bài tiểu luận môn kỹ năng giao tiếp và thuyết trình đề tài hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc

Do vậy, kỹ năng giao tiếp là hành trang hết sức cần thiết để các bạn có thể đi phỏng vấn xin việc và gây ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng, từ đó có một công việc tốt và có mức lương m

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

BÀI TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP

-o0o -VÀ THUYẾT TRÌNH

ĐỀ TÀI: Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc.

Sinh viên thực hiện: Nghiêm Linh Yến

Mã sinh viên: A38635

SĐT: 0946290402

Hà Nội - 2022

ĐIỂM THI GIÁO VIÊN CHẤM 1 GIÁO VIÊN CHẤM 2

TS LÊ HUYỀN TRANG Ths NGUYỄN BẢO

TUẤN

MỤC LỤC

PHEN 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 1

1.1 Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp 1

1.1.1 Khái niệm giao tiếp 1

1.1.2 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 1

1.1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp 1

1.2 Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc 2 1.2.1 Với cấp trên 2

1.2.2 Với đồng nghiệp 2

PHEN 2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC 2

2.1 Kỹ năng viết CV 2

2.1.1 Khái niệm CV 2

2.1.2 Những chuẩn bị khi viết CV 2

2.1.3 Kỹ năng viết CV 3,4 2.2 Kỹ năng phỏng vấn xin việc 5

2.2.1 Cần chuẩn bị trước những gì khi phỏng vấn xin việc?5 2.2.2 Những điều cần lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc? 6

2.3 Kỹ năng viết Email 7

2.3.1 Định nghĩa và vai trò của Email 7

2.3.2 Một số quy tắc viêt Email 7,8 2.4 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 9

2.4.1 Định nghĩa 9

2.4.2 Một số quy tắc giao tiếp qua điện thoại 9,10 2.5 Kỹ năng thuyết phục 11

2.5.1 Định nghĩa 11

2.5.2 Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục 11

2.5.3 Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục 12

2.6 Một số kỹ năng khác để hoàn thiện kỹ năng giao tiếp 13,14 2.6.1 Kỹ năng kiểm soát cảm xúc 15

2.6.2 Kỹ năng quản lý thời gian 15

2.6.3 Kỹ năng đàm phân 16

PHEN 3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP 16

3.1 Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc 3.1.1 Tôn trọng 16

3.1.2 Bình đẳng 17

3.1.3 Phù hợp hoàn cảnh 17

3.1.4 Tin cậy 17

3.1.5 Uy tín 17

3.2 Ứng dụng nguyên tắc, mô hình giao tiếp 18

3.2.1 Nguyên tắc 5C 19

LỜI MỞ ĐEU

Xã hội của chúng ta đang ngày một phát triển, xu thế hội nhậpngày một gia tăng, sự cạnh tranh cũng trở nên gay gắt Việc giỏichuyên môn, giỏi lý thuyết và chăm chỉ chỉ là điều kiện cần nhưng đểmuốn tiến xa hơn trong công việc thì chúng ta cần phải có kỹ nănggiao tiếp tốt, thông minh và khéo léo làm điều kiện đủ Vì vậy khôngphải tự nhiên mà kỹ năng giao tiếp được nâng tầm lên thành “NghệThuật” Ngày nay, việc học và trau dồi kỹ năng giao tiếp đang ngàycàng được chú trọng hơn và được đưa và đào tạo, giảng dạy tại cáctrường đại học Sinh viên là một lực lượng trẻ chuẩn bị bước vào môitrường lao động- môi trường công việc mới Do vậy, kỹ năng giaotiếp là hành trang hết sức cần thiết để các bạn có thể đi phỏng vấnxin việc và gây ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng, từ đó có mộtcông việc tốt và có mức lương mong muốn Bản thân là một sinhviên và nhận thức được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, tôi lựachọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viêntrong môi trường công việc”

PHEN 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP

1.1 Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp

1.1.1 Khái niệm giao tiếp

- Giao tiếp là quá trinh truyền và nhận thông tin giữa các chủ thểgiao tiếp thông qua hình thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ Trong quátrình đó, các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc vớinhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp

Hình 1.1.1

1.1.2 Khái niệm kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết một cách nhanh nhạy

những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trongcủa con người (với tư cách là đối tượng giao tiếp đồng thời biết sửdụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng

để điều khiển quá trình giao tiếp đạt tới một mục đích đã định.Giao tiếp bằng ngôn ngữ Giao tiếp bằng hình thức phi

- Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng tìm được những cơhội việc làm tốt Họ cũng có khả năng mở rộng các mối quan

hệ tốt hơn người không giỏi giao tiếp Để có kỹ năng giao tiếptốt, bạn cũng cần biết cách điều chỉnh cảm xúc bản thân

