đề tài công tác đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại tập đoàn vmed việt nam

Một số khái niệm cơ bản- Đào tạo là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu t

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

** *********

ĐỀ TÀI

CÔNG TÁC ĐÀO TẠO HỘI NHẬP CHO VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊNHÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TẠI TẬP ĐOÀN VMED VIỆT NAM

NHÓM 7

HỌC PHẦN: ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC

HÀ NỘI - 2023

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác đào tạo hội nhập nhân lực mới1.1 Một số khái niệm cơ bản

- Đào tạo là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở hiện tại và tương lai.

- Theo Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Văn Điềm (2012) Giáo trình Quản trị nhân lực đại cương, Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: “Phát triển là các hoạt động học tập vươn ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động nhằm mở ra cho họ cơ hội được tiếp cận với những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức’’.

- Theo Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Văn Điềm (2012) Giáo trình Quản trị nhân lực đại cương, Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: “Phát triển nguồn nhân lực là tập hợp các hoạt động có hệ thống và kế hoạch của tổ chức nhằm cung cấp cho nguồn nhân lực có cơ hội để học tập những kiến thức, kỹ năng cần thiết đáp ứng yêu cầu của công việc ở hiện tại và tương lai”

Một trong những nội dung của đào tạo và phát triển nhân lực là Đào tạo hội nhập nhân lực mới.

- Theo Mai Thanh Lan (2014), Giáo trình Tuyển dụng nhân lực Nhà xuất bản Thống kê: “Hội nhập nhân lực mới chính là việc giới thiệu cho người mới được tuyển những kiến thức quan trọng nhất về doanh nghiệp, về môi trường làm việc và công việc giúp người lao động nhanh chóng nắm bắt được phương thức tiến hành công việc đạt yêu cầu của doanh nghiệp”

1.2 Mục đích của đào tạo hội nhập nhân lực mới

- Thứ nhất, giúp người lao động có thời gian nhanh thích nghi, cảm thấy tin tưởng, thoải mãi với môi trường làm việc mới Một nhân viên khi bắt đầu làm việc ở môi trường mới thường gặp rất nhiều khó khăn bởi những quy tắc mới, văn hóa tổ chức mới, công việc mới, các quan hệ trong công việc mới Thời gian đầu nhân viên họ thường có cảm xúc trái ngược nhau, một mặt muốn chứng tỏ bản thân mình với nhà quản lý tổ chức, nhưng đồng thời lại cảm thấy lo ngại mình có phù hợp với tổ chức hay không Chính vì

vậy, việc đính hướng cho nhân viên là một việc tuy nhỏ nhưng lại có ý nghĩa, mục đích to lớn ảnh hưởng tới thái độ, cách nhìn, ứng xử của nhân viên mới

- Thứ hai, giúp người lao động có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả nhất bằng cách cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kì vọng của tổ chức đối với nhân viên mới đó Quá trình đào tạo hội nhập sẽ giúp cho nhân viên mới về mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng như cách thức quy trình làm việc, quy định, chính sách của tổ chức để từ đó nhân viên mới có định hướng riêng cho mình để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất

- Thứ ba, công tác đào tạo hội nhập sẽ là một trong những hoạt động nhằm hạn chế những lỗi sai trong công việc, đồng thời giúp họ rút ngắn thời gian rất nhiều Việc trang bị ngay từ đầu những thông tin và kiến thức cơ bản nhất sẽ giúp nhân viên tránh khỏi những sai sót thường gặp trong công việc, trong ứng xử, thường dẫn tới thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc những hoạt động đào tạo lại, đào tạo bổ sung sau này.

- Tạo ấn tượng tốt đẹp cho nhân viên mới về doanh nghiệp: về mặt tình cảm, tránh được sự lo lắng ban đầu Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng rất sâu đậm, một công ty với chương trình đào tạo hội nhập tốt sẽ giúp nhân viên có định hướng tốt ngay từ đầu và kết quả là họ sẽ có nhận thức đúng đắn trong toàn bộ thời gian làm việc tại doanh nghiệp của tổ chức và sự tôn trọng doanh nghiệp giảnh cho mình.

- Chương trình hội nhập tăng cường mối quan hệ và trao đổi kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng trong công việc đối với công việc mà nhân viên đó được phân công.

