bài tiểu luận môn kỹ năng giao tiếp và thuyết trình đề tài hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc

Ứng dụng nguyên tắc, mô hình giao tiếp...26DANH MỤC VIẾT TẮTKý hiệu viết tắtTên đầy đủBCC Blind Carbon Copy – chế độ được dung để gửi email chonhiều người nhận cùng lúcIELTS Internationa

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

o0o BÀI TIỂU LUẬN

MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THUYẾT TRÌNH

ĐỀ TÀI: Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc.

Giảng viên: Ths: Nguyễn Bảo Tuấn

Sinh viên thực hiện: Tống Thị ThảoA40900 Đặng Thị ChangA40079

HÀ NỘI – 2022

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

o0o BÀI TIỂU LUẬN

MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THUYẾT TRÌNH

ĐỀ TÀI: : Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc.

SINH VIÊN THỰC HIỆN:

Tống Thị ThảoA40900 - 0332289026Đặng Thị ChangA40079 - 0394015990

TS LÊ HUYỀN TRANGThs NGUYỄN BẢO TUẤN

HÀ NỘI – 2022

MỤC LỤC

PHNN 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 1

1.1 Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp 1

1.1.1 Giao tiếp 1

1.1.2 Kỹ năng giao tiếp 6

1.2 Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc 8

1.2.1 Mối quan hệ với cấp trên 8

1.2.2 Mối quan hệ với cấp dưới 9

1.2.3 Mối quan hệ với đồng nghiệp 10

PHNN 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC 11

2.1 Kỹ năng viết CV 11

2.1.1 CV là gì? 11

2.1.2 Tại sao cần phải viết CV? 11

2.1.3 CV bao gồm những gì? 11

2.1.4 Một số lưu ý khi viết CV 12

2.2 Kỹ năng phỏng vấn xin việc 13

2.2.1 Phỏng vấn xin việc là gì? 13

2.2.2 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc 13

2.2.3 Kỹ năng cơ bản cần có khi phỏng vấn xin việc 14

2.3 Kỹ năng viết Email 14

2.3.1 Email là gì? 14

2.3.2 Địa chỉ email là gì? Dùng để làm gì? 15

2.3.3 Cấu trúc của một địa chỉ email 15

2.3.4 Những nội dung chính trong email 15

2.3.5 Kỹ năng cần có để viết một email chuyên nghiệp 15

2.4 Kỹ năng gọi điện thoại 18

2.4.1 Lý thuyết chung về giao tiếp qua điện thoại 18

2.4.2 Để giao tiếp qua điện thoại đạt hiệu quả thì người thực hiện cuộc gọi và nhận cuộc gọi phải làm gì? 19

2.4.3 Cách thức rèn luyện kĩ năng giao tiếp qua điện thoại 20

2.4.4 Các chú ý để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả 20

2.5 Kỹ năng thuyết phục 21

2.5.1 Kỹ năng thuyết phục là gì? 21

2.5.2 Tại sao kỹ năng thuyết phục lại quan trọng? 21

2.5.3 Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục là gì? 23

2.6 Các kỹ năng khác 24

2.6.1 Kỹ năng lắng nghe 24

2.6.2 Kỹ năng từ chối 25

2.6.3 Kỹ năng làm chủ bản thân, cảm xúc 25

PHNN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP 25

3.1 Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc 25

3.2 Ứng dụng nguyên tắc, mô hình giao tiếp 26

DANH MỤC VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắtTên đầy đủ

BCC Blind Carbon Copy – chế độ được dung để gửi email cho

nhiều người nhận cùng lúc

IELTS International English Language Testing System – Hệ

thống Kiểm tra Anh ngữ Quốc tế

TOEIC Test of English for International Communication – Bài

kiểm tra Tiếng Anh giao tiếp Quốc tế

LỜI MỞ ĐNU

Giao tiếp là một phương thức tồn tại cơ bản của con người, do đó, những nghiên cứu về giao tiếp rất đa dạng và phong phú, bao trùm một phạm vi tương đối rộng, tù lý luận đến những nghiên cứu thực nghiệm, xuất phát từ nhiều quan điểm, quan niệm khác nhau Trong cuộc sống hằng ngày luôn tồn tại các mối quan hệ giao tiếp, vì mỗi con người là tổng thể các mối quan hệ xã hội Người xưa có câu:

“ Lời nói chẳng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”

Văn hóa ứng xử là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với cuộc sống của chúng ta Trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội chúng ta đều phải giao tiếp, ứng xử với nhau Để tạo nên một mối quan hệ tốt chúng ta cần phải có cách giao tiếp và ứng xử tốt Ngày nay, với thông điệp “ toàn cầu hóa” càng khẳng định hơn nữa vai trò của giao tiếp

Trong môi trường công việc bao gồm tổng hòa nhiều mối quan hệ khác nhau giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, hay còn là mối quan hệ với những người ngoài công sở như công dân hay doanh nghiệp nào đó Việc điều hòa các mối quan hệ này sao cho hợp lý là một việc vô cùng cần thiết Tuy nhiên, hiện nay việc ứng xử, giao tiếp trong môi trường công việc dường như đang bị lơ là và xem nhẹ Vì vậy để giao tiếp và điều hòa tốt mối quan hệ đó là cả một nghệ thuật và sự cố gắng của mỗi người trong công việc Chính vì vậy, nhóm tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện kỹ nănggiao tiếp cho sinh viên trong môi trường công việc” làm bài tiểu luận kết thúc môn

Kỹ năng giao tiếp thuyết trình nhằm nắm vững hơn lý luận và hiểu rõ thực tiễn hơn.

PHNN 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 1.1 Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp

1.1.1 Giao tiếp

a Khái niệm về giao tiếp - Giao tiếp là gì?

+ Giao tiếp là một phương thức tồn tại cơ bản của con người, do đó những nghiên cứu về giao tiếp rất đa dạng và phong phú, bao trùm một phạm vi tương đối rộng, từ lý luận đến những nghiên cứu thực nghiệm, xuất phát từ nhiều quan điểm, quan niệm khác nhau.

+ Giao tiếp là một quá trình chia sẻ các ý tưởng, thông tin, cảm xúc nhằm xác lập và vận hành mối quan hệ giữa con người với con người vì những mục đích khác nhau trong xã hội

+ Dưới quan điểm của các nhà tâm lý học hoạt động thì giao tiếp là một quá trình thiết lập và thực thi mối quan hệ giữa người và người và trong quá trình đó thì con người sáng tạo lẫn nhau:

“Giao tiếp là quá trình, qua đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta”

- Martin P Andelem (1950)

“Giao tiếp là sự trao đổi với nhau tư duy và ý tưởng bằng lời nói của con người”

- John B Hoben (1954) - Quá trình giao tiếp:

+ Giao tiếp là quá trình phát và nhận thông tin theo HAI CHIỀU, không có sự phân cực giữa một bên là người phát thông tin và một bên là người nhận thông tin + Đích đến cuối cùng của quá trình giao tiếp chính là việc: người nhận có thể hiểu chính xác thông điệp bạn muốn gửi gắm Quá trình này gồm tổng cộng 6 bước:

1 Người gửi tạo thông điệp 2 Mã hóa thông điệp

3 Xác định phương tiện truyền tải 4 Giải mã thông điệp

5 Mục đích nuốn phản hồi 6 Người gửi hồi đáp

b Đặc trưng cơ bản của giao tiếp: - Mang tính nhận thức:

Cá nhân ý thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp, phương tiện giao tiếp; ngoài ra còn có thể hiểu đặc trưng được của giao tiếp là khả

1

năng nhận thức và hiểu biết lẫn nhau của các chủ thể giao tiếp, nhờ đó tâm lý, ý thức con người không ngừng được phát triển Nếu không giao tiếp với những người xung quanh, đứa trẻ không nhận thức được.

- Trao đổi thông tin:

Dù với bất kì mục đích nào, trong quá trình giao tiếp cũng xảy ra sự trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, thế giới quan, nhân sinh quan Nhớ đặc trưng này mà mỗi cá nhân tự hoàn thiện mình theo những yêu cầu, đòi hỏi của xã hội, của nghề nghiệp, của vị trí xã hội mà họ chiếm giữ Cũng nhờ đặc trưng này, những phẩm chất tâm lý, hành vi ứng xử, thái độ biểu hiện của con người được này sinh và phát triển theo các mẫu hình “nhân cách" mà mỗi cá nhãn mong muốn trở thành.

- Giao tiếp là một quan hệ xã hội, mang tính chất xã hội:

Quan hệ xã hội chỉ được thực hiện thông qua giao tiếp người - người Con người vừa là thành viên tích cực của các mối quan hệ xã hội vừa hoạt động tích cực cho sự tồn tại và phát triển của chính các quan hệ xã hội đó

- Giao tiếp giữa các cá nhân mang tính chất lịch sử phát triển xã hội:

Giao tiếp bao giờ cũng được cá nhân thực hiện với nội dung cụ thể, trong khung cảnh không gian và thời gian nhất định

- Sự kế thừa chọn lọc:

Giao tiếp bản thân nó chứa đựng sự kế thừa, sự chọn lọc, tiếp tục sáng tạo những giá trị tinh thần, vật chất thông qua các phương tiện giao tiếp nhằm lưu giữ, gìn giữ những dấu ấn về tư tưởng, tình cảm, vốn sống kinh nghiệm của con người Giao tiếp được phát triển liên tục không ngừng đối với cá nhân, nhóm xã hội, dân tộc, cộng đồng tạo thành nền văn hoá, văn minh của các thời đại.

- Tính chủ thể trong quá trình giao tiếp:

Quá trình giao tiếp được thực hiện bởi các cá nhân cụ thể: một người hoặc nhiều người Các cá nhân trong giao tiếp là các cặp chủ thể - đối tượng luôn đổi chỗ cho nhau, củng chịu sự chi phối và tác động lẫn nhau tạo thành “các chủ thể giao tiếp" Mức độ ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chủ thể giao tiếp và hiệu quả giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào các đặc điểm cá nhân của chủ thể như vị trí xã hội, vai trò xã hội, tính cách, uy tín, giới tính, tuổi tác cũng như các mối quan hệ và tương quan giữa họ.

c Phân loại giao tiếp:

Có nhiều cách phân loại giao tiếp theo những căn cứ khác nhau:

1 Dựa vào nội dung tâm lý của giao tiếp, người ta phân ra:

- Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới - Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị - Giao tiếp nhằm động viên, kích thích hành động.

2 Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp, người ta chia ra:

2

- Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2 – 3 người với nhau).

- Giao tiếp xã hội: là giao tiếp giữa một người với một nhóm người (như lớp học, hội nghị…)

- Giao tiếp nhóm: đây là loại hình giao tiếp đặc trưng cho một tập thể nhỏ liên kết với nhau bởi hoạt động chung và nó phục vụ cho hoạt động này.

