quả̉n trị hoạt động mua hàng của công ty tnhh thương mại và xuất nhập khẩu vihaba

Riêng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu thì công tác muahàng chiếm một vị trí quan trọng giúp tạo ra hàng hóa ban đầu để triển khai toàn bộ hoạtđộng kinh doanh, mang tới sản phẩm phù hợ

LỜI CẢM ƠN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHHTHƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIHABA

Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:TS Đoàn Ngọc Ninh Nguyễn Thanh Thảo

Lớp: K56LQ1

Mã sinh viên: 20D300054

HÀ NỘI – 2024

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện khóa luận “Quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHHThương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba”, em đã nhận được sự hỗ trợ và lời động viên từthầy cô, anh chị, bạn bè và đồng nghiệp.

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các giảng viên của khoa Kinh tế và Kinhdoanh quốc tế nói chung cũng như thầy cô của chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗicung ứng nói riêng Những kiến thức lý thuyết và kinh nghiệm thực tế từ thầy cô chínhlà tiền đề quý giá để em có thể hoàn thành khóa luận và ứng dụng vào thực tiễn côngviệc.

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn TS Đoàn Ngọc Ninh – Giảng viên bộ mônLogistics và Chuỗi cung ứng, đã luôn dành nhiều thời gian, công sức tận tình hướng dẫn,chỉ bảo, giúp đỡ và động viên tác giả trong suốt quá trình thực hiện đề tài và hoàn thànhkhóa luận tốt nghiệp.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩuVihaba và các anh chị đồng nghiệp đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng nhưcung cấp số liệu và thông tin cho em để thực hiện khóa luận.

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, người thân và bạn bè đã cùng chiasẻ những khó khăn, động viên tinh thần trong suốt quá trình học tập, làm việc và nghiêncứu.

Em xin cam đoan rằng khóa luận là kết quả nghiên cứu của chính mình Tuynhiên, do hạn chế về thời gian và vốn kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô, các chuyên gia,những người quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn Mọi đóng góp về đề tài nghiêncứu, vui lòng gửi đến địa chỉ email: tthaonguyen12.02@gmail.com

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 2 năm 2024Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Thảo

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 8

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 8

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 9

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 10

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 10

1.4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 10

1.4.1 Mục tiêu nghiên cứu 10

1.4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 10

1.5 Phương pháp nghiên cứu 11

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu 11

1.5.2 Phương pháp phân tích số liệu 12

1.6 Kết cấu khóa luận 12

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT DỘNG MUA HÀNG TRONGDOANH NGHIỆP 13

2.1 Một số vấn đề lý luận của quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 13

2.1.1 Khải niệm mua hàng và quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 13

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của mua hàng 14

2.2 Khái quát về hàng hóa mua và cấu trúc tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp152.2.1 Đặc điểm của các loại hàng hóa mua 15

2.2.2 Cấu trúc tổ chức của mua hàng tại doanh nghiệp 16

2.3 Nội dung của quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 19

2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng 20

2.3.2 Quyết định mua hay tự làm 20

2.3.3 Xác định phương thức mua và thời điểm mua 20

2.3.4 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 22

2.3.5 Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ 22

2.3.6 Đánh giá sau mua 22

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp 23

2.4.1 Các yếu tố vĩ mô 23

2.4.2 Các yếu tố vi mô 25

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNGTY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIHABA 27

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba 27

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty 27

3.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý 27

3.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 29

3.1.4 Nguồn nhân lực 30

3.1.5 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ vật chất kỹ thuật 31

3.2 Phân tích tác động của các yếu tố môi trường tới quản trị hoạt động mua hàngcủa Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba 32

3.2.1 Các yếu tố vĩ mô 32

3.2.2 Các yếu tố vi mô 33

3.3 Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại vàXuất Nhập khẩu Vihaba 34

3.3.1 Phân tích nhu cầu mua hàng 36

3.3.2 Thực trạng quyết định phương thức mua hàng 39

4.1.1 Dự báo tình hình thay đổi của ngành nông sản Việt Nam 50

4.1.2 Phương hướng phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và XuấtNhập khẩu Vihaba 51

4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHHThương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba 52

4.2.1 Hoàn thiện phân tích nhu cầu mua hàng 52

4.2.2 Nâng cao khả năng tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 53

4.2.3 Một số giải pháp đồng bộ khác 56

4.3 Một số kiến nghị khác 56

4.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước 57

4.3.2 Kiến nghị với Hiệp hội lương thực Việt Nam 57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

PHỤ LỤC 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Các loại hàng hóa mua 15

Hình 2.2: Cấu trúc tổ chức mua hàng tập trung tại doanh nghiệp 17

Hình 2.3: Cấu trúc tổ chức mua hàng phân quyền tại doanh nghiệp 18

Hình 2.4: Cấu trúc tổ chức mua hàng hỗn hợp tại doanh nghiệp 19

Hình 2.5: Quá trình mua trong doanh nghiệp 20

Hình 3.1: Logo Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba 27

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 28

Hình 3.3: Mức độ quan trọng của quản trị hoạt động mua hàng đối với hoạt động kinhdoanh của công ty 34

Hình 3.4: Quy trình quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại vàxuất nhập khẩu Vihaba 35

Hình 3.5: Mức độ quan trọng trong các bước quản trị hoạt động mua hàng 36

Hình 3.6: Mức độ quan trọng của các yếu tố và tiêu chí trong phân tích nhu cầu muahàng 37

Hình 3.7: Quyết định về phương thức mua hàng 40

Hình 3.8: Quy trình xác định và lựa chọn Nhà cung cấp 40

Hình 3.9: Các phương pháp tìm kiếm nhà cung cấp mới 41

Hình 3.10: Mẫu bảng tổng hợp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng 42

Hình 3.11: Kết quả khảo sát khả năng ứng dụng bảng tiêu chí đánh giá NCC 44

Hình 3.12: Quy trình tiếp nhận hàng hóa 46

Hình 4.1: Đề xuất quy trình phân tích nhu cầu mua hàng sớm 53

Hình 4.2: Đề xuất quy trình xác định và lựa chọn nhà cung cấp mới 54

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Một số kết quả kinh doanh chủ yếu của công ty 2021-2023 29

Bảng 3.2: Số lượng nhân sự công ty theo từng tiêu chí 30

Bảng 3.3: Tổng hợp mạng lưới tài sản và cơ sở vật chất kỹ thuật của Vihaba 31

Bảng 3.4: Tổng hợp danh mục hàng hóa thu mua xuất khẩu 37

Bảng 3.5: Tiêu chí đánh giá Nhà cung cấp của công ty 43

Bảng 3.5: Tổng hợp một số nhà cung cấp cho các mặt hàng nông sản chủ đạo 44

Bảng 3.6: Tổng hợp tỷ trọng hàng hóa thu mua theo container 40ft trong 3 năm 2021,2022, 2023 46

Bảng 4.1: Đề xuất bảng đánh giá nhà cung cấp mới 55

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong năm 2023, kinh tế Việt nam chịu tác động xấu từ bối cảnh kinh tế thế giớiđang gặp nhiều khó khăn và thách thức Nhiều nền kinh tế là đối tác thương mại lớn củaViệt Nam có mức tăng trưởng chậm lại Trong đó mức tăng tổng giá trị tăng thêm toànnền kinh tế, khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 3,83%, đóng góp 8,84% GDP.Khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng trưởng tích cực, giữ vững vai trò trụ đỡ củanền kinh tế kim ngạch xuất khẩu một số nông sản tăng cao như gạo, rau quả, càphê…Các Bộ, Ban, Ngành Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn liên tục chung taygóp sức, phối hợp với Bộ Công Thương đàm phán tháo gỡ rào cản kỹ thuật, rào cảnthương mại và mở cửa thị trường xuất khẩu; hỗ trợ các địa phương kết nối, thúc đẩy chếbiến, tiêu thụ nông sản vào vụ thu hoạch.

Trong bối cảnh đẩy mạnh tiêu thụ và xuất khẩu nông sản của Việt Nam, muahàng là công việc thường xuyên và liên tục, có vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung ứngđầy đủ hàng hóa đầu vào thường xuyên để phục vụ cho hoạt động sản xuất hay cung cấpdịch vụ của doanh nghiệp Riêng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu thì công tác muahàng chiếm một vị trí quan trọng giúp tạo ra hàng hóa ban đầu để triển khai toàn bộ hoạtđộng kinh doanh, mang tới sản phẩm phù hợp với chi phí hợp lý cho thị trường nướcngoài, đóng góp vào lợi nhuận và tăng trưởng của doanh nghiệp.

Đối với mặt hàng nông sản có nhiều đặc điểm riêng biệt, cần phải được chú ý thìhoạt động mua hàng hợp lý có thể giúp cho doanh nghiệp nâng cao được năng lực cạnhtranh, mang tới cho khách hàng của mình một nguồn hàng thực sự có chất lượng tốt.Nếu công tác mua hàng không được đảm bảo dẫn đến việc nông sản không đảm bảochất lượng theo yêu cầu của từng quốc gia nhập khẩu sẽ dẫn đến tình trạng hàng bị tiêuhủy, hoàn trả không những gây tổn thất nặng đối với đơn vị xuất khẩu mà còn làm mấtuy tín cho nông sản Việt Nam Ví dụ điển hình vào tháng 10 năm 2023, hai lô sầu riêngvà ớt của Việt Nam khi xuất sang Nhật đã bị buộc tiêu hủy do tồn dư hóa chất vượt tiêuchuẩn cho phép Trong đó, riêng thiệt hại lô sầu riêng là 220 triệu đồng Vậy nên, cầncẩn trọng trong công tác mua và giám sát đầu vào là vấn đề vô cùng cấp thiết đối với cácdoanh nghiệp xuất khẩu nông sản.

Xuất khẩu mặt hàng nông sản Việt Nam cũng là mục tiêu chính cho hoạt độngkinh doanh và phát triển doanh nghiệp của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhậpkhẩu Vihaba Công ty cũng luôn ý thức và nhận diện được rõ tầm quan trọng của việcquản trị hoạt động mua hàng Tuy đã có những kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thiện nghiệpvụ mua hàng nhưng nhìn chung để tiến đến một chiến lược mua và quản trị nguồn cunghiệu quả thì còn khá mơ hồ Công ty dễ gặp phải các tình trạng mua hàng với chi phí cao,mối liên kết giữa doanh nghiệp với hợp tác xã, nông dân còn lỏng lẻo, chưa bền chặt…ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và lợi nhuận Đây cũng là tình huống dễ gặptại các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu nông sản khác, cần cấp thiết có nhữngbiện pháp để khắc phục.

