Công ty đã đầu tư nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại có đủ khả năng để đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ của người tiêu dùng.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH m
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Đặc điểm chung của Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh
Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh là doanh nghiệp thuộc loại hình Công ty TNHH ngoài nhà nước Công ty có tài sản độc lập, có con dấu riêng, trụ sở riêng và có thể tự nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập mà không bị lệ thuộc vào tư cách chủ sở hữu Quy mô công ty nhỏ Công ty chuyên phân phối hàng hoá, thiết bị đồ dùng trong gia đình cho các công ty khác và các cửa hàng bán buôn bán buôn bán lẻ trên thị trường
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh
Tổng quan về công ty
- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÁI HOÀNG LINH
- Tên quốc tế: THAI HOANG LINH ONE MEMBER COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: THAI HOANG LINH.,LTD
- Địa chỉ: Lô 30/N07, khu dân cư Nam Dĩnh Kế, tổ Phú Mỹ 2, Phường Dĩnh Kế, Thành phố Bắc Giang, Tỉnh Bắc Giang, Việt Nam
- Người đại diện: Hoàng Văn Hảo
- Quản lí bởi: Chi cục thuế Bắc Giang – Yên Dũng
- Tình trạng: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Là một công ty TNHH một thành viên được cấp Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh ngày 31/12/2013 có giám đốc là ông Hoàng Văn Hảo Tính đến nay công ty đã đi vào hoạt động được 10 năm Trước cánh cửa hội nhập, nền kinh tế đất nước đang trên đà tăng trưởng mạnh, hoạt động giao thương hàng hoá giữa các quốc gia diễn ra một cách tích cực Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh với mong muốn mở rộng phạm vi kinh doanh và đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu về đồ dùng sinh hoạt trong gia đình, vận tải và phân phối hàng hoá, góp phần tăng trưởng nền kinh tế Bất cứ một doanh nghiệp nào mới thành lập cũng sẽ gặp không ít khó khăn trong quá trinh hoạt động của mình, từ việc tìm đối tác kinh doanh, nắm bắt thị trường và xu thế của nên kinh tế… Là một doanh nghiệp trẻ trong kinh doanh, Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh cũng không tránh khỏi những khó khăn đó.
Cùng với năm tháng phát triển công ty được dần lớn mạnh Về tổ chức: xây dựng bộ máy tinh chuyên từ ban giám đốc công ty, các phòng ban, đội, tổ sản xuất, tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả
Vật chất của công ty đã được đầu tư hoàn chỉnh vì là một công ty bán buôn, bán lẻ đồ dùng trong gia đình nên thiết bị vật chất cần có là kệ để đồ dùng, các kho để chứa đồ được đơn vị đầu tư một cách tốt nhất Trong những năm qua với phương châm năng động, đổi mới chuyên sâu tiến vững chắc từng bước đi với khẩu hiệu uy tín – chất lượng – hiệu quả với sự nỗ lực của các cán bộ nhân viên trong những năm qua công ty đã đạt được những thành tích đáng kể Liên tục củng cố đào tạo lực lượng cán bộ nhân viên trưởng thành theo năm tháng Nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, đem lại lợi nhuận cho các cổ đông, tích cực tham gia công tác xã hội đóng góp một phần nhỏ bé vào công cuộc đổi mới của đất nước Công ty đã không ngừng cố gắng trong suốt một thập kỉ qua, công ty mở rộng đầu tư chiều sâu cả về số lượng lẫn chất lượng Công ty đã đầu tư chiều sâu cả về số lượng lẫn chất lượng Công ty đã đầu tư nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại có đủ khả năng để đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ của người tiêu dùng.
1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 2400670404 ngày 31 tháng 12 năm 2013 do Sở Kế hoạch và đầu tư Bắc Giang cấp, Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh được tiến hành hoạt động như sau:
Chi tiết: Bán buôn đường, sữa và các sản phẩm sữa, bánh kẹo và các sản phẩm chế biến từ ngữ cốc
- Bán buôn sản phẩm thuốc lá, thuốc lào
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
Chi tiết: Bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm, nước xả vải và chế phẩm vệ sinh
- Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và hàng giả da ttrong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán lẻ hàng hoá khác lưu động hoặc tại chợ
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu Chi tiết: Bán buôn, bán lẻ nước hoa, mỹ phẩm, nước hoa nước xả và chế phẩm vệ sinh;Mua bán kí gửi hàng hoá
Quy trình kinh doanh của Công ty:
Nhìn chung, sơ đồ quy trình bán hàng của công ty bao gồm 7 bước:
Bước 1: Chuẩn bị Chuẩn bị luôn luôn là khâu đầu tiên và cần sự cẩn trọng đặc biệt, phải chuẩn bị tốt thì công việc tiếp theo mới diễn ra suôn sẻ Để việc kinh doanh đạt hiệu quả, cần chuẩn bị: Sản phẩm, dịch vụ đầu vào đảm bảo Công ty thương mại sẽ nhập hàng hóa đầu vào từ nhà cung cấp, việc lựa chọn nguồn nhập hết sức quan trọng vị nó liên quan đến chi phí, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường.
Các thông tin về sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và quan trọng là “lợi ích" khách hàng nhận được.
Phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tượng khách hàng, khách hàng ở đầu và thời gian tiếp cận như thế nào là hợp lý Có được kế hoạch rồi hãy tiến hành tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm qua internet, đi thực tế, qua bạn bè, người thân, đối thủ Chuẩn bị các bảng báo giá, giấy giới thiệu hoặc card visit
Bước 2: Tìm kiểm khách hàng tiềm năng Sau khi chuẩn bị, tử bước tiếp theo trong một quy trình kinh doanh của công ty thương mại chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng Chìa khóa để tìm kiểm khách hàng tiềm năng là biết rõ cẩn tiếp cận thị trưởng nào và tiếp cận ai Phân biệt khách hàng "đầu mối", khách hàng "tiềm năng" và hàng
“tiềm năng đủ điều kiện" là điều vô cùng cần thiết
Chúng là có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các phương tiện truyền thông như báo chi, website, sự kiện xã hội Bạn có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình quan tâm nhất đến khách hàng Công việc khai thác khách hàng tiềm năng phải được thực hiện bất cứ khi nào, trong mọi tình huống
Bước 3: Tiếp cận khách hàng Sau khi đã tìm được những khách hàng tiềm năng, công ty phải tiếp cận với họ Đây là nơi cung gặp cầu trong quá trình bán hàng, là bước mà chúng ta bắt đầu xây dựng một mối quan hệ và tiếp tục thu thập thông tin Một bước tiếp cận tốt là điều rất quan trọng để bản hàng thành công, điểm mẫu chốt là phải làm sao để khách hàng ghi nhớ sản phẩm, dịch vụ của công ty, cho họ thấy lợi ích để có thể kích thích được nhu cầu của khách hàng đạt tới mức cấp thiết Công ty cần phải xây dựng chiến lược, đảo tạo nhân viên kinh doanh để việc tiếp cận đạt hiệu quả. Để tiếp cận Khách hàng thành công, cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước, qua nhiều kênh: qua internet, báo chí, thực tế hay người thân, người quen Sau đó, có thế gửi email giới thiệu, liên hệ bằng điện thoại chào hàng, thăm dò một số thông tin và cung cấp những thông tin bổ ích cho khách hàng rồi thiết lập cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình bày sản phẩm, dịch vụ.
Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, ta sẽ biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng Điều này được cho là quan trọng nhất của bước tiếp cận khách hàng trong quy trình kinh doanh vì nó sẽ giúp bạn xác định cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm, dịch vụ Sau khi tiếp cận được với khách hàng, bước tiếp theo là đưa chi tiết sản phẩm đến với họ Hãy nhớ tập trung vào "lợi ích" chứ không phải là tính năng, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ và bán sản phẩm, dịch vụ dựa vào “nhu cầu” của khách hàng chứ không phải bán những thứ bạn có Nếu xem xét sản phẩm, dịch vụ về khía cạnh nó sẽ mang lại lợi ích gì cho khách hàng thì sự trình bày về sản phẩm của bạn sẽ là một cuộc đối thoại trong tâm và có liên quan với khách hàng chứ không phải là bải độc thoại của riêng ban khi bạn thao thao bất tuyệt về các tỉnh năng của sản phẩm và dịch vụ của mình Trong cuộc gặp gỡ, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của bạn mà khách hàng cùng tham gia vào, nêu những ý kiến, những thắc mắc của họ thì đã thành công được 70%.
Cho dù làm bất cứ ngành nghề nào, với công việc bán hàng lại càng quan trọng, đó là, hãy luôn “chân thật" Hãy lắng nghe cẩn thận, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và đưa cho khách hàng những giải pháp tốt nhất trong khả năng Giải pháp đó có thể không phải là giải pháp tốt nhất theo quan điểm của khách hàng, nhưng đó chính là điều tốt nhất bạn đưa cho họ Nếu không thể đưa ra bất kỳ giải pháp nào để giải quyết các nhu cầu của khách hàng, hãy nói thật cho khách hàng biết Nói dối về sản phẩm, dịch vụ chỉ nhằm hướng khách hàng sử dụng để rồi họ không có được trải nghiệm như đã được giới thiệu sẽ khiển họ có ẩn tượng xấu về công ty và lan truyền điều này đến những người khác.
Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng Nếu cuộc nói chuyện đã thành công và nhận được đề nghị bảo giá chính thức về giải pháp, san phẩm, dịch vụ như đã thảo luận với khách hàng thì hãy đảm bảo họ nhận được báo giá vào thời điểm thích hợp. Trong báo giả hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, hãy nhấn mạnh vào nhu cầu của họ và hãy viết về những điều khách hàng phản ánh tích cực và thích thú với sự chào hàng của bạn.
TÌM HIỂU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THÁI HOÀNG LINH
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh ( phụ lục 3 )
Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh có cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán đứng đầu là kế toán trưởng Dưới là kế toán trưởng là kế toán kho, kế toán ngân hàng, thanh toán và thủ quỹ Các nhân viên kế toán tại công ty được xếp theo phân khúc từ dựa và số năm kinh nghiệm có trong nghề và trình độ chuyên môn của từng người Các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của nhân viên kế toán phụ thuộc vào chuyên ngành của họ Từng bộ phận kế toán có trách nhiệm sau
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu trong bộ phận kế toán, giám sát công việc của các kế toán và làm việc dưới quyền quản lý của Giám đốc tài chính (CFO) trong các doanh nghiệp hay tổ chức Vai trò của kế toán trưởng là quản lý các chính sách và đảm nhiệm phụ trách, chỉ đạo thực hiện các chiến lược tài chính của công ty.Đồng thời, định hướng và tham mưu các ban lãnh đạo trong việc phát triển các vấn đề tài chính, giúp cấp trên nắm rõ tình hình kinh tế của công ty và đưa ra các kế hoạch phát triển doanh nghiệp Nhiệm vụ của kế toán trưởng trong doanh nghiệp cực kỳ quan trọng khi chịu trách nhiệm chính trong vấn đề tài chính của công ty Kế toán trưởng sẽ thực hiện các công việc liên quan đến kế toán theo quy định của nhà nước ban hành Dùng nghiệp vụ chuyên môn để xem xét và đánh giá khả năng tài chính các dự án hoặc công trình trước khi đề xuất lên ban lãnh đạo Tham mưu cho cấp trên về cách sử dụng nguồn vốn hợp lý và cập nhật các luật cũng như quy định về những thay đổi đối với ngành kế toán Kế toán trưởng cũng cần đảm bảo nguồn vốn của công ty và kiểm tra kỹ các hợp đồng kinh tế để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp Ngoài ra, kế toán trưởng cũng xây dựng và phối hợp với các phòng ban liên quan để thiết lập hệ thống và tạo mạng lưới quản lý thông tin chất lượng cao, giúp công ty nâng cao vấn đề bảo mật dữ liệu Kế toán trưởng còn đảm nhiệm vai trò cố vấn cho cấp trên các cách xử lý những khó tài chính của công ty trong quá trình hoạt động.