- Kỹ năng giao tiếp chính là cầu nối, giúp bạn gắn kết các mối

quan hệ trong công việc Giúp bạn tạo ra các mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người khác Bạn sẽ được họ quý mến, tin tưởng hơn Ngược lại, khi không có kỹ năng giao tiếp bạn sẽ dễ nói những câu nói khó nghe, gây mật thiện cảm với đối phương

- Trong công việc, bất kể bạn đảm nhận vị trí nào đi nữa thì

hàng ngày bạn phải tiếp xúc với rất nhiều người Đó có thể là sếp của bạn, đồng nghiệp, khách hàng hay là đối tác Có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền đạt rõ ràng và chính xác những gì muốn nói đến người nghe Bạn cũng sẽ biết cách

sử dụng ngôn ngữ phù hợp để diễn đạt ý của mình Điều này giúp tạo thiện cảm với người nghe Khi họ có thiện cảm với bạnthì việc ký kết thành công hợp đồng hay đạt được thỏa thuận

về vấn đề gì đó sẽ dễ dàng hơn nhiều

- Có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ đạt được nhiều thành công

trong công việc và cuộc sống dễ dàng hơn Bởi vì bạn sẽ thể hiện được trọn vẹn và dễ hiểu những quan điểm, ý kiến của mình thông qua việc giao tiếp, trò chuyện với người khác Đồngthời bạn cũng tự tạo cho mình một phong cách riêng, khiến bảnthân trở nên thu hút hơn Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp bạn hạn chế những hiểu lầm dẫn đến tình huống mâu thuẫn, xung đột không đáng có Hoặc là những gì bạn nói ngườikhác không hiểu được và những gì bạn nói không khớp với suy

nghĩ của bạn

- Giao tiếp tốt giúp bạn nâng cao khả năng truyền thông cũng

như mang đến nhiều thiện cảm và ấn tượng với những người

mà bạn có cơ hội gặp gỡ Khi giao tiếp tốt bạn sẽ luôn cảm thấy rất tự tin khi trò chuyện và chia sẻ với người khác Nhất là

trong những tình huống mà lần đầu bạn tiếp xúc với họ

2

1.2 Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc

1.2.1 Với cấp trên

- Biết chọn lọc ngôn từ sao cho phù hợp khi bàn luận công việc

- Chủ động đề xuất công việc, đề xuất kế hoạch cho sếp một cách rõrang

- Tôn trọng và cư xử với cấp trên một cách đúng mực

- Thấu hiểu và thông cảm cho họ vì họ cũng có áp lực công việc riêng

1.2.2 Với đồng nghiệp

- Dễ dàng hòa nhập, làm quen và gây thiện cảm với đồng nghiệp

- Có thể trao đổi công việc một cách dễ dàng, có hiệu quả

- Tạo dựng được các mối quan đồng nghiệp tốt

- Phê bình một cách khéo léo, mang tính chất xây dựng và góp ýchân thành

- Tự kiểm điểm bản thân trước khi suy nghĩ và chỉ trích

những lỗi lầm của người khác

- Đặc biệt trong làm việc nhóm, có thể cùng nhau thảo luận, phâncông công việc rõ ràng và không để xảy ra xích mích

PHEN 2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC 2.1 Kỹ năng viết CV

2.1.1 Khái niệm CV

- CV là viết tắt của "Curriculum Vitae" CV thường được dịch là sơ yếu

lý lịch, nhưng bản chất CV là bản tóm tắt những thông tin về trình độhọc vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng liên quan tới công việc

mà ứng viên muốn ứng tuyển, để lại ấn tượng ban đầu cho nhà tuyểndụng về ứng viên mà họ đang xét duyệt Về bản chất thì CV khôngphải là tờ khai lý lịch tự thuật

2.1.2 Những chuẩn bị khi viết CV

- Trước khi viết CV chúng ta cần phải tìm hiểu kĩ bản tin tuyển dụngcủa các doanh nghiệp bạn đang quan tâm Điều này giúp bạn tiếp

3

nhận được những thông tin về yêu cầu, điều kiện cũng như nhiệm vụ

và thông tin về nhà tuyển dụng Hiểu rõ yêu cầu tuyển dụng chính làhiểu rõ những tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp Từ đó bạn biếtđược mình cần thể hiện kỹ năng nổi bật gì trong CV Không chỉ cóvậy, nếu như nhà tuyển dụng của bạn yêu cầu cần các ứng viên kinhnghiệm nhưng bạn thì không có Đó chính là lí do bạn cần thể hiệnnhững kỹ năng đặc biệt lấp đầy khoảng trống kinh nghiệm đó và đâycũng là một cách gián tiếp để thể hiện kinh nghiệm làm việc trongthực tế của mình

2.1.3 Kỹ năng viết CV

a Thông tin cá nhân

- Bao gồm các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại,địa chỉ liên lạc Các thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàngliên hệ với ứng viên khi đạt yêu cầu

- Sử dụng ảnh thẻ rõ ràng, nghiêm túc, nhìn rõ toàn bộ khuôn mặtchính diện

- Sử dụng email nghiêm túc, sử dụng thường xuyên để cho thấy đượctính chất nghiêm túc và có trách nhiệm với công việc này

b Mục tiêu nghề nghiệp

- Giới thiệu của ứng viên về những định hướng, mong muốn trên conđường phát triển sự nghiệp của bản thân ứng viên Nhà tuyển dụngthường đánh giá cao những ứng viên biết lên kế hoạch và có mụctiêu rõ ràng cho sự nghiệp

- Trong mục này chúng ta nên đề xuất vị trí mong muốn của bảnthan khi ứng tuyển vào công việc này

-Có thể nêu ra mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn như thành thạo công việc hay muốn thăng tiến đến chức vụ nào đó trong tương lai

- Mục tiêu hướng đến lợi ích công ty

c Trình độ học vấn

4

- Tóm tắt ngắn gọn về quá trình học tập của bạn bao gồm thờiđiểm nhập học, tốt nghiệp, tên trường, chuyên ngành hay một sốkhoá học nâng cao kỹ năng, đào tạo nghiệp vụ (nếu có).

d Kinh nghiệm làm việc

- Trình bày bản thân từng làm việc tại công ty nào, đảm nhận vị trínào, trách nhiệm chuyên môn là gì? Mô tả ngắn ngọn về công việcchính, súc tích nhưng đầy đủ Đồng thời, đưa ra thành tựu và kỹnăng hoặc kinh nghiệm đạt được trong quá trình làm việc Đây làphần quan trọng nhất trong một CV xin việc, bởi qua phần này thểhiện rõ được bạn có khả năng như thế nào và phù hợp với vị tríứng tuyển hay không

- Có thể liệt kê theo thứ tự thời gian, công việc làm gần đây nhấtnêu trước các công việc trước đó

- Hãy biết cách chọn lọc các công việc ghi trong CV, nên có liênquan đến vị trí đang ứng tuyển

e Một số kỹ năng, hoạt động đã đạt được

- Nên liệt kê những kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đã được học tậptrên nhà trường, rèn luyện trong công việc và những kỹ năng mềmkhác Bạn nên chọn lọc những kỹ năng có ảnh hưởng tới vị trí côngviệc đang ứng tuyển

-Nêu ra các hoạt động ngoại khoá mà bạn có tham gia, bởi nó thểhiện sự năng động và tiềm năng của bạn đối với công việc nhưngcũng không nên nêu quá chi tiết ở mục này

f Một số lưu ý để có một CV chuẩn, chuyên nghiệp

- Dùng email nghiêm túc, có họtên của bản than để thể hiện sựchuyên nghiệp

- Ảnh CV phải thấy rõ khuôn mặtcủa bạn trực diện, trang phục lịchsự

5

- CV nên ngắn gọn, súc tích, trìnhbày gọn gàng, sạch sẽ, cấu trúc rõràng.

- Định dạng CV như một văn bản

có tính học thuật, font chữ và cỡchữ dễ nhìn

- Bôi đậm những phần quan trọng,những điểm nhấn đặc biệt để gây

sự chú ý cho người đọc CV

Hình 2.1.3f

2.2 Kỹ năng phỏng vấn xin việc

2.2.1 Cần chuẩn bị trước những gì khi phỏng vấn xin việc?

a Trang phục

- Một trong những kỹ năng phỏng vấn xin việc vừa quan trọng vàcũng vừa là cơ bản nhất chính là trang phục Trang phục nghiêm túcchứng tỏ bạn hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp và tôn trọng nhàtuyển dụng Dù cho bạn có là người yêu thích sự thoải mái và tiện lợithì cũng đừng nên diện quần jeans hay áo phông để tham dự mộtbuổi phỏng vấn xin việc Ấn tượng đầu tiên không phải là tất cảnhưng sẽ quyết định thiện cảm của người phỏng vấn đối với bạn

6

Nếu không lưu tâm đến vấn đề trang phục, trong mắt nhà tuyểndụng bạn sẽ là một người xuề xòa và dễ dãi Và không một công tynào lại muốn thu nhận một nhân viên tương lai xuề xòa và dễ dãinhư vậy cả.

b Ngôn ngữ cơ thể

- Ngôn ngữ cơ thể là kỹ năng giao tiếp quan trọng quyết định yếu

tố thành bại của bạn trong cuộc phỏng vấn không kém ngôn ngữnói Chỉ một hành động nhỏ mà bạn vô tình thể hiện cũng có thểminh chứng cho một thái độ tiêu cực đối với nhà tuyển dụng Hãychú ý đến những cử chỉ tưởng chừng như vô cùng nhỏ nhặt tronglúc trả lời phỏng vấn Hãy ngồi thẳng lưng và vai, không ngọnguậy liên tục trên ghế và không nhìn đồng hồ nhiều lần để tạo

ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng Đọc thêm về nghệ thuậtgiao tiếp phi ngôn ngữ

c Thái độ tự tin và thẳng thắn

- Để thể hiện thái độ tự tin và thẳng thắn, hãy luôn luôn nhìn thẳngvào mắt nhà tuyển dụng trong lúc phỏng vấn Khi trao đổi với họ,đừng úp mở hoặc ấp úng mà hãy trình bày vấn đề của mình mộtcách mạch lạc và rõ ràng hết sức có thể

d Đúng giờ

Hình 2.2.1d

7

-Bạn nên đến trước giờ hẹn ít nhất 15 phút Khi bạn đến đúng giờ,nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao tác phong nghiêm túc của bạn Bêncạnh đó, khoảng thời gian chờ sẽ giúp bạn trấn tĩnh, tập trung tưtưởng để xem lại hồ sơ và những ghi chú bạn đã chuẩn bị cho buổiphỏng vấn.

e Trung thực

- Bạn tuyệt đối đừng nói dối về bất cứ điều gì trong hồ sơ hay

trong buổi phỏng vấn xin việc Với sự phát triển của Internet và các

mối quan hệ xã hội, việc kiểm tra lại những thông tin bạn cung cấptrở nên dễ dàng đối với nhà tuyển dụng hơn bao giờ hết

f Biết cách đặt câu hỏi

Một kỹ năng mềm trả lời phỏng vấn xin việc rất quan trọng màkhông phải người xin việc cũng biết đó là biết cách đặt câu hỏi ngượclại Việc thỉnh thoảng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng khiến buổiphỏng vấn trở nên nhẹ nhàng hơn, giống như một buổi nói chuyệnthân mật chứ không phải là một bài kiểm tra căng thẳng và áp lực.Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng sẽ hài lòng khi biết mức độ quan tâmcủa bạn đối với công việc trong tương lai là rất cao Đọc thêm: Cáchđặt câu hỏi thông minh Hãy đặt những câu hỏi thông minh để chứng

tỏ năng lực của bạn, đồng thời thể hiện sự hiểu biết rõ về công ty

2.2.2 Những điều cần lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc?

- Đến sớm trước 15 phút

- Ngoại hình trang nhã, trang phục lịch sự, đầu tóc gọn gàng, trangđiểm vừa phải

- Luôn mỉm cười, mặt luôn tươi, thể hiện nét rạng ngời

- Tự tin đối diện, nhìn thẳng vào nhà tuyển dụng, như vậy họ mới tintưởng ở bạn

- Chỉ nên hỏi những câu cần hỏi, liên quan đến công ty, công việc

- Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà tuyển dụng

- Xin phép ghi vào sổ tay những điều mà nhà tuyển dụng căn dặn

- Lắng nghe chăm chú, kỹ càng những điều nhà tuyển dụng đangnói

8

c Tránh những lời chào quá thân mật

- Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chàoquá thân mật theo “văn nói” tại nơi làm việc như thế các nhà tuyểndụng, cấp trên hay khách hàng, đối tác sẽ cảm thấy bạn thiếu tôntrọng với họ Hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng và trangnghiêm trong Email công việc

d Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ

- Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câuviết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá "cảm xúc" và đôi khi tạocảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc Bạn chỉ nên sửdụng dấu chấm than khi thật cần thiết

- Ngoài ra, những "thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làmngười nhận hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi

e Để ý đến khác biệt văn hóa

- Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền vănhóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những bấtđồng trong giao tiếp Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối vớinhững nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh thì mọi người luônmuốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn Khi traođổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cốgắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèmviệc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe Ngược lại, đối vớicác nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh bạn có thể đi thẳng vàovấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt

f Lưu ý cách trình bày email

-Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàntay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình Với những email có nộidung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kínhgửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm nhữngphần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bàytrong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính Ngoài ra,bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cáchdòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”

10