Báo cáo tổng kết sáng kiến cấp cơ sở: Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace trong việc quản lý kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ DSPACE TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

Mã số: …………

Chủ nhiệm sáng kiến: HỒ LÊ ANH TUẤN

TP Hồ Chí Minh, 03/2022

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

BÁO CÁO TỔNG KẾT

SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ DSPACE TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

TP.HCM, 03/2022

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ DSPACE TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

Mã số: …………

Chủ nhiệm sáng kiến: HỒ LÊ ANH TUẤN Thành viên tham gia:

ThS Trần Vĩnh Nguyên ThS Lê Văn Toàn

ThS Phùng Duy Vũ (Thư ký)

TP Hồ Chí Minh, 03/2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

THƯ VIỆN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 3 năm 2022

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN I Thông tin chung

1 Họ và tên người thực hiện: HỒ LÊ ANH TUẤN

2 Chức vụ: Thư viện viên 3 Đơn vị: Thư viện

4 Nhiệm vụ được giao trong đơn vị: Số hóa, biên mục, quản lý nguồn tài liệu nội sinh và hỗ trợ người dùng khai thác, sử dụng các CSDL điện tử trực tuyến

5 Tên sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin: Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace trong việc quản lý kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP Hồ Chí Minh

6 Tóm tắt thông tin sáng kiến:

- Vấn đề sáng kiến có thể giải quyết: Phục vụ tốt hơn nhu cầu của người học trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện trên nền tảng trực tuyến; Giúp người học tiết kiệm được thời gian, tăng tính chủ động và mang lại một hình thức học tập nhiều hiệu quả;

- Nội dung tóm tắt: Tổng quan phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở; Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở; Tìm hiểu cấu trúc phần mềm mã nguồn mở DSpace; Các tính năng nổi bật của DSpace; Quy trình ứng dụng DSpace trong việc quản lý kho tài liệu số bao gồm cài đặt và xây dựng phần mềm DSpace; Tổ chức cấu trúc quản lý cây thư mục kho tài liệu số nội sinh; Thiết lập tài khoản người dùng và phân quyền chính sách truy cập; Biên mục, upload tài liệu

số, duyệt đăng hiển thị web để phổ biến kho tài liệu số, phục vụ truy cập trực tuyến đến người học

II Nội dung:

1 Tình trạng công việc khi chưa có sáng kiến và mục tiêu cải tiến:

¾ Căn cứ nhu cầu và tính cấp thiết

Triển khai thực hiện theo Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/03/2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về sử dụng phần mềm tự do mã nguồn mở trong các cơ sở giáo dục, trong đó có đề cập đến quản lý thư viện số DSpace tại phần Phụ lục Danh sách các phần mềm tự do mã nguồn mở được khuyến khích sử dụng trong ngành giáo dục;

Triển khai thực hiện Quyết định số 206/QĐ-TTg ngày 11/02/2021 của Thủ tướng Chính phủ về “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, trong đó đề ra mục tiêu đến năm 2025 “100% thư viện công lập có vai trò quan trọng được Nhà nước ưu tiên đầu tư hoàn thiện và phát triển hạ tầng số, dữ liệu số triển khai liên thông, chia sẻ tài nguyên và sản phẩm thông tin thư viện theo chức năng, nhiệm vụ, văn bản hợp tác”;

Triển khai thực hiện Nghị quyết số 16-NQ/ĐU ngày 05/04/2021 về việc triển khai các chủ trương của Đảng ủy Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó có đề cập đến nội dung “đẩy mạnh phát triển hệ thống công nghệ thông tin để thực hiện chuyển đổi số trong giáo dục - đào tạo, phục vụ quản lý đào tạo, phát triển chương trình đào tạo từ xa, tổ chức đào tạo trực tuyến”;

Triển khai thực hiện Chương trình phối hợp công tác số 325/Ctr-ĐHNH ngày 05/04/2021 giữa chính quyền và Đoàn thanh niên Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2020 – 2025, trong đó đề cập đến việc “tổ chức các hoạt động nâng cao năng lực ngoại ngữ, ứng dụng

công nghệ thông tin và hội nhập quốc tế”, có chú trọng nội dung “đẩy mạnh thực hiện Thư viện số và các hình thức học tập qua Internet”;

Tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nhu cầu cấp thiết của công tác chuyển đổi số trong ngành thư viện hiện tại, việc phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin dạng số đóng vai trò quan trọng trong phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế xã hội Xây dựng và quản lý kho tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích lưu trữ, bảo quản, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại;

Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM đã và đang thể hiện khả năng nắm bắt nhu cầu thực tế phát triển của xã hội trong giai đoạn mới, cũng như không ngừng nỗ lực và mong muốn nâng cao hơn nữa vai trò công tác quản lý, vận hành, khai thác, phát triển và cung cấp nguồn thông tin, tư liệu số nhằm đáp ứng tốt hơn việc phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trong và ngoài trường;

