Ứng dụng nguyên tắc, mô hình giao tiếp...26DANH MỤC VIẾT TẮTKý hiệu viết tắtTên đầy đủBCC Blind Carbon Copy – chế độ được dung để gửi email chonhiều người nhận cùng lúcIELTS Internationa
Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp
a Khái niệm về giao tiếp
+ Giao tiếp là một phương thức tồn tại cơ bản của con người, do đó những nghiên cứu về giao tiếp rất đa dạng và phong phú, bao trùm một phạm vi tương đối rộng, từ lý luận đến những nghiên cứu thực nghiệm, xuất phát từ nhiều quan điểm, quan niệm khác nhau.
+ Giao tiếp là một quá trình chia sẻ các ý tưởng, thông tin, cảm xúc nhằm xác lập và vận hành mối quan hệ giữa con người với con người vì những mục đích khác nhau trong xã hội
+ Dưới quan điểm của các nhà tâm lý học hoạt động thì giao tiếp là một quá trình thiết lập và thực thi mối quan hệ giữa người và người và trong quá trình đó thì con người sáng tạo lẫn nhau:
“Giao tiếp là quá trình, qua đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta”
“Giao tiếp là sự trao đổi với nhau tư duy và ý tưởng bằng lời nói của con người”
+ Giao tiếp là quá trình phát và nhận thông tin theo HAI CHIỀU, không có sự phân cực giữa một bên là người phát thông tin và một bên là người nhận thông tin. + Đích đến cuối cùng của quá trình giao tiếp chính là việc: người nhận có thể hiểu chính xác thông điệp bạn muốn gửi gắm Quá trình này gồm tổng cộng 6 bước:
1 Người gửi tạo thông điệp
3 Xác định phương tiện truyền tải
5 Mục đích nuốn phản hồi
6 Người gửi hồi đáp b Đặc trưng cơ bản của giao tiếp:
Cá nhân ý thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp, phương tiện giao tiếp; ngoài ra còn có thể hiểu đặc trưng được của giao tiếp là khả
1 năng nhận thức và hiểu biết lẫn nhau của các chủ thể giao tiếp, nhờ đó tâm lý, ý thức con người không ngừng được phát triển Nếu không giao tiếp với những người xung quanh, đứa trẻ không nhận thức được.
Dù với bất kì mục đích nào, trong quá trình giao tiếp cũng xảy ra sự trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, thế giới quan, nhân sinh quan Nhớ đặc trưng này mà mỗi cá nhân tự hoàn thiện mình theo những yêu cầu, đòi hỏi của xã hội, của nghề nghiệp, của vị trí xã hội mà họ chiếm giữ Cũng nhờ đặc trưng này, những phẩm chất tâm lý, hành vi ứng xử, thái độ biểu hiện của con người được này sinh và phát triển theo các mẫu hình “nhân cách" mà mỗi cá nhãn mong muốn trở thành.
- Giao tiếp là một quan hệ xã hội, mang tính chất xã hội:
Quan hệ xã hội chỉ được thực hiện thông qua giao tiếp người - người Con người vừa là thành viên tích cực của các mối quan hệ xã hội vừa hoạt động tích cực cho sự tồn tại và phát triển của chính các quan hệ xã hội đó
- Giao tiếp giữa các cá nhân mang tính chất lịch sử phát triển xã hội:
Giao tiếp bao giờ cũng được cá nhân thực hiện với nội dung cụ thể, trong khung cảnh không gian và thời gian nhất định
- Sự kế thừa chọn lọc:
Giao tiếp bản thân nó chứa đựng sự kế thừa, sự chọn lọc, tiếp tục sáng tạo những giá trị tinh thần, vật chất thông qua các phương tiện giao tiếp nhằm lưu giữ, gìn giữ những dấu ấn về tư tưởng, tình cảm, vốn sống kinh nghiệm của con người Giao tiếp được phát triển liên tục không ngừng đối với cá nhân, nhóm xã hội, dân tộc, cộng đồng tạo thành nền văn hoá, văn minh của các thời đại.
- Tính chủ thể trong quá trình giao tiếp:
Quá trình giao tiếp được thực hiện bởi các cá nhân cụ thể: một người hoặc nhiều người Các cá nhân trong giao tiếp là các cặp chủ thể - đối tượng luôn đổi chỗ cho nhau, củng chịu sự chi phối và tác động lẫn nhau tạo thành “các chủ thể giao tiếp". Mức độ ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chủ thể giao tiếp và hiệu quả giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào các đặc điểm cá nhân của chủ thể như vị trí xã hội, vai trò xã hội, tính cách, uy tín, giới tính, tuổi tác cũng như các mối quan hệ và tương quan giữa họ. c Phân loại giao tiếp:
Có nhiều cách phân loại giao tiếp theo những căn cứ khác nhau:
1 Dựa vào nội dung tâm lý của giao tiếp, người ta phân ra:
- Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới.
- Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị.
- Giao tiếp nhằm động viên, kích thích hành động.
2 Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp, người ta chia ra:
- Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2 – 3 người với nhau).
- Giao tiếp xã hội: là giao tiếp giữa một người với một nhóm người (như lớp học, hội nghị…)
- Giao tiếp nhóm: đây là loại hình giao tiếp đặc trưng cho một tập thể nhỏ liên kết với nhau bởi hoạt động chung và nó phục vụ cho hoạt động này.
3 Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra làm 2 loại:
- Giao tiếp trực tiếp: là loại hình giao tiếp thông dụng nhất trong mọi hoạt động của con người, trong đó các đối tượng của giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau và thường dùng ngôn ngữ nói và biểu cảm để truyền cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của mình.
- Giao tiếp gián tiếp: là hình thức thông qua một phương tiện trung gian khác như thư từ, sách báo, điện thoại…
4 Dựa vào hình thức của giao tiếp, chúng ta có:
- Giao tiếp chính thức là loại giao tiếp diễn ra khi cá nhân cùng thực hiện một nhiệm vụ chung theo quy định như: làm việc ở cơ quan, trường học… Giao tiếp chính thức là giao tiếp giữa hai người hay một số người đang thực hiện một chức trách nhất định Vì vậy còn gọi là giao tiếp chức trách Phương tiện, cách thức của loại giao tiếp này thường tuân theo những quy ước nhất định, có khi được quy định hẳn hoi, thậm chí được thể chế hóa.
- Giao tiếp không chính thức là giao tiếp giữa những người đã có quen biết, không chú ý đến thể thức mà chủ yếu sử dụng ý riêng của những người tham gia giao tiếp. Đây còn gọi là giao tiếp ý Nói cụ thể hơn, hai người nói chuyện thân mật với nhau, khi họ đã hiểu ý đồ của nhau, biết mục đích, động cơ của nhau Đó là những câu chuyện riêng tư Họ không chỉ thông báo cho nhau một thông tin gì đó, mà muốn cùng nhau chia sẻ thái độ, lập trường đối với thông tin đó Mục đích của giao tiếp loại này là để đồng cảm, chia ngọt sẻ bùi với nhau.
