đề tài công tác đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại tập đoàn vmed việt nam

Một số khái niệm cơ bản- Đào tạo là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu t

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

** *********

ĐỀ TÀI CÔNG TÁC ĐÀO TẠO HỘI NHẬP CHO VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TẠI TẬP ĐOÀN VMED VIỆT NAM

NHÓM 7 HỌC PHẦN: ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC

HÀ NỘI - 2023

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác đào tạo hội nhập nhân lực mới

1.1 Một số khái niệm cơ bản

- Đào tạo là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyệnphẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầutrong quá trình thực hiện công việc của họ ở hiện tại và tương lai

- Theo Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Văn Điềm (2012) Giáo trình Quản trị nhânlực đại cương, Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: “Phát triển là các hoạtđộng học tập vươn ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động nhằm mở racho họ cơ hội được tiếp cận với những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướngtương lai của tổ chức’’

- Theo Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Văn Điềm (2012) Giáo trình Quản trị nhânlực đại cương, Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: “Phát triển nguồn nhânlực là tập hợp các hoạt động có hệ thống và kế hoạch của tổ chức nhằm cung cấp chonguồn nhân lực có cơ hội để học tập những kiến thức, kỹ năng cần thiết đáp ứng yêu cầucủa công việc ở hiện tại và tương lai”

Một trong những nội dung của đào tạo và phát triển nhân lực là Đào tạo hộinhập nhân lực mới

- Theo Mai Thanh Lan (2014), Giáo trình Tuyển dụng nhân lực Nhà xuất bảnThống kê: “Hội nhập nhân lực mới chính là việc giới thiệu cho người mới được tuyểnnhững kiến thức quan trọng nhất về doanh nghiệp, về môi trường làm việc và công việcgiúp người lao động nhanh chóng nắm bắt được phương thức tiến hành công việc đạt yêucầu của doanh nghiệp”

1.2 Mục đích của đào tạo hội nhập nhân lực mới

- Thứ nhất, giúp người lao động có thời gian nhanh thích nghi, cảm thấy tin tưởng,thoải mãi với môi trường làm việc mới Một nhân viên khi bắt đầu làm việc ở môi trườngmới thường gặp rất nhiều khó khăn bởi những quy tắc mới, văn hóa tổ chức mới, côngviệc mới, các quan hệ trong công việc mới Thời gian đầu nhân viên họ thường có cảmxúc trái ngược nhau, một mặt muốn chứng tỏ bản thân mình với nhà quản lý tổ chức,nhưng đồng thời lại cảm thấy lo ngại mình có phù hợp với tổ chức hay không Chính vì

vậy, việc đính hướng cho nhân viên là một việc tuy nhỏ nhưng lại có ý nghĩa, mục đích tolớn ảnh hưởng tới thái độ, cách nhìn, ứng xử của nhân viên mới

- Thứ hai, giúp người lao động có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả nhấtbằng cách cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kì vọng của tổ chức đối với nhânviên mới đó Quá trình đào tạo hội nhập sẽ giúp cho nhân viên mới về mô tả công việc,tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng như cách thức quy trình làm việc, quy định, chínhsách của tổ chức để từ đó nhân viên mới có định hướng riêng cho mình để có thể hoànthành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất

- Thứ ba, công tác đào tạo hội nhập sẽ là một trong những hoạt động nhằm hạn chếnhững lỗi sai trong công việc, đồng thời giúp họ rút ngắn thời gian rất nhiều Việc trang bịngay từ đầu những thông tin và kiến thức cơ bản nhất sẽ giúp nhân viên tránh khỏi nhữngsai sót thường gặp trong công việc, trong ứng xử, thường dẫn tới thiệt hại cho doanhnghiệp hoặc những hoạt động đào tạo lại, đào tạo bổ sung sau này

- Tạo ấn tượng tốt đẹp cho nhân viên mới về doanh nghiệp: về mặt tình cảm, tránhđược sự lo lắng ban đầu Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng rất sâu đậm, một công ty vớichương trình đào tạo hội nhập tốt sẽ giúp nhân viên có định hướng tốt ngay từ đầu và kếtquả là họ sẽ có nhận thức đúng đắn trong toàn bộ thời gian làm việc tại doanh nghiệp của

tổ chức và sự tôn trọng doanh nghiệp giảnh cho mình

- Chương trình hội nhập tăng cường mối quan hệ và trao đổi kinh nghiệm, kiếnthức, kỹ năng trong công việc đối với công việc mà nhân viên đó được phân công

1.3 Nội dung của đào tạo hội nhập nhân lực mới

* Hội nhập về môi trường làm việc:

Tổng quan về tổ chức, doanh nghiệp: cơ cấu tổ chức, lịch sử truyền thống, các giátrị cơ bản, cốt lõi, mục tiêu xác lập, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định hướng phát triểntrong tương lai Thù lao lao động gồm: Mức tiền lương, tiền thưởng, các khoản phúc lợi,phụ cấp và phương thức chi trả hàng tháng, hàng quý, hàng năm Nội quy, quy định vềchế độ làm việc hàng ngày, kỷ luật lao động, an toàn lao động Các phương tiện phục vụsinh hoạt, thông tin và y tế

* Hội nhập về công việc:

- Nhân lực mới được tuyển cần làm quen với công việc mà họ sẽ chính thức đảmnhận sau này Vì vậy người mới được tuyển cần được giới thiệu kèm cặp, hướng dẫn để

có được hiểu biết về công việc và cách tiến hành công việc độc lập

- Một số nội dung cụ thể để hội nhập nhân lực mới về công việc bao gồm: + Mô tả công việc: mục đích, trách nhiệm, nhiệm vụ, quan hệ báo cáo, nội bộ, mức

độ phức tạp công việc, các rủi ro, cách phòng ngừa,

+ Các yêu cầu đặc thù với mỗi vị trí công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắngnghe, thuyết phục, chịu đựng, kiên nhẫn, giải thích và đồng cảm với đối tượng tương táctrong khi thực hiện công việc

+ Nội dung về các quy trình, phương pháp cách thức thực hiện, tiến hành công việcbao gồm: tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, tiêu chuẩn công việc

1.4 Quy trình đào tạo hội nhập nhân lực mới

Công tác hội nhập nhân lực được coi là một chương trình đào tạo nhằm cung cấpcho nhân lực mới các thông tin về tổ chức và công việc … mà nhân viên mới sẽ đảmnhiệm Hoạt động này ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp có thể được triển khai bài bản mộtcách chính quy hoặc có thể không chính quy, có thể chỉ là nghi thức thông thường Tùythuộc vào quy mô, từng tình huống cụ tể mà quy trình hội nhập này có thể triển khai theonhiều cách thức và hình thức khác nhau, theo từng bước, ở mức độ khác nhau: trên toàncông ty hoặc bộ phận, phòng ban

Tuy nhiên, nhìn chung quy trình đào tạo hội nhập nhân lực mới gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị hội nhập

Trước khi hội nhập nhân lực mới, các tổ chức, doanh nghiệp thường phải có sựchuẩn bị cho công tác hội nhập Lúc này, họ sẽ xây dựng một bảng checklist liệt kê cáccông việc và thu thập những thông tin cần thiết để xây dựng và chuẩn bị cho nội dung hộinhập Phòng nhân sự cần đảm bảo đã thông báo đến các bộ phận trong công ty về việc sẽ

có nhân viên mới hội nhập và danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận, thờigian hoàn tất và theo dõi tình trạng thực hiện Bên cạnh đó đảm bảo mọi công cụ, thiết bị,dụng cụ để phục vụ cho công tác đào tạo hội nhập

Giai đoạn 2: Chương trình tổng quát

- Đây là giai đoạn đầu tiên giúp nhân lực mới hòa nhập với môi trường doanhnghiệp tổ chức Giai đoạn này cung cấp cho nhân lực mới những thông tin khái quát nhất

về công ty gồm chính sách, thủ tục, quy định, lương bổng, phúc lợi, an toàn và phòngngừa tai nạn

- Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp tổ chức thường được đảm nhiệm bởi cán bộphòng nhân lực Bộ phận nhân sự sẽ soạn thảo bộ tài liệu cho từng vị trí công việc củanhân viên và phân phối cho từng người

- Một số phương pháp được sử dụng để triển khai chương trình hội nhập ở bướcnày có thể là: phương pháp phỏng vấn, phương pháp thảo luận nhóm và phương pháp trựcquan

Giai đoạn 3: Chương trình chuyên môn

- Đây là giai đoạn mà người quản lý trực tiếp của nhân viên mới ở các phòng ban,

bộ phận sẽ là người đảm nhiệm Nội dung của chương trình hội nhập phụ thuộc vào nănglực về kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mới để đặt ra những yêu cầu của việc đàotạo chuyên môn của vị trí công việc Trong giai đoạn này, nhân viên mới sẽ được trang bịnhững thông tin về chức năng của bộ phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạncủa công việc, các thủ tục, chính sách, quy trình thực hiện công việc

- Đặc biệt ở giai đoạn này đòi hỏi người quản lý trực tiếp cần có những chươngtrình hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên mới Đó có thể là những buổi thamquan, cuộc họp giới thiệu làm quen với đồng nghiệp nhằm tạo bầu không khí làm việcthoải mái thân thiện Từ đó tạo cho nhân viên mới một sự an tâm, tin tưởng và có đượctâm thế làm việc tự tin nhất

Giai đoạn 4: Kiểm tra, đánh giá

- Đây là giai đoạn giúp đánh giá và theo dõi kết quả của chương trình hội nhập cóđạt được như kỳ vọng của tổ chức hay không Việc đánh giá và theo dõi được thực hiệnbởi bộ phận nhân sự của công ty phối hợp với phòng ban có nhân sự tham gia chươngtrình hội nhập này Để đánh giá được chương trình hội nhập cần phải được xem xét ở cácgóc độ đó là: lấy ý kiến phản hồi của nhân lực mới, nhân lực cũ về chương trình hội nhập

có bài bản, hệ thống, kế hoạch và khoa học, hợp lý; nhà quản lý trực cần lắng nghe tâm tưnguyện vọng, nắm bắt khả năng hòa nhập của nhân lực mới với môi trường tổ chức vàcông việc được phân công từ việc theo dõi quan sát hành vi, thái độ, nhân lực mới

- Thông tin phản hồi có thể thu thập bằng các phương pháp: phỏng vấn nhân viênmới theo mẫu, điều tra bảng hỏi, thảo luận nhóm, …

1.5 Chương trình hội nhập nhân lực mới

- Chương trình đào tạo hội nhập nhân lực mới là một chương trình giúp nhân viênmới nắm bắt được những thông tin quan trọng về công việc và doanh nghiệp giúp nhânlực mới có thể đảm nhận được công việc mà họ được giao cũng như giúp họ có phươngthức hành động phù hợp với chuẩn mực của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp thường tiến hành xây dựng chương trình hội nhập cho nhân lựcmới thông qua việc trả lời các câu hỏi 5W và 1H

Who: Đối tượng hội nhập (Ai được hội nhập? Ai hội nhập? Ai kiểm tra? Ai chịutrách nhiệm)

What: Nội dung hội nhập?

When: Thòi gian hội nhập? (Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc?)

Where: Hội nhập ở đâu?

How: Cách thức hội nhập? (Phương pháp, hình thức hội nhập?)

(ai được hội nhập, ai

kiểm tra, hỗ trợ, chịu

- Nhân viên mới

- Nhân lực phòng nhân sự

- Trưởng đơn vị chứcnăng và nhân lực đơn vịchức năng được phâncông nhiệm vụ hỗ trợ

What: nội dung hội nhập? - Tổng quát về DN/TC

- Tóm tắt các chính sách chủyếu và các thủ tục (trong đóbao gồm cả lương bổng vàphúc lợi)

- An toàn và phòng ngừa tainạn

-

When: thời gian - Theo quy định của DN/TC - Theo quy định của

DN/TCWhere: diễn ra ở đâu - Phòng họp công ty

- Đào tạo tại trung tâmdạy nghề, tự nghiên cứu

1.6 Tiểu kết chương 1

Chương 1 đã trình trình bày toàn bộ những vấn đề lý luận liên quan đếncông tác đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, bao gồm: Các khái niệm cơ bản; Mục đíchđào tạo hội nhập nhân lực mới; Nội dung đào tạo nhân viên mới; Quy trình và chươngtrình đào tạo hội nhập nhân lực mới Đây chính là cơ sở, là tiền đề để chúng ta bước sangchương 2 tìm hiểu về Công tác đào tạo hội nhập cho vị vị chuyên viên Hành chính – Nhân

sự tại VMED

Chương 2: Thực trạng công tác đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên Hành chính – Nhân sự mới tại Tập đoàn VMED Việt Nam