Những năm qua, công tác phát triển kho tài liệu số nội sinh của Thư viện Trường luôn hướng đến đổi mới và hiện đại hóa khả năng quản lý, truy nhập, phân phối, cũng như hỗ trợ các công nghệ mới để nâng cao việc tự nghiên cứu của người học, nhằm chuyển đổi quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo, đào tạo từ xa, đào tạo kết hợp;

Hiện tại Thư viện Trường đang vận hành phần mềm quản lý thư viện tích hợp PSC zLIS và đã được triển khai trong khoảng 10 năm, để ứng dụng trong công tác phục vụ toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện bao gồm cả quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng các phân hệ phần mềm, chức năng tài liệu số xảy ra nhiều phát sinh như giới hạn các tính năng phân quyền truy cập bộ sưu tập tài liệu số, tính năng hạn chế người dùng truy cập tài liệu số, thực hiện qua nhiều phân hệ trung gian khi triển khai tài liệu số, phần mềm vẫn chưa có một phân hệ riêng chuyên về tạo lập, quản lý, tổ chức và phân phối kho tài liệu số nội sinh Tính năng chia sẻ nguồn tài liệu số chưa hoạt động độc lập, mà vẫn

đang trong quá trình sử dụng chung với các tính năng tổ chức, quản lý và tra cứu nguồn tài liệu truyền thống Do vậy, việc khai thác, tìm kiếm, truy cập và thực hiện các chính sách đối với kho tài liệu số chưa được dễ dàng Đặc biệt, khi đưa vào sử dụng chức năng xem tài liệu số online trên hệ thống website thư viện thì xảy ra tình trạng lỗ hỏng kỹ thuật nguồn tài liệu số nội sinh bị khai thác trái phép, người dùng có thể sử dụng công cụ lấy link tự động để tải toàn bộ nguồn tài liệu số về máy tính cá nhân mặc dù chính sách thư viện không cho phép thực hiện;

Để thực hiện những yêu cầu đó, Thư viện đã xác định vai trò cốt lõi của việc ứng dụng các thành quả công nghệ thông tin vào trong việc quản trị toàn bộ cơ sở dữ liệu số hóa của thư viện, cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác, nhằm xây dựng và phát triển thư viện trở thành một thư viện số hiện đại, đáp ứng công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, cán bộ trong và ngoài nhà trường; có khả năng kết nối với mạng thông tin của các trường đại học, tổ chức, viện nghiên cứu…; triển khai liên thông, phát triển các dịch vụ trực tuyến và mở rộng quan hệ trao đổi nguồn thông tin trong nước và thế giới; đặc biệt là khắc phục những hạn chế của phân hệ phần mềm hiện tại, phân quyền chi tiết và bảo mật mạnh đối với nguồn tài liệu số, đường dẫn truy cập nội dung toàn văn tài liệu số được kiểm soát theo sự kết hợp giữa định danh biểu ghi với tên file gốc khi đưa vào từ nguồn, cho phép hạn chế tải tự động;

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, việc ứng dụng hệ thống phần mềm để nâng cao chất lượng công tác quản lý kho tài liệu số nội sinh trong quy trình nghiệp vụ tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh là nhu cầu bức thiết

¾ Mục tiêu cải tiến

- Tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng có nhiều lựa chọn để tiếp cận kho tài liệu số, đẩy nhanh khả năng tương tác, hỗ trợ kỹ năng tìm kiếm thông

tin theo yêu cầu trên nền tảng trực tuyến, khai thác, sử dụng các CSDL số toàn văn, mở rộng trao đổi và chia sẻ thông tin;

- Nâng cao phục vụ người học theo phương thức truy nhập từ xa, nâng cao chất lượng đào tạo theo hình thức trực tuyến, đào tạo kết hợp thông qua hệ thống mạng Internet với vị trí địa lý, thời gian và số lượng không hạn chế Từ đây, thư viện trở thành nền tảng trong việc đổi mới phương thức giảng dạy và công bố các công trình nghiên cứu khoa học, phát triển khả năng tự nghiên cứu trong học tập, mở rộng phạm vị đối tượng, kết nối các nhà nghiên cứu;

- Khai thác và mở rộng nhiều loại hình dịch vụ của Thư viện như dịch vụ cung cấp thông tin số trọn gói cho các tổ chức, cá nhân; cung cấp dịch vụ tham khảo cho các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học trong và ngoài trường…

2 Nội dung chi tiết sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin:

Kỷ nguyên thông tin đa truyền thông đã tạo ra các phương pháp khoa học mới, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại được sử dụng nhiều hơn, hình thức lưu trữ tài liệu số trở nên thông dụng hơn, điều đó tạo thuận lợi cho việc luân chuyển, trao đổi các tài liệu số trong thư viện;

