Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín và kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ năng này trong tương lai

MỤC LỤC PHẦN I MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục đích của bài viết 1 3 Phương pháp nghiên cứu 2 4 Kết cấu của bài viết 2 PHẦN II TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN 3 2 1 Một số khái niệm c. MỤC LỤCPHẦN I: MỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Mục đích của bài viết13. Phương pháp nghiên cứu24. Kết cấu của bài viết2PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN32.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kỹ năng giao tiếp bằng thư tín32.1.1. Khái niệm thư tín32.1.2. Khái niệm thư tín trong kinh doanh:32.1.3. Ý nghĩa của viết thư trong giao tiếp thư tín42.2. Ưu, nhược điểm trong giao tiếp thư tín42.2.1. Ưu điểm trong giao tiếp thư tín42.2.2. Nhược điểm trong giao tiếp thư tín122.3. Nguyên nhân của ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phục:172.3.1. Nguyên nhân của ưu điểm:172.3.2. Nguyên nhân của nhược điểm:18PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI193.1. Kế hoạch rèn luyện với vai trò người viết193.2. Kế hoạch rèn luyện với vai trò người nhận203.3. Một số điểm chung cần lưu ý21PHẦN IV: KẾT LUẬN23TÀI LIỆU THAM KHẢO24  PHẦN I: MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tài Giao tiếp, ứng xử là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục trong mọi xã hội, trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong công việc. Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội. Con người với tư cách là thành viên cộng đồng xã hội không thể thiếu giao tiếp với những người xung quanh. Nếu không có sự giao tiếp, con người không thể có sự hiểu biết lẫn nhau. Qua giao tiếp con người mới thực hiện được quá trình xã hội hóa để tự hoàn thiện mình bằng cách tiếp thu, học tập kinh nghiệm, học cách ứng xử của cộng đồng xã hội từ thế hệ này sang thế hệ khác. Hoạt động giao tiếp cho phép con người tổ chức các hoạt động có mục đích. Nếu không có hoạt động giao tiếp sẽ không thể có tổ chức xã hội.Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày càng mở rộng, cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn chiến thắng trên thương trường lại càng cần những người có khả năng giao tiếp tốt trong đó giao dịch thư tín cũng là một phần tất yếu của giao tiếp. Nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc. Đề thấy hết được tầm quan trong của giao dịch thư tín trong kinh doanh và những kỹ năng cần có. Trên cơ sở tài liệu thu thập được nhóm chúng sinh viên đã thực hiện đề tài “ Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín và kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ năng này trong tương lai” để có cái nhìn sâu và rộng hơn.2. Mục đích của bài viếtBài luận được viết với mục đích nêu lên mặt lý luận gồm khái niệm giao tiếp thư tín, các ưu và nhược điểm của hình thức giao tiếp này trong xã hội hiện đại, đồng thời đưa ra những nguyên nhân của những tồn tại đó. Qua các cơ sở lý thuyết trên, nhóm nghiên cứu đưa ra một số kế hoạch cụ thể nhằm rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng thư từ trong tương lai.3. Phương pháp nghiên cứuVề phương pháp luận, tiểu luận sử dụng những phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài này bao gồm phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích tổng hợp và đối chiếu.4. Kết cấu của bài viếtNgoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, cũng như các phần phụ lục khác, kết cấu đề tài gồm 2 nội dung chính như sau: Phần II: Tổng Quan Về Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư TínPhần III: Kế Hoạch Rèn Luyện Và Phát Triển Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư Tín Trong Tương LaiDo kiến thức và kinh nghiệm chưa nhiều, lại bị hạn chế về thời gian nên tiểu luận không tránh khái những khiếm khuyết. Với tinh thần thực sự muốn hiểu biết thêm về đề tài và muốn có nhiều kiến thức thực tế, em rất mong nhận được sự quan tâm, trao đổi và góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để hoàn hiện hơn nữa bài tiểu luận cũng như kiến thức của mình. PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN2.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kỹ năng giao tiếp bằng thư tín2.1.1. Khái niệm thư tínThư tín là văn bản chứa đựng những thông tin mà một người muốn báo cho một (hoặc nhiều) người khác biết. Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì thông tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định và được chuyển từ người này (người gửi) sang người khác (người nhận), theo ý chí của người gửi. Hình thức vật chất đó đồng thời cũng là phương thức bảo quản thông tin trong quá trình di chuyển từ người sang người. Trong xã hội hiện đại, hình thức của thư tín rất đa dạng. Có thể ghi nhận bốn hình thức phổ biến nhất sau:1) Thư viết trên giấy, là loại thư tín cổ điển. Thông tin được ghi nhận trên giấy có thể bằng chữ viết thông thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa chủ thể gửi thông tin và chủ thể nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thông dụng);2) Thông tin có thể được chứa đựng trong băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh hoặc cả ba;3) Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một địa chỉ điện tử khác, thông qua mạng internet;4) Nhắn tin qua điện thoại, đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặc hộp tin nhắn của một số điện thoại. Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại dưới dạng lời nói (lời đối thoại) được ghi âm.2.1.2. Khái niệm thư tín trong kinh doanh: Một lá thư kinh doanh thường là một lá thư từ công ty này đến công ty khác, hoặc giữa các tổ chức đó với khách hàng, khách hàng của họ và những đối tác bên ngoài khác. Phong cách chung của thư phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các bên liên quan. Thư doanh nghiệp có thể có nhiều loại nội dung, ví dụ để yêu cầu thông tin trực tiếp hoặc hành động từ một bên khác, đặt hàng cung cấp từ nhà cung cấp, để chỉ ra lỗi của người nhận thư, trả lời trực tiếp yêu cầu, xin lỗi vì đã sai hoặc để truyền đạt thiện chí. Một lá thư kinh doanh đôi khi hữu ích vì nó tạo ra một hồ sơ bằng văn bản vĩnh viễn và có thể được người nhận thực hiện nghiêm túc hơn so với các hình thức giao tiếp khác.2.1.3. Ý nghĩa của viết thư trong giao tiếp thư tínTrong thời đại công nghệ số phát triển như ngày nay, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin giữa người với người trở nên cần thiết, trong đó có hình thức giao tiếp thư tín cũng có ý nghĩa quan trọng. Trên thực tế, các công ty, doanh nghiệp vẫn thường xuyên nhận và gửi các thông tin, tài liệu cho các đối tác bằng hình thức thư tín. Giúp truyền tải thông tin nhanh chóng, tiết kiệm được tối đa các chi phí.Một bức thư với nội dung dễ hiểu, bố cục tốt, logic, sẽ giúp công ty ghi điểm trong mắt những khách hàng và đối tác, quan trọng hơn là giải quyết chính xác các vấn đề mà công ty gặp phải.Trong cuộc sống, hình thức giao tiếp thư tín càng trở nên thông dụng, và thật sự cần thiết. Mọi người có thể dễ dàng giao tiếp với nhau ở bất kì địa điểm, thời gian nào một cách nhanh chóng. Hơn nữa, trong học tập các bạn học sinh cũng có thể nhận các bài tập, tài liệu từ giáo viên một cách nhanh chóng. Học sinh cũng có thể gửi bài tập cho giáo viên của mình mà không cần phải gặp trực tiếp.2.2. Ưu, nhược điểm trong giao tiếp thư tínHình thức giao tiếp thư tín luôn có những ưu điểm và nhược điểm sau đây:2.2.1. Ưu điểm trong giao tiếp thư tínTrong thời đại ngày nay, phần lớn muốn giao tiếp, muốn trao đổi thông từ người gửi đến người nhận thông tin thường được trao đổi qua mạng xã hội như facebook, zalo,… hay qua gmail thay vì phải gặp trực tiếp để truyền đạt hay trao đổi thông tin với nhau. Trong môi trường doanh nghiệp cũng giống vậy, bên cạnh việc giao tiếp, trao đổi và truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau, hay giữa cấp trên với cấp dưới bằng mạng xã hội hay gmail thì đa phần trong mỗi doanh nghiệp sẽ có những group, những trang thông tin nội bộ nhằm thuận tiện cho việc giao tiếp, truyền và trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như góp phần nâng cao, cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên cũng như giữa cấp trên và cấp dưới trong doanh nghiệp trở nên khắn khít hơn.