quả̉n trị hoạt động mua hàng của công ty tnhh thương mại và xuất nhập khẩu vihaba

Riêng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu thì công tác muahàng chiếm một vị trí quan trọng giúp tạo ra hàng hóa ban đầu để triển khai toàn bộ hoạtđộng kinh doanh, mang tới sản phẩm phù hợ

TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài

Trong năm 2023, kinh tế Việt nam chịu tác động xấu từ bối cảnh kinh tế thế giới đang gặp nhiều khó khăn và thách thức Nhiều nền kinh tế là đối tác thương mại lớn của Việt Nam có mức tăng trưởng chậm lại Trong đó mức tăng tổng giá trị tăng thêm toàn nền kinh tế, khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 3,83%, đóng góp 8,84% GDP. Khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng trưởng tích cực, giữ vững vai trò trụ đỡ của nền kinh tế kim ngạch xuất khẩu một số nông sản tăng cao như gạo, rau quả, cà phê…Các Bộ, Ban, Ngành Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn liên tục chung tay góp sức, phối hợp với Bộ Công Thương đàm phán tháo gỡ rào cản kỹ thuật, rào cản thương mại và mở cửa thị trường xuất khẩu; hỗ trợ các địa phương kết nối, thúc đẩy chế biến, tiêu thụ nông sản vào vụ thu hoạch.

Trong bối cảnh đẩy mạnh tiêu thụ và xuất khẩu nông sản của Việt Nam, mua hàng là công việc thường xuyên và liên tục, có vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hóa đầu vào thường xuyên để phục vụ cho hoạt động sản xuất hay cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp Riêng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu thì công tác mua hàng chiếm một vị trí quan trọng giúp tạo ra hàng hóa ban đầu để triển khai toàn bộ hoạt động kinh doanh, mang tới sản phẩm phù hợp với chi phí hợp lý cho thị trường nước ngoài, đóng góp vào lợi nhuận và tăng trưởng của doanh nghiệp. Đối với mặt hàng nông sản có nhiều đặc điểm riêng biệt, cần phải được chú ý thì hoạt động mua hàng hợp lý có thể giúp cho doanh nghiệp nâng cao được năng lực cạnh tranh, mang tới cho khách hàng của mình một nguồn hàng thực sự có chất lượng tốt. Nếu công tác mua hàng không được đảm bảo dẫn đến việc nông sản không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của từng quốc gia nhập khẩu sẽ dẫn đến tình trạng hàng bị tiêu hủy, hoàn trả không những gây tổn thất nặng đối với đơn vị xuất khẩu mà còn làm mất uy tín cho nông sản Việt Nam Ví dụ điển hình vào tháng 10 năm 2023, hai lô sầu riêng và ớt của Việt Nam khi xuất sang Nhật đã bị buộc tiêu hủy do tồn dư hóa chất vượt tiêu chuẩn cho phép Trong đó, riêng thiệt hại lô sầu riêng là 220 triệu đồng Vậy nên, cần cẩn trọng trong công tác mua và giám sát đầu vào là vấn đề vô cùng cấp thiết đối với các doanh nghiệp xuất khẩu nông sản.

Xuất khẩu mặt hàng nông sản Việt Nam cũng là mục tiêu chính cho hoạt động kinh doanh và phát triển doanh nghiệp của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba Công ty cũng luôn ý thức và nhận diện được rõ tầm quan trọng của việc quản trị hoạt động mua hàng Tuy đã có những kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng nhưng nhìn chung để tiến đến một chiến lược mua và quản trị nguồn cung hiệu quả thì còn khá mơ hồ Công ty dễ gặp phải các tình trạng mua hàng với chi phí cao,mối liên kết giữa doanh nghiệp với hợp tác xã, nông dân còn lỏng lẻo, chưa bền chặt… ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và lợi nhuận Đây cũng là tình huống dễ gặp tại các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu nông sản khác, cần cấp thiết có những biện pháp để khắc phục.

Do đó, em quyết định lựa chọn đề tài “Quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba” Em hy vọng những vấn đề mà khóa luận đề cập sẽ giúp ích cho hoạt động mua hàng tại công ty Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba và các doanh nghiệp xuất khẩu nông sản khác trở nên hoàn thiện và tối ưu hơn.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường, quản trị hoạt động mua hàng luôn được các doanh nghiệp chú trọng nhằm giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Do đó, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến công tác tổ chức mua hàng đã đưa ra các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp Dưới đây là một số đề tài nghiên cứu:

Phạm Chí Linh (2021),“Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt”, luận văn thạc sĩ kinh tế, trường Đại học Thương mại, Hà Nội.

Luận văn nêu ra những quan điểm về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp và phân tích những tác động của các yếu tố kinh tế, môi trường, văn hóa, xã hội tới sự phát triển trong hoạt động quản trị mua hàng của Công ty Từ đó, tác giả đã đưa ra những giải pháp cụ thể dành cho doanh nghiệp trong tương lai.

Hà Công Sinh (2022),“Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng nông sản phục vụ xuất khẩu thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy may và phụ tùng”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Thương Mại, Hà Nội Khóa luận nghiên cứu thực trạng, tình hình mua hàng và quy trình quản trị mua hàng của Công ty

Cổ phần xuất nhập khẩu máy và phụ tùng, cụ thể là mặt hàng nông sản, cũng như các yếu tố của môi trường ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua nông sản tại Công ty Sau khi nghiên cứu, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng nông sản tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy và phụ tùng trong những năm tiếp theo.

Paul Joesbury (2016), "Improving the Effectiveness of Procurement", Thesis, trường Đại học Aston, Vương quốc Anh Luận văn của Paul Joesbury đã đưa những khái niệm chung về hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp và phân tích những khó khăn, thách thức đối với hoạt động này ở Anh Từ những khó khăn đó, tác giả đã chỉ ra những vấn đề cần chú ý khi tiến hành hoạt động mua hàng và mang tới những giải pháp khắc phục, nâng cao hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp.

Tính tới thời điểm hiện tại chưa có nghiên cứu liên quan đến hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba Thực trạng được phân tích trong các đề tài trên chỉ dựa vào góc nhìn, quan điểm của các tác giả trong quá trình làm việc và nghiên cứu, chưa có sự đánh giá khách quan bằng phương pháp khảo sát bảng hỏi, phỏng vấn.

Do đó, đề tài “Quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba” có tính mới và chưa trùng lặp với những nghiên cứu đã công bố mà tác giả được biết cho tới nay và sẽ sử dụng phương pháp phỏng vấn để nâng cao tính hiệu quả cho đề tài.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba, đặc biệt chú trọng vào quy trình mua hàng bao gồm các nội dung: Xác định nhu cầu mua hàng; Quyết định phương thức mua; Xác định và lựa chọn nhà cung cấp; Đặt hàng, ký hợp đồng mua; Tiếp nhận hàng hoá; Đánh giá kết quả sau mua

Về nội dung, đề tài tiếp cận quá trình quản trị hoạt động mua hàng của công ty

TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba theo quá trình của hoạt động mua hàng của công ty Từ đó đưa ra nhận xét về thành công, hạn chế nhằm đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm hỗ trợ, nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động mua hàng cho công ty.

Về thời gian, các dữ liệu nghiên cứu được thu thập trong giai đoạn từ 2021 - 2023 và khóa luận cũng đưa ra những giải pháp định hướng cho tương lai đến năm 2030.

Về không gian, nghiên cứu hoạt động quản trị mua hàng nông sản của Công ty

TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba được nhập tại nguồn hàng được nuôi trồng, sản xuất và chế biến tại thị trường nội địa.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận được thực hiện với mục tiêu hệ thống cơ sở lý luận về quản trị hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Trên cơ sở đó có đánh giá nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hơn công tác quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba.

1.4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài hướng tới 3 nhiệm vụ chính

- Tập hợp và hệ thống một số lý luận cơ bản về quản trị hoạt động mua hàng bên trong doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba trong thời gian gần đây

- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hỗ trợ, nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Phương pháp nghiên cứu

Dựa trên những nội dung về cơ sở lý luận và để đảm bảo các phương pháp nghiên cứu phù hợp và logic về mặt khoa học, tính khả thi và hiệu quả trong giải quyết được các vấn đề đặt ra của đề tài nghiên cứu, tác giả lựa chọn phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng Dựa trên hai phương pháp cơ bản này đề tài cần thu thập cả hai loại dữ liệu là dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp.

- Phương pháp nghiên cứu định tính: Dựa trên các dữ liệu thu thập được từ việc tổng hợp các công trình nghiên cứu, các ấn phẩm, tài liệu báo chí, dữ liệu các ngành, các cấp nhằm hệ thống hóa, sử dụng phương pháp thống kê, so sánh, mô tả nhằm chỉ ra những vấn đề quan trọng trong công tác mua hàng và quản lý nguồn cung của các doanh nghiệp chế biến cà phê Phương pháp định tính được sử dụng phân tích báo cáo luận án trên cơ sở các dữ liệu thứ cấp có sẵn và quá trình phỏng vấn chuyên sâu.

- Phương pháp nghiên cứu định lượng: Trong đề tài này phương pháp nghiên cứu định lượng được sử dụng tính toán lượng hóa những chỉ số đơn giản, nhằm đo lường được yếu tố được xác định trong bảng hỏi Thang đo Liker 5 mức độ được sử dụng trong mẫu phiếu điều tra được đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 điểm nhằm đánh giá mức độ hài lòng, mức độ khó khăn, mức độ quan trọng Khi các dữ liệu được thu thập thông qua các bước điều tra khảo sát tác giả tổng hợp, thống kê phân tích và mô tả định lượng trên những yếu tố cơ bản như; (1) Tính trị trung bình nhằm đo lường mức độ trung bình của mỗi yếu tố được xây dựng trong thang đo; (2) Tính tần số xem mức độ, tần suất trả lời các câu hỏi, các nhóm vấn đề được trả lời xuất hiện

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu a) Đối với dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu bên ngoài:nghiên cứu sử dụng dữ liệu đến từ giáo trình, bài giảng của trường Đại học Thương mại và các trường Đại học khác thuộc khối kinh tế, các công trình nghiên cứu, bài viết trong và ngoài nước về đề tài quản trị mua hàng nói riêng và chuỗi cung ứng nói chung Ngoài ra, khóa luận này còn sử dụng các thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng, công tác quản trị mua hàng được tìm kiếm trên các thông tin điện tử chính thống như: Bộ Công thương Việt Nam, Tạp chí kinh tế Việt Nam, Tạp chí Vietnam Logistics Review - VLR…

Nguồn nội bộ công ty: Nguồn dữ liệu liên quan đến tình hình kinh doanh, hoạt động mua hàng được cung cấp bởi phòng kế toán, phòng mua hàng và phòng kinh doanh Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba. b) Đối với dữ liệu sơ cấp:

Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ quá trình quan sát thực tế trong suốt thời gian thực tập, làm việc trực tiếp kết hợp với hỏi ý kiến nhân viên tại công ty Sau đó tiến hành ghi chép và chắt lọc các thông tin phù hợp để đưa vào khóa luận tốt nghiệp.

Cách thức thu thập dữ liệu sơ cấp được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn.Phỏng vấn trực tiếp chị Trần Thị Khánh Linh - Trưởng phòng mua hàng của công ty để hiểu hơn công tác tổ chức quản trị hoạt động mua hàng của công ty Từ đó hiểu hơn hoạt động mua hàng của công ty và đưa ra những đánh giá, nhận định riêng nhằm hỗ trợ phát triển hoạt động mua hàng của công ty Ngoài ra, còn phỏng vấn toàn bộ 4 nhân viên Phòng mua hàng của công ty Nội dung phỏng vấn nhân viên chủ yếu để thu thập ý kiến của nhận viên đối với các nội dung liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng mà công ty đang thực hiện, và để thu thập thêm thông tin về thực trạng hoạt động mua hàng đang được diễn ra trong công ty.