1.3 Nội dung của đào tạo hội nhập nhân lực mới* Hội nhập về môi trường làm việc:

Tổng quan về tổ chức, doanh nghiệp: cơ cấu tổ chức, lịch sử truyền thống, các giá trị cơ bản, cốt lõi, mục tiêu xác lập, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển trong tương lai Thù lao lao động gồm: Mức tiền lương, tiền thưởng, các khoản phúc lợi, phụ cấp và phương thức chi trả hàng tháng, hàng quý, hàng năm Nội quy, quy định về chế độ làm việc hàng ngày, kỷ luật lao động, an toàn lao động Các phương tiện phục vụ sinh hoạt, thông tin và y tế.

* Hội nhập về công việc:

- Nhân lực mới được tuyển cần làm quen với công việc mà họ sẽ chính thức đảm nhận sau này Vì vậy người mới được tuyển cần được giới thiệu kèm cặp, hướng dẫn để có được hiểu biết về công việc và cách tiến hành công việc độc lập

- Một số nội dung cụ thể để hội nhập nhân lực mới về công việc bao gồm: + Mô tả công việc: mục đích, trách nhiệm, nhiệm vụ, quan hệ báo cáo, nội bộ, mức độ phức tạp công việc, các rủi ro, cách phòng ngừa,

+ Các yêu cầu đặc thù với mỗi vị trí công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, thuyết phục, chịu đựng, kiên nhẫn, giải thích và đồng cảm với đối tượng tương tác trong khi thực hiện công việc

+ Nội dung về các quy trình, phương pháp cách thức thực hiện, tiến hành công việc bao gồm: tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, tiêu chuẩn công việc.

1.4 Quy trình đào tạo hội nhập nhân lực mới

Công tác hội nhập nhân lực được coi là một chương trình đào tạo nhằm cung cấp cho nhân lực mới các thông tin về tổ chức và công việc … mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm Hoạt động này ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp có thể được triển khai bài bản một cách chính quy hoặc có thể không chính quy, có thể chỉ là nghi thức thông thường Tùy thuộc vào quy mô, từng tình huống cụ tể mà quy trình hội nhập này có thể triển khai theo nhiều cách thức và hình thức khác nhau, theo từng bước, ở mức độ khác nhau: trên toàn công ty hoặc bộ phận, phòng ban

Tuy nhiên, nhìn chung quy trình đào tạo hội nhập nhân lực mới gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị hội nhập

Trước khi hội nhập nhân lực mới, các tổ chức, doanh nghiệp thường phải có sự chuẩn bị cho công tác hội nhập Lúc này, họ sẽ xây dựng một bảng checklist liệt kê các công việc và thu thập những thông tin cần thiết để xây dựng và chuẩn bị cho nội dung hội nhập Phòng nhân sự cần đảm bảo đã thông báo đến các bộ phận trong công ty về việc sẽ có nhân viên mới hội nhập và danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận, thời gian hoàn tất và theo dõi tình trạng thực hiện Bên cạnh đó đảm bảo mọi công cụ, thiết bị, dụng cụ để phục vụ cho công tác đào tạo hội nhập.

Giai đoạn 2: Chương trình tổng quát

- Đây là giai đoạn đầu tiên giúp nhân lực mới hòa nhập với môi trường doanh nghiệp tổ chức Giai đoạn này cung cấp cho nhân lực mới những thông tin khái quát nhất về công ty gồm chính sách, thủ tục, quy định, lương bổng, phúc lợi, an toàn và phòng ngừa tai nạn

- Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp tổ chức thường được đảm nhiệm bởi cán bộ phòng nhân lực Bộ phận nhân sự sẽ soạn thảo bộ tài liệu cho từng vị trí công việc của nhân viên và phân phối cho từng người

- Một số phương pháp được sử dụng để triển khai chương trình hội nhập ở bước này có thể là: phương pháp phỏng vấn, phương pháp thảo luận nhóm và phương pháp trực quan

Giai đoạn 3: Chương trình chuyên môn

- Đây là giai đoạn mà người quản lý trực tiếp của nhân viên mới ở các phòng ban, bộ phận sẽ là người đảm nhiệm Nội dung của chương trình hội nhập phụ thuộc vào năng lực về kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mới để đặt ra những yêu cầu của việc đào tạo chuyên môn của vị trí công việc Trong giai đoạn này, nhân viên mới sẽ được trang bị những thông tin về chức năng của bộ phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn của công việc, các thủ tục, chính sách, quy trình thực hiện công việc

- Đặc biệt ở giai đoạn này đòi hỏi người quản lý trực tiếp cần có những chương trình hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên mới Đó có thể là những buổi tham quan, cuộc họp giới thiệu làm quen với đồng nghiệp nhằm tạo bầu không khí làm việc thoải mái thân thiện Từ đó tạo cho nhân viên mới một sự an tâm, tin tưởng và có được tâm thế làm việc tự tin nhất.

Giai đoạn 4: Kiểm tra, đánh giá

- Đây là giai đoạn giúp đánh giá và theo dõi kết quả của chương trình hội nhập có đạt được như kỳ vọng của tổ chức hay không Việc đánh giá và theo dõi được thực hiện bởi bộ phận nhân sự của công ty phối hợp với phòng ban có nhân sự tham gia chương trình hội nhập này Để đánh giá được chương trình hội nhập cần phải được xem xét ở các góc độ đó là: lấy ý kiến phản hồi của nhân lực mới, nhân lực cũ về chương trình hội nhập

có bài bản, hệ thống, kế hoạch và khoa học, hợp lý; nhà quản lý trực cần lắng nghe tâm tư nguyện vọng, nắm bắt khả năng hòa nhập của nhân lực mới với môi trường tổ chức và công việc được phân công từ việc theo dõi quan sát hành vi, thái độ, nhân lực mới

- Thông tin phản hồi có thể thu thập bằng các phương pháp: phỏng vấn nhân viên mới theo mẫu, điều tra bảng hỏi, thảo luận nhóm, …

1.5 Chương trình hội nhập nhân lực mới

- Chương trình đào tạo hội nhập nhân lực mới là một chương trình giúp nhân viên mới nắm bắt được những thông tin quan trọng về công việc và doanh nghiệp giúp nhân lực mới có thể đảm nhận được công việc mà họ được giao cũng như giúp họ có phương thức hành động phù hợp với chuẩn mực của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp thường tiến hành xây dựng chương trình hội nhập cho nhân lực mới thông qua việc trả lời các câu hỏi 5W và 1H

Who: Đối tượng hội nhập (Ai được hội nhập? Ai hội nhập? Ai kiểm tra? Ai chịu trách nhiệm)

What: Nội dung hội nhập?

When: Thòi gian hội nhập? (Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc?) Where: Hội nhập ở đâu?

How: Cách thức hội nhập? (Phương pháp, hình thức hội nhập?) Cụ thể như sau:

Tiêu chí Hội nhập môi trường làm việc Hội nhập công việc Why: tại sao phải hội

nhập (mục tiêu, yêu cầu tiếp cận công việc Who: đối tượng hội nhập

(ai được hội nhập, ai kiểm tra, hỗ trợ, chịu trách nhiệm)

- Nhân viên mới - Nhân lực phòng nhân sự - Trưởng đơn vị chức năng và nhân lực đơn vị chức năng được phân công nhiệm vụ hỗ trợ

- Nhân viên mới - Nhân lực phòng nhân sự - Trưởng đơn vị chức năng và nhân lực đơn vị chức năng được phân công nhiệm vụ hỗ trợ

What: nội dung hội nhập? - Tổng quát về DN/TC nhiệm đối với công việc (thường dựa trên bản mô tả công việc)

- Quy trình thực hiện công việc

- Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc và cơ sở đánh giá hoàn thành công

- Đào tạo tại trung tâm dạy nghề, tự nghiên cứu.

1.6 Tiểu kết chương 1

Chương 1 đã trình trình bày toàn bộ những vấn đề lý luận liên quan đến công tác đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, bao gồm: Các khái niệm cơ bản; Mục đích đào tạo hội nhập nhân lực mới; Nội dung đào tạo nhân viên mới; Quy trình và chương trình đào tạo hội nhập nhân lực mới Đây chính là cơ sở, là tiền đề để chúng ta bước sang chương 2 tìm hiểu về Công tác đào tạo hội nhập cho vị vị chuyên viên Hành chính – Nhân sự tại VMED.