Công việc của kế toán trưởng: Kế toán trưởng là vị trí quản lý cấp cao, do đó chịu trách nhiệm cho những công việc quan trọng Nhìn chung, các công việc của kế toán trưởng là theo dõi và điều hành các kế toán viên Sau đây là một vài công việc chung của vị trí kế toán trưởng giúp bạn hiểu rõ hơn kế trưởng là gì Điều hành và quản lý phòng kế toán: Kế toán trưởng sẽ điều hành và quản lý các nhân viên trong phòng kế toán, đảm bảo nhân viên sẽ tham gia đầy đủ các chương trình huấn luyện kế toán và hoàn thành các công việc được giao Kế toán trưởng cũng chịu trách nhiệm việc đào tạo các quy trình làm việc liên quan đến kế toán trong công ty cho các kế toán viên mới Kế toán trưởng đảm bảo các tiến độ và năng suất làm việc của mọi người ổn định Phân tích và báo cáo cho Ban lãnh đạo những vấn đề tài chính phát sinh và đề xuất các biện pháp kịp thời để xử lý vấn đề một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và các chi phí cho doanh nghiệp Kế toán trưởng cũng là người trực tiếp giao dịch với ngân hàng.
Giám sát và đảm bảo tính hợp pháp của sổ sách kế toán.
Giám sát các khoản quyết toán thu chi, dòng tiền vào cuối năm hay tổ chức kiểm kê tài sản đều do kế toán trưởng thực hiện, giúp kế toán trưởng dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính doanh nghiệp và đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý Bên cạnh đó, ở bất kỳ thời điểm nào, ban lãnh đạo l uôn có yêu cầu các quyết toán đột xuất, vì thế kế toán trưởng luôn cần sẵn sàng Kết quả quyết toán cũng sẽ được trình bày bởi kế toán trưởng.
Phối hợp phân tích và dự đoán nguồn lực tài chính cho công ty
Kế toán trưởng là người nắm rõ các hoạt động tài chính công ty nên sẽ đưa ra các phân tích và dự đoán có tính chính xác cao Các phân tích và dự báo nguồn tài chính sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch để duy trì ngân sách và nhanh chóng xử lý các vấn đề, rủi ro liên quan đến tài chính, vạch ra các chiến lược và chính sách mới phát triển doanh nghiệp.
Tham gia lập báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính dùng để tóm gọn những kết quả tài chính kinh doanh của doanh nghiệp theo quý và theo năm Kế toán trưởng sẽ trực tiếp tham gia lập các báo cáo tài chính hoặc theo dõi và hướng dẫn các kế toán viên lập báo cáo, theo các khoảng thời gian quy định để trình bày các bảng báo cáo đúng thời hạn cho cấp trên.
- Kế toán tổng hợp có những nhiệm vụ như:
+ Thu thập, tổng hợp, xử lý các số liệu kế toán liên quan đến các hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp như: Phiếu chi, phiếu thu, hoá đơn, phiếu xuất, phiếu nhập,… Sau đó sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành ghi chép tài khoản vào các sổ sách liên quan. + Hạch toán chi phí, doanh thu, thuế GTGT, khấu hao, công nợ, tài sản cố định, tài sản vô hình,… và báo cáo thuế, lập quyết toán thuế
+ In sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho doanh nghiệp
+ Đối chiếu số liệu giữa các đơn vị, dữ liệu tổng hợp và dữ liệu chi tiết
+ Thống kế và tổng hợp sổ sách, chứng từ kế toán khi có yêu cầu
+ Lưu trữ, sắp xếp, bảo quản các chứng từ, sổ sách theo đúng quy định pháp luật + Kiểm tra các định khoản, hạch toán nghiệp vụ phát sinh, sự cân đối giữa các sổ sách và chứng từ
+ Theo dõi và quản lý công nợ, giúp nhà quản lý nắm được tình hình lãi – lỗ của doanh nghiệp lập dự phòng hoặc xử lý nợ phải thu khó đòi của công ty
+ Cung cấp số liệu cho giám đốc hoặc các cơ quan chức năng khi có yêu cầu, giải trình số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra khi số liệu chưa được rõ ràng + Lên báo cáo tài chính theo quý, theo niên độ kế toán và báo cáo tài chính chi tiết giải trình, thuyết trình
+ Hướng dẫn kế toán viên xử lý và định khoản các nghiệp vụ kế toán trong kỳ của doanh nghiệp.
+ Có nhiệm vụ quản lý và nhập xuất tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu số quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt
+ Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ Thoe quy chế của đơn vị, cơ quan tổ chức về vấn đề thu chi quỹ, Thu những vấn đề gì, danh mục cần phải thu là gì, mức thu ra sao đã được đơn vị thông qua và thủ quỹ chỉ cần căn cứ vào đó để tiến hành thu đúng và đủ
+ Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị, để tránh trường hợp lạm thu và lạm chi, điều tiết cân đối giữa việc thu và chi sao cho cấn đối tránh trường hợp bội chi, tránh trường hợp làm trái quy định của pháp luật như hành vi rửa tiền
+ Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền của Nhà nước quy định, thực hiện việc phân bổ sử dụng sao cho phù hợp, hợp lý đối với mức quỹ chưa được sử dụng đến sau khi hạch toán vấn đề chia
+ Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo cáo chính xác và đầy đủ về quỹ tiền mặt Tránh trường hợp thiếu hụt số tiền trong quỹ mà không có cơ sở cho vấn đề chi đó là gì, vì không có cơ sở để chứng minh về vấn đề chi tiêu.
Các chính sách và chế độ kế toán tại đơn vị thực tập
2.2.1 Các chính sách và chế độ kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng: Công Ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc Ban hành chế độ kế toán Doanh nghiệp
- Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01 tháng 01 dương lịch và kết thúc ngày 31 tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chế độ kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng, tuân thủ quy định về quản lý sử dụng và khấu hao
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Kỳ kế toán: 12 tháng, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 dương lịch và kết thúc vào ngày
- Tài khoản kế toán sử dụng: Theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
2.2.2 Hình thức sổ kế toán
- Hình thức sổ kế toán: Theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục 4)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó làm căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ ( 3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ Ưu điểm của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: Thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu từng nghiệp vụ kinh tế, bởi các nghiệp vụ được thống kế trình tự theo thời gian vào sổ Nhật ký chung, đồng thời với mô hình Sổ cái tờ rời rất thuận tiện cho việc ứng dụng công tác kế toán trên máy vi tính
Nhược điểm của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: Một nghiệp vụ kinh tế có thể được ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký chuyên dùng nhiều lần do đó cần có sự kiểm tra loại bỏ nghiệp vụ trùng trước khi phản ánh vào Sổ cái
Hình thức kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh
Công Ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung để phục vụ cho công tác kế toán của Công ty Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Hình thức Kế toán Nhật ký chung được thể hiện dưới sơ đồ
- Ưu, nhược điểm hình thức sổ Nhật ký chung:
Mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và thuận tiện cho việc ứng dụng công tác kế toán trên máy tính
Thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán Vì nghiệp vụ được ghi theo trình tự thời gian Từ đó có thể cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho nhà quản lý
+ Nhược điểm: Nhược điểm của hình thức kế toán này là số nghiệp vụ phải ghi chép tương đối nhiều Hơn nữa một nghiệp vụ có thể sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung nhiều lần Vì vậy khi tổng hợp vào sổ cái kế toán phải kiểm tra và loại bỏ các nghiệp vụ bị trùng.
