Cụ thể: Trong cuốn “Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính”, tác gi Nguyả ễn Minh Phương: “Văn bản hành chính là nh ng loữ ại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đ
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát v công tác so n th ề ạ ảo và ban hành văn bản
Các khái ni m ệ
Từ xưa cho đến nay, giao tiếp là nhu c u không th thiếu của con người ầ ể và được thực hiện b ng nhiằ ều phương tiện khác nhau Trong đó, ngôn ngữ là phương tiện quan trọng nhất Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ng có thữ ể diễn ra dưới hình th c giao ti p b ng ngôn ng vi t ho c hình th c giao ti p b ng ứ ế ằ ữ ế ặ ứ ế ằ ngôn ng nói S n ph m c a quá trình giao ti p ngôn ngữ ả ẩ ủ ế ữ nói được g i là di n ọ ễ ngôn, còn s n ph m c a quá trình giao ti p b ng ch viả ẩ ủ ế ằ ữ ết chính là văn bản Văn bản theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan nhà nước ban hành văn bản là phương tiện chủ yếu để giao dịch, lãnh đạo, điều hành và qu n lý ả
Theo Tài liệu hướng dẫn bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018, có hai cách tiếp cận văn bản: Từ góc độ ngôn ngữ, văn bản được xem như một chỉnh thể của các đơn vị ngôn ngữ liên kết để truyền tải thông tin trọn vẹn, nhằm đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định Từ góc độ quản lý, văn bản là phương tiện để ghi lại và truyền đạt thông tin thông qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu đã được quy định.
Từ điển tra cứu nghiệp v Quụ ản trị văn phòng Văn thư - - Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015: “Văn bản là vật mang tin thành văn được truyền đạt b ng ằ ngôn ngữ hoặc ký hi u, hình thành qua hoệ ạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định” [13,tr.632].
Kho n 1, ả Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ng ữ hoặc ký hi u, hình thành trong hoệ ạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”.
Như vậy, ta thấy có rất nhiều định nghĩa về văn bản, tuy nhiên tác gi ả thống nh t s d ng khái ni mấ ử ụ ệ : “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ng hoặc ký hiệu, hình thành trong hoữ ạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, k thuỹ ật theo quy định” Thông tin thành văn được hiểu là tập hợp những sự kiện xảy ra được ghi nhận l i trong ạ văn bản và được viết ra bởi các cơ quan, tổ chức; Ngôn ngữ được s d ng ử ụ trong văn bản là tiếng Việt, không được sử dụng từ địa phương, từ ngữ cổ và t ng thông từ ữ ục; Được s d ng nh ng ký hi u nhử ụ ữ ệ ất định như chữ ế ắ vi t t t tên loại văn bản, các dấu gạch nối (-), gạch chéo (/)… và trình bày theo đúng thể thức và k thuỹ ật được quy định rất rõ trong Ngh định 30/2020/NĐ-CP ngày ị 05/3/2020 về công tác văn thư n hành chính
Khái niệm về văn bản hành chính ở Việt Nam hiện có nhiều cách diễn đạt khác nhau trong các công trình nghiên cứu khoa học và các văn bản pháp lý của nhà nước Điều này gây ra sự khó khăn nhất định trong quá trình nghiên cứu và áp dụng pháp luật, đồng thời cũng khiến cho việc thống nhất về cách sử dụng khái niệm này gặp nhiều trở ngại.
Trong cuốn “Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính”, tác gi Nguyả ễn Minh Phương: “Văn bản hành chính là nh ng loữ ại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề ngh , phị ản ánh m t v n ộ ấ đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật” [18, tr.36]
Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn “Soạn thảo văn bản hành chính” tác giả đã đề ập đế c n khái niệm văn bản hành chính: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã h iộ ” [21, tr.96]
Theo Từ điển tra c u nghi p v Qu n trứ ệ ụ ả ị văn phòng - Văn thư - Lưu trữViệt Nam, Hà Nội, 2015: “Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để quản lý, điều hành, giải quy t các công vi c thu c trách nhi m do ế ệ ộ ệ pháp luật quy định [13, tr.635] ”
Kho n 3, ả Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính ph :ủ “Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, gi i quy t công vi c cả ế ệ ủa các cơ quan, tổ chức”
Như vậy, văn bản hành chính là loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (tổ chức chính tr , tị ổ chức chính tr - xã hội, tổ chức xã hội, t ị ổ chức xã hội - ngh nghi p) ề ệ được s dử ụng để gi i quy t nh ng công vi c có ả ế ữ ệ tính nghiệp vụ như: phản ánh tình hình, giao dịch, gi quy t công vi c cải ế ệ ụ thể, hướng dẫn, trao đổi, thông báo, nhắc nhở, đôn đốc…Văn bản hành chính có vai trò ch yủ ếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng d n cẫ ụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp lu ật.
