Phân Tích Thực Trạng Công Tác Quản Lý Sự Thay Đổi Và Đềxuất Một Số Giải Pháp Quản Lý Sự Thay Đổi Đối Với Quản Lý Nhân Sự Trong Khu Vực Hành Chính Công Trong Tình Hình Hiện Nay.pdf

lOMoARcPSD|38784156 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI ĐỐI VỚI QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG KHU VỰC HÀNH CHÍNH CÔNG TRONG TÌNH HÌNH HIỆN NAY BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản Lý Sự Thay Đổi Trong Tổ Chức Mã phách: Hà Nội – 2021 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 MỤC LỤC MỤC LỤC 2 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 6 1.1 Những khái niệm về Quản lý sự thay đổi trong tổ chức 6 1.1.1 Khái niệm về Quản lý và thay đổi 6 1.1.1.1 Khái niệm về thay đổi 6 1.1.1.2 Khái niệm quản lý 7 1.1.2 Khái niệm Quản lý sự thay đổi 7 1.1.3 Nguyên nhân dẫn tới sự thay đổi trong tổ chức 7 1.1.4 Nội dung cốt lõi của quản lý sự thay đổi trong tổ chức 10 1.2 Nhận biết các nguồn thay đổi và quản lý sự thay đổi trong tổ chức 11 1.2.1.Thay đổi và phát triển 11 1.2.2 Nhận biết các nguồn thay đổi 12 1.2.3 Nguyên tắc quản lý thay đổi trong tổ chức 13 1.3 Nhân tố điều kiện tạo nên sự thay đổi trong tổ chức 13 1.3.1 Áp lực bên ngoài 13 1.3.2 Hiệu suất kém 14 1.3.3 Bất mãn bên trong 14 1.4 Các mô hình thay đổi, phương pháp và quá trình thực hiện sự thay đổi trong tổ chức 15 1.4.1 Các mô hình quản lý sự thay đổi trong tổ chức 15 1.4.1.1 Mô hình của Robbin SP 15 1.4.1.2 Mô hình của Whiteley A 15 1.4.1.3 Mô hình của Robbin SP & Coulter 16 1.4.1.4 Mô hình Hellriegel, D & Slocum, J.W 16 1.4.2 Phương pháp thay đổi 16 1.4.3 Quá trình thực hiện sự thay đổi 17 1.5 Sự phản kháng diễn ra như thế nào và cách thức khắc phục sự phản kháng 18 1.5.1 Các giai đoạn xảy ra phản kháng 18 1.5.2 Cách thức khắc phục sự phản kháng 18 TIỂU KẾT CHƯƠNG I 21 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI ĐỐI VỚI 2 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG KHU VỰC HÀNH CHÍNH CÔNG HIỆN NAY 21 2.1 Những khái niệm liên quan 21 2.1.1 Khái niệm Hành Chính công 21 2.1.2 Khái niệm Quản lý nhân sự 22 2.2 Thực trạng công tác Quản lý Sự thay đổi trong công tác Quản lý Nhân sự khu vực hành chính công hiện nay 23 2.3 Một số giải pháp giải quyết vấn đề của công tác quản lý sự thay đổi và công tác quản trị nhân sự trong khu vực hành chính công hiện nay 26 2.3.1 Một vài giải pháp giải quyết vấn đề trong công tác quản lý sự thay đổi trong khu vực hành chính công hiện nay 26 2.3.1.1 Thay đổi cơ cấu tổ chức 26 2.3.1.2 Thay đổi công nghệ 27 2.3.1.3 Thay đổi con người 27 2.3.1.4 Các kỹ năng cần thiết để quản lý sự thay đổi trong tổ chức của khu vực hành chính công hiện nay 27 2.3.2 Giải pháp giải quyết công tác quản trị nhân sự trong khu vực hành chính công hiện nay 28 TIỂU KẾT CHƯƠNG II 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 3 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài tiểu luận Thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của sự phát triển đối với các tổ chức ngày nay Để Tổ chức cụ thể có thể tạo và giữ vị trí trong thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi IBM đã lênh đênh trôi dạt và chìm dần trước khi được cứu nguy và đổi mới lại bởi một phong cách lãnh đạo hoàn toàn mới cùng với một đội ngũ nòng cốt các nhân viên đầy nghị lực và quyết đoán Microsoft đã tự biến đổi mình từ một công ty phần mềm thành một công ty tích hợp các giải pháp máy tính –Internet Ở Việt Nam, vào những năm 2003-2004, khi ngành dệt may gặp một số khó khăn nhất định khiến hoạt động kinh doanh bị thua lỗ, Công ty Cổ Phần dệt may Sài Gòn (vốn là một công ty thuộc tập đoàn Dệt may Việt Nam –Vinatex) đã mạnh dạn chuyển đổi ngành nghề kinh doanh