Phân Tích Thực Trạng Công Tác Quản Lý Sự Thay Đổi Và Đềxuất Một Số Giải Pháp Quản Lý Sự Thay Đổi Đối Với Quản Lý Nhân Sự Trong Khu Vực Hành Chính Công Trong Tình Hình Hiện Nay.pdf

Một số giải pháp giải quyết vấn đề của công tác quản lý sự thay đổi và công tác quản trị nhân sự trong khu vực hành chính công hiện nay 26 2.3.1 Một vài giải pháp giải quyết vấn đề trong

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ

CHỨC PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI ĐỐI VỚI QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TRONG KHU VỰC HÀNH CHÍNH CÔNG TRONG TÌNH HÌNH HIỆN NAY

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản Lý Sự Thay Đổi Trong Tổ Chức

Mã phách:

Hà Nội – 2021

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG

1.1 Những khái niệm về Quản lý sự thay đổi trong tổ chức 6

1.1.3 Nguyên nhân dẫn tới sự thay đổi trong tổ chức 71.1.4 Nội dung cốt lõi của quản lý sự thay đổi trong tổ chức 10

1.2 Nhận biết các nguồn thay đổi và quản lý sự thay đổi trong tổ chức 11

1.2.3 Nguyên tắc quản lý thay đổi trong tổ chức 13

1.3 Nhân tố điều kiện tạo nên sự thay đổi trong tổ chức 13

1.4.1 Các mô hình quản lý sự thay đổi trong tổ chức 15

1.4.1.4 Mô hình Hellriegel, D & Slocum, J.W 16

1.5 Sự phản kháng diễn ra như thế nào và cách thức khắc phục sự phản

QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG KHU VỰC HÀNH CHÍNH CÔNG HIỆN NAY 21

2.2 Thực trạng công tác Quản lý Sự thay đổi trong công tác Quản lý Nhân sự

2.3 Một số giải pháp giải quyết vấn đề của công tác quản lý sự thay đổi và công tác quản trị nhân sự trong khu vực hành chính công hiện nay 26

2.3.1 Một vài giải pháp giải quyết vấn đề trong công tác quản lý sự thay đổi

2.3.1.4 Các kỹ năng cần thiết để quản lý sự thay đổi trong tổ chức của khu

2.3.2 Giải pháp giải quyết công tác quản trị nhân sự trong khu vực hành chính

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài tiểu luận

Thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của sự pháttriển đối với các tổ chức ngày nay Để Tổ chức cụ thể có thể tạo và giữ vị trí trongthị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phảinhanh chóng thích ứng với sự thay đổi IBM đã lênh đênh trôi dạt và chìm dầntrước khi được cứu nguy và đổi mới lại bởi một phong cách lãnh đạo hoàn toàn mớicùng với một đội ngũ nòng cốt các nhân viên đầy nghị lực và quyết đoán.Microsoft đã tự biến đổi mình từ một công ty phần mềm thành một công tytích hợp các giải pháp máy tính –Internet Ở Việt Nam, vào những năm2003-2004, khi ngành dệt may gặp một số khó khăn nhất định khiến hoạt độngkinh doanh bị thua lỗ, Công ty Cổ Phần dệt may Sài Gòn (vốn là một công tythuộc tập đoàn Dệt may Việt Nam –Vinatex) đã mạnh dạn chuyển đổi ngành nghềkinh doanh của dệt may sang lĩnh vực giáo dục và đào tạo (hiện nay là trường CaoĐẳng Nguyễn Tất Thành)để đạt được những thành công như ngày hôm nay Nhữngcông ty trên chỉ là một vài ví dụ điển hình của câu chuyện dài về việc thay đổi

và chuyển tiếp Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ như một nhà sách tại địaphương, một tiệm bánh cũng đang thay đổi cách thức hoạt động của họ Những

tổ chức nào không thay đổi sẽ bị đình trệ hay thất bại Mặc dù không thể báotrước được thời điểm, sự việc và địa điểm thay đổi sóng gió các tổ chức nên dựtính trước đồng thời lập kế hoạch cho những sự thay đổi Việc này sẽ giúp công tynhìn nhận những cuộc chuyển tiếp không phải là mối đe dọa mà chính là cơ hội đểphát triển.Thay đổi hầu như luôn gây trở ngại và thiệt hại Vì vậy, nhiều công ty cốgắng tránh thay đổi nếu có thể Tuy nhiên, thay đổi lại là một phần của đời sống tổchức và cần thiết cho sự phát triển Những công ty làm tốt việc này sẽ“sống sót” vàphát triển mạnh mẽ “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hoặc thôngminh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi”–Charles Darwin

