Do vậy, kỹ năng giao tiếp là hành trang hết sức cần thiết để các bạn có thể đi phỏng vấn xin việc và gây ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng, từ đó có một công việc tốt và có mức lương m
Trang 1BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
-o0o -BÀI TIỂU LUẬN
MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾPVÀ THUYẾT TRÌNH
ĐỀ TÀI: Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinhviên trong môi trường công việc.
Sinh viên thực hiện: Nghiêm Linh Yến Mã sinh viên: A38635
SĐT: 0946290402
Hà Nội - 2022
ĐIỂM THI GIÁO VIÊN CHẤM 1GIÁO VIÊN CHẤM 2
TS LÊ HUYỀN TRANGThs NGUYỄN BẢOTUẤN
Trang 2MỤC LỤC
PHEN 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 1
1.1 Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp 1
1.1.1 Khái niệm giao tiếp 1
1.1.2 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 1
1.1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp 1
1.2 Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc 22.2 Kỹ năng phỏng vấn xin việc 5
2.2.1 Cần chuẩn bị trước những gì khi phỏng vấn xin việc?52.2.2 Những điều cần lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc? 6
2.3 Kỹ năng viết Email 7
2.3.1 Định nghĩa và vai trò của Email 7
2.3.2 Một số quy tắc viêt Email 7,8 2.4 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 9
2.4.1 Định nghĩa 9
2.4.2 Một số quy tắc giao tiếp qua điện thoại 9,10 2.5 Kỹ năng thuyết phục 11
Trang 32.5.1 Định nghĩa 11
2.5.2 Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục 11
2.5.3 Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục 12
2.6 Một số kỹ năng khác để hoàn thiện kỹ năng giao tiếp 13,14 2.6.1 Kỹ năng kiểm soát cảm xúc 15
2.6.2 Kỹ năng quản lý thời gian 15
2.6.3 Kỹ năng đàm phân 16
PHEN 3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAOTIẾP 16
3.1 Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếptrong môi trường công việc
Trang 4LỜI MỞ ĐEU
Xã hội của chúng ta đang ngày một phát triển, xu thế hội nhập ngày một gia tăng, sự cạnh tranh cũng trở nên gay gắt Việc giỏi chuyên môn, giỏi lý thuyết và chăm chỉ chỉ là điều kiện cần nhưng để muốn tiến xa hơn trong công việc thì chúng ta cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, thông minh và khéo léo làm điều kiện đủ Vì vậy không phải tự nhiên mà kỹ năng giao tiếp được nâng tầm lên thành “Nghệ Thuật” Ngày nay, việc học và trau dồi kỹ năng giao tiếp đang ngày càng được chú trọng hơn và được đưa và đào tạo, giảng dạy tại các trường đại học Sinh viên là một lực lượng trẻ chuẩn bị bước vào môi trường lao động- môi trường công việc mới Do vậy, kỹ năng giao tiếp là hành trang hết sức cần thiết để các bạn có thể đi phỏng vấn xin việc và gây ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng, từ đó có một công việc tốt và có mức lương mong muốn Bản thân là một sinh viên và nhận thức được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc”.
Trang 5PHEN 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 1.1 Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp
1.1.1 Khái niệm giao tiếp
- Giao tiếp là quá trinh truyền và nhận thông tin giữa các chủ thể giao tiếp thông qua hình thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ Trong quá trình đó, các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp
Hình 1.1.1
1.1.2.Khái niệm kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết một cách nhanh nhạy
những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người (với tư cách là đối tượng giao tiếp đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều khiển quá trình giao tiếp đạt tới một mục đích đã định.
Giao tiếp bằng ngôn ngữ Giao tiếp bằng hình thức phi
Trang 6- Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng tìm được những cơ hội việc làm tốt Họ cũng có khả năng mở rộng các mối quan hệ tốt hơn người không giỏi giao tiếp Để có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn cũng cần biết cách điều chỉnh cảm xúc bản thân.
- Kỹ năng giao tiếp chính là cầu nối, giúp bạn gắn kết các mối
quan hệ trong công việc Giúp bạn tạo ra các mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người khác Bạn sẽ được họ quý mến, tin tưởng hơn Ngược lại, khi không có kỹ năng giao tiếp bạn sẽ dễ nói những câu nói khó nghe, gây mật thiện cảm với đối phương.
- Trong công việc, bất kể bạn đảm nhận vị trí nào đi nữa thì
hàng ngày bạn phải tiếp xúc với rất nhiều người Đó có thể là sếp của bạn, đồng nghiệp, khách hàng hay là đối tác Có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền đạt rõ ràng và chính xác những gì muốn nói đến người nghe Bạn cũng sẽ biết cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp để diễn đạt ý của mình Điều này giúp tạo thiện cảm với người nghe Khi họ có thiện cảm với bạn thì việc ký kết thành công hợp đồng hay đạt được thỏa thuận
về vấn đề gì đó sẽ dễ dàng hơn nhiều
- Có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ đạt được nhiều thành công
trong công việc và cuộc sống dễ dàng hơn Bởi vì bạn sẽ thể hiện được trọn vẹn và dễ hiểu những quan điểm, ý kiến của mình thông qua việc giao tiếp, trò chuyện với người khác Đồng thời bạn cũng tự tạo cho mình một phong cách riêng, khiến bản thân trở nên thu hút hơn Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp bạn hạn chế những hiểu lầm dẫn đến tình huống mâu thuẫn, xung đột không đáng có Hoặc là những gì bạn nói người khác không hiểu được và những gì bạn nói không khớp với suy
nghĩ của bạn
- Giao tiếp tốt giúp bạn nâng cao khả năng truyền thông cũng
như mang đến nhiều thiện cảm và ấn tượng với những người mà bạn có cơ hội gặp gỡ Khi giao tiếp tốt bạn sẽ luôn cảm thấy rất tự tin khi trò chuyện và chia sẻ với người khác Nhất là
trong những tình huống mà lần đầu bạn tiếp xúc với họ
2
Trang 71.2 Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc
1.2.1 Với cấp trên
- Biết chọn lọc ngôn từ sao cho phù hợp khi bàn luận công việc - Chủ động đề xuất công việc, đề xuất kế hoạch cho sếp một cách rõ rang
- Tôn trọng và cư xử với cấp trên một cách đúng mực
- Thấu hiểu và thông cảm cho họ vì họ cũng có áp lực công việc riêng
1.2.2 Với đồng nghiệp
- Dễ dàng hòa nhập, làm quen và gây thiện cảm với đồng nghiệp
- Có thể trao đổi công việc một cách dễ dàng, có hiệu quả - Tạo dựng được các mối quan đồng nghiệp tốt
- Phê bình một cách khéo léo, mang tính chất xây dựng và góp ý chân thành
- Tự kiểm điểm bản thân trước khi suy nghĩ và chỉ trích
những lỗi lầm của người khác
- Đặc biệt trong làm việc nhóm, có thể cùng nhau thảo luận, phân công công việc rõ ràng và không để xảy ra xích mích
PHEN 2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC2.1 Kỹ năng viết CV
2.1.1 Khái niệm CV
- CV là viết tắt của "Curriculum Vitae" CV thường được dịch là sơ yếu lý lịch, nhưng bản chất CV là bản tóm tắt những thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng liên quan tới công việc mà ứng viên muốn ứng tuyển, để lại ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng về ứng viên mà họ đang xét duyệt Về bản chất thì CV không phải là tờ khai lý lịch tự thuật.
2.1.2 Những chuẩn bị khi viết CV
- Trước khi viết CV chúng ta cần phải tìm hiểu kĩ bản tin tuyển dụng của các doanh nghiệp bạn đang quan tâm Điều này giúp bạn tiếp
3
Trang 8nhận được những thông tin về yêu cầu, điều kiện cũng như nhiệm vụ và thông tin về nhà tuyển dụng Hiểu rõ yêu cầu tuyển dụng chính là hiểu rõ những tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp Từ đó bạn biết được mình cần thể hiện kỹ năng nổi bật gì trong CV Không chỉ có vậy, nếu như nhà tuyển dụng của bạn yêu cầu cần các ứng viên kinh nghiệm nhưng bạn thì không có Đó chính là lí do bạn cần thể hiện những kỹ năng đặc biệt lấp đầy khoảng trống kinh nghiệm đó và đây cũng là một cách gián tiếp để thể hiện kinh nghiệm làm việc trong thực tế của mình.
2.1.3 Kỹ năng viết CV
a Thông tin cá nhân
- Bao gồm các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ liên lạc Các thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với ứng viên khi đạt yêu cầu.
- Sử dụng ảnh thẻ rõ ràng, nghiêm túc, nhìn rõ toàn bộ khuôn mặt chính diện
- Sử dụng email nghiêm túc, sử dụng thường xuyên để cho thấy được tính chất nghiêm túc và có trách nhiệm với công việc này
b Mục tiêu nghề nghiệp
- Giới thiệu của ứng viên về những định hướng, mong muốn trên con đường phát triển sự nghiệp của bản thân ứng viên Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên biết lên kế hoạch và có mục tiêu rõ ràng cho sự nghiệp.
- Trong mục này chúng ta nên đề xuất vị trí mong muốn của bản than khi ứng tuyển vào công việc này
-Có thể nêu ra mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn như thành thạo công việc hay muốn thăng tiến đến chức vụ nào đó trong tương lai
- Mục tiêu hướng đến lợi ích công ty
c Trình độ học vấn
4
Trang 9- Tóm tắt ngắn gọn về quá trình học tập của bạn bao gồm thời điểm nhập học, tốt nghiệp, tên trường, chuyên ngành hay một số khoá học nâng cao kỹ năng, đào tạo nghiệp vụ (nếu có).
d Kinh nghiệm làm việc
- Trình bày bản thân từng làm việc tại công ty nào, đảm nhận vị trí nào, trách nhiệm chuyên môn là gì? Mô tả ngắn ngọn về công việc chính, súc tích nhưng đầy đủ Đồng thời, đưa ra thành tựu và kỹ năng hoặc kinh nghiệm đạt được trong quá trình làm việc Đây là phần quan trọng nhất trong một CV xin việc, bởi qua phần này thể hiện rõ được bạn có khả năng như thế nào và phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không.
- Có thể liệt kê theo thứ tự thời gian, công việc làm gần đây nhất nêu trước các công việc trước đó.
- Hãy biết cách chọn lọc các công việc ghi trong CV, nên có liên quan đến vị trí đang ứng tuyển.
e Một số kỹ năng, hoạt động đã đạt được
- Nên liệt kê những kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đã được học tập trên nhà trường, rèn luyện trong công việc và những kỹ năng mềm khác Bạn nên chọn lọc những kỹ năng có ảnh hưởng tới vị trí công việc đang ứng tuyển
-Nêu ra các hoạt động ngoại khoá mà bạn có tham gia, bởi nó thể hiện sự năng động và tiềm năng của bạn đối với công việc nhưng cũng không nên nêu quá chi tiết ở mục này
- Ảnh CV phải thấy rõ khuôn mặt của bạn trực diện, trang phục lịch sự.
5
Trang 102.2 Kỹ năng phỏng vấn xin việc
2.2.1 Cần chuẩn bị trước những gì khi phỏng vấn xin việc?
a Trang phục
- Một trong những kỹ năng phỏng vấn xin việc vừa quan trọng và cũng vừa là cơ bản nhất chính là trang phục Trang phục nghiêm túc chứng tỏ bạn hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp và tôn trọng nhà tuyển dụng Dù cho bạn có là người yêu thích sự thoải mái và tiện lợi thì cũng đừng nên diện quần jeans hay áo phông để tham dự một buổi phỏng vấn xin việc Ấn tượng đầu tiên không phải là tất cả nhưng sẽ quyết định thiện cảm của người phỏng vấn đối với bạn.
6
Trang 11Nếu không lưu tâm đến vấn đề trang phục, trong mắt nhà tuyển dụng bạn sẽ là một người xuề xòa và dễ dãi Và không một công ty nào lại muốn thu nhận một nhân viên tương lai xuề xòa và dễ dãi như vậy cả.
b Ngôn ngữ cơ thể
- Ngôn ngữ cơ thể là kỹ năng giao tiếp quan trọng quyết định yếu tố thành bại của bạn trong cuộc phỏng vấn không kém ngôn ngữ nói Chỉ một hành động nhỏ mà bạn vô tình thể hiện cũng có thể minh chứng cho một thái độ tiêu cực đối với nhà tuyển dụng Hãy chú ý đến những cử chỉ tưởng chừng như vô cùng nhỏ nhặt trong lúc trả lời phỏng vấn Hãy ngồi thẳng lưng và vai, không ngọ nguậy liên tục trên ghế và không nhìn đồng hồ nhiều lần để tạo ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng Đọc thêm về nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ
c Thái độ tự tin và thẳng thắn
- Để thể hiện thái độ tự tin và thẳng thắn, hãy luôn luôn nhìn thẳng vào mắt nhà tuyển dụng trong lúc phỏng vấn Khi trao đổi với họ, đừng úp mở hoặc ấp úng mà hãy trình bày vấn đề của mình một cách mạch lạc và rõ ràng hết sức có thể
d Đúng giờ
Hình 2.2.1d
7
Trang 12-Bạn nên đến trước giờ hẹn ít nhất 15 phút Khi bạn đến đúng giờ, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao tác phong nghiêm túc của bạn Bên cạnh đó, khoảng thời gian chờ sẽ giúp bạn trấn tĩnh, tập trung tư tưởng để xem lại hồ sơ và những ghi chú bạn đã chuẩn bị cho buổi phỏng vấn.
e Trung thực
- Bạn tuyệt đối đừng nói dối về bất cứ điều gì trong hồ sơ hay
trong buổi phỏng vấn xin việc Với sự phát triển của Internet và các
mối quan hệ xã hội, việc kiểm tra lại những thông tin bạn cung cấp trở nên dễ dàng đối với nhà tuyển dụng hơn bao giờ hết
f Biết cách đặt câu hỏi
Một kỹ năng mềm trả lời phỏng vấn xin việc rất quan trọng mà không phải người xin việc cũng biết đó là biết cách đặt câu hỏi ngược lại Việc thỉnh thoảng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng khiến buổi phỏng vấn trở nên nhẹ nhàng hơn, giống như một buổi nói chuyện thân mật chứ không phải là một bài kiểm tra căng thẳng và áp lực Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng sẽ hài lòng khi biết mức độ quan tâm của bạn đối với công việc trong tương lai là rất cao Đọc thêm: Cách đặt câu hỏi thông minh Hãy đặt những câu hỏi thông minh để chứng tỏ năng lực của bạn, đồng thời thể hiện sự hiểu biết rõ về công ty
2.2.2 Những điều cần lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc?
- Đến sớm trước 15 phút.
- Ngoại hình trang nhã, trang phục lịch sự, đầu tóc gọn gàng, trang điểm vừa phải
- Luôn mỉm cười, mặt luôn tươi, thể hiện nét rạng ngời.
- Tự tin đối diện, nhìn thẳng vào nhà tuyển dụng, như vậy họ mới tin tưởng ở bạn.
- Chỉ nên hỏi những câu cần hỏi, liên quan đến công ty, công việc - Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà tuyển dụng.
- Xin phép ghi vào sổ tay những điều mà nhà tuyển dụng căn dặn - Lắng nghe chăm chú, kỹ càng những điều nhà tuyển dụng đang nói.
8
Trang 14c Tránh những lời chào quá thân mật
- Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo “văn nói” tại nơi làm việc như thế các nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng, đối tác sẽ cảm thấy bạn thiếu tôn trọng với họ Hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng và trang nghiêm trong Email công việc
d Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ
- Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá "cảm xúc" và đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết.
- Ngoài ra, những "thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi
e Để ý đến khác biệt văn hóa
- Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.
f Lưu ý cách trình bày email
-Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.
10
Trang 15g.Đọc lại email trước khi gửi
- Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần Email trước khi nhấn nút “Send”.
2.4 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
2.4.1 Định nghĩa
- Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình
thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ bạn có thể ngồi ở một nơi nhưng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ đối tượng nào bạn muốn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp Nhưng chính không cần gặp mặt trực tiếp nên việc giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng để làm thế nào đường dây bên kia biết được thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện đó?
2.4.2 Một số quy tắc giao tiếp qua điện thoại
a Khi bạn là người gọi
- Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi: Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn chào họ và xưng danh tính rõ ràng (Tên, địa vị hoặc tên công ty đại diện) để người nghe nắm được thông tin của bạn Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.
- Cân nhấc giờ và thời điểm gọi: Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ làm việc, vì thời điểm này thông thường mọi người đang phải lo giải quyết công việc, không có nhiều thời gian rãnh để tiếp bạn.
11