MỤC LỤC
Các phương thức vận tải quốc tế, chi phí và đặc điểm, chú ý Chứng từ vận tải quốc tế (SI, booking, BL, AWB, …khá nhiều nữa) Cách thức hoạt động, các quy trình của công ty Forwarder/Logistics cho hàng FCL/LCL/air…. Biết cách giao dịch (transaction) và đàm phán ngoại thương (negotiation) chuyên nghiệp, hiệu quả và thành công nhất, có lợi nhất cho công ty bao gồm cả giao dịch offline (email, apps.) và trực tiếp gặp gỡ.
- Trước khi phát hành B/L thì công ty sẽ phát hành HB/L đúng quy định cho Shipper khi ngay sau khi hoàn tất các công việc: đóng hàng, giao hàng cho công ty, hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và đóng các khoản phí liên quan trong hợp đồng ký kết. Nhân viên hiện trường tại cảng bốc sẽ tiến hành đối soát với thông tin Shipper gửi trong bản S/I và bản B/L Instruction do công ty phát hành về cách đóng gói, số kiện, số thùng, số container, trọng lượng hoặc thể tích,… để mail báo cáo lại với bên hành chính làm vận đơn. Sau khi hoàn tất các thủ tục giao hàng, nhân viên tàu sẽ mail báo cáo lại cho giám đốc công ty, giám đốc sẽ yêu cầu nhân viên vận đơn gửi 1 file báo cáo tổng hợp hoàn chỉnh từ quá trình phát B/L đến khi hàng được nhận, 1 file tổng hợp các chứng từ, B/L, D/O bản sao để lưu trữ thông tin hoặc nếu Shipper có nhu cầu xuất nhập khẩu lần nữa thì cũng sẽ dễ dàng đàm phán hơn cho công ty.
- Khi Shipper có nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và tìm đến công ty, giám đốc và nhân viên làm vận đơn sẽ trao đổi, đàm phán các điều khoản hợp đồng đến Shipper như: ngày giao hàng, ngày lấy hàng, số lượng hàng, chính sách đền bù, bảo hiểm kinh doanh, …. - Nhân viên dựa vào yêu cầu của Shipper để gửi lịch tàu theo dự kiến có thể qua mail hoặc qua form booking note nội dung về: Thời gian tàu chạy, tên tàu số chuyên, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số lượng hàng, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time)…. Shipper tiến hành gửi SI (Shipping Instructions) trong đó có những yêu cầu của Shipper với công ty (số hàng, loại bill cần lấy, số lượng hàng , yêu cầu thêm về nội dung cần show trên bill, thời gian lưu kho bãi tại cảng xuất hoặc cảng nhập nếu người gửi hàng yêu cầu thêm…).
- Chứng từ này sẽ được bên bên Shipper kê khai trước số lượng, số khối, chủng loại hàng hóa đóng gói, thùng … Nhân viên sẽ email cho bên Shipper yêu cầu xuất chứng từ này rồi sẽ từ các thông số kê khai này mà sắp xếp tàu chuyên chở sao cho vừa đủ để chở được hết hàng do bên Shipper bán. - Sau khi Shipper kí hợp đồng với công ty hợp đồng mua bán thì nhân viên vận đơn sẽ triển khai làm luôn các bản vận đơn HB/L, MB/L, B/L gồm thông tin mà bên Shipper cung cấp liên quan đến lô hàng, các điều khoản thương mại quốc và phương thức thanh toán. Bản vận đơn HB/L được phát hành trên thông tin từ S/I, booking, Shipper và sẽ được công ty gửi lại cho Shipper sau khi Shipper hoàn tất các công việc như: đóng hàng, giao hàng cho công ty, hoàn thành các thủ tục hải quan xuất khẩu và đóng các khoản phí liên quan.
Giấy chAng nhâ Cn xuất xA lô hDng (C/O). - Shipper sẽ phải đưa cho công ty giấy chứng nhận xuất xứ đã được duyệt từ Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hóa. - Nhân viên sẽ lưu trữ giấy chứng nhận cùng với các chứng từ khác để đem đi làm thủ tục hải quan. Bước 2: Khai báo hải quan. - Đầu tiên nhân viên sẽ xác nhận với bên hải quan về loại hàng hóa được xuất khẩu nằm trong danh mục hàng hóa loại nào. Đa số các Shipper của công ty đều xuất khẩu các hàng hóa thông thường nên sẽ không khó khăn trong việc xác định danh mục hàng hóa. Trong trường hợp nhóm hàng của Shipper phải chịu thuế xuất khẩu thì nhân viên sẽ email cho Shipper để nhận các giấy tờ về giấy phép kinh doanh cũng như giấy tờ về việc đóng thuế hàng năm của Shipper để bên hải quan làm việc. - Nhân viên sẽ chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ gồm: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng, Lưu khoang/Giấy lưu cước), Phơi phiếu xác nhận container đã hạ cảng.
Trong trường hợp phát hiện thấy sai sót nặng thì hàng hóa của công ty có thể bị phạt hành chính, tiền phạt sẽ dựa vào hợp đồng 2 bên đã ký kết chỉ trả. - Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát tại Chi cục Hải quan thì nhân viên vận đơn chỉ cần nộp lại tờ khai kèm theo đó là 1 tờ in mã vạch lại cho giám đốc. - Công ty cũng có nhiều chính sách đãi ngộ đối với nhân viên, luôn tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức giúp cho nhân viên ngày càng nhạy bén hơn trong việc giải quyết các giấy tờ vận đơn.
- Chưa có sự chuyên môn hóa cho từng phòng ban: Cơ cấu tổ chức công ty vẫn cũn đơn giản, số lượng nhõn viờn cũn quỏ ớt và chưa cú sự chuyờn mụn húa rừ ràng. Đó là do sự hạn chế về trình độ nghiệp vụ nên không đủ khả năng hoàn thành tốt công việc được giao và do tư tưởng nhận thức chưa tốt nên còn thiếu trách nhiệm trong công việc. Các bước làm B/L hơi thiếu chuyên nghiệp do nhân viên còn non trẻ, chưa có quá nhiều kinh nghiệm chuyên sâu về mảng này dẫn đến sự chậm chạp trong việc hoàn thành bộ B/L một cách chuyên nghiệp.
- Công tác chăm sóc khách hàng chưa được chú trọng: Công tác chăm sóc khách hàng trước trong và sau dịch vụ đó là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc khách hàng có muốn trở lại để sử dụng dịch vụ công ty nữa hay không vì có rất nhiều đối thủ cạnh tranh khác họ hoàn toàn có thể lôi kéo khách hàng của công ty về phía họ bởi những điều tưởng như là không cần thiết này. Chính vì vậy, trong thời gian tới công ty cần có những giải pháp hiệu quả để khắc phục hạn chế và phát huy những thành tựu đạt được nhằm góp phần nâng cao hơn nữa trong việc XNK bằng đường biển của công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế trên địa bàn.
- Tạo sự chuyên môn hóa cho từng phòng ban: nên phân ra mỗi phòng ban số người phù hợp với lượng công việc được giao, không nên giao quá tải cho một phòng hoặc một vài nhân viên làm tốt. - Mảng vận đơn nên có từ 3 đến 4 người, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm làm việc với một số khách hàng nhất định, không nên nhận quá nhiều dễ làm ảnh hưởng đến hiệu suất trong công việc cũng như sẽ dễ dàng bị sai xót trong lúc làm vận đơn và giấy tờ chứng từ của các khách hàng. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn và thành công trong hoạt động XNK – một hoạt động mang tính chất toàn cầu.
Công ty nên đưa ra mục tiêu của từng tháng hoặc từng quý và từ đó đặt ra ý chí cho từng nhân viên làm việc nếu nhân viên nào có thành tích tốt, đạt nhiều hợp đồng hiệu quả thì nhân viên đó sẽ được trích mức hoa hồng cho tháng hoặc quý. Một điều đặc biệt quan trọng là đào tạo và nâng cao nhân viên bằng cách giữ lại sau mỗi kỳ thực tập vì đây là nguồn nhân lực tốt nhất, nhằm tìm kiếm các sinh viên có tiềm năng về kiến thức về xuất nhập khẩu và logistics. Công ty cần có những khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức củ a tầm quan trọng trong chăm sóc khách hàng cũng như các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ khác để có thể cung cấp và tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ nào có hiệu quả nhất.
Làm việc với phòng kinh doanh nắm bắt các thông tin về các khách hàng đã sử dụng dịch vụ công ty để có chính sách ưu đãi tốt nhất, có thể tổ chức các cuộc hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm lắng nghe ý kiến của khách hàng. Thiết lập đường dây nóng bằng nhiều hình thức như: điện thoại, e-mail, công cụ chat trực tuyến, để có sự kết nối liên tục giữa khách hàng và công ty nhằm nắm bắt được các thông tin phản hồi của họ từ đó mới có được những chính sách và chiến lược hiệu quả và hợp lý nhất.