Đặc điểm c ủa văn bả n hành chính
- V tác giề ả ban hành văn bản
Văn bản hành chính là nhóm văn bản thường dùng trong hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức như thông báo về một chủ trương, quyết định về nhân sự, báo cáo kết quả hoạt động, ghi chép các ý kiến và sự kết luận trong các hội nghị, thông tin giao dịch giữa các cơ quan với nhau hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân…Đây là nhóm văn bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành.
Văn bản hành chính do nhiều cơ quan có thẩm quy n ban hành bao ề gồm các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính tr , tị ổ chức chính trị - xã h i, t ộ ổ chức xã hội, tổ chức xã h i ngh nghiộ ề ệp…
Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần có phạm vi điều chỉnh h p và ẹ chỉ áp dụng đố ới v i m t ho c m t nhóm ộ ặ ộ đối tượng
- Về nội dung văn bản
N i dung truyộ ền đạt của văn bản hành chính ch y u là thông tin qu n ủ ế ả lý mang tính chiđa ều Để qu n lý ch t chả ặ ẽ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp dưới thì cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành các quyết định quy định chức năng, nhiệm v , quy n hụ ề ạn, cơ cấ ổ chứu t c c a củ ấp dưới Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức cấp dưới trong từng thời gian cụ thể phải xây d ng quy ho ch, kự ạ ế hoạch công tác và báo cáo tình hình thực hiện các công việc cho cơ quan, tổ chức cấp trên Các văn bản trao đổi giữa cấp trên, cấp dưới và các cơ quan ngang cấp đó là những văn bản hành chính ph c v công tác qu n lý r t phụ ụ ả ấ ổ biến và quan trọng của các cơ quan, tổ chức Văn bản hành chính còn dùng để truyền đạt thông tin giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quy n v i nhau và giề ớ ữa các cơ quan vớ ổ chức, cá nhân có liên i t quan đến giao tiếp hành chính
Nội dung văn bản hành chính khi ban hành phải phù h p vợ ới quy định của nhà nước và của cơ quan.
Chức năng của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bản hành chính nói riêng có r t nhiấ ều chức năng Khi soạn thảo văn bản hành chính l a chự ọn được các chức năng phù hợp sẽ giúp cho việc ban hành văn bản nâng cao chất lượng, hiệu l c, hiự ệu quả của văn bản được nâng cao
Văn bản hành chính có một số chức năng cơ bản:
- Chức năng thông tin Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung Bởi vì như chúng ta đã biết, các hình thức ghi nhận thông tin, lưu trữ thông tin và truyền đạt thông tin là rất phong phú và đều có thể thực hiện các chức năng này Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước vẫn là phương tiện chủ yếu với những đặc trưng riêng Truyền đạt thông tin quản lý qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất Đặc biệt, chức năng thông tin đóng một vai trò quan trọng và có hiệu quả là sự sao chép và truyền đạt thông tin kết hợp với truyền đạt bằng các phương tiện hiện đại Chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện ở các mặt như: Đề cập đến các thông tin quản lý, uyền đạt thông tin quản lý từ nơi tr này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hoặc từ cơ quan đến nhân dân, giúp cho các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho công việc quản lý
Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu thập được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác
Xét về mặt thông tin và dựa vào yếu tố thói quen, có thể chia chức năng thông tin ra làm ba loại: Những hông tin thuộc về quá khứ; thông tin thuộc về t hiện tại thông tin ít nhiều có tính cách dự đoán ở tương lai.;
Quản lý bằng văn bản là một trong những nguyên tắc cơ bản được học giả Max Weber đề c p trong h c thuyậ ọ ết “Bộ máy thư lại”, được áp dụng r ng ộ rãi đối với các loại hình tổ chức c a thế giủ ới đương đại Do đó, để quản lý một tổ chức m t cách hi u qu thì mộ ệ ả ọi thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo cần phải được văn bản hóa để làm căn cứ, bằng ch ng khứ ẳng định các quyết định qu n lý cả ủa lãnh đạo, đồng thời làm căn cứ để các thành viên trong t ổ chức th c hiện nhiệm v cự ụ ủa mình trước s giám sát cự ủa các bộ ph n qu n lý ậ ả Đây là cơ sở khoa học để xác định chức năng quản lý của văn bản
Chức năng quản lý là chức năng có tính chất của văn bản quản lý, được thể hiện ở nh ng khía c nh sau: ữ ạ
+ Thông tin trong văn bản hành chính giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở để ban hành các quyết định qu n lý ả + Văn bản ghi l i và truyạ ền đạt các quyết định qu n lý tả ới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức th c hiện quyự ết định
+ Là phương tiện hữu hiệu để phối h p, kiợ ểm tra, đánh giá hiệu qu ả hoạt động quản lý
Chức năng pháp lý được hiểu một cách chung nhất là s cho phép cự ủa nhà nước, thể hiện thông qua các quy t c x s bắ ử ự ắt bu c th c hiộ ự ện, m i thành ỗ viên trong xã h i chộ ỉ được th c hiự ện những hành vi mà pháp lu t cho phép ậNếu làm sai ho c trái vặ ới quy định s bẽ ị xử phạt theo quy định của pháp luật Như vậy chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của nhà nước và được biểu hiện như sau:
Các quy định pháp lý và quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội đều được điều chỉnh bởi pháp luật Khi sử dụng văn bản để ghi lại, truyền đạt quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền của mình Những mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị bắt buộc mà mọi người phải tuân theo.
+ Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức, là cơ sở để xây d ng hự ệ thống pháp luật, t o ra hành lang pháp lý cho hoạ ạt động của các cơ quan tổ chức
+ Là c u n i t o ra các mầ ố ạ ối quan h giệ ữa các tổ chức, cơ quan Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan h pháp lý giệ ữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên s ràng bu c trách nhi m giự ộ ệ ữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản theo vi ph m hoạ ạt động c a mình ủ và quy n hề ạn được giao
+ Là cơ sở để giải quy t tranh ch p và bế ấ ất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, gi i quy t các quan h pháp lý n y sinh ả ế ệ ả
- Chức năng văn hóa - xã h i ộ
Văn bản là sản phẩm sáng t o cạ ủa con người hình thành trong quá trình nh n thậ ức, lao động để ổ chứ t c xã h i và c i t o th giộ ả ạ ế ới khách quan Văn bản góp ph n quan tr ng ghi l i và truy n bá cho m i th hầ ọ ạ ề ọ ế ệ mai sau v nh ng ề ữ truy n thề ống văn hóa tốt đẹp của đất nước ta Qua văn bản chúng ta cũng có thể nh n biậ ết được trình độ văn hóa, quản lý, giao ti p cế ủa các cơ quan Cũng là s n ph m c a quá trình qu n lý và c i t o th gi ả ẩ ủ ả ả ạ ế ới.
Ngoài ra còn có một số chức năng khác như: chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu…
Các loại văn bản hành chính
Trước đây theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm
2010 sửa đổi, b sung m t sổ ộ ố điều c a Nghủ ị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính g m 32 loồ ại văn bản đó là: Nghị quy t (cá bi t), quyế ệ ết định (cá bi t), ệ chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên b n, t trình, hả ờ ợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nh , b n cam k t, b n th a thuớ ả ế ả ỏ ận, gi y ch ng nh n, ấ ứ ậ giấy ủy quy n, giấy mời, giấy giới thiệu, gi y nghề ấ ỉ phép, giấy đi đường, gi y ấ biên nh n hậ ồ sơ, phiếu g i, phi u chuyử ế ển, thư công.
Hiện nay, tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định gồm 29 loại văn bản đó là: Nghị quyết (cá biệt), quyết định cá bi t (cá bi t), chệ ệ ỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, d án, báo cáo, biên b n, t trình, hự ả ờ ợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nh , b n th a thu n, giớ ả ỏ ậ ấy ủy quy n, gi y m i, gi y gi i thi u, gi y ngh phép, ề ấ ờ ấ ớ ệ ấ ỉ phiếu gửi, phi u chuy n, phiế ể ếu báo, thư công
Theo cuốn “Kỹ thu t xây dậ ựng và ban hành văn bản qu n lý hành chính ả nhà nước” của Học viện Hành chính Qu c gia nố ăm 2006 có nêu “Văn bản hành chính cá bi t là lo i quyệ ạ ết định hành chính thành văn được cơ quan hành chính ho c cá nhân, tặ ổ chức có th m quy n qu n lý hành chính nhà ẩ ề ả nước ban hành nhằm gi i quyết các công vi c cả ệ ụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi ph m pháp luạ ật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy ph m cạ ủa cơ quan cấp trên ho c cặ ủa chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong mộ ố trườt s ng hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên” Đối với văn bản hành chính cá bi t, gệ ồm nghị quy t (cá bi t) và quyế ệ ết định (cá bi t) ệ Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt là loại văn bản do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có th m quy n ban hành, mang tính áp d ng pháp lu t, ẩ ề ụ ậ được ban hành trên văn bản quy phạm pháp lu t hay các quyậ ết định cá biệt khác c a c p trên hoủ ấ ặc chính cơ quan ban hành, nhằm gi i quy t các công ả ế việc cụ thể để xác định được quyền và nghĩa vụ c thể c a cá nhân, tụ ủ ổ chức.
