MỤC LỤC
Trong năm 2020, Vinamilk đã xuất khẩu lô sữa đặc Ông Thọ đầu tiên sang Trung Quốc, bộ 3 sữa đậu nành hạt cao cấp và trà sữa mang thương hiệu Vinamilk sang Hàn Quốc, là công ty sữa đầu tiên tại Việt Nam được đăng ký thành công vào danh sách các cá nhân tổ chức được xuất khẩu sữa vào khu vực EAEU. Sữa tươi nguyên liệu phải trải qua quá trình kiểm tra gắt gao khi tiếp nhận các chỉ tiêu (cảm quan: thơm ngon tự nhiên, không có bất kỳ mùi vị nào; độ tươi; độ acid; chỉ tiêu vi sinh; hàm lượng kim loại nặng; thuốc trừ sâu, thuốc thú y; nguồn gốc không sử dụng sữa bò bị bệnh). Đối với trường hợp chào giá cạnh tranh: Căn cứ bảng chào giá và khả năng của các Nhà cung cấp, các đơn vị chức năng lập Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp, trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Đối với các sản phẩm sữa bột, Vinamilk đang đứng đầu thị trường trong nước về sản lượng và doanh số bán ra của ngành hàng sữa bột trẻ em 14 Công ty cũng xuất khẩu sản phẩm đến nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ, trong đó, sữa bột trẻ em là một trong những sản phẩm thể mạnh. Sau khi hợp đồng/ đơn đặt hàng được lập, hàng hóa sẽ được chuyển đến kho, bộ phận kho sẽ kiểm tra hàng hóa dựa trên thông tin của hợp đồng/ đơn đặt hàng đã được lập (số lượng, thông tin kỹ thuật, quy cách…). Từ đó sẽ phân loại các mặt hàng hóa, nếu hàng hóa nào không đạt yêu cầu về chất lượng hoặc bị lỗi về mặt bao bì thì sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại hoặc yêu cầu tiêu hủy.
Đo lường hiệu suất mua hàng là quan trọng, vì bộ phận thu mua đóng vai trò ngày càng then chốt của chuỗi cung ứng trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế và lại càng đáng quan tâm trong dịch bệnh Covid – 19 bùng phát. Nếu bộ phận thu mua của Vinamilk thực hiện mua một đơn hàng sử dụng quá ngân sách, đồng nghĩa với việc chức năng mua hàng không hiệu quả, phía ban lãnh đạo của Vinamilk sẽ cân nhắc và có hướng giải quyết kịp thời nhằm hiệu quả hóa chức năng mua hàng tại doanh nghiệp, đảm bảo thu mua phải nằm trong phạm vi ngân sách. Chính vì đo lường hiệu suất mua hàng của Vinamilk sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp nếu có sự bất ổn, biến động về giá và chất lượng của sản phẩm bên phía nhà cung cấp nên việc Vinamilk chủ động viết một đơn chào mua là vô cùng hợp lý, giúp Vinamilk chọn được đối tác cung ứng một cách tốt nhất, đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi.
Điều này có thể xảy ra khi một nhà cung cấp mới được tìm thấy, một mặt hàng thay thế ít tốn kém hơn được sử dụng, một hợp đồng mới đã được ký với nhà cung cấp, phương thức vận chuyển rẻ hơn hoặc bộ phận thu mua đã thương lượng giá thấp hơn với nhà cung cấp hiện tại. Khi một bộ phận mua bán thương lượng với một nhà cung cấp dịch vụ hoặc số hãng vận chuyển để giảm chi phí vận chuyển các mặt hàng từ nhà cung cấp đến cơ sở sản xuất, chi phí đơn vị của mặt hàng đó sẽ bị giảm. Hiện tại Vinamilk có một đội ngũ nhân viên bán hàng đông đảo, được đào tạo chất lượng, với những hiểu biết chắc chắn về Vinamilk, hiểu tâm lý khách hàng và quan trọng hơn nữa là một phong cách làm việc chuyên nghiệp, khả năng giao tiếp tốt,.
Trong trường hợp máy chủ lưu trữ thông tin bị hacker tấn công dẫn đến mất mát dữ liệu cá nhân thành viên, giacmosuaviet.com.vn sẽ có trách nhiệm thông báo vụ việc cho cơ quan chức năng điều tra xử lý kịp thời và thông báo cho thành viên được biết. Ban quản lý giacmosuaviet.com.vn yêu cầu các cá nhân khi đăng ký/mua hàng là thành viên, phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân có liên quan như: Họ và tên, địa chỉ liên lạc, email, số chứng minh nhân dân, điện thoại, số tài khoản, số thẻ thanh toán. Tuy nhiên đối với nguyên liệu sữa tươi, Vinamilk chủ yếu nhập từ các hộ nông dân chăn nuôi bò sữa quy mô nhỏ, họ có thể gặp nhiều hạn chế khi tìm đầu ra, không phải bất kì hộ gia đình nào cũng có khả năng tiếp cận với thông tin tìm kiếm nhà cung cấp của Vinamilk nên trong trường hợp này nhân viên mua hàng của Vinamilk cần trực tiếp liên lạc để phổ biến thông tin.
Hàng thỏng, bộ phận kế toỏn quản trị theo dừi được chi phớ sản xuất thụng qua cỏc bỏo cỏo định kỳ về chi phí sản xuất của từng đơn vị, báo cáo phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu… Dựa trên các báo cáo này, giúp Công ty kiểm soát chi phí tốt hơn trong các tháng sản xuất tiếp theo. Tại Vinamilk sử dụng hệ quản trị tích hợp ERP là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính, bán hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.
Hiện nay, Nhà nước đang đầu tư xây dựng rất nhiều cơ sở hạ tầng, đặc biệt là rất nhiều lô cốt trên đường, nên thường xuyên gây ách tắt giao thông, nạn kẹt xe kéo dài, điều này làm ảnh hưởng lớn đến tình hình sản xuát kinh doanh của các doanh nghiệp. Điển hình như việc không kịp tiến độ mua hàng của công ty, trậm trễ giao hàng của nhà cung cấp,. Vì thế, Nhà nước nên chú trọng đến hoàn thiện hệ thống giao thông vận tải, đường xá, công trình công cộng.
Hệ thống giao thông được cải thiện, cơ sở hạ tầng được nâng cao sẽ hạn chế các vấn đề trong khâu vận chuyển, leadtime sẽ giảm xuống, cắt giảm các khoảng thời gian chết, giúp hàng hóa đến tay công ty nhanh hơn, tăng hiệu suất mua hàng cho doanh nghiệp. Nhà nước cần đơn giản hóa các thủ tục hành chính rườm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp các doanh nghiệp thu hồi vốn kịp thời để tiếp tục đầu tư cho quá trình kinh doanh.
Tránh tình trạng doanh nghiệp phải chờ Nhà nước hoàn lại vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy sau khi đi tìm hiểu cũng như phân tích cơ sở lý luận và thực trạng quy trình mua hàng và soạn thảo đơn chào mua hàng của công ty Vinamilk, chúng em đã nắm rừ được cỏc bước cho một quy trỡnh mua hàng là như thế nào và soạn thảo đơn chào mua thì cần những gì. Đồng thời qua đây cũng nhận thấy được vai trò, tầm quan trọng của một quy trình mua hàng đối với một doanh nghiệp lớn như Vinamilk.
Bởi nó giúp doanh nghiệp đảm bảo được đúng số lượng, chất lượng, đúng thời điểm hàng hóa cẩn thiết để phục vụ quá trình bán ra, như thế sẽ giảm thiểu được chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời nếu mua hàng hóa với chi phí thấp thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lợi nhuận gia tăng, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hàng hóa và không tồn kho quá lớn. Thế nhưng bên cạnh dó vẫn còn có những hạn chế mà công ty Vinamilk cần phải khắc phục trong quy trình mua hàng của mình, từ đó chúng cũng đã có những những đề xuất giải pháp giúp cho quy trình mua hàng của Vinamilk trở nên hoàn thiện hơn.
Bài tiểu luận cũng đã đưa ra được một đơn chào mua thì cần phải chuẩn bị những nội dung cũng như các điều khoản cần có trong một đơn chào mua, và một đơn chào mua có hình thức như thế nào. Tóm lại là tuy vẫn còn tồn đọng những hạn chế nhưng Vinamilk để có được sự ổn định, phát triển đều đặn như bây giờ thì có thể nói rằng Vinamilk đã áp dụng quy trình mua hàng rất thành công trong quản lý mua hàng.