Đối với trong môi trường kinh doanh thì thư tín sẽ giúp các doanh nghiệp thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, hợp tác, góp phần thuận lợi trong việc hợp tác giữa các doanh nghiệp. Nhìn chung, giao tiếp qua thư tín giữa những cá nhân, giữa những người trao đổi thông tin với nhau, cũng như giữa các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh với nhau sẽ thuận tiện, dễ dàng hơn rất nhiều. Từ đó, có thể thấy rằng thư tín có rất nhiều ưu điểm đối với việc kinh doanh trong môi trường kinh doanh nói riêng và đối với tất cả mọi người trong cuộc sống nói chung. Một số ưu điểm của thư tín trong kinh doanh như: Chi phí thấp và tiện lợi cho doanh nghiệp: Hiện nay thư tín là phần không thể thiếu đối bất kì doanh nghiệp nào. Bởi vì chi phí chi trả cho thư tín tương đối thấp và thư tín lại tiện lợi trong môi trường doanh nghiệp. Khi truyền đạt và trao đổi thông tin qua thư tín thì có thể cùng lúc truyền thông tin đến cho nhiều người, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp với cùng một nội dung, với tốc độ nhanh mà không cần đến người vận chuyển, không cần tốn nhân lực và thời gian cho việc truyền thông tin đến từng nhân viên hay từng bộ phận trong doanh nghiệp bằng cách xưa cũ. Bên cạnh đó, thông tin có thể được truyền trực tiếp đến người muốn truyền mà không cần phải qua trung gian. Cũng như truyền thông tin bằng thư tín trong doanh nghiệp còn không cần tốn chi phí và thời gian để viết, sao chép hay in ấn nội dung, thông tin, công việc cần truyền đạt ra giấy. Và cũng không cần sao chép nội dung hay thông tin muốn truyền đi ra thành nhiều bản nếu như muốn gửi hay truyền thông tin cho nhiều người với nội dung thông tin giống như cách trước khi thư tín xuất hiện.

MỤC LỤ PHẦN I: MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích viết Phương pháp nghiên cứu .2 Kết cấu viết PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN 2.1 Một số khái niệm liên quan đến kỹ giao tiếp thư tín 2.1.1 Khái niệm thư tín .3 2.1.2 Khái niệm thư tín kinh doanh: 2.1.3 Ý nghĩa viết thư giao tiếp thư tín 2.2 Ưu, nhược điểm giao tiếp thư tín .4 2.2.1 Ưu điểm giao tiếp thư tín 2.2.2 Nhược điểm giao tiếp thư tín 12 2.3 Nguyên nhân ưu, nhược điểm biện pháp khắc phục: 17 2.3.1 Nguyên nhân ưu điểm: .17 2.3.2 Nguyên nhân nhược điểm: 18 PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI 19 3.1 Kế hoạch rèn luyện với vai trò người viết 19 3.2 Kế hoạch rèn luyện với vai trò người nhận .20 3.3 Một số điểm chung cần lưu ý 21 i PHẦN IV: KẾT LUẬN .23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 ii PHẦN I: MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Giao tiếp, ứng xử hoạt động diễn thường xuyên liên tục xã hội, lĩnh vực sống, sinh hoạt đời thường công việc Giao tiếp vừa biểu văn hóa người vừa biểu mức độ văn minh xã hội Con người với tư cách thành viên cộng đồng xã hội thiếu giao tiếp với người xung quanh Nếu khơng có giao tiếp, người khơng thể có hiểu biết lẫn Qua giao tiếp người thực trình xã hội hóa để tự hồn thiện cách tiếp thu, học tập kinh nghiệm, học cách ứng xử cộng đồng xã hội từ hệ sang hệ khác Hoạt động giao tiếp cho phép người tổ chức hoạt động có mục đích Nếu khơng có hoạt động giao tiếp khơng thể có tổ chức xã hội Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày mở rộng, cạnh tranh ngày gay gắt, muốn chiến thắng thương trường lại cần người có khả giao tiếp tốt giao dịch thư tín phần tất yếu giao tiếp Nhất người làm công tác quản trị, thư tín khơng thể thiếu suốt trình làm việc Đề thấy hết tầm quan giao dịch thư tín kinh doanh kỹ cần có Trên sở tài liệu thu thập nhóm chúng sinh viên thực đề tài “ Kỹ giao tiếp thư tín kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ tương lai” để có nhìn sâu rộng Mục đích viết Bài luận viết với mục đích nêu lên mặt lý luận gồm khái niệm giao tiếp thư tín, ưu nhược điểm hình thức giao tiếp xã hội đại, đồng thời đưa nguyên nhân tồn Qua sở lý thuyết trên, nhóm nghiên cứu đưa số kế hoạch cụ thể nhằm rèn luyện nâng cao kỹ giao tiếp thư từ tương lai Phương pháp nghiên cứu Về phương pháp luận, tiểu luận sử dụng phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử Phương pháp nghiên cứu sử dụng đề tài bao gồm phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích tổng hợp đối chiếu Kết cấu viết Ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, phần phụ lục khác, kết cấu đề tài gồm nội dung sau: Phần II: Tổng Quan Về Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư Tín Phần III: Kế Hoạch Rèn Luyện Và Phát Triển Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư Tín Trong Tương Lai Do kiến thức kinh nghiệm chưa nhiều, lại bị hạn chế thời gian nên tiểu luận không tránh khái khiếm khuyết Với tinh thần thực muốn hiểu biết thêm đề tài muốn có nhiều kiến thức thực tế, em mong nhận quan tâm, trao đổi góp ý thầy giáo bạn để hoàn tiểu luận kiến thức PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN 2.1 Một số khái niệm liên quan đến kỹ giao tiếp thư tín 2.1.1 Khái niệm thư tín Thư tín văn chứa đựng thông tin mà người muốn báo cho (hoặc nhiều) người khác biết Theo nghĩa rộng nhất, thư tín thơng tin ghi nhận hình thức vật chất định chuyển từ người (người gửi) sang người khác (người nhận), theo ý chí người gửi Hình thức vật chất đồng thời phương thức bảo quản thơng tin q trình di chuyển từ người sang người Trong xã hội đại, hình thức thư tín đa dạng Có thể ghi nhận bốn hình thức phổ biến sau: 1) Thư viết giấy, loại thư tín cổ điển Thơng tin ghi nhận giấy chữ viết thơng thường hệ thống kí hiệu quy ước chủ thể gửi thông tin chủ thể nhận thông tin (gọi mật mã ngôn ngữ thông dụng); 2) Thơng tin chứa đựng băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh ba; 3) Thư soạn thảo máy tính gửi từ địa điện tử đến địa điện tử khác, thông qua mạng internet; 4) Nhắn tin qua điện thoại, việc để lại lời nhắn hộp thư thoại hộp tin nhắn số điện thoại Lời nhắn hộp thư thoại tồn dạng lời nói (lời đối thoại) ghi âm 2.1.2 Khái niệm thư tín kinh doanh: Một thư kinh doanh thường thư từ công ty đến công ty khác, tổ chức với khách hàng, khách hàng họ đối tác bên khác Phong cách chung thư phụ thuộc vào mối quan hệ bên liên quan Thư doanh nghiệp có nhiều loại nội dung, ví dụ để u cầu thông tin trực tiếp hành động từ bên khác, đặt hàng cung cấp từ nhà cung cấp, để lỗi người nhận thư, trả lời trực tiếp yêu cầu, xin lỗi sai để truyền đạt thiện chí Một thư kinh doanh đơi hữu ích tạo hồ sơ văn vĩnh viễn người nhận thực nghiêm túc so với hình thức giao tiếp khác 2.1.3 Ý nghĩa viết thư giao tiếp thư tín Trong thời đại cơng nghệ số phát triển ngày nay, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin người với người trở nên cần thiết, có hình thức giao tiếp thư tín có ý nghĩa quan trọng Trên thực tế, công ty, doanh nghiệp thường xuyên nhận gửi thông tin, tài liệu cho đối tác hình thức thư tín Giúp truyền tải thơng tin nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí Một thư với nội dung dễ hiểu, bố cục tốt, logic, giúp công ty ghi điểm mắt khách hàng đối tác, quan trọng giải xác vấn đề mà cơng ty gặp phải Trong sống, hình thức giao tiếp thư tín trở nên thơng dụng, thật cần thiết Mọi người dễ dàng giao tiếp với địa điểm, thời gian cách nhanh chóng Hơn nữa, học tập bạn học sinh nhận tập, tài liệu từ giáo viên cách nhanh chóng Học sinh gửi tập cho giáo viên mà khơng cần phải gặp trực tiếp 2.2 Ưu, nhược điểm giao tiếp thư tín Hình thức giao tiếp thư tín ln có ưu điểm nhược điểm sau đây: 2.2.1 Ưu điểm giao tiếp thư tín Trong thời đại ngày nay, phần lớn muốn giao tiếp, muốn trao đổi thông từ người gửi đến người nhận thông tin thường trao đổi qua mạng xã hội facebook, zalo,… hay qua gmail thay phải gặp trực tiếp để truyền đạt hay trao đổi thông tin với Trong môi trường doanh nghiệp giống vậy, bên cạnh việc giao tiếp, trao đổi truyền thông tin nhân viên với nhau, hay cấp với cấp mạng xã hội hay gmail đa phần doanh nghiệp có group, trang thơng tin nội nhằm thuận tiện cho việc giao tiếp, truyền trao đổi thông tin nội doanh nghiệp, góp phần nâng cao, cải thiện mối quan hệ nhân viên cấp cấp doanh nghiệp trở nên khắn khít Đối với mơi trường kinh doanh thư tín giúp doanh nghiệp thuận tiện cho việc trao đổi thơng tin, hợp tác, góp phần thuận lợi việc hợp tác doanh nghiệp Nhìn chung, giao tiếp qua thư tín cá nhân, người trao đổi thông tin với nhau, doanh nghiệp môi trường kinh doanh với thuận tiện, dễ dàng nhiều Từ đó, thấy thư tín có nhiều ưu điểm việc kinh doanh môi trường kinh doanh nói riêng tất người sống nói chung Một số ưu điểm thư tín kinh doanh như: - Chi phí thấp tiện lợi cho doanh nghiệp: Hiện thư tín phần khơng thể thiếu đối doanh nghiệp Bởi chi phí chi trả cho thư tín tương đối thấp thư tín lại tiện lợi mơi trường doanh nghiệp Khi truyền đạt trao đổi thông tin qua thư tín lúc truyền thông tin đến cho nhiều người, nhiều phận doanh nghiệp với nội dung, với tốc độ nhanh mà không cần đến người vận chuyển, không cần tốn nhân lực thời gian cho việc truyền thông tin đến nhân viên hay phận doanh nghiệp