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã thúc đẩy phương thức hoạt động của Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều thay đổi, đặc biệt là hệ thống phần mềm quản lý kho tài liệu số đóng vai trò cốt lõi trong việc xây dựng và quản trị toàn bộ cơ sở dữ liệu số hóa của thư viện, có khả năng lưu trữ các tài liệu số với số lượng lớn, khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu số một cách hiệu quả đối với người học

2.1 Tổng quan phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở

- Phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép nguồn mở Giấy phép này

cho phép bất cứ ai cũng có thể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổi hoặc đã thay đổi Phần mềm này còn được cung cấp mã nguồn của sản phẩm một cách tự do và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu kỹ thuật, những khách hàng tiềm năng có thể sử dụng được;

- Phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở là phần mềm được phân phối tới mọi người cùng với mã nguồn của nó, cho phép bất kỳ ai sử dụng phần mềm đó, phân phối lại nó, và thay đổi các chức năng của nó như mong muốn (điều mà người sử dụng không được phép thực hiện đối với các phần mềm thương mại) Thông thường, phần mềm này còn được gọi là phần mềm “tự do”, bởi vì loại phần mềm này cho phép:

+ Tự do chạy chương trình với bất cứ mục đích nào; + Tự do nghiên cứu cấu trúc của chương trình;

+ Tự do chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của mình; + Tự do phân phối lại các bản sao cho nhiều người sử dụng;

+ Tự do cải tiến chương trình và phát hành những phần cải tiến đó nhằm mang đến lợi ích chung cho cộng đồng;

- Hệ thống nguồn mở là công nghệ cần thiết và hữu hiệu trong các thư viện để quản lý và tổ chức nguồn tài nguyên số Hiện nay, trong lĩnh vực phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở có khá nhiều phần mềm nổi tiếng như DSpace, Fedora, Eprints, GreenStone, Invenio, SobekCM…

2.2 Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho tài liệu số mã nguồn mở

- Dựa trên sự kết hợp chặt chẽ các phương pháp tiếp cận hệ thống hoạt động thư viện, khảo sát các ứng dụng thực tế tại các thư viện trường đại học nhằm đưa ra các tiêu chí khách quan về việc lựa chọn một phần mềm mã nguồn mở hiệu quả Cụ thể bao gồm các tiêu chí sau:

+ Nguyên tắc thiết kế mở;

+ Xây dựng theo mô hình khách/chủ;

+ Làm việc trong môi trường Web;

+ Hoạt động mạng theo giao thức TCP/IP;

+ Sử dụng hệ quản trị CSDL quan hệ (SQL, Oracle, PostgreSQL…); + Thích ứng với nhiều hệ điều hành khác nhau;

+ Khả năng mở rộng cao;

+ Xây dựng theo kiểu kiến trúc nhiều lớp hệ thống bao gồm các phân hệ chức năng được tích hợp thành một hệ thống thống nhất;

+ Vận hành hiệu quả trên các CSDL lớn;

+ Sao lưu/phục hồi dữ liệu đảm bảo tính toàn vẹn; + Quản trị và giám sát an toàn hệ thống;

+ Hỗ trợ đa ngôn ngữ và có giao diện tiếng Việt;

+ Hỗ trợ kết xuất siêu dữ liệu và trao đổi các định dạng kỹ thuật số; + Hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ thông tin – thư viện;

- Căn cứ những tiêu chí trên, kết hợp phân tích, so sánh các đặc điểm của một số phần mềm mã nguồn mở tốt nhất hiện nay, đồng thời tham khảo những đánh giá, bình luận của một số trường đại học đã ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản lý kho tài liệu số trong công tác thực tiễn, nhóm sáng kiến đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace trong việc quản lý kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường

2.3 Tìm hiểu phần mềm mã nguồn mở DSpace

- DSpace là phần mềm mã nguồn mở dùng để quản lý các kho tài liệu số nội sinh, nhằm phục vụ cho các thư viện, cơ quan, trường học để sử dụng, sửa đổi và mở rộng DSpace do Hewlett-Packard (HP) và The Massachusetts Institute of Technology Libraries (The MIT Libraries) hợp tác phát triển vào năm 2002 theo các điều khoản của giấy phép mã nguồn mở Hiện nay trên thế giới đã có hơn 3.000 trường đại học, cao đẳng, viện nghiên cứu và các tổ

chức văn hóa sử dụng phần mềm DSpace (Theo thống kê từ nguồn:

một trong những phiên bản ổn định và chính thức được phát hành trong năm 2018 mà Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM hướng đến sử dụng; - DSpace được sử dụng cơ bản như một phần mềm lưu trữ và phân phối tài liệu số với ba vai trò chính: Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu số được thuận lợi, bao gồm siêu dữ liệu của tài liệu số; Giúp cho việc truy cập tài liệu số được dễ dàng, với công cụ liệt kê và tìm kiếm; Giúp cho việc bảo quản tài liệu số lâu dài;

