđưrc thời gian thực hiện, mang lại kết quả cao trong công việc
o Làm việc nhóm: để hoàn thành công việc m€t cách nhanh nhất, tốt nhất, vàhiệu quả nhất đòi h•i phải có sự phối hrp của nhiều người từ các phòngban Vì vậy, chúng ta cần rèn luyện đưrc kĩ năng làm việc nhóm, phối hrpnhịp nhàn giữa các cá nhân, các b€ phận với nhau
o Thành thạo các phần mềm, ứng dụng phục vụ cho công việc rất quan trọng
Nó giúp ta thực hiện công việc đơn giản, hiệu quả và ít tốn công sức hơn,như là: ECUS, MANIFEST, EXCEL, WORD, EMAIL,…
3.2.1.2 Tác phòng làm việc
o Tính đúng giờ: đi làm b~t bu€c phải đúng giờ, nếu làm trái s¼ ảnh hưsngđến tác phong, lề lối làm việc của công ty Hằng ngày đưrc tiếp xúc, quanxác các anh chị, cô chú nhân viên làm việc, nhận thấy đúng giờ là điềukhông thể thiếu s môi trường làm việc Chúng ta cần đúng giờ để thực hiện
54
Trang 69công việc với khách hàng hoặc các cơ quan nhà nước, hãng tàu,…khi đigiao nhận chứng từ.
o Trang phục: đến công ty làm việc mặc đầy đủ đồng phục đưrc cấp phát, đeothẻ, nữ/nữ đi giày công ss hoặc dép có quai
o Tập trung trong công việc: không sử dụng điện thoại làm việc riêng, khôngsang b€ phận khác nói chuyện, làm việc riêng trừ trường hrp có nhiệm vụđưrc giao
o Giữ im lặng, không làm ồn trong lúc làm việc: trong khi làm việc khôngđưrc nói quá lớn, không hét lên, hoặc gây ra tiếng đ€ng lớn, gây mất tậptrung cho người xung quanh
3.2.2 Bài học giao tiếp
3.2.2.1 Giao tiếp với cấp trên
o Chuẩn bị trước khi nói chuyện: trước khi nói chuyện phải chuẩn bị trước các n€i dung thông tin, vấn đề cần thiết trước khi trao đổi với cấp trên Bsi cấp trên rất bận, s¼ không có nhiều thời gian để nghe nói những thông tin
vô nghĩa và không cần thiết Ngoài ra, khi chuẩn bị trước n€i dung nói chuyện giúp ta tự tin hơn khi trao đổi công việc với cấp trên của mình, giúp
ta ghi đưrc điểm trong m~t của cấp trên
o Giữ khoảng cách phù hrp với cấp trên khi nói chuyện: khi nói chuyện với cấp trên nên giữ khoảng cách phù hrp, phải biết vị trí và quyền hạn của mình đến đâu, không nên t• ra quá gần g{i thân tình Bsi nếu không cẩn thận , mất kiểm soát s¼ tạo cảm giác xúc phạm họ
o Tiếp thu phê bình: trong quá trình làm việc s¼ có lúc m~c sai lầm, khiến cấptrên không hài lòng Lúc đó, chúng ta nên tiếp thu những phê bình mà cấp trên ch} bảo, bsi đó là những bài học quý giá giúp chúng ta cải thiện và trs nên tốt hơn trong công việc
o Tuyệt đối không đưrc nói nửa chừng rồi dừng lại, hoặc cướp lời khi cấp trên đang nói, như vậy s¼ rất bất lịch sự và không tôn trọng cấp trên
55