công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại phân hiệu trường đại học nội vụ hà nội tại thành phố hồ chí minh thực trạng và giải pháp

Cụ thể: Trong cuốn “Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính”, tác gi Nguyả ễn Minh Phương: “Văn bản hành chính là nh ng loữ ại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đ

B N I V Ộ Ộ Ụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

BÁO CÁO T NG KỔẾT

ĐỀ TÀI NGHIÊN C U KHOA H C CỨỌỦA NGƯỜI HỌC

CÔNG TÁC SO N THẠẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI H C N I V HÀ NỌỘỤỘI

B N I V Ộ Ộ Ụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

BÁO CÁO T NG KỔẾT

ĐỀ TÀI NGHIÊN C U KHOA H C CỨỌỦA NGƯỜI HỌC

CÔNG TÁC SO N THẠẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI PHÂN HI U Ệ TRƯỜNG ĐẠI H C N I V HÀ NỌỘỤỘI TẠI THÀNH PH H CHÍ MINH, TH C TR NG VÀ GIỐ ỒỰẠẢI PHÁP

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do nhóm thực hiện và chưa từng được công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu khoa học nào khác Trong quá trình nhóm th c hiự ện đề tài có tham kh o các tài li u có ả ệ liên quan và vi c tham kh o các ngu n tài liệ ả ồ ệu đã được trích dẫn theo đúng quy định

Chủ nhiệm đề tài

Nguyễn Đức Hải

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà Nụ ội tại Thành ph H Chí Minh, th c tr ng ố ồ ự ạ và gi i phápả ” lời đầu tiên chúng tôi xin chân thành cảm ơn ThS Nguyễn Thị Bình đã tận tình ch dỉ ẫn và giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, thực hiện và hoàn thành đề tài;

Chúng tôi xin trân tr ng cọ ảm ơn thầy, cô giáo trong Khoa Qu n trả ị văn phòng và Lưu trữ trực tiếp giảng d y, các th y cô trong Hạ ầ ội đồng đã tạo điều kiện, đóng góp ý kiến cho chúng tôi trong su t quá trình h c t p và hoàn thi n ố ọ ậ ệ đề tài;

Chúng tôi cũng xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Phòng HC-QT -TC đã cung cấp số liệu, thông tin liên quan đến đề tài và có nhiều đóng góp quý báu;

Chúng tôi cũng xin ghi nhận sự động viên, giúp đỡ của bạn bè đã động viên, giúp đỡ chúng tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tài;

Nhóm đã hết sức cố gắng, nhưng chắc chắn đề tài cũng không thể tránh kh i nh ng sai sót, r t mong nhỏ ữ ấ ận được nhi u ý ki n góp ý, ch d n và giúp ề ế ỉ ẫ đỡ

Xin chân thành cảm ơn!

1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính 9

1.1.3 Chức năng của văn bản 10

1.1.4 Các loại văn bản hành chính 12

1.1.5 Yêu cầu đố ớ văn bải v i n hành chính 14

1.2 Quy trình so n thạảo văn bản hành chính 17

1.2.1 So n thạ ảo văn bả 17 n 1.2.2 Duy t b n th o ệ ả ả 18

1.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành 18

1.2.4 Ký ban hành văn bản 19

1.3 Những quy định về văn bản và soạn thảo ban hành văn bản hành chính 20

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PH H CHÍ MINHỐ Ồ 22

2.1 Khái quát v Phân hiềệu Trường Đạ ọi h c N i v Hà N i t i Thành ộ ụộ ạ

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI H C N I V HÀ N I TỌỘỤỘẠI

3.2.1 Nâng cao ý th c và trách nhi m cứ ệ ủa công ch c, viên chứ ức đố ới i v việc soạn thảo và ban hành văn bản 40

3.2.2 Ban hành và tổ chức th c hiự ện các văn bản hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản 41

3.2.3 Tổ chức th c hi n quy trình ự ệ soạn thảo văn bản đúng quy định 43

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản 48

K T LUẾẬN 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC 55

PHẦN MỞ ĐẦ U 1 Lý do chọn đề tài

Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nó là công c h u hiụ ữ ệu giúp cho các cơ quan quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan mình So n th o và ban ạ ả hành văn bản là một trong những nội dung r t quan tr ng giúp cho hoấ ọ ạt động của cơ quan được diễn ra một cách có hệ thống và đảm bảo thống nhất trong việc giải quy t công vi c cế ệ ủa cơ quan.

Trong những năm qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã góp ph n tích c c trong viầ ự ệc đáp ứng các yêu c u quầ ản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt sau khi Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở các cơ quan ngày càng đi vào nề ế np, kh c ắ phục được những nhược điểm trước đây

Tuy nhiên, trên th c t , công tác so n thự ế ạ ảo và ban hành văn bản ở một số cơ quan nói chung và ở Phân hiệu Trường Đại h c N i v Hà N i tọ ộ ụ ộ ại Thành ph H Chí Minh nói riêng v n còn nhi u h n ch , chố ồ ẫ ề ạ ế ất lượng văn bản ban hành chưa cao, văn bản ban hành v n còn nhiẫ ều sai sót v n i dung, th ề ộ ể thức và k thuật trình bày ỹ

Do vậy, để tìm hi u vể ề thực tr ng công tác so n thạ ạ ảo và ban hành văn bản t i Phân hiạ ệu Trường Đại h c N i v Hà N i t i Thành ph H Chí Minh ọ ộ ụ ộ ạ ố ồ sẽ làm rõ được ưu điểm, hạn chế c a công tác nàyủ , trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nh m nâng cao chằ ất lượng c a công tác so n thủ ạ ảo và ban hành văn bản t i Phân hi u Vì v y, chúng tôi l a chạ ệ ậ ự ọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành ph H Chí Minh, th c tr ng và giố ồ ự ạ ải pháp” để nghiên cứu.

2 T ng quan tình hình nghiên c u ổứ

Nghiên c u v công tác so n thứ ề ạ ảo và ban hành văn bả đã có rấn t nhiều nhà khoa h c nghiên c u T i Viọ ứ ạ ệt Nam, cho đến nay có rất nhiều công trình

nghiên c u vứ ề lĩnh vực này như các công trình nghiên cứu khoa học, giáo trình về soạn thảo văn bản; các bài viết trên báo, tạp chí, các luận văn tốt nghi p, các khoá ệ luận…

Trong quá trình thực ện đề tài, nhóm đã tiếp cận với nhi u tài li u, hi ề ệ công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề mà nhóm đang nghiên cứu Đây là nguồn tài liệu r t phong phú giúp cho viấ ệc định hướng, l a ch n ự ọ nh ng nữ ội dung quan trọng để thực hiện đề tài M t s sách, giáo trình, khóa ộ ố luận, luận văn có liên quan đến công tác soạn thảo văn bản như:

Khóa lu n vậ ề “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường Đại học trên địa bàn thành ph Hà Nố ội”, năm 2018 của tác giả Phan Huệ Dương Khóa luận đã chỉ ra th c tr ng công tác so n th o và ban ự ạ ạ ả hành văn bản hành chính ở một số trường đạ ọc trên địi h a bàn Thành ph Hà ố Nội qua các y u tế ố như: thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung văn bản, thể thức và k thuỹ ật trình bày văn bản, văn phong - ngôn ng và quy trình so n ữ ạ thảo và ban hành văn bản Trên cơ sở ực trạng trên tác gith ả đã nghiên cứu để góp ph n c ng cầ ũ ố chất lượng và hiệu quả hoạt động của các trường đại học trên địa bàn Thành ph Hà N i ố ộ

Khóa luận “Nâng cao chất lượng công tác so n thạ ảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huy n K Anh, t nh Hệ ỳ ỉ à Tĩnh”, năm 2016 của tác giả Phan Th Kim Tuy n ị ế Trên cơ sở thực trạng tác giả đã đưa ra các đánh giá ưu, nhược điểm và đề xuất m t s giộ ố ải pháp nh m nâng cao chằ ất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan.

Khóa luận “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính t i H c vi n ạ ọ ệ Hành chính Quốc gia” năm 2018 của tác giả Vũ Thị Hiền Tác giả đề xu t ấ một s giố ải pháp nh m c i thi n và nâng cao công tác so n th o và ban hành ằ ả ệ ạ ả văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia để có th tể ừng bước hoàn thi n ệ công tác này

Luận văn thạc sĩ, chuyên ngành Lưu trữ học, Đa i ho c Khoa ho c X ha ô i va Nhân văn Hà Nội, “Nghiên c u chu n hoá hứ ẩ ệ thống văn bản ph c v hoụ ụ ạt

động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2014 của tác giả Vũ Thị Hà Trên cơ sở thực trạng về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo tác gi nghiên cả ứu để chu n hóa ẩ văn bản nhằm nâng cao chất lượng c a hoủ ạt động đào tạo

Luận văn thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Qu c gia, ố “Chất lượng ban hành văn bản hành chính của của Ủy ban nhân dân phường, quận Gò Vấp, Thành ph H Chí Minh” năm 2016 của tác giả Trần Th Nhàn ố ồ ị Luận văn đã chỉ ra những hạn chế về công tác ban hành văn bản hành chính và đề xu t m t s gi i pháp nâng cao chấ ộ ố ả ất lượng ban hành văn bản hành chính của UBND các phường trên địa bàn qu n Gò V p ậ ấ

Ngoài ra, còn có bài vi t, bài nghiên c u - ế ứ trao đổi v công tác so n ề ạ thảo và ban hành văn bản hành chính được đăng tải trong các t p chí khoa hạ ọc và các k yỷ ếu hội th o khoa h c vả ọ ề công tác văn thư lưu trữ như: Thể thức - văn bản và thể thức văn bản quản lý nhà nước, một số vấn đề về lý luận và thực ti n ễ của PGS Vương Đình Quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2004) M t s v n vộ ố ấ đề ề soạn thảo, ban hành quyết định (cá biệt) của Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam s 10/2008) ố Phương pháp so n th o, k thu t so n thạ ả ỹ ậ ạ ảo văn bản hành chính (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam s 07/2015) ố

Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu v công tác so n thề ạ ảo và ban hành văn bản t i Phân hiạ ệu Trường Đạ ọc i h Nội v Hà N i t i Thành ph Hụ ộ ạ ố ồ Chí Minh, vì vậy chúng tôi đã chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà N i t i Thành ph H Chí Minh, th c tr ng và giụ ộ ạ ố ồ ự ạ ải pháp” để nghiên cứu.

3 M c tiêu và nhi m v nghiên c u ụệụứ

- M c tiêu nghiên c u ụ ứ

Nhằm nâng cao chất lượng và hoàn thi n công tác so n th o và ban ệ ạ ả hành văn bản của Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà N t i Thành ph H ụ ội ạ ố ồ Chí Minh

- Nhi m v nghiên c u ệ ụ ứ

+ Nghiên c u hứ ệ thống cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Khảo sát, đánh giá thực trạng v công tác so n thề ạ ảo và ban hành văn bản t i Phân hiạ ệu Trường Đạ ọi h c N i v Hà N i t i Thành ph H Chí Minh, ộ ụ ộ ạ ố ồ chỉ ra những ưu điểm, h n ch , nguyên nhân; ạ ế

+ Đề xu t các gi i pháp nhấ ả ằm góp ph n nâng cao chầ ất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản t i Phân hiạ ệu.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên c u: Công tác so n thứ ạ ảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đạ ọi h c N i v Hà N i t i Thành ph H Chí Minh.ộ ụ ộ ạ ố ồ

- Phạm vi nghiên c u: ứ

+ V mề ặt không gian: Đề tài thực hiện kh o sát công tác so n th o và ả ạ ả ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố H Chí Minh ồ

+ V mề ặt thời gian: Từ năm 2019 đến nay

+ V mề ặt nội dung: Công tác so n thạ ảo và ban hành văn bản ạt i Phân hiệu từ năm 2019 đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

Để ự th c hiện đề tài này, nhóm đã sử ụng các phương pháp như: d - Phương pháp phân tích - tổng hợp:

Trên cơ sở các quy định của pháp luật, các thông tin t nh ng tài ừ ữ liệu tham kh o, nhóm tác gi s dả ả ử ụng phương pháp phân tích để đánh giá từng công vi c trong so n th o và ban hành ệ ạ ả văn bản D a trên k t qu phân tích t ự ế ả ừ đó đánh giá toàn diện về lý luận và th c ti n nh m rút ra nh ng bài h c kinh ự ễ ằ ữ ọ

nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản

- Phương pháp điều tra kh o sát:ả

Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng công tác so n thạ ảo và ban hành văn bản của Phân hiệu

Thông qua kh o sát tr c tiả ự ếp để có th phát hi n nhể ệ ững ưu điểm, h n ạ chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong công tác soạn thảo văn bản hành chính

- Ngoài ra, các phương pháp phỏng vấn, trao đổi… cũng được sử dụng để ừ t đó có cái nhìn toàn diện t phương diện lý lu n và th c ti n vừ ậ ự ễ ề công tác soạn thảo và ban hành văn bản, trên cơ sở đó đề xu t nh ng giấ ữ ải pháp để nâng cao chất lượng công tác so n th o và ạ ả ban hành văn bản t i Phân hiạ ệu

6 Đóng góp của đề tài

- V m t khoa hề ặ ọc: Đề tài đã tổng h p, hợ ệ thống hóa nh ng vữ ấn đề cơ bản v lý luề ận và pháp lý liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nh m tằ ạo điều ki n v n d ng có hi u quệ ậ ụ ệ ả vào công tác so n th o và ban ạ ả hành văn bản tại Phân hiệu

- V mề ặt th c tiự ễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng công tác soạn th o ả và ban hành văn bản hành chính t i Phân hi u v i nhạ ệ ớ ững ưu điểm, h n ch , t ạ ế ừ đó đề xuất được những giải pháp c n thi t, giúp Phân hi u tầ ế ệ ổ chức so n thạ ảo và ban hành văn bản đạt chất lượng tốt hơn.

Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính t i Phân hiạ ệu Trường Đại h c N i v Hà N i t i Thành ph Họ ộ ụ ộ ạ ố ồ Chí Minh

Chương 3 Một số giải pháp góp ph n nâng cao chầ ất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà Nội ụ t i Thành ph H Chí Minh ạ ố ồ

PHẦN N I DUNG ỘChương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1 Khái quát v công tác so n thềạảo và ban hành văn bản

1.1.1 Các khái ni m ệ 1.1.1.1 Văn bản

Từ xưa cho đến nay, giao tiếp là nhu c u không th thiếu của con người ầ ể và được thực hiện b ng nhiằ ều phương tiện khác nhau Trong đó, ngôn ngữ là phương tiện quan trọng nhất Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ng có thữ ể diễn ra dưới hình th c giao ti p b ng ngôn ng vi t ho c hình th c giao ti p b ng ứ ế ằ ữ ế ặ ứ ế ằ ngôn ng nói S n ph m c a quá trình giao ti p ngôn ngữ ả ẩ ủ ế ữ nói được g i là di n ọ ễ ngôn, còn s n ph m c a quá trình giao ti p b ng ch viả ẩ ủ ế ằ ữ ết chính là văn bản

Văn bản theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan nhà nước ban hành văn bản là phương tiện chủ yếu để giao dịch, lãnh đạo, điều hành và qu n lý ả

Theo Tài li u b i ệ ồ dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018: Cách ti p ế cận từ góc độ ngôn ngữ “Văn bản là một ch nh thỉ ể của các đơn vị ngôn ngữ được liên kết với nhau theo nh ng quy t c nhữ ắ ất định nh m truy n t i mằ ề ả ột thông tin tr n vọ ẹn và đáp ứng m t mộ ục đích giao ti p nhế ất định Cách ti” ếp cận từ góc độ quản lý “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng m t ngôn ngộ ữ hay m t ký hi u nhộ ệ ất định” [7,tr.295]

Từ điển tra cứu nghiệp v Quụ ản trị văn phòng Văn thư - - Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015: “Văn bản là vật mang tin thành văn được truyền đạt b ng ằ ngôn ngữ hoặc ký hi u, hình thành qua hoệ ạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định” [13,tr.632].

Kho n 1, ả Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ CP- ngày 05/3/2020 của Chính phủ: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ng ữ

hoặc ký hi u, hình thành trong hoệ ạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”.

Như vậy, ta thấy có rất nhiều định nghĩa về văn bản, tuy nhiên tác gi ả thống nh t s d ng khái ni mấ ử ụ ệ : “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ng hoặc ký hiệu, hình thành trong hoữ ạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, k thuỹ ật theo quy định” Thông tin thành văn được hiểu là tập hợp những sự kiện xảy ra được ghi nhận l i trong ạ văn bản và được viết ra bởi các cơ quan, tổ chức; Ngôn ngữ được s d ng ử ụ trong văn bản là tiếng Việt, không được sử dụng từ địa phương, từ ngữ cổ và t ng thông từ ữ ục; Được s d ng nh ng ký hi u nhử ụ ữ ệ ất định như chữ ế ắ vi t t t tên loại văn bản, các dấu gạch nối (-), gạch chéo (/)… và trình bày theo đúng thể thức và k thuỹ ật được quy định rất rõ trong Ngh định 30/2020/NĐ-CP ngày ị 05/3/2020 về công tác văn thư

n hành chính 1.1.1.2 Văn bả

Khái ni m vệ ề văn bản hành chính ở nước ta đang có những cách di n ễ đạt khác nhau trong các công trình nghiên cứu khoa học và các văn bản pháp luật của nhà nước Cụ thể:

Trong cuốn “Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính”, tác gi Nguyả ễn Minh Phương: “Văn bản hành chính là nh ng loữ ại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề ngh , phị ản ánh m t v n ộ ấ đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật” [18, tr.36]

Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn “Soạn thảo văn bản hành chính” tác giả đã đề ập đế c n khái niệm văn bản hành chính: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã h iộ ” [21, tr.96]

Theo Từ điển tra c u nghi p v Qu n trứ ệ ụ ả ị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015: “Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để quản lý, điều hành, giải quy t các công vi c thu c trách nhi m do ế ệ ộ ệ pháp luật quy định [13, tr.635] ”

Kho n 3, ả Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính ph :ủ “Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, gi i quy t công vi c cả ế ệ ủa các cơ quan, tổ chức”

Như vậy, văn bản hành chính là loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (tổ chức chính tr , tị ổ chức chính tr - xã hội, tổ chức xã hội, t ị ổ chức xã hội - ngh nghi p) ề ệ được s dử ụng để gi i quy t nh ng công vi c có ả ế ữ ệ tính nghiệp vụ như: phản ánh tình hình, giao dịch, gi quy t công vi c cải ế ệ ụ thể, hướng dẫn, trao đổi, thông báo, nhắc nhở, đôn đốc…Văn bản hành chính có vai trò ch yủ ếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng d n cẫ ụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp lu ật.

