Đề tài kĩ năng giao tiếp trong kinh doanh

LỜI CẢM ƠN Kính gửi!

Giảng viên TS Đặng Vinh - giảng viên lớp học phần Nhập Môn Ngành Và Kỹ Năng Mềm.

Nhóm Four Angel xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên hướng dẫn TS Đặng Vinh vì đã tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức và hướng dẫn chúng em trong suốt quá trình thực hiện báo cáo đề án môn Nhập Môn Ngành Và Kỹ Năng Mềm này Nhóm chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy, cô trong khoa Kinh tế số & Thương mại điện tử đã tận tình truyền đạt những kiến thức để chúng em học tập và tiếp thu Với những kỹ năng mà thầy đã truyền đạt cho chúng em đã giúp chúng em hiểu rõ hơn về môn học, áp dụng được những kỹ năng đã được học vào đời sống cũng như trong học tập một cách tích cực và cũng giúp chúng có thêm kiến thức để phục vụ cho công việc sau này.

Đặc biệt, em xin cảm ơn thầy đã góp ý và đưa ra những ý tưởng giúp chúng em hoàn thành bái cáo đề án này một cách tốt nhất Trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo này, chúng em đã cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu kỹ càng và cũng được thầy tận tình trả lời những thắc mắc của chúng em Thầy đã dành thời gian quý báu để giải đáp những thắc mắc của chúng em, giúp chúng em hoàn thiện đề án một cách hoàn chỉnh nhất Sự tận tình, tâm huyết và chuyên môn cao của thầy đã giúp chúng em có thêm động lực để hoàn thành đề án một cách tốt nhất Tuy nhiên, do vũng kiến thức của chúng em còn quá hạn hẹp nên không thẻ tránh khỏi những thiếu sót cũng như chưa được đúng ở một số câu từ Nhóm chúng em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy/cô để bài báo cáo của nhóm được hoàn chỉnh hơn.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Chúng em mong rằng thầy sẽ tiếp tục gặp được thầy trong hành trình học đại học còn dài phía trước.

Chúng em xin chúc thầy/cô sức khỏe, thành công và hạnh phúc!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Đề tài: KĨ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Sinh viên thực hiện: Phạm Mai Phương – 23EL093

Huỳnh Thị Kim Yến – 23EL155

Nguyễn Như Ý – 23EL153

Thái Thị Thanh Thùy – 23EL123 ☐ Đồng ý để sinh viên được báo cáo ☐ Không đồng ý để sinh viên báo cáo Đà Nẵng, ngày tháng năm

Giảng viên phản biện

(Ký, ghi rõ họ tên)

LỜI NÓI ĐẦU 2

CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG

1 Khái niệm 3

1.1 Giao tiếp 4

1.2 Giao tiếp trong kinh doanh 4

1.3 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: 4 2 Bản chất của giao tiếp trong kinh doanh 3

Type chapter title (level 3) 6

Chương 2: Khái quát về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh 2

1) Khái niệm 3

Type chapter title (level 1) 4

Type chapter title (level 3) 6

Chương 3: Khái quát về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh 2

1) Khái niệm 3

Type chapter title (level 1) 4

Type chapter title (level 3)6

LỜI NÓI ĐẦU

Theo mọi người cũng đã biết, kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng trong đời sống cũng như quan trọng nhất trong kinh doanh, bởi nó ảnh hưởng đến sự hiểu biết, hợp tác, thuyết phục và giải quyết các vấn đề trong công việc giữa các bên liên quan với nhau Kỹ năng giao tiếp giúp chúng ta nâng cao hiệu quả làm việc, tăng cường các mối quan hệ, tạo dựng sự uy tín và niềm tin cho doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức nào đó Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp cũng đòi hỏi nhiều yếu tố như ngôn ngữ, ứng xử, văn hóa, xử lí tình huống, phương tiện và người nghe, … khiến cho việc giao tiếp trong kinh doanh không phải lúc nào cũng dễ dàng và thành công Vì vậy, chúng tôi mong muốn mọi người sẽ hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh qua bài báo cáo này.

Với mong muốn được nâng cao kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh của bản thân, chúng tôi đã chọn đề tài “Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh” để nghiên cứu và thực hiện báo cáo Mục tiêu bài của báo cáo này là tìm hiểu về khái niệm, bản chất, vai trò, nguyên tắc, hình thức, tầm quan trọng, và kỹ thuật giao tiếp trong kinh doanh, đồng thời sẽ giúp mọi người đánh giá được năng lực giao tiếp của bản thân và đưa ra các biện pháp để cải thiện một cách triệt để

Để thực hiện báo cáo này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và khảo sát qua nhiều nguồn tin khác nhau Phương pháp nghiên cứu tài liệu giúp chúng tôi thu thập và tổng hợp các kiến thức lý thuyết về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh từ các nguồn thông tin uy tín, như sách, báo, internet, … Phương pháp khảo sát giúp chúng tôi thu thập được nhiều thông tin hữu ích.

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾPTRONG KINH DOANH

1 Khái niệm:

1.1 Giao tiếp: là quá

trình trao đổi thông tin, ý tưởng và cảm xúc giữa con người với nhau trong đời sống thường ngày hoặc giữa người và các yếu tố khác trong xã hội vì những mục đích nhất định.

1.2 Giao tiếp trong kinhdoanh: là quá trình tiếp

xúc và trao đổi thông tin giữa các bên liên quan đến

hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu chung một

Hình 1.1

1.3 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: là khả năng

giao tiếp truyền đạt một ý tưởng hay cảm xúc và thông tin nào đó bằng lời nói một cách rõ ràng , tự tin và thuyết phục đối với đối tác , khách hàng ,nhân viên , cấp trên vv

2 Bản chất của giao tiếp trong kinh doanh:

- Bản chất của giao tiếp trong kinh doanh: là sự kết nối, là quá trình trao đổi

thông tin, ý kiến, ý tưởng và cảm xúc giữa các bên liên quan nhằm thỏa mãn được nhu cầu và lợi ích kinh doanh Giao tiếp trong kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong việc tăng sự tương tác, năng suất, hài lòng của nhân viên,

khách hàng và đối tác Dù ở hình thức nào, mục tiêu cuối cùng của giao tiếp đều là tạo ra sự hiểu biết chung và tạo dựng mối quan hệ.

3 Vai trò của giao tiếp:

3.1 Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh: là rất quan

trọng và đóng vai trò quyết định đến sự thành công của một tổ chức Giao tiếp có thể diễn ra ở nhiều hình thức khác nhau, như giao tiếp nội bộ, giao tiếp ngoại bộ, giao tiếp trực tiếp, giao tiếp gián tiếp, giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp bằng văn bản, và giao tiếp bằng cử chỉ Mỗi hình thức giao tiếp có những ưu điểm và nhược điểm riêng, và cần được sử dụng phù hợp với từng tình huống và mục tiêu

3.2 Một số vai trò của giao tiếp trong kinh doanh:

- Tăng cường sự gắn kết và tín nhiệm : Giao tiếp giúp cho các

nhân viên, khách hàng, đối tác, và các bên liên quan cảm thấy được sự quan tâm, tôn trọng, và tin tưởng Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hài lòng, trung thành và cam kết.

- Cải thiện hiệu suất và năng suất : Giao tiếp giúp cho các

nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu, nhiệm vụ, và trách nhiệm của mình Điều này giúp cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng giải quyết vấn đề.

- Mở rộng thị trường và khách hàng : Giao tiếp giúp cho doanh

nghiệp tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng hơn, bằng cách sử dụng các kênh truyền thông đa dạng, như website, mạng xã hội, quảng cáo, email, và tin nhắn Giao tiếp cũng giúp cho doanh nghiệp thể hiện được giá trị cốt lõi, sứ mệnh, và tầm nhìn của mình, cũng như lợi ích và ưu điểm của sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

4.1 Giao tiếp ngôn ngữ: Là hoạt động trao đổi thông tin, quá

trình truyền đạt và tương tác của con người trong xã hội được tiến hành chủ yếu bằng phương tiện ngôn ngữ Giao tiếp ngôn

ngữ là một phương tiện quan trọng để truyền tải ý kiến, ý nghĩ, thông tin và cảm xúc giữa con người.

