MỤC LỤC
Cần phải ti n hành tuyên truyế ền để nâng cao nh n th c c a viên ch c, ậ ứ ủ ứ giảng viên về tầm quan trọng của văn bản cũng như công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để họ quan tâm và đầu tư thích đáng thời gian cũng như công sức vào công việc được giao nh m nâng cao ằ chất lượng và hi u qu c a công ệ ả ủ tác so n thạ ảo và ban hành văn bản tại Phân hi u. Tuy nhiên, để có cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo, ban hành văn bản, Ban Giám đốc cần ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong đú quy định rừ quy trỡnh sọan thảo và ban hành văn bản để viên ch c, gi ng viên th c hi n th ng nh t. Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đồng th i phát huy th m nh c a Phân ờ ế ạ ủ hiệu là cơ sở đào tạo có uy tín về công tác hành chính, Phân hiệu cần xây dựng và ban hành quy nh vđị ề soạn thảo và ban hành văn bản nhằm hướng dẫn v quy trình so n thề ạ ảo văn bản của Phân hiệu.
Nội dung quy định ngoài việc hướng dẫn chi tiết, cụ thể các quy định của nhà nước hướng dẫn về thể thức và k thuỹ ật trình bày văn bản, Phân hi u cệ ần quy định th ng nh t cách ố ấ thức s d ng quy tắc chính t , cách diử ụ ả ễn đạt th ng nhố ất trong văn bản. Xác định tên lo i, nạ ội dung và độ m t, ậ khẩn của văn bản Muốn xác định được tên lo và n i dung cại ộ ủa văn bản, người soạn th o ả văn bản phải xỏc định mục đớch ban hành văn bản, nghĩa là phải xỏc định rừ: Cú cần thi t phế ải ban hành văn bản hay không?. Trước hết, cần xỏc định rừ mục đớch của việc ban hành văn bản là để giải quyết vấn đề gì, nó cho phép xác định đúng cái đích mà người soạn thảo phải đạt được và là chỗ dựa cho t t cấ ả các bước tiếp theo trong quy trình so n thạ ảo văn bản.
Việc xác định tên loại văn bản c n ph i d a vào mầ ả ự ục đích ban hành văn b n, thả ẩm quyền ban hành văn bản c a Phân hi u và mủ ệ ức độ quan trọng của văn bản cũng như đối tượng nhận văn bản để xác định tên loại văn bản cho phù hợp. Các thông tin cần thu thập để soạn thảo văn bản bao gồm thông tin về thẩm quyền ban hành văn bản và thông tin làm căn cứ pháp lý áp dụng và những thông tin phản ánh tình hình th c tự ế về vấn đề sẽ đề cập đến trong văn bản sắp ban hành. Đề cương của văn bản là cái khung để người soạn thảo văn bản định hướng sẽ đưa những n i dung gì vào ộ văn bản, nh ng nữ ội dung đó sẽ được trình bày thế nào, n i dung nào trình bày ộ trước, nội dung nào trình bày sau….
Trong bước này, cần xỏc định rừ, nội dung của văn bản g m cú nhồ ững phần nào, mỗi phần g m có bao nhiêu mồ ục lớn, mỗi mục lớn g m có bao nhiêu ồ mục nhỏ, mỗi m c nhỏ gồm có bao nhiêu điểm, mỗi điểm g m có nhụ ồ ững nội dung cụ thể nào. Trưởng phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức phải kiểm tra và chịu trách nhi m vệ ề hình thức, thể th c, kỹ thuật trình bày và ứ thủ tục ban hành văn bản (Sau khi đã kiểm tra, người chịu trách nhi m vệ ề ộ n i dung và người chịu trách nhi m vệ ề thể thức, thủ t c, kụ ỹ thuật trình bày văn bản phải ký tắt vào văn bản. Trong xu hướng của cuộc cách mạng 4.0 đang phát triển vượt b c và ậ r ng rãi nên viộ ệc ứng d ng công nghụ ệ thông tin trong soạn th o và ban hành ả văn bản là một việc làm đem lại hiệu quả caocho cơ quan, tổ chức.
Mẫu hóa được các văn bản trên phần mềm và hoàn thi n l i quy trình sệ ạ ẽ giúp cho các đơn vị soạn thảo văn bản được dễ dàng, tránh nh ng sai sót vữ ề mặt th thức, nội dung nh m mang lể ằ ại hiệu quả cao trong công vi c. Tóm l i, viạ ệc ứng d ng công ngh thông tin trong công tác so n th o và ụ ệ ạ ả ban hành văn bản phải trở thành phương tiện, công cụ để làm tăng hiệu quả và chất lượng trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại h c Nội v Hà Nội tại Thành ph H Chí Minh, thúc đẩy công c ọ ụ ố ồ ụ đổi mới, phát tri n nhanh và hiể ện đại hóa trong lĩnh vực soạn thảo và ban hành văn bả nói riêng và công tác văn phòng nói chung. Đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đạ ọi h c Nội v Hà Nội tại Thành ph H Chí Minh, th c trạng và giải pháp” ụ ố ồ ự được th c hiện nhằm khảo sát, đánh giá một cách tổng thể vềự công tác so n ạ thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu.
K T QUẾ Ả KHẢO SÁT VỀ THỰC TR NG CÔNG TÁC SO N THẠ Ạ ẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI.