giao tiếp trong kinh doanh bằng văn bản

-Giao tiếp trong đó thông điệp được truyền đi dưới dạng viết hoặc in được gọi là giao tiếp bằng văn bản... Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh - Nếu trình bày không

GIAO TIẾP TRONG

KINH DOANH BẰNG VĂN BẢN

Nhóm 7

Giao tiếp trong kinh doanh

MỤC LỤC

TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

I

II

III MỘT SỐ VẤN ĐỀ

KHÁC

I

TỔNG QUAN

-Giao tiếp trong đó thông điệp được truyền đi dưới

dạng viết hoặc in được

gọi là giao tiếp bằng văn bản

VIẾT THƯ TẠP CHÍ,

2 Tầm quan trọng

Kỹ năng viết tốt sẽ tạo

cảm tình đối với người

Một bài viết tốt giúp tác

giả vượt qua đối thủ cạnh

Giao tiếp bằng văn bản

tốt có ưu thế vượt trội

- Lưu giữ thông tin để tham khảo, sử dụng trong tương lai hoặc để làm căn cứ sau này (các báo cáo, các đề án, kế hoạch, thông báo, biên bản, các hợp đồng, bản ghi nhớ, thỏa thuận, )

- Viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, với những luận cứ có sức

thuyết phục sẽ có khả năng giúp tổ chức giữ được những khách

hàng cũ

- Tạo lập những đồng minh chiến lược và thu hút được những

khách hàng mới

Khả năng viết tốt giúp giữ và

tiếp cận được nhiều khách hàng

3 Phân loại

a) Báo cáo

Các báo cáo là một loại giao tiếp bằng văn bản Chúng có thể được sử dụng cho mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học.

b) Tài liệu quảng cáo

Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các công ty trình bày sản phẩm và dịch vụ của

họ

Chúng được đặc trưng bởi rất nhiều màu

sắc và có rất nhiều hình ảnh trong các sản phẩm hoặc dịch vụ

c, Email

Là một hình thức giao tiếp rất phổ biến

Gửi tài liệu, tổ chức các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với ứng cử viên công việc

d) Đề xuất

Các đề xuất là tài liệu mô tả các dự án

trong tương lai Chúng thường chỉ có một hoặc hai trang Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể của dự án

e) Thư truyền thống

Thư một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất Chủ đề của các bức thư có thể mang tính cá nhân hoặc

thương mại

4 Ưu điểm

Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện thông tin vĩnh viễn Do đó, nó rất hữu ích khi giữ hồ sơ được yêu cầu

Theo cùng một cách, nó rất quan trọng trong việc phân công trách nhiệm chính xác và

trong việc thiết lập các định mức và thủ tục.

01

Các văn bản giao tiếp có mức độ bảo quản cao Điều này cho phép nó được an toàn và lâu dài.

02

04 Trong các tin nhắn được truyền qua giao tiếp

bằng văn bản, ít có khả năng bị biến dạng

Trong hệ thống liên lạc này, thông tin được đăng ký vĩnh viễn và có thể được xác minh bất cứ lúc nào

Vì vậy, ít có khả năng bị bóp méo hoặc thay đổi thông tin trọng trong việc phân công trách nhiệm chính xác và trong việc thiết lập các

định mức và thủ tục.

5 Nhược điểm

Chi phí

 

Có các chi phí liên quan đến tài liệu  (giấy và mực, trong số những thứ  khác) và lao động được sử dụng để  viết và cung cấp các bài viết. 

 Phản hồi chậm

 Phản hồi của tin nhắn trong  giao tiếp bằng văn bản không 

phải là ngay lập tức. 

 Khó thể hiện cảm xúc

 Là một phương tiện phản chiếu, khó khăn hơn để thể hiện cảm xúc 

6 SO SÁNH

Giao tiếp bằng miệng Giao tiếp bằng văn bản

Ý nghĩa Trao đổi ý tưởng, thông tin

và tin nhắn thông qua lời nói là Giao tiếp bằng

miệng.

Trao đổi thông điệp, ý kiến

và thông tin ở dạng viết hoặc in là Giao tiếp bằng văn bản.

Nó là gì Giao tiếp với sự giúp đỡ

của lời nói.

Giao tiếp với sự trợ giúp của văn bản.

Tốc độ truyền thôn tin Nhanh Chậm

Bằng chứng Không có hồ sơ liên lạc là

có.

Hồ sơ thích hợp của truyền thông có mặt

Phản hồi Phản hồi ngay lập tức có

thể được đưa ra.

Phản hồi cần có thời gian.

Sửa đổi trước khi gửi thông

II QUY TRÌNH SOẠN THẢO

VĂN BẢN

PHẦN 2 Xác định rõ mục

tiêu bài viết

- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản-

Kiểu trình bày: Kiểu trình bày theo chiều dài của

tờ giấy khổ A4

- Mức độ, phạm vi điều chỉnh

- Mỗi loại văn bản khác nhau đi kèm với các quy ước và kỳ vọng khác nhau

– Xây dựng tư duy soạn thảo theo đoạn nhằm

diễn đạt thành đoạn văn pháp lý vừa phải (hoặc dài) nhưng mạch lạc, các ý nối tiếp một cách

logic…

– Diễn đạt phần nội dung trọng tâm của đoạn văn luật phải rõ ràng, dễ

hiểu, không ẩn ý, …

PHẦN 3 Phác thảo bài viết

- Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản

Phần 4 Rà soát và kiểm tra

- Rà soát mục tiêu văn bản (tránh lạc đề, khác xa với mục tiêu của văn bản)

- Phát hiện lỗi chính tả, rà soát sự gắn kết các

điều khoản, giữa văn kiện giao dịch

- Rà soát nội dung có thể còn mâu thuẫn, nội

dung còn “lấn cấn”, chưa tự tin, chắc chắn

- Kiểm tra văn phong, lối diễn đạt thuật ngữ pháp

lý chung và chuyên ngành phù hợp

- Hình thức hợp đồng đã phù hợp hay chưa

Phần 5 Hoàn thiện văn bản

và gửi đến người đọc.

- Kiểm tra, rà soát và checklist các điều khoản,

văn kiện đi kèm, vấn đề quan trọng cần phải thể hiện và đạt được

- Format hình thức hợp đồng, đánh số thứ tự trang

- Gửi đến người đọc bằng văn bản viết tay trực

tiếp, qua các phương tiện truyền thông tin hoặc

Interne

t

III MỘT SỐ

VẤN ĐỀ KHÁC

2 Mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản

1 Xác định rõ ràng mục tiêu của bạn

2 Hiểu đúng ngữ pháp

3 Sử dụng giọng văn tích cực

4 Ngắn gọn đi vào vấn để chính

5 Sử dụng Tiếng Anh cơ bản

6 Tránh tạo kiểu quá mức

3 Có thể thể hiện kỹ

năng giao tiếp bằng văn bản của mình ở đâu?

hoặc vị trí theo như yêu cầu

3 Đây là 1 trong cách kĩ năng tin học văn phòng được sử dụng trên máy tính cho phép người dùng gõ, nhập, sửa đổi văn bản

4 Là một loại văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức hay

cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện nhằm giúp cho cơ quan đánh giá, phân tích, điều hành và ban hành các quyết định phù hợp

5 Là hình thức thư điện tử được dùng để trao đổi thông tin trực tuyến qua mạng internet

6 Một bài thuyết trình được coi là thành công, truyền cảm hứng đến người xem phần lớn phụ thuộc vào … truyền tải của bài thuyết trình.