4.2 Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là một hình thức giao tiếp

không sử dụng ngôn ngữ nói hoặc viết Nó sử dụng các phương pháp khác nhau để truyền đạt thông điệp và tương tác với người khác Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể bao gồm các yếu tố như cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, âm thanh, hình ảnh, hình vẽ, biểu đồ, biểu tượng, màu sắc, cử chỉ cơ thể, v.v

4.3 Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiếp trực diện với nhau thông

qua lời nói trực tiếp, những cử chỉ, nét mặt và hành động, dùng ngôn ngữ nói và biểu cảm để có thể diễn đạt và truyền tải những ý nghĩ cụ thể và chính xác nhất.

4.4 Giao tiếp gián tiếp: Là loại hình thức giao tiếp thông qua

phương tiện nào đó mà đến từ một trung gian khác như giao tiếp qua cách nhắn tin, gửi thư, hay gọi điện thoại

5 Hình thức giao tiếp:

5.1 Giao tiếp chính thức: Là một hình thức giao tiếp được

thực hiện trong các tình huống và môi trường chuyên nghiệp, nghiêm túc và có quy tắc Nó thường xảy ra trong các bối cảnh công việc, doanh nghiệp, chính phủ, giáo dục, và các tình huống có tính chất chính trị hoặc quân sự Nội dung trong hình thức giao tiếp chính thức phải được thực hiện trên phương tiện truyền thông chính thức và có hệ thống.

5.2 Giao tiếp không chính thức: Là một hình thức giao tiếp

mang tính tự do cá nhân (trong khuôn khổ cho phép), không tuân thủ các quy tắc và quy định chặt chẽ như trong giao tiếp chính thức, dựa trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau mà không cần phải theo nguyên tắc, nghi thức, quy định hay sự ràng buộc nào cả Nó thường xảy ra trong các tình huống không chuyên nghiệp, không nghiêm túc và không có quy tắc cụ thể.

6 Phong cách giao tiếp trong kinh doanh:

- Phân loại phong cách giao tiếp theo hành vi đối với công việc:

 Phong cách của những người hành động: là những người

có khả năng chuyển hóa ý tưởng, kế hoạch và mục tiêu thành hành động cụ thể, hiệu quả, và sáng tạo Họ là những người dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm không sợ thất bại hay thử thách, là người có tầm nhìn, chiến lược, hành động và có tinh thần hợp tác, đồng đội, và lãnh đạo.

 Phong cách của những nhà tổ chức: là những người có

khả năng lên kế hoạch, sắp xếp, điều phối và kiểm soát các hoạt động của một tổ chức, dự án, hoặc sự kiện nào đó Những nhà tổ chức có nhiều phong cách khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu, nguồn lực, văn hóa, và tình huống họ gặp phải  Phong cách của những nhà ngoại giao: là những người có

khả năng giao tiếp, đàm phán, và hợp tác với các bên liên quan trong các vấn đề ở phương diện quốc tế Những nhà ngoại giao cần có những kỹ năng, kiến thức, và thái độ phù hợp để thể hiện được quan điểm, bảo vệ lợi ích, và thúc đẩy hòa bình của đất nước cũng như lợi ích của tổ chức Họ cũng cần biết cách thích nghi với các văn hóa, ngôn ngữ, và tình huống khác nhau.

 Phong cách của những người tư duy sáng tạo: là những

người có những đặc điểm và kỹ năng riêng biệt, giúp họ tạo ra những ý tưởng mới mẻ, đột phá và có giá trị Họ biết rõ mục tiêu và mục đích của bản thân, có trí tưởng tượng phong phú, linh hoạt và có khả năng phân tích, đánh giá vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau mà không chỉ dựa vào những kiến thức, kinh nghiệm có sẵn.

7 Những chuẩn mực khi giao tiếp trong kinh doanh:

 Trang phục: Phải phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp Trang

phục lịch sự, chuyên nghiệp, phù hợp với lứa tuổi và chủ đề bạn đang muốn hướng tới

 Diện mạo: Chỉnh chu, dễ nhìn, không quá lố lăng cũng

không quá sơ sài  Chào hỏi:

+ Hãy đứng lên khi gặp gỡ đối tác, khách hàng + Luôn đặt nụ cười trên môi khi giao tiếp.

+ Nhìn trực diện vào người bạn giao tiếp Như muốn nói với họ rằng bạn tập trung sự chú ý và quan tâm những gì họ nói.

 Giới thiệu: Chủ động giới thiệu bản thân Kèm theo sự giới

thiệu bạn tên là gì thì bạn nên cho họ biết thêm chức vụ hiện bạn đang có trong công ty là gì để giúp nâng cao hiệu quả cuộc trò chuyện.

 Xưng hô: Lịch sự, không nên gọi thẳng họ tên đối tác, khách

hàng Nếu là người có chức vụ thì nên xưng hô theo chức danh Nên sử dụng các đại từ xưng hô lịch sự.

 Thái độ:

+ Phải luôn lịch sự, tôn trọng người khác + Giữ thái độ tích cực và lạc quan.

+ Có thái độ chân thành trong giao tiếp.

+ Rèn luyện cho bản thân có được sự tập trung cao trong khi giao tiếp.

+ Hãy lắng nghe khi người khác đang trình bày.

8 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinhdoanh:

(1)Thu hút sự chú ý của mọi người

- Thu hút được sự chú ý của mọi người không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là hoạt động cần thiết đối với bất kì doanh nghiệp nào và giúp cho các doanh nghiệp tiếp cận được với nhóm khách hàng mục tiêu cũng như bên đối tác Vì thế, thu hút được sự chú ý, kích thích, tò mò luôn là vấn đề chủ chốt để giúp các doanh nghiệp phát triển và thành công.

- Các doanh nghiệp sẽ luôn muốn tìm ra những cách thức để có thể thu hút được sự chú ý từ mọi người và giao tiếp với họ theo cách khuyến khích nên mua hàng Để đạt được những điều này, các công ty phải đầu tư vào cách chọn nhân viên có thể viết những bài đăng trên báo, trên mạng xã hội một cách hấp dẫn, bắt mắt và lôi cuốn người đọc

(2)Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

- “Thái độ quan trọng hơn trình độ” luôn đúng trong kinh doanh

nói chung và trong việc xây dựng quan hệ với khách hàng nói riêng Để xây dựng mối quan hệ thuận lợi, phù hợp với mục đích

chung với khách hàng, trước hết quan trọng là thái độ và chất lượng phục vụ như thế nào? Và dịch vụ chăm sóc ra sao? Đặc biệt là tạo dựng niềm tin, sự tin tưởng tuyệt đối và uy tín đối với khách hàng Việc hình thành mối quan hệ bền chặt với khách hàng luôn nhằm mục đích duy trì, đẩy mạnh các hoạt động, mở rộng và cuối cùng là giúp các doanh nghiệp gia tăng cơ hội kinh doanh.

- Khách hàng luôn mong muốn được hiểu bởi công ty mà họ đang giao dịch, muốn được lắng nghe và đánh giá cao mang lại sự tự tin, xây dựng lòng tin Đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc tương tác với số lượng lớn khách hàng, trực tiếp hoặc qua điện thoại.

- Khi gặp gỡ khách hàng tiềm năng mới hoặc là các ứng viên xin việc, các doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng tốt ban đầu thì nên tạo được mối quan hệ tích cực.

(3)Tăng khả năng đàm phán

- Kĩ năng đàm phán trong giao tiếp là một việc hết sức cần thiết và quan trọng trong kinh doanh Việc tăng khả năng và trau dồi kĩ năng này giúp bạn diễn tả và truyền đạt một cách hiệu quả và giải quyết thuận lợi trong nhiều tình huống kinh doanh khác nhau Nâng cao kĩ năng đàm phán giúp bạn có thể dễ dàng kí kết hợp đồng, mua bán với giá cả hợp lệ, phù hợp với đôi bên, ngoài ra còn giúp kết nối các doanh nghiệp với nhau.

- Khi một thỏa thuận đang diễn ra, điều quan trọng là phải luôn giữ được thái độ lịch sự và chuyên nghiệp, nhưng phải chắc chắn và ổn định.

(4)Giữ cho quy trình làm việc suôn sẻ

- Đây là một mục tiêu rất quan trọng và cần thiết cho bất kỳ ai muốn thành công trong công việc và trong kinh doanh nó sẽ giúp bạn đánh giá được quy trình làm việc hiện tại, cải tiến được quy trình hiện tại, đào tạo nhân viên một cách tốt nhất.

(5)Tạo môi trường làm việc tích cực

- Việc tạo một môi trường làm việc tích cực có nhiều lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp Giúp nhân viên giảm căng thẳng

và kiệt sức, tăng nằn suất và hiệu quả làm việc, giữ chân được những người giỏi, cải thiện được mối quan hệ và nâng cao được tinh thân đoàn đội trong một tập thể.

9 Các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh:

(1) Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ: Là một kỹ năng quan trọng và

cần phải có khi muốn giao tiếp với khách hàng mục tiêu cũng như đối tác một cách hiệu quả Kỹ năng này bao gồm cách dùng từ và cả ngôn ngữ cơ thể sao cho chính xác và phù hợp với

những tình huống, hoàn cảnh trong việc kinh doanh (Hãy xemchương 2 để hiểu rõ hơn về Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ)

(2) Kỹ năng lắng nghe và phản hồi: Là 2 kỹ năng bổ trợ cho

nhau mỗi khi làm việc Lắng nghe có thể giúp thấu hiểu những ý kiến, suy nghĩ, cảm xúc, sự mong muốn và tạo thiện cảm mỗi khi kết nối với đối tác, hay giao tiếp với khách hàng Phản hồi là kĩ năng có thể giúp dễ dàng truyền đạt thông điệp một cách mạch lạc và rõ ràng, thể hiện quan điểm của mình qua cách mà

mình truyền tải, giải thích các vấn đề và đưa ra giải pháp (Hãyxem chương 3 để hiểu rõ hơn về Kỹ năng lắng nghe và phảnhồi)

(3) Kỹ năng tổng hợp và chuẩn bị thông tin: Kỹ năng này sẽ

giúp cho việc giải đáp các thắc mắc của khách hàng hay đối tác nhanh chóng và chính xác Cập nhật những số liệu, thu thập, xử lí và phân tích thông tin cho các tổ chức doanh nghiệp để đưa ra

quyết định hiệu quả hơn (Hãy xem chương 4 để hiểu rõ hơn vềKỹ năng thuyết trình)

(4) Kỹ năng thuyết trình: Là một kỹ năng rất quan trọng trong

kinh doanh, vì nó giúp bạn truyền đạt thông tin, ý kiến, và đề xuất một cách rõ ràng, thuyết phục, và hấp dẫn Và giúp bạn nổi

bật hơn so với đối thủ cạnh tranh (Hãy xem chương 5 để hiểurõ hơn về Kỹ năng thuyết trình)

(5) Kỹ năng đàm phán: Là khả năng, phương pháp thương

lượng giữa hai hoặc nhiều bên để đạt được thỏa thuận hay giải quyết một vấn đề vấn đề nào đó Kỹ năng này bao gồm việc lắng nghe, hiểu và diễn đạt ý kiến của bản thân , tìm kiếm lợi ích chung tạo ra sự đồng thuận giữa các bên liên quan sau đó

đưa ra đề xuất và dẫn đến thỏa thuận cuối cùng (Hãy xemchương 6 để hiểu rõ hơn về Kỹ năng đàm phán)

(6) Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Là một dạng của

truyền thông phi ngôn ngữ Được diễn tả, truyền đạt qua các

hành vi, cử chỉ cơ thể chớ không phải bằng lời nói.(Hãy xemchương 7 để hiểu rõ hơn về Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ)

10 Một số giải pháp giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả giao tiếp trong kinh doanh:

a) Chú ý rèn luyện cách nói, cách tạo lập và duy trì các mối quan hệ.

b) Luôn luôn quan sát để học hỏi từ những người có nhiều kinh nghiệm, giao tiếp tốt.

c) Luôn lắng nghe một cách chính xác và luôn thể hiện sự tôn trọng, lịch sự dành cho đối phương khi đang giao tiếp.