của dệt may sang lĩnh vực giáo dục và đào tạo (hiện nay là trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành)để đạt được những thành công như ngày hôm nay Những công ty trên chỉ là một vài ví dụ điển hình của câu chuyện dài về việc thay đổi và chuyển tiếp Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ như một nhà sách tại địa phương, một tiệm bánh cũng đang thay đổi cách thức hoạt động của họ Những tổ chức nào không thay đổi sẽ bị đình trệ hay thất bại Mặc dù không thể báo trước được thời điểm, sự việc và địa điểm thay đổi sóng gió các tổ chức nên dự tính trước đồng thời lập kế hoạch cho những sự thay đổi Việc này sẽ giúp công ty nhìn nhận những cuộc chuyển tiếp không phải là mối đe dọa mà chính là cơ hội để phát triển.Thay đổi hầu như luôn gây trở ngại và thiệt hại Vì vậy, nhiều công ty cố gắng tránh thay đổi nếu có thể Tuy nhiên, thay đổi lại là một phần của đời sống tổ chức và cần thiết cho sự phát triển Những công ty làm tốt việc này sẽ“sống sót” và phát triển mạnh mẽ “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hoặc thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi”–Charles Darwin Xuất phát từ thực thế như vậy, việc chọn đề tài “ Cơ sở lý luận về quản lý thay đổi trong tổ chức” là cấp thiết để có thể chuẩn bị hành trang cũng như có những góc nhìn đặc biệt, sâu và khác quan hơn về khía cạnh quản lý thay đổi trong tổ chức 2 Mục tiêu nghiên cứu 4 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Mục tiêu nghiên cứu của tiểu luận dựa trên cơ sở nghiên cứu vấn đề lý luận cơ bản về quản lý sự thay đổi trong tổ chức và phân tích thực trạng thay đổi của cơ quan hành chính quận Hoàn Kiếm nhằm tìm hiểu và lý luận và đề xuất một số giải pháp nhằm đối phó với sự thay đổi của quản lý nhân sự trong khu vực hành chính công quận Hoàn Kiếm 3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Tiểu luận là cơ sở lý thuyết về quản lý sự thay đổi trong tổ chức, phân tích và đề xuất giải pháp trong việc quản lý nhân sự trong khu vực quận Hoàn kiếm 4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng dựa trên các cơ sở lý luận, các văn bản pháp luật, các công trình nghiên cứu luận văn, bài viết, tài liệu liên quan đến quản lý sự thay đổi trong tổ chức - Phương pháp phân tích thống kê mô tả: Chủ yếu là thống kê mô tả, so sánh thông qua các số liệu m chỉ tiêu đánh giá chính sách, các bảng biểu - Phương pháp phân tích tổng hợp: Được sử dụng để tổng hợp và phân tích các số liệu về nguồn nhân lực tại Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm 5 Bố cục nghiên cứu Bố cục nghiên cứu của tiểu luận bao gồm hai phần chính : Chương I : Cơ sở lý thuyết về quản lý sự thay đổi trong tổ chức Chương II: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực tại cơ quan hành chính quận Hoàn Kiếm sau khi áp dụng chính sách phát triển nguồn nhân lực 5 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 1.1 Những khái niệm về Quản lý sự thay đổi trong tổ chức 1.1.1 Khái niệm về Quản lý và thay đổi 1.1.1.1 Khái niệm về thay đổi Thay đổi là thay cái này bằng cái khác, hay là sự đổi khác, trở nên khác trước hay đơn giản thay đổi là “làm cho khác đi hay trở nên khác đi” Trong thuyết tiến hóa, Charles Darwin cho rằng: “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hoặc thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi” Điều này lý giải tại sao ngày nay con người có thể làm được những điều kỳ diệu Do bản chất tự nhiên của cuộc sống, con người đã luôn sống với sự thay đổi: trong cuộc đời ai cũng đi qua sự thay đổi của bản thân từ trẻ sơ sinh đến thanh niên, rồi trung niên và cuối cùng là tuổi già Con đường sự nghiệp cũng đi từ nhân viên lên quản trị cấp thấp, quản lý trung gian và cuối cùng là lên cấp điều hành cao nhất, hội đồng quản trị Như vậy, ngay cả khi con người chưa nhận biết mình cần phải thay đổi thì chúng ta đã thực hiện sự thay đổi một cách tự nhiên Trong xã hội hiện đại, với mỗi cá nhân, cơ hội có được từ sự thay đổi sẽ làm phong phú con đường sự nghiệp và cuộc sống của bản thân.Trong nghiên cứu về Quản lý sự thay đổi vào năm 1998, 1999, Kenneth W Johnsoncho rằng: “Cuộc sống vốn đầy rẫy những đe dọa, cơ hội, nhu cầu và sự thúc ép Tất cả những điều này tạo ra áp lực” Thật vậy, các tổ chức kinh tế, dù được thành lập và hoạt động trong bất kỳ thời kỳ nào, xã hội nào thì đều luôn chịu những tác động của môi trường quanh nó và chính trong nó Những tác động này thường xuyên gây nên những áp lực cạnh tranh và là thách thức đối với sự phát triển của Công ty Công ty trưởng thành và phát triển với sự thay đổi chủ yếu ở nhiều cấp về chính sách và cách thức thực hiện Sự thay đổi ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đoàn… 6 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 1.1.1.2 Khái niệm quản lý Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực Thuật ngữ "quản lý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức 1.1.2 Khái niệm Quản lý sự thay đổi Quản lý sự thay đổi là thuật ngữ được lựa chọn để chỉ tất cả các phương pháp chuẩn bị và hỗ trợ các cá nhân, nhóm và các tổ chức trong việc tạo ra thay đổi trong tổ chức, bao gồm các phương pháp tái định hướng hay định nghĩa lại việc sử dụng các nguồn lực, quy trình kinh doanh, phân bổ ngân sách hay các chế độ vận hành khác để thay đổi công ty hoặc tổ chức Quản lý sự thay đổi tổ chức xem xét toàn bộ tổ chức và những gì cần thay đổi, trong khi quản lý sự thay đổi sẽ chỉ được sử dụng để chỉ ra cách mà con người và nhóm bị ảnh hưởng như thế nào trong quá trình chuyển đổi của tổ chức Nó liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ xã hội học đến khoa học hành vi, công nghệ thông tin và các giải pháp kinh doanh 1.1.3 Nguyên nhân dẫn tới sự thay đổi trong tổ chức Nguyên nhân gì khiến các công ty phải thay đổi? Toàn cầu hóa và sự đổi mới liên tục của công nghệ dẫn đến một môi trường kinh doanh không ngừng phát triển Các hiện tượng như phương tiện truyền thông xã hội và khả năng thích ứng di động đã cách mạng hóa kinh doanh và ảnh hưởng của việc này là nhu cầu thay đổi ngày càng tăng, và do đó cần có thay đổi quản lý Sự tăng trưởng về công nghệ cũng có ảnh hưởng thứ hai của việc tăng tính khả dụng và do đó trách nhiệm giải trình kiến thức Thông tin dễ tiếp cận đã dẫn đến sự giám sát chưa từng thấy của các cổ đông và giới truyền thông và áp lực lên quản lý Với môi trường kinh doanh trải qua quá nhiều thay đổi, các tổ chức phải học cách để trở nên thoải mái hơn với sự thay đổi Do đó, khả năng quản lý và thích ứng với thay đổi tổ chức là một yêu cầu cần thiết tại công sở ngày nay Tuy nhiên, thay đổi tổ chức lớn và nhanh chóng là rất khó khăn vì cấu trúc, văn hoá và thói quen của các tổ chức thường phản ánh một "dấu ấn" của các thời kỳ quá khứ liên tục và 7 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 khó loại bỏ, có khả năng chống lại sự thay đổi căn bản ngay cả khi môi trường hiện tại của tổ chức thay đổi nhanh chóng Do sự phát triển của công nghệ, thay đổi tổ chức hiện đại phần lớn được thúc đẩy bởi những đổi mới bên ngoài chứ không phải là các yếu tố bên trong Khi những sự phát triển này xảy ra, các tổ chức thích ứng nhanh nhất tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chính họ, trong khi các công ty từ chối thay đổi sẽ tụt lại phía sau Hậu quả là lợi nhuận và thị phần sẽ mất đi nhanh chóng Thay đổi tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các phòng ban và nhân viên Toàn bộ công ty phải học cách xử lý những thay đổi đối với tổ chức Hiệu quả của quản lý thay đổi có thể có tác động mạnh (tích cực hoặc tiêu cực) lên tinh thần nhân viên Theo nghiên cứu của Robert Heller Năm 1998, có ba nguyên nhân khiến các công ty phải thay đổi: - Các nguyên nhân xã hội: những xu hướng chung trong xã hội, chính trị và nhân khẩu học đều có ảnh hưởng tới mọi người Trong những năm gần đây, xu hướng này đã dẫn đến một sự phát triển vượt bậc trong thanh niên và thị trường tiêu thụ, một sự chuyển biến của xã hội cộng đồng sang một xã hội chú trọng vào cá nhân hơn và dân số trở nên già hơn Các công ty cũng bị ảnh hưởng - Bởi các xu thế đó, nó ảnh hưởng đến nhu cầu người tiêu thụ(khách hàng) và các loại hình kinh tế khác.Đồng thời, những xu hướng chung trong xã hội cũng làm thay đổi những giá trị cuộc sống, công việc dẫn đến sự đa dạng về phong cách sống, các hành vi đã gây ra áp lực thay đổi đối với cuộc sống Khát vọng nâng cao chất lượng cuộc sống, nâng cao giá trị gia đình và phát triển các năng lực cá nhân, đòi hỏi có những thay đổi lớn trong quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên.Khi những thay đổi chính trị xã hội xảy ra, tổ chức phải thích ứng với những thay đổi đó Việc ban hành hệ thống luật mới để xây dựng một môi trường pháp lý hoàn thiện hơn và một xã hội văn minh tiến bộ hơn, đòi hỏi các công ty phải tuân thủ quy định của luật pháp và có trách nhiệm lớn hơn đối với xã hội cộng đồng và môi trường Xã hội ngày nay chứng kiến xu hướng quốc tế hóa mạnh mẽ với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Quá trình quốc tế hóa làm cho sự phụ 8 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia tăng lên, cạnh tranh mở rộng trên phạm vi toàn cầu Tất cả những thay đổi quốc tế ngày càng ảnh hưởng mạnh mẽ lên các nước và tổ chức Các công ty đa quốc gia xâm nhập sâu rộng vào thị trường của nhiều nước, một sản phẩm có thể được sản xuất, lắp ráp ở nhiều nước và tiêu thụ khắp nơi trên thế giới, chất xám dịch chuyển nhanh chóng và khủng hoảng tài chính tiền tệ ảnh hưởng nhanh chóng lên các thị trường ở tất cả các châu lục - Các nguyên nhân kinh tế: xu hướng thay đổi kinh tế khá chậm nhưng có một sức mạnh khó lay chuyển được Tuy nhiên, trong xu hướng tương đối ổn định có, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những điều gì hiện có Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ ở mọi cấp.Tình trạng hiện tại của nền kinh tế có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện mục tiêu và kế hoạch đòi hỏi các nhà quản trị cao cấp phải chọn các mục tiêu tăng trưởng khác nhau dẫn đến có những hoạt động khác nhau - Các nguyên nhân về công nghệ: Những khám phá mới khoa học làm tốc độ thay đổi công nghệ tăng rất nhanh hàng năm với những máy móc mới, những quá trình chế tạo mới gây áp lực phải thay đổi công nghệ cũ, công việc cũ Những tiến bộ nhanh chóng hiện nay trong công nghệ thông tin và máy tính ảnh hưởng tới tất cả các ngành khác nhau.Cách mạng công nghệ thông tin với tốc độ ngày càng gia tăng đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán Công nghệ thông tin cung cấp cho con người những cách để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn và đạt được các mục đích mới Các công ty cần công nghệ thông tin để cạnh tranh cho sự tồn tại và thành công Cùng với sự phát triển về công nghệ, những kiến thức mới đang được sáng tạo ra với tốc độ tăng lên nhanh chóng Việc bùng nổ những kiến thức mới đòi hỏi các nhà quản trị phải có phương pháp mới trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý, sử dụng các thông tin hữu ích và biến chứng thành những sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với hiệu quả cao Điều đó đòi hỏi các tổ chức 9 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 có cách vận hành mới với cơ cấu mới và với đội ngũ nhân viên được đào tạo mới.Sự bùng nổ những kiến thức và sự thay đổi nhanh chóng của các tiến bộ khoa học kỹ thuật làm cho nhiều sản phẩm bị lỗi thời nhanh chóng, hay chu kỳ của sản phẩm bị rút ngắn Nhu cầu con người và công nghệ thay đổi nhanh chóng đòi hỏi các công ty phải rút ngắn thời gian sản xuất, phản ứng linh hoạt trong việc sản xuất các mặt hàng đa dạng Sự đổi mới nhanh chóng các sản phẩm, dịch vụ đòi hỏi tăng tốc đổi mới kỹ thuật công nghệ, tổ chức điều hành sản xuất và con người Ngoài các nguyên nhân trên, có một nguyên nhân cần phải kể đến, đó là áp lực từ cạnh tranh “Sự Sẵn lòng thay đổi là một điểm mạnh, thậm chí ngay cả khi nó làm cho một bộ phận của tổ chức rơi vào tình trạng hỗn loạn trong một thời gian” (Jack Welch, GE).Trong nền kinh tế hiện nay, các đối thủ cạnh tranh luôn tìm cách phát triển những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn với hy vọng thu nhiều lợi nhuận hơn, vì vậy gây áp lực lên khả năng kiếm lời của công ty, buộc công ty phải đổi mới Điều này tạo ra “điểm mạnh” để các công ty nâng cao năng lực cạnh tranh Các nhà quản trị luôn phải biết mục tiêu, chiến lược của đối thủ, khi nào thì đối thủ tung sản phẩm mới ra thị trường, thay đổi chính sách giá, hệ thống phân phối hoặc hoàn thiện các dịch vụ khách hàng để có những phản ứng thích hợp 1.1.4 Nội dung cốt lõi của quản lý sự thay đổi trong tổ chức Nội dung cốt lõi quản trị sự thay đổi bao gồm : Xác định nhu cầu của sự thay đổi; Lập kế hoạch sự thay đổi; Thực hiện sự thay đổi; Quản trị đối phó với “lực cản” khi thực hiện sự thay đổi; Giám sát, điều chỉnh và củng cố sự thay đổi Xác định nhu cầu của sự thay đổi: tìm hiểu và nhận thức, dự báo vấn đề cần thay đổi là điểm bắt đầu của lập kế hoạch thay đổi Trong bất kỳ tổ chức nào qua thời gian luôn có vấn đề cần thay đổi, vấn đề cần thay đổi có thể xuất hiện ở ngắn hay dài Lập kế hoạch sự thay đổi: Để lập kế hoạch thay đổi, nhà quản trị phải phân tích, dự báo các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi, trên cơ sở đó xác định mục tiêu của sự thay đổi, thời gian và cách thức thực hiện thay đổi, phương thức đánh giá kết quả thay đổi, điều chỉnh củng cố chúng 10 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 lưu ý đến những tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm của người dẫn dắt cũng như các cá nhân có liên quan tới quá trình thay đổi, nắm bắt được các trở ngại trong quá trình thực thi sự thay đổi để tìm ra biện pháp giải quyết nhằm tháo gỡ các khó khăn đó Một số cách thức khắc phục trở lực được gợi ý như sau: - Thông tin liên lạc (Communication): Mục tiêu của sự thay đổi cần được tuyên bố rõ ràng, chính thức và chi tiết Những mục tiêu này phải được trình bày trong bối cảnh tình hình của tổ chức, mục tiêu của tổ chức trực thuộc phải liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức quản lý Thông tin liên lạc còn phải truyền đạt mọi nội dung liên quan đến sự thay đổi cho mọi thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên thừa hành như tính cấp thiết phải thay đổi, các kiến thức về sự thay đổi, kết quả của sự thay đổi trong tổ chức, ảnh hưởng của sự thay đổi đến các thành viên có liên quan, phương pháp thay đổi, quy trình thay đổi Việc thông tin liên lạc cần được duy trì hai chiều trong suốt quá trình thực hiện nhằm bảo đảm không bỏ qua bất kỳ một khía cạnh nào liên quan đến tổ chức trong quá trình lập kế hoạch và thực thi những sự thay đổi, để từ đó có những điều chỉnh cần thiết và hợp lý với tình hình thực tế trong từng giai đoạn Như vậy, để hệ thống thông tin hội đủ điều kiện để đáp ứng được các yêu cầu trên, nhà quản trị cũng như như người dân đặt sự thay đổi cần đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân viên tuyên truyền và lựa chọn phương pháp thông tin phù hợp và tiên tiến - Tham gia của nhân viên (Employees's participation): Việc thay đổi không phải luôn được tất cả nhân viên hướng ứng, đồng thời, không phải tất cả nhân viên đều phù hợp ngày với việc thay đổi Vì vậy, người dẫn dắt nên bắt đầu với nhóm chuyên trách gồm những nhân viên chủ chốt có năng lực đáp ứng điều kiện và yêu cầu của sự thay đổi và sẵn sàng với sự thay đổi, đồng thời, người dân đất cần phân quyền cho họ nhằm khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa thực thi sự thay đổi Việc đặcác nhân viên chủ chốt này tham gia vào quá trình thay đổi, đặc biệt là thay đổi cấu trúc tổ chức, sẽ giúp người dẫn dắt giảm bớt khó khăn trong công tác quản trị sự thay đổi Kết quả thực hiện của nhóm này cùng sự chuyển biến của tổ chức sẽ tác động đến tâm lý của những nhân viên còn lại, làm họ mất dần sự phản kháng và lôi kéo họ dẫn đến việc tự nguyện tham gia vào quá trình thay đổi 19 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 - Đào tạo (Training): Người dẫn dắt thay đổi cần chuẩn bị kỹ các công việc cần thiết để có thể thực hiện thành công sự thay đổi, trong đó không thể bỏ qua việc huấn luyện, đào tạo nhân viên Tùy theo đặc điểm của từng nhân viên mà chương trình đào tạo, huấn luyện cần có những nội dung phù hợp, ví dụ, với những nhân viên có trình độ yếu, cần đào tạo về kiến thức; với những nhân viên có kỹ năng yếu, cần huấn luyện thêm kỹ năng, tay nghề, với những nhân viên lo sợ phải thay đổi thói quen,cần đào tạo cho nhân viên quen với thói quen mới, Hầu hết các sự thay đổi thường bắt đầu bằng những khó khăn và thất bại tạm thời, rồi sau đó, thành công mới dần dần xuất hiện, do vậy, nhà quản trị và người dẫn dắt phải hoạch định một lộ trình, kiên nhẫn với nhận thức rằng cần phải mất thời gian để thực hiện những sự thay đổi đó và không nên nôn nóng đốt cháy giai đoạn và gây áp lực quá mức đối với nhân viên - Động viên (Incentive):Tham gia vào quá trình thay đổi còn có một đối tượng khác không thể thiếu, đó là nhà quản trị hay lãnh đạo cấp trên Vai trò của nhà quản trị hay lãnh đạo cấp trên cũng vô cùng quan trọng, vì họ là người cung cấp nguồn lực cho sự thay đổi Động viên nhân viên là vấn đề cần được quan tâm trong mọi tổ chức, trong mọi tình hình, tuy nhiên, trong tình hình thực thi sự thay đổi, việc động viên nhân viên càng được quan tâm hơn nữa Động viên cần được thực hiện theo nhiều phương pháp, cá tài chính lân phi tài chính sao cho phù hợp với nhu cầu của nhân viên để đạt được hiệu quả động viên.Quá trình thay đổi có thể bị kéo dài và bị chệch hướng nếu người dân dắt cũng như nhà quản trị không tiếp thêm năng lượng" cho nhân viên của mình - Tạo lực (Manage by force): Đối với những nhân viên quá thiếu tự tin, quá lo lắng, hoặc quá bảo thủ, quá cố chấp, hoặc qua lưới không chịu tự nguyện tham gia vào quá trình thay đổi, người dân đất cần thiết lập ngày hệ thống quản lý chặt chẽ để nhanh chóng đưa họ vào hệ thống mới, tạo áp lực buộc họ phải thích ứng với thay đổi, tránh kéo dài thời gian làm tăng thêm căng thẳng trong nhân viên - Đàm phán (Negotiation): Việc đàm phán, thương lượng, thỏa thuận với nhân viên, kể cả nhân viên chủ chốt hay nhân viên tự nguyện tham gia từ đầu, là việc cần thiết để họ dễ dàng chấp nhận thay đổi cũng như có thái độ tích cực hơn Đặc biệt, phương pháp này cần được phát huy khi tổ chức có nhu cầu thay đổi nhanh chóng 20 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com)