tiểu luận môn quản lý mua hàng đề tài phân tích quy trình mua hàng và soạn thảo một đơn chào mua cho một hoạt động cụ thể

Nội dung và lưu đồ quy trình mua hàngNội dung quy trình mua hàng - Lập “Yêu cầu mua hàng”Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

- o0o-

Tiểu luận môn:

QUẢN LÝ MUA HÀNG(Học kỳ I nhóm 1 năm học 2021 – 2022)

Đề tài: Phân tích quy trình mua hàng và soạn thảo một đơn chào

mua cho một hoạt động cụ thể

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Vân Nga Nhóm thực hiện: Nhóm SUN

Sinh viên: Ngành Logistics và Quản lý CUU

Số điện thoại:

Email:

HÀ NỘI – 2021

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU (Thảo)

Tính cấp thiết của đề tài

Với sự phát triển của công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay, hầu hết mọi người đều nhận định rằng đối với một doanh nghiệp thì quy trình sản xuất là quan trọng nhất bởi nó là điểm mấu chốt đối với bất kì doanh nghiệp nào, dảm bảo đầu vào

và đầu ra Đồng thời, gắn liền với lợi nhuận nên thường được coi là một vấn đề quan trọng sống còn của các doanh nghiệp hiện nay

Thế nhưng, liệu có ai biết rằng ngoài quy trình sản xuất quan trọng kia thì còn

có một quy trình quan trọng không kém gì, đó chính là quy trình mua hàng Vì nếu như quy trình mua hàng trong doanh nghiệp được thực hiện trơn tru và hiệu quả thì sẽ đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn và đảm bảo cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp Ngoài ra, mua hàng còn là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình mua hàng khác nhau

Trong đó, để có thể thực hiện được quy trình mua hàng thì không thể thiếu được bước soạn thảo đơn chào mua hàng, đây có thể coi là yếu tố mà bất cứ một quy trình mua hàng nào cũng cần phải có để thực hiện mua hàng Đồng thời nó còn có giá trị pháp lý để làm căn cứ cho hoạt động chuyển giao hàng hóa mua bán và thanh toán tiền mua hàng, cũng là để bảo vệ quyền lợi cho cả đôi bên

Nhận thức thấy được tầm quan trọng của quy trình mua hàng và đơn mua hàng đối với sự phát triển lâu dài của các doanh nghiệp hiện nay Chính vì vậy nên chúng

em lựa chọn đề tài: “Phân tích quy trình mua hàng và soạn thảo một đơn chào mua cho một hoạt động cụ thể” để có thể tìm hiểu một cách rõ nhất về một quy trình

mua hàng cũng như soạn thảo một đơn chảo mua hàng cụ thể

Mục tiêu nghiên cứu

Để có thể nghiên cứu đề tài này một cách rõ ràng nhất thì trước hết chúng em

sẽ triển khai tìm hiểu cơ sở lý luận về quy trình mua hàng và soạn thảo đơn chào mua,

ví dụ quy trình mua được thực hiện như thế nào hay soạn thảo đơn chào mua hàng là

gì Sau đó, tiếp tục đi tìm hiểu về thực trạng quy trình mua hàng và soạn thảo đơn chào mua của công ty Vinamilk Từ đó để tìm ra các giải pháp cũng như các khuyến nghị nhằm giúp giải quyết các vấn đề tồn đọng trong phần thực trạng.

1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ SOẠN THẢO ĐƠN CHÀO MUA

1.1 Quy trình mua hàng (Trang)

1.1.1 Khái niệm

Quy trình mua hàng, bán hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp Nếu quy trình này trong công ty được thực hiện trơn tru và hiệu quả sẽ đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn và đảm bảo cho sự phát triển đều đặn của doanh nghiệp

1.1.2 Nội dung và lưu đồ quy trình mua hàng

Nội dung quy trình mua hàng

- Lập “Yêu cầu mua hàng”

Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt

Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng

- Lập “Đề nghị báo giá”

Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu

- Theo dõi “Báo giá của NCC”

Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng để đưa ra lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng

Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, Phòng Mua hàng tiến hành lập

và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua” Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận

- Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp

Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:

So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

- Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhậnthông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng

Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng

Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.

Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá

- Quyết toán, thanh toán

Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán

Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa.Lưu đồ quy trình mua hàng

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước sau:

1.1.3 Đặc điểm

Khi công ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình mua hàng:

Ưu điểm:

- Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp

- Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất

- Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng.

- Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng

- Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất

- Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn

- Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới

- Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình

- Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theo quy trình

Nhược điểm:

- Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt đón đầu

- Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình

- Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo

về phía mình

Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những

chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh¬ chi phí đặt hàng, chiphí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao

- Quy trình mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ

Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lư¬ợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả

1.2 Soạn thảo đơn chào mua (Trang)

Với thư chào hàng hấp dẫn, doanh nghiệp có thể thu hút khách hàng tiềm năng,cải thiện độ nhận diện thương hiệu, từ đó tăng tỉ lệ chuyển đổi và thúc đẩy doanh số bán hàng

Ngày nay, với sự phát triển của Internet, doanh nghiệp có rất nhiều kênh và công cụ như website, mạng xã hội, các video, poster có thể đem lại doanh thu bán hàng và có tính lan tỏa Vì vậy, các nhà quản lý có thể nghĩ thư chào hàng là một cách

cũ và lạc hậu để thu hút khách hàng

Tuy nhiên, thư chào hàng vẫn không hề đánh mất đi tầm quan trọng của mình Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong ngành thương mại và dịch vụ, vẫn tận dụng thư chào hàng như hình thức tiếp cận đến số lượng lớn khách hàng tiềm năng và quảng bá những chương trình giảm giá, chiết khấu hấp dẫn đến họ một cách tiết kiệm nhất

1.2.1 Khái niệm và các điều khoản

Thư chào hàng là lời chào đầu tiên của cá nhân và doanh nghiệp với khách hàng hoặc đối tác trong kinh doanh Tuy nhiên hiện nay còn rất nhiều thương nhân chưa quan tâm đến tâm quan trọng của thư ngỏ chào hàng

Thư chào hàng là một văn bản được doanh nghiệp gửi đến khách hàng trực tiếphoặc qua email, nhằm mục đích thu hút khách hàng tiềm năng đến với một sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp

Thư chào mua được coi là một phần quan trọng của quy trình bán hàng Mục tiêu của thư chào hàng là để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách cho khách hàng thấy được sản phẩm hoặc dịch vụ đó sẽ manglại lợi ích cho họ như thế nào

Thư chào mua là một hình thức marketing hiệu quả, giúp doanh nghiệp có thể tăng tỉ lệ chuyển đổi nếu doanh nghiệp áp dụng một cách phù hợp Thư chào hàng cầnđảm bảo được những yêu cầu tối thiểu, giúp người đọc hiểu được những lợi ích cụ thể

mà họ đạt được khi mua hàng Ví dụ như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có thể giải quyết được vấn đề hay nhu cầu gì của khách hàng hoặc tại sao khách hàng nên lựachọn doanh nghiệp chứ không phải đối thủ cạnh tranh

1.2.2 Cách thức soạn thảo đơn chào mua

- Xác định rõ mục tiêu của thư chào hàng

Thư chào hàng không nhất định phải khiến khách hàng phát sinh hành vi mua ngay sau khi đọc thư Bạn có thể tạo một chiến dịch email marketing để tiếp cận và nuôi dưỡng khách hàng Tùy vào mỗi mục đích viết thư chào hàng thì cách viết và ngôn từ sử dụng trong thư cũng khác nhau Vì thế bạn cần lưu ý kỹ về mục đích viết thư trước khi đặt bút viết và gửi cho khách hàng