d) Tạo cho bản thân một hình ảnh đẹp trong mắt mọi người để tự tin, tạo thiện cảm khi giao tiếp để trau dồi, nuôi dưỡng, nâng cao hiệu quả khi giao tiếp.

e) Trình bày lưu loát, trôi chảy, không nói vòng vo, nói ậm ừ f) Xây dựng hình ảnh cho bản thân, thân thiện và tử tế trong mắt mọi người để tự tin và tạo thiện cảm khi giao tiếp.

g) Sử dụng ngôn từ chính xác, nói đúng trường hợp, ngữ cảnh, đúng trọng tâm của vấn đề mới thực sự quan trọng.

11 Một số lỗi lầm cần tránh trong khi giao tiếp:

- Không áp dụng chung 1 kiểu giao tiếp đối với nhiều đối tác, khách hàng khác nhau.

- Không để cảm xúc bị chi phối.

- Nói nhiều hơn nghe: Hãy lắng nghe khi người khác nói và đảm

bảo bạn không nói quá nhiều.

- Ngắt lời người nói: Hãy để người nói trình bày hết ý kiến, suy

nghĩ của họ trước rồi mới đưa ra ý kiến của mình.

- Không để ý giọng điệu: Hãy luôn đảm bảo bạn đang sử dụng

giọng điệu phù hợp.

- Ngại đối diện với cuộc trò chuyện khó khăn: Cố gắng giải quyết

vấn đề 1 cách trực tiếp, không được né tránh hay trì hoãn - Không sẵn sàng nói lên mong muốn, nhu cầu của bản thân.

- Không kiểm tra xem người đang giao tiếp cùng bạn đã hiểu chưa.

- Phản ứng, không phản hồi: Đảm bảo bạn phản hồi 1 cách lịch

sự, tránh không phản hồi hoặc phản ứng quá mức.

CHƯƠNG 2

KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ

1.Khái niệm:

- Là một kỹ năng quan trọng và cần phải có khi muốn giao tiếp với khách hàng mục tiêu cũng như đối tác một cách hiệu quả Kỹ năng này bao gồm cách dùng từ và cả ngôn ngữ cơ thể sao cho chính xác và phù hợp với những tình huống, hoàn cảnh trong việc kinh doanh.

2 Tầm quan trọng của kỹ năng sử dụng ngôn ngữ tronggiao tiếp:

- Sử dụng ngôn ngữ là điều cơ bản được sử dụng thường xuyên trong đời sống thường ngày khi giao tiếp Ở bất cứ đâu, ở mọi lúc mọi nơi và mọi lĩnh vực đều phải đòi hỏi có kỹ năng giao tiếp qua ngôn ngữ Khả năng sử dụng ngôn ngữ, truyền tải thông tin chính xác, rõ ràng là một kỹ năng sống quan trọng không thể thiếu Vì nó không chỉ là điều kiện tồn tại của xã hội mà còn là chìa khóa để gắn kết các mối quan hệ, nhằm tạo sự tương tác trong cuộc sống, kinh doanh và quản trị.

3 Các nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ giao tiếp:

- Khi trình bày một vấn đề nào đó phải rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu để người nghe tiếp thu đầy đủ nội dung, thông tin được truyền đạt.

- Điều chỉnh tốc độ nói, giọng điệu phù hợp, không nên nói qua nhanh và cũng không nên quá chậm.

- Nên nhấn nhá trong câu khi nói bằng cách lên xuống giọng, tạo cảm xúc cho câu giúp người nghe cảm thấy thú vị, cuốn hút, không dễ chán nản.

- Kết hợp giữa lời nói với ngôn ngữ cơ thể giúp sự truyền đạt được tối ưu hơn và đem lại hiệu quả tốt hơn tạo thêm cho người nghe cảm giác hấp dẫn và lôi cuốn và đồng thời cũng có sức thuyết phục hơn.

4 Các kỹ năng sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp:

- Chú ý lắng nghe từng câu chữ một cách cẩn thận, tạo sự khéo léo trong giao tiếp bằng cách sử dụng ngôn từ.