Văn bản hành chính thông thường được hình thành từ thực tiễn, xuất phát trong hoạt động quản lý Nhà nước Được ban hành b i nhi u chở ề ủ thể khác nhau nh m mằ ục đích truyền đạt thông tin qu n lý góp phả ần thúc đẩy hoạt động quản lý có hi u quệ ả; dùng để giao d ch giị ữa các cơ quan nhà nước v i nhau và giớ ữa cơ quan nhà nước v i tớ ổ chức, cá nhân
Văn bản hành chính thông thường là một nhóm văn bản rất đa dạng và phong phú được ban hành để sử dụng trong giao dịch công tác; được sử dụng để ghi nhận s kiện; để t ra quy t c x s n i bự đặ ắ ử ự ộ ộ; được s dử ụng để trình bày dự kiến công vi c trong th i gian nhệ ờ ất định.
Yêu c ầu đố ớ văn bả i v i n hành chính
Văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức ban hành phục vụ cho mục đích quản lý nhà nước nên nội dung cần đảm bảo tính thực tiễn, phù hợp với mục đích, nhiệm vụ Bố cục văn bản rõ ràng, khoa học với các câu, đoạn được sắp xếp hợp lý Trong quá trình soạn thảo, cần tuân thủ yêu cầu về ngôn ngữ hành chính, bảo đảm tính chuẩn mực, thống nhất.
+ Tính mục đích: Trong khi chuẩn bị soạn thảo văn bản tiến t i ban ớ hành văn bản, cần xác định rõ những nội dung đó là: chủ đề, tính phục vụ chính tr , tính ph c vị ụ ụ nhân dân, văn bản ban hành dùng để làm gì? Văn bản này có th t s c n thi t phậ ự ầ ế ải ban hành hay không? Văn bản dùng để ả gi i quyết nh ng vữ ấn đề ấ b t c p gì? Gi i h n vậ ớ ạ ấn đề đến mức nào? K t qu c a viế ả ủ ệc thực hiện văn bản đó như thế nào? Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích để soạn thảo và ban hành văn bản sẽ là cơ sở để đánh giá được mức độ hiệu quả của công việc sau khi ban hành văn bản
+ Tính hợp lý: Để phát huy hiệu qu trong quá trình qu n lý cả ả ủa cơ quan, tổ chức, các văn bản hành chính thông dụng khi soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần đảm bảo tính hợp lý, cụ thể được thể hiện những ở khía cạnh đó là: văn bản ph i ban hành k p th i, nả ị ờ ội dung văn bản phù hợp v i th c ti n, l a ch n hình thớ ự ễ ự ọ ức văn bản phù h p v i công viợ ớ ệc đang được giải quy t và mế ục đích của chủ thể ban hành, b cố ục văn bản ph i ch t chả ặ ẽ, logic, trình bày văn bản rõ ràng, chính xác, d hi u và d nhễ ể ễ ớ, các vấn đề trong nội dung văn bản phải được cụ thể, rõ ràng, m ch lạc và nhấạ t quán v ề chủ đề Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm v ng chuyên môn nghiữ ệp vụ và k thu t so n ỹ ậ ạ thảo văn bản cùng với s hi u bi t v pháp lu t và qu n lý ự ể ế ề ậ ả hành chính nhà nước
+ Tính công quy n: Tính công quy n cho th y sề ề ấ ự cưỡng chế và b t ắ bu c th c hiộ ự ện ở những mức độ khác nhau của văn bản, đòi hỏi đối tượng thực hiện ph i tuân thả ủ, đồng th i truyờ ền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác và để đảm b o tính công quyả ền, văn bản c n ph i có n i dung hầ ả ộ ợp pháp, được ban hành theo đúng thể thức và trình tự luật định
+ Tính khoa học: Một văn bản có tính khoa h c cọ ần đảm b o nh ng v n ả ữ ấ đề đó là: Các thông tin đưa vào văn bản phải được xử lý, đảm bảo chính xác, cụ thể và k p thị ời, nội dung văn bản ph i logic, s nh t quán vả ự ấ ề chủ đề , bố cục ch t chặ ẽ Trong văn bản c n tri n khai nh ng s vi c có liên quan mầ ể ữ ự ệ ật thiết với nhau tránh s trùng l p, chđể ự ặ ồng chéo trong các quy định, ngôn ng ữ và cách hành văn trong văn bản hành chính thông d ng ph i khách quan, ụ ả chu n mẩ ực và phổ thông Đảm b o tính th ng nh t cả ố ấ ủa văn bản tránh ch ng ồ chéo và mâu thu n trong mẫ ột văn bản và hệ thống văn bản
+ Tính đại chúng: Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, như vậy văn bản phải có nội dung d hiễ ểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành văn bản, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ ập, song cũng c không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, ch t ch và khoa h c cặ ẽ ọ ủa văn bản Văn bản cũng phải ph n ánh ý chí, ả nguy n vệ ọng chính đáng và bảo vệ quyền và lợi ích h p pháp cợ ủa t ng lầ ớp nhân dân
+ Tính kh thi: Tính kh thi cả ả ủa văn bản là k t hế ợp đúng đắn và h p lý ợ các yêu c u v tính mầ ề ục đích, tính công quyền và tính đại chúng Nếu văn bản không đảm bảo được những tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính pháp lý thì văn bản khó có khả năng thực thi Ngoài ra, để các n i dung cộ ủa văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cần hội tụ đủ các điều kiện đó là: vềtrình độ, năng lực, khả năng thi hành của chủ thể, khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện có quyền đó, phải n m giắ ữ điều kiện và khả năng của đối tượng thi hành văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong các văn bản cụ thể
+ Tính pháp lý: Văn bản hành chính nhà nước cần phải đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền l c c a mình, truyự ủ ền đạt ý chí của Nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp lu t khác Mỗi cơ quan chỉ được phép ậ ban hành văn bản đề ập đế c n những vấn đề về chức năng, nhiệm vụ, quyền h n và ph m vi hoạ ạ ạt động của cơ quan, văn bản được ban hành dựa trên Hiến pháp, lu t, phù h p vậ ợ ới văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng c p, ấ văn bản của cấp dưới ban hành phải phù h p vợ ới văn bản c p trên N i dung ấ ộ văn bản phải phù h p v i tính ch t pháp lý c a m i nhóm hợ ớ ấ ủ ỗ ệ thống văn bản
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư, thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản Các thành phần này bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao g m các thành ph n chính: ồ ầ
+ Quốc hi u và Tiêu ng ệ ữ
+ Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản
+ S , ký hi u cố ệ ủa văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản
+ Tên lo i và trích y u nạ ế ội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và ch ký cữ ủa người có thẩm quyền.
+ Dấu, ch ký s cữ ố ủa cơ quan, tổ chức
Ngoài các thành phần quy định t i khoạ ản 2 Điều này, văn bản có th b ể ổ sung các thành ph n khác ầ
Thông tin trên văn bản hành chính bao gồm: - Dấu hiệu độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; - Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng văn bản phát hành; - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax.
K thu t so n thỹ ậ ạ ảo văn bản bao g m nh ng nồ ữ ội dung đó là: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí cách trình bày các thành ph n thầ ể thức, số trang văn bản, viết hoa và vi t tế ắt trong văn bản hành chính được quy định chi ti t và cế ụ thể trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Quy trình so n th ạ ảo văn bả n hành chính
Quy trình so n thạ ảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình t ự các công vi c c n ti n hành trong quá trình so n th o mệ ầ ế ạ ả ột văn bản để ban hành Theo Nghị định 30/2020/NĐ CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 củ- a Chính ph vủ ề công tác văn thư Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính gồm các bước sau đây:
1.2.1 So n thạ ảo văn bản
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân ch trì so n thủ ạ ảo văn bản.
- Đơn vị hoặc cá nhân được giao ch trì so n thủ ạ ảo văn bản th c hi n ự ệ các công việc: Xác định tên lo i, n i dung ạ ộ và độ mật, mức độ khẩn của văn bản c n so n th o; thu th p, x lý thông tin có liên quan; so n thầ ạ ả ậ ử ạ ảo văn bản đúng hình thức, thể thức và k thuật trình bày ỹ
- Đố ới văn bản điệi v n tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài vi c thệ ực hi n các n i dung nêu trên ph i chuy n b n thệ ộ ả ể ả ảo văn bản, tài li u kèm theo (n u có) vào hệ ế ệ thống và c p nh t các thông tin c n thi ậ ậ ầ ết.
- Trường h p c n sợ ầ ửa đổi, b sung b n thổ ả ảo văn bản, người có thẩm quy n cho ý ki n vào b n thề ế ả ảo văn bản ho c trên hặ ệ thống, chuyển lại b n ả thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì so n thạ ảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
- Cá nhân được giao nhi m vệ ụ soạn thảo văn bản ch u trách nhiị ệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong ph m vi ch c trách, nhi m vạ ứ ệ ụ được giao
Dự thảo của văn bản, sau khi được kiểm tra và sửa chữa, s được trình để ẽ duyệt Việc trình duyệt văn bản tùy theo t ng loừ ại văn bản và tùy theo từng cơ quan, tổ chức mà có quy trình khác nhau Trong quy trình so n thạ ảo văn bản, có quy trình tương đối đơn giản như quy trình duyệt với các bước nhỏ như thông qua trưởng đơn vị rồi đến người sẽ ký văn bản, hoặc có quy trình thông qua trưởng đơn vị, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) rồi đến người sẽ ký văn bản Văn bản càng quan trọng và người ký văn bản càng có vị trí cao trong hệ th ng các chức danh của nhà nước thì các bước trình duyệt càng ố nhiều, càng phức tạp Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: B n thả ảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trong trường hợp sửa chữa, b sung bổ ản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định
1.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là một nội dung r t quan trấ ọng trong quy trình soạn thảo văn bản Việc kiểm tra ph i hả ết sức c n thẩ ận đối với từng câu, t ng từ ừ ngữ Thực tiễn cho th y, do b qua khâu kiấ ỏ ểm tra b n s ch so ả ạ với b n dả ự thảo nên có những trường hợp b n sả ạch trình lên người ký còn rất nhiều lỗi chính tả, thậm chí còn m t hấ ẳn một đoạn văn hoặc nhầm lẫn nội dung của văn bản này sang văn bản khác Điều này chỉ được phát hi n sau ệ khi các nơi nhận văn bản ti n hành tế ổ chức th c hiự ện văn bản Chính vì v y, ậ vi c ki m tra bệ ể ản đánh máy so với b n dả ự thảo đã duyệ trướt c khi trình ký chính th c là m t yêu c u b t buứ ộ ầ ắ ộc.
Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản đã soạn thảo (Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP) Người được giao kiểm tra hình thức, kỹ thuật trình bày phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
1.2.4 Ký ban hành văn bản
Trước khi trình người có thẩm quy n ký chính thề ức văn bản, thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì so n thạ ảo văn bản ph i ki m tra và chả ể ịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở những cơ quan không có văn phòng) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và ch u trách nhi m v hình thị ệ ề ức, thể thức, k thuỹ ật trình bày và thủ tục ban hành văn bản (theo Điều 9 Nghị định 110/2004/NĐ-CP) Sau khi đã kiểm tra, người ch u trách nhiị ệm về nội dung và người chịu trách nhiệm về thể th c, thủ ứ tục, kỹ thuật trình bày văn bản ph i ký tả ắt vào văn bản Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ CP cũng đã quy định: “Người đứ- ng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quy n ký t t cề ấ ả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có th giao cể ấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công ph trách và m t sụ ộ ố văn bản thu c th m quy n cộ ẩ ề ủa người đứng đầu Trường h p cợ ấp phó được giao phụ trách, điều hành thì th c hiự ện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng
Người ký văn bản phải ch u trách nhiị ệm trước pháp lu t vậ ề văn bản do mình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ch u trách nhiị ệm trước pháp luật về toàn b văn bản do cơ quan, tổ ch c ban hành ộ ứ Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có m c màu xanh, ự không dùng các lo i m c d phai ạ ự ễ
1.3 Những quy định về văn bản và việc soạn thảo ban hành văn b n hành chính ả Đã có nhiều văn bản quy nh vđị ề thẩm quyền, thểthức, k thuật trình ỹ bày và mẫu hóa làm cơ sở cho các cơ quan trong việc so n thạ ảo, ban hành văn bản Có th k ra m t s tiêu chu n Vi t Nam vể ể ộ ố ẩ ệ ề văn bản như TCVN 5700:1992 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) được ban hành bởi Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 của B Khoa h c Công ngh và Môi ộ ọ ệ trường Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi và thay th b i Tiêu chu n Vi t Namể ở ẩ ệ : TCVN 5700:2002 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐBKHCN ngày 31/12/2002 của Bộ Khoa học và Công nghệ Ngoài ra, còn có một số văn bản của các cơ quan nhà nước có th m quy n ẩ ề quy định về th thức, hình thức văn bảể n của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước như Thông tư số 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước; Thông tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 c a B N i vủ ộ ộ ụ và Văn phòng Chính phủ hướng d n vẫ ề thể thức và k thuỹ ật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV v viề ệc hướng d n thẫ ể thức và k thuỹ ật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản
Mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 c a Chính ph vủ ủ ề công tác văn thư.
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà N i t i Thành ph H Chí Minh ộ ạ ố ồ cũng xây dựng và ban hành quy nh đị về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có hướng dẫn về thể thức và k thuật ỹ trình bày văn bản để giúp cho các đơn vị thực hiện thống nhất và triệt để các quy định của nhà nước
Trong hoạt động giao ti p giế ữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân v i nhau ớ hiện đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức để trao đổi và truyền đạt thông tin Trong đó, thông tin bằng văn bản là m t trong nh ng ộ ữ phương tiện quan tr ng, phọ ổ biến nhất mà các cơ quan, tổ chức và cá nhân s dử ụng để trao đổi, truyền đạt các thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền h n c a mìnhạ ủ Ở chương 1, nhóm đã khái quát về cơ sở lý luận và những quy định chung của nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản như các khái niệm v ề văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành; các loại văn bản hành chính, yêu c u v n i dung, thầ ề ộ ể thức và k thuật ỹ soạn thảo văn bản; những quy định về văn bản và so n thạ ảo ban hành văn bản Các nội dung được đề cập ở Chương 1 chính là cơ sở lý luận để nghiên cứu và làm rõ hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hi u ệTrường Đạ ọi h c Nội v Hà Nội tại Thành ph H Chí Minh ụ ố ồ
Những quy định về văn bản và soạn thảo ban hành văn bản hành chính
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SO N THẠ ẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI H C N I V HÀ NỌ Ộ Ụ ỘI
TẠI THÀNH PH H CHÍ MINH Ố Ồ
2.1 Khái quát v Phân hiề ệu Trường Đại học Nội vụ Hà N i tộ ại
Phân hiệu Trường Đại học Nội v Hà Nội t i Thành ph H Chí Minh ụ ạ ố ồ là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tiền thân c a Phân hi u ủ ệ là Văn phòng đại di n cệ ủa trường t i Thành ph Hạ ố ồ Chí Minh (được thành lập theo Quyết định số 879/QĐ ĐHNV ngày 17/10/2012) Ngày 18/12/2015, Bộ - trưởng B N i v ộ ộ ụ đã ra Quyết định số 1877/QĐ-BNV v thành lề ập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ v thu gề ọn đầu mối, ngày 14/11/2016, Bộ trưởng B N i v ra Quyộ ộ ụ ết định số 4035/QĐ-BNV về việc giải thể Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương trự- c thu c Cộ ục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, chuy n giao nguyên trể ạng cơ sở vật ch t, tài chính, giáo ấ viên, người lao động và học viên về Trường Đại học N i v Hà N i qu n lý ộ ụ ộ ả Ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại h c N i vọ ộ ụ Hà N i ban ộ hành Quyết định số 2165/QĐ ĐHNV về- vi c giao nguyên trệ ạng cơ sở ật v chất, tài chính, giáo viên, người lao động, học viên Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đạ- i học Nội vụ Hà N i t i TP ộ ạ
H Chí Minh qu n lý và s d ng ồ ả ử ụ Đến ngày 27/12/2018, B Giáo dộ ục và Đào tạo đã ban hành Q ết địuy nh số 5600/QĐ-BGDĐT về việc thành l p Phân hiậ ệu Trường Đạ ọi h c Nội v Hà ụ Nội t i Thành ph Hạ ố ồ Chí Minh (trên cơ sở kế thừa đội ngũ nhân lực, cơ sở v t ch t cậ ấ ủa Cơ sở Trường Đại h c N i v Hà N i t i T nh ph H Chí ọ ộ ụ ộ ạ hà ố ồMinh).
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢ N TẠI PHÂN HI ỆU TRƯỜNG ĐẠ I HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PH H CHÍ MINH Ố Ồ
Nh n xét chung ậ
Việc soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại h c Nọ ội v ụ
Hà N i t i Thành ph H Cộ ạ ố ồ hí Minh đã đạt được nh ng hiữ ệu quả tương đối tốt Thực tế công tác này đã được s quan tâm cự ủa Ban Giám đốc và đã có những chuy n bi n ngày càng hoàn thiể ế ện hơn Hiệu qu c a vi c so n th o, ban hành ả ủ ệ ạ ả văn bản ngày càng được nâng lên rõ rệt được thể hiện qua việc ban hành văn bản hàng năm
- M t s vộ ố ăn bản do Phân hi u ban hành vệ ề cơ bản đã thực hiện đúng quy trình t khi so n thừ ạ ảo cho đến ban hành văn bản Nội dung văn bản ban hành đúng quy định, đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Nội dung văn ảb n ng n gắ ọn, rõ ràng, chính xác đúng thể loại văn bản theo quy định
- Văn bản ban hành về cơ bả đầy đủ ề n v thểthức, được trình bày đúng theo quy định của nhà nước về thể thức và k thuật trình bày văn bản hành ỹ chính
- Quy trình so n th o và ban hành ạ ả văn bản qua kh o sát ả cơ bản đúng quy trình, ch t ch , quy cặ ẽ ủ, đảm bảo đúng quy định c a pháp lu t và Phân ủ ậ hiệu quy định
- Đội ngũ viên chức c a Phân hiủ ệu về cơ bản có trình độ, được trang bị đầy đủ các kiến th c và kứ ỹ năng về soạn thảo, ban hành văn bản
- Cơ sở ậ vt ch t, trang thi t bị phụấ ế c v cho việc soạn thụ ảo văn bản tại Phân hiệu cũng được trang bị đầy đủ, phù hợp để phục v cho công tác so n ụ ạ thảo m t cách thu n ti n, nhanh chóng và k p th i ộ ậ ệ ị ờ
Phân hiệu cũng đã tập hu n, tri n khai cho viên chấ ể ức t i Phân hi u s ạ ệ ử dụng ph n mầ ềm V-office trong vi c so n th o và ban hành tài liệ ạ ả ệu điện t ử 2.3.2 H n ch ạ ế
Hiện nay, việc so n thạ ảo, ban hành văn bản c a Phân hiủ ệu bên cạnh những ưu điểm còn có nhưng hạn chế như:
- Có mộ ốt s văn bản ban hành chưa đúng về thể thức
Văn bản cần chỉnh sửa có một số lỗi sai về ngắt câu, dùng chữ hoa và chính tả chưa chuẩn xác Những lỗi này có thể làm giảm khả năng đọc hiểu và tính chuyên nghiệp của văn bản, ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng và chất lượng tìm kiếm Việc sửa lỗi chính tả, sử dụng chữ hoa và ngắt câu đúng cách sẽ giúp cải thiện khả năng đọc hiểu của văn bản, tạo ấn tượng tốt hơn cho độc giả và tăng khả năng xếp hạng trên công cụ tìm kiếm.
- Trình độ soạn thảo văn bản c a m t s viên chủ ộ ố ức chưa đồng đều
- Việc ứng dụng công ngh thông tin trong so n thệ ạ ảo văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu
2.3.3 Nguyên nhân c a nh ng h n ch ủ ữ ạ ế
M c dù có nhiặ ều văn bản của nhà nước, c a Phân hiủ ệu quy định v ề soạn thảo và ban hành văn bản hành chính khá cụ thể, nhưng việc thực hiện các quy định tại Phân hiệu chưa nghiêm túc Các văn bản khi soạn th o còn ả sai sót v n i dung, thề ộ ể thức vì vậy khi văn bản ban hành chất lượng không cao, th m chí có nhậ ững văn bản còn ph i thu h ả ồi.
Những nguyên nhân chính dẫn đến vi c so n thệ ạ ảo, ban hành văn bản của Phân hiệu chưa đạt hiệu qu cao: ả
M t là:ộ Phân hiệu chưa ban hành đầy đủ các quy định, hướng dẫn cụ thể về soạn thảo và ban hành văn bản
Hai là: Năng lực đội ngũ viên chức tham gia công tác soạn thảo văn bản không đồng đều, còn hạn ch vế ề chuyên môn, chưa được t p huậ ấn kịp thời các văn bản hướng dẫn về soạn thảo văn bản.
Ba là: Quy trình so n thạ ảo văn bản c a Phân hiủ ệu chưa được chu n ẩ hóa, vi c so n thệ ạ ảo văn bản còn tùy tiện, chưa đúng quy định
Soạn th o, ban ả hành văn bản hành chính có vai trò quan tr ng trong ọ hoạt động của các cơ quan, tổ chức Mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm v ụ riêng nhưng tất cả đều có chung đặc điểm là trong quá trình hoạt động đều hình thành những văn bản ghi chép l i nh ng hoạ ữ ạt động của cơ quan, đơn vị, đó là những tài liệu có giá trị được lưu lại trong cơ quan Làm tốt công tác văn thư nói chung, công tác soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt, nâng cao hiệu qu c i cách ả ả hành chính hiện nay trong các cơ quan nói chung và tại Phân hiệu Trường Đại h c N i v Hà N i t i Thành ph H Chí Minh nói riêng Vì vọ ộ ụ ộ ạ ố ồ ậy, để làm tốt công tác so n thạ ảo, ban hành văn bản mỗi cơ quan, cá nhân phải nhận thức đúng về công tác soạn thảo văn bản nhằm đưa công tác soạn thảo văn bản đi vào n n p, nâng cao hi u quề ế ệ ả hoạt động c a Phân hiủ ệu.
Phân hiệu sau hơn 4 năm thành lập, cùng v i s phát tri n c a xã h i, ớ ự ể ủ ộ Phân hi u phệ ấn đấu tr thành mở ột trung tâm đào tạo, nghiên c u phát tri n ứ ể các lĩnh vực được Bộ Nội vụ và Trường giao nhằm đào tạo nguồn nhân lực cao cho các t nh phía Nam Bên cỉ ạnh đó Phân hiệu cũng gặp nhiều khó khăn như vừa phải ki n toàn tệ ổ chức nhân sự tương ứng v i s phát tri n, v a xây ớ ự ể ừ dựng, trang bị cơ sở ậ v t chất đáp ứng yêu cầu đào tạ …o Trong công tác so n ạ thảo, ban hành văn bản Phân hiệu đã có những chuyển bi n t t Tuy nhiên, ế ố v n còn có nhi u h n chẫ ề ạ ế như: Lãnh đạo các đơn vị chưa thực sự quan tâm một cách t t nhố ất đối với duy t b n th o, kiệ ả ả ểm tra văn bản trước khi trình ký, ban hành Văn bả trước khi phát hành chưa đượn c kiểm tra ch t ch vặ ẽ ề các thành ph n thầ ể thức và nội dung
Khi phân tích hiệu quả của việc soạn thảo và ban hành văn bản, cần cân nhắc cả ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế để có thể đưa ra những giải pháp tối ưu, nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại đơn vị Những hạn chế trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng văn bản và tác động đến hoạt động chuyên môn của cơ quan, tổ chức Vì vậy, việc xác định rõ những hạn chế này là cơ sở để xây dựng giải pháp khắc phục, góp phần nâng cao hiệu quả công tác.