Do đó, em quyết định lựa chọn đề tài “Quản trị hoạt động mua hàng của Công tyTNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba” Em hy vọng những vấn đề mà khóaluận đề cập sẽ giúp ích cho hoạt động mua hàng tại công ty Công ty TNHH Thương mạivà Xuất Nhập khẩu Vihaba và các doanh nghiệp xuất khẩu nông sản khác trở nên hoànthiện và tối ưu hơn.

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường, quản trị hoạt động mua hàngluôn được các doanh nghiệp chú trọng nhằm giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa hoạt độngkinh doanh Do đó, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến công tác tổ chứcmua hàng đã đưa ra các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp Dưới đây là một số đề tài nghiêncứu:

Phạm Chí Linh (2021), “Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại vàDược phẩm Hưng Việt”, luận văn thạc sĩ kinh tế, trường Đại học Thương mại, Hà Nội.

Luận văn nêu ra những quan điểm về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệpvà phân tích những tác động của các yếu tố kinh tế, môi trường, văn hóa, xã hội tới sựphát triển trong hoạt động quản trị mua hàng của Công ty Từ đó, tác giả đã đưa ranhững giải pháp cụ thể dành cho doanh nghiệp trong tương lai.

Hà Công Sinh (2022), “Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng nông sản phụcvụ xuất khẩu thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy may vàphụ tùng”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Thương Mại, Hà Nội Khóa luận

nghiên cứu thực trạng, tình hình mua hàng và quy trình quản trị mua hàng của Công tyCổ phần xuất nhập khẩu máy và phụ tùng, cụ thể là mặt hàng nông sản, cũng như cácyếu tố của môi trường ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua nông sản tại Công ty Sau khinghiên cứu, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức muahàng nông sản tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy và phụ tùng trong những nămtiếp theo.

Paul Joesbury (2016), "Improving the Effectiveness of Procurement", Thesis,

trường Đại học Aston, Vương quốc Anh Luận văn của Paul Joesbury đã đưa nhữngkhái niệm chung về hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp và phân tích những khókhăn, thách thức đối với hoạt động này ở Anh Từ những khó khăn đó, tác giả đã chỉ ranhững vấn đề cần chú ý khi tiến hành hoạt động mua hàng và mang tới những giải phápkhắc phục, nâng cao hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp.

Khoảng trống nghiên cứu

Tính tới thời điểm hiện tại chưa có nghiên cứu liên quan đến hoạt động mua hàngcủa Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba Thực trạng được phân tíchtrong các đề tài trên chỉ dựa vào góc nhìn, quan điểm của các tác giả trong quá trình làmviệc và nghiên cứu, chưa có sự đánh giá khách quan bằng phương pháp khảo sát bảnghỏi, phỏng vấn.

Do đó, đề tài “Quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại vàXuất Nhập khẩu Vihaba” có tính mới và chưa trùng lặp với những nghiên cứu đã côngbố mà tác giả được biết cho tới nay và sẽ sử dụng phương pháp phỏng vấn để nâng caotính hiệu quả cho đề tài.

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quản trịhoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba, đặcbiệt chú trọng vào quy trình mua hàng bao gồm các nội dung: Xác định nhu cầu muahàng; Quyết định phương thức mua; Xác định và lựa chọn nhà cung cấp; Đặt hàng, kýhợp đồng mua; Tiếp nhận hàng hoá; Đánh giá kết quả sau mua

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung, đề tài tiếp cận quá trình quản trị hoạt động mua hàng của công ty

TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba theo quá trình của hoạt động mua hàngcủa công ty Từ đó đưa ra nhận xét về thành công, hạn chế nhằm đề xuất những giảipháp và kiến nghị nhằm hỗ trợ, nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động mua hàng chocông ty.

Về thời gian, các dữ liệu nghiên cứu được thu thập trong giai đoạn từ 2021 - 2023

và khóa luận cũng đưa ra những giải pháp định hướng cho tương lai đến năm 2030.

Về không gian, nghiên cứu hoạt động quản trị mua hàng nông sản của Công ty

TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba được nhập tại nguồn hàng được nuôitrồng, sản xuất và chế biến tại thị trường nội địa.

1.4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu1.4.1 Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận được thực hiện với mục tiêu hệ thống cơ sở lý luận về quản trị hoạtđộng mua hàng của doanh nghiệp Trên cơ sở đó có đánh giá nghiên cứu thực trạng vàđề xuất các giải pháp hoàn thiện hơn công tác quản trị hoạt động mua hàng của Công tyTNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba.

1.4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài hướng tới 3 nhiệm vụ chính

- Tập hợp và hệ thống một số lý luận cơ bản về quản trị hoạt động mua hàng bên trongdoanh nghiệp

- Phân tích thực trạng quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại vàXuất Nhập khẩu Vihaba trong thời gian gần đây

- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hỗ trợ, nâng cao hiệu quả quản trị hoạtđộng mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Dựa trên những nội dung về cơ sở lý luận và để đảm bảo các phương phápnghiên cứu phù hợp và logic về mặt khoa học, tính khả thi và hiệu quả trong giải quyếtđược các vấn đề đặt ra của đề tài nghiên cứu, tác giả lựa chọn phương pháp nghiên cứuđịnh tính và định lượng Dựa trên hai phương pháp cơ bản này đề tài cần thu thập cả hailoại dữ liệu là dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp.

- Phương pháp nghiên cứu định tính: Dựa trên các dữ liệu thu thập được từ việc tổnghợp các công trình nghiên cứu, các ấn phẩm, tài liệu báo chí, dữ liệu các ngành, các cấpnhằm hệ thống hóa, sử dụng phương pháp thống kê, so sánh, mô tả nhằm chỉ ra nhữngvấn đề quan trọng trong công tác mua hàng và quản lý nguồn cung của các doanhnghiệp chế biến cà phê Phương pháp định tính được sử dụng phân tích báo cáo luận ántrên cơ sở các dữ liệu thứ cấp có sẵn và quá trình phỏng vấn chuyên sâu.

- Phương pháp nghiên cứu định lượng: Trong đề tài này phương pháp nghiên cứu địnhlượng được sử dụng tính toán lượng hóa những chỉ số đơn giản, nhằm đo lường đượcyếu tố được xác định trong bảng hỏi Thang đo Liker 5 mức độ được sử dụng trong mẫuphiếu điều tra được đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 điểm nhằm đánh giá mức độ hàilòng, mức độ khó khăn, mức độ quan trọng Khi các dữ liệu được thu thập thông quacác bước điều tra khảo sát tác giả tổng hợp, thống kê phân tích và mô tả định lượng trênnhững yếu tố cơ bản như; (1) Tính trị trung bình nhằm đo lường mức độ trung bình củamỗi yếu tố được xây dựng trong thang đo; (2) Tính tần số xem mức độ, tần suất trả lờicác câu hỏi, các nhóm vấn đề được trả lời xuất hiện

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu

a) Đối với dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu bên ngoài: nghiên cứu sử dụng dữ liệu đến từ giáo trình, bài giảng

của trường Đại học Thương mại và các trường Đại học khác thuộc khối kinh tế, cáccông trình nghiên cứu, bài viết trong và ngoài nước về đề tài quản trị mua hàng nói riêngvà chuỗi cung ứng nói chung Ngoài ra, khóa luận này còn sử dụng các thông tin liênquan đến hoạt động mua hàng, công tác quản trị mua hàng được tìm kiếm trên các thôngtin điện tử chính thống như: Bộ Công thương Việt Nam, Tạp chí kinh tế Việt Nam, Tạpchí Vietnam Logistics Review - VLR…

Nguồn nội bộ công ty: Nguồn dữ liệu liên quan đến tình hình kinh doanh, hoạt

động mua hàng được cung cấp bởi phòng kế toán, phòng mua hàng và phòng kinhdoanh Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba.

b) Đối với dữ liệu sơ cấp:

Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ quá trình quan sát thực tế trong suốt thời gianthực tập, làm việc trực tiếp kết hợp với hỏi ý kiến nhân viên tại công ty Sau đó tiếnhành ghi chép và chắt lọc các thông tin phù hợp để đưa vào khóa luận tốt nghiệp.

Cách thức thu thập dữ liệu sơ cấp được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn.Phỏng vấn trực tiếp chị Trần Thị Khánh Linh - Trưởng phòng mua hàng của công ty để

hiểu hơn công tác tổ chức quản trị hoạt động mua hàng của công ty Từ đó hiểu hơn hoạtđộng mua hàng của công ty và đưa ra những đánh giá, nhận định riêng nhằm hỗ trợ pháttriển hoạt động mua hàng của công ty Ngoài ra, còn phỏng vấn toàn bộ 4 nhân viênPhòng mua hàng của công ty Nội dung phỏng vấn nhân viên chủ yếu để thu thập ý kiếncủa nhận viên đối với các nội dung liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng mà côngty đang thực hiện, và để thu thập thêm thông tin về thực trạng hoạt động mua hàng đangđược diễn ra trong công ty.

1.5.2 Phương pháp phân tích số liệu

Phương pháp so sánh, phân tích: So sánh kết quả kinh doanh của công ty quatừng năm 2021, 2022, 2023, đánh giá hiệu quả của hoạt động quản trị nguồn cung vàphân tích các tác nhân ảnh hưởng đến hoạt động này.

Phương pháp tổng hợp thống kê: là tiến hành tập trung, chỉnh lý các tài liệu đãthu thập được, từ đó rút ra những thông tin hữu ích và đưa ra những kết luận có tính chấtchung quy và có thể tổng quát hóa.

1.6 Kết cấu khóa luận

Đề tài được chia làm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Tập trung nêu ra tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, xác lập và tuyên bố mụctiêu nghiên cứu, đề ra phương pháp nghiên cứu; xây dựng đối tượng và phạm vi nghiêncứu.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Chương này đưa ra một số khái niệm liên quan đến mua hàng, các loại hàng hóamua, cấu trúc tổ chức mua hàng Tập trung nghiên cứu đi sâu vào các vấn đề liên quanđến nội dung quản trị quản trị hoạt động mua hàng và các nhân tố ảnh hưởng đến quảntrị hoạt động mua hàng.

Chương 3: Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại và

Xuất Nhập khẩu Vihaba

Nội dung chương 3 giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩuVihaba, kết quả kinh doanh của các năm gần đây và đưa ra các kết quả phân tích dữ liệucủa phỏng vấn phiếu điều tra cũng như dữ liệu thứ cấp liên quan đến quản trị hoạt độngmua hàng Từ đó, rút ra những thành công và hạn chế của công ty trong vấn đề quản trịhoạt động mua hàng.

Chương 4: Đề xuát giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua hàng của Công ty

TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

Chương 4 đưa ra những xu hướng xuất khẩu mặt nông sản Việt Nam; những địnhhướng về hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tới Từ đó, đề xuất các giải phápvà các kiến nghị đối với doanh nghiệp và nhà nước nhằm hoàn thiện công tác quản trịhoạt động mua hàng của công ty.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT DỘNG MUA HÀNGTRONG DOANH NGHIỆP

2.1 Một số vấn đề lý luận của quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp2.1.1 Khải niệm mua hàng và quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

a) Khái niệm mua hàng

Theo quan điểm truyền thống, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lựclượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dựtrữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịchhơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiếnthuật hơn là chiến lược

Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm mua là quá trình lập kế hoạch,thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chứcnăng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạtđược mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấymua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm cáccơ hội dài hạn có tính chiến lược.

Trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu vàcó vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phéptối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng.Theo cách tiếp cận này, mua được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồmnhững hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàmphán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhàcung cấp

Với quan điểm tiếp cận hoạt động mua hàng ở đây là nghiệp vụ, quá trình thựchiện các bước trong việc thu mua các nguồn lực đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Nên khóa luận sẽ tiếp cận theo quan điểm mua hàng của

Monczka & ctg, 2021, mua hàng là hệ thống các thực hiện chức năng và các quyết địnhnhằm có được lực lượng hàng hóa vật tư đầu vào phụ vụ cho quá trình sản xuất kinhdoanh, đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

b) Khái niệm quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Tiếp cận theo quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, kiểmtra và đánh giá hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Tiếp cận theo tác nghiệp : Quản trị mua hàng là hoạt động bao gồm các công việcnhư xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng,kiểm tra việc giao nhận hàng hoá và đánh giá kết quả thực hiện.

Quản trị mua hàng là một quá trình phân tích để tìm ra câu trả lời cho các quyếtđịnh như mua hàng gì, mua của ai, mua với số lượng và giá cả như thế nào Đây là mộtquá trình phức tạp diễn ra liên tục và được lặp lại thành một chu kì, công tác này liênquan đến việc sử dụng các kết quả phân tích trong quản lý và cung ứng của doanhnghiệp.

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của mua hàng

a) Mục tiêu

Theo Monczka (2021) chỉ ra những mục tiêu chính trong mua hàng và quản lýnguồn cung của một tổ chưức, để đảm bảo một quá trình mua hàng hiệu quả cần nhắmđến 5 mục tiêu cơ bản sau:

Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua cần đáp ứng liên tục các yêu cầu của khách

hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịchvụ đầu vào có chất lượng Các khách hàng nội bộ có thể bao gồm: bộ phận sản xuất, cáctrung tâm phân phối, bộ phận kỹ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng côngnghệ thông tin.

Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua

phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý độingũ nhân viên thu mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua,

Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển

và duy trì nguồn cung Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trongthị trường cung ứng để đảm bảo:

- Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh.

- Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng.- Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh.

Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năngcung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũngnhư phát triển sản phẩm mới Duy trì mối quan hệ với các NCC bên ngoài và phát triểncác nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy.

Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này

đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cựcvà chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn cần thiết để đảm bảohoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất,kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức.

Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất

với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đếnhiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận làmột tài sản chiến lược, cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường

c) Vai trò

Mua là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tàinguyên Mua không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụthuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua Vì vậy, mua phải hỗ trợmục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trongchuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:

Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời

với khách hàng và NTD Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn khách hàngphải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đúng thời điểm vàchi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác bộ phậnmua cũng cần hiểu biết rõ về nhu cầu khách hàng để đưa ra các quyết định mua đúngvới nhu cầu của doanh nghiệp.

Liên kết, mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung cứng

nhằm nắm bắt những thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, cácnguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường Những hiểu biết về thị trườngđầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh nhằm nắm bắt cơ hộithị trường mới.

Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục

tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Chiến lược mua luônbắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệvới các đối tác cung cấp Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và pháttriển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thànhcông Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang cócác ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặcsáng tạo trên thị trường

Hỗ trợ các chiến lược chức năng khác trong tổ chức: Các chiến lược về mạng

lưới, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán hàng, dự trữ,… đều có liên quan chặtchẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp,đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức.

2.2 Khái quát về hàng hóa mua và cấu trúc tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp2.2.1 Đặc điểm của các loại hàng hóa mua

Hình 2.1: Các loại hàng hóa mua

(Nguồn: Slide bài giảng Bộ môn Mua và quản lý nguồn cung)

Các tổ chức mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau, các loại hàng mua(Category) được chia thành các nhóm chính với các đặc điểm dưới đây:

Nguyên liệu thô: Nguyên liệu thô là dạng vật liệu cơ bản mà từ đó sản phẩm hoànthiện hay vật liệu trung gian được sản xuất hay tạo ra Vật liệu thô biểu thị cho giá trị

đầu vào trong việc sản xuất các sản phẩm khác Ví dụ, dầu mỏ là vật liệu thô để cungcấp các sản phẩm hoàn thiện như nhiên liệu, chất dẻo và các mặt hàng hóa học hay dượcphẩm Thuật ngữ vật liệu thô còn được dùng để biểu thị cho vật liệu đến từ tự nhiên, ởtình trạng mới khai thác hoặc sản xuất một cách hạn chế như than đá, dầu mỏ hay nướcbiển Nguyên liệu thô gồm các mặt hàng như dầu mỏ, than đá, gỗ và các kim loại nhưđồng, kẽm Nó còn bao gồm các nguyên liệu nông nghiệp như đậu nành, bông, lúa,ngô, Đặc điểm chính của nguyên liệu thô là chưa có sự chế biến, bất kỳ quá trình xử lýnào xảy ra làm cho nguyên liệu thô có thể bán được đều biến nó thành vật liệu trunggian.

Bán thành phẩm và linh kiện: Các bản thành phẩm và linh kiện bao gồm tất cảcác mặt hàng được mua từ các NCC cần thiết để hỗ trợ hoạt động sản xuất sản phẩmcuối cùng Quản lý việc mua các danh mục này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chấtlượng sản phẩm cuối cùng.

Sản phẩm hoàn chỉnh: Các tổ chức mua các sản phẩm hoàn chỉnh từ các NCCbên ngoài để sử dụng nội bộ hoặc để bán lại cho NTD mà không cần phải xử lý thêm.Một nhà sản xuất có thể bán ra thị trường một mặt hàng được sản xuất bởi nhà sản xuấtkhác dưới thương hiệu riêng của mình Đó là khi công ty muốn tập trung vào khả năngthiết kế của mình và thuê ngoài tất cả hoạt động còn lại.

Sản phẩm hỗ trợ sản xuất: Các mặt hàng hỗ trợ sản xuất, hỗ trợ trực tiếp cho quátrình sản xuất của doanh nghiệp Bao gồm các vật liệu cần thiết để đóng gói và vậnchuyển các sản phẩm cuối cùng như pallet, hộp, thùng vận chuyển chính, băng keo, túi,bao bì, các vật liệu chèn lót và vật liệu đóng gói khác.

Dịch vụ: Hầu hết các công ty dựa vào các nhà thầu bên ngoài cho một số hoạtđộng hoặc dịch vụ nhất định Một công ty có thể thuê dịch vụ chăm sóc cỏ hoặc chuyêngia về máy lạnh để xử lý các hỏng hóc mà nhân viên bảo trì không thể thực hiện Cácdịch vụ phổ biến khác như sửa chữa máy, vệ sinh, nhập dữ liệu, tư vấn và dịch vụ ănuống Tuy nhiên, mức độ chú ý và sự chuyên nghiệp có thể tạo ra các dịch vụ tốt vớitổng chi phí thấp nhất Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm các hợp đồng dài hạn vớicác NCC dịch vụ giống như họ làm với các danh mục hàng mua có giá trị cao khác.

Thiết bị chính: Mua thiết bị liên quan đến việc mua tài sản sử dụng lâu hơn mộtnăm Có một số loại thiết bị thường được mua, trước hết là các thiết bị tiêu chuẩn chungkhông có yêu cầu thiết kế đặc biệt Ví dụ như hệ thống máy tính, đồ nội thất, thiết bị xửlý vật liệu đa năng Loại thứ hai là thiết bị được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầuriêng, như máy móc sản xuất chuyên dụng, dây chuyền sản xuất mới, máy công cụchuyên dụng, thiết bị tạo ra năng lượng Việc mua các mặt hàng này đòi hỏi sự thốngnhất kỹ thuật chặt chẽ giữa người mua và người bán.

2.2.2 Cấu trúc tổ chức của mua hàng tại doanh nghiệp

Mua có vị trí kết nối giữa các bộ phận bên trong doanh nghiệp với các yếu tố môitrường bên ngoài, đặc biệt là kết nối với các NCC đầu vào nên thiết kế cấu trúc tổ chứccủa bộ phận mua trở nên đặc biệt quan trọng trong quản lý tổ chức của doanh nghiệp.

Cấu trúc mua phải được xác lập phù hợp với định hướng chiến lược và cấu trúc tổ chứccủa doanh nghiệp Vì vậy, sau khi xác định chiến lược chuỗi cung ứng và chiến lượcmua, cần chọn lựa một cơ cấu tổ chức mua thích hợp.

a) Cấu trúc tập trung:

Hình 2.2: Cấu trúc tổ chức mua hàng tập trung tại doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình quản trị Logistics kinh doanh - ĐH Thương mại)

Là cấu trúc trong đó phòng mua đặt tại trụ sở công ty hoặc cơ sở sản xuất lớnnhất Bộ phận này sẽ tập trung các yêu cầu mua từ các vị trí trong mạng lưới của công ty,quyết định tất cả các vấn đề mua như số lượng, chính sách giá, hợp đồng, thương lượng,lựa chọn và đánh giá NCC Một số lợi thế của hình thức này:

- Tập trung khối lượng: Mua tập trung sẽ có quy mô lớn nên có thể nhận được mức chiếtkhấu theo quy mô, những điều khoản mua có lợi khác và giảm chi phí vận chuyển Quymô mua lớn cũng làm tăng vị thế và sức mạnh của công ty trong quá trình đàm phán.Các NCC thường sẵn sàng thương lượng và đưa ra những điều khoản tốt hơn khi sốlượng hàng đặt mua lớn.

- Tránh trùng lặp: Cơ chế tập trung có thể loại bỏ xác suất trùng lặp các công việc Côngty chỉ cần phát hành một thư hỏi hàng với khối lượng lớn để mua các nguyên vật liệugiống nhau cho nhiều cơ sở của mình, nên có thể loại bỏ sự lặp lại các tác nghiệp liênquan đến mua, nhờ vậy cũng góp phần giảm chi phí nhân công.

- Chuyên môn hóa: Mua tập trung cho phép người mua chuyên môn hóa vào một nhómmặt hàng cụ thể thay vì chịu trách nhiệm về tất cả các mặt hàng và dịch vụ Cơ chế nàygiúp bên mua có nhiều thời gian và nguồn lực để tìm hiểu những nguyên vật liệu, hànghóa cần mua nên có thể trở thành những người mua chuyên nghiệp.

- Giảm chi phí vận chuyển: Do khối lượng hàng mua lớn nên có thể tận dụng triệt đểtính kinh tế nhờ quy mô trong vận chuyển.

- Không có sự cạnh tranh giữa các cơ sở của doanh nghiệp: Trong hệ thống phân quyền,khi các cơ sở khác nhau cùng mua một nguyên vật liệu, có thể xảy ra tình trạng cạnhtranh lẫn nhau, đặc biệt khi nguyên vật liệu được mua từ một NCC Hệ thống tập trungsẽ loại bỏ vấn đề này.

- Hệ thống NCC chung: Do sử dụng hệ thống NCC chung nên tạo điều kiện quản lý vàđàm phán hợp đồng dễ dàng hơn.

b) Cấu trúc phân quyền:

Hình 2.3: Cấu trúc tổ chức mua hàng phân quyền tại doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình quản trị Logistics kinh doanh - ĐH Thương mại)

Là hệ thống trong đó các phòng mua cục bộ như ở cấp phân xưởng sẽ tự quyếtđịnh mua cho bộ phận của mình Đây là dạng cấu trúc phổ biến trong quá khứ, thườngsử dụng trong các doanh nghiệp khi mua chưa được nhìn nhận như một chức năng Tuynhiên, cấu trúc này có tầm nhìn hẹp và phù hợp với các vấn đề và thị trường kinh doanhđịa phương Một số ưu điểm của hệ thống mua phân quyền bao gồm:

- Nắm rõ nhu cầu: Bộ phận mua ở từng cơ sở sẽ biết chính xác nhu cầu của đơn vị cơ sởhơn là bộ phận mua ở trụ sở văn phòng.

- Tìm nguồn địa phương: Người mua ở các đơn vị sẽ nắm rõ các thông tin về các nguồncung cấp địa phương Sử dụng các NCC địa phương giúp việc giao hàng nhanh hơn, cóthể đặt hàng với đơn hàng nhỏ, nhiều lần, giúp giảm tồn kho, đồng thời tạo ra các mốiquan hệ thân thiết với NCC.

- Thủ tục hành chính giảm bớt: Cho phép phản hồi nhanh hơn, đồng thời làm tăng sựhợp tác và liên kết giữa các bộ phận trong mỗi cơ sở kinh doanh Có thể tìm thấy cơ cấutổ chức tập trung trong trường hợp có sự tương đồng giữa

nhiều địa điểm của công ty Ví dụ, sự tương đồng về công nghệ đang sử dụng, điều kiệnthị trường, các yêu cầu mặt hàng…Cấu trúc này thường được sử dụng trong các công tycung cấp cùng một sản phẩm, dịch vụ ở nhiều địa điểm, hoặc những công ty có quy môtương đối nhỏ, việc phân chia kiểm soát không khả thi và do đó, cơ cấu phân quyền.Tuy nhiên, cơ cấu phân quyền sẽ phù hợp với các công ty có nhiều địa điểm kinh doanh

khác nhau vì trong trường hợp này, việc kiểm soát tập trung sẽ không hiệu quả bởi mỗiđơn vị hoạt động trong khu vực riêng của mình.

c) Cấu trúc hỗn hợp:

Hình 2.4: Cấu trúc tổ chức mua hàng hỗn hợp tại doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình quản trị Logistics kinh doanh - ĐH Thương mại)

Trên thực tế, phần lớn các công ty nằm trong khoảng giữa hai thái cực tập trungvà phân quyền để tận dụng lợi thế của cả hai, gọi là cấu trúc hỗn hợp Trong cấu trúchỗn hợp, trách nhiệm mua giữa trụ sở chính và bộ phận địa phương được phân chia theomôi trường kinh doanh Sự phân chia chính xác sẽ phụ thuộc vào từng công ty, cácnhiệm vụ thường được phân bổ cho trụ sở chính thường bao gồm: Xây dựng chiến lược,chính sách và tiêu chuẩn mua sắm; đảm phản đối với những mặt hàng phổ biến, được sửdụng rộng rãi; quản lý hàng tồn kho giữa các địa điểm; mua thiết bị nhà máy và các mặthàng chiến lược khác; đào tạo kỹ năng mua; giải quyết các vấn đề pháp lý; nghiên cứuvà truyền thông Trách nhiệm của bộ phận mua ở địa phương bao gồm: Đặt hàng chocác mặt hàng phổ biến; thương lượng và ký kết hợp đồng mua tại địa phương Ưu điểmcủa mua tập trung và phân quyền sẽ được phát huy trong mô hình hỗn hợp như:

- Chiến lược thống nhất: Các chiến lược, chính sách mua được xây dựng và có hiệu lựctrên toàn doanh nghiệp, do đó đạt được sự thống nhất cao.

- Tổng hợp nhu cầu: Nhu cầu về các mặt hàng chiến lược được tập hợp thành từng nhómvà được quản lý tập trung Do đó, tính kinh tế về quy mô từ mua tập trung được thựchiện, trong khi vẫn đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cá biệt của từng đơn vị.

- Quản lý hiệu quả NCC

2.3 Nội dung của quản trị hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Quá trình mua là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khaithực hiện các thương vụ mua Quá trình mua của doanh nghiệp thường có những đặctrưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp.

Hình 2.5: Quá trình mua trong doanh nghiệp

(John Joseph Coyle và cộng sự, 2006)

2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Quy trình cung ứng hàng hóa bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cầnmua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng Nhu cầu này có thểbắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo thị trường hay yêucầu của khách hàng Vì vậy, hoạt động này cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộphận sản xuất, quản trị chất lượng, bộ phận bán hàng và thu mua Sau khi đã xác địnhđược nhu cầu hàng hóa, các nhu cầu này cần phải được lượng hóa thành các chỉ tiêu,

con số cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm.

2.3.2 Quyết định mua hay tự làm

Khi đã có được danh sách lượng hàng hóa cần mua cùng với các tiêu chí về kỹthuật và chất lượng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch cung ứng hàng hóa Trướckhi chào mời các NCC bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sảnphẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Quyết định mua hay tự làm này phụthuộc vào các yếu tố sau:

- Năng lực cốt lõi, nguồn tài chính, nhân lực và công nghệ của doanh nghiệp- Lợi ích về chi phí của việc tự làm so với mua ngoài

- Độ tin cậy và tính linh hoạt của NCC

Tự làm có thể giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng hàng hóa cho sảnxuất, kinh doanh, chất lượng sản phẩm cũng sẽ hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đã đề ra.Tuy nhiên lại đòi hỏi cao về nguồn lực và thời gian và không phải lúc nào tự làm cũngtiết kiệm tổng chi phí hơn mua ngoài.

2.3.3 Xác định phương thức mua và thời điểm mua

a) Xác định phương thức mua

Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với NCC, cho phép ướclượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phức tạp của hoạt động này Baphương thức mua cơ bản bao gồm:

- Mua lại (straight rebuy hay routine purchase) được tiến hành đối với nhà cung ứng đãcó quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ, không có những vấn đề lớn cần điều

chỉnh và thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dướihình thức đặt hàng lại đơn hàng từ phía người mua Các nhà cung ứng hiện nay thườngnỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này.

- Mua lại có điều chỉnh (modified rebuy) là phương thức mua lại nhưng cần thươnglượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán Thường gặp trongtrường hợp nhu cầu mua thay đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua báncủa các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồncung.

- Mua mới (new buy) là hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồncung để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như khi bắt đầukinh doanh, khi kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, khôngtriển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới vớinhững đề nghị hấp dẫn Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiêncứu, phân tích lựa chọn nguồn hàng.

Bảng 2.1: So sánh các phương thức mua

Mua lại thẳng

Nhà cung cấphiện tại

Tình thế thay đổi

Thương lượng điềuchỉnh cần thiết

Chuyển nhà cung cấpmới

Chi phí thươnglượng lớn nếu tìmnhà cung cấp mớiKéo dài thời gian

Mua mới

Nhà cung cấpmới

Sản phẩm kinh doanh,thị trường mới

Tình thế thay đổiNguồn hàng tốt hơn

Xác định lại nguồnhàng

Lựa chọn nguồn hàngLớn

Thời gian kéo dài

(Nguồn: Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh - ĐH Thương mại)

b) Xác định thời điểm mua

Thời điểm mua hàng cũng là một quyết định mà doanh nghiệp cần phải lên kếhoạch từ trước Có 3 thời điểm mua mà doanh nghiệp thường lựa chọn:

- Mua tức thì: là việc mua hàng hóa và dịch vụ ngay khi xuất hiện nhu cầu nhằm kịpthời cung ứng hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

- Mua trước: việc mua diễn ra trước khi phát sinh nhu cầu, nhằm cung cấp một lượnghàng hóa lớn trong dài hạn.

- Mua đầu cơ: là việc thu mua một lượng hàng hóa nhiều hơn hẳn thông thường Việcmua không nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà là một sự phòng ngừa cho nhữngbiến động của thị trường trong tương lai.

Ngoài lựa chọn phương thức và thời điểm mua, kế hoạch mua hàng còn phải thểhiện rõ vai trò, nhiệm vụ của từng tổ chức, cá nhân trong quy trình Đồng thời cần vạchrõ mức độ hoàn thành nhiệm vụ, kết quả thực hiện và chu kỳ mua hàng tháng bằngnhững con số, chỉ tiêu cụ thể.

2.3.4 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người mua phải tiến hànhtìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp Yêu cầu thông tin và yêu cầubáo giá từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời giangiao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Ngoài ra, việc chọn nhà cung cấpcòn dựa vào các chỉ tiêu khác: chất lượng, độ tin cậy, nguồn lực, tài chính, chất lượngmong muốn, địa điểm nhà cung cấp Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhàcung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết Các nhà cung cấpnày sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giaohàng phù hợp.

2.3.5 Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ

Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanhnghiệp Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở của bên mua.Hàng hóa sau khi được bàn giao cho bên mua thì đã hoàn toàn nằm dưới quyền địnhđoạt của bên mua Doanh nghiệp có thể trực tiếp sử dụng hàng hóa cho sản xuất và kinhdoanh Nhưng thông thường, hàng hóa sau khi giao nhận sẽ tiến hành nhập kho để dựtrữ và thực hiện các biện pháp bảo quản Tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp,quy mô lô hàng và đặc trưng của hàng hóa mà có các chiến lược dự trữ cũng như biệnpháp bảo quản khác nhau Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bênmua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồmtiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng NCC thường chịutrách nhiệm vận chuyển hàng hoá cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiếtkiệm được chi phí cho cả người mua và người bán Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giaonhận là kết thúc một lần mua, vẫn cần tiếp tục theo dõi NCC và lô hàng mua để tiếnhành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn.

2.3.6 Đánh giá sau mua

Trong giai đoạn cuối của quá trình, người mua cần nỗ lực kiểm soát, giám sát cácđơn đặt hàng và hoạt động giao hàng, đánh giá và phát triển các đối tác cung cấp Bướcnày phải đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn và xác định nguyênnhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu Các tiêu chuẩn đánh giá sau muathường bao gồm các tiêu chuẩn lô hàng (mức độ đáp ứng về số lượng, cơ cấu, chấtlượng), tiêu chuẩn hoạt động (thời gian, mức độ tin cậy của việc thực hiện đơn hàng),tiêu chuẩn chi phí (mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua)

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp2.4.1 Các yếu tố vĩ mô

Các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô như cơ chế chính sách pháp lý, hạ tầng cơ sởvật chất và hạ tầng công nghệ thông tin có ảnh hưởng không nhỏ tới công tác quản lýnguồn cung và hoạt động mua hàng, cũng như năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.a) Chính sách pháp lý

Sự ổn định của hệ thống chính trị, luật pháp, chính sách của một quốc gia có ảnhhưởng rất nhiều đến sự ổn định và khả năng phát triển của các ngành kinh tế nói chung.Đối với công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũngkhông nằm ngoài sự tác động đó Ở một quốc gia có chính trị ổn định sẽ tạo môi trườngthuận lợi cho các hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, ổn định chính trị tạo động lực chophát triển hoạt động đầu tư, tăng trưởng kinh tế và thúc đẩy chi tiêu của người tiêu dùngdẫn đến tăng nhu cầu và tạo điều kiện các doanh nghiệp tăng quy mô và phát triển mạnglưới bán hàng Hệ thống chính sách minh bạch, thông thoáng và công bằng cũng sẽ làmôi trường thuận lợi cho phát triển các nguồn cung ứng có chất lượng tốt, hoạt động thumua của các doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn.

b) Môi trường kinh tế, dân cư:

Đây là yếu tố cơ bản quan trọng, trực tiếp tác động tới các doanh nghiệp, hoạtđộng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng rất lớn bới các điều kiện vềphát triển kinh tế, sự thay đổi dân cư, nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng.

- Lạm phát: Lạm phát là tất yếu, nó mang tính quy luật của mọi nền kinh tế, đặc biệt vớinền kinh tế đang phát triển Lạm phát làm cho giá trị đồng tiền bị suy giảm Lạm phátlàm cho sức mua và phản ứng của người tiêu dùng chậm lại hoặc thay đổi, do đó có tácđộng trực tiếp đến các doanh nghiệp Khi nhu cầu thay đổi, diễn biến giá cả phức tạp,nguồn cung của doanh nghiệp trở nên bất ổn, việc thu mua đáp ứng nhu cầu đầu ra sẽdiễn biến khó lường Chính vì vậy lạm phát là yếu tố tác động rất mạnh tới toàn bộ nềnkinh tế, trong đó tác động không nhỏ tới các doanh nghiệp, cụ thể là công tác quản lýnguồn cung và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.

- Suy thoái kinh tế: Đây là hiện tượng khi GDP giảm hoặc tăng rất chậm làm cho nềnkinh tế giảm sút Trong thời kỳ suy thoái, chi tiêu của người tiêu dùng giảm xuống đôikhi rất nhanh, làm cho mức bán và lợi nhuận của các thành viên giảm tương đối Cáccông ty có quy mô lớn với lượng hàng hoá dự trữ lớn sẽ ảnh hưởng nặng nề thậm chí bịphá sản.

- Sự thiếu hụt: Sự thiếu hụt một loại sản phẩm nào đó trong quá trình kinh doanh xảy rathường xuyên, với bất cứ khi nào và ở đâu Hiện tượng này gây ảnh hưởng tới tất cả cácdoanh nghiệp Sự thiếu hụt có thể làm cho mối quan hệ nhà cung cấp và doanh nghiệp bịlỏng lẻo, dẫn tới cấu trúc chuỗi thay đổi có thể theo hướng bất lợi trong lâu dài Giáhàng hoá trong thời kỳ này sẽ tăng lên, và một chương trình xúc tiến từ các nhà sản xuấtsẽ ít được đầu tư hơn.

- Điều kiện về dân cư: Dân cư luôn là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới hầu hết các lĩnhvực của nền kinh tế Trong đó công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng ảnhhưởng ở những khía cạnh sau:

+ Mật độ dân cư, tỷ lệ độ tuổi dân cư ảnh hưởng trực tiếp tới nguồn lực lao độngở mỗi địa phương, mỗi vùng nguyên liệu khác nhau, chính vì vậy nguồn cung của cácdoanh nghiệp có thể bị tác động lớn bởi dân cư ở các vùng nguyên liệu có thể khôngđồng đều, hoặc không đủ đáp ứng nhu cầu lao động dẫn tới giá cả đắt đỏ, trực tiếp ảnhhưởng tới công tác thu mua, cũng như tìm kiếm các nguồn cung ổn định, lâu dài củadoanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp phải tìm kiếm các nguồn cung xa vị trí doanh nghiệpkinh doanh, để có được lợi thế nguồn lực lao động dồi dào Tận dụng lợi thế giảm chiphí thu mua, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

+ Năng lực, trình độ dân cư quyết định rất lớn tới chất lượng nguồn cung, khảnăng thay đổi, phát triển cũng như hợp tác với doanh nghiệp, hình thành nên những liênkết bền vững lâu dài giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Đặc biệt trình độ dân cư ở cácvùng sản xuất, vùng nguyên liệu doanh nghiệp sẽ tác động tới tối ưu hóa về năng xuất,với lao động có chất lượng cao, năng xuất của họ lớn hơn rất nhiều, cũng như sản phẩmtạo ra có khả năng cạnh tranh tốt hơn.

c) Hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật

Hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật quốc gia bao gồm hạ tầng giao thông, hạ tầngcông nghệ thông tin, hạ tầng về cảng biển, hạ tầng hệ thống kho bãi Một quốc gia pháttriển có hạ tầng kỹ thuật hiện đại sẽ giúp cho các doanh nghiệp hoạt động trong quốc giađó tiết kiệm được chi phí và nâng cao năng lực trình độ dịch vụ khách hàng của mình.Đây là nhân tố tác động rất lớn đến hoạt động chung của doanh nghiệp, đặc biệt với cácmục tiêu của quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng:

- Hạ tầng cơ sở vậy chất kỹ thuật tác động đến chất lượng hàng hóa đầu vào, trong quáthu mua nguyên liệu: Quá trình thu mua hàng hóa còn phụ thuộc rất lớn vào hạ tầngquốc gia Những yêu cầu công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng đòi hỏirất cao về thời gian, không gian và độ tin cậy trong quá trình cung ứng chỉ được đáp ứngkhi hạ tầng quốc gia đó phát triển Sẽ không thể đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp nhanh,chính xác, chất lượng cao, kịp thời nếu hạ tầng yếu kém, tình trạng tắc nghẽn giao thôngxảy ra thường xuyên, khả năng vận tải thấp…

- Hạ tầng về công nghệ thông tin quốc gia có ảnh hưởng rất lớn tới quản lý nguồn cungvà hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, khả năng tích hợp công nghệ ảnh hưởng lớntới hạ tầng quốc gia, bản thân doanh nghiệp phát triển công nghệ phụ thuộc rất lớn vàohạ tầng công nghệ này Trong điều kiện hiện nay công nghệ thông tin đang đóng vai tròthen chốt trong phát triển kinh tế xã hội nói chung Đặc biệt với cuộc các mạng côngnghệ 4.0 đang thay đổi diện mạo toàn bộ nền kinh tế, chuyển đổi số trong toàn bộ hoạtđộng nền kinh tế Chuyển đổi số trong doanh nghiệp đang là đòi hỏi tất yếu Để tối ưuhóa hoạt động sản xuất, kinh doanh, nâng cao năng xuất, và tăng khả năng kết nối doanhnghiệp ngày này chắc chắn phải thích ứng với thời đại số Đặc biệt trong công tác quản

lý nguồn cung và hoạt động mua hàng việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp tối ưuhóa về thời gian, không gian, chi phí và hiệu quả toàn bộ hoạt động.

d) Công nghệ thông tin

Các ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng phát triển, có vai trò rất quan trọngtrong tất cả các khâu của quá trình mua hàng và quản lý nguồn cung Trong một số hoạtđộng chủ yếu các ứng dụng CNTT này có thể áp dụng ở những hoạt động như; (1) Tìmnguồn cung ứng và mua sắm, (2) Lập kế hoạch nhu cầu, (3) Quản lý thương mại toàncầu và (4) Hệ thống quản lý vận tải Các danh mục này tuân theo hai danh mục phầnmềm chung là lập kế hoạch và thực hiện Phần mềm lập kế hoạch tìm cách cải thiện độchính xác của dự báo, tối ưu hóa kế hoạch sản xuất, giảm chi phí vốn lưu động, rút ngắnthời gian chu kỳ, cắt giảm chi phí vận chuyển và cải thiện dịch vụ khách hàng Phầnmềm thực thi giúp lấy nguyên vật liệu và quản lý dòng vật chất từ các nhà cung cấpthông qua phân phối hạ nguồn để đảm bảo rằng khách hàng nhận được đúng sản phẩm ởđúng địa điểm, thời gian và chi phí Nó có thể được tóm tắt là “hậu cần tinh gọn”, “hoạtđộng tinh gọn” và “cung cấp tinh gọn”

2.4.2 Các yếu tố vi mô

a) Nhà cung cấp

Nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp đảm bảo việc lưu thông hàng hóa liên tục,xây dựng uy tín với khách hàng Nhà cung cấp có năng lực, đủ điều kiện để thỏa mãnnhu cầu của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả của hoạt động quản trịmua hàng Đối với các nhà cung cấp có tốc độ đáp ứng nhanh chóng, đúng lúc các nhucầu về hàng hóa sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn rahiệu quả và ngược lại Khi lựa chọn các nhà cung cấp không phù hợp sẽ khiến hoạt độngmua hàng của doanh nghiệp gặp hạn chế khi nhà cung cấp không thể đảm bảo được cácyêu cầu về số lượng và chất lượng nguồn lực đầu vào cũng như về thời gian cung ứngkịp tiến độ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thực tế, một doanhnghiệp có thể có nhiều nhà cung cấp và sự cạnh tranh được thể hiện một cách rõ rệt giữacác nhà cung cấp Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp một cách hợp lý đâu là nhàcung cấp phù hợp cho mình và loại bỏ những nhà cung cấp không phù hợp.

b) Khách hàng

Khách hàng sử dụng sản phẩm hay dịch vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triểnnên nhu cầu của khách hàng sẽ quyết định tới công tác mua hàng Doanh nghiệp căn cứdựa trên thông tin của khách hàng để từ đó xác định họ cần mua hàng với số lượng, chấtlượng như thế nào; giá cả hàng hóa mua vào là bao nhiêu và thời gian cung cấp nhanhhay chậm để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì thế nên khi nhu cầukhách hàng thay đổi thì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng cần linh hoạt tùytheo sự biển đổi đó Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và tổng hợp thị hiếu kháchhàng để đưa ra chính sách mua hàng hiệu quả góp phần nâng cao giá trị và năng lựccạnh tranh của mình trên thị trường.

c) Đối thủ cạnh tranh

Trên thị trường, doanh nghiệp sẽ luôn có đối thủ cạnh tranh về giá, chất lượnghàng hóa, chất lượng cung cấp dịch vụ, Một doanh nghiệp nếu chủ quan không nhậnbiết được sự thay đổi của đối thủ sẽ khiến họ dần mất đi khách hàng, hoạt động sản xuấtkinh doanh bị giảm sút Doanh nghiệp cần định vị được vị trí của mình trên thị trườngqua đối thủ cạnh tranh và liên tục hoàn thiện các quy trình để phát triển Do đó, cácdoanh nghiệp luôn thay đổi về giá cả, chất lượng sản phẩm, chất lượng cung cấp dịch vụđể trở nên nổi bật hơn so với đối thủ của mình Hoạt động quản trị mua hàng trongdoanh nghiệp vì thế là yếu tố quyết định một doanh nghiệp có cạnh tranh được với đốithủ của mình hay không Quản trị mua hàng tốt sẽ thu hút các nhà cung cấp của đối thủcũng như là khách hàng trên trị trường Từ đó, các doanh nghiệp luôn nghĩ cách làm saođể hoạt động quản trị mua hàng phải đạt được hiệu quả cao nhất.

e) Nguồn nhân lực

Lãnh đạo và đội ngũ nhân viên mua hàng có vai trò quyết định tới hoạt độngquản trị mua hàng bắt đầu từ việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng vàđặt hàng, kiểm tra hàng hóa giao nhận, thanh toán tiền hàng và cuối cùng là đánh giánhà cung cấp Nếu doanh nghiệp xây dựng được cho mình một đội ngũ nhân viên muahàng có năng lực, kĩ năng và giàu kinh nghiệm, hiểu biết các loại mặt hàng, nắm bắtđược mục tiêu chiến lược đề ra sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, nâng caohiệu quả kinh doanh Lãnh đạo hay các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp là yếutố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động mua hàng Họ hiểunhân viên của mình nên sẽ đưa ra được những công việc và quyết định đúng đắn để thựchiện hoạt động mua hàng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp Mua phụ thuộc vào hoạtđộng của các nhân viên thuộc bộ phận mua hàng Công tác tuyển dụng nhân viên thumua phù hợp với yêu cầu của hoạt động mua hàng là bước đầu để xây dựng thành côngcho doanh nghiệp Với những lãnh đạo giỏi và nhân viên giàu tiềm năng sẽ giúp hoạtđộng mua được quản trị tốt và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠICÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIHABA3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba3.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba (Vihaba Co.,Ltd), hay còngọi là Vihaba Công ty có tên quốc tế là Vihaba Trade and Import – Export CompanyLimited Công ty hoạt động và đăng ký kinh doanh từ 17/03/2014 với người đại diệncông ty là bà Đỗ Thị Dung – Giám đốc Công ty.

Hình 3.1: Logo Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba

(Nguồn: Website Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Vihaba)

Khi mới thành lập, công ty hoạt động trong thị trường nội địa với việc cung cấpdụng cụ nhà bếp và nguyên liệu chế biến của các chuỗi của hàng Bằng sự nỗ lực, tâmhuyết với dịch vụ bán hàng, công ty đã được nhiều thương hiệu tin tưởng và đồng hànhtrong suốt chặng đường: Aeon Mall, Highland Coffee, Starbucks, Burger King,Domino’s Pizza… và nhiều doanh nghiệp khác Tuy nhiên, tính từ năm 2018, công ty đãdần chuyển hướng mục tiêu hoạt động kinh doanh chính là xuất khẩu các mặt hàng nôngsản Việt Nam, hoạt động kinh doanh nội địa vẫn được triển khai nhưng đóng vai trò thứyếu của công ty Với mục tiêu trở nâng tầm vị thế nông sản Việt trên thị trường thế giớivà trả thành cầu nối uy tín giữa doanh nghiệp nước ngoài với thị trường nông sản nội địa,công ty đã có những thành công nhất định trên các sàn thương mại điện tử và các trangmạng xã hội Đặc biệt tại sàn thương mại điện tử Alibaba.

Vihaba đã vinh dự nhận được nhiều giải thưởng danh giá Năm 2019 được vinh dựđứng trong bảng xếp hạng “Top global seller on Alibaba.com” Năm 2020 công ty đượccấp giấy chứng nhận FDA cho 20 chủng loại nông sản và nhận danh hiệu “Dịch vụ xuấtsắc” trong lễ trao thưởng “Top 10 Enterprises of New Power 2020 on Alibaba.com”.Trong năm 2021 công ty được nhận giải thưởng những người có hoạt động bán hàng tốtnhất trong sự kiện “Super September 2021” trên sàn Alibaba.com Cũng trong năm 2021,công ty đã được mời làm gương mặt đại diện cho các nhà kinh doanh Việt Nam tham dựsự kiện “E-commerce Master Global Final” nhằm chia sẻ cách thúc đẩy hoạt động kinhdoanh xuất khẩu thông qua thương mại điện tử trong bối cảnh đại dịch Covid-19

3.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty cung cấp)

Chức trách của từng bộ phận trong công ty

Giám đốc: Chính là đại diện công ty - bà Đỗ Thị Dung Là người trực tiếp đưa ra

những định hướng phát triển và các quyết định cho các hoạt động của công ty Ngườiđứng đầu trong việc chỉ huy, nắm bắt các hoạt động ở các phòng ban khác nhau

Phòng Marketing: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán, quảng cáo sản phẩm

trên các kênh bán hàng Đẩy mạnh tốc độ nhận diện thương hiệu của công ty tới kháchhàng Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện tìm kiếm dữ liệu khách hàng và đẩy cho bộphận kinh doanh tư vấn bán hàng

Phòng kinh doanh: Trao đổi, tư vấn, cung cấp thông tin sản phẩm tới khách hàng

giúp khách hàng lựa chọn và chốt đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng Ngoài ra, phòngkinh doanh xuất khẩu cũng sẽ là bộ phận đảm nhận việc tính giá bán hàng hóa chokhách hàng có nhu cầu mua và ước tính lợi nhuận cho công ty sau mỗi đơn hàng.

Phòng mua hàng: Đây là phòng đảm nhận toàn bộ các công việc liên quan đến

lập kế hoạch và thực hiện công tác thu mua nông sản xuất khẩu Phòng mua hàng đảmnhận các nhiệm vụ chính: tìm kiếm, ký kết hợp đồng với các NCC, thu mua sản phẩmtrong nước và ngoài nước Giám sát quá trình cung ứng hàng hóa của NCC Đảm bảonguồn hàng cho công ty luôn có sẵn, dồi dào, đảm bảo chất lượng, đáp ứng đúng thôngsố kỹ thuật khách hàng yêu cầu Ngoài ra phong mua hàng cũng đảm nhận việc giám sátcác công việc liên quan đến kho, vận chuyển, chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu, lo việcthuê ngoài, tính giá hàng hóa về kho và tính giá bán các sản phẩm cho công ty…Có thểthấy đây là phòng có khối lượng công việc nặng nhất, nhiều nhất Vậy nên, phòng muahàng đóng góp một vai trò vô cùng lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng hành chính - nhân sự: Trực tiếp làm việc với các phòng ban để việc quản

lý nhân sự đạt hiệu quả Phòng còn chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng nhân sựmới, tổ chức sự kiện, liên hoan…cho công ty

Phòng kế toán: Thực hiện thống kê và theo dõi các hoạt động thu chi của phòng mua

hàng và phòng kinh doanh Tổng kết lương cho nhân viên và các khoản liên quan đến tàichính khác.

3.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 3.1: Một số kết quả kinh doanh chủ yếu của công ty 2021-2023

Đơn vị: triệu VNĐ

2021Năm2022Năm2023So sánh 2021-2022So sánh 2022 -2023Tông doanh

thu 27,762.1 66,551.2 75,789.7 Tăng 139,72% Tăng 13,88%

Tổng chi phí 27,521.6 66,034.5 74,849.4 Tăng 139,94% Tăng 13,35%

Lợi nhuận sau

thuế 240.5 516.7 940.3 Tăng 114,85% Tăng 81,99%

(Nguồn: Phòng kế toán cung cấp)

Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận của công ty dều tăng qua các năm Tuy mứcđộ tăng trưởng có chậm lại giữa hai giai đoạn 2021 - 2022 và 2022 - 2023 nhưng việcdoanh thu và lợi nhuận tăng trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, cạnh tranh như hiệnnay cũng cho thấy khả năng phát triển của công ty.

Giai đoạn 2021 - 2022 doanh thu và lợi nhuận đặc biệt tăng mạnh Lý do vì nềnkinh tế Việt Nam có sự phục hồi sau đại dịch Covid - 19, các doanh nghiệp thương mạinông sản Việt Nam nói chung và Vihaba nói riêng đều có thể gia tăng lượng hàng xuấtkhẩu ra thị trường thế giới Theo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, năm 2022,kim ngạch xuất khẩu nông sản đạt khoảng 22,59 tỷ USD, tăng 4,8% so với năm 2021.Hơn thế nữa các khách hàng cũ của Vihaba vẫn tiếp tục tin tưởng mua hàng, công tycũng đẩy mạnh tìm kiếm và có thêm nhiều khách hàng mới trong giai đoạn này.

Sang tới giai đoạn 2022 - 2023, tốc độ tăng trưởng của công ty có tăng nhưngchậm hơn nhiều so với giai đoạn trước Nguyên nhân vì trong giai đoạn sau này công tykhông mở rộng thêm được tệp khách hàng, chỉ duy trì và cung cấp hàng hóa ổn định chocác khách hàng ở những giai đoạn trước Nguyên nhân thứ hai là vì công ty chịu ảnhhưởng bởi suy thoái kinh tế chung năm 2023 Trích theo báo VTV online và Tạp chíNgân hàng: “Năm 2023 tiếp tục là một năm nhiều sóng gió và khó khăn của kinh tế thếgiới, kim ngạch thương mại - đầu tư ảm đạm”, “ kim ngạch xuất khẩu giảm 3,5%, nhậpkhẩu giảm 4,2%” Chính vì vậy hoạt động thương mại, xuất khẩu nông sản của Vihabakhông tăng trưởng mạnh như năm trước Ngoài ra trên thị trường trong và ngoài nướcxuất hiện nhiều đơn vị kinh doanh thương mại khác trực tiếp đối đầu với Vihaba Côngty phải giảm tỷ lệ phần trăm tăng trưởng lợi nhuận xuống để có giá cạnh tranh với cácđối thủ.

3.1.4 Nguồn nhân lực

Tổng số lao động của doanh nghiệp: Tính đến ngày 10/01/2024, Công ty có 23nhân viên và 1 cộng tác viên giao hàng bằng xe tải của công ty Được phân loại và đánhgiá dựa trên các tiêu chí sau:

Bảng 3.2: Số lượng nhân sự công ty theo từng tiêu chíTiêu chíPhòngmua

Phònghànhchínhnhân sự

MarketingTỷ lệ

Kinhnghiệm/ Thâm

Hợp đồnglao độngkhông xácđịnh thờihạn

Hợp đồnglao động cóxác địnhthời hạn

(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty cung cấp)

Về cơ cấu giới tính, có thể thấy số nhân viên nữ nhiều hơn số nhân viên nam.Công ty chỉ có số ít nhân viên nam thuộc phòng mua hàng phụ trách công việc đi hiệntrường kiểm hàng Với khối lượng mua hàng lớn, có thể thấy số lượng nhân viên đi thựctế hiện trường chưa đủ đáp ứng việc kiểm soát và theo dõi tiến độ làm hàng của nhàcung cấp.

Đa phần nhân sự công ty có 1 đến 5 năm kinh nghiệm (52,18%) và trình độ họcvấn đại học (91,31%) đảm bảo công việc được diễn ra theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả

tốt Trong đó có 2 nhân sự có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên và trình độ học vấn cao họcđảm nhận các vị trí quản lý các bộ phận quan trọng như: Mua hàng và Kinh doanh.

Hiện đa phần nhân sự của công ty (20 người - 86,96% tổng số nhân sự) đã đượcký hợp đồng nhân viên chính thức, đóng góp và cống hiến lâu dài cho công ty Còn lại là3 nhân viên mới đang trong giai đoạn thử việc và ký hợp đồng có xác định thời hạn.

3.1.5 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ vật chất kỹ thuật

Bảng 3.3: Tổng hợp mạng lưới tài sản và cơ sở vật chất kỹ thuật của VihabaMạng lưới nhà kho, cửa

hàngPhương tiện vậntảiThiết bị phục vụ bánhàngSố

- Tổng diện tích 350m2 (5tầng) trong đó diện tích khochiếm 45m2, còn lại là diệntích văn phòng

- Vị trí: Vinhomes Gardenia,Hàm Nghi, Hà Nội

Trọng tải: 950kg - Khung sắt, mặt gỗép

- Dài 3,6m, rộng0,4m, cao 2m.- 15 ô chứa sảnphẩm/kệ

- Là nơi làm việc chính- Chứa hàng mẫu các sảnphẩm của công ty

Nhận hàng và vậnchuyển phẩm mẫutrong nội thành HàNội

Trưng bày một số sảnphẩm mẫu của côngty giới thiệu chokhách

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Có thể thấy rằng mạng lưới tài sản và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Vihabacòn rất hạn chế trong việc lưu trữ, bảo quản và vận chuyển hàng nông sản xuất khẩu.Diện tích kho và thiết bị, phương tiện vận tải của công ty còn quá nhỏ, không đủ khảnăng đáp ứng khối lượng lớn hàng hóa mua xuất khẩu, chỉ có thể đáp ứng lưu trưc vàvận chuyển lượng nhỏ hàng mẫu.

Vì vậy, trong các công đoạn lưu kho và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, công tyhoàn toàn phải thuê ngoài đơn vị vận chuyển hoặc lưu trữ hàng hóa tại kho của nhà cungcấp Tuy việc thuê ngoài giúp công ty giảm thiểu chi phí quản lý và chi phí vận hành,nhưng công ty hoàn toàn bị động, bị phụ thuộc vào đối tác bên ngoài Vậy nên công tykhông thể kiểm soát chặt chẽ quá trình cung ứng hàng hóa tới tay khách hàng.

Ngoài ra, do không có diện tích kho đủ lớn nên công ty không thể mua, dự trữtrước được các mặt hàng Vậy nên khi gặp rủi ro về nguồn cung (khan hiếm hàng hóa,giá sản phẩm tăng…) công ty thường xuyên phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt, khôngcó lượng hàng cung cấp đúng theo yêu cầu khách hoặc phải mua hàng với giá rất caotrong thị trường Điều này làm giảm thiểu khả năng cạnh tranh của công ty so với cácđối thủ.

3.2 Phân tích tác động của các yếu tố môi trường tới quản trị hoạt động mua hàngcủa Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Vihaba

3.2.1 Các yếu tố vĩ mô

a) Nền kinh tế

Trong năm 2023, kinh tế Việt nam chịu tác động xấu từ bối cảnh kinh tế thế giớiđang gặp nhiều khó khăn và thách thức Nhiều nền kinh tế là đối tác thương mại lớn củaViệt Nam có mức tăng trưởng chậm lại Trong đó mức tăng tổng giá trị tăng thêm toànnền kinh tế, khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 3,83%, đóng góp 8,84% GDP.Khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng trưởng tích cực, giữ vững vai trò trụ đỡ củanền kinh tế kim ngạch xuất khẩu một số nông sản tăng cao như gạo, rau quả, càphê…Mức tăng trưởng ấn tượng của nông nghiệp chính là do sự chung tay góp sức củaBộ, Ban, Ngành Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn liên tục phối hợp với Bộ CôngThương đàm phán tháo gỡ rào cản kỹ thuật, rào cản thương mại và mở cửa thị trườngxuất khẩu; hỗ trợ các địa phương kết nối, thúc đẩy chế biến, tiêu thụ nông sản vào vụthu hoạch Đặc biệt, Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn sẽ kiến nghị Chính phủtiếp tục hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu nông sản tiếp cận nguồn vốn ưu đãi.Ngoài ra hiện tại kinh tế Việt Nam đã ký kết nhiều các hiệp định thương mại tự do nhưAFTA, EVFTA, AJCEP, ACFTA, AIFTA… giúp giảm thuế xuất nhập khẩu, hỗ trợ cáchoạt động thương mại tự do giữa Việt Nam và các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thếgiới, tạo điều kiện đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm sang thị trường nước ngoài và nhậpkhẩu các mặt hàng chất lượng tốt từ nước ngoài vào kinh doanh tại Việt Nam

b) Chính trị - Pháp luật

Hệ thống chính trị - pháp luật tại Việt Nam hoàn thiện, ổn định và nhất quán vềđường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước Từ đó, tạo điều kiện cho sự phát triểnkinh doanh của các công ty trong và ngoài nước Đặc biệt chính trị Việt Nam ổn địnhcũng giúp công ty tạo niềm tin với khách hàng nước ngoài khi tham gia các hoạt độnggiao dịch Hệ thống pháp luật ngày càng được cải thiện, bổ sung và sửa đổi sao cho phùhợp với nền kinh tế hiện tại Việc điều chỉnh các chính sách thương mại theo quy tắc vàluật lệ chung quốc tế về giao dịch thương mại, cạnh tranh, các thủ tục hành chính rườmrà đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh và cạnh tranh côngbằng, lành mạnh, minh bạch Một số văn bản pháp luật quy định về hoạt động xuất nhậpkhẩu và phát triển sản phẩm có thể kể đến như nghị định số 69/2018/NĐ-CP về luậtquản lý ngoại thương; nghị định 187/2013/NĐ-CP về Luật thương mại về hoạt độngmua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hànghóa với nước ngoài; nghị định 81/2018 Luật thương mại về Xúc tiến thương mại(khuyến mại, hội trợ, triển lãm thương mại, ); nghị định 157/QĐ-TTg về phát triển sảnphẩm quốc gia đến năm 2030, Bên cạnh đó còn có các quy định pháp luật liên quanđến hoạt động kinh doanh trên các sản TMĐT buộc công ty phải tuân thủ.

c) Công nghệ thông tin

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ giúp giới thiệu các hệ thống vật lýkhông gian mạng Điều này đã hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp thương mại đẩymạnh hoạt động kinh doanh, mở rộng và tiếp cận với nhiều thị trường hơn thông qua cácnền tảng mạng xã hội và các trang thương mại điện tử Vihaba cũng đã tận dụng cácthành tựu về công nghệ đó thông qua kết nối Internet tìm kiếm nhà cung cấp và truy cậpdữ liệu theo thời gian thực để theo dõi quá trình làm hàng và cung ứng hàng hóa Điềunày giúp kết nối và trao đổi nhanh chóng, trực tiếp giữa Vihaba và nhà cung cấp, đảmbảo dòng cung ứng hàng hóa của công ty được diễn thuận lợi.

3.2.2 Các yếu tố vi mô

a) Nhà cung cấp

Hiện nay Vihaba đã hợp tác với nhiều thương hiệu có tiếng trên thị trường, làmviệc trực tiếp hộ nông dân và xưởng sản xuất tại các vùng nông sản hàng đầu trên cảnước để đảm bảo chất lượng đầu vào các sản phẩm kinh doanh của mình Các thươnghiệu có tiếng là nhà cung cấp thường xuyên cho Vihaba có thể kể đến như: Vinatea,Beinco, Dừa Lương Quới… Công ty còn hợp tác với nhiều hộ nông dân cho các sảnphẩm nông nghiệp khác như vùng quế Yên Bái, dừa Bến Tre, cà phê Đắk Nông/Đắk Lắc,chè Thái Nguyên… Tùy từng mặt hàng sẽ có thổ nhưỡng và khí hậu khác nhau làm ảnhhưởng tới chất lượng cũng như giá thành sản phẩm Mỗi nhà cung cấp thuộc từng vùngnguyên liệu cũng sẽ có quy trình sản xuất, chế biến khác nhau, khả năng đáp ứng chấtlượng, thời gian cung ứng cũng sẽ khác Chính vì vậy, nhà cung cấp đóng vai trò quantrọng đến chất lượng sản phẩm mà công ty cung ứng ra thị trường Ngoài ra, công tyVihaba luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng nhằm tạo dựng cơ hộicũng như lợi thế trong việc tìm kiếm nguồn hàng chất lượng Bên cạnh đó còn giúp côngty có thêm những điều kiện thuận lợi trong việc đàm phán giá, tham quan nhà máy sảnxuất hay yêu cầu nhà cung ứng sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng mộtcách dễ dàng

b) Khách hàng

Đối với chuỗi cung ứng xuất khẩu nông sản, khách hàng quốc tế của công ty làcác cá nhân tổ chức tại nước ngoài muốn mua sản phẩm nông sản của Việt Nam Lượngkhách quốc tế mua nhiều nhất của Vihaba là đối với mặt hàng cơm dừa hạt mịn và quế,khách từ các quốc gia Ấn Độ và Bangladesh, tiếp đó là mặt hàng cà phê với khách đếntừ các thị trường Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Đông, Ai Cập Trong tương lai, công ty có thể khaithác thêm các khách hàng thị trường Mỹ, Nhật và Châu có nhu cầu mua các sản phẩm từnông sản của Việt Nam như than gáo dừa, bột gia vị, sản phẩm nông, thủy sản tươisống Do khách hàng tới từ nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau, vì thế các yêucầu về chất lượng sản phẩm, về chính sách và điều khoản hợp đồng cũng sẽ có nhữngthay đổi sao cho phù hợp.

c) Đối thủ cạnh tranh

Xuất khẩu nông sản luôn giữ vị thế chủ chốt cho nền kinh tế Việt Nam hiện tại vàcác năm tới, vì vậy không thể tránh khỏi sự tham gia của rất nhiều công ty thương mại

và xuất nhập khẩu vào lĩnh vực nông sản Vihaba hiện tại đang phải cạnh tranh với rấtnhiều doanh nghiệp khác trong nước xuất khẩu nông sản như: Delta Việt Nam,Vilaconic, 3h Trading…Bên cạnh sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh trong nước,các đối thủ xuất khẩu nông sản đến từ các nước khác trong khu vực như Thái Lan,Campuchia, Malaysia, Singapore, Indonesia cũng là một thách thức lớn với hoạt độngkinh doanh xuất khẩu nông sản chủ lực của Vihaba.

3.3 Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mại vàXuất Nhập khẩu Vihaba

Công tác quản trị hoạt dộng mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và XuấtNhập khẩu Vihaba có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty

Hình 3.3: Mức độ quan trọng của quản trị hoạt động mua hàng đối với hoạt độngkinh doanh của công ty

(Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn nhân viên của công ty)

Theo như khảo sát nhân viên mua hàng của công ty, 3 trên tổng số đã đánh giáquản trị hoạt động mua hàng có vai trò rất quan trọng (chiếm 75%) Điều này chứng tỏhoạt động quản trị mua hàng nông sản của Vihaba nếu được thực hiện tốt sẽ mang lạinguồn nông sản đầu vào chất lượng, khiến cho hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy,và được thể hiện ở những số liệu kinh doanh tích cực về doanh thu, lợi nhuận,… củamặt hàng nông sản xuất khẩu

Hiện tại công ty chưa lập một quy trình mua hàng cụ thể Tuy nhiên theo nhưphỏng vấn chị Trần Thị Khánh Linh - Trưởng phòng mua hàng, hoạt động quản trị muahàng của công ty cũng được tiến hành theo các bước như lý thuyết

Hình 3.4: Quy trình quản trị hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương mạivà xuất nhập khẩu Vihaba

(Nguồn: Kết quả phỏng vấn Trưởng phòng mua hàng của công ty)

Phân tích nhu cầu mua hàng hay còn được công ty hiểu là tiếp nhận nhu cầu hànghóa khách hàng đặt mua từ phòng Kinh doanh Sau khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng từkhách hàng, phòng Kinh doanh sẽ chuyển toàn bộ thông tin đến phòng Mua hàng Dựatheo thông tin đó, phòng Mua hàng sẽ tổng hợp và phân loại thông tin thành các tiêu chí:tên hàng, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật sản phẩm Dựa theo đó xác định đượcrõ nhu cầu mua hàng của công ty sao cho phù hợp và đáp ứng được đúng các yêu cầucủa khách hàng.

Xác định phương thức mua hàng là giai đoạn công ty xác định về thời gian muahàng sao cho phù hợp với tiến độ giao hàng cho khách Ngoài ra, công ty còn đưa ra cácquyết định về mua như: mua mới, mua lại, mua lại có điều chỉnh về các điều khoảntrong hợp đồng

Xác định và lựa chọn nhà cung cấp là bước phòng Mua hàng phải tìm kiếm, liênhệ và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa đúng theo yêu cầu màkhách hàng đưa ra.

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, công ty tiến hành đặt hàng và ký kếthợp đồng Sau đó sẽ tiến hành công tác tiếp nhận hàng hóa gồm các tác nghiệp theo dõiquá trình làm hàng, đóng hàng, đối chiếu hóa đơn chứng từ, chất lượng hàng hóa nhậntrùng khớp với hợp đồng đã ký kết Cuối cùng, sau khi hoàn thiện toàn bộ quy trình,công ty sẽ tiến hành đánh giá sau mua của mỗi đơn hàng để đưa ra các nhận xét và khắcphục các yếu điểm còn tồn tại trong công tác mua hàng.

Hình 3.5: Mức độ quan trọng trong các bước quản trị hoạt động mua hàng

(Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn nhân viên của công ty)

Đánh giá mức độ quan trọng của các bước trong quy trình mua hàng theo mức độtừ 1 đến 5, tương ứng với từ “không quan trọng” tới “rất quan trọng” Theo khảo sáttoàn bộ 4 nhân viên mua hàng của công ty, bước xác định và lựa chọn nhà cung cấpđóng vai trò quan trọng nhất (5/5 điểm), quan trọng nhì là quá trình tiếp nhận hàng hóa(4.75/5) Các bước “phân tích nhu cầu mua hàng”, “đặt hàng và ký kết hợp đồng” có vaitrò không mấy quan trọng bởi đây thường là các hoạt động không đòi hỏi nhiều kinhnghiệm, chủ yếu là tổng hợp lại thông tin và được thực hiện theo các quy chuẩn từ trước,không có quá nhiều biến đổi Bước đánh giá sau mua có vai trò thứ yếu trong quá tìnhquản trị hoạt động mua hàng của công ty, chỉ chiếm 2,5/5 điểm

3.3.1 Phân tích nhu cầu mua hàng

Nhu cầu mua hàng của công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng quốctế với Vihaba Khi hợp đồng mua bán hàng hóa được phòng Kinh doanh ký kết thànhcông với khách hàng, kể từ đó nhu cầu về hàng hóa cần mua được hình thành Nhânviên mua hàng phải tiến hành thu mua hàng hóa theo hợp đồng đã ký Khi phân tích nhucầu mua hàng, công ty yêu cầu nhân viên mua hàng cần xác định rõ các tiêu chí đối vớihàng hóa: chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian giao hàng Ngoài ra cầnđánh giá phân tích cả những thành phần trong hợp đồng thương mại với nhà cung cấp:Giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, điều khoản bảo hành & khiếu nại.

Khảo sát toàn bộ nhân viên mua hàng, anh chị đều đánh giá rằng trong phân tíchnhu cầu mua hàng, việc xác định rõ các tiêu chí đối với hàng hóa có vai trò quan trọnghơn việc xác định các yếu tố trong hợp đồng.