1.5.2 Phương pháp phân tích số liệu

Phương pháp so sánh, phân tích: So sánh kết quả kinh doanh của công ty qua từng năm 2021, 2022, 2023, đánh giá hiệu quả của hoạt động quản trị nguồn cung và phân tích các tác nhân ảnh hưởng đến hoạt động này.

Phương pháp tổng hợp thống kê: là tiến hành tập trung, chỉnh lý các tài liệu đã thu thập được, từ đó rút ra những thông tin hữu ích và đưa ra những kết luận có tính chất chung quy và có thể tổng quát hóa.

Kết cấu khóa luận

Đề tài được chia làm 4 chương:

Chương 1:Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Tập trung nêu ra tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, xác lập và tuyên bố mục tiêu nghiên cứu, đề ra phương pháp nghiên cứu; xây dựng đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Chương 2:Cơ sở lý luận về quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Chương này đưa ra một số khái niệm liên quan đến mua hàng, các loại hàng hóa mua, cấu trúc tổ chức mua hàng Tập trung nghiên cứu đi sâu vào các vấn đề liên quan đến nội dung quản trị quản trị hoạt động mua hàng và các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hoạt động mua hàng.

Chương 3:Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Nội dung chương 3 giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba, kết quả kinh doanh của các năm gần đây và đưa ra các kết quả phân tích dữ liệu của phỏng vấn phiếu điều tra cũng như dữ liệu thứ cấp liên quan đến quản trị hoạt động mua hàng Từ đó, rút ra những thành công và hạn chế của công ty trong vấn đề quản trị hoạt động mua hàng.

Chương 4: Đề xuát giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Chương 4 đưa ra những xu hướng xuất khẩu mặt nông sản Việt Nam; những định hướng về hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tới Từ đó, đề xuất các giải pháp và các kiến nghị đối với doanh nghiệp và nhà nước nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động mua hàng của công ty.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT DỘNG MUA HÀNG TRONG

Một số vấn đề lý luận của quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Theo quan điểm truyền thống, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược

Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm mua là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược.

Trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng. Theo cách tiếp cận này, mua được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp

Với quan điểm tiếp cận hoạt động mua hàng ở đây là nghiệp vụ, quá trình thực hiện các bước trong việc thu mua các nguồn lực đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nên khóa luận sẽ tiếp cận theo quan điểm mua hàng của Monczka & ctg, 2021, mua hàng làhệ thống các thực hiện chức năng và các quyết định nhằm có được lực lượng hàng hóa vật tư đầu vào phụ vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. b) Khái niệm quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Tiếp cận theo quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, kiểm tra và đánh giá hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Tiếp cận theo tác nghiệp : Quản trị mua hàng là hoạt động bao gồm các công việc như xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá và đánh giá kết quả thực hiện.

Quản trị mua hàng là một quá trình phân tích để tìm ra câu trả lời cho các quyết định như mua hàng gì, mua của ai, mua với số lượng và giá cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạp diễn ra liên tục và được lặp lại thành một chu kì, công tác này liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích trong quản lý và cung ứng của doanh nghiệp.

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của mua hàng a) Mục tiêu

Theo Monczka (2021) chỉ ra những mục tiêu chính trong mua hàng và quản lý nguồn cung của một tổ chưức, để đảm bảo một quá trình mua hàng hiệu quả cần nhắm đến 5 mục tiêu cơ bản sau: Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua cần đáp ứng liên tục các yêu cầu của khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng Các khách hàng nội bộ có thể bao gồm: bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kỹ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin.

Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý đội ngũ nhân viên thu mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua,

Phát triển nguồn cung ứng:Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo:

- Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh.

- Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng.

- Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh.

Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới Duy trì mối quan hệ với các NCC bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy.

Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức.

Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức:Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược, cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường c) Vai trò

Mua là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên Mua không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua Vì vậy, mua phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:

Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng:Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và NTD Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác bộ phận mua cũng cần hiểu biết rõ về nhu cầu khách hàng để đưa ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp.

Khái quát về hàng hóa mua và cấu trúc tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp15 1 Đặc điểm của các loại hàng hóa mua

Hình 2.1: Các loại hàng hóa mua

(Nguồn: Slide bài giảng Bộ môn Mua và quản lý nguồn cung)

Các tổ chức mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau, các loại hàng mua (Category) được chia thành các nhóm chính với các đặc điểm dưới đây:

Nguyên liệu thô: Nguyên liệu thô là dạng vật liệu cơ bản mà từ đó sản phẩm hoàn thiện hay vật liệu trung gian được sản xuất hay tạo ra Vật liệu thô biểu thị cho giá trị đầu vào trong việc sản xuất các sản phẩm khác Ví dụ, dầu mỏ là vật liệu thô để cung cấp các sản phẩm hoàn thiện như nhiên liệu, chất dẻo và các mặt hàng hóa học hay dược phẩm Thuật ngữ vật liệu thô còn được dùng để biểu thị cho vật liệu đến từ tự nhiên, ở tình trạng mới khai thác hoặc sản xuất một cách hạn chế như than đá, dầu mỏ hay nước biển Nguyên liệu thô gồm các mặt hàng như dầu mỏ, than đá, gỗ và các kim loại như đồng, kẽm Nó còn bao gồm các nguyên liệu nông nghiệp như đậu nành, bông, lúa, ngô, Đặc điểm chính của nguyên liệu thô là chưa có sự chế biến, bất kỳ quá trình xử lý nào xảy ra làm cho nguyên liệu thô có thể bán được đều biến nó thành vật liệu trung gian.

Bán thành phẩm và linh kiện: Các bản thành phẩm và linh kiện bao gồm tất cả các mặt hàng được mua từ các NCC cần thiết để hỗ trợ hoạt động sản xuất sản phẩm cuối cùng Quản lý việc mua các danh mục này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Sản phẩm hoàn chỉnh: Các tổ chức mua các sản phẩm hoàn chỉnh từ các NCC bên ngoài để sử dụng nội bộ hoặc để bán lại cho NTD mà không cần phải xử lý thêm. Một nhà sản xuất có thể bán ra thị trường một mặt hàng được sản xuất bởi nhà sản xuất khác dưới thương hiệu riêng của mình Đó là khi công ty muốn tập trung vào khả năng thiết kế của mình và thuê ngoài tất cả hoạt động còn lại.

Sản phẩm hỗ trợ sản xuất: Các mặt hàng hỗ trợ sản xuất, hỗ trợ trực tiếp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp Bao gồm các vật liệu cần thiết để đóng gói và vận chuyển các sản phẩm cuối cùng như pallet, hộp, thùng vận chuyển chính, băng keo, túi, bao bì, các vật liệu chèn lót và vật liệu đóng gói khác.

Dịch vụ: Hầu hết các công ty dựa vào các nhà thầu bên ngoài cho một số hoạt động hoặc dịch vụ nhất định Một công ty có thể thuê dịch vụ chăm sóc cỏ hoặc chuyên gia về máy lạnh để xử lý các hỏng hóc mà nhân viên bảo trì không thể thực hiện Các dịch vụ phổ biến khác như sửa chữa máy, vệ sinh, nhập dữ liệu, tư vấn và dịch vụ ăn uống Tuy nhiên, mức độ chú ý và sự chuyên nghiệp có thể tạo ra các dịch vụ tốt với tổng chi phí thấp nhất Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm các hợp đồng dài hạn với các NCC dịch vụ giống như họ làm với các danh mục hàng mua có giá trị cao khác.

Thiết bị chính: Mua thiết bị liên quan đến việc mua tài sản sử dụng lâu hơn một năm Có một số loại thiết bị thường được mua, trước hết là các thiết bị tiêu chuẩn chung không có yêu cầu thiết kế đặc biệt Ví dụ như hệ thống máy tính, đồ nội thất, thiết bị xử lý vật liệu đa năng Loại thứ hai là thiết bị được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầu riêng, như máy móc sản xuất chuyên dụng, dây chuyền sản xuất mới, máy công cụ chuyên dụng, thiết bị tạo ra năng lượng Việc mua các mặt hàng này đòi hỏi sự thống nhất kỹ thuật chặt chẽ giữa người mua và người bán.

2.2.2 Cấu trúc tổ chức của mua hàng tại doanh nghiệp

Mua có vị trí kết nối giữa các bộ phận bên trong doanh nghiệp với các yếu tố môi trường bên ngoài, đặc biệt là kết nối với các NCC đầu vào nên thiết kế cấu trúc tổ chức của bộ phận mua trở nên đặc biệt quan trọng trong quản lý tổ chức của doanh nghiệp.

Cấu trúc mua phải được xác lập phù hợp với định hướng chiến lược và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi xác định chiến lược chuỗi cung ứng và chiến lược mua, cần chọn lựa một cơ cấu tổ chức mua thích hợp. a) Cấu trúc tập trung:

Hình 2.2: Cấu trúc tổ chức mua hàng tập trung tại doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình quản trị Logistics kinh doanh - ĐH Thương mại)

Là cấu trúc trong đó phòng mua đặt tại trụ sở công ty hoặc cơ sở sản xuất lớn nhất Bộ phận này sẽ tập trung các yêu cầu mua từ các vị trí trong mạng lưới của công ty, quyết định tất cả các vấn đề mua như số lượng, chính sách giá, hợp đồng, thương lượng, lựa chọn và đánh giá NCC Một số lợi thế của hình thức này:

- Tập trung khối lượng: Mua tập trung sẽ có quy mô lớn nên có thể nhận được mức chiết khấu theo quy mô, những điều khoản mua có lợi khác và giảm chi phí vận chuyển Quy mô mua lớn cũng làm tăng vị thế và sức mạnh của công ty trong quá trình đàm phán. Các NCC thường sẵn sàng thương lượng và đưa ra những điều khoản tốt hơn khi số lượng hàng đặt mua lớn.

- Tránh trùng lặp: Cơ chế tập trung có thể loại bỏ xác suất trùng lặp các công việc Công ty chỉ cần phát hành một thư hỏi hàng với khối lượng lớn để mua các nguyên vật liệu giống nhau cho nhiều cơ sở của mình, nên có thể loại bỏ sự lặp lại các tác nghiệp liên quan đến mua, nhờ vậy cũng góp phần giảm chi phí nhân công.

- Chuyên môn hóa: Mua tập trung cho phép người mua chuyên môn hóa vào một nhóm mặt hàng cụ thể thay vì chịu trách nhiệm về tất cả các mặt hàng và dịch vụ Cơ chế này giúp bên mua có nhiều thời gian và nguồn lực để tìm hiểu những nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua nên có thể trở thành những người mua chuyên nghiệp.

- Giảm chi phí vận chuyển: Do khối lượng hàng mua lớn nên có thể tận dụng triệt để tính kinh tế nhờ quy mô trong vận chuyển.

- Không có sự cạnh tranh giữa các cơ sở của doanh nghiệp: Trong hệ thống phân quyền, khi các cơ sở khác nhau cùng mua một nguyên vật liệu, có thể xảy ra tình trạng cạnh tranh lẫn nhau, đặc biệt khi nguyên vật liệu được mua từ một NCC Hệ thống tập trung sẽ loại bỏ vấn đề này.

- Hệ thống NCC chung: Do sử dụng hệ thống NCC chung nên tạo điều kiện quản lý và đàm phán hợp đồng dễ dàng hơn. b) Cấu trúc phân quyền:

Hình 2.3: Cấu trúc tổ chức mua hàng phân quyền tại doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình quản trị Logistics kinh doanh - ĐH Thương mại)

Là hệ thống trong đó các phòng mua cục bộ như ở cấp phân xưởng sẽ tự quyết định mua cho bộ phận của mình Đây là dạng cấu trúc phổ biến trong quá khứ, thường sử dụng trong các doanh nghiệp khi mua chưa được nhìn nhận như một chức năng Tuy nhiên, cấu trúc này có tầm nhìn hẹp và phù hợp với các vấn đề và thị trường kinh doanh địa phương Một số ưu điểm của hệ thống mua phân quyền bao gồm:

Nội dung của quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Quá trình mua là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua Quá trình mua của doanh nghiệp thường có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp.

Hình 2.5: Quá trình mua trong doanh nghiệp

(John Joseph Coyle và cộng sự, 2006)

2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Quy trình cung ứng hàng hóa bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần mua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng Nhu cầu này có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo thị trường hay yêu cầu của khách hàng Vì vậy, hoạt động này cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sản xuất, quản trị chất lượng, bộ phận bán hàng và thu mua Sau khi đã xác định được nhu cầu hàng hóa, các nhu cầu này cần phải được lượng hóa thành các chỉ tiêu, con số cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm.

2.3.2 Quyết định mua hay tự làm

Khi đã có được danh sách lượng hàng hóa cần mua cùng với các tiêu chí về kỹ thuật và chất lượng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch cung ứng hàng hóa Trước khi chào mời các NCC bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Quyết định mua hay tự làm này phụ thuộc vào các yếu tố sau:

- Năng lực cốt lõi, nguồn tài chính, nhân lực và công nghệ của doanh nghiệp

- Lợi ích về chi phí của việc tự làm so với mua ngoài

- Độ tin cậy và tính linh hoạt của NCC

Tự làm có thể giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng hàng hóa cho sản xuất, kinh doanh, chất lượng sản phẩm cũng sẽ hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đã đề ra. Tuy nhiên lại đòi hỏi cao về nguồn lực và thời gian và không phải lúc nào tự làm cũng tiết kiệm tổng chi phí hơn mua ngoài.

2.3.3 Xác định phương thức mua và thời điểm mua a) Xác định phương thức mua

Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với NCC, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phức tạp của hoạt động này Ba phương thức mua cơ bản bao gồm:

- Mua lại (straight rebuy hay routine purchase) được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ, không có những vấn đề lớn cần điều chỉnh và thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng lại đơn hàng từ phía người mua Các nhà cung ứng hiện nay thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này.

- Mua lại có điều chỉnh (modified rebuy) là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán Thường gặp trong trường hợp nhu cầu mua thay đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung.

- Mua mới (new buy) là hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như khi bắt đầu kinh doanh, khi kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn hàng.

Bảng 2.1: So sánh các phương thức mua

Phương thức Đặc điểm Thực hiện Chi phí - thời gian Mua lại thẳng

Nhà cung cấp hiện tại

Tình thế ít biến động Đặt lại hàng Thấp

Mua lại có điều chỉnh

Nhà cung cấp hiện tại

Thương lượng điều chỉnh cần thiết Chuyển nhà cung cấp mới

Chi phí thương lượng lớn nếu tìm nhà cung cấp mới Kéo dài thời gian

Sản phẩm kinh doanh, thị trường mới

Tình thế thay đổi Nguồn hàng tốt hơn

Xác định lại nguồn hàng

Lớn Thời gian kéo dài

(Nguồn: Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh - ĐH Thương mại) b) Xác định thời điểm mua

Thời điểm mua hàng cũng là một quyết định mà doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch từ trước Có 3 thời điểm mua mà doanh nghiệp thường lựa chọn:

- Mua tức thì: là việc mua hàng hóa và dịch vụ ngay khi xuất hiện nhu cầu nhằm kịp thời cung ứng hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

- Mua trước: việc mua diễn ra trước khi phát sinh nhu cầu, nhằm cung cấp một lượng hàng hóa lớn trong dài hạn.

- Mua đầu cơ: là việc thu mua một lượng hàng hóa nhiều hơn hẳn thông thường Việc mua không nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà là một sự phòng ngừa cho những biến động của thị trường trong tương lai.

Ngoài lựa chọn phương thức và thời điểm mua, kế hoạch mua hàng còn phải thể hiện rõ vai trò, nhiệm vụ của từng tổ chức, cá nhân trong quy trình Đồng thời cần vạch rõ mức độ hoàn thành nhiệm vụ, kết quả thực hiện và chu kỳ mua hàng tháng bằng những con số, chỉ tiêu cụ thể.

2.3.4 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người mua phải tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp Yêu cầu thông tin và yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Ngoài ra, việc chọn nhà cung cấp còn dựa vào các chỉ tiêu khác: chất lượng, độ tin cậy, nguồn lực, tài chính, chất lượng mong muốn, địa điểm nhà cung cấp Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết Các nhà cung cấp này sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp.

2.3.5 Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ

Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanh nghiệp Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở của bên mua. Hàng hóa sau khi được bàn giao cho bên mua thì đã hoàn toàn nằm dưới quyền định đoạt của bên mua Doanh nghiệp có thể trực tiếp sử dụng hàng hóa cho sản xuất và kinh doanh Nhưng thông thường, hàng hóa sau khi giao nhận sẽ tiến hành nhập kho để dự trữ và thực hiện các biện pháp bảo quản Tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp, quy mô lô hàng và đặc trưng của hàng hóa mà có các chiến lược dự trữ cũng như biện pháp bảo quản khác nhau Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng NCC thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua, vẫn cần tiếp tục theo dõi NCC và lô hàng mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn.

Trong giai đoạn cuối của quá trình, người mua cần nỗ lực kiểm soát, giám sát các đơn đặt hàng và hoạt động giao hàng, đánh giá và phát triển các đối tác cung cấp Bước này phải đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn và xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua thường bao gồm các tiêu chuẩn lô hàng (mức độ đáp ứng về số lượng, cơ cấu, chất lượng), tiêu chuẩn hoạt động (thời gian, mức độ tin cậy của việc thực hiện đơn hàng),tiêu chuẩn chi phí (mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua)

Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp

2.4.1 Các yếu tố vĩ mô

Các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô như cơ chế chính sách pháp lý, hạ tầng cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin có ảnh hưởng không nhỏ tới công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng, cũng như năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. a) Chính sách pháp lý

Sự ổn định của hệ thống chính trị, luật pháp, chính sách của một quốc gia có ảnh hưởng rất nhiều đến sự ổn định và khả năng phát triển của các ngành kinh tế nói chung. Đối với công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng không nằm ngoài sự tác động đó Ở một quốc gia có chính trị ổn định sẽ tạo môi trường thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, ổn định chính trị tạo động lực cho phát triển hoạt động đầu tư, tăng trưởng kinh tế và thúc đẩy chi tiêu của người tiêu dùng dẫn đến tăng nhu cầu và tạo điều kiện các doanh nghiệp tăng quy mô và phát triển mạng lưới bán hàng Hệ thống chính sách minh bạch, thông thoáng và công bằng cũng sẽ là môi trường thuận lợi cho phát triển các nguồn cung ứng có chất lượng tốt, hoạt động thu mua của các doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn. b) Môi trường kinh tế, dân cư: Đây là yếu tố cơ bản quan trọng, trực tiếp tác động tới các doanh nghiệp, hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng rất lớn bới các điều kiện về phát triển kinh tế, sự thay đổi dân cư, nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng.

- Lạm phát: Lạm phát là tất yếu, nó mang tính quy luật của mọi nền kinh tế, đặc biệt với nền kinh tế đang phát triển Lạm phát làm cho giá trị đồng tiền bị suy giảm Lạm phát làm cho sức mua và phản ứng của người tiêu dùng chậm lại hoặc thay đổi, do đó có tác động trực tiếp đến các doanh nghiệp Khi nhu cầu thay đổi, diễn biến giá cả phức tạp, nguồn cung của doanh nghiệp trở nên bất ổn, việc thu mua đáp ứng nhu cầu đầu ra sẽ diễn biến khó lường Chính vì vậy lạm phát là yếu tố tác động rất mạnh tới toàn bộ nền kinh tế, trong đó tác động không nhỏ tới các doanh nghiệp, cụ thể là công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.

- Suy thoái kinh tế: Đây là hiện tượng khi GDP giảm hoặc tăng rất chậm làm cho nền kinh tế giảm sút Trong thời kỳ suy thoái, chi tiêu của người tiêu dùng giảm xuống đôi khi rất nhanh, làm cho mức bán và lợi nhuận của các thành viên giảm tương đối Các công ty có quy mô lớn với lượng hàng hoá dự trữ lớn sẽ ảnh hưởng nặng nề thậm chí bị phá sản.

- Sự thiếu hụt: Sự thiếu hụt một loại sản phẩm nào đó trong quá trình kinh doanh xảy ra thường xuyên, với bất cứ khi nào và ở đâu Hiện tượng này gây ảnh hưởng tới tất cả các doanh nghiệp Sự thiếu hụt có thể làm cho mối quan hệ nhà cung cấp và doanh nghiệp bị lỏng lẻo, dẫn tới cấu trúc chuỗi thay đổi có thể theo hướng bất lợi trong lâu dài Giá hàng hoá trong thời kỳ này sẽ tăng lên, và một chương trình xúc tiến từ các nhà sản xuất sẽ ít được đầu tư hơn.

- Điều kiện về dân cư: Dân cư luôn là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế Trong đó công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng ảnh hưởng ở những khía cạnh sau:

+ Mật độ dân cư, tỷ lệ độ tuổi dân cư ảnh hưởng trực tiếp tới nguồn lực lao động ở mỗi địa phương, mỗi vùng nguyên liệu khác nhau, chính vì vậy nguồn cung của các doanh nghiệp có thể bị tác động lớn bởi dân cư ở các vùng nguyên liệu có thể không đồng đều, hoặc không đủ đáp ứng nhu cầu lao động dẫn tới giá cả đắt đỏ, trực tiếp ảnh hưởng tới công tác thu mua, cũng như tìm kiếm các nguồn cung ổn định, lâu dài của doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp phải tìm kiếm các nguồn cung xa vị trí doanh nghiệp kinh doanh, để có được lợi thế nguồn lực lao động dồi dào Tận dụng lợi thế giảm chi phí thu mua, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

+ Năng lực, trình độ dân cư quyết định rất lớn tới chất lượng nguồn cung, khả năng thay đổi, phát triển cũng như hợp tác với doanh nghiệp, hình thành nên những liên kết bền vững lâu dài giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Đặc biệt trình độ dân cư ở các vùng sản xuất, vùng nguyên liệu doanh nghiệp sẽ tác động tới tối ưu hóa về năng xuất, với lao động có chất lượng cao, năng xuất của họ lớn hơn rất nhiều, cũng như sản phẩm tạo ra có khả năng cạnh tranh tốt hơn. c) Hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật

Hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật quốc gia bao gồm hạ tầng giao thông, hạ tầng công nghệ thông tin, hạ tầng về cảng biển, hạ tầng hệ thống kho bãi Một quốc gia phát triển có hạ tầng kỹ thuật hiện đại sẽ giúp cho các doanh nghiệp hoạt động trong quốc gia đó tiết kiệm được chi phí và nâng cao năng lực trình độ dịch vụ khách hàng của mình. Đây là nhân tố tác động rất lớn đến hoạt động chung của doanh nghiệp, đặc biệt với các mục tiêu của quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng:

- Hạ tầng cơ sở vậy chất kỹ thuật tác động đến chất lượng hàng hóa đầu vào, trong quá thu mua nguyên liệu: Quá trình thu mua hàng hóa còn phụ thuộc rất lớn vào hạ tầng quốc gia Những yêu cầu công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng đòi hỏi rất cao về thời gian, không gian và độ tin cậy trong quá trình cung ứng chỉ được đáp ứng khi hạ tầng quốc gia đó phát triển Sẽ không thể đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp nhanh, chính xác, chất lượng cao, kịp thời nếu hạ tầng yếu kém, tình trạng tắc nghẽn giao thông xảy ra thường xuyên, khả năng vận tải thấp…

- Hạ tầng về công nghệ thông tin quốc gia có ảnh hưởng rất lớn tới quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, khả năng tích hợp công nghệ ảnh hưởng lớn tới hạ tầng quốc gia, bản thân doanh nghiệp phát triển công nghệ phụ thuộc rất lớn vào hạ tầng công nghệ này Trong điều kiện hiện nay công nghệ thông tin đang đóng vai trò then chốt trong phát triển kinh tế xã hội nói chung Đặc biệt với cuộc các mạng công nghệ 4.0 đang thay đổi diện mạo toàn bộ nền kinh tế, chuyển đổi số trong toàn bộ hoạt động nền kinh tế Chuyển đổi số trong doanh nghiệp đang là đòi hỏi tất yếu Để tối ưu hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh, nâng cao năng xuất, và tăng khả năng kết nối doanh nghiệp ngày này chắc chắn phải thích ứng với thời đại số Đặc biệt trong công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp tối ưu hóa về thời gian, không gian, chi phí và hiệu quả toàn bộ hoạt động. d) Công nghệ thông tin

