MÔN học kỹ NĂNG GIAO TIẾP đề tài kỹ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ tín và kế HOẠCH rèn LUYỆN PHÁT TRIỂN kỹ NĂNG này TRONG TƯƠNG LAI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Khoa Thương Mại – Du Lịch - TIỂU LUẬN GIỮA KỲ HK1 - NĂM HỌC 2022-2023 MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỀ TÀI : KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN VÀ KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG NÀY TRONG TƯƠNG LAI GIẢNG VIÊN PHỤ TRÁCH: THS PHAN THANH HUYỀN Lớp HP: DHQTLOG17ATT Mã HP: 420000380323 Nhóm: THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NGÀY 30 THÁNG 09 NĂM 2022 0 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI DANH SÁCH, NHIỆM VỤ PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG NHÓM ST T Họ tên Mã số SV Nội dung Kết phân công thực ( Đánh giá nhóm) 100% 2102518 Viết phần Dương Thị mở đầu Nhựt Linh Quản lý, (Nhóm trưởng) giám sát thành viên 100% Nguyễn Anh 20034911 Viết phần Khoa (Thư ký) mở đầu, chỉnh sửa nội dung Tổng hợp Word 100% Lâm Thị Thủy 20036911 Viết nội Ngân dung phần III, phần kết luận Chỉnh sửa nội dung 100% Nguyễn Thị 2004576 Viết nội dung phần Ánh Ngân III 100% Nguyễn Đức 2003443 Viết nội dung phần Hoàng Anh I 100% Vương Đình 2100935 Viết nội dung phần Nguyên I 0 Ký tên xác nhận thành viên Điểm (Do GV chấm) MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MỤC LỤC PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục đích .1 1.3 Phương pháp nghiên cứu 1.4 Kết cấu viết PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THƯ TÍN 2.1 Khái niệm thư tín .2 2.2 Phân loại thư tín 2.3 Kết cấu thư tín .2 2.4 Nguyên tắc viết thư tín 2.5 Cách viết thư tín 2.6 Một số lỗi thường mắc viết thư tín .7 2.7 Một số mẫu thư tín thường gặp PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI .9 3.1 Mục đích việc rèn luyện phát triển kỹ giao tiếp thư tín 3.2 Kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ giao tiếp thư tín 3.2.1 Kỹ sử dụng ngôn ngữ 3.2.2 Kỹ chọc lọc nội dung thông tin 10 3.2.3 Kỹ sáng tạo 11 3.3 Các bước thực hiện, đánh giá 11 3.3.1 Các bước thực 11 3.3.2 Đánh giá 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO .13 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Thư từ chối đơn đặt hàng Hình 2: Thư chúc mừng .8 Hình 3: Thư chào hàng 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Trong trình chung sống làm việc với nhau, hoạt động giao tiếp đóng vai trị quan trọng việc làm thỏa mãn nhu cầu tâm lý xã hội nhu cầu trao đổi thông tin, trao đổi kinh nghiệm, hợp tác, giúp đỡ, thổ lộ tâm tư tình cảm mong muốn chia sẻ niềm vui, nỗi buồn với người khác Dù bạn ai, bạn nơi đâu giao tiếp điều kiện cần thiết cho phát triển bình thường người Ngày nay, bối cảnh tồn cầu hóa, q trình hội nhập, giao lưu quốc gia ngày tăng cao giao tiếp điều khơng thể thiếu, đặc biệt giao tiếp thư tín Trên thực tế, cơng ty, doanh nghiệp thường xun sử dụng hình thức giao tiếp thư tín để truyền tải thơng