- Tập trung vào lợi ích của người đọc thư

Thư chào hàng là lời giới thiệu của doanh nghiệp Tuy nhiên bạn đừng nên nói quá nhiều về những gì mình có trong thư Ưu tiên trình bày những điều mà khách hàng và đối tác cần Người mở thư sẽ chỉ đọc tiếp và hành động khi họ nhìn thấy mình

sẽ nhận được lợi ích nào đó Bạn nên đặc biệt lưu ý chi tiết này

- Sử dụng ngôn từ đơn giản, thân thiện

Khách hàng mục tiêu và đối tác là những người đã biết đến ngành hàng của bạn Vì thế đừng cố nhồi nhét các từ quá hàn lâm mang tính đao to búa lớn Nó chỉ

khiến nội dung của bạn mang tính chủ quan và hơi tự tin thái quá Hãy ưu tiên chọn những ngôn từ đơn giản và thân thiện trong thư chào hàng.

- Thư chào hàng nên ngắn gọn, xúc tích

Dù là một bức thư chuyển phát nhanh hay email thì người đọc đều không thích những nội dung quá dài Vậy nên hãy cô đọng trong thư chào hàng những thông tin đắt giá nhất Trình bày nó một cách ngắn gọn, khoa học nhưng vẫn đủ ý nghĩa

- Hình thức thư chào hàng bắt mắt

Nếu gửi thư chào hàng qua email hãy chọn những tiêu đề thư thật nổi bật Phầnhiển thị nội dung thư cũng nên có logo và màu sắc của thương hiệu Việc này khiến trải nghiệm của người đọc tốt hơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi sau khi đọc thư

- Ưu tiên gửi kèm sản phẩm trong thư chào mua hàng

Nếu mục đích thư chào hàng để giới thiệu sản phẩm và thuyết phục người mua thì hình ảnh và thông tin sản phẩm là không thể thiểu Vì thế bạn nên đính kèm sản phẩm trong thư để gây thiện cảm với người đọc Họ cũng sẽ dễ dàng tìm hiểu sản phẩm hơn, từ đó việc kinh doanh cũng sẽ thuận lợi hơn

1.2.3 Vai trò của đơn chào mua

Thư chào mua hàng sẽ như là một bản tóm tắt thông tin ngắn gọn những thông tin liên quan về doanh nghiệp

- Gửi thư chào mua hàng cũng là một cách làm marketing tinh tế về doanh nghiệp để tiếp cận khách hàng mục tiêu và đối tác một cách hiệu quả và dễ dàng hơn

- Thư chào hàng giúp cho quy trình thương mại diễn ra thuận lợi hơn và nhanh chóng hơn Từ đó giúp doanh nghiệp có thể kinh doanh và quảng bá thương hiệu tốt hơn

- Thư chào mua hàng là thuyết phục khách hàng và đối tác quan tâm đến sản phẩm Vì thế dù giao thương không thành công thì thư chào hàng cũng đã giúp khách hàng biết đến doanh nghiệp

1.3 Mối quan hệ giữa quy trình mua hàng và đơn chào mua (Hường)

Mua hàng được coi là thực hiện “năm quyền”: mua đúng chất lượng, đúng sốlượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc Và thu mua là một nhóm chức năng(tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hóa và dịch vụ).

Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty

Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo nó mang lại giá trị tối đa cho

tổ chức Ví dụ bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp; mua, đàm phán và kýhợp đồng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; vàphát triển hệ thống mua hàng

Quy trình mua hàng của công ty là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty

đó Khi công ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽđơn giản hơn Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình, thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theoquy trình

Việc soạn thảo một đơn chào mua, đôi khi được gọi là hoạt động chào mua diễn

ra khi công ty, doanh nghiệp có nhu cầu mua một số lượng sản phẩm nào đó mà chưa tìm được nhà cung ứng Đơn chào mua thường chứa các thông tin về tiêu chuẩn sản

phẩm, giá thành và một số yêu cầu nhất định mà doanh nghiệp mong muốn được đáp ứng từ nhà cung cấp mà họ đang tìm kiếm.