Các ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng phát triển, có vai trò rất quan trọng trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng và quản lý nguồn cung Trong một số hoạt động chủ yếu các ứng dụng CNTT này có thể áp dụng ở những hoạt động như; (1) Tìm nguồn cung ứng và mua sắm, (2) Lập kế hoạch nhu cầu, (3) Quản lý thương mại toàn cầu và (4) Hệ thống quản lý vận tải Các danh mục này tuân theo hai danh mục phần mềm chung là lập kế hoạch và thực hiện Phần mềm lập kế hoạch tìm cách cải thiện độ chính xác của dự báo, tối ưu hóa kế hoạch sản xuất, giảm chi phí vốn lưu động, rút ngắn thời gian chu kỳ, cắt giảm chi phí vận chuyển và cải thiện dịch vụ khách hàng Phần mềm thực thi giúp lấy nguyên vật liệu và quản lý dòng vật chất từ các nhà cung cấp thông qua phân phối hạ nguồn để đảm bảo rằng khách hàng nhận được đúng sản phẩm ở đúng địa điểm, thời gian và chi phí Nó có thể được tóm tắt là “hậu cần tinh gọn”, “hoạt động tinh gọn” và “cung cấp tinh gọn”

2.4.2 Các yếu tố vi mô a) Nhà cung cấp

Nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp đảm bảo việc lưu thông hàng hóa liên tục, xây dựng uy tín với khách hàng Nhà cung cấp có năng lực, đủ điều kiện để thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả của hoạt động quản trị mua hàng Đối với các nhà cung cấp có tốc độ đáp ứng nhanh chóng, đúng lúc các nhu cầu về hàng hóa sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và ngược lại Khi lựa chọn các nhà cung cấp không phù hợp sẽ khiến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp gặp hạn chế khi nhà cung cấp không thể đảm bảo được các yêu cầu về số lượng và chất lượng nguồn lực đầu vào cũng như về thời gian cung ứng kịp tiến độ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thực tế, một doanh nghiệp có thể có nhiều nhà cung cấp và sự cạnh tranh được thể hiện một cách rõ rệt giữa các nhà cung cấp Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp một cách hợp lý đâu là nhà cung cấp phù hợp cho mình và loại bỏ những nhà cung cấp không phù hợp. b) Khách hàng

Khách hàng sử dụng sản phẩm hay dịch vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển nên nhu cầu của khách hàng sẽ quyết định tới công tác mua hàng Doanh nghiệp căn cứ dựa trên thông tin của khách hàng để từ đó xác định họ cần mua hàng với số lượng, chất lượng như thế nào; giá cả hàng hóa mua vào là bao nhiêu và thời gian cung cấp nhanh hay chậm để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì thế nên khi nhu cầu khách hàng thay đổi thì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng cần linh hoạt tùy theo sự biển đổi đó Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và tổng hợp thị hiếu khách hàng để đưa ra chính sách mua hàng hiệu quả góp phần nâng cao giá trị và năng lực cạnh tranh của mình trên thị trường. c) Đối thủ cạnh tranh

Trên thị trường, doanh nghiệp sẽ luôn có đối thủ cạnh tranh về giá, chất lượng hàng hóa, chất lượng cung cấp dịch vụ, Một doanh nghiệp nếu chủ quan không nhận biết được sự thay đổi của đối thủ sẽ khiến họ dần mất đi khách hàng, hoạt động sản xuất kinh doanh bị giảm sút Doanh nghiệp cần định vị được vị trí của mình trên thị trường qua đối thủ cạnh tranh và liên tục hoàn thiện các quy trình để phát triển Do đó, các doanh nghiệp luôn thay đổi về giá cả, chất lượng sản phẩm, chất lượng cung cấp dịch vụ để trở nên nổi bật hơn so với đối thủ của mình Hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp vì thế là yếu tố quyết định một doanh nghiệp có cạnh tranh được với đối thủ của mình hay không Quản trị mua hàng tốt sẽ thu hút các nhà cung cấp của đối thủ cũng như là khách hàng trên trị trường Từ đó, các doanh nghiệp luôn nghĩ cách làm sao để hoạt động quản trị mua hàng phải đạt được hiệu quả cao nhất. e) Nguồn nhân lực

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG

Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba (Vihaba Co.,Ltd), hay còn gọi là Vihaba Công ty có tên quốc tế là Vihaba Trade and Import – Export Company Limited Công ty hoạt động và đăng ký kinh doanh từ 17/03/2014 với người đại diện công ty là bà Đỗ Thị Dung – Giám đốc Công ty.

Hình 3.1: Logo Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba

(Nguồn: Website Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba)

Khi mới thành lập, công ty hoạt động trong thị trường nội địa với việc cung cấp dụng cụ nhà bếp và nguyên liệu chế biến của các chuỗi của hàng Bằng sự nỗ lực, tâm huyết với dịch vụ bán hàng, công ty đã được nhiều thương hiệu tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường: Aeon Mall, Highland Coffee, Starbucks, Burger King, Domino’s Pizza… và nhiều doanh nghiệp khác Tuy nhiên, tính từ năm 2018, công ty đã dần chuyển hướng mục tiêu hoạt động kinh doanh chính là xuất khẩu các mặt hàng nông sản Việt Nam, hoạt động kinh doanh nội địa vẫn được triển khai nhưng đóng vai trò thứ yếu của công ty Với mục tiêu trở nâng tầm vị thế nông sản Việt trên thị trường thế giới và trả thành cầu nối uy tín giữa doanh nghiệp nước ngoài với thị trường nông sản nội địa, công ty đã có những thành công nhất định trên các sàn thương mại điện tử và các trang mạng xã hội Đặc biệt tại sàn thương mại điện tử Alibaba.

Vihaba đã vinh dự nhận được nhiều giải thưởng danh giá Năm 2019 được vinh dự đứng trong bảng xếp hạng “Top global seller on Alibaba.com” Năm 2020 công ty được cấp giấy chứng nhận FDA cho 20 chủng loại nông sản và nhận danh hiệu “Dịch vụ xuất sắc” trong lễ trao thưởng “Top 10 Enterprises of New Power 2020 on Alibaba.com”. Trong năm 2021 công ty được nhận giải thưởng những người có hoạt động bán hàng tốt nhất trong sự kiện “Super September 2021” trên sàn Alibaba.com Cũng trong năm 2021, công ty đã được mời làm gương mặt đại diện cho các nhà kinh doanh Việt Nam tham dự sự kiện “E-commerce Master Global Final” nhằm chia sẻ cách thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất khẩu thông qua thương mại điện tử trong bối cảnh đại dịch Covid-19

3.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty cung cấp) Chức trách của từng bộ phận trong công ty

Giám đốc:Chính là đại diện công ty - bà Đỗ Thị Dung Là người trực tiếp đưa ra những định hướng phát triển và các quyết định cho các hoạt động của công ty Người đứng đầu trong việc chỉ huy, nắm bắt các hoạt động ở các phòng ban khác nhau

Phòng Marketing: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán, quảng cáo sản phẩm trên các kênh bán hàng Đẩy mạnh tốc độ nhận diện thương hiệu của công ty tới khách hàng Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện tìm kiếm dữ liệu khách hàng và đẩy cho bộ phận kinh doanh tư vấn bán hàng

Phòng kinh doanh:Trao đổi, tư vấn, cung cấp thông tin sản phẩm tới khách hàng giúp khách hàng lựa chọn và chốt đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng Ngoài ra, phòng kinh doanh xuất khẩu cũng sẽ là bộ phận đảm nhận việc tính giá bán hàng hóa cho khách hàng có nhu cầu mua và ước tính lợi nhuận cho công ty sau mỗi đơn hàng.

Phòng mua hàng: Đây là phòng đảm nhận toàn bộ các công việc liên quan đến lập kế hoạch và thực hiện công tác thu mua nông sản xuất khẩu Phòng mua hàng đảm nhận các nhiệm vụ chính: tìm kiếm, ký kết hợp đồng với các NCC, thu mua sản phẩm trong nước và ngoài nước Giám sát quá trình cung ứng hàng hóa của NCC Đảm bảo nguồn hàng cho công ty luôn có sẵn, dồi dào, đảm bảo chất lượng, đáp ứng đúng thông số kỹ thuật khách hàng yêu cầu Ngoài ra phong mua hàng cũng đảm nhận việc giám sát các công việc liên quan đến kho, vận chuyển, chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu, lo việc thuê ngoài, tính giá hàng hóa về kho và tính giá bán các sản phẩm cho công ty…Có thể thấy đây là phòng có khối lượng công việc nặng nhất, nhiều nhất Vậy nên, phòng mua hàng đóng góp một vai trò vô cùng lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng hành chính - nhân sự: Trực tiếp làm việc với các phòng ban để việc quản lý nhân sự đạt hiệu quả Phòng còn chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng nhân sự mới, tổ chức sự kiện, liên hoan…cho công ty

Phòng kế toán: Thực hiện thống kê và theo dõi các hoạt động thu chi của phòng mua hàng và phòng kinh doanh Tổng kết lương cho nhân viên và các khoản liên quan đến tài chính khác.

3.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 3.1: Một số kết quả kinh doanh chủ yếu của công ty 2021-2023 Đơn vị: triệu VNĐ

Tông doanh thu 27,762.1 66,551.2 75,789.7 Tăng 139,72% Tăng 13,88%

Tổng chi phí 27,521.6 66,034.5 74,849.4 Tăng 139,94% Tăng 13,35%

Lợi nhuận sau thuế 240.5 516.7 940.3 Tăng 114,85% Tăng 81,99%

(Nguồn: Phòng kế toán cung cấp)

Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận của công ty dều tăng qua các năm Tuy mức độ tăng trưởng có chậm lại giữa hai giai đoạn 2021 - 2022 và 2022 - 2023 nhưng việc doanh thu và lợi nhuận tăng trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, cạnh tranh như hiện nay cũng cho thấy khả năng phát triển của công ty.

Giai đoạn 2021 - 2022 doanh thu và lợi nhuận đặc biệt tăng mạnh Lý do vì nền kinh tế Việt Nam có sự phục hồi sau đại dịch Covid - 19, các doanh nghiệp thương mại nông sản Việt Nam nói chung và Vihaba nói riêng đều có thể gia tăng lượng hàng xuất khẩu ra thị trường thế giới Theo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, năm 2022, kim ngạch xuất khẩu nông sản đạt khoảng 22,59 tỷ USD, tăng 4,8% so với năm 2021. Hơn thế nữa các khách hàng cũ của Vihaba vẫn tiếp tục tin tưởng mua hàng, công ty cũng đẩy mạnh tìm kiếm và có thêm nhiều khách hàng mới trong giai đoạn này.

Sang tới giai đoạn 2022 - 2023, tốc độ tăng trưởng của công ty có tăng nhưng chậm hơn nhiều so với giai đoạn trước Nguyên nhân vì trong giai đoạn sau này công ty không mở rộng thêm được tệp khách hàng, chỉ duy trì và cung cấp hàng hóa ổn định cho các khách hàng ở những giai đoạn trước Nguyên nhân thứ hai là vì công ty chịu ảnh hưởng bởi suy thoái kinh tế chung năm 2023 Trích theo báo VTV online và Tạp chí Ngân hàng: “Năm 2023 tiếp tục là một năm nhiều sóng gió và khó khăn của kinh tế thế giới, kim ngạch thương mại - đầu tư ảm đạm”, “ kim ngạch xuất khẩu giảm 3,5%, nhập khẩu giảm 4,2%” Chính vì vậy hoạt động thương mại, xuất khẩu nông sản của Vihaba không tăng trưởng mạnh như năm trước Ngoài ra trên thị trường trong và ngoài nước xuất hiện nhiều đơn vị kinh doanh thương mại khác trực tiếp đối đầu với Vihaba Công ty phải giảm tỷ lệ phần trăm tăng trưởng lợi nhuận xuống để có giá cạnh tranh với các đối thủ.