5 Dựa vào thế tâm lý giữa hai bên trong giao tiếp, chúng ta có thể chia giao tiếp ra thành 3 kiểu: Giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ở thế cân bằng
Kỹ năng giao tiếp
Người ta thường ví “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” Lắng nghe thực sự quan trọng trong mỗi cuộc giao tiếp Và lắng nghe để đạt đến mức độ kim cương thì không đơn thuần là bản năng nữa mà là cả một quá trình rèn luyện. Lắng nghe để thấu hiểu, đồng cảm, để biết cách phân tích và đưa ra lời khuyên hữu ích Lắng nghe tốt sẽ giúp mối quan hệ thêm gần gũi Đồng thời, cuộc nói chuyện cũng cần được duy trì từ cả hai phía: người nói và người nghe. Để học cách lắng nghe, rất đơn giản rồi, đừng ngắt lời đối phương, hãy tập trung nghe Thi thoảng gật đầu, mỉm cười,… là những dấu hiệu cho người nói biết rằng bạn vẫn đang chú ý và quan tâm tới họ. b Kỹ năng quan sát
Kỹ năng này sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh hành vi và lời nói cho phù hợp Ví dụ, khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể tiếp tục cười đùa, tám dóc Nhưng khi người nói đang tức giận, thay vì cứ mải “chém”, bạn nên để họ yên tĩnh Hoặc bạn hãy tìm cách giúp họ “giải nhiệt” Hoặc khi người nói buồn chán, hãy nói những lời an ủi họ,… Với các khách hàng, nếu biết quan sát, bạn có thể dễ dàng bắt được “sóng” Bạn sẽ biết được rằng liệu họ đã “rung rinh” với sản phẩm hay những gì bạn nói hay chưa? Từ đó, bạn sẽ biết thời điểm để tiếp tục thuyết phục và “chốt đơn”. c Kỹ năng giao tiếp ứng xử: Chào hỏi, làm quen, tạm biệt
Chắc hẳn bạn đã nghe câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ” Chào hỏi là điều cực kỳ cơ bản và cần thiết để mở màn một cuộc nói chuyện Với mỗi đối tượng, câu chào hỏi có thể linh hoạt sao cho phù hợp Với người mới quen, câu chào hỏi sẽ lịch sự kèm theo bắt tay Với bạn bè thân thiết, cách chào hỏi có thể là câu đùa vui, giọng điệu thân mật,
Bên cạnh câu chào, làm quen thì cách tạm biệt cũng quan trọng không kém Lời tạm biệt có thể tạo cơ hội và cũng có thể làm đứt liên lạc cho lần sau đấy nhé Thay vì từ
“Bye”, hãy nói “Good bye, see you again” (Tạm biệt, hẹn gặp lại) Khi đó, người nhận được lời tạm biệt cũng cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều Đồng thời, đừng nên ngắt lời người ta để nói câu tạm biệt Hành động này giống kiểu bạn đang muốn chạy trốn khỏi họ lắm rồi đó. d Kỹ năng thuyết phục
Bạn có biết, tài hùng biện không chỉ nằm ở lời nói mà còn nằm ở ngôn ngữ cơ thể.
Do đó, để nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp, hãy chú ý tới vị trí đầu, lưng, cơ mặt,… Không nên ngẩng cao đầu quá so với đối phương mà nên giữ tư thế
7 phù hợp Việc cúi đầu khi nói chuyện không chỉ khiến bạn mất vị thế mà còn khiến lời nói như bị nghẹn ở cổ Khi đó, hơi khó thoát ra khiến việc diễn ra không được rõ ràng, ảnh hưởng cuộc nói chuyện.
Thêm nữa, muốn thuyết phục người khác, bạn cần tạo dựng được lòng tin cho họ. Nắm bắt sự tương đồng với người nghe, luôn có dẫn chứng và lập luận chặt chẽ Với mỗi người, bạn cũng cần nghiên cứu tâm trạng, tính cách người nghe để đưa ra lời nói phù hợp. e Kỹ năng làm việc nhóm
Có một sự thật là, bạn có thể rất xuất sắc, làm rất tốt khi một mình nhưng khi làm việc với người khác thì không Việc phối hợp, làm việc chung có vai trò quan trọng, mang lại những hiệu quả nhất định Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực Đồng thời, mọi người có thể phát huy thế mạnh, bù đắp khuyết điểm cho nhau. Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu cần thiết của mọi công việc hiện nay Các doanh nghiệp nước này rất chú trọng tới kỹ năng giao tiếp cơ bản này. Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa Đừng ngại thể hiện quan điểm của mình Học cách lắng nghe và thấu hiểu Tôn trọng ý kiến của các thành viên Có trách nhiệm với công việc Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,… f Kỹ năng xử lý tình huống
Trong giao tiếp, bạn cần linh hoạt xử lý tình huống, đôi khi là tình huống “dở khóc dở cười” Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả là: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ Nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc cũng là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp này. g Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần thông minh và nên biết khi nào đặt câu hỏi. Trong cuộc nói chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang nói chuyện một mình Hãy chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa.
Nếu muốn xác nhận thông tin, hãy dùng câu hỏi đóng (ví dụ Yes/No – Có hay không) Còn nếu muốn hỏi thêm thông tin chưa biết, hãy dùng câu hỏi mở Bạn có thể sử dụng các từ như: “Liệu việc này, không biết việc này,…”
Ngoài những kỹ năng trên, còn rất nhiều kỹ năng giao tiếp khác bạn nên tham khảo và học hỏi Đó là kỹ năng diễn đạt, kỹ năng mời hẹn, kỹ năng kiểm soát cảm xúc,…
Các mối quan hệ giao tiếp trong môi trường công việc
Mối quan hệ với cấp trên
Giao tiếp với cấp trên là quá trình tương tác phản hồi thông tin, đề đạt ý kiến, nguyện vọng từ cấp dưới với cấp trên, tức là cấp dưới báo cáo 1 với cấp trên về các phương pháp, cách thức hoạt động, kết quả thực hiện công việc của chính bản thân họ, của đồng nghiệp và của tổ chức với cấp trên thông qua các kênh giao tiếp khác nhau hoặc bằng văn bản a Các yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp trên:
- Chăm chú lắng nghe nội dung ý kiến của cấp trên, sau khi cấp trên nói xong nên phát biểu một vài ý kiến của mình để thể hiện nhận thức của bản thân đối với các vấn đề cấp trên đã nói
- Nói ngắn gọn, sâu sắc, đầy đủ ý , tức là nói có trọng tâm, rõ ràng, mạch lạc đồng thời phải thể hiện được tư duy của mình
- Tôn trọng chức quyền của cấp trên nhưng không e dè, sợ sệt cấp trên, hoặc sùng bái cấp trên quá mức
- Thái độ tích cực : tích cực không chỉ biểu hiện ở thái độ mà còn thể hiện ở tác phong Khi nói chuyện với cấp trên về đồng nghiệp của mình chỉ nên nói ưu điểm của họ, không nên nói khuyết điểm Đây cũng là biểu hiện của thái độ và tác phong tích cực
- Hiểu cấp trên : cấp dưới khi giao tiếp với cấp trên cần phải hiểu rõ lai lịch, cá tính, năng lực và không ngoại trừ cả những yếu kém, sai phạm, khuyết điểm của cấp trên.
- Duy trì khoảng cách phù hợp: quan hệ giao tiếp với cấp trên không nhất thiết phải thân mật đến mức can thiệp vào cuộc sống riêng tư của nhau, trong cơ quan, tổ chức thân mật quá mức sẽ dẫn đến bình đẳng, dễ trở thành phản tác dụng, ảnh hưởng đến quan hệ giữa cấp trên - cấp dưới.
- Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra, không nên lẩn tránh trách nhiệm Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng và khẳng định giá trị và vị thế của mỗi người. b Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp trên
- Cho rằng mọi công việc do cấp trên quyết định nên e dè, sợ sệt cấp trên, không dám bày tỏ quan điểm, ý kiến
- Nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác dẫn đến mất lòng tin với cấp trên.
- Giao tiếp kiểu “xuề xòa”, không tuân thủ kỉ luật nguyên tắc giao tiếp trong cơ quan, đơn vị. c Kỹ năng giao tiếp với cấp trên:
- Kỹ năng lắng nghe – Quy tắc sống còn trong kỹ năng giao tiếp với cấp trên
- Kỹ năng đưa ý kiến và kiềm chế cảm xúc
- Phát huy năng lực cá nhân qua hiệu quả công việc
Mối quan hệ với cấp dưới
Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp từ những người lập kế hoạch, chính sách tới những người thực hiện, tức là giao tiếp theo cấu trúc thứ bậc của tổ chức Sự giao tiếp đó mang tính chỉ thị hướng dẫn và tăng cường tham gia trong quản lý Giao tiếp với cấp dưới thường không bắt buộc phải trả lời, trừ khi có yêu cầu đặc biệt a Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp dưới
- Tìm hiểu cấp dưới về mọi mặt như: phẩm chất, năng lực, tình cảm, tính cách để giao việc cho phù hợp với khả năng của cấp dưới
- Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới cấp trên nên phải giải thích chi tiết về các vấn đề, đôi khi dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.
- Nhìn nhận một cách khách quan, trung thực, cụ thể nhưng toàn diện, phải hết sức công bằng.
- Hành vi, cử chỉ, thái độ khi giao tiếp với cấp dưới phải tôn trọng, không dung lời lẽ thiếu lịch sự.
- Giao tiếp luôn phải có hai chiều, trao đổi một cách thẳng thắn.
- Luôn biết giữ khoảng cách b Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp dưới
- Ngôn ngữ, cử chỉ mang tính áp đặt
- Không tôn trọng cấp dưới, nói năng không có chừng mực
- Nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt, chủ quan Vì vậy mà sử dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu lịch sự c Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới
- Kỹ năng truyền đạt mệnh lệnh
- Kỹ năng khen ngợi hoặc phê bình
- Kỹ năng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới
Mối quan hệ với đồng nghiệp
Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp giữa các cá nhân và bộ phận cùng cấp trong cùng một cơ quan, tổ chức Giao tiếp đồng nghiệp tồn tại như một bộ phận của hệ thống quan hệ phi chính thức đồng thời tồn tại với giao tiếp chính thức Nó luôn hiện hữu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Các đồng nghiệp trao đổi với nhau về công việc về điều kiện làm việc và những vấn đề khác nữa Trên thực tế, nếu quan hệ giao tiếp đồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào việc giải quyết mục đích công việc chung, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào việc giải quyết công việc chung. a Yêu cầu chung khi giao tiếp với các đồng nghiệp
- Tôn trọng lẫn nhau: Với niềm tin và sự tôn trọng các đồng nghiệp sẽ dễ dàng trao đổi ý kiến, quan điểm về công việc và công việc sẽ hiệu quả hơn.
- Chú ý giữ khoảng cách giao tiếp
- Thái độ giao tiếp đúng chừng mực, lịch sự. b Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với đồng nghiệp
- Thiếu tự tin khi giao tiếp, mặc dù mỗi cá nhân đều có những ý tưởng, tinh thần làm việc nhưng lại không biết cách trình bày suy nghĩ.
- Hành phi giao tiếp không phù hợp
- Không tôn trọng người khác khi giao tiếp: ngắt lời một cách tùy tiện, nói cao giọng
- Thái độ thiếu thiện chí c Kỹ năng khi giao tiếp với đồng nghiệp
- Kỹ năng tranh luận, trình bày
- Kỹ năng lắng nghe: Đặt mình vào hoàn cảnh của người khác để hiểu họ
- Thái độ thẳng thắn, cởi mở
KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC
Kỹ năng viết CV
CV là viết tắt của " Curriculum Vitae " CV thường được dịch là sơ yếu lý lịch, nhưng bản chất CV là bản tóm tắt những thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng liên quan tới công việc mà ứng viên muốn ứng tuyển, để lại ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng về ứng viên mà họ đang xét duyệt Về bản chất thì
CV không phải là tờ khai lý lịch tự thuật.
2.1.2 Tại sao cần phải viết CV?
Hiện nay, CV xin việc là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá và xem xét từng ứng viên, thậm chí là cơ sở chính để loại những ứng viên không phù hợp trước vòng phỏng vấn Thông thường, một vị trí sẽ có khá nhiều hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng không có đủ thời gian và nhân lực phỏng vấn từng người, vì thế, CV xin việc sẽ giúp họ loại ra những ứng viên chưa thích hợp.
Trong bộ hồ sơ xin việc, CV là loại giấy tờ được quan tâm hơn cả bởi nó đưa ra cái nhìn khái quát, tổng quan nhất về ứng viên bao gồm cả thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc… Đó là những tiêu chí quan trọng hàng đầu trong tuyển dụng Vì thế, tìm hiểu cách viết CV xin việc là bước đầu tiên các ứng viên cần làm khi đi tìm việc.
2.1.3 CV bao gồm những gì?
Giữa hàng ngàn CV được gửi về cho nhà tuyển dụng, CV của bạn phải làm sao gây được ấn tượng và thực sự nổi bật Nhưng trước hết bạn cần đảm bảo rằng CV có đầy đủ các thông tin cần thiết Vậy CV xin việc bao gồm những gì? Bộ CV xin việc hoàn chỉnh bao gồm các nội dung cơ bản như sau:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số điện thoại và email liên lạc.
- Trình độ học vấn: Nên liệt kê cấp học từ cao đẳng/ đại học trở lên Ngoài ra bạn cũng có thể thêm vào các khóa học chuyên môn, nghiệp vụ mà bạn đăng ký học ở các trung tâm.
- Kinh nghiệm làm việc: Chỉ nên viết vào CV những công việc trong cùng ngành nghề, hoặc có liên quan đến vị trí mà bạn ứng tuyển Ví dụ bạn đang tìm việc làm sales, bạn cần ghi vào phần này những kinh nghiệm về mảng bán hàng thay vì những công việc part-time dịch thuật trong quá khứ Còn nếu bạn có còn đang là sinh viên hoặc quá ít kinh nghiệm, có thể thay thế bằng các hoạt động xã hội, câu lạc bộ mà bạn thấy rằng bạn đã học được những kỹ năng cần thiết cho công việc.
- Kỹ năng: Các kỹ năng nên đưa vào CV: tin học văn phòng, kỹ năng mềm: giao tiếp, thuyết trình hoặc các kỹ năng đặc thù của công việc như thiết kế, lập trình v.v
- Mục tiêu nghề nghiệp: Bạn nên chỉ rõ những dự định, thành tựu mà bạn muốn đạt được trong tương lai hoặc kế hoạch ngắn gọn mà bạn muốn làm để đạt được mục tiêu đó Có thể viết mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để thể hiện bạn là người có chí tiến thủ và biết lập kế hoạch rõ ràng
- Chứng chỉ và giải thưởng (nếu có): VD chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC), tin học, giải thưởng của các cuộc thi chuyên môn.
2.1.4 Một số lưu ý khi viết CV
Cách viết một mẫu CV chuyên nghiệp không dễ dàng, bạn nên lưu ý một số điều sau:
- Trình bày rõ ràng, đẹp nhưng không nên quá sặc sỡ gây rối mắt (CV đơn sắc hay rực rỡ sắc màu?)
- Chú ý đến những từ khóa trong yêu cầu công việc để đưa vào CV thông tin phù hợp.
- CV nên ngắn gọn và súc tích, độ dài từ 1–2 trang là phù hợp nhất Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian và thường sẽ loại bỏ ngay các CV quá dài vì họ đánh giá đây là ứng viên không biết chọn lọc thông tin.
- Chú ý định dạng CV: nếu bạn gửi CV online, hãy xuất ra file pdf để đảm bảo hiển thị không bị lỗi Tránh sử dụng file word hoặc file thiết kế khiến nhà tuyển dụngkhôngmở được file hoặc bị lỗi font chữ.
Những sai lầm cần tránh khi viết CV:
- CV xin việc không nên dùng từ ngữ quá khoa trương, to tát, không trình bày dài dòng lan man.
- Không nên viết tất cả những công việc bạn làm, kỹ năng bạn có vào CV, vì chúng có thể không liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển và có thể trở thành một điểm trừ trong CV.
- Tránh lỗi sai chính tả: Sai chính tả khiến CV của bạn kém chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng.
- Không nên trình bày quá màu mè, sặc sỡ, không nên sử dụng quá ba màu và ba font chữ khi thiết kế CV xin việc.
Kỹ năng phỏng vấn xin việc
2.2.1 Phỏng vấn xin việc là gì?
Phỏng vấn là một cuộc đối thoại có chủ đích Trong đó, sẽ có một bên đặt câu hỏi và một bên trả lời, có thể có một hoặc nhiều người tham gia cuộc phỏng vấn Các cuộc phỏng vấn thường diễn ra trong ngành truyền hình, báo chí, tuyển dụng,… và các nhân vật được phỏng vấn thường là người nổi tiếng hoặc người có liên quan đến một chủ đề nhất định.
Phỏng vấn xin việc là quá trình hỏi đáp, trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp về vấn đề việc làm giữ nhà tuyển dụng (Công ty, doanh nghiệp) với người xin việc (Ứng viên). Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc mà công ty đang cần Mục đích của ứng viên là tìm được công việc phù hợp với khả năng chuyên môn, đáp ứng được các nhu cầu cá nhân.
2.2.2 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc
- Nghiên cứu về công ty
Bạn phải biết tên công ty, mục đích, tôn chỉ và công ty kinh doanh những sản phẩm dịch vụ gì Nếu bạn thực sự muốn tỏa sáng trong suốt buổi vấn, bạn nên đi xa hơn và tìm ra mục đích của công ty, bất kỳ vấn đề họ có thể phải đối mặt và đọc thông cáo báo chí gần đây.
- Nắm rõ mô tả công việc
Trước khi bạn đến buổi phỏng vấn xin việc, bạn nên biết chi tiết mô tả công việc được quảng cáo Điều này bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm và năng lực chính Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị bất cứ câu hỏi nào liên quan đến vai trò Nhà tuyển dụng muốn biết bạn có khả năng thực hiện các nhiệm vụ quan trọng không, vì vậy bạn nên biết chính xác những gì họ có.
- Nghiên cứu CV của bạn
Trong suốt buổi phỏng vấn xin việc, CV xin việc của bạn là tất cả của bạn, bởi vậy hãy chắc chắn rằng bạn nắm chắc về nó Bạn đang có mặt ở buổi phỏng vấn vì nhà tuyển dụng nghĩ rằng kinh nghiệm và kĩ năng của bạn phù hợp với vị trí và vai trò đó, bởi vậy đây là cơ hội cho bạn phát triển các điểm được đề cập trong CV của bạn.
- Ghi nhớ các câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn
Sự chuẩn bị cơ bản của bạn nên bao gồm ghi nhớ câu trả lời của bạn cho những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất Mặc dù bạn không thể đoán trước được những gì người phỏng vấn sẽ hỏi nhưng có những câu hỏi có thể xuất hiện và bạn nên biết câu trả lời
- Ấn tượng chung Ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về bạn chỉ hình thành trong vài giây Việc ăn mặc, chải chuốt, biểu hiện trên khuôn mặt, cách bạn bước vào phòng và cái bắt tay của bạn đều góp phần tạo ấn tượng này Ấn tượng đầu tiên có thể ảnh hưởng đến thái độ của người phỏng vấn đối với bạn trong suốt quá trình đánh giá.
2.2.3 Kỹ năng cơ bản cần có khi phỏng vấn xin việc
Một trong những kỹ năng phỏng vấn xin việc quan trọng và cơ bản nhất chính là vấn đề trang phục Mặc trang phục nghiêm túc chứng tỏ bạn hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp và tôn trọng nhà tuyển dụng Ấn tượng đầu tiên không phải là tất cả nhưng sẽ quyết định thiện cảm của người phỏng vấn đối với bạn
Ngôn ngữ cơ thể là kỹ năng giao tiếp quan trọng quyết định yếu tố thành bại của bạn trong cuộc phỏng vấn không kém ngôn ngữ lời nói Chỉ một hành động nhỏ mà bạn vô tình thể hiện cũng có thể minh chứng cho một thái độ tiêu cực đối với nhà tuyển dụng Cơ thể truyền tải nhiều thông tin cảm xúc hơn bạn nghĩ Do đó, hãy chú ý đến những cử chỉ tưởng chừng như vô cùng nhỏ nhặt trong lúc trả lời phỏng vấn
- Thái độ tự tin và thẳng thắn Để thể hiện thái độ tự tin và thẳng thắn, hãy luôn luôn nhìn thẳng vào mắt nhà tuyển dụng trong lúc phỏng vấn Khi trao đổi với họ, đừng úp mở hoặc ấp úng mà hãy trình bày vấn đề của mình một cách mạch lạc và rõ ràng hết sức có thể Càng tự tin và thoải mái thì mọi việc sẽ càng dễ dàng hơn.
- Đừng nói “Tôi không biết” hoặc “Tôi không làm được”
Khi gặp một câu hỏi về một vấn đề nào đó mà bạn chưa từng nghe qua, đừng vội trả lời rằng “Tôi không biết” hay “Tôi không làm được” vì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là người kém năng lực Thay vào đó, hãy nói khéo léo hơn: “Tôi chưa tìm hiểu” hoặc “Tôi sẽ tìm hiểu về vấn đề này” để chứng tỏ bạn là người cầu tiến và ham học hỏi.
- Giao tiếp bằng ánh mắt
Khi bạn gặp NTD, hãy bắt tay họ với một nụ cười ấm áp và nhìn thẳng vào mắt NTD Lẩn tránh cái nhìn của NTD sẽ khiến họ nghĩ bạn thiếu kinh nghiệm, thiếu tự tin và không đáng tin cậy.
Kỹ năng viết Email
Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).
Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.
2.3.2 Địa chỉ email là gì? Dùng để làm gì? Địa chỉ email chính là địa chỉ của thư điện tử, giống như là một cái tên Giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ nhà thì địa chỉ email cũng tương tự như vậy, chỉ khác là bạn có thể đặt tên email thoải mái miễn là cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà. Địa chỉ email được dùng để người khác gửi thư đến cho chúng ta.
Ví dụ: anhuy@gmail.com, abc@yahoo.com,
2.3.3 Cấu trúc của một địa chỉ email
Một địa chỉ email sẽ gồm có 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.
+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó.
Thế nhưng ngày nay người ta thường không dùng tên định dạng trong email của mình.
+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự đặc biệt.
+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử Phần này thường bắt đầu bằng dấu “ ” và tiếp sau đó là tên miền.@
Ví dụ: Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com Với "Peter Wilson" là tên định dạng, "peter_wilson" là tên email và "businessmail.com" là tên miền.
2.3.4 Những nội dung chính trong email
Cấu trúc chính của một email gồm những nội dung sau đây:
+ To (Đến): Nơi có địa chỉ email của người nhận thư.
+ From (Từ): Chứa địa chỉ email của người gửi.
+ Subject (Chủ đề): Chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của bức thư
+ CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc) Tất cả những người nhận được thư đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
+ BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn bí mật.
+ Nội dung thư: Nơi nhập nội dung muốn truyền tải Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi một vài người khác thì không.
2.3.5 Kỹ năng cần có để viết một email chuyên nghiệp
1 Đặt tên email chuyên nghiệp
Nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, chúng ta lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@ hay canhbuomphieudu@ Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự Ví dụ, có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@
Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com,…
2 Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết
Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email Chúng ta hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.
Bên cạnh đó, hãy suy nghĩ đến mức độ cần thiết khi cc, bcc và reply all Hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu chúng ta không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.
3 Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng chúng ta lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi Bên cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của chúng ta có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.
4 Những lưu ý khi đính kèm File
- Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính Sử dụng Pdf , Doc hoặc JPEG (đối với file ảnh).
- Nếu có nhiều file chúng ta muốn nén lại thì nên dùng zip không nên dùng rar.
- Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
- Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của chúng ta Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với chúng ta lúc cần.
6 Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp
Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên chúng ta hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.
Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại. Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại ”,
“Bạn phải ”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ” Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.
Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
- Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
- Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
- Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
- Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
- Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
- Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
- Chia đoạn nếu viết dài.
- Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.
7 Hãy dùng font chữ cổ điển
Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của chúng ta nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.
8 Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng
Kỹ năng gọi điện thoại
2.4.1 Lý thuyết chung về giao tiếp qua điện thoại a Khái niệm
Là quá trình sử dụng điện thoại làm phương tiện giao tiếp nhằm trao đổi và tiếp nhận thông tin giữa chủ thể này với chủ thể khác để thực hiện mục đích đề ra. b Đặc điểm
- Là quá trình giao tiếp gián tiếp
- Trao đổi và tiếp nhận thông tin
- Có thể bị gián đoạn bất cứ lúc nào
- Phương tiện giao tiếp là giọng nói c Vai trò
- Tiết kiệm về thời gian của các bên liên quan
- Truyền đạt thông tin nhanh chóng, kịp thời
2.4.2 Để giao tiếp qua điện thoại đạt hiệu quả thì người thực hiện cuộc gọi và nhận cuộc gọi phải làm gì?
Chuẩn bị trước khi gọi (nhận cuộc gọi)
+ Chuẩn bị nhịp thở, giọng nói.
+ Tư thế: Ngồi ngay ngắn, tay cầm ống nghe thẳng, tập trung tư tưởng, không làm việc riêng.
+ Nhịp thở, giộng nói: Trầm ấm, nhẹ nhàng, dễ nghe, không nên nói quá to hay quá nhỏ.
+ Nghe điện thoại nơi thích hợp: Tốt nhất nên chọn nơi thật yên tĩnh để nghe điện thoại.
+ Chuẩn bị nhịp thở, giọng nói.
+ Tư thế: Ngồi ngay ngắn, tay cầm ống nghe thẳng, tập trung tư tưởng, không làm việc riêng.
+ Nhịp thở, giộng nói: Trầm ấm, nhẹ nhàng, dễ nghe, không nên nói quá to hay quá nhỏ.
+ Cân nhắc thời điểm và môi trường gọi
+ Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
+ Chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những thông tin quan trọng.
+ Nhấc máy ở hồi chuông thứ 3
+ Xưng danh: Xưng tên/phòng ban/doanh nghiệp
Trong quá trình nhận cuộc gọi
+ Đảm bảo mục đích giao tiếp
+ Đừng để người gọi độc thoại
+ Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại
+ Không bất ngờ gác máy
Khi bắt đầu cuộc trò chuyện
+ Chào hỏi, tự xưng danh, xin phép được nói chuyện
+ Khéo léo nhắc lại tên người mình muốn gặp để trò chuyện
+ Hỏi thăm về gia đình, công việc, sức khoẻ,…
Khi nói về chủ đề cần giao tiếp
+ Nhanh chóng ghi lại thông tin quan trọng
+ Trao đổi nội dung rõ ràng cụ thể
+ Chú ý đến cảm xúc và suy nghĩ của người nghe thể hiện qua giọng điệu họ nói.
Kết thúc cuộc đàm thoại
Nhắc lại nội dung chính của cuộc giao tiếp
Nói lời cảm ơn, lời hẹn và chào tạm biệt:
+ Tôi có thể giúp bạn chuyện gì nữa không? Cám ơn bạn đã gọi.
+ Hãy gọi cho tôi khi bạn cần Chúc bạn một ngày tốt đẹp.
Nhắc lại nội dung Đưa ra lời hẹn, cảm ơn, chào tạm biệt.
(Một câu chúc tốt lành hay một lời tạm biệt mở, lời cảm ơn đến người đã nghe điện thoại,…)
2.4.3 Cách thức rèn luyện kĩ năng giao tiếp qua điện thoại
- Một nụ cười, một ánh mắt ân cần, nhiệt tình.
- Tư thế thể hiện sự tập trung chú ý tuyệt đối
- Hỗ trợ nội dung đối thoại tích cực, hiệu quả bàng cả kỹ năng nói, kỹ năng nghe và kỹ năng giao tiếp không dùng lời.
- Quán triệt nhuần nhuyễn cách thể hiện tổng thể với mọi đối tượng giao tiếp qua điện thoại, dù cấp bậc người đó ra sao, dù học nói năng hay thái độ như thế nào.
2.4.4 Các chú ý để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả a Giọng nói: Thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động
+ Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
+ Đừng nói quá to, cũng đừng thì thầm b Thái độ
+ Thái độ lịch sự và tôn trọng người nghe thông qua lời nói
+ Hãy nói chuyện vui vẻ
+ Bình tĩnh, kiên nhẫn c Thời điểm
+ Cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại
+ Tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa + Tránh gọi vào đầu giờ làm việc d Tránh những thói quen không tốt
+ Vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, nói chuyện với người khác… người nghe sẽ nhận ra ngay.
+ Cố gắng kết thúc cuộc gọi này rồi hãy bắt cuộc khác.
+ Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích.
Kỹ năng thuyết phục
2.5.1 Kỹ năng thuyết phục là gì?
Kỹ năng thuyết phục là khả năng thay đổi thái độ, niềm tin hoặc hành vi của một người hoặc một nhóm đối với người khác, nhóm, sự kiện, đối tượng hoặc ý tưởng Nó thường được thực hiện bằng cách truyền đạt, trong một thông điệp, một số cảm xúc, thông tin, lý luận hoặc kết hợp Tóm lại, kỹ năng thuyết phục có nghĩa là khả năng thực hiện những nỗ lục có chủ ý và thành công trong việc ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần của ai đó thông qua giao tiếp bằng văn bản hoặc bàng lời nói Cho dù đó là một bài thuyết trình đại học hay một lời chào hàng cho người mua tiềm năng, kỹ năng thuyết phục là điều cần thiết để thành công trong mọi giai đoạn của cuộc sống Điều này làm cho việc thuyết phục trở thành một trong những kỹ năng quan trong nhất mà bạn có thể phát triển.