- Hiện nay ở Việt Nam theo tìm hiểu trên các diễn đàn, thông tin khóa học tại các trường đào tạo về ứng dụng công nghệ nguồn mở để quản lý tài nguyên số có khá nhiều phần mềm nổi tiếng, trong đó có 02 phần mềm được sử dụng thường xuyên và phổ biến là DSpace và GreenStone; Cả 02 phần mềm này đều có lợi thế riêng, tuy nhiên phần mềm GreenStone ra đời đã lâu, chưa có nhiều cải tiến đáng kể, còn xu hướng hiện nay đối với các đơn vị là chuyển sang sử dụng phần mềm DSpace bởi các thế mạnh của hệ thống:

+ Cấu trúc bộ sưu tập theo nhiều cấp trong DSpace khoa học hơn trong GreenStone;

+ Hệ quản trị CSDL độc lập trong DSpace đáp ứng tốt hơn về tổ chức quản lý số lượng lớn tài liệu số so với GreenStone;

+ Khả năng tùy chỉnh giao diện cao, khi cần cập nhật tài liệu vào các bộ sưu tập không cần phải xây dựng lại từ đầu như GreenStone;

+ Chức năng phân quyền mạnh trong khi phần mềm GreenStone không làm được điều này;

+ Cung cấp nhiều kiểu thống kê, được Google Scholar hỗ trợ đánh chỉ mục tài liệu;

- Quá trình xây dựng và sử dụng phần mềm DSpace để quản lý các kho tài liệu số gặp nhiều thuận lợi khi ở các nước phương Tây phần mềm DSpace

đã được phát triển khá nhiều chẳng hạn như Thư viện Đại học Aberystwyth Vương quốc Anh, Kho lưu trữ Học viện Ngoại giao Peru, Thư viện số Trường Đại học Waikato New Zealand…; Tại Việt Nam, vì nhiều lý do bất lợi khách quan từ đầu tư hạ tầng trang thiết bị, giải pháp, chính sách, quy chế, cơ chế quảng bá của mỗi đơn vị, tổ chức khác nhau, cho nên việc khảo sát triển khai ứng dụng hệ thống DSpace cũng khác nhau và chưa đầy đủ; Tuy nhiên kết hợp tìm hiểu trên các website, diễn đàn, tham khảo thông tin từ các hiệp hội Thư viện Việt Nam, cũng cho thấy nhiều thư viện đã triển khai sử dụng phần mềm DSpace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên số về Giáo trình; Sách tham khảo; Báo-Tạp chí; Luận văn-Luận án; Hình ảnh, video, âm thanh ; Trong đó có một số cơ quan, công ty, tổ chức, trường học, trung tâm về lưu trữ - thông tin – thư viện, đã quan tâm, chú trọng ứng dụng phần mềm DSpace trong những năm trở lại đây, điển hình như Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội, Trung tâm học liệu Đại học Đà Nẵng, Thư viện Trường Đại học An Giang, Thư viện Trường Đại học Đà Lạt, Trung tâm Thư viện Trường Đại học Công nghiệp Tp.HCM, Thư viện Trường Đại học Văn Lang, Thư viện Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM…; Tuy vậy, ứng dụng hệ thống phần mềm DSpace tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM vẫn chưa đề cập;

Vì vậy, “Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace trong việc quản lý

kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM” là ứng dụng mới, tập trung đi sâu vào các vấn đề xây dựng, tổ

chức triển khai cụ thể

2.4 Cấu trúc phần mềm mã nguồn mở DSpace

- DSpace có cấu trúc phân cấp theo dạng cây thư mục với các Đơn vị và Bộ sưu tập Đơn vị dùng để quản lý các đơn vị con và các bộ sưu tập, còn Bộ sưu tập để quản lý tài liệu số Đồng thời với việc phân cấp các đơn vị và bộ sưu tập, DSpace còn cho phép phân cấp quản lý đối với các đơn vị và bộ

sưu tập này, giúp người quản trị hệ thống dễ dàng hơn trong việc định cấu hình;

Sơ đồ cấu trúc phân cấp

- Kiến trúc bên trong hệ thống phần mềm DSpace được chia thành 03 lớp: + Lớp lưu trữ: Sử dụng hệ thống tập tin được quản lý bởi các bảng trong cơ sở dữ liệu PostgreSQL;

+ Lớp nghiệp vụ: Bao gồm các module chức năng như module quản trị nội dung, luồng công việc, module tìm kiếm và duyệt tài liệu số…;

+ Lớp ứng dụng: Bao gồm các giao diện cho hệ thống như giao diện người dùng web, giao diện xử lý nội dung số…;

Kiến trúc hệ thống phần mềm

2.5 Các tính năng nổi bật của phần mềm mã nguồn mở DSpace

¾ Là một phần mềm mã nguồn mở, có một cộng đồng lớn người sử dụng và phát triển trên toàn thế giới;

¾ Giao diện thân thiện, sử dụng hoàn toàn trong môi trường Web theo giao thức HTTP trên nhiều nền tảng thiết bị Thiết kế mở, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị trong việc truy cập;

¾ Thích ứng với nhiều hệ điều hành khác nhau như Windows, Linux, Ubuntu…;

¾ Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL (hệ quản trị CSDL tiên tiến, tính ổn định và tốc độ cao, khả năng quản lý lưu trữ lớn, bảo mật-xác thực kiểm soát truy cập mạnh mẽ, thiết kế trên nhiều nền tảng khác nhau và hỗ trợ phát triển nhiều ứng dụng); Ngôn ngữ lập trình web Java (JSP-Servlet); Dịch vụ web server mã nguồn mở Apache;

¾ Tuân thủ hoàn toàn các chuẩn quốc tế về quản lý và lưu trữ tài nguyên số như mô tả tài liệu theo chuẩn biên mục Dublin Core Metadata; Hỗ trợ chuẩn tiếng Việt Unicode…;

¾ Khả năng tìm kiếm linh hoạt thông qua công nghệ Solr, ngoài việc hỗ trợ tìm kiếm thông tin biểu ghi tài liệu theo dạng thư mục (tìm kiếm thông qua các trường biên mục theo chuẩn Dublin Core kết hợp với các toán tử tìm kiếm), DSpace còn cung cấp cơ chế tìm kiếm nội dung toàn văn đối với các định dạng tài liệu như PDF, Word, Powerpoint, Text, HTML…; Khi người dùng thực hiện thao tác tìm kiếm trong hệ thống, nếu thỏa mãn các tiêu chí về nội dung tìm kiếm, hệ thống sẽ tự động trả về kết quả là các biểu ghi thông tin tài liệu số phù hợp Người dùng có thể xem trực tuyến tài liệu số trên giao diện trình duyệt web hoặc có thể tải tài liệu số về máy tính cá nhân hay các thiết bị di động khác để khai thác, sử dụng;

¾ Hỗ trợ nhiều định dạng có thể lưu trữ như: PDF, Word, Excel, Powerpoint, JPEG, MP3, WAV, MP4, MKV, FLV… Người dùng có khả năng khai báo thêm các định dạng mới;

¾ Tự động hiển thị danh sách tài liệu mới trên trang chủ hệ thống;

¾ Quy trình nghiệp vụ biên mục tài liệu số chặt chẽ (có hỗ trợ giám sát dòng công việc từ khâu tạo lập, tải tài liệu lên cho đến chấp nhận/từ chối/chỉnh sửa và quản trị) thông qua giao diện Web;

¾ Hỗ trợ download và xem trực tuyến tài liệu trên giao diện Web;

¾ Hỗ trợ xác thực tài khoản người dùng với hầu hết các phương pháp xác thực phổ biến hiện nay như xác thực bằng phương pháp LDAP, xác thực thông qua địa chỉ IP, xác thực bằng tài khoản người dùng (username và password)…;

¾ Phân quyền và bảo mật mạnh Có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng CSDL hoặc từng tài liệu số Các quyền được cấu hình khá chi tiết như quyền xem biểu ghi thư mục, quyền download tài liệu số (Đường dẫn truy cập nội dung toàn văn tài liệu số được kiểm soát theo sự kết hợp giữa định danh biểu ghi với tên file gốc khi đưa vào từ nguồn, cho nên hạn chế download link tự động) ;

¾ Công cụ quản trị hệ thống và phân quyền tài khoản người dùng với giao diện trực quan với khả năng quản trị và tính linh hoạt để bổ trợ các tính năng của phần mềm PSC zLIS như:

+ Làm việc từ xa thông qua môi trường Web App trong điều kiện an toàn thông tin;

+ Hỗ trợ cơ chế giám sát dòng công việc khi biên tập các bộ sưu tập tài liệu số từ khâu tạo lập, tải tài liệu lên cho đến chấp nhận/từ chối/chỉnh sửa và quản trị các bộ sưu tập;

+ Hỗ trợ biểu ghi riêng tư cho tài liệu số;

+ Xuất khẩu biểu ghi, bộ sưu tập số theo nhiều định dạng như zip, xls, csv, txt…

¾ Backup/Restore CSDL bằng dòng lệnh được lập lịch định kỳ, đảm bảo độ chính xác và an toàn dữ liệu;

¾ Hỗ trợ các kiểu thống kê như Tổng lượt truy cập; Lượt xem biểu ghi thư mục theo tháng, lượt tải tài liệu ;

¾ Hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt; ¾ Chuẩn trao đổi thư điện tử SMTP;

¾ Hỗ trợ OAI (Open Archives Initiative) về chuẩn trao đổi dữ liệu; ¾ Hỗ trợ Google Scholar về chỉ mục tài liệu;

¾ Hỗ trợ kết xuất siêu dữ liệu theo nhiều định dạng như zip, xls, csv, txt…;

¾ Đối với DSpace 6.3 có thêm nhiều tính năng cải tiến mới, mang lại nhiều lợi ích hơn trong quản lý hệ thống và người dùng Cụ thể:

+ Sử dụng giao diện Web ứng dụng công nghệ Bootstrap Framework; + Hỗ trợ tìm kiếm tiếng Việt vừa có dấu, vừa không dấu;

+ Cho phép import tài liệu từ giao diện Web;

+ Nhập khẩu biểu ghi từ các CSDL trên Internet theo nhiều kiểu định dạng biểu ghi thư mục (Endnote, BibTex, RIS, TSV, CSV…) giúp công tác biên mục tài liệu số được thuận lợi hơn

2.6 Phạm vi áp dụng: Áp dụng trong công việc xây dựng, tổ chức và quản

lý kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh

2.7 Quy trình ứng dụng phần mềm DSpace trong việc quản lý kho tài liệu số

Sơ đồ quy trình triển khai ứng dụng

Hệ thống phần mềm DSpace sử dụng giao diện web dành cho người dùng để quản lý kho tài liệu số Trong hệ thống DSpace, có 03 giao diện web dành cho người dùng, gồm có giao diện dành cho người tham gia quá trình xuất bản điện tử; giao diện dành cho mọi đối tượng người dùng phổ thông để tìm kiếm và duyệt tài liệu; cuối cùng là giao diện dành cho người quản trị hệ thống;

Giao diện web dành cho người dùng phổ thông có hỗ trợ tìm kiếm toàn văn thông tin tài liệu số Khi người dùng thực hiện thao tác tìm kiếm trong hệ thống DSpace, nếu thỏa mãn các tiêu chí về nội dung tìm kiếm, hệ thống sẽ tự động trả về kết quả là các biểu ghi thông tin tài liệu số phù hợp Lúc này, người dùng có thể xem trực tuyến tài liệu số trên giao diện trình duyệt web hoặc có thể tải tài liệu số về máy tính cá nhân hay các thiết bị di động khác để khai thác, sử dụng;

Bên cạnh đó, luồng công việc của các tài khoản thành viên trong hệ thống DSpace đều được thiết lập phân quyền tương ứng với từng vai trò, chẳng hạn như: vai trò quản trị hệ thống, vai trò quản lý các bộ sưu tập số, vai trò biên mục tài liệu số…; Ứng với mỗi vai trò đó, Thư viện có thể đề ra các chính sách phù hợp với đơn vị mình về cách thức lưu trữ, truy cập và phân phối kho tài liệu số;

Mô hình hoạt động hệ thống

Trong cấu trúc thư mục kho tài liệu số nội sinh trên hệ thống DSpace, Đơn vị là cấu trúc lớn nhất trong hệ thống Trong các đơn vị có thể chứa các đơn vị con, bộ sưu tập, các tài liệu và các tập tin đính kèm Bộ sưu tập là cấu trúc trực tiếp chứa các tài liệu và các tập tin đính kèm Để có thể tải nội dung tài liệu lên hệ thống, người quản trị cần phải tạo ra các bộ sưu tập chứa các nội dung tài liệu đó;

Hệ thống DSpace có nhiều quyền thao tác để thực hiện áp dụng cho các đơn vị/đơn vị con/bộ sưu tập hoặc tài liệu Các quyền thao tác thường hay sử dụng trong hệ thống:

- READ: Quyền được xem (đọc) nội dung thông tin mô tả đơn vị/đơn vị

con, bộ sưu tập, tài liệu;

- WRITE: Quyền được chỉnh sửa, thay đổi nội dung thông tin mô tả đơn

vị/đơn vị con, bộ sưu tập, tài liệu;

- ADD: Quyền được phép tạo thêm đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập và thêm

tài liệu vào bộ sưu tập;

- REMOVE: Quyền được xóa đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập và cho phép

xóa tạm các tài liệu trong bộ sưu tập;

- ADMIN: Quyền quản trị đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập, tài liệu;

- DEFAULT_ITEM_READ: Quyền được xem (đọc) thông tin mô tả nội

dung của tài liệu;