Tổng số lao động của doanh nghiệp: Tính đến ngày 10/01/2024, Công ty có 23 nhân viên và 1 cộng tác viên giao hàng bằng xe tải của công ty Được phân loại và đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

Bảng 3.2: Số lượng nhân sự công ty theo từng tiêu chí

Trình độ học vấn Đại học 3 6 2 1 9 91,31%

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Hợp đồng lao động có xác định thời hạn

(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty cung cấp)

Về cơ cấu giới tính, có thể thấy số nhân viên nữ nhiều hơn số nhân viên nam. Công ty chỉ có số ít nhân viên nam thuộc phòng mua hàng phụ trách công việc đi hiện trường kiểm hàng Với khối lượng mua hàng lớn, có thể thấy số lượng nhân viên đi thực tế hiện trường chưa đủ đáp ứng việc kiểm soát và theo dõi tiến độ làm hàng của nhà cung cấp. Đa phần nhân sự công ty có 1 đến 5 năm kinh nghiệm (52,18%) và trình độ học vấn đại học (91,31%) đảm bảo công việc được diễn ra theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả tốt Trong đó có 2 nhân sự có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên và trình độ học vấn cao học đảm nhận các vị trí quản lý các bộ phận quan trọng như: Mua hàng và Kinh doanh.

Hiện đa phần nhân sự của công ty (20 người - 86,96% tổng số nhân sự) đã được ký hợp đồng nhân viên chính thức, đóng góp và cống hiến lâu dài cho công ty Còn lại là

3 nhân viên mới đang trong giai đoạn thử việc và ký hợp đồng có xác định thời hạn.

3.1.5 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ vật chất kỹ thuật

Bảng 3.3: Tổng hợp mạng lưới tài sản và cơ sở vật chất kỹ thuật của Vihaba

Mạng lưới nhà kho, cửa hàng Phương tiện vận tải Thiết bị phục vụ bán hàng lượngSố 1 shophouse 1 xe tải 5 kệ bán hàng

- Tổng diện tích 350m 2 (5 tầng) trong đó diện tích kho chiếm 45m 2 , còn lại là diện tích văn phòng

Trọng tải: 950kg - Khung sắt, mặt gỗ ép

- Là nơi làm việc chính

- Chứa hàng mẫu các sản phẩm của công ty

Nhận hàng và vận chuyển phẩm mẫu trong nội thành Hà Nội

Trưng bày một số sản phẩm mẫu của công ty giới thiệu cho khách

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Phân tích tác động của các yếu tố môi trường tới quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

3.2.1 Các yếu tố vĩ mô a) Nền kinh tế

Trong năm 2023, kinh tế Việt nam chịu tác động xấu từ bối cảnh kinh tế thế giới đang gặp nhiều khó khăn và thách thức Nhiều nền kinh tế là đối tác thương mại lớn của Việt Nam có mức tăng trưởng chậm lại Trong đó mức tăng tổng giá trị tăng thêm toàn nền kinh tế, khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 3,83%, đóng góp 8,84% GDP. Khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng trưởng tích cực, giữ vững vai trò trụ đỡ của nền kinh tế kim ngạch xuất khẩu một số nông sản tăng cao như gạo, rau quả, cà phê…Mức tăng trưởng ấn tượng của nông nghiệp chính là do sự chung tay góp sức của

Bộ, Ban, Ngành Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn liên tục phối hợp với Bộ Công Thương đàm phán tháo gỡ rào cản kỹ thuật, rào cản thương mại và mở cửa thị trường xuất khẩu; hỗ trợ các địa phương kết nối, thúc đẩy chế biến, tiêu thụ nông sản vào vụ thu hoạch Đặc biệt, Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn sẽ kiến nghị Chính phủ tiếp tục hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu nông sản tiếp cận nguồn vốn ưu đãi. Ngoài ra hiện tại kinh tế Việt Nam đã ký kết nhiều các hiệp định thương mại tự do như AFTA, EVFTA, AJCEP, ACFTA, AIFTA… giúp giảm thuế xuất nhập khẩu, hỗ trợ các hoạt động thương mại tự do giữa Việt Nam và các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, tạo điều kiện đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm sang thị trường nước ngoài và nhập khẩu các mặt hàng chất lượng tốt từ nước ngoài vào kinh doanh tại Việt Nam b) Chính trị - Pháp luật

Hệ thống chính trị - pháp luật tại Việt Nam hoàn thiện, ổn định và nhất quán về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước Từ đó, tạo điều kiện cho sự phát triển kinh doanh của các công ty trong và ngoài nước Đặc biệt chính trị Việt Nam ổn định cũng giúp công ty tạo niềm tin với khách hàng nước ngoài khi tham gia các hoạt động giao dịch Hệ thống pháp luật ngày càng được cải thiện, bổ sung và sửa đổi sao cho phù hợp với nền kinh tế hiện tại Việc điều chỉnh các chính sách thương mại theo quy tắc và luật lệ chung quốc tế về giao dịch thương mại, cạnh tranh, các thủ tục hành chính rườm rà đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh và cạnh tranh công bằng, lành mạnh, minh bạch Một số văn bản pháp luật quy định về hoạt động xuất nhập khẩu và phát triển sản phẩm có thể kể đến như nghị định số 69/2018/NĐ-CP về luật quản lý ngoại thương; nghị định 187/2013/NĐ-CP về Luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài; nghị định 81/2018 Luật thương mại về Xúc tiến thương mại (khuyến mại, hội trợ, triển lãm thương mại, ); nghị định 157/QĐ-TTg về phát triển sản phẩm quốc gia đến năm 2030, Bên cạnh đó còn có các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh trên các sản TMĐT buộc công ty phải tuân thủ. c) Công nghệ thông tin

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ giúp giới thiệu các hệ thống vật lý không gian mạng Điều này đã hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp thương mại đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, mở rộng và tiếp cận với nhiều thị trường hơn thông qua các nền tảng mạng xã hội và các trang thương mại điện tử Vihaba cũng đã tận dụng các thành tựu về công nghệ đó thông qua kết nối Internet tìm kiếm nhà cung cấp và truy cập dữ liệu theo thời gian thực để theo dõi quá trình làm hàng và cung ứng hàng hóa Điều này giúp kết nối và trao đổi nhanh chóng, trực tiếp giữa Vihaba và nhà cung cấp, đảm bảo dòng cung ứng hàng hóa của công ty được diễn thuận lợi.

3.2.2 Các yếu tố vi mô a) Nhà cung cấp

Hiện nay Vihaba đã hợp tác với nhiều thương hiệu có tiếng trên thị trường, làm việc trực tiếp hộ nông dân và xưởng sản xuất tại các vùng nông sản hàng đầu trên cả nước để đảm bảo chất lượng đầu vào các sản phẩm kinh doanh của mình Các thương hiệu có tiếng là nhà cung cấp thường xuyên cho Vihaba có thể kể đến như: Vinatea, Beinco, Dừa Lương Quới… Công ty còn hợp tác với nhiều hộ nông dân cho các sản phẩm nông nghiệp khác như vùng quế Yên Bái, dừa Bến Tre, cà phê Đắk Nông/Đắk Lắc, chè Thái Nguyên… Tùy từng mặt hàng sẽ có thổ nhưỡng và khí hậu khác nhau làm ảnh hưởng tới chất lượng cũng như giá thành sản phẩm Mỗi nhà cung cấp thuộc từng vùng nguyên liệu cũng sẽ có quy trình sản xuất, chế biến khác nhau, khả năng đáp ứng chất lượng, thời gian cung ứng cũng sẽ khác Chính vì vậy, nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng đến chất lượng sản phẩm mà công ty cung ứng ra thị trường Ngoài ra, công ty Vihaba luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng nhằm tạo dựng cơ hội cũng như lợi thế trong việc tìm kiếm nguồn hàng chất lượng Bên cạnh đó còn giúp công ty có thêm những điều kiện thuận lợi trong việc đàm phán giá, tham quan nhà máy sản xuất hay yêu cầu nhà cung ứng sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng một cách dễ dàng b) Khách hàng Đối với chuỗi cung ứng xuất khẩu nông sản, khách hàng quốc tế của công ty là các cá nhân tổ chức tại nước ngoài muốn mua sản phẩm nông sản của Việt Nam Lượng khách quốc tế mua nhiều nhất của Vihaba là đối với mặt hàng cơm dừa hạt mịn và quế, khách từ các quốc gia Ấn Độ và Bangladesh, tiếp đó là mặt hàng cà phê với khách đến từ các thị trường Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Đông, Ai Cập Trong tương lai, công ty có thể khai thác thêm các khách hàng thị trường Mỹ, Nhật và Châu có nhu cầu mua các sản phẩm từ nông sản của Việt Nam như than gáo dừa, bột gia vị, sản phẩm nông, thủy sản tươi sống Do khách hàng tới từ nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau, vì thế các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, về chính sách và điều khoản hợp đồng cũng sẽ có những thay đổi sao cho phù hợp. c) Đối thủ cạnh tranh

Xuất khẩu nông sản luôn giữ vị thế chủ chốt cho nền kinh tế Việt Nam hiện tại và các năm tới, vì vậy không thể tránh khỏi sự tham gia của rất nhiều công ty thương mại và xuất nhập khẩu vào lĩnh vực nông sản Vihaba hiện tại đang phải cạnh tranh với rất nhiều doanh nghiệp khác trong nước xuất khẩu nông sản như: Delta Việt Nam,Vilaconic, 3h Trading…Bên cạnh sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh trong nước,các đối thủ xuất khẩu nông sản đến từ các nước khác trong khu vực như Thái Lan,Campuchia, Malaysia, Singapore, Indonesia cũng là một thách thức lớn với hoạt động kinh doanh xuất khẩu nông sản chủ lực của Vihaba.

Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Công tác quản trị hoạt dộng mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty

Hình 3.3: Mức độ quan trọng của quản trị hoạt động mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của công ty

(Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn nhân viên của công ty)

Theo như khảo sát nhân viên mua hàng của công ty, 3 trên tổng số đã đánh giá quản trị hoạt động mua hàng có vai trò rất quan trọng (chiếm 75%) Điều này chứng tỏ hoạt động quản trị mua hàng nông sản của Vihaba nếu được thực hiện tốt sẽ mang lại nguồn nông sản đầu vào chất lượng, khiến cho hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy, và được thể hiện ở những số liệu kinh doanh tích cực về doanh thu, lợi nhuận,… của mặt hàng nông sản xuất khẩu

Hiện tại công ty chưa lập một quy trình mua hàng cụ thể Tuy nhiên theo như phỏng vấn chị Trần Thị Khánh Linh - Trưởng phòng mua hàng, hoạt động quản trị mua hàng của công ty cũng được tiến hành theo các bước như lý thuyết

Hình 3.4: Quy trình quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Vihaba

(Nguồn: Kết quả phỏng vấn Trưởng phòng mua hàng của công ty)

Phân tích nhu cầu mua hàng hay còn được công ty hiểu là tiếp nhận nhu cầu hàng hóa khách hàng đặt mua từ phòng Kinh doanh Sau khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, phòng Kinh doanh sẽ chuyển toàn bộ thông tin đến phòng Mua hàng Dựa theo thông tin đó, phòng Mua hàng sẽ tổng hợp và phân loại thông tin thành các tiêu chí: tên hàng, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật sản phẩm Dựa theo đó xác định được rõ nhu cầu mua hàng của công ty sao cho phù hợp và đáp ứng được đúng các yêu cầu của khách hàng.

Xác định phương thức mua hàng là giai đoạn công ty xác định về thời gian mua hàng sao cho phù hợp với tiến độ giao hàng cho khách Ngoài ra, công ty còn đưa ra các quyết định về mua như: mua mới, mua lại, mua lại có điều chỉnh về các điều khoản trong hợp đồng

Xác định và lựa chọn nhà cung cấp là bước phòng Mua hàng phải tìm kiếm, liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa đúng theo yêu cầu mà khách hàng đưa ra.

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, công ty tiến hành đặt hàng và ký kết hợp đồng Sau đó sẽ tiến hành công tác tiếp nhận hàng hóa gồm các tác nghiệp theo dõi quá trình làm hàng, đóng hàng, đối chiếu hóa đơn chứng từ, chất lượng hàng hóa nhận trùng khớp với hợp đồng đã ký kết Cuối cùng, sau khi hoàn thiện toàn bộ quy trình,công ty sẽ tiến hành đánh giá sau mua của mỗi đơn hàng để đưa ra các nhận xét và khắc phục các yếu điểm còn tồn tại trong công tác mua hàng.

Hình 3.5: Mức độ quan trọng trong các bước quản trị hoạt động mua hàng

(Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn nhân viên của công ty) Đánh giá mức độ quan trọng của các bước trong quy trình mua hàng theo mức độ từ 1 đến 5, tương ứng với từ “không quan trọng” tới “rất quan trọng” Theo khảo sát toàn bộ 4 nhân viên mua hàng của công ty, bước xác định và lựa chọn nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng nhất (5/5 điểm), quan trọng nhì là quá trình tiếp nhận hàng hóa (4.75/5) Các bước “phân tích nhu cầu mua hàng”, “đặt hàng và ký kết hợp đồng” có vai trò không mấy quan trọng bởi đây thường là các hoạt động không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, chủ yếu là tổng hợp lại thông tin và được thực hiện theo các quy chuẩn từ trước, không có quá nhiều biến đổi Bước đánh giá sau mua có vai trò thứ yếu trong quá tình quản trị hoạt động mua hàng của công ty, chỉ chiếm 2,5/5 điểm

3.3.1 Phân tích nhu cầu mua hàng

Nhu cầu mua hàng của công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng quốc tế với Vihaba Khi hợp đồng mua bán hàng hóa được phòng Kinh doanh ký kết thành công với khách hàng, kể từ đó nhu cầu về hàng hóa cần mua được hình thành Nhân viên mua hàng phải tiến hành thu mua hàng hóa theo hợp đồng đã ký Khi phân tích nhu cầu mua hàng, công ty yêu cầu nhân viên mua hàng cần xác định rõ các tiêu chí đối với hàng hóa: chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian giao hàng Ngoài ra cần đánh giá phân tích cả những thành phần trong hợp đồng thương mại với nhà cung cấp: Giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, điều khoản bảo hành & khiếu nại.

Khảo sát toàn bộ nhân viên mua hàng, anh chị đều đánh giá rằng trong phân tích nhu cầu mua hàng, việc xác định rõ các tiêu chí đối với hàng hóa có vai trò quan trọng hơn việc xác định các yếu tố trong hợp đồng.

Hình 3.6: Mức độ quan trọng của các yếu tố và tiêu chí trong phân tích nhu cầu mua hàng

(Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn nhân viên của công ty)

Là một công ty chuyên bán buôn, xuất khẩu nông sản Việt Nam ra thị trường thế giới Vậy nên hàng hóa mua của công ty chủ yếu là thành phẩm hoặc bán thành phẩm từ nông sản, được các đơn vị nước ngoài mua về để sử dụng trực tiếp hoặc sản xuất, chế biến tiếp thành thực phẩm, hương liệu…Các sản phẩm nông sản Việt Nam công ty kinh doanh và thu mua chính trong những năm gần đây là quế, cơm dừa, chè, cà phê, hồi, hạt điều, hạt tiêu Công ty đã xác định rõ các chỉ tiêu về thông số kỹ thuật hàng mua như sau

Bảng 3.4: Tổng hợp danh mục hàng hóa thu mua xuất khẩu

Tên hàng Phân loại Thông số kỹ thuật

Tạp chất: tối đa 0.5% Độ ẩm tối đa 13.5% Độ dài: 6-10cm Độ cuộn: 80%, 90%, 100%

Tạp chất: tối đa 1% Độ ẩm tối đa 13.5% Độ dầu: 2 - 2.5% Độ dài: 25 - 45 cm Độ vỡ: 10 - 20%

Quế vụn Độ ẩm: 13.5% Độ dầu: 1.5 - 3% hoặc 3 - 4.5% tùy thuộc vào loại còn vỏ hay không còn vỏ

Robusta Phương pháp chế biến: Clean/Wet polished

Tỷ lệ hạt đen, vỡ: 0.6%

Phương pháp chế biến: Clean/Wet polished

Tỷ lệ hạt đen, vỡ: 0.6%

Chất tan trong nước: 32% (phút) Tổng tro: 8% (tối đa)

Tro tan trong nước: 3% (tối đa) Tro không tan trong axit: 1% (tối đa) Chất xơ thô: 16,5% (tối đa) Độ ẩm tối đa: 10%

Cơm dừa béo cao Độ ẩm: tối đa 3% Độ béo: 60 - 65%

Cỡ hạt: Fine (1 - 3mm), Medium (3 - 5 mm) Màu sắc tự nhiên không thay đổi

Cơm dừa béo thấp Độ ẩm: tối đa 3% Độ béo: 40 - 45%

Cỡ hạt: Fine (1 - 3mm) Màu sắc tự nhiên không thay đổi

Hồi tứ quý Độ ẩm: 13.5% max Tạp chất: 1% Độ vụn: 10%/ theo yêu cầu Còn cuộng hay không cuộng Size: 80%>2cm

Hồi mùa Độ ẩm: 13.5% max Tạp chất: 1% Độ vụn: 10%/ theo yêu cầu Còn cuộng hay không cuộng Size: 80%>2.5cm

Quy cách chế biến: WW, W, LWP, SWP, BB, WS…

Cỡ hạt: 180, 210, 240, 320, 450 Độ vỡ: 8% Độ ẩm: 5%

Hạt điều rang Vị: nguyên vị còn vỏ lụa, nguyên vị không còn vỏ lụa, phô mai, muối, tỏi ớt, mật ong, dừa

Dung trọng (GL): 430, 450, 480, 500, 550, 570 Độ ẩm: tối đa 13.5%

Tiêu đen MC Dung trọng (GL): 450, 480, 500, 550, 570, 580 Độ ẩm: tối đa 12.5%

Cỡ hạt: 5mm Độ ẩm: tối đa 13.5%

Tạp chất: tối đa 1 % Tiêu trắng

Dung trọng (GL): 630 Độ ẩm: tối đa 12.5%

(Nguồn: Danh mục sản phẩm của công ty)

3.3.2 Thực trạng quyết định phương thức mua hàng a) Quyết định mua hay tự làm

Về quyết định mua hàng, theo kết quả phỏng vấn, với bản chất là công ty kinh doanh thương mại, vậy nên công ty tiền hành thu mua 100% sản phẩm về bán lại mà không tự làm. b) Quyết định về thời điểm mua hàng

Về thời điểm mua hàng, sau khi tiến hành phỏng vấn Trưởng phòng mua hàng của công ty Trong tất cả các giao dịch, công ty lựa chọn thời điểm mua là “Mua ngay”, tức ngay sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, công ty mới tiến hành mua hàng Bởi nguồn lực công ty có hạn, không có kho bãi để dự trữ sản phẩm Nếu thuê ngoài kho lạnh sẽ làm chi phí tăng lên quá nhiều, công ty khó có thể cạnh tranh với đối thủ bên ngoài Hơn thế nữa, do đặc tính hàng nông sản nhanh hỏng, vậy nên công ty không thể tiến hành mua trước hoặc mua đầu cơ sẽ không thể đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất tới tay khách hàng, dễ đánh mất uy tín của công ty và làm mất khách hàng vào tay đối thủ Những lý do trên thì “Mua ngay” đáp ứng tối ưu lợi nhuận nhất đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi áp dụng 100% là hình thức “Mua ngay” cũng gây cho doanh nghiệp nhiều bất lợi Doanh nghiệp thường xuyên gặp phải các vấn đề về thiếu hụt hàng hóa, hoặc phải mua hàng với giá cao khi nguồn cung đầu vào khan hiếm hoặc biến động. c) Quyết định về phương thức mua hàng

Về phương thức mua hàng, cung theo như kết quả phỏng vấn, công ty thường xuyên áp dụng phương thức “Mua lại có điều chỉnh” (khoảng 90%) Mua lại bởi phần lớn đơn hàng hiện tại của công ty đến từ khách hàng cũ, có nhu cầu hàng hóa ổn định không biến đổi, vậy nên công ty sẽ mua hàng từ các nhà cung cấp cũ, từ các đơn vị trước đó đã cung cấp sản phẩm đúng với yêu cầu của khách hàng Mua lại có điều chỉnh bởi, giá hàng nông sản biến động theo ngày, công ty áp dụng thời điểm mua là mua ngay, vậy nên mỗi lần mua đều phải chốt lại điều khoản về giá với nhà cung cấp.“Mua mới” thường ít được áp dụng (khoảng 10%), vì khi áp dụng mua ngay thường vào những dịp cao điểm, khan hiếm hàng hóa, nhà cung cấp cũ đã quá tải, không đủ khả năng cung ứng thêm hàng hóa, khi đó công ty cần tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới. Trường hợp nữa là “Mua lại” không xuất hiện trong hoạt động thu mua nông sản của Vihaba.

Hình 3.7: Quyết định về phương thức mua hàng

(Nguồn: Kết quả phỏng vấn Trưởng phòng mua hàng của công ty)

3.3.3 Thực trạng xác định và lựa chọn nhà cung cấp

Nhận xét chung đối với quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Thứ nhất, Công ty đã hiểu rõ được vai trò quan trọng của công tác tổ chức mua hàng, điều này thể hiện qua việc công ty đã chú trọng tổ chức, tuyển chọn bộ phận chuyên phụ trách mua nông sản và Công ty cũng xây dựng cho mình một số quy trình liên quan đến công tác mua hàng, có những nguyên tắc và tiêu chỉ rõ ràng để đánh giá nhà cung cấp và hiệu quả công tác mua hàng.

Thứ hai, Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihabag đã tìm kiếm và lựa chọn được những NCC phù hợp và tiến tới hợp tác lâu dài Công ty đã lựa chọn hợp tác với những NCC uy tín và có tiếng trong nước Để có thể có được kết quả này là nhờ vào quá trình tìm kiếm và lựa chọn NCC kỹ lưỡng của Công ty Đó là những NCC, phù hợp về quy mô, giá cả để dễ dàng thỏa thuận, đàm phán và tiết kiệm được một số chi phí nhất định trong công tác mua hàng Nhiều loại chi phí được giảm nhờ vào sự hợp tác bền chặt với các nhà cung cấp trong suốt 10 năm, sự thực hiện tốt hoạt động đàm phán Internet phát triển là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc mở rộng phạm vi tìm kiếm và xác minh thông tin về các NCC.

Thứ ba, trong hoạt động tổ chức giao nhận, công ty đã áp dụng những phương thức chủ động kiểm tra thúc giục phù hợp, đến tận nơi giám sát quá trình làm hàng với từng đơn hàng Đảm bảo quá trình giao nhận đúng tiến độ đồng thời chủ động trong theo dõi, nắm bắt tình hình chất đơn hàng, trong trường hợp xảy ra sự cố công ty sẽ kịp thời đưa ra phương án giải quyết, từ đó giảm được các chi phí phát sinh thêm do phải mua bổ sung khi nông sản không về theo đúng tiến độ.

Thứ tư, trong tổ chức mua hàng nông sản, các nhân sự thuộc Phòng Mua hàng của công ty đã phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với nhau, mang lại những hiệu quả thiết thực trong công tác mua hàng cho công ty Công ty đã thực hiện tốt công tác này với sự phối hợp từ các bộ phận khác như phòng Kinh doanh và phòng Kế toán để cung cấp các thông tin nông sản cần mua, các giấy tờ cần thiết để tiến hành làm thủ tục mua bán.

3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân

Mặc dù Công ty đã xây dựng một số quy trình phục vụ công tác thu mua nông sản và thực hiện khả nghiêm túc nhưng vẫn không tránh khỏi gặp phải những khó khăn và hạn chế trong quá trình thực hiện Cụ thể:

Hạn chế thứ nhất, trong quá trình tìm kiếm thông tin NCC công ty chưa khai thác triệt để từ các nguồn thông tin, việc tìm kiếm cũng như cách đánh giá NCC thường chỉ được thực hiện qua tìm kiếm trên Internet chứ công ty chưa thực sự có nhiều chuyến đến thăm quan trực tiếp hay chủ động kiểm soát NCC Nguyên nhân của vấn đề này là do hiện tại đội ngũ nhân viên mua hàng của công ty còn quá ít, chỉ có 2 nhân viên mua hàng chuyên đảm nhận các nhiệm vụ đi khảo sát thực tế các nguồn cung từ bắc vào nam

Hạn chế thứ hai, công ty thường xuyên gặp phải tình trạng thiếu hụt hàng hóa đầu vào hoặc phải mua hàng với giá cao khi nguồn cung khan hiếm hoặc gặp biến động.Nguyên nhân là do công ty áp dụng hình thức “Mua ngay”, chỉ mua hàng khi có đơn đặt hàng từ khách Áp dụng hình thức mua này khiến công ty không linh động xử lý sự cố khi có vấn đề về nguồn cung phát sinh, cung ứng thiếu, không đủ hàng hóa làm ảnh hưởng uy tín của công ty trong mắt khách hàng Hơn nữa, việc mua hàng với giá cao khiến công ty khó có thể cạnh tranh với các đối thủ khác trong và ngoài nước.

Hạn chế thứ ba, trong quá trình lựa chọn NCC của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba mặc dù đã có quy trình và những tiêu chí rõ ràng trong việc lựa chọn NCC Tuy nhiên, Công ty lựa chọn NCC phần lớn dựa vào các quyết định và mối quan hệ của nhà quản trị, làm cho các quyết định thiếu tính khách quan, tạo áp lực và khối lượng công việc lớn cho nhà quản trị, dẫn đến tình trạng tốn nhiều thời gian trong quá trình lựa chọn và kết quả lựa chọn có thể chưa phải là lựa chọn tốt nhất cho công ty.

Hạn chế thứ tư, trong suốt tiến trình tổ chức mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba thì hoạt động tiến hành giao nhận còn yếu. Theo dõi hoạt động giao nhận của công ty vẫn còn khá lỏng lẻo Nguyên nhân công ty không thể tự thực hiện các tác nghiệp kho và vận chuyển do nguồn lực cơ sở vật chất và kỹ thuật của công ty còn có hạn nên phải tiến hành thuê ngoài Việc thiếu nhân sự đi theo dõi hiện trường thực tế cũng là nguyên nhân dẫn đến việc kiểm tra, giám sát hoạt động thuê ngoài còn yếu và kém Doanh nghiệp hầu hết chỉ liên lạc bằng điện thoại với đơn vị kiểm tra chất lượng và các đơn vị vận chuyển trong trường hợp quan trọng Các hoạt động thúc giục diễn ra không được thường xuyên và quyết liệt.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIHABA50 4.1 Dự báo tình hình thay đổi của ngành nông sản Việt Nam và phương hướng phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Dự báo tình hình thay đổi của ngành nông sản Việt Nam

Tình hình thay đổi ngành nông sản phụ thuộc nhiều vào Quyết định số 1748/QĐ- TTg phê duyệt Chiến lược phát triển trồng trọt đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050. Mục tiêu chung của Chiến lược là phát triển trồng trọt thành ngành kinh tế kỹ thuật hoàn chỉnh, chuyên nghiệp, sản phẩm có sức cạnh tranh cao, đảm bảo an toàn thực phẩm, vững chắc an ninh lương thực quốc gia và các nhu cầu khác của nền kinh tế, gia tăng giá trị xuất khẩu; sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên, bảo vệ môi trường sinh thái, phòng, chống có hiệu quả thiên tai và thích ứng với biến đổi khí hậu, tạo việc làm, nâng cao thu nhập, chất lượng cuộc sống cho nông dân góp phần ổn định xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh.

Theo đó, đến năm 2030, tốc độ tăng trưởng giá trị sản xuất trồng trọt bình quân 2,2 - 2,5%/năm; tốc độ tăng trưởng giá trị gia tăng công nghiệp chế biến sản phẩm trồng trọt bình quân 8-10%/năm Cùng với đó, tỷ lệ diện tích sản xuất thực hành nông nghiệp tốt (VietGAP và tương đương ) 10 - 15%, trồng trọt hữu cơ 1% Tỷ lệ giá trị sản phẩm trồng trọt được sản xuất dưới các hình thức hợp tác, liên kết đạt 30 - 35% Kim ngạch xuất khẩu các sản phẩm trồng trọt đạt trên 26 tỷ USD Giá trị sản phẩm bình quân trên 1 ha đất trồng trọt đạt 150 - 160 triệu đồng.

Phấn đấu đến năm 2050, trồng trọt thành ngành kinh tế kỹ thuật hiện đại thuộc nhóm đứng đầu khu vực và thế giới Các sản phẩm ngành trồng trọt được sản xuất theo nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao, nông nghiệp hữu cơ, an toàn thực phẩm và thân thiện với môi trường Việt Nam là một trung tâm chế biến sâu của nông nghiệp thế giới.

Chiến lược phát triển trồng trọt đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050 đặc biệt tập trung phát huy thế mạnh trồng trọt, khai thác tối đa lợi thế đối với các mặt hàng nông sản chủ lực của Việt Nam Trong đó có bao gồm các mặt hàng mà Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba xuất khẩu: Đối với cà phê, tiếp tục đẩy mạnh tái canh, ghép cải tạo đến năm 2025 đạt 107 ngàn ha cà phê bằng giống mới năng suất, chất lượng cao; phát triển cà phê đặc sản đến năm 2030 diện tích 11.500 ha, sản lượng khoảng 5.000 tấn Đẩy mạnh chế biến, đa dạng hoá các sản phẩm cà phê, đặc biệt chế biến sâu gia tăng giá trị và tạo sự khác biệt của cà phê Việt Nam gắn với xây dựng và phát triển thương hiệu cà phê Việt Nam. Đối với hồ tiêu, tập trung quản lý quy mô phát triển phù hợp nhu cầu thị trường.Giảm một phần diện tích không phù hợp trồng hồ tiêu, diện tích hồ tiêu già cỗi, bị bệnh hại nặng sang cây trồng khác có hiệu quả cao hơn Nghiên cứu chọn tạo và chuyển giao giống hồ tiêu sạch bệnh có năng suất, chất lượng và chống chịu sâu bệnh hại, xây dựng cơ cấu giống phù hợp thị trường tiêu thụ cho từng vùng sinh thái Ưu tiên giải pháp trồng xen nâng cao hiệu quả kinh tế. Đối với điều, ổn định diện tích trồng điều, chú trọng trồng thay thế, ghép cải tạo và trồng mới cây điều bằng giống mới, năng suất, chất lượng cao là việc cần thiết trong tương lai Áp dụng đồng bộ các tiến bộ kỹ thuật thâm canh điều như đốn tỉa tạo tán, tưới nước tiết kiệm, xử lý ra hoa, khai thác đa giá trị trên vườn điều, trồng xen, nuôi xen; đưa năng suất bình quân 15 - 17 tạ/ha. Đối với chè, trong tương lai sẽ áp dụng đồng bộ các tiến bộ kỹ thuật thâm canh như tưới nước tiết kiệm, cơ giới hóa khâu đốn, hái chè, trồng cây che bóng; sản xuất chè có chứng nhận, chè hữu cơ Tập trung chuyển đổi cơ cấu giống chè mới đến năm 2025 có khoảng 70% diện tích chè giống mới, nâng cơ cấu giống cho sản xuất chè xanh chất lượng cao khoảng 50%, chè Olong và các loại chè chất lượng cao khác khoảng 20%.Đổi mới công nghệ thiết bị chế biến, đa dạng hoá sản phẩm, đẩy mạnh liên kết giữa người sản xuất và các doanh nghiệp chế biến để tăng cường quản lý chất lượng và nâng cao giá trị của sản xuất chè gắn với việc xây dựng thương hiệu chè Việt Nam. Đối với dừa, trông tương lai cần ổn định diện tích các vùng dừa hiện có, mở rộng diện tích trồng xen; tập trung các giải pháp cải thiệt chất lượng vườn dừa, đẩy mạnh nghiên cứu chọn tạo, sản xuất các giống mới có năng suất, chất lượng cao, thích ứng với biến đổi khí hậu, xây dựng phổ biến quy trình canh tác bền vững; rà soát các vùng có điều kiện tự nhiện thuận lợi hình thành và phát triển các vùng sản xuất dừa hữu cơ tập trung, gắn với xây dựng thương hiệu, chỉ dẫn địa lý, truy xuất nguồn gốc, đảm bảo cung ứng ổn định nguồn nguyên liệu cho ngành công nghiệp chế biến; đa dạng các sản phẩm mới có giá trị cao từ cơm dừa, nước dừa, dầu dừa, mật hoa dừa, chỉ xơ dừa, than gáo dừa ; thúc đẩy sự gắn kết và nâng cao hiệu quả chuỗi giá trị ngành dừa.

Phương hướng phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Trong khi nền kinh tế đang ngày càng phát triển và có sự cạnh tranh gay gắt, Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba nói riêng cũng như các công ty xuất khẩu nông sản khác nói chung đã không ngừng cố gắng trong hoạt động kinh doanh đã đưa ra những phương hướng chiến lược giúp công ty phát triển và ổn định lâu dài. Nhờ đó mà có được thị trường khách hàng rộng lớn và kinh doanh đạt kết quả khá tốt như trong thời gian gần đây Trong 5 năm tới đây, Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba đưa ra chiến lược hoạt động như sau:

- Mục tiêu về doanh thu: mức tăng trưởng bình quân hàng năm đặt trên 10% so với năm trước, doanh thu các sản phẩm có tốc độ tăng trưởng từ 3% - 5% của quý sau so với quý trước đó Đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định trên toàn thị trường.

- Mục tiêu về sản phẩm, dịch vụ: trở thành một trong các công ty dẫn đầu thị trườngViệt Nam về xuất khẩu sản phẩm nông sản, không ngừng đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường và khách hàng

- Mục tiêu về định hướng vào khách hàng: đa dạng hóa sản phẩm dựa trên tất cả những nhu cầu của khách hàng.

- Mục tiêu thị trường: giữ vững thị trường hiện tại, đồng thời không ngừng củng cố và mở rộng ra các thị trường có tiềm năng khai thác lớn hơn để mở rộng tệp khách hàng cũng như mở rộng việc phát triển ngành xuất khẩu nông sản.

- Mục tiêu nhân lực: tăng số lượng và chất lượng lao động qua mỗi năm, biết tận dụng những tiềm lực sẵn có, tăng năng suất lao động, phân công công việc, tiến trình công việc hợp lý, tiếp tục các chính sách đào tạo, đãi ngộ và tạo môi trường làm việc tốt cho các nhân viên trong công ty.

- Mục tiêu trách nhiệm xã hội: thực hiện tốt việc đóng thuế thu nhập doanh nghiệp vào Ngân sách nhà nước.