HIỂU KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU TẠI ĐƠN VỊ
Kế toán vốn bằng tiền
3.1.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền a Nội dung, đặc điểm
Vốn bằng tiền là một khái niệm đề cập đến giá trị của tài sản và nguồn vốn được biểu diễn hoặc đo lường dưới dạng tiền mặt hoặc các tài sản có thể chuyển đổi ngay lập tức thành tiền mặt mà Công ty sở hữu.
Trong ngữ cảnh của tài chính của Công ty, vốn bằng tiền có thể bao gồm các mục: Tiền mặt và tương đương tiền mặt: Bao gồm số tiền mặt đang được giữ trong quỹ tiền mặt và số dư trong các tài khoản ngân hàng có thể rút được một cách dễ dàng.
Các khoản đầu tư ngắn hạn có thể bán được nhanh chóng: Bao gồm các khoản đầu tư như chứng khoán, trái phiếu hoặc các công cụ tài chính khác có thể bán được một cách nhanh chóng và dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Các khoản tương đương tiền mặt: Bao gồm các tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong thời gian ngắn mà không gây ra mất giá lớn, chẳng hạn như các khoản phải thu từ khách hàng hoặc các khoản nợ ngắn hạn đang chờ thanh toán.
Vốn bằng tiền là một chỉ số quan trọng đối với Công ty, vì nó cho biết khả năng thanh toán ngay lập tức và mức độ ổn định tài chính Đặc biệt trong tình hình khẩn cấp hoặc khi cần phải chi trả các khoản nợ ngắn hạn, vốn bằng tiền quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và ổn định tài chính. b Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh:
Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản Bao gồm: thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ sau đó tính ra số tồn tại quỹ Kiểm tra, đối chiếu từng tài khoản Ngân hàng tại mọi thời điểm.
Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
Thu – chi phải có phiếu thu – chi, có đủ chữ ký theo quy định chế độ chứng từ kế toán.
Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo ngoại tệ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ Đổi ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc.
Tại Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh luôn có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty và cuối tháng trả lương cho nhân viên Kế toán tiền mặt được sử dụng tồn tại chủ yếu dưới dạng nội tệ với đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam Đồng, rất ít dưới dạng đồng ngoại tệ, qua đó phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm số tiền mặt tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
3.1.2 Kế toán tiền mặt a Nội dung, đặc điểm
Tài khoản 111_Tiền mặt dùng để phản ánh chính xác các khoản tiền tồn tại thực tế tại Công ty.
Tài khoản này thể hiện tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ: Tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập - xuất, tồn quỹ Vì công ty có sử dụng nguồn hàng nhập khẩu từ nước ngoài nên tồn tại các khoản tiền mặt ngoại tệ để giao dịch ngoài nước Cụ thể như sau:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ.
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ.
Số tiền Việt Nam, ngoại tế thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo
Số dư bên Nợ phản ánh các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Vì Công ty có giao dịch Ngoại tệ nên tồn tại 2 tài khoản cấp 2 của tại khoản 111_Tiền mặt:
Tài khoản 1111_Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam
Tài khoản 1112_Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi. b Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng:
Bảng kiểm kê quỹ, Bảng kê chi tiền
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã lập kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền mặt đồng thời thu quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ Đối với số quỹ sẽ được kiềm quỹ cuối ngày, tuần hoặc tháng, sau khi kiểm tra quỹ thì người chịu trách nhiệm kiểm kê sẽ phải lập bảng kiểm kê quỹ
Ngoài ra, kế toán còn lập các chứng từ ghi sổ để tổng hợp các phiếu thu, điều chi với những tài khoản đối ứng có cùng một nội dung kinh tế Sau khi lập chứng từ ghi sổ kế toán thanh toán sẽ tiếp tục ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vào sổ nhật ký chung và ghi vào sổ để đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 111 Số hiệu trên sổ đăng ký dùng để đối chiếu, kiểm tra các sổ chi tiết tiền mặt, là căn cứ lập bảng cân đối phát sinh. c Quy trình kế toán tiền mặt
Thu tiền từ khách hàng:
Nhận các khoản thanh toán từ khách hàng dưới dạng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Lập biên lai thu cho mỗi khoản thanh toán và ghi nhận vào sổ sách. Chi tiền cho nhà cung cấp và các chi phí khác:
Thực hiện các giao dịch thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp và các chi phí khác như tiền thuê nhà, điện nước, lương nhân viên, v.v.
Lập phiếu chi cho mỗi khoản thanh toán và ghi nhận vào sổ sách.
Ghi nhận giao dịch vào sổ quỹ:
Dùng sổ quỹ để ghi nhận tất cả các giao dịch tiền mặt, bao gồm cả thu và chi. Mỗi giao dịch được ghi chính xác và đầy đủ thông tin như số tiền, ngày, mục đích giao dịch, và tên người giao dịch.
Cân đối sổ quỹ và kiểm tra số dư:
Cân đối số tiền trong sổ quỹ với số tiền thực tế có trong quỹ tiền mặt của công ty.
Kiểm tra số dư cuối kỳ của sổ quỹ để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
Lưu trữ chứng từ và hồ sơ kế toán:
Lưu trữ tất cả các chứng từ gốc như biên lai thu, phiếu chi, hóa đơn và các tài liệu hỗ trợ khác liên quan đến các giao dịch tiền mặt. Đảm bảo hồ sơ kế toán được tổ chức và lưu trữ một cách an toàn và dễ dàng truy cập.
Báo cáo tài chính và phân tích:
Kế toán các khoản đầu tư tài chính
3.2.1 Đặc điểm của các khoản đầu tư tài chính Đầu tư tài chính là các khoản tài sản đầu tư ra ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích sử dụng hợp lý vốn để tăng thu nhập và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Mục đích của các khoản đầu tư tài chính là để kiếm lời và bản chất là phản ánh tài sản và các khoản thu nhập/ chi phí phát sinh Tại Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh chủ yếu là các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn.
Căn cứ theo mục đích đầu tư, công ty phân loại các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn bao gồm: chứng khoán kinh doanh và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn. Đầu tư chứng khoán kinh doanh là các loại chứng khoán công ty đầu tư nắm giữ vì mục đích kinh Chứng khoán kinh doanh hiện có tại công ty là cổ phiếu, trái phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán (Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh có đầu tư tài chính vào các công ty cổ phần vừa và nhỏ khác) Kế toán công ty phải mở sổ chi tiết để theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán kinh doanh mà doanh nghiệp đang nắm giữ (theo từng loại chứng khoán; theo từng đối tượng, mệnh giá, giá mua thực tế, từng loại nguyên tệ sử dụng để đầu tư;…). Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn là các khoản đầu tư tài chính với hình thức tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu, cổ phiếu ưu đãi bên phát hành bắt buộc phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai,…mà Công ty dự kiến nắm giữ đến ngày đáo hạn với mục đích thu lãi hàng kỳ Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn theo từng kỳ hạn, từng đối tượng,…Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại (dưới 12 tháng hay từ 12 tháng trở lên kể từ thời điểm lập báo cáo) để trình bày là tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn.
Nguyên tắc xác định giá gốc của chứng khoán kinh doanh và đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn như sau:
Giá gốc = Giá mua + Chi phí đầu tư ban đầu
Tuy nhiên, khi tính lãi của các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn sẽ theo mệnh giá mua vào của cổ phiếu, trái phiếu Trên thực tế tại công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh, các nghiệp vụ về đầu tư chứng khoán kinh doanh diễn ra không nhiều.
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Các loại sổ sử dụng đối với phần hành này: Sổ chi tiết để theo dõi chi tiết từng khoản đầu tư, Sổ Cái và Sổ Nhật ký chung
Tài khoản 121_Chứng khoản kinh doanh
Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình mua, bán và thanh toán các loại chứng khoán theo quy định của pháp luật nắm giữ vì mục đích kinh doanh Cụ thể như sau:
Giá trị chứng khoán mua vào Giá trị ghi sổ chứng khoán kinh doanh khi bán ra
Tài khoản 121 có số dư bên Nợ phản ánh giá trị chứng khoán kinh doanh tại thời điểm báo cáo Công ty có sử dụng 2 tài khoản cấp 2 của tài khoản chứng khoán kinh doanh: Tài khoản 1211_Cổ phiếu: Phản ánh tình hình mua, bán cổ phiếu với mục đích nắm giữ để bán kiếm lời.
Tài khoản 1212_Trái phiếu: Phản ánh tình hình mua, bán và thanh toán các loại trái phiếu nắm giữ để bán kiếm lời.
Tài khoản 128_Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn
Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (ngoài các khoản chứng khoán kinh doanh) như các loại tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn, các khoản cho vay nắm giữ đến ngày đáo hạn với mục đích thu lãi hàng kỳ và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác Cụ thể như sau:
Giá trị các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn tăng
Giá trị các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn giảm
Số dư bên Nợ phản ánh giá trị các khoản đầu tư nắm giữ đến ngàu đáo hạn hiện có tại thời điểm báo cáo Công ty chủ yếu sử dụng 3 tài khoản cấp 2 của tài khoản 128_Chứng khoán kinh doanh:
Tài khoản 1281_Tiền gửi có kỳ hạn
3.2.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về các khoản đầu tư tài chính
- Khi mua chứng khoán kinh doanh, cho đơn vị khác vay vốn, gửi tiền có kỳ hạn:
- Bán chuyển nhượng chứng khoán kinh doanh :
Nợ TK 111, 112, 131: Giá chuyển nhượng
Nợ TK 635/ Có TK 515: Lỗ/ Lãi khi bán chứng khoán
- Thu hồi vốn cho vay, tiền gửi :
Các khoản đầu tư tài chính đều được kế toán công ty theo dõi chi tiết trong Sổ chi tiết. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung và căn cứ vào Sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi Sổ Cái.
3.3 Kế toán các khoản ứng trước
Các khoản ứng trước tại công ty là tài sản của công ty mà công ty sẽ phải thu hồi Các khoản ứng trước tại công ty thường là những khoản công ty tạm ứng, tạm chi và bao gồm tạm ứng, chi phí trả trước
3.3.1 Kế toán các khoản tạm ứng a Nội dung, đặc điểm
Là khoản ứng trước cho cán bộ, công nhân viên để chi tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (Ứng trước tiền công tác phí, ứng trước tiền đi mua vật tư, hàng hóa)
Nguyên tắc hạch toán tạm ứng:
Nguyên tắc ghi nhận kịp thời: Theo nguyên tắc này, các khoản tạm ứng phải được ghi nhận vào hệ thống kế toán ngay khi chúng được nhận hoặc được công nhận, không nên trì hoãn ghi nhận.
Nguyên tắc minh bạch: Các khoản tạm ứng phải được ghi nhận một cách minh bạch và rõ ràng trong hồ sơ kế toán, bao gồm cả thông tin về nguồn gốc, mục đích và điều kiện của các khoản tạm ứng đó.
Nguyên tắc tính chính xác: Việc ghi nhận các khoản tạm ứng phải được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy, dựa trên thông tin và chứng từ hợp lệ. Nguyên tắc tuân thủ quy định: Các khoản tạm ứng phải được ghi nhận và xử lý tuân thủ các quy định kế toán, các nguyên tắc kế toán và các quy định luật pháp liên quan.
Nguyên tắc kiểm soát và theo dõi: Cần thiết lập các biện pháp kiểm soát và theo dõi để đảm bảo rằng các khoản tạm ứng được ghi nhận và xử lý đúng cách, và tránh ghi nhận sai sót hoặc lạm dụng.
Nguyên tắc điều chỉnh và cập nhật: Cần thực hiện điều chỉnh và cập nhật các khoản tạm ứng khi có thay đổi, như việc nhận thanh toán từ phía người nợ hoặc điều chỉnh các điều kiện hợp đồng. b Quy trình kế toán các khoản tạm ứng
Yêu cầu và phê duyệt tạm ứng:
Kế toán các khoản phải thu
Phải thu là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Các khoản thu là một loại tài sản lưu động, có vị trí khá quan trọng về khả năng thanh toán của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ cần thu hồi, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà bên nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty Các khoản phải thu bao gồm:
Phải thu khách hàng: Đây là khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán như: phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý,…được khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thu tiền. Phải thu khác: Phải thu khác là khoản phải thu không mang tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua, bán như thu bồi thường vật chất, cho mượn tạm không lấy lãi, chi hộ, tài sản thiếu chờ xử lý, lãi, lợi nhật thu từ hoạt động đầu tư tài chính.
Vì Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh chỉ có duy nhất 1 trụ sở chuyên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh mà không có bất cứ chi nhánh, cơ sở nào khác trực thuộc đơn vị nên Công ty sẽ không có các khoản phải thu nội bộ phát sinh.
3.4.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu Để phản ánh và giám sát các khoản phải thu, kế toán công ty phải làm tốt các nhiệm vụ sau đây:
Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản phải thu phát sinh trong đơn vị, theo dõi chi tiết cho từng đơn vị, từng cá nhân theo từng nội dung cụ thể
Thường xuyên đối chiếu với khách nợ và những người có liên quan về các khoản nợ phải thu; nếu có chênh lệch phải xử lý kịp thời.
Kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi bợ để hạn chế việc phát sinh công nợ khó đòi. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng hàng hoặc bù trừ với nợ phải trả cần có chứng từ hợp phát, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ;…
3.4.3 Quy trình kế toán các khoản phải thu
Xác định và ghi nhận khoản phải thu:
Xác định các khoản phải thu từ khách hàng, bao gồm doanh số bán hàng chưa thanh toán, các khoản nợ khấu trừ, tiền đặt cọc từ khách hàng, v.v.
Ghi nhận các khoản phải thu vào hệ thống kế toán thông qua việc tạo các bút toán phù hợp.
Xác định thời điểm và cơ sở ghi nhận:
Xác định thời điểm và cơ sở để ghi nhận các khoản phải thu vào báo cáo tài chính, có thể là thời điểm giao hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp, hoặc thời điểm hóa đơn được phát hành.
Kiểm tra và cân đối số dư phải thu:
Kiểm tra và cân đối số dư trong các tài khoản phải thu để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
Theo dõi các giao dịch liên quan đến các khoản phải thu và điều chỉnh số dư khi cần thiết.
Theo dõi và quản lý các khoản phải thu:
Theo dõi các khoản phải thu để đảm bảo thanh toán đúng hạn từ phía khách hàng và đưa ra các biện pháp thu nợ khi cần thiết, chẳng hạn như gửi thông báo thanh toán hoặc thực hiện cuộc gọi thu nợ.
Cập nhật thông tin và điều chỉnh khi cần thiết:
Cập nhật thông tin về các khoản phải thu khi có thay đổi, chẳng hạn như việc nhận thanh toán từ khách hàng hoặc điều chỉnh số dư khi xảy ra sai sót hoặc thay đổi điều kiện hợp đồng.
Báo cáo và phân tích:
Tạo báo cáo liên quan đến các khoản phải thu và số dư hiện tại của các tài khoản tương ứng.
Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất thu nợ, xác định các khoản nợ rủi ro, và tối ưu hóa quản lý các khoản phải thu.
3.4.4 Phương pháp kế toán các khoản phải thu a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131_Phải thu khách hàng Để phản ánh các khoản phải thu khách hàng, công ty dùng tài khoản 131 để thể hiện các khoản nợ phải thu cũng như quá trình thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ,…Cụ thể như sau:
Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong quá trình hoạt động
Số tiền thừa trả lại cho khách Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
Số tiền khách hàng đã trả nợ
Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại
Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại.
Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ
Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng Tuy nhiên tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn Chính vì thế trong quá trình hạch toán, đối với tài khoản 131 công ty có chi tiết cụ thể cho từng đối tượng như:
TK 131_A: Phải thu của khách hàng A
TK 131_B: Phải thu của khách hàng B
TK 131_C: Phải thu của khách hàng C
TK 131_ : Phải thu của khách hàng (…)
Tài khoản 138_Phải thu khác
Công ty sử dụng tài khoản 138_Phải thu khác để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở tài khoản 131_Phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này Cụ thể như sau:
Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết
Phải thủ của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay
Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhận được chia từ hoạt động tài chính
Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý
Số tiền đã thu được về các khoản nợ đã thu khác Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
Tài khoản này có số dư bên Nợ phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được. Công ty có sử dụng 2 tài khoản cấp 2 của tài khoản 138_Phải thu khác:
TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý, phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rĩ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý
Kế toán các khoản phải trả
3.5.1 Đặc điểm các khoản phải trả
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của công ty phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà công ty phải thanh toán từ các nguồn lực của mình Một số khoản nợ thường thấy trong công ty bao gồm: Nợ mà công ty phải trả cho người bán hàng hóa, nợ phải trả cho người lao động, cho các bên đối tác liên quan, khoản nợ ngân hàng, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, các khoản nợ phải trả khác,…Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, khoản nợ phải trả là một trong những nội dung quan trọng thuộc bảng cân đối kế toán Nó thể hiện nghĩa vụ tài chính mà công ty phải đối mặt với các chủ nợ Việc quản lý các khoản nợ hiệu quả sẽ giúp côn gty đảm bảo khả năng thanh toán, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao uy tín với đối tác.
Phần hành kế toán nợ phải trả là một phần hành khá phức tạp, đặc biệt sẽ có nhiều rủi ro trong quá trình hạch toán Vì thế đòi hỏi các kế toán công ty phải có nền tảng kiến thức chuyên môn tốt, biết rõ cách định khoản kế toán, sắp xếp chứng từ và lập báo cáo. Điều này sẽ giúp cho kế toán dễ dành nhận biết và theo dõi từng khoản nợ theo từng hóa đơn, từng thời hạn thnah toán,…
Các khoản nợ phải trả được phân loại theo thời hạn thanh toán được chia thành:
Nợ phải trả ngắn hạn: Là khoản vay, nợ có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ hoạt động bình thường hoặc trong vòng một năm
Nợ phải trả dài hạn: Là khoản vay, nợ có thời hạn trên một năm hoặc ngoài một chu kỳ hoạt động bình thường.
3.5.2 Nguyên tắc kế toán các khoản phải trả
Nguyên tắc chi tiết theo từng đối tượng
Nguyên tắc phân loại theo từng thời hạn thanh toán
Nguyên tắc đánh giá (Đối với các khoản vay, nợ bằng ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại quý hiếm)
Nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính: Tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có của bản thân các tài khoản với nhau
3.5.3 Quy trình kế toán các khoản phải trả
Xác định và ghi nhận các khoản phải trả:
Xác định các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán trong tương lai, bao gồm các hóa đơn nhập hàng, chi phí lương, chi phí vận chuyển, chi phí thuê mặt bằng, v.v.
Ghi nhận các khoản phải trả vào hệ thống kế toán thông qua việc tạo các bút toán phù hợp.
Xác định thời điểm và cơ sở ghi nhận:
Xác định thời điểm và cơ sở để ghi nhận các khoản phải trả vào báo cáo tài chính, có thể là thời điểm nhận hàng hoặc dịch vụ, hoặc thời điểm nhận hóa đơn.
Kiểm tra và cân đối số dư phải trả:
Kiểm tra và cân đối số dư trong các tài khoản phải trả để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
Theo dõi các giao dịch liên quan đến các khoản phải trả và điều chỉnh số dư khi cần thiết.
Theo dõi và quản lý các khoản phải trả:
Theo dõi các khoản phải trả để đảm bảo thanh toán đúng hạn và tránh các khoản phạt trễ thanh toán. Điều chỉnh lịch thanh toán và xác định nguồn tài chính để đảm bảo có đủ tiền mặt để chi trả khi cần thiết.
Cập nhật thông tin và điều chỉnh khi cần thiết:
Cập nhật thông tin về các khoản phải trả khi có thay đổi, chẳng hạn như việc nhận hóa đơn hoặc điều chỉnh số dư khi xảy ra sai sót.
Báo cáo và phân tích:
Tạo báo cáo liên quan đến các khoản phải trả và số dư hiện tại của các tài khoản tương ứng.
Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất chi trả và tối ưu hóa quản lý các khoản phải trả.
Nội dung quy trình kế toán với các khoản vay và nợ thuê tài chính
Trong năm tài chính, kế toán theo dõi, thống kê, lên kế hoạch, báo cáo các hợp đồng vay và nợ thuê tài chính, giá trị hợp đồng, thời hạn thanh toán và tiến độ thanh toán chi tiết đối với từng hợp đồng Cuối năm tài chính, kế toán căn cứ thời hạn còn lại của hợp đồng vay và nợ thuê tài chính để xác định khoản nợ phải trả.
Nội dung quy trình kế toán với các khoản phải trả người lao động
Cuối tháng, kế toán nhận bảng chấm công và tính lương từ bộ phận hành chính nhân sự Trường hợp phòng kế toán phụ trách nhiệm vụ chấm công và tính lương cho người lao động thì cuối tháng, kế toán cần chốt số ngày công, giờ công làm thêm, số tiền đã tạm ứng lương trong tháng,… của người lao động Áp dụng quy chế lương đã ban hành của doanh nghiệp, kế toán tính lương cho người lao động và thực hiện thanh toán lương theo quy định.
Nội dung quy trình kế toán các khoản công nợ phải trả khác Đối với các khoản nợ phải trả khác như công nợ thuế, công nợ bảo hiểm,… kế toán công nợ thu thập thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chứng từ kế toán liên quan và phản ánh lên các tài khoản theo dõi chi tiết theo hướng dẫn tại Thông tư về chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.
3.5.4 Phương pháp kế toán các khoản phải trả a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331_Phải trả người bán
Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của công ty cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã hết Cụ thể như sau:
Số tiền đã trả cho người bán
Số tiền ứng trước cho người bán
Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng bán
Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, hàng kém chất lượng, thiếu hụt được người bán chấp nhận giảm trừ vào khoản nợ phải trả Điều chỉnh giữa giá tạm tính lớn hơn
Số tiền đã trả cho người bán Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của hàng hóa khi có hóa đơn Đánh giá lại các khoản phải trả có người bán có gốc ngoại tệ(tỷ giá ngoại tệ tăng so với thực tế) giá thực tế của hàng hóa khi có hóa đơn Đánh giá lại các khoản phải trả có người bán có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm so với thực tế)
Tài khoản này vừa có số dư cuối kỳ bên Nợ, vừa có số dư cuối kỳ bên Có Số dư Bên
Có phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán Số dư Bên Nợ pản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán Công ty có chi tiết tài khoản 331_Phải trả cho người bán theo từng đối tượng cụ thể như:
TK 331_A: Phải trả cho người bán A
TK 331_B: Phải trả cho người bán B
TK 331_ : Phải trả cho người bán (…)
Tài khoản 334_Phải trả cho người lao động
Công ty dùng tài khoản 334 để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động trong công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động Cụ thể như sau:
Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu
3.6.1.Đặc điểm kế toán nguồn vốn chủ sở hữu
Nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn hình thành nên các loại tài sản của doanh nghiệp do chủ doanh nghiệp và các nhà đầu tư góp vốn hoặc hình thành từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn chủ sở hữu là một thành phần quan trọng trong cơ cấu vốn, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp Trong Công ty TNHH một thành viên Thái Hoàng Linh, nguồn vốn chủ sở hữu được hình thành từ các cá nhân, thành viên tham gia góp vốn thành lập công ty Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm:
Vốn đầu tư của chủ sở hữu, là số tiền hoặc giá trị các tài sản mà các chủ sở hữu hoặc các cổ đông của công ty đã đóng góp vào công ty dể sở hữu hoặc đồng sở hữu công ty đó Đây là một trong những thành phần chính hình thành vốn chủ sở hữu doanh nghiệp.
Chênh lệch đánh giá lại tài sản Là phần chênh lệch giữa giá trị đã ghi trên sổ kế toán của tài sản với giá trị đánh giá lại của tài sản đó Đánh giá lại chủ yếu là tài sản cố định, một số trường hợp có thể và cần thiết đánh giá lại vật tư, công cụ, dụng cụ,…Giá trị tài sản được xác định lại trên cơ sở bảng giá Nhà nước quy định Số chênh lệch giá do đánh giá lại tài sản được hạch toán và xử lý theo chính sách tài chính hiện hành. Lợi nhuận chưa phân phối, phản ánh kết quả kinh doanh của công ty về việc lãi hay lỗ sau khi đã tính thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận của công ty hoặc tình trạng thực tế việc xử lý lỗ của doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối có thể được sử dụng để chia cho các chủ sở hữu, cổ đông, các thành viên hoặc để lại tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh của công ty.
Các khoản quỹ của công ty Các khoản quỹ của công ty được hình thành bằng cách trích lập một tỷ lệ nhất định từ phần lợi nhuận sau thuế để lại công ty theo quy định của chế độ tài chính và từ một số nguồn khác Các quỹ công ty được sử dụng cho từng mục đích, chỉ tiêu riêng Kế toán các quỹ công ty chủ yếu tại công ty là quỹ đầu tư phát triển (dùng để mở rộng, phát triển sản xuất kinh doanh, đầu tư theo chiều sâu,mua sắm, xây dựng tài sản cố định, cải tiến và đổi mới dây chuyền sản xuất, đổi mới công nghệ,…)
3.6.2 Nguyên tắc kế toán nguồn vốn chủ sở hữu
Kế toán không ghi nhận vốn góp theo vốn điều lệ trên giấy phép đăng ký kinh doanh Khoản vốn góp huy động, nhận từ các chủ sở hữu luôn được ghi nhận theo số thực góp tuyệt đối không ghi nhận theo số cam kết sẽ góp của các chủ sở hữu Trường hợp ghi nhận vốn góp bằng tài sản phi tiền tệ thì kế toán phải ghi nhận theo giá trị hợp lý của tài sản phi tiền tệ tại ngày góp vốn Việc xác định giá trị hợp lý của các tài sản góp vốn được thực hiện theo quy định hiện hành.
Việc sử dụng vốn đầu tư của chủ sở hữu, chênh lệch đánh giá lại tài sản, quỹ đầu tư phát triển để bù lỗ kinh doanh được thực hiện theo quyết định của chủ sở hữu, công ty phải thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật.
Việc phân phối lợi nhuận chỉ thực hiện khi công ty có lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Mọi trường hợp trả cổ tức, lợi nhuận cho chủ sở hữu quá mức số lợi nhuận sau thuế chưa phân phối về bản chất đều là giảm vốn góp, công ty phải thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật.
Việc nhận vốn góp bằng các loại tài sản vô hình nhưu bản quyền, quyền khai thác, sử dụng tài sản, thương hiệu, nhãn hiệu,…chỉ được thực hiện khi có quy định cụ thể của pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3.6.3 Phương pháp kế toán nguồn vốn chủ sở hữu a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 411_ Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh vốn do chủ sở hữu đầu tư hiện có và tình hình tăng, giảm vốn đầu tư của chủ sở hữu Cụ thể như sau:
Vốn đầu tư của chủ sở hữu giảm do:
Hoàn trả vốn góp cho các chủ sở hữu vốn
Giải thể, chấm dứt hoạt động doanh nghiệp
Bù lỗ kinh doanh theo quy định của cấp có thẩm quyền.
Vốn đầu tư của chủ sở hữu tăng do: Các chủ sở hữu góp vốn.
Bổ sung vốn từ lợi nhuận kinh doanh, từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu. Giá trị quà tặng, biếu, tài trợ (sau khi trừ các khoản thuế phải nộp) được ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Số dư Bên Có phản ánh số vốn đầu tư của chủ sở hữu hiện có trong doanh nghiệp.
Tài khoản 412_Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại tài sản hiện có và tình hình xử lý số chênh lệch đó ở doanh nghiệp Tài sản được đánh giá chủ yếu là TSCĐ, vật tư, CCDC, thành phẩm, hàng hóa Tài khoản này không phản ánh số chênh lệch đánh giá lại khi đưa tài sản đi góp vốn vào đơn vị khác, thay đổi hình thức sở hữu Cụ thể như sau:
Số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản
Xử lý số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản
Số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản
Xử lý số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản
Số dư tài khoản này nằm ở bên Có phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại tài sản chưa được xử lý.
Tài khoản 421_ Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp Phải hạch toán chi tiết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng năm tài chính, đồng thời theo dõi chi tiết theo từng nội dung phân chia lợi nhuận của doanh nghiêp Cụ thể như sau:
Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Trích lập các quỹ của doanh nghiệp
Chia cổ tức, lợi nhuận cho các chủ sở hữu.
Bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu
Số lợi nhuận thực tế của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ
Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh
- Số dư bên Có phản ánh số lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp chưa phân phối hoặc chưa sử dụng Đối với Tài khoản 421_Lợi nhuận chưa phân phối, công ty có 2 tài khoản cấp 2
TK 4211: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước T
K 4212: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
Tài khoản 441_ Quỹ đầu tư phát triển
Công ty dùng tài khoản này để phản ánh số hiện có và tình hình tăng - giảm quỹ đầu tư phát triển của doanh nghiệp, được trích lập từ lợi nhuận sau thuế Cụ thể như sau: Tài khoản 414
Tình hình chi tiêu, sử dụng quỹ đầu tư phát triển của doanh nghiệp
Qũy đầu tư phát triển tăng do được trích lập từ lợi nhuận sau thuế
Số dư bên Có phản ánh số quỹ đầu tư phát triển hiện có. b Chứng từ, sổ sách
Giấy báo Nợ và Giấy báo Có
Biên bản bàn giao tài sản Điều lệ công ty
Biên bản kiểm kê tài sản/ Biên bản đánh giá lại tài sản
Bảng kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận, các báo cáo kết quả kinh doanh
Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung c Phương pháp hạch toán
- Khi nhận vốn góp của các chủ sở hữu, kế toán hạch toán
Nợ Tk 111, 112: Nếu nhận vốn góp bằng tiền
Nợ TK 121, 128: Nếu nhận vốn góp bằng cổ phiếu, trái phiếu, các khoản đầu tư vào doanh nghiệp khác
Nợ TK 152, 153, 156, 211: Nếu nhận vốn góp bằng hàng tồn kho và TSCĐ
Có TK 411: Vốn góp của chủ sở hữu
Phần nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn điều chỉnh tăng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 211: Phần nguyên giá điều chỉnh tăng
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ (phần giá trị hao mòn điều chỉnh tăng)
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị còn lại tăng)
Phần nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn điều chỉnh giảm, kế toán hạch toán:
Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị còn lại giảm)
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ ( phần phần giá trị hao mòn điều chỉnh giảm)
Có TK 211: Phần nguyên giá điều chỉnh giảm
- Cuối kỳ, kết chuyển kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Trường hợp lãi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Trường hợp lỗ, kế toán hạch toán:
Nợ TK 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.