Chương 2: Thực trạng công tác đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên Hành chính– Nhân sự mới tại Tập đoàn VMED Việt Nam

2.1 Giới thiệu khái quát về tập đoàn VMED Việt Nam

VMED là Tập đoàn công nghệ hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm Công ty mẹ VMED Group và các Công ty thành viên VMED Group hoạt động trong 4 lĩnh vực: phát triển các giải pháp công nghệ thông tin y tế, phân phối thiết bị y tế; sản xuất các thiết bị, sản phẩm tiêu hao trong y tế và đầu tư chuyên sâu trong lĩnh vực y tế.

Song hành cùng sự phát triển ngày một mạnh mẽ của ngành Y tế, VMED Group tiên phong đổi mới trong cung cấp giải pháp và dịch vụ y tế toàn diện tại Việt Nam VMED hướng tới tương lai của một nền y tế số với bệnh viện thông minh; với các giải pháp, hệ thống có chất lượng vượt trội và được thừa nhận rộng rãi trên thế giới Để biến tương lai đó thành hiện thực, tất cả toàn bộ nhân viên trong công ty đang nỗ lực mỗi ngày bằng sự kết hợp giữa trái tim, lý trí và nghiên cứu khoa học với mục tiêu tạo ra những sản phẩm y tế tốt nhất, những giải pháp công nghệ tiên tiến nhất Ước mong của chúng tôi là mang lại sự thay đổi sâu sắc về công nghệ trong y tế, nâng cao sức khỏe người dân và tạo ra thành quả tốt hơn những gì chúng tôi mong đợi

Để thực hiện được điều đó, VMED đã đặt ra tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của mình:

Tầm nhìn: “Tạo dựng một Tập đoàn cung cấp giải pháp và dịch vụ y tế đứng đầu VIệt Nam về các sản phẩm, hệ thống có chất lượng vượt trội và được thừa nhận rộng rãi

2.2 Thực trạng công tác đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên Hành chính – Nhânsự mới tại Tập đoàn VMED Việt Nam

2.2.1 Mục đích đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên Hành chính – Nhân sự tạiVMED

2.2.2 Mục đích đào tạo hội nhập đối với cá nhân của chuyên viên nhân sự

Mục đích đầu tiên là để nhân viên hiểu được quyền hạn và trách nhiệm của một chuyên viên nhân sự, từ đó tăng tính chuyên nghiệp và thực hiện tốt các công việc về nhân sự Qua đào tạo hội nhập thì họ sẽ hiểu được tính chất công việc và những kinh nghiệm kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc chuyên môn nhân sự đó là: xây dựng quy chế, hệ thống lương, chính sách đãi ngộ; xây dựng kế hoạch nhân sự; hoạch định và định biên nhân sự; lập kế hoạch đào tạo Từ đó nâng cao khả năng làm việc, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc và tính chuyên nghiệp trong công tác nhân sự

Thứ hai là để chuyên viên nhân sự có thể gắn bó hơn với VMED Sau đào tạo hội nhập, chuyên viên nhân sự sẽ hiểu biết rõ hơn về văn hóa của Tập đoàn cũng sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà VMED đang hướng tới trong lĩnh vực y tế VMED có quan niệm “Văn hóa là cội nguồn của những giá trị”; chuyên viên nhân sự sẽ được thấm nhuần quan điểm về văn hóa tập đoàn “lòng đam mê, nhiệt thành, đạo đức nghề nghiệp, tính chính trực, kỷ luật trở thành kim chỉ nam trong mọi hoạt động, để VMED xây dựng văn hóa làm việc hạnh phúc và tự do chia sẻ”.

Thứ ba, để chuyên viên nhân sự giảm bớt những sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm quen với công việc mới Vì VMED là một Tập đoàn công nghệ hoạt động trong lĩnh vực y tế nên việc hội nhập về công nghệ kỹ thuật cho nhân sự là không thể thiếu Khi được trang bị các thông tin, kiến thức cơ bản nhất thì sẽ hạn chế tối đa các sai sót khi làm việc Đặc biệt với chuyên viên nhân sự vì họ là người phải hiểu rõ về tập đoàn, tính chất của từng công việc để có thể có kiến thức chuyên môn phục vụ cho công tác nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc… và các nghiệp vụ về nhân sự gắn liền với lĩnh vực y tế, sản xuất kinh doanh thiết bị y tế của tập đoàn Chẳng hạn như với công tác tuyển dụng, khi nắm được các kiến thức cơ bản về lĩnh vực hoạt động của tập đoàn và tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng thì khi đó kế hoạch tuyển dụng sẽ được

xây dựng bám sát với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh vật tư y tế Sẽ đề ra các tiêu chí tuyển dụng liên quan mật thiết đến y tế và công nghệ y khoa: Ví dụ tiêu chuẩn đối với chuyên viên kinh doanh – giải pháp phần mềm sẽ có một số tiêu chí như có bằng cao đẳng trở lên về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm kinh doanh về phần mềm công nghệ thông tin, ưu tiên có kinh nghiệm về giải pháp y tế cho khối bệnh viện, trung tâm y tế, Sở y tế, kinh nghiệm làm dự án CNTT với Cơ quan nhà nước…

Thứ tư, để nhân viên có tư duy mới, sáng tạo trong thực hiện công việc Thông qua đào tạo hội nhập của VMED sẽ giúp chuyên viên nhân sự có cái nhìn mới, tư duy mới trong công việc Đây là cơ sở để nâng cao tính sáng tạo trong thực hiện công việc của nhân viên.

Thứ năm, giúp đồng nhất văn hóa cá nhân chuyên viên nhân sự với Tập đoàn Đa phần nhân viên mới sẽ mang trong mình những quy tắc, cách thức, cơ chế hợp tác riêng trong thực hiện công việc Nhưng sau khi được VMED đào tạo và hội nhập thì sẽ mang lại cho họ những nhận thức mới về cách thức hợp tác mà mọi thành viên trong tập đoàn đang tiến hành để hoàn thành công việc

Thứ sáu, giúp tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới Quy trình đào tạo và hội nhập là bước đầu tiên chuyên viên nhân sự trực tiếp tiếp xúc với môi trường, công việc của vị trí chuyên viên nhân sự Qua quy trình này, VMED có thể chứng minh sự chuyên nghiệp của mình trước nhân viên mới, tạo ấn tượng tốt hơn với họ.

Thứ bảy, cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng của tập đoàn đối với nhân viên mới Khi Tập đoàn truyền đạt những kỳ vọng rõ ràng, sẽ giúp các nhân viên mới biết rõ trách nhiệm để nhanh chóng đạt được yêu cầu công việc, hay thậm chí vượt ngoài mong đợi Tập đoàn sẽ đưa ra một số kỳ vọng đối với chuyên viên nhân sự như là: có cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả, thay đổi theo chiều hướng tích cực, hoàn thiện về mặt kỹ năng làm việc; có hiểu biết về lĩnh vực y tế để hỗ trợ công việc nhân sự; có sự đoàn kết với thành viên trong VMED…

2.2.2 Quy trình đào tạo hội nhập nhân lực mới cho vị trí chuyên viên hành chínhnhân sự tại tập đoàn VMED.

Như chúng ta đã biết, ở bất kì tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều không thể thiếu bộ phận nhân sự VMED là một tập đoàn lớn, tại đây luôn coi trọng và đánh giá cao tầm quan trọng, sự cần thiết của phòng hành chính nhân sự đối với tổ chức Và tuyển dụng là một trong những hoạt động quan trọng của Công ty, nhằm thu hút và tăng cường đội ngũ nhân viên chất lượng, nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ Phòng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ thực hiện quá trình tuyển dụng nhân viên mới phù hợp các vị trí, đồng thời thực hiện quy trình hội nhập nhân viên tại VMED đảm bảo thực hiện có hiệu quả kế hoạch và chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự tại công ty Sauk hi quá trình tuyển dụng kết thúc, mỗi một chuyên viên hành chính nhân sự khi được tuyển dụng vào tổ chức sẽ được đào tạo hội nhập để có thể bắt nhịp với công việc sớm nhất và tạo ra hiệu quả làm việc cao

Quy trình đào tạo hội nhập cho chuyên viên hành chính nhân sự tại đây bao gồm 6 bước cụ thể và rõ ràng với thời gian thông thường kéo dài khoảng 1 – 2 tháng tùy thuộc vào khối lượng công việc và mức độ nhận thức, hòa nhập của người lao động mới Cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị hội nhập Thời gian: 1 tuần

- Đây là bước đầu tiên trong quy trình đào tạo hội nhập nhân viên mới cho vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại tập đoàn VMED Tại bước này, bộ phận phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm thiết kế, xây dựng danh mục, hệ thống những công việc cần thiết để thực hiện việc hội nhập nhân viên mới diễn ra một cách hiệu quả nhất Thường diễn ra trong thời gian 2 tuần làm việc Bao gồm:

- Chuẩn bị về nội dung và quy trình hội nhập: Đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, nội dung và quy trình hội nhập sẽ được phòng hành chính nhân sự lên kế hoạch cụ thể và thông qua sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty Căn cứ vào tính chất công việc và vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, nội dung đào tạo hội nhập bao gồm: Hội nhập về tổ chức, Hội nhập về công việc, Hội nhập về các tiêu chuẩn liên quan đến y tế, đến lao động và cuối cùng là quá trình kiểm tra, đánh giá kết quả.

Trước khi hội nhập cho nhân viên phòng Hành chính Nhân sự mới, VMED sẽ tiến hành phân tích công việc nhằm xác định vị trí công việc, nhiệm vụ, tiêu chuẩn… để giao cho nhân viên mới Cụ thể: VMED sẽ xây dựng 3 bản mô tả công việc cụ thể bao gồm: Bản mô tả công việc sẽ mô tả những công việc cụ thể mà chuyên viên hành chính nhân sự cần thực hiện để đảm bảo hoàn thành tốt công việc như các công việc cơ bản, các công việc đặc thù của ngành sản xuất liên quan đến sức khỏe và vật tư y tế Thứ hai là Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, ở đây sẽ liệt kê tất cả các yêu cầu mà ứng viên phải đáp ứng khi làm việc tại vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại VMED, như: sự cẩn thận, năng lực và những hiểu biết về lĩnh vực của công ty Cuối cùng là Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc, văn bản này liệt kê các yêu cầu mà một chuyên viên hành chính nhân sự cần đáp ứng khi được nhận vào làm việc tại VMED, như: Đảm bảo hoàn thành các công việc được giao đúng quy trình và tiến độ làm việc, thực hiện các hoạt động tuyển dụng và đào tạo tại VMED về các công tác hành chính nhân sự và các yêu cầu của của lĩnh vực y tế và sức khỏe tại đây.

- Xác định chủ thể thực hiện hội nhập: Ở bước này, phòng hành chính nhân sự sẽ quyết định đưa một nhân viên cũ có kinh nghiệm và khả năng làm việc tốt trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới của phòng thực hiện các công việc hội nhập dưới sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng Ngoài ra, trưởng phòng Nhân sự của tập đoàn cũng là người sẽ trực tiếp hướng dẫn, hội nhập cho nhân viên Có nghĩa là, VMED đang sử dụng phương pháp kèm cặp tại nơi làm việc cho nhân viên trong những bước đầu của quy trình hội nhập.

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất: Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ sắp xếp, bố trí nơi làm việc phù hợp nhất đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự mới của công ty để tạo ra hiệu quả làm việc tốt nhất Ngoài ra, với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại tập đoàn VMED, chuẩn bị đào tạo hội nhập cần đáp ứng đầy đủ thiết bị hỗ trợ cho công việc, cụ thể: Bàn làm việc cần được bố trí gọn gàng, vị trí gần với Trưởng phòng để tiện cho việc báo cáo, thống kê Tủ tài liệu đảm bảo đầy đủ các file lưu trữ, các mẫu giấy tờ cần thiết Các thiết bị khác như máy tính, máy in hoạt động tốt… và một số các vật dụng như sổ, bút, tài liệu…

- Chuẩn bị tài liệu: Để hội nhập cho nhân viên thành công, ở giai đoạn này, Phòng