Có thể thấy rằng các định hướng mà công ty đang nhắm tới trong tương lai gần đây còn khá mơ hồ, chưa có đường lối và giải pháp cụ thể để giải quyết được triệt các vấn đề và hạn chế còn tồn đọng đối với quản trị hoạt động mua hàng Vậy nên cần phải có những giải pháp khác cụ thể hơn trong tương lai.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

4.2.1 Hoàn thiện phân tích nhu cầu mua hàng a) Mục đích của giải pháp

Hiện tại việc phân tích nhu cầu mua hàng của công ty phụ thuộc vào phòng kinh doanh, chỉ phân tích nhu cầu mua hàng dựa theo đơn đặt hàng ngay của khách hàng. Cần mở rộng việc phân tích dựa theo các dữ liệu sẵn có từ trước để dự đoán nhu cầu mua trong tương lai của khách hàng và phân tích nhu cầu mua hàng dựa theo thị trường

Giải pháp này nhằm mục đích giúp công ty chủ động tiếp cận gần hơn với khách hàng và tránh những rủi ro thiếu hụt nguồn cung trong tương lai b) Chủ thể thực hiện giải pháp

Chủ thể chính thức thực hiện giải pháp này là Trưởng phòng mua hàng vì việc đánh giá và phân tích nhu cầu mới yêu cầu trình độ cao, có hiểu biết sâu về thị trường là khách hàng sẵn có của công ty. c) Nội dung của giải pháp

Ngoài việc phân tích nhu cầu mua dựa trên đơn khách đặt hàng tức thì, có thể phân tích nhu cầu mua hàng sớm, trước thời điểm khách đặt mua dối với các khách hàng lâu năm của công ty, cụ thể như sau

Hình 4.1: Đề xuất quy trình phân tích nhu cầu mua hàng sớm

(Nguồn: Sinh viên nghiên cứu và đề xuất)

Trưởng phòng mua hàng sẽ theo dõi, phân tích nhu cầu mua hàng của khách lâu năm dựa theo các đơn hàng cũ và thường xuyên của khách hàng Trường phòng sẽ rút ra kết luận về thói quen mua hàng của khách, bao gồm: loại hàng hóa, khối lượng và thời gian mua Sau đó chủ động liên hệ chào hàng và chốt đơn hàng sớm với khách hàng. Cuối cùng là liên hệ đặt hàng sớm với nhà cung cấp.

Việc chốt đơn hàng sớm sẽ tránh tình trạng mua hàng vào đợt cao điểm Giúp công ty giảm thiểu vấn đề mua hàng với giá cao và thiếu hụt hàng hóa đang gặp phải.

4.2.2 Nâng cao khả năng tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp a) Mục đích của giải pháp

Như đã phân tích, công đoạn tìm kiếm nhà cung cấp của công ty hiện tại hoàn toàn bị động, phụ thuộc vào nguồn thông tin đã đăng sẵn trên các phương tiện đại chúng, hoặc được giới thiệu, chào mời bởi các nhà cung cấp Công ty chưa hoàn toàn tiếp cận được những nguồn hàng chất lượng chưa được ai biết đến Hơn thế nữa, việc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Giám đốc, chưa có sự tham gia của các cán bộ, nhân viên Bảng đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo phân tích cũng chưa đánh giá đúng và đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp chính xác

Do đó giải pháp nâng cao khả năng tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp sẽ giúp công ty mở rộng mối quan hệ với những nhà cung cấp mới, nâng cao vị thế đàm phán với nhà cung cấp hiện tại, có khả năng tìm được nguồn hàng mới chất lượng với giá thành tốt hơn Giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty. b) Chủ thể thực hiện giải pháp

Chủ thể thực hiện chính giải pháp này chính là toàn bộ nhân viên mua hàng của công ty Ngoài ra để giải pháp này thành công và có tính hiệu quả cao, cần có sự chấp thuận và giúp đỡ từ phía Giám đốc công ty c) Nội dung của giải pháp: gồm 2 nội dung chính sau:

- Xây dựng và hoàn thiện quy trình xác định và lựa chọn nhà cung cấp mới

Trước hết cần phải xây dựng lại và bổ sung thêm 2 bước vào quy trình xác định và lựa chọn nhà cung cấp của công ty Do đó quy trình này sẽ từ 4 bước tăng lên 6 bước.

Hình 4.2: Đề xuất quy trình xác định và lựa chọn nhà cung cấp mới

(Nguồn: Sinh viên nghiên cứu và đề xuất)

“Đi khảo sát thực tế nhà cung cấp tiềm năng” là bước đầu tiên được bổ sung, đây sẽ là bước thứ 3 trong toàn bộ quy trình 6 bước mới Trong bước này nhân viên mua hàng sau khi lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng xong cần phải đi khảo sát thực tế nhà cung cấp Cần phải đến tận kho hàng, nhà máy, công xưởng của nhà cung cấp để có những đánh giá thực tế và chính xác nhất về nhà cung cấp, đảm bảo rằng các thông tin thu thập về nhà cung cấp là chính xác Nhờ đó các bước đánh giá tiếp theo mới đạt hiệu quả cao nhất Ngoài ra, việc đi khảo sát thực tế cũng giúp cho nhân viên mua hàng có thể biết thêm nhiều nhà cung cấp khác chưa được biết tới ở vùng nguyên liệu, giúp kết nối và mở rộng mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp khác.

Bước tiếp theo cần thêm đó chính là “Họp bàn và đánh giá chung” về nhà cung cấp Việc họp bàn được diễn ra giữa toàn bộ nhân viên mua hàng, trưởng phòng mua hàng và giám đốc của công ty Đây sẽ là bước thứ 5 trong quy trình Trong bước này, sau khi nhân viên mua hàng đánh giá cụ thể nhà cung cấp theo các tiêu chí, cần phải trình bày lại toàn bộ nội dung đánh giá của mình với trưởng phòng và giám đốc Thay vì gửi bản đánh giá cho giám đốc xem và giám đốc tự lựa chọn NCC Việc họp bàn sẽ đưa ra được các đánh giá khách quan hơn bởi việc đánh giá và lựa chọn được diễn ra giữa nhiều người thay vì một mình giám đốc Nhờ đó công ty có thể lắng nghe được nhiều ý kiến hay hơn từ phía nhân viên và tham khảo lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng nhất.

- Hoàn thiện bảng đánh giá nhà cung cấp

Bảng đánh giá nhà cung cấp trước đây được nhân viên mua hàng đánh giá chưa áp dụng hiệu quả trong công việc Cần phải thêm các đánh giá về chất lượng hàng hóa.

Vì vậy em xin đề xuất bổ sung thêm tiêu chí “khả năng cung ứng sản phẩm”, trong đó có các mục đánh giá chi tiết về chất lượng hàng hóa và các vấn đề khác liên quan và ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa Cụ thể bảng đánh giá mới như sau

Bảng 4.1: Đề xuất bảng đánh giá nhà cung cấp mới

Nội dung đánh giá Trọng số

Sự uy tín của nhà cung cấp 10

Thông tin rõ ràng: Giấy phép kinh doanh, địa chỉ, thông tin liên lạc, văn phòng 2

Các vấn đề pháp lý: Tuân thủ pháp luật Nhà nước không, khả năng thực hiện các hợp đồng trong quá khứ 5

Số lượng khách hàng của NCC (đã xuất khẩu hay chưa) 3

Năng lực sản xuất của nhà cung cấp 30

Chứng chỉ về chất lượng - quy trình 5

Thời gian cung ứng hàng nhanh, hiệu suất sản xuất lớn 5 Công suất sản xuất, cung cấp, NCC có hợp tác với HTX không 5

Dây chuyền sản xuất hiện đại 5

Thông tin: thông tin được trao đổi xuyên suốt, kịp thời và tính chắc chắn của thông tin 5

Tính linh hoạt: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với yêu cầu của doanh nghiệp 5

Khả năng cung ứng sản phẩm 15

Có thể cung ứng sản phẩm đúng thông số kỹ thuật cần tìm 5

Cam kết được số lượng sản xuất theo yêu cầu 5

Có thể đóng gói sản phẩm đúng theo yêu cầu, bảo vệ tốt hàng hóa 5

Giá cả và điều kiện thanh toán 20

Sự ổn định về giá 5

Trước giao dịch: Dịch vụ khách hàng bằng văn bản, cung cấp đầy đủ, nhanh chóng thông tin về sản phẩm (hình ảnh, chất lượng, giá thành…) 3 Trong giao dịch: luôn cập nhật thông tin trạng thái đơn hàng, hỗ trợ nhiệt tình công tác nhận hàng và kiểm duyệt hàng hóa… 4

Sau giao dịch: có chăm sóc hậu mãi (lưu mẫu, phân tích, giải quyết vấn đề phát sinh…) 3

Tính lâu dài, bền vững của nhà cung cấp 5

Khả năng tự hoàn thiện, đổi mới của NCC 2

Chính sách cho khách hàng mang tính hợp tác lâu dài, chiến lược 3

Giao hàng đúng theo yêu cầu 5

(Nguồn: Sinh viên nghiên cứu và đề xuất)

4.2.3 Một số giải pháp đồng bộ khác a) Giải pháp về nhân lực

Một số kiến nghị khác

4.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước

Nhà nước nên ban hành các chính sách hỗ trợ đầu tư, ưu đãi đầu tư cho ngành nông sản xuất khẩu để phát triển theo chiều sâu và công nghệ mới bởi ngành nông sản cho đến nay vẫn là một trong những ngành chủ chốt trong xuất khẩu ra nước ngoài của Việt Nam Pháp luật cũng cần hạn chế đầu tư mới tràn lan và thẩm định chặt chẽ các dự án đầu tư để đảm bảo tính dự án khả thi phù hợp quy hoạch và phù hợp với tình hình thị trường Nhà nước cũng nên xem xét việc giảm thuế giá trị gia tăng cho ngành nông sản xuất khẩu Thuế giảm sẽ tạo điều kiện kích thích người tiêu dùng đồng thời gia tăng sức cạnh tranh Mở rộng tăng cường các biện pháp hỗ trợ xuất khẩu, tín dụng xuất khẩu cho các mặt hàng nông sản như tiếp tục ưu đãi về lãi suất vay vốn hoạt động cho các doanh nghiệp xuất khẩu Bên cạnh đó, Nhà nước cũng nên tạo ra những diễn đàn, sân chơi để doanh nghiệp trong và ngoài nước gặp gỡ và học hỏi kinh nghiệm trực tiếp

Có thể nói, pháp luật có ảnh hưởng khá lớn tới việc phát triển ngành nông sản xuất khẩu Nền tảng pháp luật tốt sẽ là hành lang pháp lý vững chắc giúp các doanh nghiệp tự do giao kết, thỏa thuận kinh doanh, không phải chịu sự gò bó như thời kì trước và thúc đẩy nền kinh tế trong nước cũng như ngành xuất khẩu nông sản ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn.

4.3.2 Kiến nghị với Hiệp hội lương thực Việt Nam

Ngoài việc đề xuất, bổ sung các quy định của nhà nước thì cũng cần nâng cấp đồng thời các hoạt động của Hiệp hội lương thực Việt Nam, làm cho các hoạt động của hội đi vào thực tiễn, phục vụ thiết thực cho quyền lợi của các doanh nghiệp thành viên.

Tổ chức nhiều hơn nữa các hội nghị, hội thảo nhằm tuyên truyền sâu rộng các thông tin của ngành ở trong nước và trên thế giới Ngoài ra, tạo điều kiện để các doanh nghiệp nông sản trong nước có cơ hội học hỏi tìm kiếm nguồn cung nông sản từ các nhà cung cấp uy tín trên thế giới về cách quản lý, bán hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ cũng như chiến lược mở rộng hoạt động mua hàng ra các địa bàn trong và ngoài nước Đồng thời có thể mở các khóa đào tạo ngắn hạn với các giảng viên là các chuyên gia để doanh nghiệp mở mang kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm.

Nhà nước và các hiệp hội, doanh nghiệp cần có sự liên kết phối hợp chặt chẽ và đồng bộ với nhau trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp đi đúng hướng, góp phần phát triển nền kinh tế Trước mỗi thay đổi lớn liên quan đến nền kinh tế nói chung và ngành nông sản nói riêng, các cơ quan chính phủ nên có sự trao đổi, hỏi ý kiến tham vấn các hiệp hội, doanh nghiệp để có thể đưa ra được những quyết định hợp lý, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp như thời gian vửa rồi, chẳng hạn như việc thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các địa phương trong vùng khi áp dụng chỉ thị 16 làm tiến độ thu hoạch bị chậm trễ, gây tổn thất lớn cho nông dân, đặc biệt là khó khăn trong khâu vận chuyển, dẫn đến nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng hàng hóa nói chung và nông sản nói riêng.