2.1 Giới thiệu khái quát về tập đoàn VMED Việt Nam

VMED là Tập đoàn công nghệ hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm Công ty mẹVMED Group và các Công ty thành viên VMED Group hoạt động trong 4 lĩnh vực: pháttriển các giải pháp công nghệ thông tin y tế, phân phối thiết bị y tế; sản xuất các thiết bị,sản phẩm tiêu hao trong y tế và đầu tư chuyên sâu trong lĩnh vực y tế

Song hành cùng sự phát triển ngày một mạnh mẽ của ngành Y tế, VMED Grouptiên phong đổi mới trong cung cấp giải pháp và dịch vụ y tế toàn diện tại Việt Nam.VMED hướng tới tương lai của một nền y tế số với bệnh viện thông minh; với các giảipháp, hệ thống có chất lượng vượt trội và được thừa nhận rộng rãi trên thế giới Để biếntương lai đó thành hiện thực, tất cả toàn bộ nhân viên trong công ty đang nỗ lực mỗi ngàybằng sự kết hợp giữa trái tim, lý trí và nghiên cứu khoa học với mục tiêu tạo ra những sảnphẩm y tế tốt nhất, những giải pháp công nghệ tiên tiến nhất Ước mong của chúng tôi làmang lại sự thay đổi sâu sắc về công nghệ trong y tế, nâng cao sức khỏe người dân và tạo

ra thành quả tốt hơn những gì chúng tôi mong đợi

Để thực hiện được điều đó, VMED đã đặt ra tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõicủa mình:

Tầm nhìn: “Tạo dựng một Tập đoàn cung cấp giải pháp và dịch vụ y tế đứng đầuVIệt Nam về các sản phẩm, hệ thống có chất lượng vượt trội và được thừa nhận rộng rãitrên thế giới”

Sứ mệnh của VMED: chúng tôi cam kết "Vì một cộng đồng khỏe mạnh vàhạnh phúc hơn’’

Giá trị cốt lõi của VMED: Đam mê, đổi mới, chính trực, kỷ luật, chú trọng kết quả

2.2 Thực trạng công tác đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên Hành chính – Nhân

sự mới tại Tập đoàn VMED Việt Nam

2.2.1 Mục đích đào tạo hội nhập cho vị trí chuyên viên Hành chính – Nhân sự tại VMED

2.2.2 Mục đích đào tạo hội nhập đối với cá nhân của chuyên viên nhân sự

Mục đích đầu tiên là để nhân viên hiểu được quyền hạn và trách nhiệm của mộtchuyên viên nhân sự, từ đó tăng tính chuyên nghiệp và thực hiện tốt các công việc vềnhân sự Qua đào tạo hội nhập thì họ sẽ hiểu được tính chất công việc và những kinhnghiệm kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc chuyên môn nhân sự đó là: xây dựng quychế, hệ thống lương, chính sách đãi ngộ; xây dựng kế hoạch nhân sự; hoạch định và địnhbiên nhân sự; lập kế hoạch đào tạo Từ đó nâng cao khả năng làm việc, đáp ứng tốt cácyêu cầu công việc và tính chuyên nghiệp trong công tác nhân sự

Thứ hai là để chuyên viên nhân sự có thể gắn bó hơn với VMED Sau đào tạo hộinhập, chuyên viên nhân sự sẽ hiểu biết rõ hơn về văn hóa của Tập đoàn cũng sứ mệnh,tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà VMED đang hướng tới trong lĩnh vực y tế VMED có quanniệm “Văn hóa là cội nguồn của những giá trị”; chuyên viên nhân sự sẽ được thấm nhuầnquan điểm về văn hóa tập đoàn “lòng đam mê, nhiệt thành, đạo đức nghề nghiệp, tínhchính trực, kỷ luật trở thành kim chỉ nam trong mọi hoạt động, để VMED xây dựng vănhóa làm việc hạnh phúc và tự do chia sẻ”

Thứ ba, để chuyên viên nhân sự giảm bớt những sai sót và tiết kiệm thời gian trongquá trình làm quen với công việc mới Vì VMED là một Tập đoàn công nghệ hoạt độngtrong lĩnh vực y tế nên việc hội nhập về công nghệ kỹ thuật cho nhân sự là không thểthiếu Khi được trang bị các thông tin, kiến thức cơ bản nhất thì sẽ hạn chế tối đa các saisót khi làm việc Đặc biệt với chuyên viên nhân sự vì họ là người phải hiểu rõ về tậpđoàn, tính chất của từng công việc để có thể có kiến thức chuyên môn phục vụ cho côngtác nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc… và các nghiệp vụ về nhân sựgắn liền với lĩnh vực y tế, sản xuất kinh doanh thiết bị y tế của tập đoàn Chẳng hạn nhưvới công tác tuyển dụng, khi nắm được các kiến thức cơ bản về lĩnh vực hoạt động củatập đoàn và tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng thì khi đó kế hoạch tuyển dụng sẽ được

xây dựng bám sát với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh vật tư y tế Sẽ đề ra các tiêu chítuyển dụng liên quan mật thiết đến y tế và công nghệ y khoa: Ví dụ tiêu chuẩn đối vớichuyên viên kinh doanh – giải pháp phần mềm sẽ có một số tiêu chí như có bằng cao đẳngtrở lên về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm kinh doanh về phần mềm công nghệ thôngtin, ưu tiên có kinh nghiệm về giải pháp y tế cho khối bệnh viện, trung tâm y tế, Sở y

tế, kinh nghiệm làm dự án CNTT với Cơ quan nhà nước…

Thứ tư, để nhân viên có tư duy mới, sáng tạo trong thực hiện công việc Thông quađào tạo hội nhập của VMED sẽ giúp chuyên viên nhân sự có cái nhìn mới, tư duy mớitrong công việc Đây là cơ sở để nâng cao tính sáng tạo trong thực hiện công việc củanhân viên

Thứ năm, giúp đồng nhất văn hóa cá nhân chuyên viên nhân sự với Tập đoàn Đaphần nhân viên mới sẽ mang trong mình những quy tắc, cách thức, cơ chế hợp tác riêngtrong thực hiện công việc Nhưng sau khi được VMED đào tạo và hội nhập thì sẽ manglại cho họ những nhận thức mới về cách thức hợp tác mà mọi thành viên trong tập đoànđang tiến hành để hoàn thành công việc

Thứ sáu, giúp tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới Quy trình đào tạo và hội nhập làbước đầu tiên chuyên viên nhân sự trực tiếp tiếp xúc với môi trường, công việc của vị tríchuyên viên nhân sự Qua quy trình này, VMED có thể chứng minh sự chuyên nghiệp củamình trước nhân viên mới, tạo ấn tượng tốt hơn với họ

Thứ bảy, cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng của tập đoàn đốivới nhân viên mới Khi Tập đoàn truyền đạt những kỳ vọng rõ ràng, sẽ giúp các nhân viênmới biết rõ trách nhiệm để nhanh chóng đạt được yêu cầu công việc, hay thậm chí vượtngoài mong đợi Tập đoàn sẽ đưa ra một số kỳ vọng đối với chuyên viên nhân sự như là:

có cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả, thay đổi theo chiều hướng tíchcực, hoàn thiện về mặt kỹ năng làm việc; có hiểu biết về lĩnh vực y tế để hỗ trợ công việcnhân sự; có sự đoàn kết với thành viên trong VMED…

2.2.2 Quy trình đào tạo hội nhập nhân lực mới cho vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại tập đoàn VMED.

Như chúng ta đã biết, ở bất kì tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều không thể thiếu bộphận nhân sự VMED là một tập đoàn lớn, tại đây luôn coi trọng và đánh giá cao tầmquan trọng, sự cần thiết của phòng hành chính nhân sự đối với tổ chức Và tuyển dụng làmột trong những hoạt động quan trọng của Công ty, nhằm thu hút và tăng cường đội ngũnhân viên chất lượng, nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch

vụ Phòng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ thực hiện quá trình tuyển dụng nhân viên mớiphù hợp các vị trí, đồng thời thực hiện quy trình hội nhập nhân viên tại VMED đảm bảothực hiện có hiệu quả kế hoạch và chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự tạicông ty Sauk hi quá trình tuyển dụng kết thúc, mỗi một chuyên viên hành chính nhân sựkhi được tuyển dụng vào tổ chức sẽ được đào tạo hội nhập để có thể bắt nhịp với côngviệc sớm nhất và tạo ra hiệu quả làm việc cao