Hành chính - Nhân sự của VMED cũng nghiên cứu, chuẩn bị các tài liệu liên quan tới tổ chức, liên quan tới công việc của phòng Nhân sự nói chung và công việc mà chuyên viên phòng Hành chính – Nhân sự nói riêng sẽ đảm nhiệm và một số các tài liệu khác liên quan tới lĩnh vực về y tế đang kinh doanh của VMED, cụ thể đó là: Tài liệu liên quan đến nhân sự của Công ty; Các bài báo cáo về khoa học và công nghệ y tế mới; Các tài liệu về tiêu chuẩn sản xuất và chất lượng sản phẩm trong lĩnh vực y tế; Các tài liệu về mục tiêu, kế hoạch phát triển và chiến lược của tập đoàn trong lĩnh vực kinh doanh, Từ đó, tập đoàn tổng hợp và đưa ra bộ tài liệu tổng quan được gọi là Sổ tay cho nhân viên mới, bao gồm thông tin về công ty (các chính sách, nội quy, quy tắc, văn hóa của Công ty) Trong đó, sổ tay còn ghi rõ các thông tin liên quan đến phòng Nhân sự (nội quy của phòng, các nhiệm vụ, trách nhiệm của phòng) để chuyên viên nhân sự nghiên cứu, tìm hiểu và hình dung rõ hơn về công việc cần làm của mình cũng như môi trường mà mình sẽ làm việc.

- Gửi tài liệu và thông báo: Sau khi ứng viên đồng ý nhận việc với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành gửi một số tài liệu tổng quan cho nhân viên qua mail của họ, bao gồm: Giới thiệu, thông tin về công ty, lĩnh vực kinh doanh và các vấn đề cơ bản; Bảng nội quy công ty và những điều cần thực hiện, tất cả được đính kèm thông báo cụ thể về chương trình đào tạo tạo hội nhập cho nhân viên, thời gian bắt đầu để nhân viên đào tạo hội nhập Bước này nhằm nhắc nhở để người nhân viên mới chuẩn bị sẵn sàng và nắm bắt quy trình hội nhập tốt hơn từ đó tạo ra hiệu quả làm việc tốt hơn.

- Dự trù các rủi ro: Đây là bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị đào tạo hội nhập cho chuyên viên hành chính nhân sự tại VMED Bước này nhằm tính toán, dự phòng các khả năng xấu có thể xảy ra như: Người nhân viên mới có thể bị lôi kéo bởi các công ty đối thủ chịu chi trả cho họ mức thu nhập khủng hơn, hoặc họ vẫn còn điều băn khoăn và suy nghĩ về việc có nên làm việc tại tập đoàn của mình hay không? Từ đó, thực hiện các phương án dự phòng như tiến hành liên hệ trực tiếp với ứng viên, trao đổi rõ hơn về các chế độ phúc lợi tại VMED, nếu ứng viên đấy thật sự tiềm năng với vị trí chuyên viên

hành chính nhân sự thì có thể xem xét tăng lương hoặc rút ngắn lộ trình thăng tiến của họ để thu hút ứng viên hơn…

Bước 2: Hội nhập về tổ chức:

- Sau khi quá trình chuẩn bị kết thúc, VMED bắt đầu triển khai và tiến hành hoạt động hội nhập Một trong những nội dung quan trọng mà VMED tiến hành hội nhập cho nhân viên phòng hành chính nhân sự đầu tiên khi trước khi bắt đầu tiến hành công việc là hội nhập về tổ chức.

- Thời gian: Quá trình hội nhập về tổ chức sẽ diễn ra trong thời gian 2 tuần với những hoạt động cụ thể khác nhau.

- Phương pháp đào tạo: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, VMED sẽ trực tiếp đào tạo nhân viên tại công ty đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự VMED sử dụng phương pháp này bởi tính thuận lợi, dễ thực hiện và hiệu quả nhanh của nó, đồng thời tiết kiệm chi phí, thời gian để tập trung đào tạo hội nhập công việc cho nhân viên Việc đào tạo hội nhập sẽ do trưởng phòng nhân sự đảm nhận chính cùng với sự hỗ trợ của các nhân viên của phòng và các trưởng phòng ban chuyên môn khác.

- Hình thức đào tạo: Trực tiếp tại doanh nghiệp kết hợp gửi tài liệu tự tìm hiểu, nghiên cứu online qua mail, Zalo, …

- Nhằm giúp cho nhân viên thích ứng và làm quen với văn hóa, môi trường làm việc của tổ chức để hòa nhập và nâng cao tinh thần làm việc, đặc biệt là đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự thì việc đào tạo hội nhập về tổ chức cho nhân viên mới càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết vì nhân viên mới phải hiểu về nội quy, quy tắc, văn hóa, truyền thống của phòng Nhân sự nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung để có thể hoạt động hiểu quả

Trưởng phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ trực tiếp tổ chức và giới thiệu Công ty cho chuyên viên nhân sự mới của phòng mình thông qua một buổi học tập, buổi gặp mặt, hay nói cách khác là VMED sử dụng phương pháp đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc Người hướng dẫn sẽ giải thích, giới thiệu về lịch sử, văn hóa, giá trị và mục tiêu, quy trình hay các chính sách của VMED cho nhân viên mới Tiếp theo là giới thiệu phòng hành chính nhân sự, nhiệm vụ, chức năng của phòng đối với sự phát triển của

VMED sau đó cho nhân viên đi tham quan, quan sát Ngoài ra, VMED còn đào tạo hội nhập cho nhân viên mới dưới hình thức tự tìm hiểu Nghĩa là nhân viên mới sẽ được giao cho nhiệm vụ tìm hiểu tập đoàn VMED về cả văn hóa, môi trường làm việc, quy định, quy chế, lĩnh vực hoạt động… thông qua tài liệu tập đoàn cung cấp và sự hỗ trợ của nhân viên tập đoàn Qua đó, giúp người lao động mới sẽ hiểu và nhanh chóng hòa nhập, bắt nhịp với công việc một cách hiệu quả nhất.

Cụ thể, phòng nhân sự của VMED sẽ hội nhập cho chuyên viên nhân sự 1 số nội dung:

+ Giới thiệu về lĩnh vực của công ty hiện nay: Giải pháp công nghệ y tế; Phân phối thiết bị vật tư y tế; Sản xuất vật tư tiêu hao y tế; Đầu tư chuyên sâu trong y tế.

+ Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển của VMED những năm gần đây + Giới thiệu về mục tiêu “Tạo dựng một Tập đoàn cung cấp giải pháp và dịch vụ y tế đứng đầu VIệt Nam về các sản phẩm, hệ thống có chất lượng vượt trội và được thừa nhận rộng rãi trên thế giới” và giá trị cốt lõi của VMED: “Đam mê, đổi mới, chính trực, kỷ luật, chú trọng kết quả”.

+ Nhân viên phòng nhân sự sẽ phổ cập đến chuyên viên nhân sự mới để họ tiếp cận một cách chủ động, hòa nhập nhanh chóng nội quy làm việc của công ty: thời giờ làm việc (Thời giờ làm việc bình thường đối với người lao động trong công ty là 08 giờ trong 01 ngày và không quá 44 giờ trong 01 tuần); điều kiện nghỉ ngơi (nghỉ trong giờ làm việc; nghỉ hàng tuần; nghỉ lễ, tết; nghỉ phép hàng năm; nghỉ việc riêng vẫn hưởng nguyên lương; nghỉ chế độ đau ốm, thai sản; nghỉ không hưởng lương nội quy lao động)

+ Đặc biệt cần đề cập đến các chính sách đãi ngộ (tài chính và phi tài chính); của công ty phải thật rõ ràng, minh bạch và các chương trình phúc lợi tự nguyện

Chính sách đãi ngộ của VMED được xây dựng căn cứ trên các tiêu chí: Tương xứng với kết quả công việc, giá trị đóng góp cho FPT; cạnh tranh theo thị trường; khuyến khích tăng kết quả và chất lượng công việc; công bằng và minh bạch.

+ Hệ thống đãi ngộ VMED được phân thành 4 loại gồm Lương: Lương tháng (12 tháng)

Thưởng lương tháng thứ 13 tuỳ theo tình hình SXKD của tập đoàn; thưởng theo