tin đến khách hàng, đối tác cách nhanh chóng xác vấn đề cơng ty Khơng vậy, giao tiếp thư tín cịn phổ biến đời sống ngày học tập Mọi người dễ dàng trao đổi thông tin với mà không cần phải gặp trực tiếp, thời gian truyền tải rút ngắn tiết kiệm tối đa chi phí Hiểu tầm quan trọng giao tiếp thư tín cá nhân doanh nghiệp, nhóm chúng tơi định thực đề tài “Kỹ giao tiếp thư tín kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ tương lai” để người có nhìn sâu vận dụng kiến thức giao tiếp thư tín vào thực tế 1.2 Mục đích Cung cấp cho người đọc kiến thức liên quan đến giao tiếp thư tín như: Khái niệm, phân loại, kết cấu, nguyên tắc, cách viết số lỗi thường gặp viết thư tín Giúp người xây dựng kế hoạch phát triển rèn luyện kỹ tương lai để thơng tin mà truyền đạt đến đồng nghiệp, đối tác, khách hàng hay cấp diễn cách suôn sẻ, logic để lại nhiều ấn tượng 1.3 Phương pháp nghiên cứu Dựa thông tin sở liệu có sẵn giáo trình, tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu sử dụng tiểu luận bao gồm: phương pháp phân loại hệ thống hóa lý thuyết phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết 1.4 Kết cấu viết Ngoài mục lục, phần mở đầu, phần kết luận phụ lục khác, kết cấu viết gồm nội dung sau: 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI - Tổng quan kỹ giao tiếp thư tín - Kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ giao tiếp thư tín tương lai 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THƯ TÍN 2.1 Khái niệm thư tín Thư tín loại văn khơng mang tính thức, viết với tư cách cá nhân, dùng để trao đổi thông tin cá nhân, tổ chức Trong thời đại công nghệ phát triển, người dễ dàng truyền thông tin hơn, thuận tiện giao tiếp so với trước đây, thư tín ln quan tâm lựa chọn chiếm nhiều ưu so với phương tiện truyền thông khác Một số lợi ích việc sử dụng thư tín giao triếp: - Tiết kiệm chi phí gọi điện thoại - Thuận lợi việc kiểm tra, nhận thông tin người nhận - Biểu tầm quan trọng điện thoại - Tính bảo mật, riêng tư cao - Thông tin đến tới nhiều người - Người viết có thời gian suy nghĩ cách trình bày thơng tin - Có thể trình bày điều mà người nói ngại nói khó nói trực tiếp qua điện thoại 2.2 Phân loại thư tín Các loại thư tín sử dụng để giao dịch, trao đổi thơng tin cá nhân tổ chức đa dạng, chia thư tín thành loại như: - Loại thư mang tính thơng tin, cung cấp tin tức làm cho người nhận quan tâm, thường không gây tác động trực tiếp đến tâm trạng người nhận (vui, buồn ): thư mua bán (đặt hàng, bán hàng ), thư ngỏ, thư xác nhận, thư xin nghỉ (thôi việc, nghỉ học ) - Loại thư từ chối: từ chối thư ngỏ, từ chối mua bán, - Loại thư thuyết phục: thư bán hàng, thư mua hàng - Loại thư xã giao: thư mời tham dự tiệc, thư chúc mừng, 2.3 Kết cấu thư tín 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI Hình thức, kết cấu nội dung thư tín mang tính uyển chuyển cao tùy thuộc vào người viết Nhìn chung, thư tín thường viết dạng email giấy A4 bao gồm phần trình bày sau: - Tên tổ chức (công ty, quan ), địa chỉ, điện thoại, fax phần đặt góc phía trên, bên trái tờ giấy bên biểu tượng riêng tổ chức - Địa danh, ngày, tháng, năm: nằm phía trên, lệch bên phải tờ giấy - Kính gửi + họ tên, chức vụ, địa người nhận - Lời chào đầu thư: tùy theo mối quan hệ nội dung thư mà chọn lời chào đầu phù hợp - Nội dung: phần quan trọng thư Phần cần trình bày rõ ràng, hấp dẫn, thu hút - Lời chào cuối thư: lời chào mở đầu, lời chào cuối thư thể phép lịch sự, tôn trọng đồng thời để kết thúc thư Lời chào cuối thư cần phù hợp với hoàn cảnh, lời chào đầu tính chất thư - Chức vụ, chữ kí họ tên người gửi Ngoài ra, tùy trường hợp, thư cịn có thêm phần ghi chú: phụ lục kèm theo tái bút 2.4 Nguyên tắc viết thư tín Một số nguyên tắc cần tuân theo viết thư tín: - Nội dung rõ ràng: điều quan trọng Những từ ngữ sử dụng thư phải dễ hiểu, rõ ràng để truyền đạt xác người gửi muốn người đọc hiểu được, tránh từ gây hiểu lầm khơng đáng có - Đi thẳng vào vấn đề: đề cập thẳng thắn vào vấn đề cần trao đổi, thảo luận, nêu ý vấn đề, yêu cầu cần đáp ứng, - Đúng, xác: việc, tình nêu thư ngày, giờ, địa điểm, giá thông tin nói chung cần có tính xác Cần kiểm tra lại thông tin trước gửi - Đầy đủ: thư cần nêu điều kiện cần thiết để giải công việc Thư viết không tuân theo nguyên tắc dễ làm người nhận cảm thấy, khó chịu, khó hiểu - Nhất quán: ý thư phải thống nhất, mang tính logic từ đầu thư đến cuối thư, không mâu thuẫn với - Trận trọng: thông tin, số liệu đưa vào thư phải rõ ràng, xác, thơng qua kiểm tra, khơng đưa vào thư thông tin sai lệch người viết chưa chắn 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI - Lịch sự: việc viết thư việc thể lực, am hiểu mà cách thể văn hóa giao tiếp, ứng xử người viết Giao dịch thư tín có hiệu hai bên tôn trọng, hiểu biết lẫn Vậy nên từ ngữ, lời lẽ thư phải nhã nhặn, lịch sự, ý tứ tình mâu thuẫn, xung đột Ngồi ra, cịn số điểm khác cần lưu ý viết thư: - Xác định rõ mục đích viết thư - Xem xét kỹ lưỡng nội dung cần viết xếp chung theo trình tự thích hợp - Cố gắng đặt vào vị trí người nhận để lường trước phản ứng, cảm nhận họ đọc thư - Nên viết theo lối tự nhiên, dễ hiểu, phù hợp với hoàn cảnh - Nên dùng từ lối lập luận phù hợp với trình độ văn hóa, nhận thức người nhận - Nên lập dàn ý trước viết trường hợp cần viết thư phức tạp để tránh trùng lặp bỏ sót ý - Trong thư mang tính chất cơng việc, tính hợp lý nguyên tắc công việc đặt lên hàng đầu, hạn chế để cảm xúc ảnh hưởng 2.5 Cách viết thư tín Có thể nói, người có cho phong cách trình bày, thể nội dung khác nhau, nhiên xét từ gốc độ lập luận có cách viết thư lối diễn giải lối quy nạp Đối với lỗi diễn giải, ý người viết đưa lên đầu, sau đưa lời giải thích Lối viết thường có ưu điểm sau: - Dễ mở đầu thư - Ý mở đầu có tác dụng hút người đọc - Người nhận nắm nội dung thư đọc lướt phần sau để tiết kiệm thời gian họ bận - Thư mang đến tin vui từ đầu tạo tâm lí vui vẻ, thoải mái người nhận làm họ dễ chấp nhận chi tiết đưa sau Lối viết thường sử dụng cho loại thư tín vui vẻ, thoải mái thư đặt hàng, thư chúc mừng, thư hỏi thăm sức khỏe Ngược lại với lối diễn giải, thư viết theo lối quy nạp, ý khơng đặt đầu mà đặt đoạn thích hợp thư, sau đưa lời giải thích 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI Cách viết theo lối quy nạp thường sử dụng cho loại thư mang đến phản ứng tiểu cực người nhận, chẳng hạn: thư từ chối – loại thư mà người viết phải nói từ “khơng” Cách viết có ưu điểm sau: - Tạo tò mò, khiến người nhận tiếp tục đọc hết thư, hiểu nội dung lí lẽ trình bày thư mà khơng bị hụt hẫng từ đầu, tránh hành động mang tính kích động xé vụn thư, ném thư vào góc mà chưa đọc hết nội dung - Có ý nhấn mạnh lời giải thích trình bày lí lẽ trước mưới đến lời từ chối - Lời giải thích mở đường cho lời từ chối, khơng gây sốc cho người nhận, giảm thiểu tối đa phản ứng tiêu cực cho người nhận Các bước để viết thư tín Bước 1: Người viết cần nắm rõ cấu trúc thư tín Chúng ta cần nắm rõ thông tin địa để liên lạc, gửi cho người nhận (bao gồm tên công ty, nơi công tác, chức vụ người nhận, địa chỉ, số điện thoại, số fax thông tin liên quan khác) Hoặc thư tín nội cơng ty thư thương mại, thư cho đối tác cần có thêm logo thương hiệu cơng ty để người nhận biết gửi Thông thường người ta viết thư gửi cho nhiều người, nên khơng ghi cụ thể tên người nhận Riêng có số loại thư cần đích danh người nhận như: Thơng báo thư tín dụng, Thư cảm ơn khách hàng thân thiết đó… thư cần thông tin chi tiết tên người nhận, chức danh công việc thông tin cần liên hệ khác Cũng thiếu phần ngày tháng năm, thời gian gửi đi, ghi bên trái, bên phải tùy thuộc vào người viết giúp hai bên dễ dàng quản lý nắm rõ thời gian Sau nội dung trên, phần tiêu đề thứ định người nhận có đọc thư hay khơng, để kích thích tị mị họ, sử dụng cách ghi tiêu đề ngắn gọn đủ ý, nêu rõ ý phần tiêu đề gợi ý hay Ví dụ: - Thư ngỏ…( Ngỏ lời cho hợp tác phát triển…) Thư mời ( Tham dự hội nghị cấp cao… ) Thư cảm ơn…( Vì hợp tác kiện lần… ) Thư khiếu nại….( Vấn đề rác thải, ô nhiễm nguồn nước… ) Vì mục đích mà có phong cách thể thư khác nhau, thư ngỏ phong cách lịch sự, trang trọng, cịn thư mời lời văn cần thể trông chờ vui họ tham gia, thư cảm ơn cần thể cho người đọc cảm nhận chân thành qua nội dung thư thư khiếu nại lời văn cần rõ ràng, mạnh mẽ mong muốn nhận hồi đáp sớm 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI Như ta thấy tùy theo nội dung tính chất thư tương ứng với phong cách thể ngôn ngữ cảm xúc khác nhau, điều thể rõ nét bước Bước 2: Nội dung thư tín Cũng giống loại thư khác, thư tín gồm nội dung sau: - Phần chào hỏi: Đối với thư nước, câu phần nội dung sử dụng cụm từ “Kính gửi, Thân gửi, Thân gửi anh, chị, ông, bà tổ chức, chức vụ cụ thể” Đối với thư nước ngoài, sử dụng cụm từ “Mrs, Mr, Dear Sir/Madam + First Name + Last Name” Nếu thư gửi có người viết cụ thể ghi: Tơi tên là…, chức vụ, cịn người viết thư đại diện tổ chức, doanh nghiệp ghi tên doanh nghiệp tổ chức bỏ qua tên, logo cơng ty đề cập phần mở đầu - Nội dung thư: Tùy thuộc vào người viết muốn truyền tải nội dung ngắn hay dài, áp dụng chung lối viết đoạn đề cập vấn đề, đoạn thảo luận sâu vào vấn đề, cuối đoạn đưa bình luận, mong muốn, nguyện vọng hướng giải Và phần ý phong cách viết cịn số ngun tắc viết thư tín như: khơng viết tắt, sử dụng từ địa phương, sử dụng nửa tiếng Anh, tiếng Việt xen kẽ nhau, viết tràn lan không cách đoạn, in đậm gạch ngang không theo nguyên tắc đặc biệt viết nội dung sáo rỗng khó hiểu cho người đọc… - Nội dung kết thúc: Ở phần cần viết ngắn gọn xúc tích, lịch như: Xin chân thành cảm ơn, trân trọng cảm ơn, chân thành cảm ơn… - Chữ ký: Sau hoàn thành nội dung thư, cần đề cập chức vụ thân trưởng phịng, giám đốc (nếu có) Sau bắt đầu ký chữ ký điện tử bên kèm theo tên người viết thư tên người gửi bên chữ ký Bước 3: Kiểm tra lại trước gửi Đây phần nói định thành cơng thư trường hợp bạn trau chuốt nội dung thư cách hoàn hảo bạn viết sai tên người nhận viết sai tả xem thư thất bại thể bạn người thiếu chuyên nghiệp Chính thế, bước cần đặc biệt ý 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI Người viết cần đọc lại thư lần để tránh lỗi tả, kiểm tra số liệu rõ ràng, dùng từ ngữ hợp lí, trước gửi Vì sai nội dung thư, khiến người nhận đọc sai hiểu sai nội dung viết mang lại hậu khơng đáng có Đặc biệt mơi trường kinh doanh, giao dịch, doanh nghiệp với cần phải ý nữa, chứa nội dung thông tin cụ thể, sai gây thời gian hai bên, dẫn đến bên đối tác nhận thấy thiếu chuyên nghiệp họ không muốn hợp tác lâu dài khiến công ty vị khách hàng tiềm năng, lúc công ty giảm doanh thu lợi nhuận Còn mơi trường nội cơng ty cấp đưa thư tín nằm mục đích truyền đạt thị cho nhân viên công tác làm việc hay tình hình cơng ty xảy sai sót dẫn đến gây hoang mang cho nhân viên, trực tiếp ảnh hưởng hiệu suất làm việc nhân viên gây tổn thất cho doanh nghiệp Với hậu nghiêm trọng này, phải thật ý trước chuẩn bị gửi thư tín cho đối phương, thư phải cần kiểm tra lại nhiều lần trước gửi Xem xét số liệu, nội dung phù hợp chưa, phong cách truyền đạt có hợp lý dễ hiểu chưa Để tránh trường hợp sai sót phải gửi gửi lại nhiều lần nhận hậu đáng tiếc 2.6 Một số lỗi thường mắc viết thư tín Theo Gary Blake (1995), chuyên gia tiếng viết thư liệt kê 10 lỗi mắc xếp chúng theo thứ tự sau: - Lỗi tả Lỗi ngữ pháp Dùng từ sai Có câu đoạn thừa Rào đón, khách sáo Đoạn q dài Câu dài dịng Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp Văn phong khơng phù hợp Bố cục trình bày thư chưa chuẩn 2.7 Một số mẫu thư tín thường gặp 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI Hình 1: Thư từ chối đơn đặt hàng 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI Hình 2: Thư chúc mừng Hình 3: Thư chào hàng 10 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI 3.1 Mục đích việc rèn luyện phát triển kỹ giao tiếp thư tín Như đề cập từ lời mở đầu tầm quan trọng việc trao đổi thư tín, cần trang bị cho mục tiêu phát triển thân để khơng bị lạc hậu với thời đại, kỹ viết thư tín ví dụ Mỗi người có cho mục tiêu khác nhau, riêng kỹ này, nhìn chung tất mục đích để giao tiếp thông tin đến khách hàng nội địa quốc tế cách nhanh chóng Chúng ta đề mục tiêu để viết thư tín có cấu trúc hay, nội dung bám sát, lời văn lịch đầy đủ phần Thấu hiểu mong muốn này, phương pháp bản, kế hoạch rèn luyện phát triển việc trao đổi thư tín với đối tác để nhanh chóng “ chốt hạ ”tất thương vụ khác 3.2 Kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ giao tiếp thư tín 3.2.1 Kỹ sử dụng ngơn ngữ - Phân biệt ngơn ngữ nói ngơn ngữ viết Đa số người thường hay nhầm lẫn sử dụng văn nói vào văn viết, phân biệt sau: Ngơn ngữ nói thường thể trang trọng không cầu kỳ ngôn ngữ viết, đa số người thường nghĩ nói hay tự nói tiếng lóng, thán từ, từ ngữ đưa đẩy, chêm xen để câu nói có cảm xúc có hồn Cịn ngơn ngữ viết ngược lại, việc viết thư tín môi trường kinh doanh đặc biệt ý đến cách dùng từ, đặt dấu chấm, dấu phẩy đâu cho hợp lý, nội dung ngắn gọn trực tiếp để khơng nhãng vấn đề Ví dụ: Trong ngơn ngữ nói bạn tự sử dụng thán từ để thể cảm xúc như: “trời ơi, cảm ơn nha”… niềm vui thể qua văn “Tôi vui/ hân hạnh ….” - Cải thiện, rèn luyện kỹ đọc viết tiếng Anh Bên cạnh việc sử dụng Tiếng Việt cần phải biết ngơn ngữ chung giới Tiếng Anh Vì tại, kinh tế mở cửa hội nhập, phải giao lưu, trao đổi cơng việc với khách hàng nước ngồi, điều khiến nhận nhiều thư tín Tiếng Anh phải viết thư để trao đổi thông tin với doanh nghiệp nước Nếu muốn hội việc làm rộng mở làm việc môi trường quốc tế, đa quốc gia Tiếng Anh cơng cụ vơ sắc nhọn Tiếng Anh giống tiếng Việt 11 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI chỗ ngôn ngữ viết khác ngơn ngữ nói để viết thư tín tiếng anh cấu trúc, tả, đầy đủ nội dung, phải cần rèn luyện sau:  Nắm bản, cấu trúc câu khác tiếng Anh để câu cấu trúc, đủ ý phong phú  Củng cố từ ngữ tiếng Anh chuyên ngành lĩnh vực  Tập viết từ mẫu câu đơn câu phức  Mới đầu tập viết nhờ giúp đỡ từ người có kiến thức chuyên mơn để họ giúp sửa lỗi sai  Xem mẫu thư tín tiếng Anh để thấy cách họ dùng từ, cách trình bày thư, phong cách viết cho loại thư tín nào… 3.2.2 Kỹ chọc lọc nội dung thông tin - Nhận diện đâu nội dung quan trọng Khi nhận thư tín phàn nàn, phản ánh lời mời hợp tác đầu tư thư dài ta cần phải ý chính, đâu ý quan trọng cần phải trả lời tóm tắt nội dung để đề cập thư phản hồi để tránh trường hợp viết thư khơng có nội dung cụ thể hay đưa câu trả lời lan man không vào vấn đề Ví dụ: Nhận phải lời phàn nàn từ khách hàng việc sản phẩm cho giá cao kèm thêm lời nói nghi như: Sao hàng hóa có mà lại có mức giá đó? thị trường có nhiều mức giá mềm bên em lại cao vậy?,… phải cần biết nguyên nhân giá hàng cao trực tiếp trả lời thắc mắc khách hàng hàng cao trình vận chuyển tăng giá xăng tăng, bên em ln cam kết chất lượng nên khơng cắt giảm chi phí sản xuất dẫn đến giá nhỉnh thị trường, nêu cho khách hàng hướng giải chị mua sản phẩm từ số lượng trở lên bên cơng ty em hỗ trợ giảm giá - Kiểm chứng thông tin Và thông tin đưa thư tín xác cần bước xác nhận thơng tin thư có phải thật để ngăn ngừa tổn thất tránh trường hợp lừa đảo Ví dụ: Thư tín khơng viết qua thư giấy mà cịn thể dạng điện tử email Nếu nhận email “Đóng góp tiền ủng 12 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI hộ người khó khăn” hay “ chúc mừng bạn bạn vừa trúng thưởng hay truy cập vào đường link để lấy quà” bỏ qua bước kiểm tra thông tin tổ chức từ thiện ai? Hay công ty trúng thưởng công ty nào? Có phải có chương trình trúng thưởng diễn khơng? Có bị lừa đảo mạng với hình thức tương tự chưa? Nếu bỏ qua bước nghi ngờ kiểm tra thông tin bạn dễ trở thành nạn nhân vụ lừa đảo qua thư tín 3.2.3 Kỹ sáng tạo Đây kỹ bổ sung muốn thư trở nên thú vị không khiến người đọc trở nên nhàm chán sáng tạo nội dung không nên lạm dụng mẫu từ nhiều người, nhiều nguồn mà nên kham khảo thư có chất văn riêng, để người nhận cảm thấy tính chun nghiệp Ví dụ: Một thư tín cảm ơn viết lời văn khơng trùng với khiến người đọc muốn đọc hết gây ấn tượng chân thành người viết thay họ cần đọc tựa đề khơng đọc đến nội dung chúng quen thuộc 3.3 Các bước thực hiện, đánh giá 3.3.1 Các bước thực - Chúng ta thực cách viết thư tín theo tần suất tự học nhà, học theo lớp học kỹ viết thư tín chun nghiệp bên ngồi… - Học hỏi từ môi trường xung quanh, người trước - Luyện tập, đọc nhiều ví dụ, khơng q lạm dụng cách viết - Thường xuyên tập viết, tập gửi thư qua lại với bạn bè để làm quen - Nếu viết thư môi trường kinh doanh quốc tế cần rèn luyện thêm tiếng Anh để hỗ trợ trình viết 3.3.2 Đánh giá Đánh giá mức độ hoàn thiện tốt kỹ viết thư tín dựa theo: - Phản ứng người nhận Theo nhận xét bạn bè, giảng viên… Sự thay đổi ngày việc sử dụng ngôn từ thân Phản xạ nhanh cho dạng thư tín trường hợp khẩn cấp 13 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI PHẦN IV: KẾT LUẬN Chúng ta thấy việc trao đổi thư tín thương mại vơ phổ biến, tùy dạng, hình thức khác mà cho thư tín khác nhau, kí kết hợp đồng với đối tác hay không chúng ta, không nắm vững kiến thức bản, thành công, khơng thể làm mình, khơng thể theo kịp thay đổi thời đại Vì lẽ đó, thơng qua nội dung mà nhóm chúng tơi trình bày, hy vọng không mơn học mà cịn cơng cụ sắc nhọn giúp ích cho tất – mong muốn trao dồi kỹ phát triển công việc tương lai Thực tế chứng minh rằng, dù kiến thức hay kỹ cần thời gian chăm rèn luyện để đạt kết quả, không thất bại tất cả, không thành công tất cả, họ thành cơng họ biết thân thiếu điều cần trang bị kỹ ngược lại Vì lẽ đó, thơng qua nội dung mà nhóm chúng tơi trình bày, bao gồm lý thuyết lẫn ví dụ thực tế, chúng tơi hy vọng tiểu luận không báo cáo mơn học mà cịn cơng cụ sắc nhọn, giúp ích cho tất – mong muốn trao dồi kỹ viết thư tín phát triển cơng việc tương lai nhờ vào kỹ 14 0 MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI MON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAIMON.hoc.ky.NANG.GIAO.TIEP.de.tai.ky.NANG.GIAO.TIEP.BANG.THU.tin.va.ke.HOACH.ren.LUYEN.PHAT.TRIEN.ky.NANG.nay.TRONG.TUONG.LAI