báo cáo thực tập tốt nghiệp thực trạng hoạt động vận đơn tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu mb việt nam

Đặc biệt, việc cấp phát và sử dụng vận đơn đường biển trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế rất quan trọng, bởi nó là bằng chứng xác nhận quan hệ pháp lý giữa người

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -BÁO CÁO THỰC TẬPTỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VẬN ĐƠN TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU M&B VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Kim CườngSinh viên thực hiện : Nguyễn Thu HiềnMã sinh viên: A36595

Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng

HÀ NỘI – 2023

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian học tập, trau dồi kiến thức trên ghế nhà trường, em đã có cơ hội thực tập tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam Đây là cơ hội để em áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế và tự mình tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm quý báu Sau những nỗ lực của bản thân cùng sự giúp đỡ của mọi người, em đã hoàn thành được báo cáo thực tập của mình Trước tiên với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, cho phép em được bày tỏ lòng biết ơn đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài này Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè.

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, khoa Kinh tế - Quản Lý đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Nhờ có những lời hướng dẫn, dạy bảo của các thầy cô nên đề tài nghiên cứu của em mới có thể hoàn thiện tốt đẹp Chúc quý Thầy/ Cô thật nhiều sức khỏa và thành công trong sự nghiệp giáo dục cũng như mọi lĩnh vữ trong cuộc sống.

Đặc biệt em muốn gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam - đơn vị đã nhận em vào thực tập Xin Cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị đồng nghiệp đã bên cạnh đồng hành và giúp đỡ chỉ bảo em trong suốt quá trình thực tập và làm việc tại công ty Kính chúc công ty và toàn bộ nhân sự trong công ty sẽ ngày một phát triển vững mạnh.

Bài báo cáo thực tập thực hiện trong khoảng thời gian gần đi thực tập Bước đầu đi vào thực tế của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ nên không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn đồng thời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình.

EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮTSTTKý hiệu, từ viết

6 S/I Shipping Instruction: thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng

7 B/L Instruction Dock Receipt: biên nhận cấp cho hàng được nhận hoặc được giao tại cầu cảng hoặc bến tàu

12 DAT Delivered at Terminal: Giao hàng tại bến đến 13 DPU Delivered at Place Unloaded: Giao hàng tại nơi đến đã

18 C/O Certificate of origin : giấy chứng nhận xuất xứ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong quá trình phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới Trong đó, ngành Vận tải đường biển là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn được đặc biệt chú trọng và phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Quan hệ thương mại hàng hải nói chung, cũng như quan hệ vận tải biển của Việt Nam với thế giới nói riêng cũng được mở rộng, khối lượng hàng hóa buôn bán quốc tế tăng lên nhanh chóng và phần lớn khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam được chuyên chở bằng đường biển quốc tế Với các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thuê tàu gửi hàng xuất khẩu, nhận hàng với người nhập khẩu, nên việc sử dụng các chứng từ vận tải có một ý nghĩa rất lớn Đặc biệt, việc cấp phát và sử dụng vận đơn đường biển trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế rất quan trọng, bởi nó là bằng chứng xác nhận quan hệ pháp lý giữa người chuyên chở và người gửi hàng, quy định rõ trách nhiệm của người chuyên chở đối với hàng hóa Trong đó, hoạt động vận đơn xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam hiện nay trở thành một hoạt động không thể thiếu trong việc vận chuyển hàng hóa để giao thương quốc tế Vì vậy qua thời gian thực tập nhằm nâng cao kiến thức, so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn trong hoạt động vận đơn xuất nhập khẩu, tìm hiểu và nghiên cứu tại bộ phận vận đơn của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam, cùng với sự giúp đỡ của các nhân viên bộ phận và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Kim Cường, tác giả xin đưa ra thực trạng hoạt động cũng như một số đề xuất nhằm hoàn thiện hoạt động vận đơn đường biển và chứng từ giao nhận đường bộ tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam Đề tài gồm 3 phần:

Phần 1: Bối cảnh Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

Phần 2: Thực trạng hoạt động vận đơn tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

Phần 3: Nhận xét và đề xuất về tổ chức hoạt động vận đơn của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

Mặc dù đã rất nỗ lực, cố gắng nhưng khó có thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức Rất mong tiếp tục nhận được sự đóng góp ý kiến của quý công ty và giáo viên hướng dẫn để đề tài này được hoàn thiện hơn.