- DEFAULT_BITSTREAM_READ: Quyền được phép tải tập tin toàn

văn (tập tin đính kèm) của tài liệu

Hệ thống cho phép sử dụng công cụ quản trị để phân quyền đối với từng nhóm người dùng với các quyền thao tác khác nhau và áp dụng trên từng cấu trúc của hệ thống; Đặc biệt trong hệ thống, có thể sẽ chứa một hoặc một số tài liệu quan trọng mà người quản trị không muốn cho tất cả mọi người đều sử dụng Để giới hạn việc truy cập của người dùng đối với một tài liệu nào đó, người quản trị có thể thiết lập chính sách phân quyền trên một tài liệu cụ thể; Đồng thời, để tất cả các tài liệu trong bộ sưu tập cùng được áp dụng các chính sách phân quyền mới cập nhật thì người quản trị phải sử dụng thêm công cụ quản lý chính sách phân quyền nâng cao Công cụ này giúp cho người quản trị thiết lập lại các chính sách phân quyền mới đồng loạt cho các tài liệu trong một bộ sưu tập;

DSpace sử dụng Metadata (Siêu dữ liệu trong hệ thống là dạng dữ liệu chứa đựng những nội dung thông tin mô tả về tài liệu số bao gồm các thông tin như nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, loại tài liệu…, không có tập tin đính kèm) với 15 trường chính Dublin Core để biên mục, trong đó một số trường chính hay sử dụng như dc.contributor.author (Tác giả), dc.title (Nhan đề), dc.subject (Chủ đề), dc.date (Năm xuất bản), dc.publisher (Nhà xuất bản), dc.description (Mô tả nội dung), dc.identifiers (Định danh), dc.type (Loại tài liệu), dc.language (Ngôn ngữ) Ngoài các trường chính, còn có các trường con để hỗ trợ biên mục chi tiết tùy vào từng loại hình tài liệu cụ thể;

Có thể nói hệ thống phần mềm mã nguồn mở DSpace là một giải pháp hữu ích để giải quyết những vấn đề trong công tác tạo lập, quản lý và chia sẻ kho tài liệu số nội sinh tại các thư viện Việt Nam hiện nay

3 Kết quả kinh tế đạt được:

h Đối với Nhà trường

3 Giúp lợi cho nguồn ngân sách, tiết kiệm chi phí đầu tư mua sắm hệ thống phần mềm thương mại, bởi đây là phần mềm mã nguồn mở, hỗ trợ hiệu quả giải pháp xây dựng, quản lý, bảo quản và cung cấp sử dụng các kho tài liệu số trên Internet; Nếu bổ sung, nâng cấp chức năng phần mềm thương mại, Nhà Trường sẽ tốn kém nhiều chi phí bảo trì hàng năm và phụ thuộc vào nhà cung cấp;

3 Hỗ trợ Nhà Trường trong việc hợp tác và xuất bản các kho tài liệu số giữa các đơn vị, đối tác, người học, các thư viện liên thông qua các giao thức chuẩn quốc tế trong việc truy cập, tích hợp và bảo quản dữ liệu số, tạo gắn kết trong phục vụ công tác giảng dạy và đào tạo trực tuyến;

3 Góp phần hỗ trợ đánh giá xếp hạng trường đại học theo tiêu chí tài liệu học thuật;

3 Gia tăng giá trị kinh tế khi nâng cao năng lực cung cấp nguồn tài nguyên học liệu số không giới hạn phạm vi, lãnh thổ địa lý từ trong nội bộ Trường cho đến các khu vực trên thế giới trong môi trường mạng Internet, kết hợp chặt chẽ với hệ thống Google Scholar để quảng bá nguồn học liệu tại Trường đến với người dùng ở khắp mọi nơi Từ đó, tăng cường hình ảnh, uy tín, quảng bá giá trị thương hiệu, các kết quả nghiên cứu khoa học, chất lượng đào tạo của Nhà Trường trong nước và quốc tế, là công cụ đồng hành cùng người học và hội nhập, thu hút các nguồn đầu tư;

h Đối với Thư viện

3 Thư viện nâng cao chất lượng phục vụ nhu cầu người học trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng kho tài liệu số nội sinh trên nền tảng trực tuyến một cách nhanh chóng và kịp thời ở mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với thời điểm hiện tại khi yêu cầu chuyển đổi số đang rất cần thiết; Góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh;

3 Thư viện chủ động tự hiệu chỉnh, cải tiến phần mềm sao cho phù hợp với đặc điểm, chính sách, quy trình của đơn vị tại mỗi thời điểm yêu cầu của bối cảnh thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng quản lý kho tài liệu số trong quy trình hoạt động nghiệp vụ; trong khi phần mềm thương mại không được tự ý tùy biến, chịu ràng buộc với nhà cung cấp và đơn vị sử dụng phải tốn chi phí để thực hiện;

3 Thư viện quản lý và phát triển nhiều cơ sở dữ liệu (CSDL) số đa dạng với số lượng tài liệu lớn Từ đó, Thư viện triển khai sử dụng có thu phí hoặc không thu phí các dịch vụ truy cập nguồn học liệu số, dịch vụ hỗ trợ học thuật, đáp ứng tốt hoạt động đào tạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu; Mở rộng phương thức liên kết và chia sẻ các nguồn học liệu số với các đơn vị đối tác;

3 Thúc đẩy cán bộ thư viện nâng cao năng lực trình độ nghiệp vụ, thực hiện chuẩn hóa các khâu công tác, tích lũy kinh nghiệm và khả năng sử dụng thành thạo những thành quả của công nghệ thông tin vào công tác, nhiệm vụ của bản thân;

3 Thư viện đánh giá việc sử dụng vốn tài liệu số một cách chặt chẽ thông qua các kênh thông tin như thống kê, điều tra, khảo sát góp ý phản hồi từ người dùng…, nhằm phát triển đa dạng và phục vụ tốt nhất giá trị kho tài liệu số;

h Đối với Người sử dụng

3 Cung cấp các loại hình tài liệu số nội sinh phong phú bao gồm bộ sưu tập sách số, khóa luận, luận văn, luận án; đề tài nghiên cứu khoa học; kỷ yếu, các loại tạp chí chuyên ngành…;

3 Tạo môi trường truyền cảm hứng văn hóa đọc, tạo nền tảng kết nối và chia sẻ tài liệu học thuật, giúp người học tiết kiệm được thời gian, tự định vị thông tin dưới nhiều hình thức tiếp cận đa dạng;

3 Phục vụ số lượng lớn (trên 10.000) người sử dụng đồng thời các CSDL mà không phụ thuộc vào số bản tài liệu gốc, hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm toàn văn nội dụng tài liệu số;

3 Giúp người sử dụng công bố các sản phẩm nghiên cứu khoa học một cách rộng rãi, thông tin chính xác trên nền tảng trực tuyến, tạo ra các giá trị thương hiệu cá nhân trong việc chuyển giao nhanh chóng các nhu cầu tham khảo; Từ đó, tạo động lực giúp người sử dụng tiếp tục phát triển và đóng góp cho cộng đồng;

3 Nâng cao năng lực khai thác, giúp người sử dụng chủ động hơn trong việc thích nghi mọi phương pháp kết hợp học tập, không còn phụ thuộc vào thời gian, không quan, vị trí các kho lưu trữ tài liệu

4 Khả năng tiếp tục duy trì, phát triển mở rộng:

- Việc duy trì quản lý và phát triển bền vững kho tài liệu số nội sinh, sẽ phản ánh có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực, vị thế và hướng phát triển của Nhà trường trong quá trình đào tạo, giảng dạy, công tác nghiên cứu khoa học;

- Hiện tại hệ thống phần mềm DSpace đã import dữ liệu hơn 3.300 biểu ghi CSDL thư mục tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường và có khả năng chia sẻ toàn bộ CSDL số hóa này với các đơn vị trong toàn trường HUB;

- Khả năng tích hợp thêm các chức năng mới khi áp dụng tại Trường trên nền tảng HUB:

+ Phát triển công cụ mượn trả tài liệu số trực tuyến;

+ Phát triển công cụ đặt mua tài liệu số và thanh toán trực tuyến; + Cập nhật CSDL độc giả;

+ Tích hợp các API trên nền Web Application;

+ Xây dựng công cụ SEO để nâng cao thứ hạng ứng dụng trong kết quả của các trang web tìm kiếm như Google, Bing… nhằm hỗ trợ công tác khảo sát chất lượng phục vụ trực tuyến;

- Hoạch định chính sách lợi nhuận hóa từ việc tạo lập, quản lý và cung cấp kho tài liệu số nội sinh

Xác nhận của đơn vị quản lý trực tiếp Người thực hiện

Hồ Lê Anh Tuấn Xác nhận và ý kiến của Hội đồng

Quá trình tạo lập bộ nguồn hệ thống

6

2.1 Cấu hình, việt hóa và chỉnh sửa chức năng, giao diện phần mềm DSpace phù hợp với Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM

Giao diện thay đổi trang chủ hệ thống phần mềm DSpace v6.3

2.2 Tổ chức cấu trúc thư mục kho tài liệu số nội sinh

2.2.1 Đăng nhập hệ thống

( Vào trang chủ Æ Chọn “Đăng nhập”

( Đăng nhập tài khoản quản trị: Nhập Email và Mật khẩu trong giao