Xuất phát từ thực thế như vậy, việc chọn đề tài “ Cơ sở lý luận về quản lý thayđổi trong tổ chức” là cấp thiết để có thể chuẩn bị hành trang cũng như có những gócnhìn đặc biệt, sâu và khác quan hơn về khía cạnh quản lý thay đổi trong tổ chức

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của tiểu luận dựa trên cơ sở nghiên cứu vấn đề lý luận cơbản về quản lý sự thay đổi trong tổ chức và phân tích thực trạng thay đổi của cơquan hành chính quận Hoàn Kiếm nhằm tìm hiểu và lý luận và đề xuất một số giảipháp nhằm đối phó với sự thay đổi của quản lý nhân sự trong khu vực hành chínhcông quận Hoàn Kiếm

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Tiểu luận là cơ sở lý thuyết về quản lý sự thay đổitrong tổ chức, phân tích và đề xuất giải pháp trong việc quản lý nhân sự trong khuvực quận Hoàn kiếm

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng dựa trên các cơ sở lýluận, các văn bản pháp luật, các công trình nghiên cứu luận văn, bàiviết, tài liệu liên quan đến quản lý sự thay đổi trong tổ chức

- Phương pháp phân tích thống kê mô tả: Chủ yếu là thống kê mô tả, sosánh thông qua các số liệu m chỉ tiêu đánh giá chính sách, các bảngbiểu

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Được sử dụng để tổng hợp và phântích các số liệu về nguồn nhân lực tại Ủy ban nhân dân quận HoànKiếm

5 Bố cục nghiên cứu

Bố cục nghiên cứu của tiểu luận bao gồm hai phần chính :

Chương I : Cơ sở lý thuyết về quản lý sự thay đổi trong tổ chức

Chương II: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực tại cơ quan hành chính quậnHoàn Kiếm sau khi áp dụng chính sách phát triển nguồn nhân lực

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

TRONG TỔ CHỨC

1.1 Những khái niệm về Quản lý sự thay đổi trong tổ chức

1.1.1 Khái niệm về Quản lý và thay đổi

1.1.1.1 Khái niệm về thay đổi

Thay đổi là thay cái này bằng cái khác, hay là sự đổi khác, trở nên khác trướchay đơn giản thay đổi là “làm cho khác đi hay trở nên khác đi” Trong thuyết tiếnhóa, Charles Darwin cho rằng: “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hoặcthông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi” Điều này lý giải tạisao ngày nay con người có thể làm được những điều kỳ diệu Do bản chất tựnhiên của cuộc sống, con người đã luôn sống với sự thay đổi: trong cuộc đời

ai cũng đi qua sự thay đổi của bản thân từ trẻ sơ sinh đến thanh niên, rồi trungniên và cuối cùng là tuổi già

Con đường sự nghiệp cũng đi từ nhân viên lên quản trị cấp thấp, quản lý trunggian và cuối cùng là lên cấp điều hành cao nhất, hội đồng quản trị Như vậy, ngay

cả khi con người chưa nhận biết mình cần phải thay đổi thì chúng ta đã thực hiện sựthay đổi một cách tự nhiên Trong xã hội hiện đại, với mỗi cá nhân, cơ hội cóđược từ sự thay đổi sẽ làm phong phú con đường sự nghiệp và cuộc sống của bảnthân.Trong nghiên cứu về Quản lý sự thay đổi vào năm 1998, 1999, Kenneth W.Johnsoncho rằng: “Cuộc sống vốn đầy rẫy những đe dọa, cơ hội, nhu cầu và sự thúc

ép Tất cả những điều này tạo ra áp lực”

Thật vậy, các tổ chức kinh tế, dù được thành lập và hoạt động trong bất kỳthời kỳ nào, xã hội nào thì đều luôn chịu những tác động của môi trườngquanh nó và chính trong nó Những tác động này thường xuyên gây nên những

áp lực cạnh tranh và là thách thức đối với sự phát triển của Công ty Công

ty trưởng thành và phát triển với sự thay đổi chủ yếu ở nhiều cấp về chính sách vàcách thức thực hiện Sự thay đổi ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ mộtcách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc

áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chứclại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu

1.1.1.2 Khái niệm quản lý

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một

tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiếtlập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tìnhnguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng cácnguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực Thuật ngữ "quảnlý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức

1.1.2 Khái niệm Quản lý sự thay đổi

Quản lý sự thay đổi là thuật ngữ được lựa chọn để chỉ tất cả các phương phápchuẩn bị và hỗ trợ các cá nhân, nhóm và các tổ chức trong việc tạo ra thay đổi trong

tổ chức, bao gồm các phương pháp tái định hướng hay định nghĩa lại việc sử dụngcác nguồn lực, quy trình kinh doanh, phân bổ ngân sách hay các chế độ vận hànhkhác để thay đổi công ty hoặc tổ chức Quản lý sự thay đổi tổ chức xem xét toàn bộ

tổ chức và những gì cần thay đổi, trong khi quản lý sự thay đổi sẽ chỉ được sử dụng

để chỉ ra cách mà con người và nhóm bị ảnh hưởng như thế nào trong quá trìnhchuyển đổi của tổ chức Nó liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ xã hội họcđến khoa học hành vi, công nghệ thông tin và các giải pháp kinh doanh

1.1.3 Nguyên nhân dẫn tới sự thay đổi trong tổ chức

Nguyên nhân gì khiến các công ty phải thay đổi? Toàn cầu hóa và sự đổi mớiliên tục của công nghệ dẫn đến một môi trường kinh doanh không ngừng phát triển.Các hiện tượng như phương tiện truyền thông xã hội và khả năng thích ứng di động

đã cách mạng hóa kinh doanh và ảnh hưởng của việc này là nhu cầu thay đổi ngàycàng tăng, và do đó cần có thay đổi quản lý Sự tăng trưởng về công nghệ cũng cóảnh hưởng thứ hai của việc tăng tính khả dụng và do đó trách nhiệm giải trình kiếnthức Thông tin dễ tiếp cận đã dẫn đến sự giám sát chưa từng thấy của các cổ đông

và giới truyền thông và áp lực lên quản lý

Với môi trường kinh doanh trải qua quá nhiều thay đổi, các tổ chức phải họccách để trở nên thoải mái hơn với sự thay đổi Do đó, khả năng quản lý và thích ứngvới thay đổi tổ chức là một yêu cầu cần thiết tại công sở ngày nay Tuy nhiên, thayđổi tổ chức lớn và nhanh chóng là rất khó khăn vì cấu trúc, văn hoá và thói quencủa các tổ chức thường phản ánh một "dấu ấn" của các thời kỳ quá khứ liên tục và

khó loại bỏ, có khả năng chống lại sự thay đổi căn bản ngay cả khi môi trường hiệntại của tổ chức thay đổi nhanh chóng.

Do sự phát triển của công nghệ, thay đổi tổ chức hiện đại phần lớn được thúcđẩy bởi những đổi mới bên ngoài chứ không phải là các yếu tố bên trong Khinhững sự phát triển này xảy ra, các tổ chức thích ứng nhanh nhất tạo ra lợi thế cạnhtranh cho chính họ, trong khi các công ty từ chối thay đổi sẽ tụt lại phía sau Hậuquả là lợi nhuận và thị phần sẽ mất đi nhanh chóng

Thay đổi tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các phòng ban và nhânviên Toàn bộ công ty phải học cách xử lý những thay đổi đối với tổ chức Hiệu quảcủa quản lý thay đổi có thể có tác động mạnh (tích cực hoặc tiêu cực) lên tinh thầnnhân viên Theo nghiên cứu của Robert Heller Năm 1998, có ba nguyên nhân khiếncác công ty phải thay đổi:

- Các nguyên nhân xã hội: những xu hướng chung trong xã hội, chính trị vànhân khẩu học đều có ảnh hưởng tới mọi người Trong những năm gầnđây, xu hướng này đã dẫn đến một sự phát triển vượt bậc trong thanhniên và thị trường tiêu thụ, một sự chuyển biến của xã hội cộng đồngsang một xã hội chú trọng vào cá nhân hơn và dân số trở nên già hơn Cáccông ty cũng bị ảnh hưởng

- Bởi các xu thế đó, nó ảnh hưởng đến nhu cầu người tiêu thụ(khách hàng) vàcác loại hình kinh tế khác.Đồng thời, những xu hướng chung trong xã hộicũng làm thay đổi những giá trị cuộc sống, công việc dẫn đến sự đa dạng

về phong cách sống, các hành vi đã gây ra áp lực thay đổi đối với cuộcsống Khát vọng nâng cao chất lượng cuộc sống, nâng cao giá trị gia đình

và phát triển các năng lực cá nhân, đòi hỏi có những thay đổi lớn trong quan

hệ giữa nhà quản trị và nhân viên.Khi những thay đổi chính trị xã hội xảy

ra, tổ chức phải thích ứng với những thay đổi đó Việc ban hành hệ thốngluật mới để xây dựng một môi trường pháp lý hoàn thiện hơn và một xã hộivăn minh tiến bộ hơn, đòi hỏi các công ty phải tuân thủ quy định của luậtpháp và có trách nhiệm lớn hơn đối với xã hội cộng đồng và môitrường Xã hội ngày nay chứng kiến xu hướng quốc tế hóa mạnh mẽ với sự

hỗ trợ của công nghệ thông tin Quá trình quốc tế hóa làm cho sự phụ

thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia tăng lên, cạnh tranh mở rộng trên phạm

vi toàn cầu Tất cả những thay đổi quốc tế ngày càng ảnh hưởng mạnh mẽlên các nước và tổ chức Các công ty đa quốc gia xâm nhập sâu rộng vào thịtrường của nhiều nước, một sản phẩm có thể được sản xuất, lắp ráp ở nhiềunước và tiêu thụ khắp nơi trên thế giới, chất xám dịch chuyển nhanhchóng và khủng hoảng tài chính tiền tệ ảnh hưởng nhanh chóng lên cácthị trường ở tất cả các châu lục

- Các nguyên nhân kinh tế: xu hướng thay đổi kinh tế khá chậm nhưng có mộtsức mạnh khó lay chuyển được Tuy nhiên, trong xu hướng tương đối ổnđịnh có, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh

có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những điều

gì hiện có Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổibất ngờ ở mọi cấp.Tình trạng hiện tại của nền kinh tế có thể ảnh hưởng trựctiếp đến khả năng thực hiện mục tiêu và kế hoạch đòi hỏi các nhà quảntrị cao cấp phải chọn các mục tiêu tăng trưởng khác nhau dẫn đến cónhững hoạt động khác nhau

- Các nguyên nhân về công nghệ: Những khám phá mới khoa học làm tốc độthay đổi công nghệ tăng rất nhanh hàng năm với những máy móc mới, nhữngquá trình chế tạo mới gây áp lực phải thay đổi công nghệ cũ, công việc

cũ Những tiến bộ nhanh chóng hiện nay trong công nghệ thông tin và máytính ảnh hưởng tới tất cả các ngành khác nhau.Cách mạng công nghệ thôngtin với tốc độ ngày càng gia tăng đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương phápquản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán Công nghệ thông tin cung cấp cho conngười những cách để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn và đạtđược các mục đích mới Các công ty cần công nghệ thông tin để cạnh tranhcho sự tồn tại và thành công

Cùng với sự phát triển về công nghệ, những kiến thức mới đang được sáng tạo

ra với tốc độ tăng lên nhanh chóng Việc bùng nổ những kiến thức mới đòi hỏicác nhà quản trị phải có phương pháp mới trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý, sửdụng các thông tin hữu ích và biến chứng thành những sản phẩm và dịch vụđáp ứng nhu cầu khách hàng với hiệu quả cao Điều đó đòi hỏi các tổ chức

có cách vận hành mới với cơ cấu mới và với đội ngũ nhân viên được đào tạomới.Sự bùng nổ những kiến thức và sự thay đổi nhanh chóng của các tiến bộkhoa học kỹ thuật làm cho nhiều sản phẩm bị lỗi thời nhanh chóng, hay chu kỳ củasản phẩm bị rút ngắn Nhu cầu con người và công nghệ thay đổi nhanh chóng đòihỏi các công ty phải rút ngắn thời gian sản xuất, phản ứng linh hoạt trongviệc sản xuất các mặt hàng đa dạng Sự đổi mới nhanh chóng các sản phẩm, dịch vụđòi hỏi tăng tốc đổi mới kỹ thuật công nghệ, tổ chức điều hành sản xuất vàcon người.

Ngoài các nguyên nhân trên, có một nguyên nhân cần phải kể đến, đó là áplực từ cạnh tranh “Sự Sẵn lòng thay đổi là một điểm mạnh, thậm chí ngay cả khi nólàm cho một bộ phận của tổ chức rơi vào tình trạng hỗn loạn trong một thời gian”(Jack Welch, GE).Trong nền kinh tế hiện nay, các đối thủ cạnh tranh luôn tìm cáchphát triển những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn với hy vọng thu nhiều lợi nhuận hơn,

vì vậy gây áp lực lên khả năng kiếm lời của công ty, buộc công ty phải đổimới Điều này tạo ra “điểm mạnh” để các công ty nâng cao năng lực cạnh tranh.Các nhà quản trị luôn phải biết mục tiêu, chiến lược của đối thủ, khi nào thì đối thủtung sản phẩm mới ra thị trường, thay đổi chính sách giá, hệ thống phân phối hoặchoàn thiện các dịch vụ khách hàng để có những phản ứng thích hợp

1.1.4 Nội dung cốt lõi của quản lý sự thay đổi trong tổ chức

Nội dung cốt lõi quản trị sự thay đổi bao gồm : Xác định nhu cầu của sự thay đổi; Lập kế hoạch sự thay đổi; Thực hiện sự thay đổi; Quản trị đối phó với “lực cản” khi thực hiện sự thay đổi; Giám sát, điều chỉnh và củng cố sự thay đổi.

Xác định nhu cầu của sự thay đổi: tìm hiểu và nhận thức, dự báo vấn đề cần

thay đổi là điểm bắt đầu của lập kế hoạch thay đổi Trong bất kỳ tổ chức nào quathời gian luôn có vấn đề cần thay đổi, vấn đề cần thay đổi có thể xuất hiện ở ngắnhay dài

Lập kế hoạch sự thay đổi: Để lập kế hoạch thay đổi, nhà quản trị phải phân

tích, dự báo các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi, trên cơ sở đó xác định mục tiêucủa sự thay đổi, thời gian và cách thức thực hiện thay đổi, phương thức đánh giá kếtquả thay đổi, điều chỉnh củng cố chúng

Thực hiện sự thay đổi: Nghĩa là tổ chức thực hiện kế hoạch thay đổi mà tổ

chức đã vạch ra bao gồm các hoạt động cần thực hiện sự thay đổi, quy mô của sựthay đổi, lãnh đạo sự thay đổi, tổ chức thực hiện sự thay đổi bao gồm : thay đổichiến lược-tầm nhìn-sứ mạng; thay đổi quy trình; thay đổi văn hóa; thay đổi nguồnnhân lực; thay đổi cơ cấu; thay đổi chi phí

Quản trị đối phó với “lực cản” khi thực hiện sự thay đổi : Một trong những

khía cạnh quan trọng nhất trong quản trị sự thay đổi bao gồm cả việc chấp nhậnthay đổi và ủng hộ nó, hiểu rõ tại sao các thành viên trong tổ chức lại có thể “khángcự” lại việc này và tìm biện pháp để vượt qua sự kháng cự đó

Giám sát, điều chỉnh và củng cố sự thay đổi: Giám sát, điều chỉnh, củng cố là

quá trình hình thành những nhận định, phán đoán về kết quả của công việc trên cơ

sở những thông tin thu được, đối chiếu với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra đểđiều chỉnh, củng cố sự thay đổi nhằm làm cho quản trị sự thay đổi luôn đạt kết quả

1.2 Nhận biết các nguồn thay đổi và quản lý sự thay đổi trong tổ chức 1.2.1.Thay đổi và phát triển

Phát triển tổ chức là một loạt các thay đổi có kế hoạch và hệ thống đối với một

tổ chức đang hoạt động, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giúp tổ chức phảnứng linh hoạt với những thay đổi của môi trường Phát triển tổ chức bao gồmnhững hoạt động tạo ra sự thay đổi hướng tới cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức hiện tại.Mục đích của sự phát triển tổ chức là tạo ra sự đổi mới tổ chức, giúp cho tổ chứctránh sự suy tàn, lỗi thời và xơ cứng.Chúng ta phải phát triển khả năng để nhìn thếgiới theo cách mới mẻ mỗi ngày Sự tồn tại của chúng ta đòi hỏi điều này Thế giớikinh doanh ngày nay đòi hỏi những người có thể thay đổi tình thế để hiện thực hóacác tầm nhìn, sứ mạng và những mục tiêu của tổ chức.Sự phát triển cũng là sự thayđổi: khi một công ty mở rộng, thay đổi là điều không tránh khỏi.Sự Điều chỉnh cóthể là một tiến trình từ từ, có thể là hàng loạt thay đổi triệt để, phần lớn là sự kếthợp của cả hai Một số thay đổi là tự nhiên và tương đối dễ dàng, việc thực hiện tựnhiên tốt hơn nếu được lặp lại nhiều lần Những thay đổi khác có thể khó hơnnhiều

Ví dụ, khi một một công ty nhỏ mở rộng, thường thì nó sẽ vượt quá khả năngquản lý của người quản lý hiện tại Chỉ có một số người có thể thành công khi

chuyển từ người chủ tư nhân sang một giám đốc chuyên nghiệp Sự Phát triển củacông ty đều có giới hạn riêng, không thể vượt qua được nếu không có một sự thayđổi đáng kể Thay đổi chính là: cơ hội để phát triển tổ chức, phát triển năng lực lãnhđạo, quản lý, phát triển các nhân viên trong tổ chức Ngược lại, quá trình thay đổi sẽgiúp cho tổ chức: nâng cao tính cạnh tranh, mở rộng quy mô hoạt động,nâng caonăng suất, chất lượng sản phẩm, môi trường văn hóa của tổ chức được cải thiện,đồng thời sự thay đổi cách quản lý, lãnh đạo phù hợp hơn là động lực để tổ chứchoạt động hiệu quả hơn…

- Thay đổi góp phần phát triển năng lực lãnh đạo, quản lý:

● Sau mỗi lần khởi xướng và thực hiện sự thay đổi, nhà quản lý có thêmkiến thức và kĩ năng quản lý, lãnh đạo

● Quản lý sự thay đổi thành công, người quản lý có thêm uy tín

● Quản lý sự thay đổi thất bại, buộc họ phải tiếp tục thay đổi, họ sẽ trưởngthành hơn, bản lĩnh hơn.Và có thêm nhiều bài học quản lý mới

- Quá trình thay đổi sẽ phát triển nhân viên:

● Nhân viên được tham gia vào quá trình thay đổi sẽ nhận ra những khả năngkhác nhau của mình

● Nhân viên có thêm nhiều cơ hội để khẳng định mình, phát triển năng lựclàm việc

● Thực hiện thay đổi thất bại nếu được tổ chức và người quản lý động viên,

họ đứng dậy và tiếp tục, giúp nhân viên trưởng thành hơn, bản lĩnh hơn

1.2.2 Nhận biết các nguồn thay đổi

Thay đổi có thể đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp dưới trong công ty,

từ sáng kiến của các nhân và từ bên ngoài

- Thay đổi từ bên trong: hầu hết các thay đổi xảy ra trong nội bộ công ty Phầnlớn những thay đổi này không đáng kể: ví dụ, yêu cầu một báo cáo mới hayđiều chỉnh một gói thầu Tuy nhiên, hầu hết những thay đổi lớn như là tái tổchức cơ cấu hoặc sáp nhập công ty từ xuất phát từ cấp cao nhất vàthường thì nhân viên không mong đợi những thay đổi này Các nhà quản lýcần phải đưa ra những thay đổi nhưng cũng phải là cầu nối giữa các cấp nhân

viên với nhau Phải đảm bảo rằng hệ thống làm việc của mình không ngăncản việc lắng nghe ý kiến của nhân viên.

- Phản ứng với đối thủ cạnh tranh: năng lực của nhà quản lý được thể hiện quaviệc phản ứng với những thay đổi bên ngoài Nếu một đối thủ sản xuất đưa

ra một sản phẩm mới hay hạ giá thành, một nhà quản lý thụ động thay vìthay đổi cách làm sẽ làm ngơ hay phủ nhận sự quan trọng của nó Một nhàquản lý năng nổ, mặt khác, sẽ nắm lấy cơ hội để kiểm tra lại thị trường hayquy trình sản xuất để cạnh tranh với đối thủ Hoặc hơn nữa, một người quản

lý năng động sáng tạo sẽ dự đoán về đối thủ cạnh tranh và hành động để cónhững thay đổi có khả năng giành thắng lợi

- Phản ứng với môi trường xung quanh: thị trường kinh doanh của mộtcông ty ảnh hưởng đến sự thay đổi của công ty đó Trong môi trường kinhdoanh nhanh nhạy, các nhà quản lý đã quen với việc đưa ra sự thay đổi và cơcấu lại nội bộ thường xuyên và nhạy bén với những hoạt động thửnghiệm Hình thức sở hữu công ty cũng ảnh hưởng đến thái độ đối với sựthay đổi: trong một công ty cổ phần, bạn có thể chịu áp lực thay đổi củahội đồng cổ đông (các nhà đầu tư) Còn trong một công ty tư nhân, bạn cóthể thực hiện những thay đổi mang tính rủi ro và thử nghiệm

1.2.3 Nguyên tắc quản lý thay đổi trong tổ chức

Nhà lãnh đạo là người khởi xướng và lôi kéo mọi người vào quá trình thay đổiphải tuân thủ nguyên tắc : Xây dựng được lòng tin ở mọi người; phải thay đổi bảnthân trước khi yêu cầu người khác thay đổi và phải tạo được sự tự chủ cho mọingười, thì họ mới có thể thực hiện được quá trình thay đổi

1.3 Nhân tố điều kiện tạo nên sự thay đổi trong tổ chức

Nhu cầu thay đổi có thể xảy ra như một kết quả của những áp lực từ bên trong

và bên ngoài tổ chức Thực tế, những nhu cầu thay đổi tấn công hiện trạng, sẽthường được gây ra bởi một hay nhiều những nhân tố; áp lực bên ngoài, hiệu suấtkém và bất mãn bên trong

1.3.1 Áp lực bên ngoài

Áp lực bên ngoài xảy ra như kết quả của những sự thay đổi đang tiếp tục trong khuvực hoạt động, nguyên nhân vì:

- Những thay đổi được tạo ra bởi các nhà cạnh tranh ví dụ như sản phẩmmới, bao bì mới, marketing tốt hơn hay giá cả thấp hơn,

- Những thay đổi đến từ các tình huống kinh tế hay chính trị Ví dụ như sựthay đổi của bộ luật, áp lực chính trị lên tổ chức khu vực công, lãi suất tăng

- Những thay đổi trong nhận thức thị trường, ví dụ như nhận thức của kháchhàng (những nhân tố về môi trường), hay thay đổi trong ý kiến công chúng

(cụ thể như chuyển sang sản phẩm hữu cơ)

- Sự thay đổi công nghệ giới thiệu phương thức hiệu quả hơn trong sản xuất

sản phẩm/dịch vụ (cụ thể như mua sắm qua internet), hay có thể thay đổi

cách thức hoàn thành điều gì đó (giao tiếp qua email)

- Cho phép chi phí tăng lên không kiểm soát

- Thất bại trong đạt được doanh số/thu nhập hay mục tiêu đầu ra

- Tăng lên những phàn nàn của khách hàng

Đối với khu vực công của nước Anh, các tổ chức đang được yêu cầu thực hiện

“đánh giá điểm” so sánh tiêu chuẩn của chính mình với các tổ chức khác làmviệc trong cùng một lĩnh vực Tuy nhiên, có rất ít các nhân tố dựa trên thống kê cóthể làm tăng mối quan tâm tới hiệu suất kém Ví dụ như cách các vấn đề về cộngđồng và môi trường được giải quyết Việc đánh giá những nhân tố này có thể đượctạo ra bằng “đánh giá điểm” với những tổ chức khác, tuy nhiên những tổ chức này

có thể không ở trong cùng một khu vực hoạt động và việc đánh giá thường trở nênchủ quan hơn là khách quan theo thống kê.Hiệu suất kém thường là vấn đề bêntrong và có thể được so sánh với những công ty khác, nhưng nó thường nằm dướitầm kiểm soát của tổ chức

1.3.3 Bất mãn bên trong

Sự bất mãn là nhân tố dẫn dắt tập trung vào bên trong Đó là những thứ chúng

ta cảm thấy ở bên trong, về cách mà chúng ta đang thực hiện mọi điều trong tổ

chức.Tuy nhiên, đó là nơi sự tập trung dừng lại, bởi vì bất mãn có thể tồn tại cùngvới vấn đề độc lập hiện tại trong tổ chức hay với sự phát triển của một vài vấn đềnhỏ quá thời gian Nó hướng đến con người, nguồn lực hay quá trình, và bất mãnbản thân nó có thể xuất phát từ bất kỳ hay nhiều nhà hữu quan trong tổ chức.

- Những cá nhân cụ thể, hay nhóm nhân viên

Sự bất mãn được tạo ra bên trong bởi một trong các bên hữu quan, về nhữngvấn đề bên trong Nó có thể bao hàm con người, nguồn lực hay quy trình Nó cũng

có thể tồn tại và lây lan toàn bộ tổ chức, đạt được đá cho tới khi quá trễ để tránh sựthay đổi phá hủy tiềm tàng và nhanh chóng

1.4 Các mô hình thay đổi, phương pháp và quá trình thực hiện sự thay đổi trong tổ chức

1.4.1 Các mô hình quản lý sự thay đổi trong tổ chức

1.4.1.1 Mô hình của Robbin SP

Đây là một mô hình khép kín, khởi nguyên được ứng dụng trong lĩnh vựccông nghiệp Giá trị cốt lõi là 3 yếu tố cần thay đổi : cơ cấu; công nghệ và các quytrình của tổ chức Theo mô hình này, nhu cầu cần thay đổi vừa có tính tất yếu vừa

có tính liên tục; Để tiến trình quản trị sự thay đổi thành công thì cần tiến hành theocác bước như: “thả nổi hiện trạng, xê dịch đến tình trạng mới và siết chặt tình hình

để sự thay đổi được ổn định”

1.4.1.2 Mô hình của Whiteley A

Theo Whiteley A, mô hình này có 4 giá trị cốt lõi bao gồm :

Tầm nhìn=>Nhiệm vụ=>Chiến lược=>Chính sách

Tầm nhìn : Thể hiện một hệ thống giá trị ổn định, hướng về tương lai.

Nhiệm vụ : Xác định mô hình hoạt động của tổ chức trong tương lai.

Chiến lược : Lựa chọn giải pháp, ưu tiên và phân bổ các nguồn lực.

Chính sách : Diễn giải chiến lược đã xác định thành các quy trình và mệnh

lệnh thực hiện

1.4.1.3 Mô hình của Robbin SP & Coulter

Theo mô hình này, con người là yếu tố quan trọng trong tiến trình thay

đổi, “Tổ chức không thay đổi – con người thay đổi” và “Tổ chức chẳng là gì

cả ngoài các hợp đồng xã hội và các mối quan hệ giữa mọi người” Theo đó, thayđổi diễn ra ở 3 khía cạnh khác nhau của tổ chức, đó là : “cơ cấu tổ chức, khoa học

công nghệ và thay đổi về nhân sự” Cơ cấu tổ chức : chuyên môn hóa công việc,

phân chia phòng ban, cơ cấu điều hành, báo cáo, ban hành mệnh lệnh, bố trí lại

công việc hoặc thiết kế lại cơ cấu tổ chức Khoa học công nghệ : các quy trình, phương pháp và trang thiết bị phục vụ công việc Thay đổi về Nhân sự : Thái độ, sự

mong đợi, quan niệm và hành vi ứng xử

1.4.1.4 Mô hình Hellriegel, D & Slocum, J.W

Theo Mô hình này, quản trị sự thay đổi hiệu quả được đặt bởi 5 yếu tố :

“Khuyến khích thay đổi; Xây dựng tầm nhìn; Xây dựng chính sách hỗ trợ;Quản lý tiến trình và Duy trì tiến trình thay đổi”, 5 yếu tố này cùng tác động, xemnhư là những biến độc lập của quá trình quản trị sự thay đổi, nhưng tuyệt đối khôngđược bỏ qua yếu tố nào nếu muốn đạt được sự thay đổi đồng bộ, thống nhất và hiệuquả Trong cả 5 yếu tố của tiến trình quản trị sự thay đổi đều có sự tham gia hoạtđộng của con người bao gồm : nguyện vọng và quyết tâm thay đổi, sự cam kết đốivới tiến trình thay đổi, hay để đạt được sự thay đổi như mong muốn và duy trì thànhquả đó Ngoài ra, nhất thiết phải tiến hành phân tích tổ chức trước khi thực hiện bất

cứ một thay đổi nào, bởi vì “việc phân tích chuẩn đoán tìm ra những sai sót tronghoạt động của tổ chức là điểm khởi đầu thiết yếu cho tiến trình thay đổi được hoạchđịnh của tổ chức”

1.4.2 Phương pháp thay đổi

Có hai phương pháp thay đổi là thay đổi từng bước và thay đổi đột phá Việc

sử dụng phương pháp nào trong hai phương pháp trên còn phụ thuộc vào phản ứngcủa đối thủ cạnh tranh, kỹ năng và trình độ của người tham gia thay đổi và những

áp lực từ bộ phận khác liên quan