cách xưa cũ Bên cạnh đó, thơng tin truyền trực tiếp đến người muốn truyền mà không cần phải qua trung gian Cũng truyền thơng tin thư tín doanh nghiệp cịn khơng cần tốn chi phí thời gian để viết, chép hay in ấn nội dung, thông tin, công việc cần truyền đạt giấy Và không cần chép nội dung hay thông tin muốn truyền thành nhiều muốn gửi hay truyền thông tin cho nhiều người với nội dung thông tin giống cách trước thư tín xuất Đối với doanh nghiệp có nhiều phận có nhiều nhân viên, phận có trưởng phận hay trưởng phịng họ có nhiệm vụ riêng cơng ty, họ có cơng việc thân để góp phần phát triển mang lại lợi nhuận cho công ty Đối với trưởng phòng hay trưởng phận cấp giám đốc muốn truyền, thông báo thông tin hay nội dung cơng việc khơng thể gọi nhân viên lên gặp mặt trực tiếp in văn bản, văn kiện bảo nhân viên cấp trực tiếp lên lấy bảo thư kí mang xuống cho nhân viên cần nhận thơng tin Vì làm với tất nội dung, thông tin, công việc dù lớn hay nhỏ, quan trọng hay không quan trọng, cần thiêt phải gặp mặt hay không cần thiết gặp mặt trực tiếp tốn thời gian, phí cơng sức từ kéo theo hiệu suất làm việc nhân viên doanh nghiệp giảm Mặc khác, nhân viên cấp thấp bình thường với nhân viên cấp trung trưởng phòng, trưởng phận hay nhân viên cấp cao giám đốc tương tự, dù công việc, nội dung hay thơng tin gọi lên gặp mặt trực tiếp Vì thế, truyền trao đổi thơng tin, nội dung, cơng việc doanh nghiệp qua thư tín thông tin, công việc, nội dung không quan trọng, không định phải gặp mặt trực tiếp thích hợp vừa tiết kiệm thời gian, cơng sức mà không làm giảm hiệu suất làm việc nhân viên Vì trao đổi thư tín nội doanh nghiệp hợp lý cần thiết khơng khơng lãng phí thời gian mà giúp giữ tăng hiệu suất làm việc nhân viên doanh nghiệp Còn doanh nghiệp với thế, cấp cao, ban giám đốc công ty bân khơng phải lúc có thời gian rảnh, hay xếp để gặp mặt trao đổi trực tiếp với với nội dung, công việc nhỏ lẻ, không quan trọng, không thiết phải gặp mặt Vì nên, doanh nghiệp với trao đổi thư tín thuận tiện, dễ dàng góp phần tạo hiệu suất cơng việc doanh nghiệp tốt lãng phí thời gian cấp cao, ban giám đốc doanh nghiệp Và nên gặp tạo họp, gặp mặt trực tiếp ban giám đốc, cấp cao doanh nghiệp cho công việc, nội dung, thông tin thật quan trọng, thật cần thiết gặp mặt để khơng phải lãng phí thời gian, cơng sức đôi bên, đối tác với Từ chứng minh việc trao đổi thơng tin, nội dung cơng việc mơi trường doanh nghiệp nói riêng kinh doanh, hợp tác trao đổi doanh nghiệp nói chung tạo thuận lợi công việc nhân viên tạo lợi ích cho doanh nghiêp Sử dụng thư tín môi trường doanh nghiệp thấy tiện lợi, thuận tiện cần thiết - Có tính lưu trữ cao đảm bảo tính tính bảo mật: Thơng truyền, trao đổi qua thư tín lưu trữ lâu dài lưu trữ vĩnh viễn khơng xóa đi, khơng cịn tốn diện tích khơng gian, vị trí lưu trữ loại tài liệu, thông tin, nội dung viết tay hay in ấn thư tay hay sách vỡ,….đã thông tin, nội dung trao đổi truyền thư tín lưu trữ dễ dàng tìm kiếm cần thiết thuận tiện so nhiều với việc lưu trữ thông tin, nội dung truyền lưu trữ cách xưa cũ Đối với doanh nghiệp dù quy mơ lớn hay quy mơ nhỏ thơng tin, liệu, công việc cần truyền trao đổi nội doanh nghiệp khơng tất thông tin, liệu, nội dung truyền tải lưu trữ cách cũ tốn diện tích khơng gian khơng dễ dàng việc tra cứu, tìm kiếm cần thiết Vì thế, doanh nghiệp để thuận tiện, dễ dàng cho việc tra cứu, tìm kiếm thơng tin truyền, thơng báo hay trao đổi doanh nghiệp giai đoạn lựa chọn cách truyền qua thư tín lưu trữ thư tín Vì lưu trữ thời gian dài mà khơng cần lo ngại việc tốn diện tích hay khó khăn cần tìm kiếm, đối chiếu Mỗi doanh nghiệp khơng có thơng tin, liệu nội mà cịn có thơng tin trao đổi, hợp đồng, thỏa thuận hợp tác doanh nghiệp với Mà hợp đồng, thỏa thuận doanh nghiệp có giá trị doanh thu lợi nhuận doanh nghiệp khơng nhỏ Vì vậy, văn kiện khơng lưu trữ kĩ càng, cẩn thận mang đến hậu lớn khơng Khơng văn kiện mang giá trị lợi nhuận, doanh thu khơng nhỏ mà văn kiện mang giá trị pháp lý mặt pháp luật cao Thế nên, văn kiện không lưu trữ cẩn thận tốt mang đến hậu lớn ảnh hưởng đến tồn doanh nghiêp kéo theo ảnh hưởng nhiều nhân viên doanh nghiệp Do tính chất cơng việc, mức độ quan trọng văn kiện doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải lưu trữ cẩn thận , kĩ thời gian khơng ngắn, nói cách khác cần phải lưu trữ thời giao tiếp, truyền thông tin qua thư tín người truyền thơng tin người nhận thơng tin khơng cần phải gặp mặt, từ người truyền thông tin người nhận thông tin không cần phải xếp thời gian để gặp mặt trực tiếp trao đổi Trong môi trường nội doanh nghiệp, nơi, môi trường nhân viên nào, có cơng viêc, nhiệm vụ riêng mình, khơng thể lúc gặp mặt trực tiếp để trao đổi hay truyền thông tin, nên dù doanh nghiệp để dễ dàng, thuận tiện trao đổi, truyền thông tin không quan trọng, không thiết phải gặp mặt trực tiếp trao đổi hay truyền qua thư tín hợp lý, thích hợp thuận lợi cho đôi bên Trong môi trường kinh doanh đối tác doanh nghiệp với khơng thể lúc xếp thời gian để gặp mặt trực tiếp trao đổi truyền đạt thơng tin thư tín với nội dung, thơng tin, cơng việc trao đổi, thỏa thuận qua thư tín nên truyền qua thư tín vừa tiết kiệm thời gian, vừa nhanh chóng, tiện lợi dễ dàng Nhưng bên cạnh đó, có việc kinh doanh ký kết hợp đồng, … định phải gặp mặt trực tiếp để dễ dàng, thuận tiện mà trao đổi qua thư tín định phải gặp mặt để trao đổi trực tiếp Trao đổi qua thư tín khơng rút ngắn, tiết kiệm thời gian việc truyền nhận thơng tin cịn rút ngắn khoảng cách người truyền nhận thông tin, rút ngắn khoảng cách mối quan hệ, góp phần tạo nên khắng khít, thấu hiểu, cảm thơng cho trao đổi qua thư tín khơng cần phải truyền qua người trung gian, cần lo sợ bị truyền đạt sai ý, bị đánh tráo, làm nhiễu loạn thông tin mà người truyền muốn truyền đến người nhận - Có nhiều thời gian để chuẩn bị thông tin cần truyền đạt: 10 Nếu trao đổi, truyền thơng tin lời nói thơng qua việc gặp mặt trực tiếp để nói, trao đổi cho dù người nói có chuẩn bị chu đáo, kĩ trước giao tiếp khơng thể tránh khỏi lời nói nói có sai sót, khơng đủ kĩ lúc giao tiếp thời gian để chuẩn bị cho thông tin cần truyền Khác với giao tiếp cách gặp mặt trao đổi trực tiếp trao đổi, truyền thơng tin qua văn thư tín chuẩn bị chu đáo, kĩ nhiều thời gian để chuẩn bị đủ dài, đủ lâu đảm bảo thông tin truyền chuẩn xác trước thông tin, nội dung truyền Khi truyền, trao đổi thông tin văn thư tín người truyền có thời gian thay đổi, chỉnh sửa nội dung cần truyền trước gửi, truyền Trong môi trường doanh nghiệp hay kinh doanh Trong doanh nghiệp kinh doanh lại cần chuẩn xác giao tiếp qua văn thư tín lựa chọn thích hợp để truyền thông tin, nội dung công việc, định đắn hợp lý để không dẫn đến kết quả, hậu khơng mong muốn tính chất cơng việc mà kết việc kinh doanh không nhỏ, mức độ ảnh hưởng lớn Vì giao tiếp, truyền, trao đổi thông tin, nội dung, công việc qua văn thư tín thích hợp thuận lợi môi trường kinh doanh 2.2.2 Nhược điểm giao tiếp thư tín Mọi thứ, việc sống có hai mặt nó, thư tín bên cạnh ưu điểm thư tín có nhược điểm - Trao đổi qua thư tín khó nắm bắt tâm lý người giao tiếp: Khi giao tiếp, trao đổi thơng tin qua thư tín khơng cần gặp mặt trực tiếp, mặt đối mặt để truyền, trao đổi thơng tin, ưu điểm thư tín có tạo nên nhược điểm thư tín 11 Nhược điểm thư tín người truyền nhận thơng tin khơng thể nhìn thấy, nắm bắt hiểu tâm lý Cũng khơng thể nắm bắt, thấu hiểu tâm tư tình cảm người truyền nhận thông tin trao đổi hay truyền nên điều chỉnh thông tin, nội dung muốn truyền, muốn trao đổi cho phù hợp với tâm lý đối phương Chẳng hạn, viết thư tín để nêu ý kiến, người đọc có khơng đồng tình có thái độ khơng vui khơng thể dừng lại Bởi viết tất ý kiến vào thư tín gửi đến người đọc Cũng biện minh thể cảm xúc, đồng cảm hay vui mừng, hay cảm ơn bắt tay chân thành người đọc, với đối tác kinh doanh định: Thư tín bắt buộc phải viết theo trình tự ngun tắc Khi viết thư tín người viết phải trình bày theo hình thức ngun tắc định Khơng trình bày theo cảm xúc suy nghĩ thân người viết khơng có mở đầu, kết thúc, ý khơng rõ ràng, thích viết được,… Để viết thư tín kinh doanh người viết bắt buộc phải theo trình tự bước: Xác định mục đích cách đạt mục đích, Xác định người đọc bối cảnh có liên quan, viết phát thảo thư, kiểm tra phát thiếu hụt sai sót, phát hành thư Nếu trật tự bị đảo lộn hay thiếu bước thư tín khinh doanh khơng thành cơng dẫn đến nhiều hậu nghiêm trọng bị thiếu ý chính, sai sót ngữ điệu, tả,… Hình thức thư tín gây ấn tượng người đọc nên cần phải viết theo thứ tự đề mục Chằng hạn, mở đầu thư kinh doanh trước hết phải trình bày tiêu đề, đến phần địa trả lời thư, đến ngày tháng năm, địa người nhận, dòng lưu ý, lời chào mở đầu, dòng chủ đề, phần thư, lời chào kết thúc, chữ ký, tên chức danh người 12 gửi, chữ viết tắt tham khảo, nơi nhận khác, đính kèm cuối tái bút Tất khoản trình tự để trình bày thư cách xác Nếu viết thiếu đề mục bị xáo trộn gấy ấn tượng khơng tốt với đối tác tác kinh doanh tôn trọng người đọc, tác phong làm việc doanh nghiệp - Việc điều chỉnh thư tín kinh doanh hạn chế gặp khó khăn: Bởi thư tín hình thức viết in giấy nên gửi cho khách hàng hay đối tác khơng thể lấy lại để chỉnh sửa Người ta thường nói: “ bút sa gà chết ”, chỉnh sửa thư mà doanh nghiệp gửi Trong trình giao tiếp trực tiếp có nói sai chỗ nào, mà kịp nhận chưa kịp nhận điều chỉnh lời nói lúc gọi điện thoại hay cách sau để xin lỗi điều chỉnh ngôn ngữ lại dễ dàng Cịn thư tín việc điều chỉnh khó khăn nhiều, phát doanh nghiệp phải liên hệ khách hàng hay đối tác để thơng báo có lỗi cần chỉnh sửa lại, sau lại phải viết thư tín khác với nội dung mong muốn, gửi lại cho đối tác Hoặc muốn bổ sung thêm ý kiến, ý tưởng vấn đề bàn bạc khó thực cần thông qua việc chỉnh sửa văn Việc chỉnh sửa thật thời gian làm phiền đôi bên Làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc quý trọng người khác doanh nghiệp khác chúng ta, làm thiện cảm, ấn tượng dành cho doanh nghiệp - Dễ mắc sai sót cách trình bày lỗi tả: Cách trình bày lỗi tả sai sót gặp thường xuyên giao tiếp qua thư tín Nó dễ gây hiểu nhầm nghĩa, mục đích viết thư đơi vi phạm nhu cầu tôn trọng trình đọc thư 13 Chẳng hạn, bố cục cách trình bày: khơng có chào hỏi giới thiệu thân mà vơ vấn đề chính, viết ý kiến suy nghĩ thư dài nên nội dung bị lủng củng, lan man, dài dịng mà khơng có trọng tâm, vi phạm nguyên tắc, thứ tự trình bày Về tả: viết ngơn từ cịn bị thiếu dấu, cịn sử dụng tiếng “lóng” hay từ địa phương dễ gây hiểu nhầm nghĩa từ sang nghĩa khác, sử dụng nhiều font kích thước chữ thư gây khó chịu cho người đọc Một phần lý người viết thư có kiến thức sâu kinh doanh có nhiều thơng tin doanh nghiệp, đối tác, để hoàn thành thư cách trình bày đơi người viết lại thiếu am hiểu công nghệ, sử dụng máy vi tính dẫn đến chút vấn đề tả cấu trúc văn Vì để viết thư hồn chỉnh thành cơng việc sử dụng thư tín hợp tác kinh doanh người viết cần phải có kinh nghiệm chun sâu qui trình cách viết thư tín cho đạt hiệu cao Tạo ấn tượng tốt người nhận,với đối tác kinh doanh, nhằm tạo mối quan hệ rộng rãi giúp doanh nghiệp ngày thành công - Cần chuẩn bị nhiều thông tin thiết bị hỗ trợ để hồn thành thư tín: Đối với giao tiếp kinh doanh qua thư tín ngồi việc tham khảo cách viết nào, cách trình bày, tìm kiếm nội dung cho mục đích việc giao tiếp cịn phải chuẩn bị cơng cụ hỗ trợ cho việc viết thư Nếu viết tay chuẩn bị thơng tin cụ thể, rõ ràng, để q trình viết thư khơng bị sai sót, khơng bị viết lại, chuẩn bị bút, thước, giấy, bên cạnh cần phải có chỉnh chu nét chữ,… 14 Nhưng thời đại công nghệ lên nay, để thuận tiện cho cơng việc, viết tay khơng cịn phổ biến nhiều mà thay vào viết thư cách đánh máy Đây lại việc làm cần nhiều thiết bị để hỗ trợ laptop, máy in, giấy A4, thơng tin Internet để có tư liệu viết,… Đặc biệt người viết thư tín cần phải có am hiểu công nghệ trang bị cách thức sử dụng, trình bày theo cơng nghệ điện tử để viết thư tín cách xác Áp lực viết thư người đọc không hiểu ý tưởng suy nghĩ người gửi: Người viết thư tín có vai trị quan trọng doanh nghiệp Vì họ người tạo kết nối,tạo thuận lợi tạo mối quan hệ doanh nghiệp với đối tác kinh doanh Vậy nên việc viết thư tín đúng, đầy đủ nội dung khiến người đọc dễ hiểu điều khó khăn họ Q trình giao tiếp qua thư tín thành công người đọc hiểu ý tưởng mục đích người gửi Trong nội doanh nghiệp thông tin, nội dung công việc truyền hay trao đổi mà bị thay đổi tạo nên sai lệch nội dung, ý nghĩa tạo nên kết khác, khơng cịn dẫn đến hậu không nhỏ mối quan hệ doanh nghiệp, lớn cơng việc có kết sai, dẫn đến hậu ảnh hưởng đến doanh nghiệp, làm ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận, lợi ích doanh nghiệp Nếu nội doanh nghiệp việc truyền đạt, trao đổi thông tin, nội dung công việc, ý nghĩa mà bị sai lệch hay thay đổi ảnh hưởng nội cơng ty cịn môi trường kinh doanh hợp tác, thỏa thuận doanh nghiệp với hậu việc truyền, hiểu sai ý hay không đầy đủ, trọn vẹn ý mà người truyền muốn truyền cho người nhận trầm trọng nặng gấp bội, khiến cho doanh nghiệp thua lỗ hay sụp đỗ tồn 15 Việc trao đổi, truyền thông tin người với người sống quan trọng cần truyền tải, trao đổi cách trọn vẹn, đủ ý kinh doanh việc trao đổi, truyền thông tin doanh nghiệp cần phải trọn vẹn, chuẩn xác, đủ ý Vì cần truyền đạt thiếu sót, hay sai ý nghĩa hậu việc mang lại khơng nhỏ, khơng ảnh hưởng đến mối quan hệ người giao tiếp với mà cịn ảnh hưởng đến lợi ích, lợi nhuận, sống tồn doanh nghiệp Vì mà trình viết thư họ bị áp lực câu hỏi như: Làm để người đọc hiểu tâm ý doanh nghiệp, để thông điệp truyền qua thư tín cách trọn vẹn mà khơng bị hiểu sai cách, thư gửi thành cơng mà khơng ảnh hưởng đến doanh nghiệp? Khi người viết lựa chọn từ ngữ để viết phải chọn cho phù hợp với văn hóa, phải ý đến kỹ giao tiếp, thái độ, xuất thân kinh nghiệm người nhận thông tin cách tự trả lời câu hỏi từ ngữ, hình ảnh lựa chọn có ảnh hưởng đến người nhận? 2.3 Nguyên nhân ưu, nhược điểm biện pháp khắc phục: 2.3.1 Nguyên nhân ưu điểm: - Yếu tố mặt không gian thời gian không cho phép nên thông qua thư tín để trao đổi thơng tin kịp thời : Giao tiếp kinh doanh thông qua gặp mặt trao đổi trực tiếp việc cần thiết vô quan trọng lại tiêu tốn nhiều thời gian cho việc di chuyển, việc xếp lịch để gặp mặt, việc chuẩn bị ngơn ngữ cách trình bày cho trang trọng, lịch sự, bao gồm việc phải trau chuốt cho vẻ bề để tạo ấn tượng tốt người đối diện Bên cạnh cịn phải chọn khơng gian phù hợp với cơng việc, đa phần nơi nơi có khơng gian thống mát, n tĩnh để phù hợp cho việc trao đổi bàn bạc công 16 việc quan trọng doanh nghiệp mà không bị phân tâm tác động bên Làm cho đối tác, khách hàng thoải mái cơng việc diễn thuận lợi Do việc trao đổi, bàn bạc cơng việc qua thư tín nhu cầu thay công cụ cần thiết doanh nghiệp, cá nhân, khách hàng Nhằm tiết kiệm thời gian, khơng gian chi phí di chuyển, chi phí ăn uống trao đổi cơng việc Thư tín khơng cần tốn nhiều thời gian, nhiều chi phí mà đạt hiệu cao kinh doanh, hợp tác Giao dịch, trao đổi qua thư tín - Các thơng tin cần tính bảo mật cao, cần lưu lại để sau cần thiết dể dàng tìm kiếm lại: Thơng tin q trình giao tiếp trực tiếp bị rị rỉ, bị người xung quanh nghe có vơ tình hay cố ý, hay tinh vi nghe để có hành vi phá hoại, làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh doanh nghiệp Thông tin lưu thư tín có ưu điểm này, lưu trữ khơng qua truyền miệng, có tài liệu chứng minh rõ ràng, khơng dễ dàng bị trưng bày nên độ bảo mật cao, đem đến an tâm cho người sử dụng 2.3.2 Nguyên nhân nhược điểm: Khi gửi thư tín thành cơng khó điều chỉnh sai sót nên dẫn đến người đọc khó hiểu ý nghĩa số từ sai tả Địi hỏi người viết thư tín phải nắm cách thức, quy trình để trình bày cách logic dẫn đến áp lực viết thư tín Vì thư viết nên gửi khơng thể điều chỉnh ngơn ngữ giao tiếp lời Chưa xác định rõ mục đích việc viết thư Chưa tìm hiểu kỹ cách trình bày ngơn ngữ tả cịn chưa thơng thạo 17 PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI 3.1 Kế hoạch rèn luyện với vai trò người viết Cần ý đến việc thể phong cách thân thư Đối với thư tín phong cách người viết thể qua câu văn, qua câu chữ khơng cịn thể qua giọng nói, thái độ, nét mặt, phong cách ăn mặc giao tiếp cách gặp mặt giao tiếp, trao đổi trực tiếp Và phong cách, thái độ người muốn truyền, trao đổi thơng tin thư tín hình ảnh đại diện tạo nên điểm nhấn, ấn tượng cho người nhận thông tin ngược lại khiến cho người nhận thơng tin cảm thấy khó chịu, khơng thích, khơng muốn nhìn thấy thư tín, khơng muốn nhận thơng tin từ người gửi Thư tín cần viết tả, rõ ràng, số liệu, dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương, viết đầy đủ dấu, câu phải đẩy đủ ý, trọn vẹn nghĩa,… thư tín gửi đến người nhận không khiến người nhận thông tin, đọc sai, hiểu sai nội dung, ý nghĩa mà người gửi muốn truyền đến người nhận tránh xảy việc hiểu lầm mà mang đến kết quả, hậu không mong muốn Trong kinh doanh, doanh nghiệp với cần phải trọng thư tín giao tiếp, trao đổi với kết việc người gửi thư tín, gửi sai thơng tin, nội dung, số liệu, sai ý kết hoạt động hợp tác kinh doanh, trao đổi sai Nếu thay đổi, sửa kịp thời khiến lung lay, giảm bớt niềm tin doanh nghiệp với đối tác, kết quả, hậu hợp tác khơng lớn, thua lỗ qua lớn kiểm soát phục hồi Mặc khác, kết quả, hậu lớn dẫn đến thua lỗ trầm trọng, kéo đến kết doanh nghiệp đóng cửa, phá sản Cũng có sai kinh doanh, hợp tác dẫn kết bồi thường hợp đồng, phải nhờ đến pháp luật, doanh nghiệp 18