1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính - V tác giề ả ban hành văn bản

Văn bản hành chính là nhóm văn bản được dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động qu n lý c a mả ủ ột cơ quan như thông báo về một chủ trương, một quyết định về nhân s , báo cáo kết quả hoạt động, ghi chép các ý ki n và ự ế kết lu n trong các h i ngh , thông tin giao d ch giậ ộ ị ị ữa các cơ quan với nhau hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân…Đây là nhóm văn bản chiếm t ỷ trong l n trong t ng sớ ổ ố văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành

Văn bản hành chính do nhiều cơ quan có thẩm quy n ban hành bao ề gồm các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính tr , tị ổ chức chính trị - xã h i, t ộ ổ chức xã hội, tổ chức xã h i ngh nghiộ ề ệp…

Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần có phạm vi điều chỉnh h p và ẹ chỉ áp dụng đố ới v i m t ho c m t nhóm ộ ặ ộ đối tượng

- Về nội dung văn bản

N i dung truyộ ền đạt của văn bản hành chính ch y u là thông tin qu n ủ ế ả lý mang tính chiđa ều Để qu n lý ch t chả ặ ẽ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp dưới thì cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành các quyết định quy định chức năng, nhiệm v , quy n hụ ề ạn, cơ cấ ổ chứu t c c a củ ấp dưới Trong quá

trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức cấp dưới trong từng thời gian cụ thể phải xây d ng quy ho ch, kự ạ ế hoạch công tác và báo cáo tình hình thực hiện các công việc cho cơ quan, tổ chức cấp trên Các văn bản trao đổi giữa cấp trên, cấp dưới và các cơ quan ngang cấp đó là những văn bản hành chính ph c v công tác qu n lý r t phụ ụ ả ấ ổ biến và quan trọng của các cơ quan, tổ chức Văn bản hành chính còn dùng để truyền đạt thông tin giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quy n v i nhau và giề ớ ữa các cơ quan vớ ổ chức, cá nhân có liên i t quan đến giao tiếp hành chính

Nội dung văn bản hành chính khi ban hành phải phù h p vợ ới quy định của nhà nước và của cơ quan.

1.1.3 Chức năng của văn bản

Văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bản hành chính nói riêng có r t nhiấ ều chức năng Khi soạn thảo văn bản hành chính l a chự ọn được các chức năng phù hợp sẽ giúp cho việc ban hành văn bản nâng cao chất lượng, hiệu l c, hiự ệu quả của văn bản được nâng cao

Văn bản hành chính có một số chức năng cơ bản: - Chức năng thông tin

Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung Bởi vì như chúng ta đã biết, các hình thức ghi nhận thông tin, lưu trữ thông tin và truyền đạt thông tin là rất phong phú và đều có thể thực hiện các chức năng này Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước vẫn là phương tiện chủ yếu với những đặc trưng riêng Truyền đạt thông tin quản lý qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất Đặc biệt, chức năng thông tin đóng một vai trò quan trọng và có hiệu quả là sự sao chép và truyền đạt thông tin kết hợp với truyền đạt bằng các phương tiện hiện đại

Chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện ở các mặt như: Đề cập đến các thông tin quản lý, uyền đạt thông tin quản lý từ nơi tr này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hoặc từ cơ quan đến nhân dân, giúp cho các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho công việc quản lý

Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu thập được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

Xét về mặt thông tin và dựa vào yếu tố thói quen, có thể chia chức năng thông tin ra làm ba loại: Những hông tin thuộc về quá khứ; thông tin thuộc về t hiện tại thông tin ít nhiều có tính cách dự đoán ở tương lai.;

- Chức năng quản lý

Quản lý bằng văn bản là một trong những nguyên tắc cơ bản được học giả Max Weber đề c p trong h c thuyậ ọ ết “Bộ máy thư lại”, được áp dụng r ng ộ rãi đối với các loại hình tổ chức c a thế giủ ới đương đại Do đó, để quản lý một tổ chức m t cách hi u qu thì mộ ệ ả ọi thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo cần phải được văn bản hóa để làm căn cứ, bằng ch ng khứ ẳng định các quyết định qu n lý cả ủa lãnh đạo, đồng thời làm căn cứ để các thành viên trong t ổ chức th c hiện nhiệm v cự ụ ủa mình trước s giám sát cự ủa các bộ ph n qu n lý ậ ả Đây là cơ sở khoa học để xác định chức năng quản lý của văn bản

Chức năng quản lý là chức năng có tính chất của văn bản quản lý, được thể hiện ở nh ng khía c nh sau: ữ ạ

+ Thông tin trong văn bản hành chính giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở để ban hành các quyết định qu n lý ả

+ Văn bản ghi l i và truyạ ền đạt các quyết định qu n lý tả ới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức th c hiện quyự ết định

+ Là phương tiện hữu hiệu để phối h p, kiợ ểm tra, đánh giá hiệu qu ả hoạt động quản lý

- Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý được hiểu một cách chung nhất là s cho phép cự ủa nhà nước, thể hiện thông qua các quy t c x s bắ ử ự ắt bu c th c hiộ ự ện, m i thành ỗ viên trong xã h i chộ ỉ được th c hiự ện những hành vi mà pháp lu t cho phép ậ Nếu làm sai ho c trái vặ ới quy định s bẽ ị xử phạt theo quy định của pháp luật Như vậy chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của nhà nước và được biểu hiện như sau:

+ Ghi l i các quy ph m pháp luạ ạ ật và các quan h pháp lý t n t i trong ệ ồ ạ xã h i do pháp luộ ật điều chỉnh Khi đã sử ụ d ng hình thức văn bản để ghi l i và ạ truy n t i quyề ả ết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử ụ d ng thẩm quyền trong đó Mệnh l nh chệ ứa trong văn bản có giá tr b t bu c mị ắ ộ ọi người ph i tuân theo ả

+ Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức, là cơ sở để xây d ng hự ệ thống pháp luật, t o ra hành lang pháp lý cho hoạ ạt động của các cơ quan tổ chức

+ Là c u n i t o ra các mầ ố ạ ối quan h giệ ữa các tổ chức, cơ quan Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan h pháp lý giệ ữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên s ràng bu c trách nhi m giự ộ ệ ữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản theo vi ph m hoạ ạt động c a mình ủ và quy n hề ạn được giao

+ Là cơ sở để giải quy t tranh ch p và bế ấ ất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, gi i quy t các quan h pháp lý n y sinh ả ế ệ ả

- Chức năng văn hóa - xã h i ộ

Văn bản là sản phẩm sáng t o cạ ủa con người hình thành trong quá trình nh n thậ ức, lao động để ổ chứ t c xã h i và c i t o th giộ ả ạ ế ới khách quan Văn bản góp ph n quan tr ng ghi l i và truy n bá cho m i th hầ ọ ạ ề ọ ế ệ mai sau v nh ng ề ữ truy n thề ống văn hóa tốt đẹp của đất nước ta Qua văn bản chúng ta cũng có thể nh n biậ ết được trình độ văn hóa, quản lý, giao ti p cế ủa các cơ quan Cũng là s n ph m c a quá trình qu n lý và c i t o th gi ả ẩ ủ ả ả ạ ế ới.

Ngoài ra còn có một số chức năng khác như: chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu…

1.1.4 Các loại văn bản hành chính

Trước đây theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 sửa đổi, b sung m t sổ ộ ố điều c a Nghủ ị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính g m 32 loồ ại văn bản đó là: Nghị quy t (cá bi t), quyế ệ ết định (cá bi t), ệ

chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên b n, t trình, hả ờ ợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nh , b n cam k t, b n th a thuớ ả ế ả ỏ ận, gi y ch ng nh n, ấ ứ ậ giấy ủy quy n, giấy mời, giấy giới thiệu, gi y nghề ấ ỉ phép, giấy đi đường, gi y ấ biên nh n hậ ồ sơ, phiếu g i, phi u chuyử ế ển, thư công.

Hiện nay, tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định gồm 29 loại văn bản đó là: Nghị quyết (cá biệt), quyết định cá bi t (cá bi t), chệ ệ ỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, d án, báo cáo, biên b n, t trình, hự ả ờ ợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nh , b n th a thu n, giớ ả ỏ ậ ấy ủy quy n, gi y m i, gi y gi i thi u, gi y ngh phép, ề ấ ờ ấ ớ ệ ấ ỉ phiếu gửi, phi u chuy n, phiế ể ếu báo, thư công

Theo cuốn “Kỹ thu t xây dậ ựng và ban hành văn bản qu n lý hành chính ả nhà nước” của Học viện Hành chính Qu c gia nố ăm 2006 có nêu “Văn bản hành chính cá bi t là lo i quyệ ạ ết định hành chính thành văn được cơ quan hành chính ho c cá nhân, tặ ổ chức có th m quy n qu n lý hành chính nhà ẩ ề ả nước ban hành nhằm gi i quyết các công vi c cả ệ ụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi ph m pháp luạ ật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy ph m cạ ủa cơ quan cấp trên ho c cặ ủa chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong mộ ố trườt s ng hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên” Đối với văn bản hành chính cá bi t, gệ ồm nghị quy t (cá bi t) và quyế ệ ết định (cá bi t) ệ

Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt là loại văn bản do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có th m quy n ban hành, mang tính áp d ng pháp lu t, ẩ ề ụ ậ được ban hành trên văn bản quy phạm pháp lu t hay các quyậ ết định cá biệt khác c a c p trên hoủ ấ ặc chính cơ quan ban hành, nhằm gi i quy t các công ả ế việc cụ thể để xác định được quyền và nghĩa vụ c thể c a cá nhân, tụ ủ ổ chức.

Văn bản hành chính thông thường được hình thành từ thực tiễn, xuất phát trong hoạt động quản lý Nhà nước Được ban hành b i nhi u chở ề ủ thể khác nhau nh m mằ ục đích truyền đạt thông tin qu n lý góp phả ần thúc đẩy hoạt động quản lý có hi u quệ ả; dùng để giao d ch giị ữa các cơ quan nhà nước v i nhau và giớ ữa cơ quan nhà nước v i tớ ổ chức, cá nhân

Văn bản hành chính thông thường là một nhóm văn bản rất đa dạng và phong phú được ban hành để sử dụng trong giao dịch công tác; được sử dụng để ghi nhận s kiện; để t ra quy t c x s n i bự đặ ắ ử ự ộ ộ; được s dử ụng để trình bày dự kiến công vi c trong th i gian nhệ ờ ất định

1.1.5 Yêu cầu đố ớ văn bải v i n hành chính - V n i dung ề ộ

Văn bản hành chính thông dụng được ban hành dựa trên th c ti n quự ễ ản lý nhà nước của các cơ quan, tổ chức Vì v y, nậ ội dung văn bản ph i thiả ết thực và phù h p v i th c tợ ớ ự ế, đồng thời các câu văn, đoạn văn trong văn bản phải được s p x p mắ ế ột cách hợp lý và khoa học Trong quá trình soạn thảo nội dung văn bản cần đảm b o nh ng yêu cả ữ ầu đó là:

+ Tính mục đích: Trong khi chuẩn bị soạn thảo văn bản tiến t i ban ớ hành văn bản, cần xác định rõ những nội dung đó là: chủ đề, tính phục vụ chính tr , tính ph c vị ụ ụ nhân dân, văn bản ban hành dùng để làm gì? Văn bản này có th t s c n thi t phậ ự ầ ế ải ban hành hay không? Văn bản dùng để ả gi i quyết nh ng vữ ấn đề ấ b t c p gì? Gi i h n vậ ớ ạ ấn đề đến mức nào? K t qu c a viế ả ủ ệc thực hiện văn bản đó như thế nào? Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích để soạn thảo và ban hành văn bản sẽ là cơ sở để đánh giá được mức độ hiệu quả của công việc sau khi ban hành văn bản

+ Tính hợp lý: Để phát huy hiệu qu trong quá trình qu n lý cả ả ủa cơ quan, tổ chức, các văn bản hành chính thông dụng khi soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần đảm bảo tính hợp lý, cụ thể được thể hiện những ở khía cạnh đó là: văn bản ph i ban hành k p th i, nả ị ờ ội dung văn bản phù hợp v i th c ti n, l a ch n hình thớ ự ễ ự ọ ức văn bản phù h p v i công viợ ớ ệc đang được

giải quy t và mế ục đích của chủ thể ban hành, b cố ục văn bản ph i ch t chả ặ ẽ, logic, trình bày văn bản rõ ràng, chính xác, d hi u và d nhễ ể ễ ớ, các vấn đề trong nội dung văn bản phải được cụ thể, rõ ràng, m ch lạc và nhấạ t quán v ề chủ đề Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm v ng chuyên môn nghiữ ệp vụ và k thu t so n ỹ ậ ạ thảo văn bản cùng với s hi u bi t v pháp lu t và qu n lý ự ể ế ề ậ ả hành chính nhà nước

+ Tính công quy n: Tính công quy n cho th y sề ề ấ ự cưỡng chế và b t ắ bu c th c hiộ ự ện ở những mức độ khác nhau của văn bản, đòi hỏi đối tượng thực hiện ph i tuân thả ủ, đồng th i truyờ ền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác và để đảm b o tính công quyả ền, văn bản c n ph i có n i dung hầ ả ộ ợp pháp, được ban hành theo đúng thể thức và trình tự luật định

+ Tính khoa học: Một văn bản có tính khoa h c cọ ần đảm b o nh ng v n ả ữ ấ đề đó là: Các thông tin đưa vào văn bản phải được xử lý, đảm bảo chính xác, cụ thể và k p thị ời, nội dung văn bản ph i logic, s nh t quán vả ự ấ ề chủ đề , bố cục ch t chặ ẽ Trong văn bản c n tri n khai nh ng s vi c có liên quan mầ ể ữ ự ệ ật thiết với nhau tránh s trùng l p, chđể ự ặ ồng chéo trong các quy định, ngôn ng ữ và cách hành văn trong văn bản hành chính thông d ng ph i khách quan, ụ ả chu n mẩ ực và phổ thông Đảm b o tính th ng nh t cả ố ấ ủa văn bản tránh ch ng ồ chéo và mâu thu n trong mẫ ột văn bản và hệ thống văn bản

+ Tính đại chúng: Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, như vậy văn bản phải có nội dung d hiễ ểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành văn bản, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ ập, song cũng c không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, ch t ch và khoa h c cặ ẽ ọ ủa văn bản Văn bản cũng phải ph n ánh ý chí, ả nguy n vệ ọng chính đáng và bảo vệ quyền và lợi ích h p pháp cợ ủa t ng lầ ớp nhân dân

+ Tính kh thi: Tính kh thi cả ả ủa văn bản là k t hế ợp đúng đắn và h p lý ợ các yêu c u v tính mầ ề ục đích, tính công quyền và tính đại chúng Nếu văn bản

không đảm bảo được những tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính pháp lý thì văn bản khó có khả năng thực thi Ngoài ra, để các n i dung cộ ủa văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cần hội tụ đủ các điều kiện đó là: vềtrình độ, năng lực, khả năng thi hành của chủ thể, khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện có quyền đó, phải n m giắ ữ điều kiện và khả năng của đối tượng thi hành văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong các văn bản cụ thể

+ Tính pháp lý: Văn bản hành chính nhà nước cần phải đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền l c c a mình, truyự ủ ền đạt ý chí của Nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp lu t khác Mỗi cơ quan chỉ được phép ậ ban hành văn bản đề ập đế c n những vấn đề về chức năng, nhiệm vụ, quyền h n và ph m vi hoạ ạ ạt động của cơ quan, văn bản được ban hành dựa trên Hiến pháp, lu t, phù h p vậ ợ ới văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng c p, ấ văn bản của cấp dưới ban hành phải phù h p vợ ới văn bản c p trên N i dung ấ ộ văn bản phải phù h p v i tính ch t pháp lý c a m i nhóm hợ ớ ấ ủ ỗ ệ thống văn bản

- Về thể thức

Theo Nghị định 30/2020/NĐ CP ngày 05 tháng 3 năm 202- 0 của Chính ph vủ ề công tác văn thư “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ ể hoặc th đối với m t s loại văn bảộ ố n nhất định”

Thể thức văn bản hành chính bao g m các thành ph n chính: ồ ầ + Quốc hi u và Tiêu ng ệ ữ

+ Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản + S , ký hi u cố ệ ủa văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản + Tên lo i và trích y u nạ ế ội dung văn bản + Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và ch ký cữ ủa người có thẩm quyền + Dấu, ch ký s cữ ố ủa cơ quan, tổ chức + Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng văn bản phát hành + Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện tho i, s Fax ạ ố

- V k thu t so n th o ề ỹ ậ ạ ả

K thu t so n thỹ ậ ạ ảo văn bản bao g m nh ng nồ ữ ội dung đó là: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí cách trình bày các thành ph n thầ ể thức, số trang văn bản, viết hoa và vi t tế ắt trong văn bản hành chính được quy định chi ti t và cế ụ thể trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

1.2 Quy trình so n thạảo văn bản hành chính

Quy trình so n thạ ảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình t ự các công vi c c n ti n hành trong quá trình so n th o mệ ầ ế ạ ả ột văn bản để ban hành Theo Nghị định 30/2020/NĐ CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 củ- a Chính ph vủ ề công tác văn thư Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính gồm các bước sau đây:

1.2.1 So n thạ ảo văn bả n

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân ch trì so n thủ ạ ảo văn bản.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao ch trì so n thủ ạ ảo văn bản th c hi n ự ệ các công việc: Xác định tên lo i, n i dung ạ ộ và độ mật, mức độ khẩn của văn

bản c n so n th o; thu th p, x lý thông tin có liên quan; so n thầ ạ ả ậ ử ạ ảo văn bản đúng hình thức, thể thức và k thuật trình bày ỹ

- Đố ới văn bản điệi v n tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài vi c thệ ực hi n các n i dung nêu trên ph i chuy n b n thệ ộ ả ể ả ảo văn bản, tài li u kèm theo (n u có) vào hệ ế ệ thống và c p nh t các thông tin c n thi ậ ậ ầ ết.

- Trường h p c n sợ ầ ửa đổi, b sung b n thổ ả ảo văn bản, người có thẩm quy n cho ý ki n vào b n thề ế ả ảo văn bản ho c trên hặ ệ thống, chuyển lại b n ả thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì so n thạ ảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

- Cá nhân được giao nhi m vệ ụ soạn thảo văn bản ch u trách nhiị ệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong ph m vi ch c trách, nhi m vạ ứ ệ ụ được giao

1.2.2 Duy t b n thệ ả ảo

Dự thảo của văn bản, sau khi được kiểm tra và sửa chữa, s được trình để ẽ duyệt Việc trình duyệt văn bản tùy theo t ng loừ ại văn bản và tùy theo từng cơ quan, tổ chức mà có quy trình khác nhau Trong quy trình so n thạ ảo văn bản, có quy trình tương đối đơn giản như quy trình duyệt với các bước nhỏ như thông qua trưởng đơn vị rồi đến người sẽ ký văn bản, hoặc có quy trình thông qua trưởng đơn vị, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) rồi đến người sẽ ký văn bản Văn bản càng quan trọng và người ký văn bản càng có vị trí cao trong hệ th ng các chức danh của nhà nước thì các bước trình duyệt càng ố nhiều, càng phức tạp

Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: B n thả ảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trong trường hợp sửa chữa, b sung bổ ản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

1.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là một nội dung r t quan trấ ọng trong quy trình soạn thảo văn bản Việc kiểm tra ph i hả ết sức c n thẩ ận đối với từng câu, t ng từ ừ ngữ Thực tiễn cho th y, do b qua khâu kiấ ỏ ểm tra b n s ch so ả ạ

với b n dả ự thảo nên có những trường hợp b n sả ạch trình lên người ký còn rất nhiều lỗi chính tả, thậm chí còn m t hấ ẳn một đoạn văn hoặc nhầm lẫn nội dung của văn bản này sang văn bản khác Điều này chỉ được phát hi n sau ệ khi các nơi nhận văn bản ti n hành tế ổ chức th c hiự ện văn bản Chính vì v y, ậ vi c ki m tra bệ ể ản đánh máy so với b n dả ự thảo đã duyệ trướt c khi trình ký chính th c là m t yêu c u b t buứ ộ ầ ắ ộc.

Trong Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ CP cũng đã quy đị- nh: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải ki m tra và ch u trách nhiể ị ệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp lu t vậ ề nội dung văn bản Người được giao trách nhiệm ki m tra thể ể thức, k thuỹ ật trình bày văn bản ph i ki m tra và ch u trách nhiả ể ị ệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, k thuỹ ật trình bày văn bản.

1.2.4 Ký ban hành văn bản

Trước khi trình người có thẩm quy n ký chính thề ức văn bản, thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì so n thạ ảo văn bản ph i ki m tra và chả ể ịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở những cơ quan không có văn phòng) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và ch u trách nhi m v hình thị ệ ề ức, thể thức, k thuỹ ật trình bày và thủ tục ban hành văn bản (theo Điều 9 Nghị định 110/2004/NĐ-CP) Sau khi đã kiểm tra, người ch u trách nhiị ệm về nội dung và người chịu trách nhiệm về thể th c, thủ ứ tục, kỹ thuật trình bày văn bản ph i ký tả ắt vào văn bản

Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ CP cũng đã quy định: “Người đứ- ng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quy n ký t t cề ấ ả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có th giao cể ấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công ph trách và m t sụ ộ ố văn bản thu c th m quy n cộ ẩ ề ủa người đứng đầu Trường h p cợ ấp phó được giao phụ trách, điều hành thì th c hiự ện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

Người ký văn bản phải ch u trách nhiị ệm trước pháp lu t vậ ề văn bản do mình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ch u trách nhiị ệm trước pháp luật về toàn b văn bản do cơ quan, tổ ch c ban hành ộ ứ

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có m c màu xanh, ự không dùng các lo i m c d phai ạ ự ễ

1.3 Những quy định về văn bản và việc soạn thảo ban hành văn

b n hành chính ả

Đã có nhiều văn bản quy nh vđị ề thẩm quyền, thể thức, k thuật trình ỹ bày và mẫu hóa làm cơ sở cho các cơ quan trong việc so n thạ ảo, ban hành văn bản Có th k ra m t s tiêu chu n Vi t Nam vể ể ộ ố ẩ ệ ề văn bản như TCVN 5700:1992 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) được ban hành bởi Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 của B Khoa h c Công ngh và Môi ộ ọ ệ trường Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi và thay th b i Tiêu chu n Vi t Namể ở ẩ ệ : TCVN 5700:2002 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐBKHCN ngày 31/12/2002 của Bộ Khoa học và Công nghệ Ngoài ra, còn có một số văn bản của các cơ quan nhà nước có th m quy n ẩ ề quy định về th thức, hình thức văn bảể n của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước như Thông tư số 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước; Thông tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 c a B N i vủ ộ ộ ụ và Văn phòng Chính phủ hướng d n vẫ ề thể thức và k thuỹ ật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV v viề ệc hướng d n thẫ ể thức và k thuỹ ật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản

Mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ CP ngày 05 tháng 3 năm -2020 c a Chính ph vủ ủ ề công tác văn thư.

Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà N i t i Thành ph H Chí Minh ộ ạ ố ồ cũng xây dựng và ban hành quy nh đị về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có hướng dẫn về thể thức và k thuật ỹ

trình bày văn bản để giúp cho các đơn vị thực hiện thống nhất và triệt để các quy định của nhà nước

Tiểu kết chương 1

Trong hoạt động giao ti p giế ữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân v i nhau ớ hiện đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức để trao đổi và truyền đạt thông tin Trong đó, thông tin bằng văn bản là m t trong nh ng ộ ữ phương tiện quan tr ng, phọ ổ biến nhất mà các cơ quan, tổ chức và cá nhân s dử ụng để trao đổi, truyền đạt các thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền h n c a mìnhạ ủ Ở chương 1, nhóm đã khái quát về cơ sở lý luận và những quy định chung của nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản như các khái niệm v ề văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành; các loại văn bản hành chính, yêu c u v n i dung, thầ ề ộ ể thức và k thuật ỹ soạn thảo văn bản; những quy định về văn bản và so n thạ ảo ban hành văn bản Các nội dung được đề cập ở Chương 1 chính là cơ sở lý luận để nghiên cứu và làm rõ hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hi u ệ Trường Đạ ọi h c Nội v Hà Nội tại Thành ph H Chí Minh ụ ố ồ

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SO N THẠẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI H C N I V HÀ NỌỘỤỘI

TẠI THÀNH PH H CHÍ MINH Ố Ồ

2.1 Khái quát v Phân hiềệu Trường Đại học Nội vụ Hà N i tộ ại

Thành ph H Chí Minhố ồ

Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà Nội t i Thành ph H Chí Minh ụ ạ ố ồ là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tiền thân c a Phân hi u ủ ệ là Văn phòng đại di n cệ ủa trường t i Thành ph Hạ ố ồ Chí Minh (được thành lập theo Quyết định số 879/QĐ ĐHNV ngày 17/10/2012) Ngày 18/12/2015, Bộ -trưởng B N i v đã ra Quyết định số 1877/QĐ-BNV v thành lộ ộ ụ ề ập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh

Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ v thu gề ọn đầu mối, ngày 14/11/2016, Bộ trưởng B N i v ra Quyộ ộ ụ ết định số 4035/QĐ-BNV về việc giải thể Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương trự- c thu c Cộ ục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, chuy n giao nguyên trể ạng cơ sở vật ch t, tài chính, giáo ấ viên, người lao động và học viên về Trường Đại học N i v Hà N i qu n lý ộ ụ ộ ả

Ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại h c N i vọ ộ ụ Hà N i ban ộ hành Quyết định số 2165/QĐ ĐHNV về- vi c giao nguyên trệ ạng cơ sở ật v chất, tài chính, giáo viên, người lao động, học viên Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đạ- i học Nội vụ Hà N i t i TP ộ ạ H Chí Minh qu n lý và s d ng ồ ả ử ụ

Đến ngày 27/12/2018, B Giáo dộ ục và Đào tạo đã ban hành Q ết địuy nh số 5600/QĐ-BGDĐT về việc thành l p Phân hiậ ệu Trường Đạ ọi h c Nội v Hà ụ Nội t i Thành ph Hạ ố ồ Chí Minh (trên cơ sở kế thừa đội ngũ nhân lực, cơ sở v t ch t cậ ấ ủa Cơ sở Trường Đại h c N i v Hà N i t i T nh ph H Chí ọ ộ ụ ộ ạ hà ố ồ Minh)

2.1.1 Vị trí, chức năng

Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà Nội t i Thành ph H Chí Minh ụ ạ ố ồ (Phân hi u Thành ph Hệ ố ồ Chí Minh) là cơ sở giáo dục đạ ọi h c công l p thuậ ộc hệ thống giáo dục qu c dân, tr c thuố ự ộc Trường Đại h c N i v Hà N có ọ ộ ụ ội, chức năng đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên c u khoa h c, chuy n ứ ọ ể giao công ngh ; h p tác qu c t và d ch v công ph c v ngành nệ ợ ố ế ị ụ ụ ụ ội vụ, n n ề công v và yêu c u c a xã h ụ ầ ủ ội.

Phân hi u ch u sệ ị ự lãnh đạo, quản lý tr c tiự ếp của Trường Đại học Nội vụ Hà N i; ch u sộ ị ự quản lý nhà nước về giáo dục đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo

2.1.2 Nhi m v , quy n h n ệ ụ ề ạ

Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà Nội t i Thành ph H Chí Minh ụ ạ ố ồ có nhi m v , quy n h n cệ ụ ề ạ ụ thể, đó là:

Xây d ng, trình c p có th m quy n chiự ấ ẩ ề ến lược, kế hoạch phát tri n ể Phân hi u và tệ ổ chức th c hiự ện sau khi được phê duyệt;

Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức tuyển sinh, đào tạo nguồn nhân lực các ngành trình độ đại học, sau đại h c; th c hi n quy trình cọ ự ệ ấp chứng ch môn h c, gi y xác nh n theỉ ọ ấ ậ o quy định;

Phối hợp các đơn vị liên quan của Trường phát triển chương trình đào t o, bạ ảo đảm s liên thông giự ữa các chương trình và trình độ đào tạo; tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, biện pháp giáo d c và quụ ản lý người học;

Tham gia tự đánh giá chất lượng giáo d c và ch u sụ ị ự kiểm định chất lượng giáo d c cụ ủa cơ quan có thẩm quy n; ề

Nghiên c u khoa h c và công nghứ ọ ệ; ứng d ng, phát tri n và chuy n ụ ể ể giao, chuyển nhượng k t quế ả hoạt động khoa h c và công ngh ; b o v l i ích ọ ệ ả ệ ợ của Nhà nước và xã hội, quyền và l i ích h p pháp cợ ợ ủa cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Phân hiệu;

Thực hiện tư vấn, dịch v về đào tạụ o, bồi dưõng, khoa học và công ngh , hệ ợp tác công tư; cung cấp các dịch v công ph c v ngành N i v , n n ụ ụ ụ ộ ụ ề công v và yêu c u c a xã h i phù h p vụ ầ ủ ộ ợ ới năng lực c a Phân hi u và quy ủ ệ định c a pháp lu ủ ật;

Thực hiện hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong việc đào tạo và nghiên c u khoa hứ ọc theo quy định;

Thực hiện quy chế dân ch ; xây dựng nếp sủ ống văn hoá và môi trường sư phạm; thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính c a B N i vủ ộ ộ ụ Tham mưu các quy định, quy chế quản lý nội b ộ phù hợp quy định pháp lu t hi n hành; ậ ệ

Tiếp nhận, quản lý đội ngũ viên chức, người lao động và thực hi n ký ệ kết hợp đồng th i vờ ụ theo quy định c a pháp luủ ật, phân cấp qu n lý của ả Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

Quản lý, s d ng các ngu n lử ụ ồ ực tài chính để thực hi n các nhi m v ệ ệ ụ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Trường; được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở ậ v t chất; được vay vốn, được mi n, gi m thu theo ễ ả ế quy định của pháp luật;

Tham gia xây d ng, góp ý thự ẩm định các dự án, chính sách, quy hoạch, kế hoạch phát tri n cể ủa Trường Đạ ọi h c N i v Hà N i theo s phân công cộ ụ ộ ự ủa Hiệu trưởng;

Quản lý và s dử ụng cơ sở ữ liệ d u c a Phân hi u vủ ệ ề đội ngũ viên chức, người lao động; các hoạt động đào tạo, khoa học và công ngh , h p tác quệ ợ ốc t ; xây d ng và phát tri n hế ự ể ệ thống thông tin, thư viện và các trang thiết bị ph c vụ ụ đào tạo và nghiên c u khoa hứ ọc đáp ứng yêu c u nâng cao chầ ất lượng đào tạo;

Xuất b n và phát hành N i san Phân hi u, các n ph m khoa h c; phả ộ ệ ấ ẩ ọ ối h p vợ ới các đơn vị ủa Trườ c ng biên soạn và phát hành các chương trình, giáo trình, tài liệu ph c v công tác giụ ụ ảng d y, h c t p và nghiên cạ ọ ậ ứu;

Thực hi n chệ ế độ thông tin, báo cáo và ch u s giám sát, ki m tra, ị ự ể thanh tra c a B N i v , B Giáo dủ ộ ộ ụ ộ ục và Đào tạo, y ban nhân dân Thành Ủ ph Hố ồ Chí Minh, Trường Đạ ọi h c N i v Hà N i và chính quyộ ụ ộ ền địa phương các cấp theo quy định;

Thực hi n chệ ế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy định; Thực hi n các nhi m v khác do hiệ ệ ụ ệu trưởng giao

Hiện nay, Phân hiệu th c hiự ện tuy n sinh trên ph m vi toàn qu c các ể ạ ố bậc và ngành đào tạo cụ thể như sau:

Bậc đạ ọc đào tại h o (04 ngành): Lu t, Qu n lý ậ ả nhà nước, Qu n trả ị văn phòng, Lưu trữ học;

B c cao h c: Lu t, Quậ ọ ậ ản lý công; Lưu trữ ọc h 2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Ngay 26/02/2019 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quyêt đi nh số 372/QĐ ĐHNV quy đi nh chư-  c năng, nhiê m vu , quy n ê ha n va cơ câu tô chưc cua Phân hiệu Trương Đa i ho c Nô i vu  Ha Nô i ta i Thành ph Hố ô Chi Minh

Hiện nay, Phân hi u có tổng s 95 viên chệ ố ức và người lao động Về t ổ chức b máy gồm: Ban Giám đốc; 05 phòng chộ ức năng; 05 khoa chuyên môn và 03 trung tâm.

Cơ cấu tổ chức c a Phân hiệu hiện nay bao gủ ồm: - Ban Giám đốc (g m có: ồ Giám đốc và các Phó Giám đốc) - Các phòng chức năng

G m : ồ có

+ Phòng Hành chính - Quản tr - Tị ổ chức

Phòng Hành chính - Quản tr - Tị ổ chức là đơn vị chức năng thuộc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành ph H Chí Minh, có chố ồ ức năng tham mưu và giúp Giám đốc Phân hiệu trong vi c qu n lý, th c hi n ệ ả ự ệ công tác hành chính, t ng hổ ợp, cơ sở ậ v t ch t và tấ ổ chức b máy, nhân s ; ộ ự

thực hiện chế độ, chính sách; công tác thanh tra, b o v chính tr n i b cả ệ ị ộ ộ ủa Phân hiệu.

T i Phân hi u ạ ệ chưa thành lập tổ văn thư, lưu trữ mà ch b trí mỉ ố ột viên chức làm công tác văn thư thuộc phòng Hành chính - Quản tr - Tị ổ chức để giúp Phân hi u th c hiệ ự ện các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản đi, đến của cơ quan

+ Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên

Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc trong công tác đào tạo và tuyển sinh các bậc đào tạo của Phân hiệu, đề xuất hướng giải quy t các vế ấn đề phát sinh trong quá trình đào t o, ph i h p vạ ố ợ ới các khoa chuyên môn và các đơn vị chức năng của Phân hiệu quản lý sinh viên và nâng cao chất lượng đào tạo

+ Phòng Kế hoạch - Tài chính

Phòng Kế hoạch - Tài chính có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc về phương hướng, bi n pháp, quy chệ ế quản lý tài chính; xây dựng và tổ chức thực hiện quy ch chi tiêu n i b , th c hi n công tác thế ộ ộ ự ệ ống kê theo quy định hiện hành của Nhà nước.

+ Phòng Qu n lý khoa h c, H p tác qu c tả ọ ợ ố ế và Thông tin thư viện Phòng Qu n lý khoa h c, H p tác qu c t và Thông tin tả ọ ợ ố ế hư viện có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Phân hiệu Quản lý và th c hi n các hoự ệ ạt động nghiên cứu khoa h c và chuyển giao công ngh , h p tác qu c t , thông ọ ệ ợ ố ế tin thư viện tại Phân hiệu.

+ Phòng Khảo thí và Đảm b o chả ất lượng

Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc Phân hiệu qu n lý, tả ổ chức công tác kh o thí, tả ổ chức hoạt động đánh giá chất lượng giáo dục và đảm bảo chất lượng tại Phân hiệu theo quy định

+ Các khoa chuyên môn

Các khoa chuyên môn có chức năng tổ chức và th c hi n hoự ệ ạt động giáo dục, đào tạo trình độ Đại học, Sau đại học thuộc ngành quản lý; tổ chức hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ gắn v i chuyên môn c a Khoa; th c hi n hoớ ủ ự ệ ạt động hợp tác qu c tố ế; khoa học và công ngh phù h p mệ ợ ới mục tiêu, phương hướng phát triển của Trường và c a Phân hiủ ệu

2.2 Th c tr ng công tác so n thựạạảo và ban hành văn bản t i Phân ạhiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh

Nhận th c vai trò, t m quan tr ngứ ầ ọ của công tác so n th o và ban hành ạ ả văn bản trong hoạt động quản lý và điều hành của Phân hi u Phân hi u ệ ệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh xác định công tác soạn thảo và ban hành văn bản là m t nhi m v quan tr ng, mang tính chộ ệ ụ ọ ất thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh c i cách hành chính hi n ả ệ nay

Từ năm 2019 đến nay, số lượng văn bản tại Phân hiệu được hình thành trong quá trình hoạt động tương đối nhi uề , năm sau cao hơn năm trước.

Cụ thể:

Các loại văn bản hành chính được ban hành tại Phân hiệu bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, t trình, kờ ế hoạch, công văn…

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu được thực hiện theo trình tự các bước theo quy định c a Nủ hà nước

2.2.1 Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một trong những nội dung quan tr ng trong quy ọ trình so n thạ ảo và ban hành văn bản t i Phân hiạ ệu Trường Đại học Nội vụ tại Thành ph H Chí Minh ố ồ

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền h n và mạ ục đích, nội dung của văn bản c n so n th o, các phòng, khoa, trung tâm th c hi n vi c so n th o các ầ ạ ả ự ệ ệ ạ ả văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được giao Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản th c hi n các công viự ệ ệc: xác định tên lo i, nạ ội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, x lý thông tin có liên quan; so n thử ạ ảo văn bản đúng hình thức, thể thức và k thu t trình bày ỹ ậ

Như vậy, đối chiếu với quy định chung công tác so n th o và ban hành ạ ả văn bản tại Phân hiệu th c hiự ện đúng theo quy định, bao gồm các bước:

Bước 1 Xác định mục đích ban hành văn bản

Mục đích ban hành văn bản là một vấn đề quan tr ng trong toàn bọ ộ quy trình soạn thảo văn bản Nó cho phép xác định đúng cái đích mà người so n thạ ảo phải đạt được và là chỗ dựa cho tất cả các bước tiếp theo trong quy trình soạn thảo văn bản

Xác định mục đích ban hành văn bản có tác dụng nhiều mặt Trước hết, xác định mục đích cho phép giới hạn được nội dung của văn bản Khi mục đích của việc ban hành văn bản đã được xác định, nghĩa là vấn đề cần giải quyết cũng được xác định Như vậy, n i dung cộ ủa văn bản sẽ được giới h n trong phạ ạm vi của vấn đề mà văn bản c n giầ ải quyết

Nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng v n ấ trực tiếp i vđố ới một số viên chức, giảng viên đang công tác tại Phân hiệu Trường Đại học N i vụ Hà ộ N i t i Thành phộ ạ ố Hồ Chí Minh để trao đổi về vấn đề xác định mục đích ban hành văn bản cụ thể: “Với hình thức là công văn, khi được ban hành nhằm mục đích gì? Việc xác định mục đích văn bản có vai trò quan trọng như thế nào đối với việc soạn thảo văn bản?”

Kết qu phả ỏng vấn cho thấy mục đích của việc ban hành công văn là để hướng dẫn, để đôn đốc, để trả lời, để triệu t p cuậ ộc họp và để chỉ đạo Chỉ khi xác định được mục đích ban hành thì việc soạn thảo văn bản trở nên rất dễ dàng,

tránh trường hợp soạn thảo và ban hành sai tên loại, thể thức và n i dung cộ ủa văn bản theo quy định

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện đề tài nhóm tiến hành khảo sát về các nội dung như: thông báo Lịch nghỉ t t và thông báo thế ời gian đóng học phí có cần phải ban hành văn bản không? Tỷ lệ người được kh o sát trả ả lời c n phầ ải ban hành văn bản là 100% và không cần ban hành văn bản là 0% trên tổng s 18 ố viên chức và giảng viên được khảo sát N i dung cộ ủa hai văn bản trên đều nhằm mục đích thông báo, thông tin tới sinh viên về thời gian nghỉ Tết và thời gian đóng học phí của Phân hiệu Trường Đại học N i vụ Hà N i t i Thành phộ ộ ạ ố Hồ Chí Minh Điều đó đã chứng minh rằng việc xác được mục đích khi ban hành văn bản (nhằm để thông báo) đóng vai trò rất quan tr ng và 100% viên chọ ức và giảng viên đang công tác tại Phân hiệu Trường Đại học N i vộ ụ Hà N i t i Thành ộ ạ phố Hồ Chí Minh đều xác định được chính xác mục đích ban hành văn bản

Qua khảo sát thự ếc t tại Phân hiệu, trên cơ sở nhiệm vụ được giao người soạn thảo văn bản bắt đầu tiến hành xây d ng dự ự thảo văn bản Người được giao trách nhi m ệ soạn thảo văn bản xác định rõ mục đích của việc ban hành văn bản là để giải quyết vấn đề gì (để quy định chế độ, chính sách; để giải thích, hướng d n thẫ ực hiện một văn bản của cấp trên; báo cáo công tác định kỳ hoặc đột xuất; để trả lời đề nghị của cơ quan hoặc cá nhân…) Trong việc xác định mục đích ban hành văn bản, các cá nhân so n thạ ảo đã chú ý những vấn đề mà văn bản s ẽ giải quyết thuộc chức năng, nhiệm vụ, quy n hề ạn của cơ quan và đơn vị mình chịu trách nhiệm.

Bước 2 Chọn tên loại văn bản

Việc xác định mục đích ban hành văn bản giúp cho việc xác định được tên loại của văn bản mà các đơn vị trong Phân hiệu được phân công soạn thảo V ề cơ bản, khi soạn thảo văn bản các đơn vị, cá nhân đã xác định được mục đích ban hành văn bản vì vậy các văn bản soạn thảo đã xác định được đúng tên loại

Để có được tên loại văn b n chính xác, ngoài viả ệc d a vào mục đích ban ự hành văn bản, các đơn vị, cá nhân khi so n thạ ảo văn bản còn dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của đơn vị mình

Theo kết quả khảo sát đối với Trưởng, Phó các phòng và một s giảng ố viên t i Phân hiạ ệu Trường Đại học N i vụ Hà N Phân hi u t Thành phộ ội ệ ại ố H ồ Chí Minh (18 người) cho thấy 100% viên chức và giảng viên đang công tác tại Phân hiệu đều xác định được đúng tên loại văn bản khi ban hành (Phụ lục số 1)

Tại Phân hiệu chỉ được ban hành các văn bản hành chính nên việc xác định tên loại văn bản các đơn vị, cá nhân so n thạ ảo đã cơ bản xác định đúng tên loại văn bản mà đơn vị cần ban hành

Bước 3 Thu thập, x lý thông tin ử

Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm ngu n ồ thông tin, th c hi n t p h p thông tin theo yêu c u nhự ệ ậ ợ ầ ằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước

Một văn bản ban hành có chất lượng t tố , đem lại hiệu qu cao trong ả giải quy t công vi c, ng i so n thế ệ ườ ạ ảo văn bản c n ph i thu nhầ ả ập đầy đủ thông tin liên quan đến nội dung văn bản qua các nguồn, kênh thông tin khác nhau Mỗi kênh thông tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù h p v i mợ ớ ỗi loại thông tin c n thu th p Vi c lầ ậ ệ ựa chọn ngu n thông tin thích hồ ợp đảm bảo hiệu quả quá trình thu th p thông tin và chậ ất lượng c a thông tin ủ

T i Phân hi u vi c thu th p, x lý thông tin là n i dung r t quan tr ng ạ ệ ệ ậ ử ộ ấ ọ trong so n thạ ảo văn bả V ận ì v y khi so n th o b t k m t loạ ả ấ ỳ ộ ại văn bản nào các viên chức được giao nhi m vệ ụ đề phải thu thập, x lý thông tinu ử Thực t , khi ế soạn thảo văn bản các viên chức tại Phân hiệu đều là những người có chuyên môn nghi p vệ ụ nên các văn bản ban hành về cơ bản đạt chất lượng Tuy nhiên, bên c nh nhạ ững ưu điểm thì v n còn có nh nẫ ữ g văn bản sau khi ban hành m i phát hi n ra sai sót v m t n i dung c n phớ ệ ề ặ ộ ầ ải đính chính hoặc thu h i ồ

Để đả m b o tính khách quan, nhóm nghiên cả ứu đã trực ti p ế phỏng vấn một s viên chố ức và giảng viên đang công tác t i Phân hi u vạ ệ ề vấn đề thu thập, xử lý thông tin trong quá trình so n thạ ảo văn bản.

Nội dung ph ng v n ỏ ấ đó là:

1 Theo ông/bà khi so n thạ ảo văn bản các đơn vị, cá nhân có c n phầ ải thu thập đầy đủ các thông tin liên quan t i vớ ăn bản cần soạn thảo không?

2 Khó khăn của ông/bà khi thu thập thông tin phục vụ cho việc soạn thảo văn bản như thế nào?

Nhóm nghiên cứu đã nhận được câu tr lả ời như sau:

1 Có, vì khi có đầy đủ các thông tin sẽ tạo điều kiện thu n l i, d dàng ậ ợ ễ trong vi c xây dệ ựng đề cương và soạn thảo văn bản đúng mục đích ban hành.

2 Khó khăn là: đôi khi thiếu thông tin c n thu th p hoầ ậ ặc quá nhi u ề thông tin nên gây ra nhi u lo n ễ ạ

Ngoài ra, trong quá trình th c hiự ện đề tài nhóm đã khảo sát 18 viên chức trong Phân hiệu đó là những người thường xuyên tham gia soạn thảo văn bản Qua đó, chúng ta có thể thấy việc thu th p và x lý thông tin trong so n ậ ử ạ thảo văn bản lên đến 94,4% trên tổng số viên chức được khảo sát còn gặp khó khăn trong việc thu thập và x lý thông tin để soạn thảo văn bản ử

2.2.2 Duy t b n th o ệ ả ả

Văn bản sau khi được soạn thảo, sẽ được trình cho người có thẩm quyền để phê duyệt Việc trình duyệt văn bản tùy theo từng loại văn bản mà có quy trình khác nhau

Theo Nghị định 30/2020/NĐ CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 củ- a Chính ph vủ ề công tác văn thư, quy định: B n th“ ả ảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duy t ệ Trường h p b n thợ ả ảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định ”

T i Phân hi u vạ ệ ăn bản do các đơn vị soạn thảo thường được giao cho các chuyên viên tự soạn thảo, đánh máy trực tiếp sau đó chuyển cho trưởng

đơn vị kiểm tra về mặt nội dung và ký t t vào cu i nắ ố ội dung văn bản Nhưng trong th c t mự ế ột s văn bản không th c hiện bước duyệt bản thảo vì vậy có ố ự những văn bản ký ban hành v n còn có sai sót v n i dung ẫ ề ộ

2.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Theo Nghị định 30/2020/NĐ CP, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn -bản ph i ki m tra và ch u trách nhiả ể ị ệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản Người được giao trách nhi m kiệ ểm tra thể thức, k thuỹ ật trình bày văn bản ph i ki m tra và ch u trách nhiả ể ị ệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật v thể thức và k ề ỹ thuật trình bày văn bản

Sau khi văn bản đã được đánh máy xong, văn bản được chuy n lể ại cho người so n thạ ảo văn bản để kiểm tra sự thống nhất giữa b n thả ảo đã được duyệt và bản đánh máy

Trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức văn bản, trưởng đơn vị hoặc cá nhân ch trì soủ ạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhi m vệ ề độ chính xác của nội dung văn bản Trưởng phòng Hành chính hoặc văn thư kiểm tra và ch trách nhi m v hình thịu ệ ề ức, thể thức, k thuỹ ật trình bày và thủ tục ban hành văn bản và phải ký tắt vào văn bản

T i Phân hi u, vạ ệ ề cơ bả các văn bản n sau khi so n th o, trình cho Giám ạ ả đốc hoặc Phó Giám đốc ký đều có ch ký t t cữ ắ ủa trưởng các đơn vị Tuy nhiên, v n còn m t sẫ ộ ố văn bản khi trình ký, ban hành còn thi u ch ký tế ữ ắt chịu trách nhi m v n i dung và thệ ề ộ ể thức của các đơn vị có liên quan Văn bản trình ký vẫn chưa thực sự được ki m tra mể ột cách chặt chẽ, m t sộ ố văn bản khi ký ban hành vẫn còn chưa chính xác về thể thức và n i dung ộ (Ph lụ ục

M t s nộ ố ội dung chưa đúng trong quyết định như:

+ Căn cứ áp dụng 3 và 4 sau phần ký hiệu sử dụng dấu ph y (,) là sai ẩ + Căn cứ cuối cùng s d ng dử ụ ấu ch m ph y (;) theo Nghấ ẩ ị định 30/2020/NĐ-CP quy định sử ụ d ng dấu chấm (.)

+ Kết thúc Điều 1 thi u d u ch m (.) ế ấ ấ

- Thông báo s 456/TB-PHHCM ngày 11/5/2020 v viố ề ệc đăng ký học cùng lúc hai chương trình, học lại, h c c i thiọ ả ện điểm (đợt 2) năm học 2019 - 2020

M t s nộ ố ội dung chưa đúng trong thông báo như: + Điểm 1 và 2 không có d u ch m cu i câu (.) ấ ấ ố

- Quyết định số 838/QĐ-PHHCM ngày 19/6/2020 về ệ vi c thành lập Câu lạc bộ Pháp luật M t sộ ố nội dung trình bày trong quyết định chưa đúng như:

+ Các căn cứ ban hành văn bản không in nghiêng, theo quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ CP thì các căn cứ- ban hành quyết định phải in nghiêng

+ Căn cứ cuối cùng s d ng d u phử ụ ấ ẩy (,) theo quy định ph i s d ng dả ử ụ ấu chấm (.)

+ Nơi nhận văn bản dòng lưu chưa đúng “Lưu: VT (KPLHC).” theo quy định phải là “Lưu: VT, KPLHC.”

- Kế ho ch s 1069/KH-PHHCM ngày 21/7/2020 vạ ố ề Thi, ch m thi kấ ết thúc học k I lỳ ớp Đại học liên thông Lưu trữ học hình thức VLVH (1908LTHB) Trong mục đích ban hành Kế hoạch “Thực hiện Kế hoạch đào tạo và căn cứ tình hình thực tế, đảm bảo đúng tiến độ đề ra của lớp đại học liên thông Qu n trả ị văn phòng hình thức VLVH (1908QTVB)”

Đây là Kế hoạch thi c a lủ ớp Đại học liên thông Lưu trữ học nhưng lại thực hiện Kế hoạch đào tạo của lớp đại học liên thông Quản trị văn phòng

- Quyết định số 1517/QĐ-PHHCM ngày 08/9/2020 của Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà N i t i TP H Chí Minh ban hành N i quy ộ ạ ồ ộ ký túc xá Phân hiệu Trường Đại h c N i v Hà N i t i TP H Chí Minh; ọ ộ ụ ộ ạ ồ Quyết định số 1518/QĐ-PHHCM ngày 08/9/2020 của Giám đốc Phân hi u ệ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh ban hành Quy định đối v i sinh viên trong ký túc xá Phân hiớ ở ệu Trường Đại h c N i vọ ộ ụ Hà N i tộ ại TP H Chí Minh ồ

Một s n i dung trong quyố ộ ết định chưa đúng như:

+ Căn cứ cuối cùng s d ng d u ph y (,) theo Nghử ụ ấ ẩ ị định 30/2020/NĐ-CP quy định s d ng d u ch m (.) ử ụ ấ ấ

+ Kết thúc Điều 1 thi u d u ch m (.) ế ấ ấ

- Thông báo s 1769/TB-PHHCM ngày 07/10/2020 v viố ề ệc mua Bảo hiểm y t , B o hiế ả ểm thân thể năm học 2020-2021; Thông báo số 1987a/TB -PHHCM ngày 02 tháng 11 năm 2020 của Phân hiệu Trường Đại học Nội v ụ Hà N i t i TP H Chí Minh v vi c mua B o hiộ ạ ồ ề ệ ả ểm y t , B o hi m thân th ế ả ể ể năm học 2020-2021 (Đợt 2); Công văn số 1061/PHHCM-QLĐT&CTSV ngày 21 tháng 7 năm 2020 về việc thực hiện quy định đánh giá kết quả rèn luy n ệ học kỳ II, năm học 2019 - 2020 cho sinh viên hệ đại h c chính quy ọ

M t s lộ ố ỗi như:

Thông báo s 1769/TB-PHHCM và Thông báo s 1987a/TB-PHHCM ố ố phần căn cứ áp d ng b l i kho ng cách giụ ị ỗ ả ữa các chữ ới nhau v

Công văn số 1061/PHHCM-QLĐT&CTSV mục 2.1 b l i kho ng cách ị ỗ ả giữa các chữ v i nhau ớ

Ngoài ra còn một số văn bản chưa chuẩn xác và thi u thế ống nhất trong cách viết chữ cái “i” và “y”

2.2.4 Ký ban hành văn bản

Theo Nghị định 30/2020/NĐ CP quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ -chức có thẩm quy n ký t t cề ấ ả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có th ể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và m t sộ ố văn bản thu c th m quy n cộ ẩ ề ủa người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng