Đề bài: Thảo luận về kỹ năng giao tiếp của người quản lý trong hội nghị, điện thoại và qua email Khái niệm về giao tiếp
Giao tiếp: là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá
thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.
Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người với người trải qua ngôn từ, cử chỉ,
điệu bộ Giao tiếp là sự xác lập và quản lý vận hành những mối quan hệ giữa
Trang 2người với người, hoặc giữa người và những yếu tố xã hội nhằm mục đích thỏa mãn những nhu yếu nhất định.
Một góc nhìn quan trọng khác của giao tiếp đó là ảnh hưởng tác động qua lại giữa hai bên Trong trường hợp này, ngôn từ thống nhất và cùng hiểu biết về trường hợp, thực trạng giao tiếp là điều kiện kèm theo thiết yếu để bảo vệ sự ảnh hưởng tác động qua lại đạt hiệu suất cao Có nhiều kiểu tác động ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, trước hết đó là sự hợp tác và sự cạnh tranh đối đầu, tương ứng với chúng là sự ưng ý hay sự xung đột.
Kỹ năng giao tiếp: là khả năng con người sử dụng ngôn ngữ lời nói, chữ viết hoặc hình thể để diễn đạt những thông tin, quan điểm, ý kiến của bản thân một cách rõ ràng và thuyết phục nhất có thể để nhằm thúc đẩy được hiệu quả giao tiếp hai chiều
Các hình thức giao tiếp
A.Trong hội nghị.
Trang 31 Kỹ năng lắng nghe
Người quản lý cần lắng nghe một cách chân thành và tập trung vào người đang nói Điều này giúp họ hiểu rõ thông điệp và ý kiến của người khác, từ đó đưa ra phản hồi thích hợp.
2 Kỹ năng nói.
Người quản lý cần biết cách diễn đạt ý kiến và thông tin một cách rõ ràng, logic và tổ chức Họ nên sử dụng ngôn từ phù hợp và truyền đạt thông điệp một cách dễ hiểu cho tất cả mọi người.
3 Kỹ năng thuyết trình.
Trang 4Người quản lý cần có khả năng thuyết trình hấp dẫn người nghe Họ nên biết cách sử dụng các phương tiện trực quan như slide, biểu đồ, hình ảnh để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
4 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Người quản lý cần nhận biết và sử dụng các phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ biểu cảm khuân mặt và ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
5 Kỹ năng quản lý thời gian
Người quản lý cần biết cách quản lý thời gian trong hội nghị để đảm bảo mọi cuộc thảo luận và thuyết trình diễn ra đúng lịch trình.
6 Kỹ năng xử lý xung đột.
Người quản lý cần biết cách xử lý các tình huống xung đột và tranh luận trong hội nghị một cách khéo léo và xây dựng Họ nên tạo điều kiện cho mọi người tham gia vào cuộc thảo luận một cách công bằng và tôn trọng ý kiến của nhau.
7 Kỹ năng tương tác xã hội
Trang 5Người quản lý cần có khả năng tương tác xã hội tốt để xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người trong hội nghị Họ nên biết cách tạo sự thoải mái và tin tưởng để mọi người cảm thấy thoải mái và tin tưởng.
8 Kỹ năng tư duy và trình bày ý tưởng.
Kỹ năng tư duy sắc bắn giúp người quản lý diễn đạt ý tưởng một cách rõ rang và thuyết phục.
9 Kỹ năng quản lý thời gian.
Sự chủ động trong việc quản lý thời gian giúp người quản lý duy trì sự linh hoạt và đảm bảo mọi người tham gia có cơ hội thảo luận.
B.Trong điện thoại
Trang 6- Lắng nghe và hiểu yêu cầu của người gọi: Cần lắng nghe và hiểu yêu cầu của người gọi trước khi trả lời hoặc đưa ra giải pháp.
- Nói chậm và rõ ràng: Cần nói chậm và rõ ràng để người nghe có thể hiểu rõ thông điệp.
- Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và tôn trọng để tạo sự chuyên nghiệp và chuyên môn.
- Tạo sự niềm nở và vui vẻ: Cần tạo sự niềm nở và vui vẻ để tạo sự thoải mái và tin tưởng cho người nghe.
Trang 7- Đưa ra thông tin đầy đủ và chính xác: Cần đưa ra thông tin đầy đủ và chính xác để tránh những hiểu lầm và tranh cãi sau này.
1 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
*Xác định thời gian gọi đến
Cân nhắc thời gian gọi đến cũng là một trong những điều quan trọng trong văn hoá giao tiếp qua điện thoại Bạn hãy tránh các thời gian gọi đến như giờ làm việc sáng sớm, giờ nghỉ buổi trưa hay buổi tối Những thời gian đó họ thường rất bận không sẵn sàng trao đổi, nói chuyện với bạn, thậm chí có thể họ sẽ cảm thấy khó chịu và nổi cáu vì bị làm phiền Vì vậy việc lựa chọn thời gian thích hợp để gọi điện sẽ mang lại cho bạn kết quả như mong muốn, đó cũng chính là kỹ năng gọi điện thoại mà bạn cần biết.
*Giới thiệu, chào hỏi xưng xanh tính và mục đích gọi đến
Trong bất kỳ trường hợp cuộc gọi nào bạn cũng nên chào hỏi, giới thiệu bản thân và mục đích của cuộc gọi này để người nghe sễ dàng hiểu được và phản hồi cuộc
Trang 8trò chuyện với bạn Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.
*Chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi
Việc chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi sẽ tiết kiêm thời gian của bạn và khách hàng Bạn không thể gọi điện cho khách hàng nói chuyện cách ngập ngừng, ậm ờ gây khó hiểu cũng như người nghe không cảm thấy thoải mái Vậy cách tốt nhất để chuẩn bị cho một cuộc giao tiếp qua điện thoại là gì? Tốt nhất bạn nên chuẩn bị tất cả những điều muốn nói trong đầu hoặc vạch ra giấy để lúc gọi điện trao đổi nhanh chóng hơn
*Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm
Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể được rõ ràng như trao đổi trực tiếp,
bạn cần chuẩn bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng nói nhẹ
nhàng truyền cảm rõ ràng để người nghe có thể nghe và hiểu được nội dung bạn vừa nói Ngoài ra giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm khi giao tiếp cũng gây được nhiều ấn tượng cho người nghe.
Trang 9*Kết thúc cuộc gọi
- Khi hết thông tin nên kết thúc cuộc gọi.- Cảm ơn và chào tạm biệt người nghe.
- Gác máy nhẹ nhàng nếu sử dụng máy bàn.
2 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi là người nghe
*Không để người gọi chờ quá lâu
- Bắt máy nhanh nhất có thể, đối với việc chờ điện thoại chuông quá 3 tiếng gây cảm giác khó chịu cho người gọi Trong trường hợp cuộc gọi đến lúc bạn không tiện bắt máy hoặc bận bạn có thể gọi lại cho họ và nêu ra lý do không nghe máy được ngay cũng như hẹn thời gian cụ thể có thể gọi lại.
C Kỹ năng giao tiếp qua email
1 Sử dụng Gmail trong những trường hợp cụ thể
Để thực hiện những cách quản lý Gmail hiệu quả, trước hết hãy đặt ra những giới hạn cho việc sử dụng Gmail Bạn cần phải biết rằng Gmail không nhất thiết là
Trang 10phương pháp liên lạc trong mọi trường hợp Bạn có thể đặt ra những trường hợp nhất định cần phải sử dụng Gmail như sau:
không thể thông qua điện thoại.
điểm khác nhau trong cùng một thời gian.
phải tranh luận hoặc trao đổi, hồi đáp liên tục.
2 Cài đặt giao diện Gmail chuyên nghiệp
Cambria, …
bộ email.
Trang 11 Cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ những thông tin cần thiết như đầy đủ tên, đơn chức vị, số điện thoại, đơn vị công tác, liên kết đến các tài khoản khác của bạn…
3 Phân công công việc cho nhân viên qua email của người quản lý
-Hoạt động phân công công việc đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong đội nhóm Nếu phân chia nhiệm vụ hợp lý, công việc sẽ đạt kết quả tốt và ngược lại, phân chia không hiệu quả sẽ ảnh hưởng xấu đến tiến độ làm việc
-Người có trách nhiệm giao nhiệm vụ trong nhóm phải đảm bảo sự minh bạch và phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc Hay gắn kết các thành viên trong nhóm.
Ngoài việc phân chia, người leader phải có trách nhiệm hỗ trợ đủ nguồn lực,
phương tiện và tạo điều kiện tốt nhất cho thành viên thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, người quản lý cần nói rõ những yêu cầu về kết quả làm việc, và người nhận việc sẽ nắm rõ được những công việc mà bản thân đang thực hiện Người có trách nhiệm giao nhiệm vụ trong nhóm phải đảm bảo sự minh bạch và phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc Hay gắn kết các thành viên trong nhóm.
Trang 12Ngoài việc phân chia, người leader phải có trách nhiệm hỗ trợ đủ nguồn lực, phương tiện và tạo điều kiện tốt nhất cho thành viên thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, người quản lý cần nói rõ những yêu cầu về kết quả làm việc, và người nhận việc sẽ nắm rõ được những công việc mà bản thân đang thực hiện Phân chia công việc qua mail cần phải rõ ràng , chính xác, phù hợp , tránh gây hiểu lầm , người này làm lẫn công việc của người kia, từng người sẽ phải đảm nhận chính xác công việc mình được gia
D.Bài học
1.Trong hội nghị
Lắng nghe chân thành,truyền đạt ý kiến rõ ràng và giữ tinh thần tích cực để tạo sự hiệu quả trong giao tiếp nhóm.
Tham gia tích cực, hỏi câu hỏi khi cần và chia sẻ ý kiến của cá nhân để tạo ra một không khí hội nghị tích cực.
Tuân thủ lịch trình, tránh làm giãn thời gian quá mức và đảm bảo tham gia đầy đủ theo yêu cầu.
Trang 13Sẵn sàng thích ứng với thay đổi nhanh chóng,đặt câu hỏi khi cần tham gia vào các cuộc thảo luận
Nắm vững thông tin, đặt câu hỏi thông minh để làm rõ ý kiến vào đảm bảo sự hiểu biết chính xác.
2 Qua điện thoại
Nói chậm rõ, thể hiện sự tự tin, và thực hiện việc chuẩn bị trước để tránh sự lạc qan và tăng tính chuyên nghiệp.
Duy trì giọng điệu tích cực, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tác nói chuyện của bạn, cũng như tránh đánh sự mất chuyên nghiệp.
Nghe một cách chân thành, trả lời một cách chính xác và giữ tinh thần tích cực để tạo ấn tuọng tích cực trong cuộc trò chuyện.
Tập trung vào cuộc gọi, tránh xao lãng từ những yếu tố xung quanh và cố gắng chọn môi trường yên tĩnh để tránh tiếng ồn.
Kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, tỏ ra sẵn lòng hỗ trợ thêm thông tin và xác nhận kế hoạch tương lai nếu cần.
3.Qua mail.
Trang 14Sử dụng ngôn từ chính xác, tránh hiểu lầm bằng cách rõ ràng và ngắn gọn,luôn kiểm tra trước khi gửi để tránh lỗi.
Đọc và hiểu nội dung trước khi trả lời, sử dụng tiêu đề rõ ràng và tránh sử dụng ngôn ngữ gây hiểu lầm.
Sử dụng cấu trúc logic, đảm bảo rõ ràng về mục tiêu Kiểm soát lượng thông tin, tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp và đảm bảo định rõ hành động hoặc phản hồi