- Khi giao tiếp cần định hướng đúng đối tượng mình đang giao tiếp để điều chỉnh và dùng lời lẽ cho phù hợp tránh trường hợp giao tiếp sai từ, bị đánh giá là không lịch sự, thiếu tự tin, không khiêm tốn và gây mất lòng tin với mọi người.

- Tránh dùng những từ ngữ khó hiểu, những câu dư thừa có thể gây hiểu sai hoặc diễn đạt không hết ý để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ.

- Luôn dành thời gian để đọc sách, đọc báo chí, thư từ để tăng thêm sự hiểu biết và rèn luyện khả năng về các sử dụng ngôn từ.

- Tăng cường trau dồi vốn từ, củng cố và làm phong phú vốn từ, điều này sẽ giúp tiến bộ hơn về khả năng ngôn ngữ qua mỗi ngày.

5 Những điều cần phải lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ nói:

- Nói chắc chắn và tự tin để người nghe có thể hiểu và tiếp thu đầy đủ nội dung của bạn

- Sử dụng những từ ngữ phù hợp với ngữ cảnh và đối tượng người nghe, không sử dụng những từ ngữ thô bạo, xúc phạm hoặc khó hiểu.

- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể đi kèm với lời nói một cách hợp lý và linh hoạt, phù hợp với nội dung và tình huống giao tiếp

- Luôn thể hiện thái độ tôn trọng và lịch sự đối với người nghe.

6 Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói và viết:

- Ngôn ngữ nói và viết được sử dụng để truyền đạt thông tin, tư duy, kiến thức và cảm xúc cho người khác Ngôn ngữ viết là hệ thống các kí hiệu, chữ cái, từ vựng, và cú pháp được sử dụng để biểu đạt ý nghĩa và truyền đạt thông tin Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói và viết có thể được rèn luyện thông qua việc lắng nghe, đọc sách, đọc báo Viết cũng giúp người viết phát triển khả năng suy luận, phân tích, tổng hợp và thể hiên ý nghĩa một cách mạch lạc.

- Trong giao tiếp, để có thể hiểu được đối phương đang nói gì, nghĩ gì và muốn truyền đạt gì thì lắng nghe rất quan trọng Lắng nghe còn giúp bạn hiểu rõ hơn về đối phương, thấu hiểu hơn Nếu là người biết lắng nghe trong giao tiếp thì bạn sẽ không ngắt lời người nói Sử dụng thêm kỹ năng quan sát sẽ giúp quá trình giao tiếp hiệu quả hơn, tạo cho đối phương cảm giác được tôn trọng và tạo lòng tin cho họ.

- Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp cũng như là trong cuộc sống hằng ngày Chúng ta lắng nghe để hiểu, học hỏi và kết nối với những người khác.

1.2 Các kiểu lắng nghe:

- Có nhiều kiểu lắng nghe khác nhau trong giao tiếp hằng ngày, bao gồm:

+ Lắng nghe chủ động: Khi chủ động lắng nghe, nên chú ý đến ngôn ngữ cơ

thể, nét mặt và giọng nói của người nói, tích cự tập trung vào lời nói của người nói để hiểu ý nghĩa và hoàn cảnh

+ Lắng nghe phản biện: Người nghe tập trung vào việc tìm ra các mâu thuẫn

thông điệp, giúp hiểu rõ hơn về những gì đã nghe được từ đó dễ dàng tiếp thu thông tin hơn

+ Lắng nghe thấu cảm: Người nghe tập trung vào việc thấu hiểu những cảm

xúc, đặt vào hoàn cảnh của họ để có thể đồng cảm và thể hiện sử ủng hộ, xem xét và đưa ra những quyết định đúng đắn.

+ Lắng nghe khuyến khích: Người nghe tập trung vào việc xây dựng, kết nối

những mỗi quan hệ, tạo cảm giác lành mạnh, tin tưởng với sự tích cực trong giao tiếp.

2 Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe:

2.1 Khi tiếp nhận thông tin: khi người nghe có tương tác

cao với người nói, họ cần nhớ lại các chi tiết cụ thể, đặc biệt là khi người nói đang hướng dẫn, giới thiệu về một quy trình, hoạt