Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace trong quản lý kho tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh

Cấu trúc phần mềm mã nguồn mở DSpace

- DSpace có cấu trúc phân cấp theo dạng cây thư mục với các Đơn vị và Bộ sưu tập. Đơn vị dùng để quản lý các đơn vị con và các bộ sưu tập, còn Bộ sưu tập để quản lý tài liệu số. Đồng thời với việc phân cấp các đơn vị và bộ sưu tập, DSpace còn cho phép phân cấp quản lý đối với các đơn vị và bộ.

+ Lớp lưu trữ: Sử dụng hệ thống tập tin được quản lý bởi các bảng trong cơ sở dữ liệu PostgreSQL;. + Lớp nghiệp vụ: Bao gồm các module chức năng như module quản trị nội dung, luồng công việc, module tìm kiếm và duyệt tài liệu số…;. + Lớp ứng dụng: Bao gồm các giao diện cho hệ thống như giao diện người dùng web, giao diện xử lý nội dung số…;.

Các tính năng nổi bật của phần mềm mã nguồn mở DSpace

Cú thể phõn quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng CSDL hoặc từng tài liệu số. Các quyền được cấu hình khá chi tiết như quyền xem biểu ghi thư mục, quyền download tài liệu số (Đường dẫn truy cập nội dung toàn văn tài liệu số được kiểm soát theo sự kết hợp giữa định danh biểu ghi với tên file gốc khi đưa vào từ nguồn, cho nên hạn chế download link tự động)..;. + Làm việc từ xa thông qua môi trường Web App trong điều kiện an toàn thông tin;.

+ Hỗ trợ cơ chế giám sát dòng công việc khi biên tập các bộ sưu tập tài liệu số từ khâu tạo lập, tải tài liệu lên cho đến chấp nhận/từ chối/chỉnh sửa và quản trị các bộ sưu tập;. + Xuất khẩu biểu ghi, bộ sưu tập số theo nhiều định dạng như zip, xls, csv, txt…. + Nhập khẩu biểu ghi từ các CSDL trên Internet theo nhiều kiểu định dạng biểu ghi thư mục (Endnote, BibTex, RIS, TSV, CSV…) giúp công tác biên mục tài liệu số được thuận lợi hơn.

Phạm vi áp dụng: Áp dụng trong công việc xây dựng, tổ chức và quản.

Quy trình ứng dụng phần mềm DSpace trong việc quản lý kho tài liệu số

Trong cấu trúc thư mục kho tài liệu số nội sinh trên hệ thống DSpace, Đơn vị là cấu trúc lớn nhất trong hệ thống. Trong các đơn vị có thể chứa các đơn vị con, bộ sưu tập, các tài liệu và các tập tin đính kèm. Để có thể tải nội dung tài liệu lên hệ thống, người quản trị cần phải tạo ra các bộ sưu tập chứa các nội dung tài liệu đó;.

Hệ thống DSpace có nhiều quyền thao tác để thực hiện áp dụng cho các đơn vị/đơn vị con/bộ sưu tập hoặc tài liệu. - READ: Quyền được xem (đọc) nội dung thông tin mô tả đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập, tài liệu;. - WRITE: Quyền được chỉnh sửa, thay đổi nội dung thông tin mô tả đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập, tài liệu;.

- ADD: Quyền được phép tạo thêm đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập và thêm tài liệu vào bộ sưu tập;. - REMOVE: Quyền được xóa đơn vị/đơn vị con, bộ sưu tập và cho phép xóa tạm các tài liệu trong bộ sưu tập;. - DEFAULT_BITSTREAM_READ: Quyền được phép tải tập tin toàn văn (tập tin đính kèm) của tài liệu.

Hệ thống cho phép sử dụng công cụ quản trị để phân quyền đối với từng nhóm người dùng với các quyền thao tác khác nhau và áp dụng trên từng cấu trúc của hệ thống; Đặc biệt trong hệ thống, có thể sẽ chứa một hoặc một số tài liệu quan trọng mà người quản trị không muốn cho tất cả mọi người đều sử dụng. Để giới hạn việc truy cập của người dùng đối với một tài liệu nào đó, người quản trị có thể thiết lập chính sách phân quyền trên một tài liệu cụ thể; Đồng thời, để tất cả các tài liệu trong bộ sưu tập cùng được áp dụng các chính sách phân quyền mới cập nhật thì người quản trị phải sử dụng thêm công cụ quản lý chính sách phân quyền nâng cao. Công cụ này giúp cho người quản trị thiết lập lại các chính sách phân quyền mới đồng loạt cho các tài liệu trong một bộ sưu tập;.

DSpace sử dụng Metadata (Siêu dữ liệu trong hệ thống là dạng dữ liệu chứa đựng những nội dung thông tin mô tả về tài liệu số bao gồm các thông tin như nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, loại tài liệu…, không có tập tin đính kèm) với 15 trường chính Dublin Core để biên mục, trong đó một số trường chính hay sử dụng như dc.contributor.author (Tác giả), dc.title (Nhan đề), dc.subject (Chủ đề), dc.date (Năm xuất bản), dc.publisher (Nhà xuất bản), dc.description (Mô tả nội dung), dc.identifiers (Định danh), dc.type (Loại tài liệu), dc.language (Ngôn ngữ). Ngoài các trường chính, còn có các trường con để hỗ trợ biên mục chi tiết tùy vào từng loại hình tài liệu cụ thể;. Có thể nói hệ thống phần mềm mã nguồn mở DSpace là một giải pháp hữu ích để giải quyết những vấn đề trong công tác tạo lập, quản lý và chia sẻ kho tài liệu số nội sinh tại các thư viện Việt Nam hiện nay.

Kết quả kinh tế đạt được

3 Thư viện chủ động tự hiệu chỉnh, cải tiến phần mềm sao cho phù hợp với đặc điểm, chính sách, quy trình của đơn vị tại mỗi thời điểm yêu cầu của bối cảnh thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng quản lý kho tài liệu số trong quy trình hoạt động nghiệp vụ; trong khi phần mềm thương mại không được tự ý tùy biến, chịu ràng buộc với nhà cung cấp và đơn vị sử dụng phải tốn chi phí để thực hiện;. 3 Thư viện quản lý và phát triển nhiều cơ sở dữ liệu (CSDL) số đa dạng với số lượng tài liệu lớn. Từ đó, Thư viện triển khai sử dụng có thu phí hoặc không thu phí các dịch vụ truy cập nguồn học liệu số, dịch vụ hỗ trợ học thuật, đáp ứng tốt hoạt động đào tạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu; Mở rộng phương thức liên kết và chia sẻ các nguồn học liệu số với các đơn vị đối tác;.

3 Thúc đẩy cán bộ thư viện nâng cao năng lực trình độ nghiệp vụ, thực hiện chuẩn hóa các khâu công tác, tích lũy kinh nghiệm và khả năng sử dụng thành thạo những thành quả của công nghệ thông tin vào công tác, nhiệm vụ của bản thân;. 3 Thư viện đánh giá việc sử dụng vốn tài liệu số một cách chặt chẽ thông qua các kênh thông tin như thống kê, điều tra, khảo sát góp ý phản hồi từ người dùng…, nhằm phát triển đa dạng và phục vụ tốt nhất giá trị kho tài liệu số;. 3 Cung cấp các loại hình tài liệu số nội sinh phong phú bao gồm bộ sưu tập sách số, khóa luận, luận văn, luận án; đề tài nghiên cứu khoa học; kỷ yếu, các loại tạp chí chuyên ngành…;.

3 Tạo môi trường truyền cảm hứng văn hóa đọc, tạo nền tảng kết nối và chia sẻ tài liệu học thuật, giúp người học tiết kiệm được thời gian, tự định vị thông tin dưới nhiều hình thức tiếp cận đa dạng;. 3 Phục vụ số lượng lớn (trên 10.000) người sử dụng đồng thời các CSDL mà không phụ thuộc vào số bản tài liệu gốc, hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm toàn văn nội dụng tài liệu số;. 3 Giúp người sử dụng công bố các sản phẩm nghiên cứu khoa học một cách rộng rãi, thông tin chính xác trên nền tảng trực tuyến, tạo ra các giá trị thương hiệu cá nhân trong việc chuyển giao nhanh chóng các nhu cầu tham khảo; Từ đó, tạo động lực giúp người sử dụng tiếp tục phát triển và đóng góp cho cộng đồng;.

3 Nâng cao năng lực khai thác, giúp người sử dụng chủ động hơn trong việc thích nghi mọi phương pháp kết hợp học tập, không còn phụ thuộc vào thời gian, không quan, vị trí các kho lưu trữ tài liệu.

Khả năng tiếp tục duy trì, phát triển mở rộng

- Hoạch định chính sách lợi nhuận hóa từ việc tạo lập, quản lý và cung cấp kho tài liệu số nội sinh.