3 Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra làm 2 loại:

- Giao tiếp trực tiếp: là loại hình giao tiếp thông dụng nhất trong mọi hoạt động của con người, trong đó các đối tượng của giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau và thường dùng ngôn ngữ nói và biểu cảm để truyền cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của mình.

- Giao tiếp gián tiếp: là hình thức thông qua một phương tiện trung gian khác như thư từ, sách báo, điện thoại…

4 Dựa vào hình thức của giao tiếp, chúng ta có:

- Giao tiếp chính thức là loại giao tiếp diễn ra khi cá nhân cùng thực hiện một nhiệm vụ chung theo quy định như: làm việc ở cơ quan, trường học… Giao tiếp chính thức là giao tiếp giữa hai người hay một số người đang thực hiện một chức trách nhất định Vì vậy còn gọi là giao tiếp chức trách Phương tiện, cách thức của loại giao tiếp này thường tuân theo những quy ước nhất định, có khi được quy định hẳn hoi, thậm chí được thể chế hóa.

- Giao tiếp không chính thức là giao tiếp giữa những người đã có quen biết, không chú ý đến thể thức mà chủ yếu sử dụng ý riêng của những người tham gia giao tiếp Đây còn gọi là giao tiếp ý Nói cụ thể hơn, hai người nói chuyện thân mật với nhau, khi họ đã hiểu ý đồ của nhau, biết mục đích, động cơ của nhau Đó là những câu chuyện riêng tư Họ không chỉ thông báo cho nhau một thông tin gì đó, mà muốn cùng nhau chia sẻ thái độ, lập trường đối với thông tin đó Mục đích của giao tiếp loại này là để đồng cảm, chia ngọt sẻ bùi với nhau.

5 Dựa vào thế tâm lý giữa hai bên trong giao tiếp, chúng ta có thể chia giao tiếp

ra thành 3 kiểu: Giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ở thế cânbằng.

Thế tâm lý tức là vị thế tâm lý giữa hai người trong quan hệ giao tiếp, nó nói lên ai mạnh hơn ai về mặt tâm lý Thế tâm lý của một người đối với một người khác chi phối những hành vi trong giao tiếp của họ Chẳng hạn, khi chúng ta giao tiếp với bạn bè trong lớp (là ở thế cân bằng) sẽ có những hành vi, cử chỉ, tư thế khác so với khi chúng ta giao tiếp với một người giám đốc trong cuộc phỏng vấn xin việc làm (khi mà chúng ta ở thế yếu).

6 Căn cứ vào phương tiện giao tiếp ta có ba loại: giao tiếp vật chất, giao tiếp ngônngữ và giao tiếp tín hiệu.

3

Giao tiếp vật chất diễn ra khi người ta giao tiếp với nhau bằng hành động với vật thể Giao tiếp vật chất bắt đầu có ở trẻ cuối một tuổi, đầy hai tuổi, khi trẻ cùng chơi với đồ chơi hay một vật thể nào đó với người lớn Các hành động thực hiện ở trẻ em thuộc lứa tuổi đó có chức năng vận động biểu cảm, như để tỏ ý muốn với lấy đồ vật hay bò về phía đồ chơi v.v…

Giao tiếp ngôn ngữ xuất hiện như là một dạng hoạt động xác lập và vận hành quan hệ người – người bằng các tín hiệu từ ngữ Các tín hiệu này là các tín hiệu chung cho một cộng đồng cùng nói một thứ tiếng mỗi tín hiệu (một từ chẳng hạn) gắn với vật thể hay một hiện tượng, phản ánh một nội dung nhất định Đó là nghĩa của từ Nghĩa này chung cho cả cộng đồng người nói ngôn từ đó Trong mỗi trường hợp cụ thể, một người hay một nhóm người cụ thể lại có thể có một mối quan hệ riêng đối với từ đó Thông qua hoạt động riêng của người hay nhóm người đó mà có ý riêng đối với từng người Đối với mỗi người một từ có nghĩa và ý; ý của từ phản ánh động cơ và mục đích hoạt động của từng người hoặc nhóm người Nghĩa của từ phát triển theo sự phát triển của xã hội (của cộng đồng người nói ngôn ngữ đó) Ở từng người, nghĩa của từ phát triển tương ứng với trình độ học vấn của người ấy ý cùng với nghĩa của từ phản ánh vốn sống nói chung, phản ánh mức độ phát triển nhân cách của người ấy Giao tiếp tín hiệu: Ngôn ngữ là một loại tín hiệu nên chính giao tiếp ngôn ngữ là một loại giao tiếp tín hiệu Ngoài ra người ta còn dùng các loại tín hiệu khác để giao tiếp, như cách ăn mặc, cử chỉ, nét mặt… ở đây giao tiếp có một nội dung và hình thức khác phát triển, rất ăn ý với nhau theo những tín hiệu mà người ta đã thống nhất ý và nghĩa của các tín hiệu đó Có tình huống giao tiếp tín hiệu còn hiệu quả hơn cả giao tiếp ngôn ngữ Khi hai người ăn ý với nhau thì có khi ngôn ngữ trở nên thừa Dân gian phương Tây còn nói: Im lặng là vàng bạc, im lặng là đồng ý Im lặng đáng quý và để hiểu ý nhau.

d Nguyên tắc trong giao tiếp

1 Hiểu và lắng nghe người đang nói, để hiểu được họ muốn gì

Một trong những yếu tố đầu tiên để giao tiếp ứng xử thành công chính là hiểu bản thân mình muốn gì, người đối thoại muốn gì Chỉ khi hiểu bản thân mình muốn gì bạn mới có thể khơi mào vấn đề cần nói tới và chỉ khi hiểu đối phương cần gì bạn mới biết cách ứng xử đúng chiều.

Trang Tử - nhà triết học nổi tiếng Trung Quốc có nói “Khôn chết, dại chết, biết sống”

Muốn thành công cần phải nắm rõ cửu tri: biết mình, biết người, biết thời đại, biết dừng, biết đủ, biết căn nguyên, biết sợ mình, biết nhẫn và biết ứng phó.

2 Hành cử tôn trọng người nói

4

Trong giao tiếp ứng xử, tôn trọng người đối diện sẽ giúp bạn xóa đi khoảng cách và tạo được sự thân thiện trong cuộc đối thoại.

Xét về mặt tâm lý, con người ai cũng có cái tôi rất lớn Ai cũng coi mình là nhân vật quan trọng, nhiều người còn đặt mình là cái rốn của vũ trụ Nhưng trong giao tiếp ứng xử, nếu để cái tôi lấn át đối phương thì bạn sẽ mất hình ảnh cá nhân.

Điều quan trọng nhất để tạo ấn tượng cho người đối thoại chính là bạn phải nhớ những điều cơ bản về họ, đặc biệt là tên Hãy giữ thể diện cho nhau ở mọi lúc, mọi nơi Tuyệt đối không làm bẽ mặt người khác trước mặt đông người dù biết họ sai mười mươi Chỉ nhận xét, phê phán công việc, sự kiện chứ không đánh giá trực tiếp nhân cách của người đối thoại.

Các nhà hùng biện nổi tiếng thế giới đều biết cách sử dụng thiện xảo 2 tiếng “chúng ta” hoặc “chúng mình” và nhờ đó họ gặt hái được thành công Vua thép Hoa Kỳ -Andrew Carnegie đã ca ngợi những người giúp việc trước mặt họ Trên bia mộ của ông khắc dòng chữ “Đây là nơi an nghỉ ngàn thu của một người biết thu dụng những người thông minh hơn mình”.

3 Đừng tiếc lời khen ngợi

Trong giao tiếp ứng xử, để tạo sự thân thiện, tin tưởng thì việc biết khen ngợi, động viên, khích lệ người khác đúng lúc, đúng chỗ sẽ đem lại hiệu quả bất ngờ.

Trong cuộc sống, chúng ta nên biết động viên, khích lệ nhau Khích lệ đúng lúc, đúng người thì chúng ta có thể nhìn thấy những điểm mạnh, sở trường của họ Sếp biết quan tâm, khích lệ nhân viên thì sẽ tạo động lực làm việc cho họ Sự thành công hội tụ từ những điều nhỏ nhất là vậy.

4 Dùng nụ cười và giọng nói hiệu quả

“Một nụ cười bằng mười thang thuôc bổ” Lời nói đẹp là âm nhạc của thế gian Trong giao tiếp ứng xử, nụ cười và giọng nói ngọt ngào là vũ khí vô cùng quan trọng Trong giao tiếp hàng ngày, nụ cười là sứ giả đầu tiên gây thiện cảm Nụ cười chẳng tốn hao gì mà mang lại nhiều lợi ích Kẻ phú quý đến bậc nào mà thiếu nó cũng nghèo, kẻ nghèo hèn đến đâu mà có nó cũng trở thành sung sướng.

5 Thái độ quan tâm, lo lắng thật lòng

Sống trong đời sống cần phải có tình với nhau, yêu thương và tôn trọng con người là nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp ứng xử Quan hệ xã hội là quan hệ cho - nhận, có đi có lại mới toại lòng nhau Nếu ứng xử với lòng nhiệt tình, biết quan tâm, lo lắng cho người khác thì bạn cũng sẽ nhận được những giá trị tương tự như vậy.

Thực hiện 5 nguyên tắc trên đây sẽ giúp bạn thành công không chỉ trong giao tiếp ứng xử mà cả trong công việc và cuộc sống.

e Chức năng của giao tiếp:

5

- Căn cứ vào mục đích hoạt động: kiểm soát, tạo động lực, bày tỏ cảm xúc và thu

+ Qua giao tiếp con người cũng có thể thu nhận thông tin.

- Căn cứ vào tính chất của hoạt động giao tiếp thì có thể chia chức năng của giao tiếp làm hai nhóm: các chức năng thuần túy xã hội và các chức năng tâm lí – xã hội + Các chức năng thuần túy xã hội là các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu chung của xã hội hay của một nhóm người.

+ Các chức năng tâm lí – xã hội của giao tiếp là các chức năng phục vụ nhu cầu của từng thành viên trong xã hội Con người có đặc thù là luôn có giao tiếp với người khác Cô đơn là một trạng thái tâm lí nặng nề.

f Ý nghĩa của giao tiếp:

- Giao tiếp là quá trình nhận thức lẫn nhau:

Giao tiếp của con người là quá trình trao đổi thông tin giữa hai (hoặc nhiều hơn) chủ thể chứ không phải là hai thiết bị khác nhau Trong giao tiếp và qua giao tiếp, bên cạnh việc trao đổi thông tin, mỗi chủ thể dần nhận biết, hiểu được đối tác của mình, bắt đầu từ những đặc điểm bên ngoài và sau đó là những đặc điểm bên trong Từ những hiểu biết đó, ở chủ thể giao tiếp hình thành những cảm xúc đối với đối tác Những cảm xúc này có thể bắt đầu từ những rung động và sau đó có thể hình thành những tình cảm bền vững hơn Những hiểu biết, cảm xúc, tình cảm chính là cơ sở, tiền đề cho sự hình thành, phát triển thái độ của chủ thể đối với đối tác giao tiếp.

Như vậy có thể nhận thấy con người càng mở rộng phạm vi giao tiếp thì càng có cơ hội tăng cường những hiểu biết của mình về người khác, làm phong phú thêm các mối quan hệ xã hội của mình.

- Giao tiếp là quá trình tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau:

Một khía cạnh khác của giao tiếp chính là mặt hành động Người ta có thể đưa ra yêu cầu, mệnh lệnh, đề nghị đối tác làm hoặc không làm một việc gì đó Sự thay đổi hành động còn có thể diễn ra theo cách gián tiếp: tự thấy mình cần phải thay đổi hoặc sự thay đổi diễn ra một cách tự nhiên mà chủ thể không nhận biết được.

Kết quả của sự tác động qua lại không chỉ thể hiện ở những hành động, hành vi bên ngoài mà còn cả những thay đổi bên trong: thay đổi về cách nghĩ, thay đổi về tình cảm, thay đổi về thái độ.

6

Trong từng hoạt động giao tiếp cụ thể, tùy theo mục đích, động cơ của mình mà chủ thể chú trọng đến mặt nào đó của giao tiếp.

1.1.2 Kỹ năng giao tiếp

a Kỹ năng lắng nghe

Người ta thường ví “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” Lắng

nghe thực sự quan trọng trong mỗi cuộc giao tiếp Và lắng nghe để đạt đến mức độ

kim cương thì không đơn thuần là bản năng nữa mà là cả một quá trình rèn luyện Lắng nghe để thấu hiểu, đồng cảm, để biết cách phân tích và đưa ra lời khuyên hữu ích Lắng nghe tốt sẽ giúp mối quan hệ thêm gần gũi Đồng thời, cuộc nói chuyện cũng cần được duy trì từ cả hai phía: người nói và người nghe.

Để học cách lắng nghe, rất đơn giản rồi, đừng ngắt lời đối phương, hãy tập trung nghe Thi thoảng gật đầu, mỉm cười,… là những dấu hiệu cho người nói biết rằng bạn vẫn đang chú ý và quan tâm tới họ.

b Kỹ năng quan sát

Kỹ năng này sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh hành vi và lời nói cho phù hợp Ví dụ, khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể tiếp tục cười đùa, tám dóc Nhưng khi người nói đang tức giận, thay vì cứ mải “chém”, bạn nên để họ yên tĩnh Hoặc bạn hãy tìm cách giúp họ “giải nhiệt” Hoặc khi người nói buồn chán, hãy nói những lời an ủi họ,… Với các khách hàng, nếu biết quan sát, bạn có thể dễ dàng bắt được “sóng” Bạn sẽ biết được rằng liệu họ đã “rung rinh” với sản phẩm hay những gì bạn nói hay chưa? Từ đó, bạn sẽ biết thời điểm để tiếp tục thuyết phục và “chốt đơn”.

c Kỹ năng giao tiếp ứng xử: Chào hỏi, làm quen, tạm biệt

Chắc hẳn bạn đã nghe câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ” Chào hỏi là điều cực kỳ cơ bản và cần thiết để mở màn một cuộc nói chuyện Với mỗi đối tượng, câu chào hỏi có thể linh hoạt sao cho phù hợp Với người mới quen, câu chào hỏi sẽ lịch sự kèm theo bắt tay Với bạn bè thân thiết, cách chào hỏi có thể là câu đùa vui, giọng điệu thân mật, …

Bên cạnh câu chào, làm quen thì cách tạm biệt cũng quan trọng không kém Lời tạm biệt có thể tạo cơ hội và cũng có thể làm đứt liên lạc cho lần sau đấy nhé Thay vì từ “Bye”, hãy nói “Good bye, see you again” (Tạm biệt, hẹn gặp lại) Khi đó, người nhận được lời tạm biệt cũng cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều Đồng thời, đừng nên ngắt lời người ta để nói câu tạm biệt Hành động này giống kiểu bạn đang muốn chạy trốn khỏi họ lắm rồi đó.

d.Kỹ năng thuyết phục

Bạn có biết, tài hùng biện không chỉ nằm ở lời nói mà còn nằm ở ngôn ngữ cơ thể Do đó, để nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp, hãy chú ý tới vị trí đầu, lưng, cơ mặt,… Không nên ngẩng cao đầu quá so với đối phương mà nên giữ tư thế

7

phù hợp Việc cúi đầu khi nói chuyện không chỉ khiến bạn mất vị thế mà còn khiến lời nói như bị nghẹn ở cổ Khi đó, hơi khó thoát ra khiến việc diễn ra không được rõ ràng, ảnh hưởng cuộc nói chuyện.

Thêm nữa, muốn thuyết phục người khác, bạn cần tạo dựng được lòng tin cho họ Nắm bắt sự tương đồng với người nghe, luôn có dẫn chứng và lập luận chặt chẽ Với mỗi người, bạn cũng cần nghiên cứu tâm trạng, tính cách người nghe để đưa ra lời nói phù hợp.

e Kỹ năng làm việc nhóm

Có một sự thật là, bạn có thể rất xuất sắc, làm rất tốt khi một mình nhưng khi làm việc với người khác thì không Việc phối hợp, làm việc chung có vai trò quan trọng, mang lại những hiệu quả nhất định Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực Đồng thời, mọi người có thể phát huy thế mạnh, bù đắp khuyết điểm cho nhau Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu cần thiết của mọi công việc hiện nay Các doanh nghiệp nước này rất chú trọng tới kỹ năng giao tiếp cơ bản này.

Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa Đừng ngại thể hiện quan điểm của mình Học cách lắng nghe và thấu hiểu Tôn trọng ý kiến của các thành viên Có trách nhiệm với công việc Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,…

f Kỹ năng xử lý tình huống

Trong giao tiếp, bạn cần linh hoạt xử lý tình huống, đôi khi là tình huống “dở khóc dở cười” Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả là: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ Nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc cũng là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp này.

g Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần thông minh và nên biết khi nào đặt câu hỏi Trong cuộc nói chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang nói chuyện một mình Hãy chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa.

Nếu muốn xác nhận thông tin, hãy dùng câu hỏi đóng (ví dụ Yes/No – Có hay không) Còn nếu muốn hỏi thêm thông tin chưa biết, hãy dùng câu hỏi mở Bạn có thể sử dụng các từ như: “Liệu việc này, không biết việc này,…”

Ngoài những kỹ năng trên, còn rất nhiều kỹ năng giao tiếp khác bạn nên tham khảo và học hỏi Đó là kỹ năng diễn đạt, kỹ năng mời hẹn, kỹ năng kiểm soát cảm xúc,…

8

1.2 Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc

1.2.1 Mối quan hệ với cấp trên

Giao tiếp với cấp trên là quá trình tương tác phản hồi thông tin, đề đạt ý kiến, nguyện vọng từ cấp dưới với cấp trên, tức là cấp dưới báo cáo 1 với cấp trên về các phương pháp, cách thức hoạt động, kết quả thực hiện công việc của chính bản thân họ, của đồng nghiệp và của tổ chức với cấp trên thông qua các kênh giao tiếp khác nhau hoặc bằng văn bản

a Các yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp trên:

- Chăm chú lắng nghe nội dung ý kiến của cấp trên, sau khi cấp trên nói xong nên phát biểu một vài ý kiến của mình để thể hiện nhận thức của bản thân đối với các vấn đề cấp trên đã nói

- Nói ngắn gọn, sâu sắc, đầy đủ ý, tức là nói có trọng tâm, rõ ràng, mạch lạc đồng thời phải thể hiện được tư duy của mình

- Tôn trọng chức quyền của cấp trên nhưng không e dè, sợ sệt cấp trên, hoặc sùng bái cấp trên quá mức

- Thái độ tích cực: tích cực không chỉ biểu hiện ở thái độ mà còn thể hiện ở tác phong Khi nói chuyện với cấp trên về đồng nghiệp của mình chỉ nên nói ưu điểm của họ, không nên nói khuyết điểm Đây cũng là biểu hiện của thái độ và tác phong tích cực

- Hiểu cấp trên: cấp dưới khi giao tiếp với cấp trên cần phải hiểu rõ lai lịch, cá tính, năng lực và không ngoại trừ cả những yếu kém, sai phạm, khuyết điểm của cấp trên - Duy trì khoảng cách phù hợp: quan hệ giao tiếp với cấp trên không nhất thiết phải thân mật đến mức can thiệp vào cuộc sống riêng tư của nhau, trong cơ quan, tổ chức thân mật quá mức sẽ dẫn đến bình đẳng, dễ trở thành phản tác dụng, ảnh hưởng đến quan hệ giữa cấp trên - cấp dưới.

- Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra, không nên lẩn tránh trách nhiệm Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng và khẳng định giá trị và vị thế của mỗi người.

b Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp trên

- Cho rằng mọi công việc do cấp trên quyết định nên e dè, sợ sệt cấp trên, không dám bày tỏ quan điểm, ý kiến

- Nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác dẫn đến mất lòng tin

- Kỹ năng lắng nghe – Quy tắc sống còn trong kỹ năng giao tiếp với cấp trên - Kỹ năng đưa ý kiến và kiềm chế cảm xúc

- Phát huy năng lực cá nhân qua hiệu quả công việc

1.2.2 Mối quan hệ với cấp dưới

Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp từ những người lập kế

hoạch, chính sách tới những người thực hiện, tức là giao tiếp theo cấu trúc thứ bậc của tổ chức Sự giao tiếp đó mang tính chỉ thị hướng dẫn và tăng cường tham gia trong quản lý Giao tiếp với cấp dưới thường không bắt buộc phải trả lời, trừ khi có yêu cầu đặc biệt

a Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp dưới

- Tìm hiểu cấp dưới về mọi mặt như: phẩm chất, năng lực, tình cảm, tính cách để giao việc cho phù hợp với khả năng của cấp dưới

- Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới cấp trên nên phải giải thích chi tiết về các vấn đề, đôi khi dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi

- Giao tiếp luôn phải có hai chiều, trao đổi một cách thẳng thắn - Luôn biết giữ khoảng cách

b Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp dưới

- Ngôn ngữ, cử chỉ mang tính áp đặt

- Không tôn trọng cấp dưới, nói năng không có chừng mực

- Nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt, chủ quan Vì vậy mà sử dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu lịch sự

c Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới

- Kỹ năng truyền đạt mệnh lệnh - Kỹ năng khen ngợi hoặc phê bình

- Kỹ năng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới

1.2.3 Mối quan hệ với đồng nghiệp

Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp giữa các cá nhân và bộ phận cùng cấp trong cùng một cơ quan, tổ chức Giao tiếp đồng nghiệp tồn tại như một bộ phận của hệ thống quan hệ phi chính thức đồng thời tồn tại với giao tiếp chính thức Nó luôn hiện hữu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Các đồng nghiệp trao đổi với nhau về công việc về điều kiện làm việc và những vấn đề khác nữa Trên thực tế, nếu quan hệ giao tiếp đồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào

10

việc giải quyết mục đích công việc chung, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào việc giải quyết công việc chung.

a Yêu cầu chung khi giao tiếp với các đồng nghiệp

- Tôn trọng lẫn nhau: Với niềm tin và sự tôn trọng các đồng nghiệp sẽ dễ dàng trao đổi ý kiến, quan điểm về công việc và công việc sẽ hiệu quả hơn.

- Chú ý giữ khoảng cách giao tiếp - Thái độ giao tiếp đúng chừng mực, lịch sự.

b Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với đồng nghiệp

- Thiếu tự tin khi giao tiếp, mặc dù mỗi cá nhân đều có những ý tưởng, tinh thần làm việc nhưng lại không biết cách trình bày suy nghĩ.

- Hành phi giao tiếp không phù hợp

- Không tôn trọng người khác khi giao tiếp: ngắt lời một cách tùy tiện, nói cao giọng - Thái độ thiếu thiện chí

c Kỹ năng khi giao tiếp với đồng nghiệp

- Kỹ năng tranh luận, trình bày

- Kỹ năng lắng nghe: Đặt mình vào hoàn cảnh của người khác để hiểu họ - Thái độ thẳng thắn, cởi mở

PHNN 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC 2.1 Kỹ năng viết CV

2.1.1 CV là gì?

CV là viết tắt của "Curriculum Vitae" CV thường được dịch là sơ yếu lý lịch,

nhưng bản chất CV là bản tóm tắt những thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng liên quan tới công việc mà ứng viên muốn ứng tuyển, để lại ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng về ứng viên mà họ đang xét duyệt Về bản chất thì CV không phải là tờ khai lý lịch tự thuật.

2.1.2 Tại sao cần phải viết CV?

Hiện nay, CV xin việc là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá và xem xét từng ứng viên, thậm chí là cơ sở chính để loại những ứng viên không phù hợp trước vòng phỏng vấn Thông thường, một vị trí sẽ có khá nhiều hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng không có đủ thời gian và nhân lực phỏng vấn từng người, vì

thế, CV xin việc sẽ giúp họ loại ra những ứng viên chưa thích hợp.

Trong bộ hồ sơ xin việc, CV là loại giấy tờ được quan tâm hơn cả bởi nó đưa ra cái nhìn khái quát, tổng quan nhất về ứng viên bao gồm cả thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc… Đó là những tiêu chí quan trọng hàng đầu trong tuyển dụng Vì thế, tìm hiểu cách viết CV xin việc là bước đầu tiên các ứng viên cần làm khi đi tìm việc.

11

2.1.3 CV bao gồm những gì?

Giữa hàng ngàn CV được gửi về cho nhà tuyển dụng, CV của bạn phải làm sao gây được ấn tượng và thực sự nổi bật Nhưng trước hết bạn cần đảm bảo rằng CV có đầy đủ các thông tin cần thiết Vậy CV xin việc bao gồm những gì? Bộ CV xin việc hoàn chỉnh bao gồm các nội dung cơ bản như sau:

- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số điện thoại và email

liên lạc.

- Trình độ học vấn: Nên liệt kê cấp học từ cao đẳng/ đại học trở lên Ngoài ra bạn

cũng có thể thêm vào các khóa học chuyên môn, nghiệp vụ mà bạn đăng ký học ở các trung tâm.

- Kinh nghiệm làm việc: Chỉ nên viết vào CV những công việc trong cùng ngành

nghề, hoặc có liên quan đến vị trí mà bạn ứng tuyển Ví dụ bạn đang tìm việc làm sales, bạn cần ghi vào phần này những kinh nghiệm về mảng bán hàng thay vì những công việc part-time dịch thuật trong quá khứ Còn nếu bạn có còn đang là sinh viên hoặc quá ít kinh nghiệm, có thể thay thế bằng các hoạt động xã hội, câu lạc bộ mà bạn thấy rằng bạn đã học được những kỹ năng cần thiết cho công việc.

- Kỹ năng: Các kỹ năng nên đưa vào CV: tin học văn phòng, kỹ năng mềm: giao tiếp, thuyết trình hoặc các kỹ năng đặc thù của công việc như thiết kế, lập trình v.v

- Mục tiêu nghề nghiệp: Bạn nên chỉ rõ những dự định, thành tựu mà bạn muốn đạt

được trong tương lai hoặc kế hoạch ngắn gọn mà bạn muốn làm để đạt được mục tiêu đó Có thể viết mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để thể hiện bạn là người có chí tiến thủ và biết lập kế hoạch rõ ràng

- Chứng chỉ và giải thưởng (nếu có): VD chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC),

tin học, giải thưởng của các cuộc thi chuyên môn.

2.1.4 Một số lưu ý khi viết CV

Cách viết một mẫu CV chuyên nghiệp không dễ dàng, bạn nên lưu ý một số điều

- CV nên ngắn gọn và súc tích, độ dài từ 1–2 trang là phù hợp nhất Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian và thường sẽ loại bỏ ngay các CV quá dài vì họ đánh giá đây là ứng viên không biết chọn lọc thông tin.

- Chú ý định dạng CV: nếu bạn gửi CV online, hãy xuất ra file pdf để đảm bảo hiển thị không bị lỗi Tránh sử dụng file word hoặc file thiết kế khiến nhà tuyển dụngkhôngmở được file hoặc bị lỗi font chữ.

12

Những sai lầm cần tránh khi viết CV:

- CV xin việc không nên dùng từ ngữ quá khoa trương, to tát, không trình bày dài dòng lan man.

- Không nên viết tất cả những công việc bạn làm, kỹ năng bạn có vào CV, vì chúng có thể không liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển và có thể trở thành một điểm trừ trong CV.

- Tránh lỗi sai chính tả: Sai chính tả khiến CV của bạn kém chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng.

- Không nên trình bày quá màu mè, sặc sỡ, không nên sử dụng quá ba màu và ba font chữ khi thiết kế CV xin việc.

2.2 Kỹ năng phỏng vấn xin việc

2.2.1 Phỏng vấn xin việc là gì?

Phỏng vấn là một cuộc đối thoại có chủ đích Trong đó, sẽ có một bên đặt câu hỏi và một bên trả lời, có thể có một hoặc nhiều người tham gia cuộc phỏng vấn Các cuộc phỏng vấn thường diễn ra trong ngành truyền hình, báo chí, tuyển dụng,… và các nhân vật được phỏng vấn thường là người nổi tiếng hoặc người có liên quan đến một chủ đề nhất định.

Phỏng vấn xin việc là quá trình hỏi đáp, trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp về vấn đề việc làm giữ nhà tuyển dụng (Công ty, doanh nghiệp) với người xin việc (Ứng viên) Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc mà công ty đang cần Mục đích của ứng viên là tìm được công việc phù hợp với khả năng chuyên môn, đáp ứng được các nhu cầu cá nhân.

2.2.2 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc

- Nghiên cứu về công ty

Bạn phải biết tên công ty, mục đích, tôn chỉ và công ty kinh doanh những sản phẩm dịch vụ gì Nếu bạn thực sự muốn tỏa sáng trong suốt buổi vấn, bạn nên đi xa hơn và tìm ra mục đích của công ty, bất kỳ vấn đề họ có thể phải đối mặt và đọc thông cáo báo chí gần đây.

- Nắm rõ mô tả công việc

Trước khi bạn đến buổi phỏng vấn xin việc, bạn nên biết chi tiết mô tả công việc được quảng cáo Điều này bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm và năng lực chính Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị bất cứ câu hỏi nào liên quan đến vai trò Nhà tuyển dụng

Trong suốt buổi phỏng vấn xin việc, CV xin việc của bạn là tất cả của bạn, bởi vậy hãy chắc chắn rằng bạn nắm chắc về nó Bạn đang có mặt ở buổi phỏng vấn vì nhà tuyển dụng nghĩ rằng kinh nghiệm và kĩ năng của bạn phù hợp với vị trí và vai trò đó, bởi vậy đây là cơ hội cho bạn phát triển các điểm được đề cập trong CV của bạn.

- Ghi nhớ các câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn

Sự chuẩn bị cơ bản của bạn nên bao gồm ghi nhớ câu trả lời của bạn cho những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất Mặc dù bạn không thể đoán trước được những gì người phỏng vấn sẽ hỏi nhưng có những câu hỏi có thể xuất hiện và bạn nên biết câu trả lời

- Ấn tượng chung

Ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về bạn chỉ hình thành trong vài giây Việc ăn mặc, chải chuốt, biểu hiện trên khuôn mặt, cách bạn bước vào phòng và cái bắt tay của bạn đều góp phần tạo ấn tượng này Ấn tượng đầu tiên có thể ảnh hưởng đến thái độ của người phỏng vấn đối với bạn trong suốt quá trình đánh giá.

2.2.3 Kỹ năng cơ bản cần có khi phỏng vấn xin việc

- Trang phục nghiêm túc

Một trong những kỹ năng phỏng vấn xin việc quan trọng và cơ bản nhất chính là vấn đề trang phục Mặc trang phục nghiêm túc chứng tỏ bạn hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp và tôn trọng nhà tuyển dụng Ấn tượng đầu tiên không phải là tất cả nhưng sẽ quyết định thiện cảm của người phỏng vấn đối với bạn

- Ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là kỹ năng giao tiếp quan trọng quyết định yếu tố thành bại của bạn trong cuộc phỏng vấn không kém ngôn ngữ lời nói Chỉ một hành động nhỏ mà bạn vô tình thể hiện cũng có thể minh chứng cho một thái độ tiêu cực đối với nhà tuyển dụng Cơ thể truyền tải nhiều thông tin cảm xúc hơn bạn nghĩ Do đó, hãy chú ý đến những cử chỉ tưởng chừng như vô cùng nhỏ nhặt trong lúc trả lời phỏng vấn

- Thái độ tự tin và thẳng thắn

Để thể hiện thái độ tự tin và thẳng thắn, hãy luôn luôn nhìn thẳng vào mắt nhà tuyển dụng trong lúc phỏng vấn Khi trao đổi với họ, đừng úp mở hoặc ấp úng mà hãy trình bày vấn đề của mình một cách mạch lạc và rõ ràng hết sức có thể Càng tự tin và thoải mái thì mọi việc sẽ càng dễ dàng hơn.

- Đừng nói “Tôi không biết” hoặc “Tôi không làm được”

Khi gặp một câu hỏi về một vấn đề nào đó mà bạn chưa từng nghe qua, đừng vội trả lời rằng “Tôi không biết” hay “Tôi không làm được” vì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là người kém năng lực Thay vào đó, hãy nói khéo léo hơn: “Tôi chưa tìm hiểu” hoặc “Tôi sẽ tìm hiểu về vấn đề này” để chứng tỏ bạn là người cầu tiến và ham học hỏi.

- Giao tiếp bằng ánh mắt

14