Quy trình đào tạo hội nhập cho chuyên viên hành chính nhân sự tại đây bao gồm 6bước cụ thể và rõ ràng với thời gian thông thường kéo dài khoảng 1 – 2 tháng tùy thuộcvào khối lượng công việc và mức độ nhận thức, hòa nhập của người lao động mới Cụthể:

Bước 1: Chuẩn bị hội nhập

Thời gian: 1 tuần

- Đây là bước đầu tiên trong quy trình đào tạo hội nhập nhân viên mới cho vị tríchuyên viên hành chính nhân sự tại tập đoàn VMED Tại bước này, bộ phận phòng hànhchính nhân sự có trách nhiệm thiết kế, xây dựng danh mục, hệ thống những công việc cầnthiết để thực hiện việc hội nhập nhân viên mới diễn ra một cách hiệu quả nhất Thườngdiễn ra trong thời gian 2 tuần làm việc Bao gồm:

- Chuẩn bị về nội dung và quy trình hội nhập: Đối với vị trí chuyên viên hànhchính nhân sự, nội dung và quy trình hội nhập sẽ được phòng hành chính nhân sự lên kếhoạch cụ thể và thông qua sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty Căn cứ vào tính chất côngviệc và vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, nội dung đào tạo hội nhập bao gồm: Hộinhập về tổ chức, Hội nhập về công việc, Hội nhập về các tiêu chuẩn liên quan đến y tế,đến lao động và cuối cùng là quá trình kiểm tra, đánh giá kết quả

Trước khi hội nhập cho nhân viên phòng Hành chính Nhân sự mới, VMED sẽ tiếnhành phân tích công việc nhằm xác định vị trí công việc, nhiệm vụ, tiêu chuẩn… để giaocho nhân viên mới Cụ thể: VMED sẽ xây dựng 3 bản mô tả công việc cụ thể bao gồm:Bản mô tả công việc sẽ mô tả những công việc cụ thể mà chuyên viên hành chính nhân sựcần thực hiện để đảm bảo hoàn thành tốt công việc như các công việc cơ bản, các côngviệc đặc thù của ngành sản xuất liên quan đến sức khỏe và vật tư y tế Thứ hai là Bản tiêuchuẩn thực hiện công việc, ở đây sẽ liệt kê tất cả các yêu cầu mà ứng viên phải đáp ứngkhi làm việc tại vị trí chuyên viên hành chính nhân sự tại VMED, như: sự cẩn thận, nănglực và những hiểu biết về lĩnh vực của công ty Cuối cùng là Bản tiêu chuẩn đối với ngườithực hiện công việc, văn bản này liệt kê các yêu cầu mà một chuyên viên hành chính nhân

sự cần đáp ứng khi được nhận vào làm việc tại VMED, như: Đảm bảo hoàn thành cáccông việc được giao đúng quy trình và tiến độ làm việc, thực hiện các hoạt động tuyểndụng và đào tạo tại VMED về các công tác hành chính nhân sự và các yêu cầu của củalĩnh vực y tế và sức khỏe tại đây

- Xác định chủ thể thực hiện hội nhập: Ở bước này, phòng hành chính nhân sự sẽquyết định đưa một nhân viên cũ có kinh nghiệm và khả năng làm việc tốt trực tiếp hướngdẫn nhân viên mới của phòng thực hiện các công việc hội nhập dưới sự quản lý trực tiếpcủa trưởng phòng Ngoài ra, trưởng phòng Nhân sự của tập đoàn cũng là người sẽ trựctiếp hướng dẫn, hội nhập cho nhân viên Có nghĩa là, VMED đang sử dụng phương phápkèm cặp tại nơi làm việc cho nhân viên trong những bước đầu của quy trình hội nhập

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất: Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ sắp xếp, bốtrí nơi làm việc phù hợp nhất đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự mới của công

ty để tạo ra hiệu quả làm việc tốt nhất Ngoài ra, với vị trí chuyên viên hành chính nhân sựtại tập đoàn VMED, chuẩn bị đào tạo hội nhập cần đáp ứng đầy đủ thiết bị hỗ trợ chocông việc, cụ thể: Bàn làm việc cần được bố trí gọn gàng, vị trí gần với Trưởng phòng đểtiện cho việc báo cáo, thống kê Tủ tài liệu đảm bảo đầy đủ các file lưu trữ, các mẫu giấy

tờ cần thiết Các thiết bị khác như máy tính, máy in hoạt động tốt… và một số các vậtdụng như sổ, bút, tài liệu…

- Chuẩn bị tài liệu: Để hội nhập cho nhân viên thành công, ở giai đoạn này, Phòng

Hành chính - Nhân sự của VMED cũng nghiên cứu, chuẩn bị các tài liệu liên quan tới tổchức, liên quan tới công việc của phòng Nhân sự nói chung và công việc mà chuyên viênphòng Hành chính – Nhân sự nói riêng sẽ đảm nhiệm và một số các tài liệu khác liên quantới lĩnh vực về y tế đang kinh doanh của VMED, cụ thể đó là: Tài liệu liên quan đến nhân

sự của Công ty; Các bài báo cáo về khoa học và công nghệ y tế mới; Các tài liệu về tiêuchuẩn sản xuất và chất lượng sản phẩm trong lĩnh vực y tế; Các tài liệu về mục tiêu, kếhoạch phát triển và chiến lược của tập đoàn trong lĩnh vực kinh doanh, Từ đó, tập đoàntổng hợp và đưa ra bộ tài liệu tổng quan được gọi là Sổ tay cho nhân viên mới, bao gồmthông tin về công ty (các chính sách, nội quy, quy tắc, văn hóa của Công ty) Trong đó, sổtay còn ghi rõ các thông tin liên quan đến phòng Nhân sự (nội quy của phòng, các nhiệm

vụ, trách nhiệm của phòng) để chuyên viên nhân sự nghiên cứu, tìm hiểu và hình dung rõhơn về công việc cần làm của mình cũng như môi trường mà mình sẽ làm việc

- Gửi tài liệu và thông báo: Sau khi ứng viên đồng ý nhận việc với vị trí chuyênviên hành chính nhân sự, phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành gửi một số tài liệu tổngquan cho nhân viên qua mail của họ, bao gồm: Giới thiệu, thông tin về công ty, lĩnh vựckinh doanh và các vấn đề cơ bản; Bảng nội quy công ty và những điều cần thực hiện, tất

cả được đính kèm thông báo cụ thể về chương trình đào tạo tạo hội nhập cho nhân viên,thời gian bắt đầu để nhân viên đào tạo hội nhập Bước này nhằm nhắc nhở để người nhânviên mới chuẩn bị sẵn sàng và nắm bắt quy trình hội nhập tốt hơn từ đó tạo ra hiệu quảlàm việc tốt hơn

- Dự trù các rủi ro: Đây là bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị đào tạo hội nhậpcho chuyên viên hành chính nhân sự tại VMED Bước này nhằm tính toán, dự phòng cáckhả năng xấu có thể xảy ra như: Người nhân viên mới có thể bị lôi kéo bởi các công tyđối thủ chịu chi trả cho họ mức thu nhập khủng hơn, hoặc họ vẫn còn điều băn khoăn vàsuy nghĩ về việc có nên làm việc tại tập đoàn của mình hay không? Từ đó, thực hiện cácphương án dự phòng như tiến hành liên hệ trực tiếp với ứng viên, trao đổi rõ hơn về cácchế độ phúc lợi tại VMED, nếu ứng viên đấy thật sự tiềm năng với vị trí chuyên viên

hành chính nhân sự thì có thể xem xét tăng lương hoặc rút ngắn lộ trình thăng tiến của họ

để thu hút ứng viên hơn…

Bước 2: Hội nhập về tổ chức:

- Sau khi quá trình chuẩn bị kết thúc, VMED bắt đầu triển khai và tiến hành hoạtđộng hội nhập Một trong những nội dung quan trọng mà VMED tiến hành hội nhập chonhân viên phòng hành chính nhân sự đầu tiên khi trước khi bắt đầu tiến hành công việc làhội nhập về tổ chức

- Thời gian: Quá trình hội nhập về tổ chức sẽ diễn ra trong thời gian 2 tuần vớinhững hoạt động cụ thể khác nhau

- Phương pháp đào tạo: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, VMED sẽ trực tiếpđào tạo nhân viên tại công ty đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự VMED sửdụng phương pháp này bởi tính thuận lợi, dễ thực hiện và hiệu quả nhanh của nó, đồngthời tiết kiệm chi phí, thời gian để tập trung đào tạo hội nhập công việc cho nhân viên.Việc đào tạo hội nhập sẽ do trưởng phòng nhân sự đảm nhận chính cùng với sự hỗ trợ củacác nhân viên của phòng và các trưởng phòng ban chuyên môn khác

- Hình thức đào tạo: Trực tiếp tại doanh nghiệp kết hợp gửi tài liệu tự tìm hiểu,nghiên cứu online qua mail, Zalo, …

- Nhằm giúp cho nhân viên thích ứng và làm quen với văn hóa, môi trường làmviệc của tổ chức để hòa nhập và nâng cao tinh thần làm việc, đặc biệt là đối với vị tríchuyên viên hành chính nhân sự thì việc đào tạo hội nhập về tổ chức cho nhân viên mớicàng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết vì nhân viên mới phải hiểu về nộiquy, quy tắc, văn hóa, truyền thống của phòng Nhân sự nói riêng và toàn doanh nghiệpnói chung để có thể hoạt động hiểu quả

Trưởng phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ trực tiếp tổ chức và giới thiệuCông ty cho chuyên viên nhân sự mới của phòng mình thông qua một buổi học tập, buổigặp mặt, hay nói cách khác là VMED sử dụng phương pháp đào tạo theo kiểu chỉ dẫncông việc Người hướng dẫn sẽ giải thích, giới thiệu về lịch sử, văn hóa, giá trị và mụctiêu, quy trình hay các chính sách của VMED cho nhân viên mới Tiếp theo là giới thiệuphòng hành chính nhân sự, nhiệm vụ, chức năng của phòng đối với sự phát triển của

VMED sau đó cho nhân viên đi tham quan, quan sát Ngoài ra, VMED còn đào tạo hộinhập cho nhân viên mới dưới hình thức tự tìm hiểu Nghĩa là nhân viên mới sẽ được giaocho nhiệm vụ tìm hiểu tập đoàn VMED về cả văn hóa, môi trường làm việc, quy định,quy chế, lĩnh vực hoạt động… thông qua tài liệu tập đoàn cung cấp và sự hỗ trợ của nhânviên tập đoàn Qua đó, giúp người lao động mới sẽ hiểu và nhanh chóng hòa nhập, bắtnhịp với công việc một cách hiệu quả nhất.

Cụ thể, phòng nhân sự của VMED sẽ hội nhập cho chuyên viên nhân sự 1 số nộidung:

+ Giới thiệu về lĩnh vực của công ty hiện nay: Giải pháp công nghệ y tế; Phânphối thiết bị vật tư y tế; Sản xuất vật tư tiêu hao y tế; Đầu tư chuyên sâu trong y tế + Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển của VMED những năm gần đây + Giới thiệu về mục tiêu “Tạo dựng một Tập đoàn cung cấp giải pháp và dịch vụ y tếđứng đầu VIệt Nam về các sản phẩm, hệ thống có chất lượng vượt trội và được thừa nhậnrộng rãi trên thế giới” và giá trị cốt lõi của VMED: “Đam mê, đổi mới, chính trực, kỷ luật,chú trọng kết quả”

+ Nhân viên phòng nhân sự sẽ phổ cập đến chuyên viên nhân sự mới để họ tiếpcận một cách chủ động, hòa nhập nhanh chóng nội quy làm việc của công ty: thời giờ làmviệc (Thời giờ làm việc bình thường đối với người lao động trong công ty là 08 giờ trong

01 ngày và không quá 44 giờ trong 01 tuần); điều kiện nghỉ ngơi (nghỉ trong giờ làm việc;nghỉ hàng tuần; nghỉ lễ, tết; nghỉ phép hàng năm; nghỉ việc riêng vẫn hưởng nguyênlương; nghỉ chế độ đau ốm, thai sản; nghỉ không hưởng lương nội quy lao động) + Đặc biệt cần đề cập đến các chính sách đãi ngộ (tài chính và phi tài chính); củacông ty phải thật rõ ràng, minh bạch và các chương trình phúc lợi tự nguyện

Chính sách đãi ngộ của VMED được xây dựng căn cứ trên các tiêu chí: Tươngxứng với kết quả công việc, giá trị đóng góp cho FPT; cạnh tranh theo thị trường; khuyếnkhích tăng kết quả và chất lượng công việc; công bằng và minh bạch

+ Hệ thống đãi ngộ VMED được phân thành 4 loại gồm

Lương: Lương tháng (12 tháng)

Thưởng lương tháng thứ 13 tuỳ theo tình hình SXKD của tập đoàn; thưởng theo