PHẦN 1 BỐI CẢNH VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU M&BVIỆT NAM

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩuM&B Việt Nam

1.1.1 Thông tin chung về công ty

- Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam - Tên tiếng Anh: M&B Viet Nam Import Export Joint Stock Company

- Ngày thành lập: ngày 6 tháng 1 năm 2020

- Địa chỉ kinh doanh: Tầng 4 Tòa nhà Thắng Lợi số 2, ngõ 49 Đường Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Mã số thuế: 0109054860

- Ngành nghề đăng ký kinh doanh: buôn bán xuất nhập khẩu thực phẩm - Người đại diện: Nguyễn Minh Vương

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam được hình thành năm 2020 với người đứng đầu là ông Nguyễn Minh Vương Công ty mới được thành lập được 3 năm tuy còn khá non trẻ nhưng sẽ nhanh chóng tạo được dấu ấn trong thị trường xuất nhập khẩu Việt Nam

- Tầm nhìn: M&B Việt Nam là một tổ chức - nơi mà tất cả các thành viên trong công ty luôn được quan tâm, che chở, được đào tạo, phát triển bản thân ở mức độ tốt nhất Xây dựng không chỉ phát triển giá trị công ty mà còn cả giá trị con người.

- Sứ mệnh: M&B Việt Nam ra đời với sứ mệnh phát triển buôn bán xuất nhập khẩu sản phẩm cùng những dịch vụ logistics đem lại những giá trị hơn cả sự kỳ vọng của khách hàng, không ngừng sáng tạo để luôn là người đi đầu trong lĩnh vực buôn bán xuất nhập khẩu hàng hóa, giúp hàng hóa luân chuyển xuyên biên giới quốc gia, tăng giá trị, tiết giảm chi phí vận chuyển tối đa.

1.2.Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

- Bộ máy của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam được hình theo theo mô hình trực tuyến, đây là mô hình tổ chức khá phổ biến Yêu cầu chung cho toàn bộ phòng ban chuẩn hóa các quy trình trong công việc, luôn đưa ra ý tưởng để giúp cải tiến quy trình công việc thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, tiết kiệm chi phí Làm sao để mọi thứ của ngày hôm nay sẽ tốt hơn hôm qua

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

Do là công ty trẻ mới thành lập nên cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty khá đơn giản - Ban giám đốc: Đứng đầu là ban giám đốc có nhiệm vụ xác định chiến lược lâu

dài của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ Ban giám đốc sẽ điều hành trực tiếp các chiến lược đề ra, xây dựng các quy định chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, tài chính Bên cạnh đó ban giám đốc còn có nhiệm vụ lập kế hoạch hàng năm - Phòng Hành chính - nhân sự: Tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực hành

chính, nhân sự Tổ chức tuyển dụng nhân viên, tổ chức thực hiện các nghĩa vụ

với người lao động, lưu trữ hồ sơ nhân viên và cung cấp nhu yếu phục vụ hoạt động công ty, cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty - Phòng marketing, nghiên cứu sản phẩm: Tham mưu cho ban giám đốc trong

lĩnh vực marketing, nghiên cứu phát triển các dịch vụ mới, tìm giải pháp nâng cao hiệu quả kênh quảng cáo của công ty Ngoài ra phòng marketing phải luôn tìm hiểu thị trường để thay đổi các dịch vụ nhằm bắt kịp đổi mới

- Phòng kinh doanh: Xây dựng các kế hoạnh kinh doanh định kỳ hàng tháng, quý, năm để thúc đẩy kinh doanh và giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh

- Phòng xuất nhập khẩu: Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty, lên kế hoạch lập phương án kinh doanh, tiếp cận và đàm phán hợp đồng cùng giám đốc, có nghĩa vụ điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.

- Phòng vận đơn, chứng từ giải quyết các vấn đề liên quan đến các bản vận đơn, tờ khai chứng từ, hải quan, hỗ trợ đội ngũ giao nhận và xử lý các phát sinh trong quá trình vận tải hàng hóa

- Phòng kế toán tài chính: Làm công tác hạch toán, kế toán, tài chính và kiểm tra-giám sát việc chấp hành chính sách kế toán- tài chính và chế độ kế toán của công ty Lập và đảm bảo các kế hoạch kế toán: trả nợ ngân hàng, mua hàng, thanh toán khách hàng đồng thời có nghĩa vụ cung cấp các số liệu kế toán cho các cơ quan kế thuế làm việc

1.3.Lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam được thành lập năm 2020 khi nền kinh tế trong nước cũng như thế giới đang có những sự khó khăn và thách thức, kinh tế thế giới được dự báo suy thoái nghiêm trọng nhất trong lịch sử, tăng trưởng của các nền kinh tế lớn đều giảm sâu do ảnh hưởng tiêu cực của dịch Covid-19 Ngay từ khi thành lập, công ty đã làm việc và thu hút một lượng khách nhất định đến với công ty do nhu cầu xuất nhập khẩu (XNK) hàng tăng cao vì dịch bệnh Tuy nhiên ngày đầu thành lập không tránh khỏi những khó khăn Công ty mới thành lập còn non trẻ và nhận nhiều hoài nghi về lượng vốn hoạt động, chất

lượng nguồn nhân lực, khả năng xử lý các vấn đề phát sinh cũng như hệ thống cơ sở vật chất Hơn nữa nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn và khủng hoảng, số lượng các công ty đến với M&B ngày đầu khá ít Tuy nhiên cùng với sự nỗ lực của ban giám đốc, sự quyết tâm của toàn thể cán bộ nhân viên, đường lối chiến lược đúng đắn rõ ràng, công ty đã cho các khách hàng của mình thấy năng lực của công ty và đang ngày một phát triển và có chỗ đứng trên thị trường, nhận được nhiều sự tín nhiệm của khách hàng trong nước cũng như đối tác nước ngoài Công ty tổ chức hoạt động buôn bán XNK hàng hóa và tại ba miền trên cả nước, là đối tác của các công ty XNK trong và ngoài nước Công ty không chỉ XNK hàng hóa của mình mà còn nhận các đơn hàng XNK từ các công ty khác do có tàu chuyên chở hàng hóa Các doanh nghiệp hợp tác với công ty chủ yếu là những công ty nhỏ, không có bộ phận giao nhận vận đơn và tàu chuyên chở nhưng muốn đưa hàng của mình XNK sang các nước khác M&B sẽ hỗ trợ vận chuyển hàng hóa từ xưởng đến cảng, hỗ trợ làm thủ tục giao nhận và chứng từ hải quan M&B còn là đối tác tin cậy của các công ty giao nhận ở nước ngoài như: Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và đặc biệt là Philipins Nhìn chung lượng khách thị trường quốc tế có thể ngang bằng so với lượng khách nội địa Thành công đó nhờ vào thái độ làm việc nghiêm túc hết mình của nhân viên, chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện, chi phí ngày càng có tính cạnh tranh.

1.4.Tình hình tài chính chung của công ty Công ty Cổ phần xuất nhập khẩuM&B Việt Nam

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam được thành lập ngày 6 tháng 1 năm 2020 với trụ sở tại Hà Nội với 10 nhân viên Đến năm 2023 công ty mở rộng với 30 nhân lực

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2020-2022 như sau: Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập

khẩu M&B Việt Nam

Nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2020 đến năm 2022 cho thấy: mọi chỉ tiêu tài chính tăng đều qua các năm, mặc dù giai đoạn này dịch covid bùng phát mạnh mẽ khiến nền kinh tế suy giảm, nhưng dịch vụ xuất nhập khẩu của Công ty M&B vẫn đạt được kết quả nhất định Ví dụ như doanh

thu của công ty thấp nhất vào năm 2020 với 25.672.000.000 VNĐ, do giai đoạn này công ty mới bắt đầu thành lập và đang dần mở rộng thị trường Cao nhất là vào năm 2022 là 60.298.000.000 VNĐ, tăng 34,7% so với năm 2021 Dự đoán năm 2023 sẽ cao hơn nhưng không nhiều do tình hình kinh tế chung có nhiều biến động, tuy nhiên công ty sẽ có thêm nhiều cơ hội mới từ hiệp định hợp tác kinh tế đem lại vào những năm sau.