Có thể nói, đơn chào mua là yếu tố đòn bẩy “bôi trơn” quy trình mua hàng của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có đơn chào mua cho một sản phẩm cụ thể đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó đang chủ động tìm kiếm một nhà cung cấp cho riêng mình, một nhà cung cấp thỏa mãn được các yêu cầu mà công ty mong muốn thay vì đợi các đơn vị cung ứng tìm đến mình Điều này là yếu tố giúp quy trình mua hàng phát huy được hết hiệu năng, diễn ra suôn sẻ và bước đầu đạt được thành công trong khâu chọn lựa nhà cung cấp

2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ SOẠN THẢO ĐƠN CHÀO MUA CỦA CÔNG TY VINAMILK

2.1 Giới thiệu chung về công ty Vinamilk (Ngọc Anh)

2.1.1 Sự ra đời và quá trình phát triển

Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên quyết định số BCN năm 2003 của Bộ Công nghiệp về chuyên doanh nghiệp Nhà nước Công ty sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

155/2003QD Tên giao dịch là: Viet Nam Dairy Products Joint Stock Company

- Tên viết tắt: VINAMILK

Vinamilk được thành lập vào ngày 20/8/1976 dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại: Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost), nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina), nhà máy sữa bột Dielac

Năm 1986, 1991 Vinamilk được Nhà nước trao tặng 2 Huy chương Độc lập hạng Ba và hạng Nhì

Vào tháng 3 năm 1994, Vinamilk chính thức khánh thành Nhà máy sữa đầu tiên

Năm 2005, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Tiên Sơn, Nhà máy sữa Nghệ An

Năm 2006, Vinamilk khánh thành trang trại bò đầu tiên tại Tuyên Quang.Năm 2008, Vinamilk tiếp tục khánh thành thêm 2 trang trại bò sữa ở Bình Định

và Nghệ An; ba nhà sữa Thống Nhất, Trường Thọ và Sài Gòn được Bộ Tài nguyên và Môi trường trao tặng bằng khen “Doanh nghiệp Xanh” và thành tích bảo vệ môi trường

Năm 2010 và 2012, Công ty Vinamilk thành lập Nhà máy nước giải khát Việt Nam, thành lập Nhà máy sữa tại Đà Nẵng

Năm 2013, Khánh thành Nhà máy Sữa bột Việt Nam, Nhà máy Sữa Việt Nam (Mega) Mua 70% cổ phần Drifwood Dairy Holding Corporation tại bang California,

Mỹ và chính thức nắm giữ 100% cổ phần vào tháng 5/2016

Năm 2014, góp 51% vốn thành lập Công ty AngkorMilk tại Campuchia và chính thức tăng mức sở hữu vốn lên 100% vào năm 2017 Góp 100% vốn thành lập công ty con Vinamilk Europe Spostka Z Ograniczona Odpowiedzialnoscia tại Ba Lan.Năm 2017, thành lập Trung tâm Sữa tươi nguyên chất Củ Chi Đầu tư nắm giữ 65% CTCP Đường Việt Nam và góp vốn đầu tư 25% vốn cổ phần của CTCP Chế BiếnDừa Á Châu

Năm 2018, Vinamilk là công ty đầu tiên sản xuất sữa A2 tại Việt Nam Công ty còn nắm giữ 51% cổ phần của Lao-Jargo Development Xiengkhouang CO., Ltd Năm 2019, Vinamilk khởi công giai đoạn 1 trang trại bò sữa tại Lào với quy

mô diện tích 5,000 ha và quy mô tổng đàn bò 24,000 con Hoàn tất việc mua 75% cổ phần của CTCP GTNfoods và tham gia điều hành CTCP Sữa Mộc Châu với quy mô 27,500 con

Trong năm 2020, Vinamilk đã xuất khẩu lô sữa đặc Ông Thọ đầu tiên sang Trung Quốc, bộ 3 sữa đậu nành hạt cao cấp và trà sữa mang thương hiệu Vinamilk sang Hàn Quốc, là công ty sữa đầu tiên tại Việt Nam được đăng ký thành công vào danh sách các cá nhân tổ chức được xuất khẩu sữa vào khu vực EAEU Công ty sữa Vinamilk tiếp tục mở rộng Chương trình Sữa học đường tới các tỉnh Trà Vinh, Gia Lai, Hà Giang, Quảng Ngãi và Quảng Nam

