Đang tải... (xem toàn văn)
1 Trêng §¹i häc kinh tÕ Quèc D©n Chuyªn dÒ thùc tËp Tèt NghiÖp Lêi Më §Çu * * * Trong thêi ®¹i c«ng nghÖ th«ng tin ngµy nay, viÖc sö dông m¸y tÝnh lµ mét nhu cÇu thiÕt yÕu cña hÇu hÕt c¸c c¬ quan nhµ[.]
Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp Lời Mở Đầu *** Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc sử dụng máy tính nhu cầu thiết yếu hầu hết quan nhà nớc, đơn vị tổ chức kinh doanh quan nhà nớc xử lý nhiệp vụ cách thuận lợi, nhanh chóng có độ xác cao hơn, nhu cầu quản lý nhân tiền lơng đề tài mà hầu nh doanh nghiệp quan tâm Đây toán điển hình toán quản lý đợc đa vào máy tính dần tối u hoá Bài toán nhằm đề cập đến phơng pháp quản lý nhân tiền lơng (qúa trình làm việc, qúa trìng công tác, qúa trình lơng, trình đào tạo, quan hệ gia đình, hộ chiếu, kỷ luật, khen thởng thông tin cá nhân khác) quan nhà nớc đơn vị tổ chức kinh doanh có trợ giúp máy tính với mong muốn học hỏi đa hớng thay cho toán quản lý nhân tiền lơng phơng pháp thủ công nh trớc làm Trong toán quản lý nhân ứng dụngquản lý nhân ứng dụng, thêm vào, lu trữ, sửa, xoá nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh theo số tiêu để trả lời cho câu hỏi quản lý hay hỗ trợ định phận quản lý Đây hệ thống cần thiết cho tổ chức, cần đợc phát triển rộng rÃi quản lý nhân sự, tiền lơng quan nhà nớc đơn vị tổ chức kinh doanh Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn đă giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp Hà nội, tháng năm 2005 Sinh viên Hồ Anh Cờng Chơng I giới thiệu công ty trách nhiệm hữu hạn tân sông hồng 1.1T cách pháp nhân công ty công ty tân sông hồng doanh nghiệp t nhân thành lập vào ngày 13 tháng 11 năm 2003 Đà hoạt động lĩnh vực kinh doanh đợc hai năm Với công ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực thơng mại tơng đối Hồ Anh Cờng Lớp 40B Tin học kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp phát triển dẫ có nhiều thành tích hoạt động Các nghành nghề kinh doanh công ty nh sau: - Dịch vụ chuyển giao công nghệ sử lý nớc môi trờng - T vấn thiết kế xây dựng - Mua bán nguyên vật liệu xây dựng - Mua bán, lắp đặt linh kiện máy tính - Cung cấp thiết kế, cài đặt phần mềm tin học - Sản xuất, thiết kế, lắp đặt thiết bị tự động Tên giao dịch công ty: SOHO.,CLTD Hình thức sở hữu: Cổ phần Trụ sở cđa c«ng ty: 42A- Phè T« VÜnh DiƯn – Thanh xuân Hà Nội P.Giám đốc công ty: Vũ Thị Thanh Xu©n Tel: (04) 5630142 Fax: (04) 5656377 E-Mail: SOHO@hn.vnn.vn 1.2 Chức nhiệm vụ công ty Công ty tân sông hồng doanh nghiệp có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực thơng mại cụ thể công ty đà nghiên cứu đa vào thị trờng thiết bị lọc nớc sử dụng đà chiếm thị phần tơng đối cao đợc khách hàng sử dụng sản phẩm đem lại uy tín cho khách hàng Trong hoạt xây dựng đà thiết kế nhiều công trình vừa nhỏ cho doanh nghiệp t nhân Còn lĩnh vực tin học công ty đà thiết kế số chơng trình tiêu biểu cụ thể chơng trình quản lý công văn, chơng trình quản lý nhân sự, chơng trình, quản lý xuất lao động Mặc dù hoạt động kinh doanh minh chua ®ỵc nỉi bËt nhng cịng ®· chøng tá ®ỵc sù linh hoạt lĩnh vực thơng mại 1.3 Cơ cấu nhân công ty ban giám đốc công ty p.kế hoạch Hồ Anh Cờng p.giám đốc công ty p.kÕ to¸n Líp 40B – Tin häc kinh tế p1 p2 p3 p4 Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân p5 p6 Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp phòng kế hoạch (Sơ đồ tổ chức công ty.) phòng marketing phòng kỷ thuật phòng vật t 1.4Chức hoạt động công ty P1: Dịch vụ chuyển giao công nghệ sử lý nớc môi trờng Phòng chuyên nghiên cứu thiết bị sử lý nớc sinh hoạt, lắp đặt thiết bị s lý, bồn chứa Các thiết bị hoá chất sử lý chủ yếu đợc nhập từ doanh nghiệp nhập khác Không sản xuất thiết bị P2: T vấn thiết kế xây dựng Phòng chủ yếu thiết kê vẽ theo đơn đặt hàng đồng thời đấu thầu công trình vừa nhỏ P3: Mua bán nguyên vật liệu xây dựng Phòng hoạt động liên kết với phòng có công trình phòng cung cấp nguyên vật liệu cho phòng không hoạt động độc lập P4: Mua bán lắp đặt linh kiện máy tính Phòng chủ yếu nhập hàng xuất hàng cho thị trờng nớc linh kiƯn chđ yªu xt sø tõ Trung Qc sè lợng xuất nhập tháng không lớn phụ thuộc vào nhu cấu sử dụng khách hàng P5: Cung cấp thiết kế, cài đặt phần mềm tin học Phòng chủ yếu thiết kế phần mềm tin học phục vụ cho doanh nghiệp nớc hiệu kinh tế không cao nhng đa đa số phần mềm tơng Hồ Anh Cờng Lớp 40B Tin học kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp đối đặc trng Phần mềm bán đợc chủ yếu dựa vào mối quan hệ tiềm công ty P6: Phòng marketing Phòng chủ yếu khai thác đơn hàng công ty phòng quan trọng công ty tất phòng ban có mối liên hệ chặt chẽ với phòng Tất chiến lợc kinh doanh công ty đề giao cho phòng sau phòng họp với đề chiến lợc cụ thể tiếp đến công việc lại tiếp xúc thị trờng phòng marketing thực thành công hay không phỉa phụ thuộc vào phòng KHảO SáT Và xác ĐịNH Hệ thống chơng trình QLNs 2.1 KHảO SáT Hệ THốNG 2.1.1 Hệ thống nhợc điểm Trong năm trớc điều kiện kinh tế cha phát triển, quy mô quan quản lý nớc ta hạn chế nên việc sử dụng máy tính công tác quản lý nói chung quản lý nhân sự, tiền lơng cha phổ biến, công tác quản lý chủ yếu thực thiện phơng pháp thủ công Khi kinh tế cha phát triển, quy mô tổ chức nhỏ việc quản lý nhân phơng pháp thủ công chấp nhận đợc Nhng ngày kinh tế phát triển nhu cầu ngời tăng lên, số ngời làm việc tổ chức, quan ngày nhiều, quy mô tổ chức ngày lớn Do việc quản lý thủ công phần không phù hợp với xu hớng thời đại Ta cã thĨ nhËn thÊy mét sè u kÐm cđa công tác thủ công nh: - Việc lu trữ thông tin phức tạp, phải nhiều phòng ban, từ dẫn đến cấu tổ chức bất hợp lý, gây ùn tắc tải thủ công phần không phù hợp với xu hớng sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách - Việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn thay đổi phải huỷ toàn hồ sơ cũ viết lại toàn Giấy tờ trình bầy tính thẩm mỹ - Việc quản lý phải qua nhiều khâu trung gian, nhiều phòng ban, từ dẫn đến cấu tổ chức bất hợp lý, gây ùn tắc tải, truyền thông tin liên lạc không suốt, nhiều thời gian không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin nhanh chóng - Đối với thông tin, liệu phức tạp đặc biệt khó tránh khỏi thiếu sót việc lu trữ thông tin bổ sung cËp nhËt, thèng kª - Trong mét tỉ chøc lín việc quản lý phơng pháp thủ công phức tạp đòi hỏi lực lợng lớn nhân viên để giải công việc tạo máy tổ chức cồng kềnh, hoạt động hiệu qu¶ Hå Anh Cêng Líp 40B – Tin häc kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp 2.1.2 Yêu cầu hệ thống Những năm gần máy tính đợc sử dụng rộng rÃi quan nhà nớc, đơn vị tổ chức kinh doanh Do có nhiều toán phức tạp cồng kềnh đă đợc giải máy tính, đà mang lợi ích đáng kể kinh tế, suất lao động có độ tin cậy cao Các toán quản lý đợc đa vào máy tính dần đợc tối u hoá Đặc biệt hệ thống quản lý nhân điền hình Bài toán quản lý nói chung toán phức tạp, tuỳ loại toán góc độ khác mà cần đến độ xác định Công việc quản lý nhân đòi hỏi hệ thống quản lý phải biết tổ chức xếp công việc cách hợp lý, đầy đủ xác Hệ thống quản lý nhân cần phải đợc thông tin nhân cách nhanh chóng, đầy đủ xác, phải khắc đợc nhợc điểm hệ thống cũ Nhìn nhận từ hệ thống cũ đạt đợc cha đạt đợc phải khắc phục, cần bổ sung thiếu sót hệ thống cũ Bên cạnh cần phải phát huy nhng u điểm nh tìm kiếm cập nhật sửa đổi thông tin thống kê để hệ thống ngày tối u 2.1.3 Những u điểm nhợc điểm hệ thống Từ yêu cầu trên, hệ thống quản lý nhân sự, tiền lơng đợc áp dụng công nghệ thông tin đáp ứng đợc nh cầu mà công tác quản lý thủ công không làm đợc, cụ thể : - Với việc sư dơng m¸y tÝnh, viƯc cËp nhËt chØnh sưa in ấn thông tin nhân tiền lơng nhanh chóng xác, việc lu trữ máy tính trở nên vô thuận lợi, thông tin đợc cập nhật vào máy tính, chỉnh sửa chỉnh sửa xác ghi lên đĩa giúp cho công việc bảo quản đợc an toàn gọn nhẹ lâu dài - Phần phềm quản lý nhân đáp ứng đợc nhu cầu mặt thông tin nhân cho ban lÃnh đạo cá nhân cần quan tâm Với chức xử lý giảm bớt số nhân viên làm việc này, cần số ng ời có trình độ đợc đào tạo đủ Do giảm bớt nhân viên không cần thiết - Hệ thống với máy tính đợc nối mạng với giúp cho việc trao đổi thông tin đợc suốt nhanh chóng Các thông tin đợc chọn lọc cần in đợc in văn đẹp, đa dạng có thẩm mỹ cao nhờ phần mềm xử lý văn - Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phơng thức quản lý thủ công sang phơng pháp quản lý máy tính gặp phải khó khăn riêng nã nh: ph¶i cã thêi gian cịng nh kinh phÝ để xây dựng hệ thống bao gồm thiết bị, máy móc, xây dựng phần mềm quản lý, đào t¹o ngêi sư dơng ViƯc cËp nhËt Hå Anh Cêng Lớp 40B Tin học kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp xử lý thông tin hệ thống sÏ mÊt rÊt nhiỊu thêi gian sè liƯu nhiỊu, cũ, bị hỏng, bị phân tán, lÃo hoá theo thời gian, sù kh«ng thèng nhÊt cđa ngêi sư dơng hƯ thống 2.2 XáC ĐịNH Hệ THốNG 2.2.1 Lựa trọn hệ quản trị sở liệu Trong thực tế có nhiều hệ quản trị sở liệu khác đợc dùng nhiều chơng trình quản lý kh¸c nh : Foxpro, Visual Basic, Access Visual Basic [2] sử dụng để lập trình quản lý liệu theo mô hình quan hệ Trong mô hình bảng (Table) [5] bao gồm cột hàng, đóng vai trò quan trọng Lợi điểm dùng Visual Basic chỗ tiết kiệm thời gian công sức so với ngôn ngữ lập trình Visual Basic ngôn ngữ lập trình trực quan (Visual), [2] nghĩa thiết kế chơng trình bạn đợc nhìn thấy kết sau thao tác giao diện chơng trình thực Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng mầu sắc, kích thớc, hình dáng đối tợng có mặt ứng dụng Một khả khác Visual Basic khả kết hợp với th viện liên kế động Micorosoft Window ngày phát triển mạnh ngày thuyết phục ngời sử dụng nhờ khả giao diện đồ họa cách sử dụng dễ dàng Hiện việc xây dựng phần mềm quản lý Window việc làm cần có Với Visual Basic việc quản lý Window thuận tiện hiệu quả, luận văn em lựa chọn phần mềm Visual Basic để giải vấn đề toán đà nêu 2.3 Lý chọn đề tài Nh đà biết, tin học ứng dụng tin học ngày đà đợc coi yếu tố quan träng mäi lÜnh vùc cđa ®êi sèng x· hội, đặc biệt lĩnh vực kinh tế Đối với doanh nghiệp mà muốn mở rộng quy mô, nâng cao lực sản xuất, kết nối với doanh nghiệp nớc nh quốc tế không sử dụng đến ứng dụng tin học Chẳng hạn, doanh nghiệp cần quảng bá phải có trang Web giới thiệu, doanh nghiệp cần tìm kiếm trao đổi thông tin thờng xuyên, trực tuyến phải kết nối mạng máy tính Đơn giản cụ thể phần mềm doanh nghiệp sử dụng để quản lý vấn đề nh quản lý nhân sự, quản lý lơng, quản lý nguyên vật liệu, trang thiết bị, quản lý xuất nhập Đối với doanh nghiệp, số việc chiếm vị trí quan trọng việc hỗ trợ quản lý nhân ứng dụng tin học Lý nhà quản trị cần hệt thống thông tin có khả cung cấp thông tin chÝnh Hå Anh Cêng Líp 40B – Tin häc kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp xác, kịp thời phù hợp nhằm hỗ trợ họ hoàn thành công việc, chức Thông qua liệu hệ thống thông tin quản lý tiền lơng, nhà quản trị nắm rõ tình hình thực công việc, sử dụng làm thông tin lên báo cáo theo yêu cầu luật định quy định Chính phủ Hệ thống thông tin quản lơng, thởng, trợ cấp hỗ trợ định quản trị nhân lực sách lợc khác nhau, đặc biệt thông tin lơng, thởng trợ cấp có liên quan đến nguồn thông tin bên hệt thống thông tin khác doanh nghiệp Các kế hoạch tiền lơng, thởng trợ cấp có vai trò quan trọng việc tăng suất doanh nghiệp Riêng với Công ty TNHH Tân Sông Hồng, thực tế Công ty cha có phần mền thức việc tính toán tiền lơng quản lý nhân sự, phận tính lơng phòng tổ chức cán Công ty sử dụng bảng tính lơng EXCEL Có thể thấy bảng tính đà hỗ trợ việc tính lơng hàng tháng cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Tân Sông Hồng Tuy nhiên có thực cha mang lại hiệu cao cụ thể hàng tháng cán tiền lơng phải chép lại hệ số tính lơng mà hệ thống tự động chuyển sang, bất cập tìm kiếm thông tin tiền lơng cán việc đăng ký truy thuế thu nhập, đặc biệt khó khăn lên báo cáo theo yêu cầu nhà quản trị mà pháp quy Thấy đợc cấp thiết việc quản lý nhân với Công ty này, em đà chọn đề tài: quản lý nhân ứng dụngQuản lý nhân Công ty TNHH Tân Sông Hồng Hà Nội Với đề tài này, để tiến hành phân tích, thiết kế, xây dựng chơng trình cần phải nắm vững yêu cầu kiến thức hệ thống thông tin, xây dựng phần mền, biểu biết tiền lơng sở lý thuyết ngôn ngữ lập trình Visual Basic ứng dụng phân tích thiết kế hệ sở liệu đợc trình bày chơng dới Hồ Anh Cờng Lớp 40B Tin học kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp CHƯƠNG II PHÂN TíCH THIếT Kế Hệ THốNG QUảN Lý NHÂN Sự Đ1 PHÂN TíCH Hệ THốNG 1.1 GiớI THIệU CHUNG Phân tÝch thiÕt kÕ hƯ thèng nãi chung lµ sù nhËn thức mô tả hệ thống; ngời ta thờng dùng mô hình, biểu đồ để trừu tợng hoá công cụ giúp ngời trao đổi với trình phát triển hệ thống Mỗi mô hình khuôn dạng để nhận thøc vỊ hƯ thèng vµ nã mang ý thøc chđ quan Mục tiêu phân tích mô hình xử lý đa cách xác định yêu cầu ngời dùng trình phát triển hệ thống, yêu cầu bám sát từ loạt kiện mà ngời phân tích thu đợc qua vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu qua phép đo thử nghiệm Có số công cụ để diễn tả chức hệ thống [5][6]: + Biểu đồ phân cấp chức (BPC): Functional HierachicalDecomposition Diagram (FHD) + Biểu đồ luồng liệu (BLD): Data Flow Diagram (DFD) + C¸c ký hiƯu më réng hÃng IBM: + Sơ đồ thuật toán (Algorithsm) + Ngôn ngữ giả mà (Pseudo Code): + Các đặc tả quy tắc quản lý + Từ điển định nghĩa chức xử lý 1.2 Mục tiêu nhiệm vụ Việc xây dựng phát triển hệ thống thông tin trình gồm nhiều giai đoạn, giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống bớc quan trọng Trong giai đoạn ta phải đa mục tiêu, hoạch định công việc, lựa chọn xem xét liệu cần thiết để lập kế hoạch cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin Đây bớc nhằm xây dựng hệ thống thông tin tõ thÕ giíi thùc sang thÕ giíi c«ng nghƯ thông tin Về mặt quản lý: Ngời lÃnh đạo cần có thông tin chi tiết, nhanh chóng cán công nhân viên nhân chẳng hạn nh trình độ chuyên môn, trình công tác, khen thởng kỷ luật báo cáo thờng kỳ lơng bổng, báo cáo thông kê toàn quan từ đa dự báo để sẵn sàng giải nhân viên đợc tăng lơng, cán hu để bổ sung kịp thời Những thông tin đợc đa chi tiết, xác kịp thời theo ý kiến ban lÃnh đạo có đợc định đắn kịp thời Hồ Anh Cờng Lớp 40B Tin học kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp §èi víi ngêi sư dơng, viƯc truy cËp d÷ liƯu nhanh chóng, thao tác vào liệu phải đơn giản, chuẩn xác dễ thực xử lý lỗi tốt, có hệ thống kiểm tra báo cập nhật liệu Giao diện phải trình bầy đẹp mắt, dễ hiểu thống phơng pháp làm việc tạo cho ngời sử dụng thao tác dễ dàng, xác hạn chế sai sót không đáng có 1.3 Phân tích hệ thống thông tin (HTTT) Bớc cửa việc phân tích hệ thống thông tin phân tích tổng thể chức hệ thống thông tin Khảo sát tình hình thực trạng, thu thập thông tin cần thiết nhằm xác định yêu cầu chung hệ thống Phải trả lời rõ ràng đầy đủ cho câu hỏi quản lý nhân ứng dụnglàm hệ thống Từng vấn đề nêu đợc xem xét, phân tích, lập lập lại nhiều lần theo góc độ quan điểm phân tích khác nhau, bớc hệ thống tổng quan hoá để hiểu đợc hệ thống cách tổng thể, hiểu đợc phải tin học hoá Cụ thể phải liệt kê mô tả đầy đủ trình nghiệp vụ hoạt động hệ thống, làm rõ ràng, mạch lạc trạng thực tế, yêu cầu ngời sử dụng mà hệ thông tin thiết kế cần phải thoả mÃn Các quy trình nhiệp vụ phải đợc mô tả dới dạng gần với ngời làm tin học dạng sơ đồ, thể cách cô đọng mối quan hệ cụ thể chức xử lý thực Phân tích thiết kế hệ thống bao gồm giai đoạn thực để có đợc hệ thống mức vật lý, cụ thể là: - Khảo sát: Mô tả hệ thống thực mức - Phân tích: Mô tả hệ thống mức khái niệm xây dựng hệ thống logic - Thiết kế: Mô tả hệ thống mức vật lý Sau đà có mô tả hệ thống mức vật lý, để hoàn thiện phát triển hệ thống, cần thực giai đoạn: Xây dựng/t liệu hoá, cài đặt/chuyển giao, kiểm tra/thử nghiệm 1.4 Tóm tắt chức hệ thống chơng trình Sơ đồ phân cấp chức thể nhìn tổng quát hệ thống, bíc ph©n tÝch hƯ thèng vỊ xư lý HƯ thèng quản lý nhân gồm có chức sau: - Quản lý hồ sơ: + Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên + Cập nhật chỉnh sửa hồ sơ có thay đổi + Thêm hồ sơ có nhân + Huỷ hồ sơ nhân không liên quan đến hệ thống + Chỉnh sửa hồ sơ nhân hệ thống có thay đổi + Dánh giá nhân viên tuyển dụng nhân viên - Thông kê số liệu : + Thống kê chung Hồ Anh Cêng Líp 40B – Tin häc kinh tÕ Trêng Đại học kinh tế Quốc Dân Chuyên dề thực tập Tốt Nghiệp + Thống kê trình độ văn hoá + Thống kê trị + Thống kê thâm niên công tác nhân viên + Thống kê trình học tập + Thống kê chuyên môn ngoại ngữ - Phục vơ tra cøu : + Tra cøu theo tiªu chÝ trờng + Tra cứu theo lý lịch + Tra cứu theo mà nhân viên Qua phân tích chức ta xây dựng đợc biểu đồ phân rà chức hệ thống 1.5 Biểu đồ phân cấp chức Biểu đồ phân cấp chức năng(FHD) công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức công ty IBM phát triển đợc sử dụng Nó cho phép phân rà chức từ chức mức cao thành chức chi tiết nhỏ kết cuối ta thu đợc chức Cây chức xác định cách rõ ràng để hểu xẩy hệ thống Thành phần biểu đồ bao gồm + Các chức năng: đợc ký hiệu hình chữ nhật có gán tên nhÃn Tên + Kết nối: Kết nối chức mang tính chất phân cấp đợc ký hiệu đoạn thẳng nối chức quản lý nhân ứng dụngcha tới chức quản lý nhân ứng dụngcon Đặc điểm FHD + Các chức đợc nhìn cách kh¸i qu¸t nhÊt, trùc quan dƠ hiĨu,thĨ hiƯn tÝnh cÊu trúc phân rà chức + Dễ thành lập tính đơn giản: Nó trình bầy hệ thống phải làm hệ thống làm nh nào? + Mang tính chất tĩnh bỏ qua mối liên quan thông tin giữ chức Các chức không bị lập lại không d thừa + Rất gần gũi với sơ đồ chức nhng ta không đồng với sơ đồ tổ chức: phần lớn tổ chức doanh nghiệp nói chung thờng gắn liền với chức FHD mức ngữ cảnh (mức 1): Đây mô hình hệ thống mức tổng quát nhất, ta xem hệ thống nh chức Tại mức hệ thống có Hồ Anh Cêng Líp 40B – Tin häc kinh tÕ