1.5.Nhiệm vụ và mục tiêu được giao trong quá trình thực tập

1.5.1 Vị trí công việc thực tập tại công ty: thực tập sinh vận đơn

- Phụ trách hỗ trợ nhân viên làm giấy tờ vận đơn, kiểm tra phân loại các chứng từ của công ty

- Nhiệm vụ vận đơn: quản lý các giấy tờ vận đơn, xác nhận khách hàng, lên mã đơn, hỗ trợ làm các tờ vận đơn.

- Nhiệm vụ làm chứng từ: làm và chuẩn bị sẵn tờ khai hải quan hàng xuất/nhập, đến công ty khách hàng nhận hồ sơ hoặc mail cho khách hàng xin giấy tờ chứng từ.

1.5.2 Mối liên hệ giữa chủ đề nghiên cứu và sứ mệnh của bản thân

- Được thực tập trong công ty tại vị trí vận đơn nên em có hiểu biết về mảng này trong quá trình làm việc Vì vậy mà em chọn chủ đề nghiên cứu là thực trạng hoạt động vận đơn để có thể phân tích rõ được công việc mà bản thân đang làm Đây cũng là tôn trọng công việc mà mình đã làm được để bản thân có thể trạng bị thêm thật nhiều kiến thức sau khi ra trường

1.5.3 Những mục tiêu đạt được và lợi ích mà bản thân đem lại cho công ty

Khi tham gia thực tập tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu M&B Việt Nam ở vị trí vận đơn cá nhân em cảm thấy bản thân đạt được những mục tiêu nhất định mà bản thân đã đề ra trước khi tham gia thực tập cũng như những lợi ích mà bản thân đã đem lại cho công ty:

- Mục tiêu đạt được:

Áp dụng được lý thuyết trên lớp học vào thực tiễn công việc Hiểu được các nội dung của một vận đơn đường biển

Hỗ trợ nhân viên làm hợp đồng, chứng từ với các bên khách hàng Học được cách làm việc trên word với excel một cách chuyên nghiệp Tạo được các mối quan hệ trong công việc

Phát triển được kỹ năng giao tiếp trong công việc

Được training một cách chuyên nghiệp giúp bản thân định hướng được công việc thực tập đang làm cũng như cách làm việc sao cho hiệu quả

- Lợi ích bản thân mang lại:

Giúp công ty giải quyết một số công việc nhỏ mà một thực tập sinh có thể làm Đưa ra các ý kiến của bản thân trong công việc để tăng hiệu quả kinh doanh của công ty

1.5.4 Các kiến thức lý thuyết được áp dụng trong thời gian thực tập cũng như trong báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Incoterms 2020

Các phương thức vận tải quốc tế, chi phí và đặc điểm, chú ý Chứng từ vận tải quốc tế (SI, booking, BL, AWB, …khá nhiều nữa) Cách thức hoạt động, các quy trình của công ty Forwarder/Logistics cho hàng FCL/LCL/air…

- Thanh toán quốc tế (international payment)

Các phương thức thanh toán quốc tế đang sử dụng phổ biến

Rủi ro, lợi ích, chi phí và chú ý khi sử dụng các phương thức thanh toán như thế nào

Nắm vững về một số phương thức thanh toán quốc tế chính nhất

- Trong từng phương thức, cần nắm rõ các phân loại, nội dung, cách vận hành, chi phí, quy trình mở – nhận – thanh toán, cách kiểm tra nội dung và làm chứng từ xuất trình.

- Hợp đồng, giao dịch, đàm phán

Hợp đồng: các nội dung, điều khoản, hình thức, các chú ý khi đàm phán ký kết hợp đồng

Biết xây dựng phương án kinh doanh và chi phí cho hàng xuất, nhập các lô hàng để đàm phán giá

Biết cách giao dịch (transaction) và đàm phán ngoại thương (negotiation) chuyên nghiệp, hiệu quả và thành công nhất, có lợi nhất cho công ty bao gồm cả giao dịch offline (email, apps ) và trực tiếp gặp gỡ

- Thủ tục hải quan và chính sách chuyên ngành - Chứng từ xuất nhập khẩu

PHẦN 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VẬN ĐƠN TẠI CÔNG TY CỔPHẦN XUẤT NHẬP KHẨU M&B VIỆT NAM

2.1.Tổng quan về hoạt động vận đơn hàng hóa xuất nhập khẩu

2.1.1 Khái niệm của hoạt động vận đơn hàng hóa xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu, hoạt động vận tải góp một phần không nhỏ về tính quyết định thời gian, chất lượng, và giá thành Vận đơn là một chứng từ rất quan trọng mà ta không thể không kể đến trong quá trình vận chuyển.

Vận đơn (Bill of Lading - viết tắt là B/L) là chứng từ vận chuyển đuờng biển do người vận chuyển hoặc đại diện của họ ký phát cho người giao hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng hóa để vận chuyển đến nơi trả hàng Trong thực tiễn hàng hải, người ký vận đơn thường là thuyền trưởng hoặc là đại lý của tàu nếu họ được thuyền trưởng ủy quyền cho họ thực hiện.

Hiê “n nay, đang có những loại vâ “n đơn như vâ “n đơn đường biển, vâ “n đơn đường hàng không và giấy gửi hàng đường sắt Chúng đều có vai trò như nhau, tuỳ vào từng loại hình vâ “n chuyển, vâ “n đơn sẽ được xuất tương ứng.

Có hai vận đơn căn cứ theo người phát hành vận đơn.

Vận đơn do người giao nhận phát hành, hay còn gọi là vận đơn đại lý (House Bill of Lading – HB/L) là vận đơn do công ty giao nhận phát hành cho người gửi hàng thực sự HB/L chỉ có giá trị xuất trình với đại lý giao nhận mà không có giá trị xuất trình với hãng tàu trừ khi trong B/L và Manifest (bảng lược khai hàng hóa) của hãng tàu ghi rõ ở ô Consignee “TO ORDER OF THE HOLDER OF ORIGINAL HB/L NO ” (Theo lệnh của người cầm HB/L gốc số ).

Vận đơn của người chuyên chở hoặc hãng tàu (Master Bill of Lading – MB/L) là vận đơn do hãng tàu cấp cho người gửi hàng rằng hàng đã được xếp tàu hoặc đã được nhận để xếp lên tàu.

Chứng từ vận chuyển bao gồm vận đơn, vận đơn suốt đường biển, giấy gửi hàng đường biển và chứng từ vận chuyển khác Mẫu vận đơn, vận đơn suốt đường biển do doanh nghiệp phát hành và phải được gửi, lưu tại cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải.

2.1.2 Nội dung và chức năng của hoạt động vận đơn (B/L)

a Nội dung vận đơn

Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng khác nhau Vận đơn được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếu như sau:

- Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:

Số vận đơn (number of bill of lading): Được quy định bởi người phát hành, giúp tra cứu B/L lô hàng và khai báo hải quan Cùng với đó là các thông tin liên quan đến hãng tàu, logo của hãng

Người gửi hàng (shipper): Nội dung ghi rõ tên, địa chỉ người xuất hàng và người giao nhận

Người nhận hàng (consignee): Có rất nhiều cách thể hiện khác nhau, căn cứ vào hợp đồng xuất nhập khẩu

Địa chỉ thông báo (notify address): Có rất nhiều cách thể hiện khác nhau, căn cứ vào hợp đồng xuất nhập khẩu

Chủ tàu (shipowner): Người sở hữu con tàu và sẽ kí kết hợp đồng vận chuyển với bên khách hàng khi cho thuê tàu

Cờ tàu (flag): Mỗi tàu tham thương mại quốc tế phải được đăng ký tại một quốc gia cụ thể và treo lá cờ của quốc gia đó

Tên tàu (vessel hay name of ship): Mỗi loại tàu chở hàng trên biển sẽ có tên riêng, mã hiệu của mỗi chuyến đi và được thể hiện trên chứng từ này

Cảng xếp hàng (port of loading): Tên và địa chỉ ở nơi bốc hàng lên tàu được ghi nhận

Cảng chuyển tải (via or transhipment port) Nơi giao hàng (place of delivery) Tên hàng (name of goods) Kỹ mã hiệu (marks and numbers)

Cách đóng gói và mô tả hàng hóa (kind of packages and discriptions of goods) Số kiện (number of packages): Thông tin ghi rõ về số lượng kiện hàng, số thùng hàng, số lượng container

Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement): Mỗi lô hàng sẽ có khối lượng và thể tích bì khác nhau cũng được thể hiện nhằm phục vụ cho công tác giao nhận, bốc dỡ hàng

Cước phí và chi chí (freight and charges): Các loại phí sẽ được thể hiện rõ số tiền, số phí một cách chung về hình thức đã trả hoặc phải thu Đôi khi còn có các thông tin liên quan đến việc thanh toán tại đâu

Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)

Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue): Thể hiện ngày hàng được bốc lên tàu, chính thức giao cho đơn vị vận chuyển, còn có thông tin về thời gian cung cấp vận đơn, địa chỉ cấp.

Chữ ký của người vận tải (thường là master’s signature): Chữ ký của người vận tải, đại lý được ủy quyền phát hành

Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền phó.

- Mặt thứ hai của vận đơn: Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người thuê tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó Mặt sau thường gồm các nội dung như:

Các định nghĩa Điều khoản chung

Điều khoản trách nhiệm của người chuyên chở Điều khoản xếp dỡ và giao nhận

Điều khoản cước phí và phụ phí

Điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở Điều khoản miễn trách của người chuyên chở…

Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định, nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

b Chức năng của hoạt động vận đơn đường biển

Theo điều 81 Bộ Luật hàng hải, 3 chức năng chính của Vận đơn bao gồm: - Biên nhận hàng hoá: đây là việc sử dụng B/L như là một biên nhận của người

vận chuyển khi hàng hoá đã được xếp lên trên tàu với tình trạng số lượng, chủng loại như đã ghi rõ trong B/L để vận chuyển đến nơi trả hàng Đây được coi là bằng chứng của lô hàng cho hải quan về mục đích bảo hiểm và cũng có

thể là bằng chứng thương mại hoàn thành nghĩa vụ theo như hợp đồng đã ký kết.

- Chứng từ về quyền sở hữu hàng hoá: B/L gốc là chứng từ có giá trị dùng để định đoạt và nhận hàng, cụ thể B/L là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá B/L có thể mua bán, chuyển nhượng được và có thể được thực hiện nhiều lần trước khi hàng hoá được giao Cứ mỗi lần chuyển nhượng thì người cầm B/L gốc trong tay là chủ của hàng hoá, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng đó cho mình tại cảng đến theo như điều kiện đã quy định trong B/L - Bằng chứng về hợp đồng chuyên chở: trong trường hợp này B/L được sử dụng

như một hợp đồng chuyên chở, được sử dụng làm bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển từ đơn vị vận tải đến người gửi hàng do thực tế là người vận chuyển đã nhận được hàng rồi.

Công dụng của B/L: Từ các chức năng kể trên, B/L có thể được dùng để: - Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa

- Làm tài liệu về hàng hóa kèm theo trong bộ chứng từ thương mại người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng để nhận tiền thanh toán

- Làm chứng từ để mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa

- Làm căn cứ xác định số lượng hàng đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó người ta ghi sổ, thông kê, theo dõi việc thực hiện hợp đồng 2.1.3 Các chứng từ cơ bản trong xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

a Phiếu đóng gói (Packing List – P/L)

Chứng từ do chủ hàng lập kê khai số lượng, số khối và chủng loại hàng hóa đóng gói trong bao, thùng Căn cứ vào P/L người giao hàng hãng tàu lập bản lược khai sơ đồ

b Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)

- Vận đơn đường biển là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở (Carrier) hoặc người giao nhận (Forwarder) cấp cho người gửi hàng (Shipper), sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc nhận để xếp Đây là bộ chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ Nó điều chỉnh mối quan hệ giữa người gửi hàng và chuyên chở hoặc người giao nhận và người nhận hàng (Consignee).

c Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I)

- Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn Trong đó, hóa đơn phải ghi được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, cảng đi cảng đến, tên người bán và người mua.

- Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau như: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế

d Chứng từ bảo hiểm

- Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.

- Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng này Đơn bảo hiểm gồm có:

Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm.

Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (Tên hàng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng ) và việc tính toán phí bảo hiểm.

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được

chứng nhận bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm bao gồm những điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.

e Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

- Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền như Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

- Nội dung của giấy này bao gồm tên và địa chỉ người mua/ bán, tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

f Tờ khai hải quan

- Là một văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện nhập qua lãnh thổ quốc gia g Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Chứng từ này thường được gửi cho người nhận hàng sau khi tàu về đến cảng dỡ

- Tên hàng, khối lượng, số lượng, số container, số seal

- Mức phí, cước phí mà người nhận hàng phải trả khi đến nhận D/O Các phí này thường bao gồm:

Phí chứng từ

Phụ phí làm hàng (THC-terminal handling charge) Phí nâng hạ container (LO/LO- lift on/lift of) Phí bốc xếp (CFS Charge).

h Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc (nếu có), giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu có dấu mộc và chữ kí của công ty đến

hang tàu hoặc đại lý hãng tàu để nhận lệnh giao hàng Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 hoặc 4 bản D/O cho người nhận hàng

2.1.4 Các yếu tố tác động đến hoạt động vận đơn – chứng từ Tính pháp lý của vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển được điều chỉnh bởi các công ước quốc tế và theo pháp luật hàng hải của các nước Hiện nay, có 2 Công ước quốc tế chính liên quan đến vận đơn đường biển là Công ước quốc tế về thống nhất một số quy tắc pháp luật về vận đơn đường năm 1924 (Quy tắc Hague Visby) và Công ước của Liên Hợp quốc về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển năm 1978 (Công ước Hamburg) Ngoài ra, một văn kiện quốc tế quan trọng khác cũng cần kể đến là Công ước quốc tế về vận chuyển hàng hóa một phần hoặc toàn bộ bằng đường biển đã được thông qua tại Rotterdam năm 2009.

Quy tắc Hague Visby không có quy định pháp lý khái niệm về vận đơn

đường biển, nhưng ghi nhận vận đơn đường biển dưới hình thức của hợp đồng vận tải theo điểm b Điều 1: “Hợp đồng vận tải chỉ áp dụng cho những hợp đồng vận tải được thể hiện bằng một vận đơn hoặc chứng từ tương tự trong chừng mực chứng từ đó liên quan đến chuyên chở hàng hóa bằng đường biển” Ngoài ra quy tắc Hague Visby áp dụng cho mọi vận đơn chuyên chở hàng hóa giữa các cảng nếu:

Vận đơn phát hành ở một nước tham gia quy tắc này Chuyên chở hàng hóa ở một nước tham gia

Vận đơn quy định rằng Quy tắc này hoặc luật lệ bất kỳ nước nào chấp nhận Quy tắc này là nguồn luật điều chỉnh hợp đồng

Công ước Hamburg này áp dụng cho tất cả các hợp đồng chuyên chở

hàng hóa bằng đường biển giữa hai nước nếu:

Cảng xếp hàng hoặc cảng dỡ hàng quy định trong hợp đồng nằm ở một nước tham gia Công ước