2.5.2 Tại sao kỹ năng thuyết phục lại quan trọng?
Với bất kỳ ai, thuyết phục người khác về một vấn đề nào đó là vô cùng quan trọng. Trong học tập và làm việc cũng vậy, kỹ năng thuyết phục giúp bạn dễ dàng thuyết phục đối phương tin tưởng, làm theo những suy nghĩ, hành động, quyết định của mình. Đặc biệt khi bạn là một nhà lãnh đạo, kỹ năng thuyết phục giúp các nhân viên cấp dưới hay các cổ đông trong doanh nghiệp tin tưởng làm theo những hoạch định chính sách của bạn Nếu bạn là một nhân viên kinh doanh, kỹ năng thuyết phục chính là bí quyết sống còn của sự thành công trong công việc Bạn gần như thất bại hoàn toàn nếu không có kỹ năng thuyết phục, không thể khiến người khác tin tưởng, nghe và mua
21 những sản phẩm mà bạn đang giới thiệu Bởi vậy mới nói kỹ năng thuyết phục được xem là chìa khóa của sự thành công.
- Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục trong cuộc sống
+ Trong cuộc sống thường ngày, hầu hết bạn đều phải sử dụng đến kỹ năng thuyết phục người khác Ví dụ, khi bạn vay tiền, mượn đồ hay muốn rủ rê bạn gái đi chơi, Nếu ban đầu họ còn lưỡng lự, đắn đo và chưa đồng ý ngay, đòi hỏi lúc đó bạn phải dùng khả năng thuyết phục của mình để lung lay họ thay đổi ý nghĩ
+ Vậy nên, nếu bạn là người có khả năng thuyết phục tốt thì từ việc nhỏ đến việc lớn bạn đều có thể thành công Ngược lại, nếu bạn không có kỹ năng thuyết phục tốt thì không chỉ trong công việc mà bạn làm bất cứ điều gì cũng dẫn đến thất bại.
- Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục trong kinh doanh
+ Theo nghiên cứu, trong kinh doanh, kỹ năng thuyết trình quyết định 95% thành công hay thất bại Chẳng hạn, bạn là người có trình độ và năng lực được đánh giá cao, tuy nhiên bạn lại không có khả năng thuyết phục người khác, bạn luôn rụt rè và e sợ khi phải gặp đối tác hay khách hàng thì cho dù bạn có giỏi đến đâu thì trong thương trường bạn vẫn là một người thua cuộc.
+ Vì vậy, bạn luôn thấy rằng, trong kinh doanh những nhà tuyển dụng luôn muốn tìm kiếm những người có kỹ năng thuyết phục tốt để mang lại lợi ích cho công ty của họ Ví dụ, những tư vấn viên thường là những người rất giỏi trong việc thuyết phục khách hàng.
- Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục trong quan hệ đối tác
Trong mối quan hệ đối, kỹ năng thuyết phục được nâng lên một tầm cao mới Đòi hỏi các bạn phải trau dồi một khối lượng kiến thức khổng lồ và biết vận dụng nó một cách linh hoạt Vì vậy, để cuộc đàm phán, thương lượng với đối tác thành công trước hết bạn phải là một người hoạt ngôn và thông thạo từ ngữ thì mới có thể đối đáp lại được với phía đối tác.
2.5.3 Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục là gì?
Một quan niệm sai lầm phổ biến về khái niệm thuyết phục là nó có khả năng thuyết phục đối thủ của bạn nhìn mọi thứ theo cách của bạn Bước đầu tiên để cải thiện kỹ năng thuyết phục của bạn là vượt qua sai lầm này Cách tiếp cận tốt nhất là thử và học hỏi từ những người khác và đàm phán một giải pháp lẫn nhau Do đó, bạn phải có khả năng làm việc theo bốn bước cơ bản sau để cải thiện kỹ năng của mình:
- Thiết lập uy tín: Uy tín của bạn là một chức năng của chuyên môn cũng như các mối quan hệ của bạn Chuyên môn đi kèm với kiến thức và các mối quan hệ được hình thành bởi khả năng lắng nghe người khác và làm việc vì lợi ích tốt nhất của họ Họ càng phát triển; tốt hơn là uy tín của bạn.
- Tìm căn cứ chung: Bạn phải có khả năng đóng khung vị trí của mình theo cách thu hút khán giả Khung vị trí của bạn sao cho nó làm nổi bật lợi ích của nó cho tất cả các bên liên quan.
- Cung cấp bằng chứng: Bất cứ điều gì bạn nói phải được hỗ trợ bằng bằng chứng.
Tuy nhiên, thay vì trình bày bằng chứng ở dạng thông thường như biểu đồ và bảng tính, bạn phải có thể làm cho nó sinh động hơn thông qua việc sử dụng các câu chuyện, phép ẩn dụ và ví dụ phi thường.
- Kết nối với khán giả của bạn một cách tình cảm: Cuối cùng, bất cứ ai có kỹ năng thuyết phục đàng hoàng phải có khả năng cảm nhận trạng thái cảm xúc của khán giả và sau đó trả lời tương ứng, cho dù điều đó có nghĩa là kìm nén cảm xúc của chính họ hoặc tăng cường cho họ.
Những kỹ năng bạn cần chuẩn bị cho mình để phát triển kỹ năng thuyết phục như sau:
1 Kỹ năng kể chuyện : Kể chuyện khá hấp dẫn khi bạn cố gắng đưa ra quan điểm.
Những câu chuyện có sức mạnh thuyết phục mọi người và ảnh hưởng đến họ Martin Zwilling nói rằng “những câu chuyện thường có sức thuyết phục hơn những câu nói thực tế đơn giản” Nếu bạn có thể tích hợp người nhận trực tiếp vào câu chuyện, tác động tiềm năng thậm chí còn lớn hơn
2 Kỹ năng tạo động lực : Thuyết phục có một mối quan hệ đáng kể với động lực. Bạn không thể thuyết phục mọi người mà không biết nghệ thuật tạo động lực Khiến mọi người có động lực là một nhiệm vụ khó khăn vì nó phụ thuộc vào tính cách; các yếu tố có thể thúc đẩy một cá nhân có thể khác với các yếu tố thúc đẩy người khác Do đó để thuyết phục thành công mọi người, người ta cần có thể biết những gì nó cần để thúc đẩy Thuyết phục có một mối quan hệ đáng kể với động lực
3 Kỹ năng giải quyết vấn đề : Trong thế giới đương đại của chúng ta, nơi có rất nhiều vấn đề kinh tế xã hội và chính trị, những người có kỹ năng giải quyết vấn đề rất được tôn trọng và có khả năng thuyết phục mọi người tin vào ý tưởng của họ
Các kỹ năng khác
Ngoài kỹ năng giao tiếp và thuyết trình cùng với các kỹ năng đã nêu ở trên thì chúng ta cũngc ần có thêm các kỹ năng mềm khác Kỹ năng mềm có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cuộc đời bạn Nếu không có chúng, bạn sẽ phải đấu tranh để tìm việc làm, đối tác cũng như hạnh phúc Cho nên, kỹ năng mềm thực sự có ý nghĩa.
Trong giao tiếp không chỉ đơn giản là bạn nói không là được Giao tiếp đòi hỏi cả 2 kỹ năng là NÓI và LẮNG NGHE.
Việc lắng nghe và biết cách lắng nghe sẽ giúp bạn có được những lợi thế và giành được sự thiện cảm của người đối diện.
Nghe thì có vẻ đơn gian những thật sự không phải ai trong chúng ta cũng làm tốt được Nếu chúng ta chỉ lắng nghe một cách HỜI HỢT mà chẳng đúc kết được gì thì kết quả đúc kết từ việc lắng nghe đó cũng chỉ là con số không tròn trĩnh mà thôi Vì vậy mỗi người trong chúng ta nen rèn luyện cho mình cách lắng nghe người khác, vừa là cách để học hỏi gia tăng kiến thức vừa cách để năng cao giá trị bản thân của mình lên Người thành công sẽ là những người biết lắng nghe và chọn lọc kiến thúc để thu nạp một cách thông mình và hiệu quả nhất!
Trong việc giao tiếp hằng ngày, nghệ thuật từ chối là 1 kỹ năng RẤT QUAN TRỌNG những rất nhiều người lại không vận dụng được nó suôn sẻ Bạn phải hiểu một điều rằng sự tôn trọng không phải lúc nào cũng được thể hiện bằng việc đồng ý khi có ý kiến hay đề nghị đưa đối phương đưa ra.
Rất nhiều người trong chúng ta lựa chọn cách giải quyết công việc theo tình cảm và rất ngại phải từ chối một lời dề nghị nào đó Có những lúc bạn cũng phải biết nói
“không” và từ chối khéo léo để tránh phiền hà và áp lực cho bản thân mình
2.6.3 Kỹ năng làm chủ bản thân, cảm xúc
Những lúc bạn không quản lý cảm xúc của bạn một cách có nhận thức, bộ não của bạn sẽ chạy và chuyển cảm xúc của bạn thành nhiều trạng thái khác nhau Nếu cứ để tình trang này tiếp diễn nó sẽ khiến nhiều cảm xúc trở thành thói quen cố hữu trong bạn Cảm xúc của mỗi người là một hình thức trải nghiệm cơ bản về thái độ chúng ta đối với sự vật, hiện tượng, với người khác và với chính mình Cảm xúc có thể là tích cực hoặc tiêu cực, trong khi ai cũng luôn muốn có những cảm xúc tích cực thì cảm xúc tiêu cực lại chi phối ta nhiều hơn.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc
Nghe thì có vẻ đơn gian những thật sự không phải ai trong chúng ta cũng làm tốt được Nếu chúng ta chỉ lắng nghe một cách HỜI HỢT mà chẳng đúc kết được gì thì kết quả đúc kết từ việc lắng nghe đó cũng chỉ là con số không tròn trĩnh mà thôi Vì vậy mỗi người trong chúng ta nen rèn luyện cho mình cách lắng nghe người khác, vừa là cách để học hỏi gia tăng kiến thức vừa cách để năng cao giá trị bản thân của mình lên Người thành công sẽ là những người biết lắng nghe và chọn lọc kiến thúc để thu nạp một cách thông mình và hiệu quả nhất!
Trong việc giao tiếp hằng ngày, nghệ thuật từ chối là 1 kỹ năng RẤT QUAN TRỌNG những rất nhiều người lại không vận dụng được nó suôn sẻ Bạn phải hiểu một điều rằng sự tôn trọng không phải lúc nào cũng được thể hiện bằng việc đồng ý khi có ý kiến hay đề nghị đưa đối phương đưa ra.
Rất nhiều người trong chúng ta lựa chọn cách giải quyết công việc theo tình cảm và rất ngại phải từ chối một lời dề nghị nào đó Có những lúc bạn cũng phải biết nói
“không” và từ chối khéo léo để tránh phiền hà và áp lực cho bản thân mình
2.6.3 Kỹ năng làm chủ bản thân, cảm xúc
Những lúc bạn không quản lý cảm xúc của bạn một cách có nhận thức, bộ não của bạn sẽ chạy và chuyển cảm xúc của bạn thành nhiều trạng thái khác nhau Nếu cứ để tình trang này tiếp diễn nó sẽ khiến nhiều cảm xúc trở thành thói quen cố hữu trong bạn Cảm xúc của mỗi người là một hình thức trải nghiệm cơ bản về thái độ chúng ta đối với sự vật, hiện tượng, với người khác và với chính mình Cảm xúc có thể là tích cực hoặc tiêu cực, trong khi ai cũng luôn muốn có những cảm xúc tích cực thì cảm xúc tiêu cực lại chi phối ta nhiều hơn.
PHNN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM HOÀN THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP 3.1 Bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc Ở Việt Nam, thời gian trước đây, đào tạo các kỹ năng chưa được chú trọng Sinh viên khi ra trường biết nhiều kiến thức, nhưng lại thiếu kỹ năng làm việc cụ thể Một cán bộ được đào tạo bài bản, nắm chắc quy trình nghiệp vụ song lại không có phương pháp để tổ chức triển khai công việc trong thực tiễn
Sống với những mối quan hệ, tương tác, giữa chính bản thể (con người) với đối tác (con người, công việc, các tình huống gặp phải) Sinh ra đời, chúng ta được quyền tồn tại nhưng để sống cho thực sống, chúng ta phải chứng nghiệm trải nghiệm và chiêm nghiệm lại những điều đã qua từ đó đúc kết lại thành kỹ năng sống Kể đến, giao tiếp trở thành nghệ thuật trong đời sống hiện đại, nếu chúng ta thiếu những kỹ năng giao tiếp chúng ta sẽ chẳng bao giờ có được những thành công như mong muốn Thế nên chúng ta đừng bao giờ để mình yếu thế trong mối quan hệ hàng ngày với những người khác chỉ vì không thấu hiểu những kỹ xảo của nghệ thuật giao tiếp Muốn thành công trong công việc chúng ta không những cần nắm vững kiến thức cơ bản trong lĩnh vực này mà cần phải vận dụng những kiến thức đó vào thực tiễn hoạt động giao tiếp của chính bản thân.
Trong quá trình học tập và nghiên cứu kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc, chúng tôi nhận thấy việc học tập kỹ năng giao tiếp không chỉ góp phần nâng cao khả năng tiếp cận kiến thức, mà còn mở ra cho sinh viên khả năng nắm bắt các cơ hội nghề nghiệp đến với mình Để phát triển kỹ năng giao tiếp, mỗi sinh viên cần nắm vững kiến thức chuyên ngành được đào tạo, không ngừng luyện tập, vận dụng các kiến thức được học vào thực tiễn đời sống Khi tự tin với những kiến thức mà mình nắm bắt được, sinh viên sẽ chủ động hơn khi giao tiếp và trình bày suy nghĩ của mình Bên cạnh đó, mỗi sinh viên cần sôi nổi trong các giờ học và thoải mái thể hiện, thuyết trình quan điểm cá nhân khi làm việc nhóm hay khi được giáo viên yêu cầu Tích cực tham gia các chương trình rèn luyện kỹ năng và nghiệp vụ nghề nghiệp do Khoa và nhà trường tổ chức, các cuộc thi do Đoàn trường tổ chức, các chương trình tình nguyện… Đây đều là những cơ hội quý giá để sinh viên cọ xát và hoàn thiện toàn diện mọi kỹ năng mềm, trong đó có kỹ năng giao tiếp. Đối với mọi ngành nghề và mọi cá nhân, kỹ năng giao tiếp luôn rất quan trọng Để học tập đạt kết quả tốt, để việc làm mang lại hiệu quả cao, mỗi sinh viên luôn phải đầu tư trong việc tích lũy vốn kiến thức chuyên môn và những kỹ năng bổ trợ Những kỹ năng này sẽ là nền tảng để sinh viên tìm kiếm được việc làm như ý sau khi tốt nghiệp, và không chỉ vậy, nó còn giúp hoàn thiện cá nhân một cách toàn diện cả về tri thức và đạo đức.
Ứng dụng nguyên tắc, mô hình giao tiếp
+ oncise C (ngắn gọn, súc tích)
- NGUYÊN TẮC 7C = NGUYÊN TẮC 5C + Consistency (Nhất quán) + Cautious
- ỨNG DỤNG NGUYÊN TẮC 5C, 7C VÀO HOẠT ĐỘNG THUYẾT TRÌNH
Thông điệp phải có lời văn và ý tứ rõ ràng để giúp người nhận hiểu được đúng thông tin muốn truyền đạt và có thể thực hiện công việc với những thông tin ấy…
- Ứng dụng của tiêu chí “Clear” trong hoạt động thuyết trình nhóm:
Việc xác nhận rõ ràng mục đích – ở đây là chủ đề của bài thuyết trình – là vô cùng quan trọng Các nghiên cứu quy mô lớn đã chứng minh rằng một chủ đề có nội dung rõ ràng là một trong những yếu tố quan trọng nhất để phân biệt một nhóm thuyết trình thành công và nhóm thất bại (Craig E.Johnson | Michael Z Hackman)
Nếu không có một chủ đề nhất định, các thành viên trong nhóm thuyết trình có thể sẽ cảm thấy thờ ơ với bài thuyết trình chung Không nắm được chủ đề – mục tiêu chung mà cả nhóm hướng tới, các thành viên sẽ không biết tại sao phải tổ chức các cuộc thảo luận nhóm, tại sao phải quan tâm về vấn đề này và tại sao phải làm việc chăm chỉ Chính vì thế, trước khi phân công công việc cho mỗi thành viên trong nhóm, các thành viên cần họp bàn với nhau để chọn ra chủ đề hợp lí.
Ví dụ: Nhóm có thể giới hạn chủ đề để chủ đề nằm trong phạm trù kiến thức và sở trường của các thành viên, vì phần lớn các thành viên trong nhóm sẽ thuyết trình tốt nhất khi họ được chia sẻ dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của chính mình.
Thông điệp phải hoàn chỉnh, phải có đầy đủ những nội dung, những phần, những điều kiện, điều khoản cần thiết
- Ứng dụng của tiêu chí “Complete” trong hoạt động thuyết trình nhóm:
Sự phụ thuộc lẫn nhau khi làm việc nhóm là vô cùng cần thiết vì một bài thuyết trình của cả nhóm chỉ thực sự hiệu quả khi tất cả các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt phần được giao.
Nếu một phần thông tin bị diễn đạt lập lờ trong quá trình giao tiếp, hiệu quả truyền đạt của toàn bộ thông điệp sẽ bị suy giảm Như vậy, trong phần thuyết trình nhóm, nếu như một thành viên không trình bày tốt chuyên mục được giao, thông điệp của cả bài thuyết trình cũng sẽ bị ảnh hưởng Ví dụ, nếu một học sinh trong nhóm không thể trình bày hay giải thích về một phần của chương được giao trong bài thuyết trình môn lịch sử, bài thuyết trình của nhóm này sẽ vi phạm tính completeness trong giao tiếp, khiến khán giả khó nắm bắt được nội dung cả nhóm muốn truyền tải.
Thông điệp phải ngắn gọn, cô đọng, nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của các vấn đề cần thông báo, báo cáo và trao đổi, thảo luận…
- Ứng dụng của tiêu chí “Concise” trong hoạt động thuyết trình nhóm:
Khi hoạt động nhóm, phần lớn các nhóm thuyết trình đều sử dụng các công cụ hỗ trợ thuyết trình (presentation aids) Công cụ hỗ trợ thuyết trình có thể là các tập tin âm thanh kèm theo hoặc hình ảnh giúp khán giả hiểu và ghi nhớ nội dung của một cuộc thảo luận hoặc bài thuyết trình Các công cụ hỗ trợ thuyết trình hiệu quả có thể khiến một số chủ đề buồn tẻ, một ý tưởng phức tạp trở nên dễ hiểu.
Ví dụ, khi trình bày về nghiên cứu xu hướng dân số qua các năm của thế giới, thay vì vẽ trên bảng trắng, người thuyết trình có thể phát bản photo và trình chiếu biểu đồ và phân tích trên màn hình máy chiếu để tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Khi thiết kế slide thuyết trình, người nói nên lưu tâm về yếu tố concise (xúc tích và hiệu quả) Việc áp dụng tiêu chí concise trong việc bố trí slide thuyết trình có thể tuân theo các quy tắc sau:
+ Mỗi slide chỉ nên tập trung vào một thông điệp và các câu còn lại dùng để chứng minh cho quan điểm đó.
+ Nếu slide có n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên có n chữ (Brody)
+ Dùng các phông chữ và phông nền đơn giản, không sử dụng các họa tiết, hình vẽ không liên quan chỉ phục vụ mục đích trang trí mà không giúp ích cho việc truyền đạt thông điệp.
4 Correct: Điều quan trọng nhất là thông tin đưa ra phải chính xác Các văn bản cần được viết đúng, chính xác, không viết sai lỗi chính tả, không viết sai các con số, ngày tháng, giá cả…và phải được kiểm tra kỹ trước khi phát hành.
- Ứng dụng của tiêu chí “Correct” trong hoạt động thuyết trình nhóm: Để các thông tin của bài thuyết trình nhóm được chứng minh đầy đủ bởi các dẫn chứng, các thành viên nhóm thuyết trình nên tổ chức các buổi tranh luận, vì đây là cơ hội tốt giúp nhận ra điểm mạnh, điểm yếu từ các thông điệp trình bày bởi mỗi thành viên, đề từ đó có các sự điểu chỉnh thích hợp cho bài thuyết trình.
Hoạt động tranh luận là một trong các cách vô cùng hiệu quả để củng cố quan điểm của mỗi thành viên cũng như đánh giá những ý kiến khác Các buổi tranh luận trước khi thuyết trình ngoài việc đảm bảo thông tin đầy đủ và cụ thể, nó còn chứa đựng nhiều lợi ích to lớn khác như việc kiểm tra các lỗi về slide, thông tin cung cấp,
Lời văn phải lịch sự, nhã nhặn Hình thức trình bày cẩn thận, đẹp, sáng sủa.
- Ứng dụng của tiêu chí “Courteous” trong hoạt động thuyết trình nhóm:
Sự lịch sự trong giao tiếp hoạt động nhóm thể hiện ở việc cởi mở, luyện tập lắng nghe ý kiến của người khác, ghi nhận điểm mạnh và điểm yếu của ý kiến, góp ý chân thành và thẳng thắn Một khi biết cách cởi mở và tiếp nhận ý kiến mới từ các thành viên khác, mỗi cá nhân không chỉ tự nâng cao kiến thức mà còn khuyến khích bản thân vượt qua được rào cản về chủ nghĩa vị chủng, khuôn mẫu hay thành kiến.
Giữa các ý, các phần trong thông điệp phải nhất quán với nhau.
- Ứng dụng của tiêu chí “Consistency” trong hoạt động thuyết trình nhóm: