áp dụng một trong các phương pháp quản trị chất lượng để phân tích thực trạng công tác quản trị chất lượng tại một tổ chức doanh nghiệp cụ thể

+SEISO sạch sẽ: là vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác thải trên nền nhà, máy móc và thiết bị sạch sẽ.+ SEIKETSU săn sóc: là luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng

HỌC VIỆN PHỤ NỮ VIỆT NAM

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: Quản Trị Chất Lượng

ĐỀ BÀI:

Câu 1: So sánh 5S và Kaizen

Câu 2: Tại sao nói “ Quản trị chất lượng là cho không”

Câu 3: Nêu các quan điểm hiện hành về chất lượng và chỉ ra bản chất của các quan điểm

Câu 4: Áp dụng một trong các phương pháp quản trị chất lượng để phân tích thực trạngcông tác quản trị chất lượng tại một tổ chức/doanh nghiệp cụ thể.

Họ và tên: Kiều Minh NgọcLớp: QTDL A

Mã số sinh viên: 1978130166

Hà Nội, tháng 07 năm 2021

Câu 1: So sánh 5S và Kaizen

Bài làm

Trước khi so sánh giữa chương trình 5S và Kaizen chúng ta phải đi sâu và tìm hiểu 5S và Kaizen là gi và hoạt động ra sao

1 Tìm hiểu về 5S

Xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong môi trường đoàn kết, lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì sẽ thoải mái hơn, năng suất, chất lượng hơn đem lại niềm tin và sự thỏa mãn cho khách hàng.

* 5S bao gồm:

+ SERI (sàng lọc): là sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng Cụ thể là phân tách những vật hữu dụng và vô dụng sau đó loại bỏ những gì vô dụng khỏi nơi làm việc.

+ SEITION (sắp xếp): là sắp xếp mọi thứ theo trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng Mục đích là để người dùng không mất thời gian tìm kiếm khi muốn sử dụng +SEISO (sạch sẽ): là vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác thải trên nền nhà, máy móc và thiết bị sạch sẽ.

+ SEIKETSU (săn sóc): là luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng việc thực hiện liên tục: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ.

+ SHITSUKE (sẵn sàng): là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt nơi làm việc.

5S là một chương trình nâng cao năng suất, chất lượng được áp dụng phổ biến ở Nhật Bản và đã dần phổ biến trên nhiều nước bởi những lợi ích sau:

+ Nơi làm việc trở nên ngăn nắp, sạch sẽ hơn.

+ Tăng cường phát huy sáng kiến + Mọi người trở nên kỷ luật hơn.

+ Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

+ Cán bộ và công nhân tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của minh.

+ Góp phần: nâng cao năng suất, chất lượng, giảm chi phí, giao hàng đúng hạn, đảm bảo an toàn.

+ Nâng cao giá trị văn hóa doanh nghiệp 2 Tìm hiểu về Kaizen

Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường điều kiện làm việc.

Trong tiếng Nhật Kaizen được ghép từ “Kai – thay đổi” hay làm cho đúng và “Zen – tốt”, nghĩa là cải tiến liên tục Kaizen là sự tích lũy những cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào việc xác định vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc Qua đó, tất cả thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ công việc thường ngày.

Khi áp đụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là đổi mới liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như các nhân viên Kaizen là những bước cải tiến nhỏ thực hiện trong khoảng thời gian dài Thực tế, các công ty thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lương công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động,

Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến Khi kết quả không đạt được đó là lỗi sái của quá trình.

* Quan điểm cơ bản của Kaizen:

+ Những hoạt động hiện tại luôn có nhiều cơ hội để cải tiến.

+ Các phương tiện và phương pháp hiện tại có thể luôn được cải tiến một nỗ lực nào đó + Tích lũy những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn.

+ Lôi cuốn toàn thể công nhân viên.

Lưu ý cần tránh những quan điểm sai về Kaizen: không còn động lực để đưa ra đề xuất mới; chúng ta không còn ý tưởng nào nữa; chúng ta không còn ở giai đoạn Kaizen; chúng ta đã cố gắng rất nhiều để đổi mới và chẳng có gì được thực hiện cả;

* Các đối tượng cải tiến Kaizen: + Cải tiến sản phẩm dịch vụ

+ Giảm sai hỏng, phế liệu và phế phẩm + Cải tiến các hoạt động, quy trình + Phương pháp và cách thức làm việc + Môi trường và điều kiện làm việc

+ Cải tiến năng suất và hiệu suất sử dụng nguồn lực + Quan hệ công việc

+ Tạo cơ hội kinh doanh mới * Lợi ích của Kaizen: - Lợi ích vô hình:

+ Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành những kết quả lớn + Giảm các lãng phí, tăng năng suất.

- Lợi ích hữu hình:

+ Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến + Tạo tinh thần làm việc tập, thể đoàn kết

+ Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí + Xây dựng nền văn hóa công ty.

* Các bước triển khai:

Các bước thực hiện Kaizen tuân thử theo vòng PDCA, từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến) Các bước thực hiện Kaizen giúp giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu được thực hiện như sau:

(1) Lực họn chủ đề

(2) Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

(3) Phân tích dữ liệu đã thu thập được để xác định nguyên nhân gốc rễ (4) Xác định biện pháp thực hiện dữ trên cơ sở phân tích dữ liệu (5) Thực hiện biện pháp

(6) Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

(7) Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn (8) Xem xét các quá trình và dự án tiếp theo.

Qua đó ta có thể thấy rằng:

+ Kaizen là một triết lý, một chiến lược cụ thể xuyên suốt quá trình hoạt động của một đơn vị bằng phương pháp liên tục cải tiến và sáng tạo nhằm đạt được mục tiêu giảm chi

phí sản xuất cho doanh nghiệp, tăng lợi nhuận đồng thời khiến cho quá trình làm việc của mỗi cá nhân trở lên đơn giản hơn, tiện ích và hiệu quả hơn.

+ 5S là một cách thức, công cụ trong các công cụ thuộc Kaizen 5S chú trọng vào một mảng nhất định đó là hướng tới sự gọn gang luôn tiện lợi nhất cho nơi làm việc Qua đó góp phần nâng cao năng suất cho tổ chức bằng cách thức tạo thêm nhiều diện tích lưu trữ, giảm thời gian kiếm tìm tài liệu…

* Sự giống nhau giữa Kaizen và 5S:

+ Cả hai đều tập trung vào việc cải thiện hiệu quả: Những giải thích đơn giản của mỗi khái niệm này cho thấy rằng cả hai đều chủ yếu được sử dụng để giúp nâng cao hiệu quả trong một cơ sở Kaizen hoàn thành điều này bằng cách xác định các quy trình khác nhau diễn ra và thực hiện các cải tiến 5S hoạt động bằng cách tìm kiếm đống lộn xộn và loại bỏ chúng Mặc dù một công ty dường như phải lựa chọn một trong hai phương pháp này, nhưng chúng thực sự có thể hoạt động rất hiệu quả với nhau Khi một công ty thực hiện đúng cả hai tiêu chuẩn này, họ có thể giải quyết tình trạng kém hiệu quả từ hai mục đích khác nhau nhưng bổ sung cho nhau Mục tiêu của cả hai hệ thống này là giúp loại bỏ lãng phí thời gian, năng lượng, thiết bị, hàng tồn kho và những thứ khác để cơ sở có thể hoạt động hiệu quả nhất có thể Loại bỏ lãng phí không chỉ giúp cải thiện lợi nhuận mà còn có thể làm cho nơi làm việc an toàn hơn.

* Sự khác nhau giữa Kaizen và 5S

+ Tập trung vào các quy trình: Hầu hết các cơ sở tiến hành một loạt các nhiệm vụ hoặc quy trình cụ thể một cách thường xuyên Đây có thể là bất cứ thứ gì, từ xây nhà đến sản xuất máy hút bụi Quy trình tổng thể được chia nhỏ thành các quy trình nhỏ hơn Ví dụ, khi xây nhà, một quy trình nhỏ có thể là đổ nền bê tông Tất nhiên, có nhiều cách mà đội xây dựng có thể đổ nền bê tông, nhưng chúng không mang lại hiệu quả

+ Tập trung vào cách thức tổ chức: Nếu bạn không có chiến lược cụ thể để khiến cơ sở được tổ chức hợp lý, nó có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn Quay trở lại ví dụ về việc xây dựng ngôi nhà, bạn có thể nhìn vào một không gian làm việc và thấy rằng mọi thứ không được sắp xếp theo đúng cách Nếu một đội cần đổ nền bê tông, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tất cả các vật tư bê tông được đặt càng gần khu vực làm việc

giống nhau Ví dụ, đào khu vực làm móng bằng xẻng gần như không hiệu quả bằng việc sử dụng máy ủi hoặc máy móc hạng nặng khác Mục tiêu của bất kỳ công ty nào cũng là xác định cách lý tưởng nhất để hoàn thành công việc với càng ít lãng phí càng tốt Đây là nơi Kaizen có thể ứng dụng cực kỳ hữu ích Kaizen giúp mọi người trong công ty học cách làm mọi thứ một cách tốt nhất, sau đó chuẩn hóa quy trình để mọi người đều tận dụng được lợi thế của quá trình cải tiến Mặt khác, 5S sẽ không được sử dụng để xác định cách thức hoạt động của một quá trình hoặc làm sao để quy trình được cải thiện hơn.

càng tốt Điều này sẽ cho phép mọi người lấy và sử dụng mà không mất thời gian đi bộ đến nhà kho hoặc khu vực khác Ngoài ra, việc giữ cho các dụng cụ dùng để đánh kem nền luôn sạch sẽ là điều rất quan trọng Nếu bạn không làm sạch chúng trực tiếp sau khi sử dụng, bê tông có thể đông cứng lại, gây khó khăn (hoặc thậm chí là không thể) làm cho chúng hữu dụng trở lại Tất cả những điều này đều được đề cập trong phương pháp 5S, nhưng không nằm trong hệ thống Kaizen Bất cứ lúc nào bạn đang

Quan điểm “Chất lượng là thứ cho không”, hàm ý rằng:

Năm 1979, PHILIP B CROSBY đã cho xuất bản cuốn sách “Quality is free” được dịch là “ Chất lượng là cái cho không” Trong tác phẩm này, PHILIP B CROSBY nhấn mạnh đến chi phí do chất lượng kém gây ra (SCP) hay chính là cái giá phải trả cho sự không phù hợp Theo triết lý của CROSBY, chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu và thước đo của chất lượng chính là cái giá của sự không phù hợp Theo ông, để không có tổn thất do sự không phù hợp với yêu cầu gây ra thì công tác quản lý chất lượng của các doanh nghiệp cần chú trọng đến phòng ngừa là chính và thực hiện nguyên tắc không lỗi ( zero defect) Còn đối với nước ta, trong nền kinh tế thị trường, hầu hết các mặt hàng đều ở trạng thái cung lớn hơn cầu, dẫn đến các doanh nghiệp phải cạnh tranh với nhau bằng việc phải thỏa

mãn ngày càng tốt những nhu cầu của người mua Do đó các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng ngày càng cao những nhu cầu mà khách hàng mong đợi Để làm được điều này, doanh nghiệp phải thực hiện tốt cả 3 mặt về: lợi ích đối với doanh nghiệp, lợi ích đối với người tiêu dùng và lợi ích xã hội.

* Về lợi ích đối với doanh nghiệp:

Hội nhập nói chung và hội nhập kinh tế nói riêng là một xu hướng khách quan trong quá trình phát triển Để có thể tồn tại và phát triển, các Doanh nghiệp phải biết nắm bắt, tận dụng triệt để các cơ hội, các lợi thế đồng thời có những thay đổi, điều chỉnh nhằm hạn chế tối đa những rủi ro, bất lợi mà quá trình hội nhập kinh tế đem lại; vì vậy doanh nghiệp phải thực hiện được các vấn đề sau:

- Đầu tiên, các doanh nghiệp phải nhận thức được các hạn chế, yếu kém đang tồn tại trong doanh nghiệp mình như là quy mô nhỏ, thiếu vốn; công nghệ sản xuất kinh doanh lạc hậu; khả năng quản trị doanh nghiệp còn yếu kém mà có kế hoạch khắc phục các yếu kém đó Phải xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh lâu dài có tính đến tác động của môi trường quốc tế; xác định vị trí của mình ở đâu trong chuỗi giá trị, trong mạng sản xuất toàn cầu và khu vực; cải tiến quy trình sản xuất bằng việc nhập khẩu công nghệ tiên tiến để tăng chất lượng sản phẩm, đổi mới công nghệ sản xuất, công nghệ quản lý, nhanh chóng tiếp cận những phương pháp quản lý tiên tiến, áp dụng các tiêu chuẩn quản lý quốc tế được coi là biện pháp rất quan trọng góp phần tiết kiệm các loại chi phí có tỷ trọng lớn làm cơ sở hạ giá thành để giảm giá bán sản phẩm nâng cao cạnh tranh về giá; áp dụng các tiêu chuẩn ISO, hoàn thiện phương thức kinh doanh; tạo ra bản sắc riêng có, những nét độc đáo riêng có của doanh nghiệp mình thông qua đó mà thu hút khách hàng, phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu Có như vậy, doanh nghiệp mới đáp ứng được nhu cầu thỏa mãn của khách hàng khi tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp trong khi mức giá có thể vẫn như cũ và khi đó sản lượng tiêu thụ sẽ được tăng lên đáng kể Như vậy, khi chất lượng sản phẩm được tăng lên khi doanh nghiệp thực hiện các chiến lược trên thì sẽ làm tăng mức độ thỏa mãn của khách hàng, ngược lại khách hàng lại không phải trả thêm tiền cho khoản tăng thêm chất lượng đó của sản phẩm.

- Năng suất-chất lượng là hai phạm trù, hai khái niệm có mối quan hệ tương hỗ với nhau, năng suất tác động đến chất lượng: Bởi năng suất được hiểu là thái độ nhằm tìm kiếm để cải tiến những gì đang tồn tại, nên khi năng suất nâng cao sẽ đáp ứng một cách tốt nhất những nhu cầu của khách hàng về số lượng, chủng loại, giá cả của sản phẩm Từ đó có

khả năng ảnh hưởng đến chất lượng, có thể làm cho chất lượng được nâng cao Ngược lại, chất lượng cũng tác động đến năng suất: Năng suất thường đồng nghĩa với hiệu suất, theo quan niệm hiện nay, năng suất bằng tỉ lệ giữa đầu ra và đầu vào Vì thế khi chất lượng cao sẽ giảm số sản phẩm sai hỏng => đầu ra tăng lên với cùng một khối lượng đầu vào => Hiệu suất tăng lên Ngoài ra chất lượng cao còn làm tăng độ bền sản phẩm, kéo dài tuổi thọ Đối với những sản phẩm là các công cụ, phương tiện sản xuất hay tiêu dùng có sử dụng nguyên liệu, năng lượng trong quá trình tiêu dùng, thì chi phí trong vận hành khai thác sản phẩm là một thuộc tính chất lượng rất quan trọng Sản phẩm càng hoàn thiện, chất lượng càng cao thì mức độ tiêu thụ nguyên liệu, năng lượng trong sử dụng càng ít => góp phần nâng cao chất lượng lao động.

Như vậy nếu sản phẩm có chất lượng thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn; tiết kiệm được chi phí, thời gian cho việc làm lại, sửa chữa, hay khắc phục sai hỏng; chi phí bảo hành hay những chi phí thu hồi lại sản phẩm không phù hợp, giải quyết khiếu nại của khách hàng …

Năng suất và chất lượng là hai khái niệm đồng hướng, chúng có mối quan hệ biện chứng, bổ xung và tăng cường lẫn nhau.

Giờ đây, năng suất không còn là sản xuất nhiều hơn khi sử dụng những nguồn lực như nhau hay sản xuất cùng sản phẩm nhưng sử dụng ít nguồn lực hơn mà điều thiết yếu là sản xuất ra đúng sản phẩm với giá cả cạnh tranh để luôn luôn đảm bảo sự thỏa mãn khách hàng ở mức cao nhất Về chất lượng, không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm, ở kiểm tra chất lượng, chất lượng hiện nay được hiểu ở quy mô rộng hơn là chất lượng quá trình, chất lượng toàn diện Vì vậy để nâng cao sức cạnh tranh thì gia tăng và cải tiến năng suất-chất lượng là một yếu tố tiên quyết.

- Chất lượng sản phẩm hàng hoá của một doanh nghiệp phải được định hướng bởi khách hàng, doanh nghiệp phải sản xuất, bán cái mà khách hàng cần chứ không phải cái mà doanh nghiệp có.

* Về lợi ích đối với người tiêu dùng:

- Thông thường, người ta rất dễ chấp nhận ý tưởng cho rằng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm là phải tập trung cải tiến và nâng cao đặc tính kỹ thuật, sự hoàn thiện của sản phẩm Quan niệm này sẽ dẫn đến xu hướng đồng hóa việc đầu tư vào đổi mới dây chuyền sản xuất, công nghệ sản xuất là nâng cao chất lượng sản phẩm Trong nhiều trường hợp, quan niệm này tỏ ra đúng đắn, nhất là khi sản phẩm đang được sản xuất ra

với công nghệ quá lạc hậu Tuy nhiên, chất lượng đã vượt ra khỏi phạm vi của sản phẩm Doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng và nhờ những sản phẩm tốt mà được khách hàng tín nhiệm Song muốn thật sự được người tiêu dùng tín nhiệm, thì cùng với sản phẩm tốt, doanh nghiệp còn phải thực hiện một loạt dịch vụ cần thiết khác như: bảo hành, hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ và các dịch vụ phụ trợ khác - Chất lượng phải xuất phát từ thực tiễn, phải mang lại kết quả nhanh và phải nhận biết được các lợi ích thiết thực Khi doanh nghiệp có được yếu tố chất lượng cao thì thị phần tiêu dùng sản phẩm sẽ cao lên Vì chất lượng không chỉ là một đặc tính đơn lẻ mà toàn bộ tất cả các đặc tính quyết định mức độ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cho nên người tiêu dùng luôn chọn mua những sản phẩm và dịch vụ mang lại giá trị cảm nhận cao nhất Điều này có nghĩa là họ luôn suy xét giữa những lợi ích nhận được và chi phí mà họ phải trả cho từng sản phẩm Họ không hoàn toàn chọn sản phẩm, thương hiệu có giá cả thấp nhất khi những lợi ích nó mang lại thì không nhiều Ngược lại, họ vui lòng chấp nhận một giá cao để được sử dụng những sản phẩm uy tín nhiều thuộc tính với những khả năng có thể làm thỏa mãn nhu cầu của họ Giá trị người tiêu dùng nhận được chính là sự chênh lệch giữa tổng giá trị nhận được và tổng chi phí phải trả Tổng giá trị nhận được là những lợi ích mà người tiêu dùng mong đợi ở một sản phẩm hay dịch vụ Tổng chi phí là tất cả những chi phí mà người tiêu dùng phải trả trong việc so sánh, mua và sử dụng sản phẩm dịch vụ.

Như vậy, khi khách hàng đánh giá tốt về chất lượng sản phẩm, thì mối quan hệ giữa khách hàng và sản phẩm thương hiệu đó trở nên gắn bó hơn Nếu khách hàng đánh giá chất lượng sản phẩm của một thương hiệu của công ty tốt thì họ sẽ có xu hướng đề cao công ty đó, và quan trọng hơn là họ biểu lộ sự ưa thích của mình đối với công ty đó hơn những công ty có thương hiệu khác Vì vậy, họ sẽ mua lại, mua nhiều hơn, và có thể chấp nhận giá cao mà không chuyển sang các công ty có sản phẩm thương hiệu khác Và như thế, khách hàng sẽ tiêu tốn ít thời gian và công sức của họ cho việc phải lựa chọn sản phẩm có chất lượng nhất là trong thời đại ngày nay điều này khách hàng phải được chú ý nhiều vì tâm trí, thời gian và công sức của họ không còn dư giả cho phép họ tham gia quá nhiều về vấn đề đánh giá cho từng chất lượng sản phẩm thương hiệu Như vậy, trong chiến lược dài hạn điều này sẽ đem lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp so với chi phí phải bỏ ra để thực hiện chiến lược cải tiến chất lượng sản phẩm đó; hay nói cách khác, chất lượng được xem là một trong những yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty để thu hút khách hàng và gia tăng thị phần.