2.1.2 Chuỗi cung ứng của Vinamilk

Mô hình chuỗi cung ứng sản phẩm sữa của công ty sữa Vinamilk

- Khâu cung ứng đầu vào

Khâu cung ứng đầu vào của công ty sữa Vinamilk gồm: nguồn nguyên liệu nhập khẩu và nguồn nguyên liệu thu mua từ các hộ nông dân nuôi bò, nông trại nuôi

bò trong nước Đây là thành viên đầu tiên trong chuỗi cung ứng Các hộ nông dân nuôi bò, nông trại có vai trò cung cấp nguyên liệu sữa đầu vào cho sản xuất thông qua trạm thu mua sữa Sữa được mua thừ các trang trại sữa phải luộn đạt tiêu chuẩn về chất lượng đã được ký kết giữa công ty Vinamilk và các nông trại sữa Sữa tươi nguyên liệu phải trải qua quá trình kiểm tra gắt gao khi tiếp nhận các chỉ tiêu (cảm quan: thơm ngon tự nhiên, không có bất kỳ mùi vị nào; độ tươi; độ acid; chỉ tiêu vi sinh; hàm lượng kim loại nặng; thuốc trừ sâu, thuốc thú y; nguồn gốc không sử dụng sữa bò bị bệnh) Riêng đối với việc sản xuất sữa tươi tiệt trùng thì sữa tươi phải đảm bảo nghiêm ngặt về độ tươi không bị kết tủa bởi còn 75℃ Đối với nguyên liệu sữa nhập khẩu thì có thể được nhập thông qua trung gian hoặc tiến hành nhập khẩu trực tiếp rồi được chuyển trực tiếp đến nhà máy sản xuất Một số nhà cung cấp nguyên liệusữa nhập khẩu cho công ty sữa Vinamilk như:

Fonterra là tập đoàn đa quốc gia hàng đầu trên thế giới trong linh vực về sữa vàxuất khẩu các sản phẩm sữa

Hoogwegt International là một đối tác lớn chuyên cung cấp bột sữa cho nhà sảnxuất của công ty sữa Vinamilk

Ngoài ra Tetra Pak Indochina, Combibloc cung cấp thùng carton và máy đóng gói cho Vinamilk, Perstima Bình Dương cung cấp vỏ hộp bằng sắt và cùng nhiều công

ty khác trong nước

- Khâu sản xuất

Khâu sản xuất sữa của công ty: sau khi sữa được vận chuyển đến các nhà máy chế biến và được kiểm tra rất nhiều lần sau đó sữa vào dây chuyển sản xuất Tại đây nguyên liệu sữa được trải qua các quá trình như chuấn hóa, bài khí, đồng hóa và thanhtrùng và cuối cùng được đóng gói

- Khâu phân phối

Khâu phân phối đầu ra của công ty sữa Vinamilk: Công ty phân phối sữa thông qua tập đoàn Phú Thái đến các đại lý, cửa hàng rồi đến tay người tiêu dùng

2.2 Quy trình mua hàng của công ty Vinamilk

2.2.1 Dự báo và yêu cầu kế hoạch (Ngọc Anh)

Sản lượng tiêu thụ sữa và các sản phẩm từ sữa của Việt Nam đạt 1.76 triệu tấn trong năm 2020

Mức tiêu thụ sữa của nước ta năm 2020 là 27 lít/người năm Trong đó mức tiêu thụ sữa ở thành thị tăng 10%, ở nông thôn tăng 15% so với năm 2019

Dự báo mức tiêu thụ sữa của nước ta vào năm 2021 là 8%

Do đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng đến thu nhập của người tiêu dùng có mức thu nhập thấp làm ảnh hưởng đến mức tiêu thụ sữa còn về người tiêu dùng có mức thunhập trung bình và cao lại không bị ảnh hưởng mà còn có xu hướng tiếp tục tăng tiêu thụ sản phẩm Vì vậy Vinamilk đã chuyển dịch sản phẩm sang sản phẩm bán giá rẻ và tiếp tục nâng cao chất lượng sản phẩm.

Sau khi dự báo nhu cầu tiêu thụ sữa Vinamilk tiến hành kiểm tra kho hàng để xác định hạn sử dụng các sản phẩm còn ở trong kho và có thể phù hợp với khoảng không quảng cáo trên tay thực tế

2.2.2 Trưng cầu (Ngọc Anh)

- Nhận diện sản phẩm sữa của Vinamilk

Hộp Tetra Pak cao và thon thả, hộp Combibloc thấp hơn và có bề ngang rộng hơn

Vị trí ống hút hộp Combibloc ở giữa hộp, trong khi ống hút hộp Tetra Pak ở góc hộp

Trên mặt đáy của mỗi loại đều có logo của nhà máy sản xuất bao bì.

Các khách hàng có thể mua sữa của Vinamilk thông qua trong Web

https://giacmosuaviet.com.vn/collections/bot-dinh-duong

- Nhu cầu/ đặt hàng

Tại các đại lý sữa của Vinamilk sản lượng kinh doanh hàng tháng của sữa Vinamilk là trên 10 triệu tấn chiếm khoảng 15% thị trường cả nước

2.2.3 Xác định / lựa chọn nhà cung cấp (Mai Linh)

Thông thường các công ty sẽ xây dựng các mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ Vinamilk cũng vậy, xây dựng mục tiêu phát triển lâu dài

và bền vững đối với các nhà cung cấp lớn trong và ngoài nước là mục tiêu chính của Vinamilk nhằm đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu thô không những ổn định về chất lượng cao cấp mà còn ở giá cả rất cạnh tranh Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho Vinamilk có thể kể đến như mức độ uy tín, chất lượng sản phẩm, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ

Khi nói đến mua hàng trong các công ty sản xuất như công ty cổ phần sữa Việt Nam là phải nói tới nguyên vật liệu vì nó chiếm phần lớn trong quá trình sản xuất.Các nguyên vật liệu sử dụng trong nước như sữa bò tươi, đường tinh luyện, dầu thựcvật, đậu nành hạt, café hạt… Nguyên liệu nhập khẩu: sữa bột, dầu bơ…

Ngoài ra, các nông trại sữa là những đối tác chiến lược hết sức quan trọng của Vinamilk trong việc cung cấp tới cho người tiêu dùng sản phẩm cao cấp hàng đầu Sữa

được thu mua từ các nông trại phải luôn đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng đã được ký kết giữa công ty Vinamilk và các nông trại sữa nội địa.

Danh sách một số nhà cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty:

- Sữa bột các loại Hoogwert

- Newzealand Milk Products

- Olam International Ltd

- Trung tâm bò giống Tuyên Quang

- Hộ nông dân

- Công ty thực phẩm công nghệ TP.HCM

- Công ty đường Biên Hòa

- Công ty Ld mía đường Nghệ An

- Công ty mía đường Bourbon Tây Ninh

- Olam international Ltd

- Itochu corporation

- Titan Steel Co

- Công ty Perstima Bình Dương

Đối với trường hợp mời thầu: Sau khi nhận được Hồ sơ dự thầu của các Nhà cung cấp, Tổ xét thầu (Bao gồm người có thẩm quyền của Ban có nhu cầu đấu thầu,P.KT) sẽ tiến hành xét thầu và lập Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu, trình Tổng Giám đốc phê duyệt

Đối với trường hợp chào giá cạnh tranh: Căn cứ bảng chào giá và khả năng củacác Nhà cung cấp, các đơn vị chức năng lập Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cungcấp, trình người có thẩm quyền phê duyệt Thẩm quyền duyệt chọn nhà cung cấp sẽ

do Tổng Giám đốc qui định theo sự ủy quyền/ phân cấp quản lý hiện hành của Công

ty Người ra quyết định chọn nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc về quyết định của mình