giao tiếp trong kinh doanh chủ đề 8 kỹ năng sử dụng email trong kinh doanh

Trong kinh doanhsinh viên, 2015, hầu hết các nhà tuyển dụng sử dụng email nhưmột phương thức liên hệ, trao đổi với các ứng viên.Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, email đã trở thành mộ

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH

DOANH BÀI TẬP LỚN

HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Chủ đề 8 : Kỹ năng sử dụng Email trong kinh

doanh

Nhóm 03

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thảo Duyên

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Diễm Quỳnh - 26A4011430

26A40122 88

Nguyễn Hoàng

68 Nguyễn Đức Thùy

2 Phạm Thanh

65

26A40127 10

Nghiêm Thị

51

1 Mô tả về nhóm

 Tên nhóm: Winx

 Slogan của nhóm: Đừng đi một mình, hãy đi cùng nhau

 Nội qui của nhóm

Bảng mô tả về nhóm (Tên nhóm)

STT Họ và tên Mã SV Vai trò Công việc đảm

nhiệm Mức độ hoàn thành công việc

1 Nguyễn Thị

Diễm Quỳnh 26A401143

0

Trưởng nhóm Nội dung 100%

2 Mai Thảo Vi 26A401228

Thành viên Nội dung 100%

6 Vy Lan Anh 26A401271

Thành viên Nội dung 100%

2 Kế hoạch làm việc của nhóm với phân công cụ thể vai trò và nhiệm

vụ của thành viên, thời gian hoàn thành

3 Nội dung III Nguyễn Hoàng Anh 20/3 23/3

4 Trò chơi Nguyễn Đức Thùy

6 Nội dung II Vy Lan Anh 20/4 23/3

7 Nội dung 1.3 Nghiêm Thị Huyền 20/3 23/3

3 Đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của từng thành viên

Bảng kết quả đánh giá

ST

T Họ và tên thành viên Mức độ đóng góp vào thành quả của nhóm Ghi chú

1 Nguyễn Thị Diễm Quỳnh 14.3%

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

I Giới thiệu về email 2

1.1.Sơ lược về lịch sử của Email 2

1.2 Khái niệm của email 2

1.3 Đối tượng sử dụng email trong kinh doanh 3

1.4 Vai trò của email trong kinh doanh 3

1.4.1 Việc sử dụng email trong kinh doanh mang lại nhiều ưu điểm 4

1.4.2 Việc sử dụng email trong kinh doanh 4

II Cách sử dụng email trong kinh doanh 5

2.1 Cấu trúc: 5

2.1 Hình thức 6

III Các lưu ý khi sử dụng email trong kinh doanh 10

3.1 Những việc nên làm 10

3.2 Những việc không nên làm 11

3.3 Cách khắc phục: 12

IV TÌNH HUỐNG 13

Lời cảm ơn 15

Tài liệu tham khảo 16

LỜI MỞ ĐẦU

Giao tiếp là nhu cầu tự nhiên không thể thiếu đối với mỗi cánhân, không ai có thể sống mà không cần đến giao tiếp Hoat độnggiao tiếp được diễn ra một cách liên tục, thường xuyên trên mọiphương diện từ cuộc sống, công việc, tình cảm đến từng sự việc đơn

lẻ trong nó Thế giới ngày càng phát triển từ đó dẫn đến có thêmngày càng nhiều các kỹ năng giao tiếp

Trong một số nghiên cứu, có đến 80% số người sử dụng mạng xãhội có quyền sở hữu và sử dụng tài khoản email Trong kinh doanh(sinh viên, 2015), hầu hết các nhà tuyển dụng sử dụng email nhưmột phương thức liên hệ, trao đổi với các ứng viên

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, email đã trở thành một phươngtiện truyền thông không thể thiếu trong các doanh nghiệp Đây làmột công cụ vô cùng hữu ích đối với việc chia sẻ dữ liệu, liên lạc,giao tiếp với đối tác và khách hàng, và nhiều hơn nữa

Xuất phát vì những lý do trên mà nhóm đã thực hiện đề tàinghiên cứu khoa học "Kỹ năng sử dụng email trong công việc" đểgiúp mọi người hiểu rõ hơn về email và những lợi ích của email, qua

đó có thể ứng dụng hiệu quả email vào quá trình học tập cũng nhưcông việc mình sau này

I Giới thiệu về email

1.1.Sơ lược về lịch sử của Email

Tính đến hiện nay, email đã trải qua một chặng hành trình hơn 50năm lịch sử, từ hệ thống điện tín nội bộ đến hệ thống thư điện tửtoàn cầu Tuy email lần đầu được phát triển ở dạng một hệ thốnggiao dịch tin nhắn nhiều người người dùng trên cùng một thiết bị máytính vào năm 1961 nhưng đến tận 17 năm sau thì nó mới thật sựđược đưa vào sử dụng Tom Van Vleck là người đã đặt những viêngạch đầu tiên cho sự xuất hiện của email Sau đó 10 năm, RayTomlinon đã phát triển nó có thể gửi và nhận tin nhắn giữa nhiềumáy tính Ông dùng “@” để tách tên người nhận và tên máy tính,phát triển các trường thông tin “From”, “Subject” và “Date” Tuy vậy,ông lại cho rằng việc sử dụng email là dư thừa và không mấy khảquan để có thể tiếp tục phát triển nên dặn dò các đồng nghiệp khôngnói với ai vì tại thời điểm đó, điện thoại đã trở nên phổ biến và tiệnlợi cho việc liên lạc từ xa Năm 1977, Dave Crockẻ đề xuất định dạngchuẩn RFC 733 để tạo phương thức truyền thư điện tử qua mạngInternet Đến tận năm 1978, Shiva tạo ra một hệ thống thư điện tử

để gửi thông tin đến và đi giữa các văn phòng trong trường Ban đầu,

hệ thống này gồm Inbox, Memo, Address Book, Outbook,Attachments và Folders Đến năm 1979, các thành phần trên đượcchuyển thành một hệ thống thư điện tử và một năm sau được ứngdụng tại trường đại học Y Và Nha khoa New Jersey Email và hệthống trên được trao bản quyền chính thức và được đưa vào sử dụngvào năm 1982 Kể từ đó, các hệ thống càng được phát triển thêmcác tính năng và cải thiện để giúp người dùng có thể dễ dàng sửdụng không chỉ trong việc gửi nhận email mà còn trong việc lưu trữemail trên máy tính

Email đầu tiên được gửi giữa hai chiếc máy tính ARPANET.

1.2 Khái niệm của email

Email (Electronic Mail) hay thư điện tử là một hệ thống chuyểnnhận thư từ một địa chỉ điện tử đến một hay nhiều địa chỉ điện tửkhác thông qua mạng Internet với tốc độ cao Người dùng có thểtruyền gửi được không chỉ các tập văn bản thông thường mà còn cáctệp âm thanh, hình ảnh và thước phim với dung lượng lớn.

Cho đến hiện nay, email đã trở nên vô cùng phổ biến trong cuộcsống hàng ngày với nhiều loại email thông dụng như: Zoho Mail,Gmail, Outlook, Icloud Mail, Yahooh Mail, AOL Mail, GMX Mail và MyWay Mail…

1.3 Đối tượng sử dụng email trong kinh doanh

Với những lợi ích cũng như ưu điểm vượt trội của mình, email đượcứng dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực trong thời đại ngày nay,trong đó các doanh nghiệp đều sử dụng email như một hình thức traođổi thông dụng trong kinh doanh

- Giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp: Trong kinh doanh, các doanh

nghiệp luôn cần có sự trao đổi, hợp tác lẫn nhau để có thể cùng pháttriển, đồng hành trong các dự án, mục tiêu chung Để có thể trao đổithuận tiện cho dù có những trở ngại về khoảng cách hoặc thời gian,ngoài các công cụ hỗ trợ trực tuyến như Meet, Zoom, Skype,…, hìnhthức sử dụng email cũng là một công cụ hữu ích để hỗ trợ quá trìnhgiao tiếp gián tiếp giữa hai đối tượng trên

- Giữa doanh nghiệp và khách hàng: Sự trao đổi của các doanh

nghiệp và khách hàng thông qua email thường vì mục đích tiếp thịhoặc trao đổi, phản hồi các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng

1.4 Vai trò của email trong kinh doanh

Trong việc kinh doanh hàng ngày, có thể kể đến các hoạt độngmua và bán trong đó email là phương thức nhanh chóng để trao đổithông tin bằng cách nói, viết, theo dõi, chia sẻ, báo cáo, và trình bàythông tin Và vì vậy đó cũng là phương thức chính để kiểm soát vàkiểm tra các truy vấn của khách hàng

1.4.1 Việc sử dụng email trong kinh doanh mang lại nhiều ưu điểm

Đối với các tổ chức và cá nhân, bao gồm:

- Tính tiện lợi: Email cho phép gửi và nhận thông tin một cách nhanh

chóng từ bất kỳ đâu, truyền thông tin tới nhiều người cùng một lúc,chỉ cần kết nối internet Điều này giúp tăng sự linh hoạt và thuậntiện trong giao tiếp

- Tiết kiệm chi phí: So với các phương tiện truyền thông truyền thống

như thư gửi bằng bưu điện hoặc cuộc gọi điện thoại, việc sử dụngemail thường ít tốn kém hơn nhiều khi mà chúng ta không cần phảitrả phí cho dịch vụ gửi thư hoặc chi phí gọi điện thoại dài hạn

- Tính toàn vẹn và bảo mật: Email thường được mã hóa và có tính

bảo mật cao, đặc biệt khi sử dụng các dịch vụ email chuyên nghiệp.Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi sựxâm nhập và lộ thông tin

- Tính linh hoạt và tính tương tác: Email cho phép giao tiếp theo cách

linh hoạt và tương tác, bao gồm việc chia sẻ tài liệu, trao đổi ý kiến,

và tạo ra các cuộc trò chuyện trực tuyến Điều này giúp tăng sự hiệuquả trong giao tiếp và làm việc nhóm

- Dễ dàng theo dõi và quản lý: Email cho phép lưu trữ thông tin liên

lạc và giao tiếp lâu dài, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin vàtương tác với khách hàng và đối tác

- Khả năng phân tích hiệu quả: Các công cụ phân tích email cho phép

doanh nghiệp đo lường hiệu quả của các chiến lược gửi email, baogồm tỷ lệ mở, tỷ lệ click, và tỷ lệ chuyển đổi Điều này giúp cải thiện

và tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và giao tiếp

Những ưu điểm trên giúp email trở thành một công cụ quan trọng vàkhông thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện đại

1.4.2 Việc sử dụng email trong kinh doanh

Email được sử dụng trong kinh doanh với nhiều mục đích đa dạng

và phong phú sau đây:

- Giao tiếp nội bộ: Email thường được sử dụng để giao tiếp giữa các

thành viên trong tổ chức, bao gồm thông báo, trao đổi ý kiến, báocáo công việc, và quản lý dự án

- Liên lạc với khách hàng: Do tính tiện lợi và tốc độ, email thường được

sử dụng để liên lạc với khách hàng,nó được sử dụng như 1 phươngtiện chăm sóc khách hàng bao gồm trả lời câu hỏi, cung cấp thôngtin sản phẩm/dịch vụ, xử lý khiếu nại, và gửi thông báo chương trìnhkhuyến mãi

- Tiếp thị qua email (Email marketing): Do chi phí thấp và khả năng

tiếp cận rộng lớn, email thường được sử dụng trong các chiến lượctiếp thị để tạo thêm cơ hội và tạo nên mối quan hệ với khách

hàng,gia tăng chia sẻ giá trị nhằm tăng sự tương tác.

- Tạo mối quan hệ với đối tác và nhà cung cấp: Email được sử dụng

để liên lạc với đối tác, nhà cung cấp, và đối tác tiềm năng để thảoluận về hợp tác, thương mại, và các vấn đề liên quan

- Tin tức và thông báo nội bộ: Email thường được sử dụng để gửi tin

tức, thông báo nội bộ như chính sách công ty, sự kiện nội bộ, vàthông tin quan trọng khác đến toàn thể nhân viên

- Xác nhận đơn hàng và thanh toán: Trong môi trường thương mại điện

tử, email thường được sử dụng để gửi xác nhận đơn hàng và thôngbáo về quá trình thanh toán

- Quản lý hồ sơ và tài liệu: Email thường được sử dụng để chia sẻ và

quản lý tài liệu, hồ sơ khách hàng, báo giá, và thông tin liên quankhác

Những trường hợp trên chỉ là một phần nhỏ trong số nhiều trườnghợp mà email được sử dụng trong môi trường kinh doanh Phụ thuộcvào nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp và mục tiêu kinh doanh

mà email sẽ có các cách sử dụng khác nhau

II Cách sử dụng email trong kinh doanh

Hãy nhớ rằng kinh doanh là môi trường chuyên nghiệp, đánh giácủa đối tác về bạn có ảnh hưởng không hề nhỏ đến uy tín cũng nhưdanh tiếng của bạn, bởi đối tác có thể là người giới thiệu bạn vớinhững mối quan hệ trong công việc của họ nhưng cũng có thể làngười tác động đến những mối quan hệ đó khiến việc kinh doanh củabạn gặp vấn đề

2.1 Cấu trúc:

Sáu ý chính để hoàn thiện cấu trúc email kinh doanh là một bộnguyên tắc được thiết kế để giúp bạn tạo một email kinh doanh cócấu trúc và tổ chức tốt Những nguyên tắc này cung cấp cho bạn mộtkhuôn khổ để tạo ra một email doanh nghiệp hoàn hảo, từ dòng chủ

đề cho đến lời kết thúc Với khuôn khổ này, bạn có thể đảm bảo rằngemail của mình chuyên nghiệp, hiệu quả và hiệu quả

Sáu ý chính của cấu trúc email kinh doanh hoàn hảo bao gồm:

- Tiêu đề: Tiêu đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, thông qua

nó để quyết định có đọc email không Điều quan trọng là tiêu đềnày phải bao gồm chủ đề được viết ngắn gọn, rõ ràng, đủ ý cùng với

đó tránh sử dụng những biệt ngữ, ngôn từ quá kỹ thuật, phức tạp,nếu những điều kiện này được tuân thủ đúng thì tỷ lệ thư của bạnđược đọc và phản hồi sẽ cao hơn

- Lời chào: Lời chào là thành phần không thể thiếu trong tất cả dạng

email, nó thể hiện sự tôn trọng, giúp tạo ấn tượng tích cực và khiếnngười nhận thấy thoải mái hơn.Tuy nhiên trong kinh doanh bạn cầnphải đảm bảo lời chào phù hợp và chuyên nghiệp, không nên sỗsàng Khi viết lời chào, bạn nên dùng tên hoặc chức danh riêng củangười nhận, tránh những lời chào chung chung như ‘‘Xin chàoông/bà” hoặc “Gửi tới những người quan tâm” Cùng với đó là nêntránh những lời chào quá trang trọng

- Giới thiệu: Giới thiệu qua về bản thân, về tên, về nơi làm việc, chức

vụ để người nhận mail biết được rằng họ đang giao tiếp với ai Phầnnày cần ngắn gọn, đủ và không cần quá chi tiết

- Mục đích, chi tiết: Phần này là nơi bạn giải thích vì sao bạn viết mail

và cung cấp cho nguời nhận thông tin bổ sung Điều này có thể baogồm thông tin cơ bản, sự kiện và số liệu hoặc bất kỳ thông tin liênquan nào khác mà người nhận cần biết

Khi tạo phần chi tiết, bạn nên đảm bảo sử dụng ngôn ngữ đơn giản.Tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ, hãy đảm bảogiữ phần chi tiết ngắn gọn nhất có thể Thêm vào đó, khi viết phầnmục đích, bạn nên tránh sử dụng ngôn ngữ hoặc biệt ngữ quá kỹthuật Ngoài ra, bạn nên đảm bảo giữ phần này ngắn gọn, rõ ràng về

ý muốn của mình nhưng phải đi thẳng vào trọng tâm và không đượcquá tắt

- Yêu cầu/mong muốn: Phần này là nơi bạn giải thích những gì mà

bạn muốn người nhận làm.Trong đó bao gồm việc yêu cầu ngườinhận cung cấp phản hồi hoặc thực hiện bất kì hành động nào liênquan đến thông điệp của bạn.Tuy nhiên không thể thiếu lời giải thích

vì sao người nhận nên thực hiện hành động mà bạn mong muốn họ

sẽ làm

- Kết/ Lời cảm ơn/chỉnh sửa: Cuối cùng sau khi trình bày hết những

thông tin, mong muốn đó thì bạn cần cảm ơn người nhận vì đã dànhthời gian đọc Phần này bao gồm mộtlời cảm ơn lịch sự và bất kìthông tin liên quan nào khác, chẳng hạn như chi tiết liên hệ hoặc yêucầu phản hồi.Khi soạn thảo phần này, bạn nên đảm bảo rằng nóngắn gọn, đi đúng trọng tâm.Không nên sử dụng những ngôn từ quátrang trọng, đảm bảo rằng lời chào bao gồm “ Trân trọng” hoặc

“Chân thành cảm ơn” Cuối cùng sau khi hoàn thành nội dung emailthì bạn cần rà soát lại để kiểm tra lối chính tả, Không có từ ngữ hoặcchi tiết không cần thiết,địa chỉ người nhận email là chính xác,bất kỳtài liệu cần thiết nào bạn đề cập đều được đính kèm,dòng chủ đềngắn gọn, chính xác và truyền đạt được mục đích của email,mục đích

và mong đợi của bạn được truyền đạt rõ ràng trong nội dung email.Làm theo những nguyên tắc này, bạn có thể tạo một email dễ đọc,

dễ hiểu và dễ thực hiện

2.1 Hình thức

Giao diện email của bạn là ấn tượng đầu tiên và ấn tượng đầu tiênluôn có giá trị Nó tác động rất lớn đến cảm nhận và sự đánh giá củangười nhận email về bạn.Sau đây là một số lưu ý về hình thức khisoạn email:

- Địa chỉ email chuyên nghiệp:

Tùy vào từng hoàn cảnh để quyết định sử dụng mail cá nhân hoặcmail của công ty Trong trường hợp phải dùng mail cá nhân để thôngbáo về công việc, điều khiến kể cả những freelancer có kinh nghiệmcũng có thể sơ ý mắc phải đó là địa chỉ email của họ Đây là một vàilỗi mà nhiều người sơ ý mắc phải khi đặt tên địa chỉ email:

+Sử dụng quá nhiều ký tự viết tắt

+Đặt tên quá dài

+Những ký tự đặc biệt và số

+Sử dụng tiếng lóng có thể gây khó hiểu và hiểu lầm

Thay vào đó, để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp ta nên:

+ Nếu là cá nhân bạn nên sử dụng tên, tên họ, tên + tên đệmhoặc cả họ lẫn tên + ngành nghề ( chẳng hạn doctor,spa, ) để đặttên email chuyên nghiệp Như vậy vừa thể hiện được chủ sở hữucũng như những thông điệp mà email muốn truyền tải đến ngườidùng

+ Với doanh nghiệp, nên đặt tên email theo vai trò/tên riêng + tênmiền doanh nghiệp chẳng hạn minhhr@shopee.com ,marketing@shopee.com ,… giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát lượt tinđiện tử gửi đi cũng như khách hàng biết mình đang nhận được tinnhắn từ thương hiệu nào với vai trò gì