đề tài mô tả cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần tư vấn đầu tư bất động sản emaar land

Nội dung thực hành Các lý thuyết liên quan đến công tác tổ chức cơ cấu bộ máy doanh nghiệp Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Phương p

Trang 1

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

TÊN ĐỀ TÀI

MÔ TẢ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN

EMAAR LAND

MÃ LỚP HỌC PHẦN: 2411101144305 GVHD: THS HOÀNG VĂN TRUNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRƯƠNG THÀNH ĐẠT LỚP: 22DQT1

MSSV: 2221000406

TP Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 04 năm 2024

Trang 2

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

TÊN ĐỀ TÀI

MÔ TẢ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN

EMAAR LAND

MÃ LỚP HỌC PHẦN: 2411101144305 GVHD: THS HOÀNG VĂN TRUNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRƯƠNG THÀNH ĐẠT LỚP: 22DQT1

MSSV: 2221000406

TP Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 04 năm 2024

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực tập, nghiên cứu, để thực hiện đề tài báo cáo tại Trường Đại Học Tài chính – Marketing Tôi xin trân trọng cảm ơn: Trân trọng cảm ơn quý Thầy, Cô của Khoa Quản trị kinh doanh nói chung, đặc biệt là ThS Hoàng Văn Trung đã nhiệt tình và tận tâm hướng dẫn cũng như truyền đạt lại cho tôi những kiến thức quý báu và bổ ích trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu

Gửi lời cảm ơn đến Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land, đặc biệt chân thành cảm ơn Giám đốc Phan Lưu Nhật Quang đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty

Xin kính chúc quý Thầy, Cô luôn dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp giảng dạy cao quý của mình

Xin chân thành cảm ơn

Trương Thành Đạt

Trang 4

NHẬN XÉT Ở NƠI THỰC TẬP

Trang 5

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Tổng điểm: Số ; Chữ Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN (Ký, ghi rõ họ tên)

Trang 6

5 Bố cục báo cáo 3

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 4

1.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC 4

1.1.1 Khái niệm tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 4

1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 5

1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 5

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp 6

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH

1.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp 18

1.3.2 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội 18

1.3.3 Năng lực và trình độ của nhân sự trong tổ chức 18

1.3.4 Công nghệ và kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp 19

1.4 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 19

1.4.1 Nhận thức rõ được mục tiêu của tổ chức: 19

1.4.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện 19

Trang 7

1.4.3 Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể 20

1.4.4 Thiết lập phòng ban, các bộ phận 20

1.4.5 Xây dựng quy chế hoạt động 20

1.4.6 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự 20

1.4.7 Định biên 20

1.4.8 Thẩm định và tái tổ chức 21

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 21

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND 22

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND 22

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land 23

2.1.2 Quy mô hoạt động Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land 23

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm gần nhất 31

2.2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND 34

2.2.1 Cơ cấu bộ máy và cơ chế vận hành bộ máy tổ chức trong công ty 34

2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty 38

2.2.3 Những nguyên tắc và phương pháp của công ty 40

2.2.4 Tiến trình xây dựng bộ máy tổ chức của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land 42

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND 45

3.1 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 45

3.1.1 Nhận xét về ưu điểm 45

Trang 8

3.1.2 Những mặt hạn chế 45

3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN, HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY 46

3.2.1 Kết hợp bộ phận Marketing trong phòng hành chính với phòng kinh doanh: 46 3.2.2 Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, tinh thần làm việc của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo 47

3.2.3 Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận 47

KẾT LUẬN 48

TÀI LIỆU THAM KHẢO i

PHỤ LỤC ii

Trang 9

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến 8

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu quản trị chức năng 9

Hình 1.3 Sơ đồ quản trị trực tuyến – chức năng 10

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu quản trị ma trận 11

Hình 1.5 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo sản phẩm 12

Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khách hàng 13

Hình 1.7 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khu vực địa lí 14

Hình 1.8 Sơ đồ phân chia bộ phận theo chức năng 15

Hình 1.9 Sơ đồ phân chia bộ phận theo sản phẩm – dịch vụ 15

Hình 1.10 Sơ đồ phân chia bộ phận theo vị trí địa lý 16

Hình 1.11 Sơ đồ phân chia bộ phận theo khách hàng 16

Hình 1.12 Sơ đồ phân chia bộ phận theo quá trình dòng công việc (Tái cấu trúc) 17

Hình 2.1 Logo Emaar Land 22

Hình 2.2 Ảnh trụ sở chính Công ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản EmaarLand 23

Hình 2.3 Sơ đồ các sàn kinh doanh trong phòng kinh doanh 24

Hình 2.4 Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận công ty giai đoạn 2021 -2023 32

Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Emaar Land 34

Hình 2.6 Luật Đất đai số 31/2024/QH15 39

Hình 2.7 Sự biến động giá của bất động sản 40

Trang 10

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Cơ cấu lao động tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land 2024 25 Bảng 2.2 Bảng phân tích quy mô tài sản Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Bất động sản Emaar Land giai đoạn 2021 – 2023 26 Bảng 2.3 Bảng phân tích quy mô nguồn vốn Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Bất động sản Emaar Land giai đoạn 2021 – 2023 28 Bảng 2.4 Thông tin một số sản phẩm nổi bất của công ty 30 Bảng 2.5 Tình hình hoạt động của công ty từ 2021 đến 2023 31

Trang 11

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường

Hơn thế nữa trong điều kiện ngày nay, doanh nghiệp cần phải linh hoạt để bước kịp với những xu hướng mới, không ngừng cải thiện để cạnh tranh với đối thủ và con đường duy nhất là các nhà quản trị cần hoàn thiện bộ máy tổ chức để tối ưu hóa cho mọi hoạt động của doanh nghiệp Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần có sự phân chia phù hợp từ phân công, phân cấp đối với lao động quản trị, như vậy đã hình thành nên bộ máy quản trị sẽ góp phần quan trọng nhằm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

Chính vì những lí do trên, việc điều chỉnh và nâng cao chất lượng bộ máy tổ chức là vô cùng quan trọng, là vấn đề then chốt trong mỗi doanh nghiệp Để từ đó giúp doanh nghiệp phát triển và đứng vững hơn trên thị trường

Tương tự, đối với Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land, việc phân tích mô hình và đưa ra phương hướng hoàn thiện bộ máy tổ chức là hết sức cần thiết Hiện nay, các yếu tố kinh tế không ngừng thay đổi, yếu tố nhân sự cũng dao động khá nhiều khiến cho công tác xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức cũng phải thay đổi để phù hợp với thực tế bằng cách phân tích thị trường, các yếu tố ảnh hưởng để đưa ra giải pháp mới giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc Chính vì lý do đó, đề tài “Mô tả cơ cấu tổ chức bộ máy Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land” đưa ra nhằm tìm ra những giải pháp nâng cao chất lượng bộ máy tổ chức của công ty

Trang 12

2 Mục tiêu thực hành

Hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản về môi trường vi mô

Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

Mô tả hiện trạng về công tác tổ chức bộ máy tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

Đề xuất các giải pháp và kiến nghị giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

3 Nội dung thực hành

Các lý thuyết liên quan đến công tác tổ chức cơ cấu bộ máy doanh nghiệp

Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động

Phương pháp tổng hợp và phân tích lý thuyết: Phương pháp này dựa trên những thông tin, dữ liệu, lý thuyết có sẵn trong giáo trình quản trị chuỗi cung ứng, quản trị vận hành, quản trị chất lượng

Phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tại bàn: Từ những số liệu đã thu thập được tại Công ty, tiến hành thống kê, phân tích các số liệu thực tế, từ đó rút ra kết luận về hoạt động quản trị sản xuất và xuất nhập kho tại công ty

Phương pháp quan sát trực tiếp, đi thực tế điều tra, thu thập dữ liệu trực tiếp từ đối tượng liên quan như tập trung vào các đối tượng là Trưởng, Phó các phòng ban Công ty, nhân viên lâu năm có kinh nghiệm để thông tin thu thập có độ chính xác cao

Trang 13

Phương pháp thống kê so sánh: Thu thập dữ liệu tại Công ty và thông tin thị trường

Phương pháp phân tích số liệu: Sau khi đã có đầy đủ các thông tin và số liệu từ những phương pháp trên, tiến hành phân tích số liệu và đánh giá các số liệu liên quan đề tài

5 Bố cục báo cáo

Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy

Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

Trang 14

CHƯƠNG 1: LLÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

1.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC

1.1.1 Khái niệm tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mối quan hệ theo những chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mô hình cơ bản nhất của các tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận là biến các yếu tố đầu vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người Những yếu tố đầu vào là nhân lực, tài lực, vật lực và công nghệ thông tin thể hiện qua các chi phí đầu vào Các yếu tố đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ hình thành qua quá trình biến đổi, các yếu tố này là kết quả mà tổ chức tạo ra (Cảnh Chí Hoàng, 2021)

Theo Chester I Barnard thì “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức” (Gabor & Mahoney, 2010)

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong bộ máy của doanh nghiệp” (Harold Koontz, Cyril O’donnell & Heinz Weihrich, 1993) Một cách ngắn gọn, tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực nhằm xác định cơ cấu và liên kết hoạt động của hai hay nhiều người với nhau

Ngoài ra, bộ máy tổ chức còn được gọi là cơ cấu tổ chức quản trị, nó tổng hợp các bộ phận khác nhau về chuyên môn hóa, có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định Như vậy, tổ chức bộ máy doanh nghiệp là hoạt động xác định công việc, phân chia công việc và trách nhiệm phù hợp với khả năng của từng cá nhân, bộ phận trong tổng thể cơ cấu nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp đề ra

Trang 15

Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau nhau thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào (Lưu Đan Thọ, 2014)

1.1.2 Mục đích của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Mục đích của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định Cơ cấu tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách liên tục, không bị gián đoạn Cụ thể:

Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực

Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức Xây dựng nếp văn hoá của tổ chức lành mạnh

Tổ chức công việc khoa học

Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ

Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Hiện nay, thị trường ngày càng mở rộng, yêu cầu các doanh nghiệp phải có phân công hợp tác của những con người trong tổ chức thật hợp lý

1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa vào cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh

Trang 16

phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật,… Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được hiệu xuất lao động, hiệu quả công việc Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hoá tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp Ngoài ra, khi cơ cấu tổ chức bộ máy càng hoàn thiện theo hướng chuyên sâu và có chọn lọc, gọn nhẹ thì công việc quản trị càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, cơ cấu tổ chức càng cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hạn, xếp đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận Vì vậy, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện những cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất, lao động v.v…

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Công tác tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Ngược lại, nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ phận chồng chéo lên nhau thì sẽ dẫn đến sự đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả

Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức còn giúp xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức Bất kì công việc nào nếu được sắp xếp khoa học trong hệ thống tổ chức thì khi thực hiện đều đem lại kết quả như mong đợi Chính vì thế, mọi kế hoạch, quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả nếu không biết cách xây dựng một tổ chức khoa học, hoàn chỉnh Tổ chức khoa học trong việc xây dựng luồng máy hoạt động sẽ đảm bảo

Trang 17

nề nếp, quy cũ, kỷ cương, tính khoa học, tính thống nhất và giúp phát huy hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Cơ cấu quản trị phải phù hợp với mục tiêu và các kế hoạch của tổ chức vì mục tiêu là cơ sở để phát sinh các hoạt động của tổ chức

Nguyên tắc hiệu quả : Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí Nguyên tác này đòi hỏi phải có một bộ máy quản trị “gọn nhẹ”

Nguyên tắc cân đối : Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự mất cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm đều dẫn đến hệ lụy không tốt

Nguyên tắc thông nhất chỉ huy : Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình

Nguyên tắc linh hoạt : Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

1.2.2 Các kiểu tổ chức bộ máy

1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu quản trị khá đơn giản và xuất hiện khá lâu đời Mô hình này đặc biệt phù hợp những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục (Cảnh Chí Hoàng, 2021)

Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Trang 18

(Cảnh Chí Hoàng, 2021)

Ưu điểm của mô hình này:

Tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trưởng

Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm của mô hình:

Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trường

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng

Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng được xây dựng dựa trên các nguyên lý:

Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến Không theo tuyến

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến

Trang 19

Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Ưu điểm:

Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị Không đòi hỏi ở người quản trị phải có kiến thức toàn diện

Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị phù hợp Nhược điểm:

Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Sự phối hợp giữa lãnh đạo và giữa các phòng chức năng có nhiều khó khăn, khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu quản trị chức năng

Trang 20

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp (trực tuyến – chức năng)

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn

quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Ưu điểm:

Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhược điểm:

Nhiều tranh luận vẫn xảy ra, nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

Hình 1.3 Sơ đồ quản trị trực tuyến – chức năng

Trang 21

1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận

Đây là mô hình hiện nay được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm

Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị

Trang 22

Ít tốn kém, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

Nhược điểm:

Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Nhà quản trị phải có sức ảnh hưởng lớn

Phạm vi sử dụng còn hạn chế

1.2.2.5 Cơ cấu tổ chức quản trị phân nhánh theo sản phẩm

Là cách thức tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm

Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có qui trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau Ví dụ, các công ty xe hơi ở Mỹ thường thành lập các nhà máy theo từng loại xe hơi Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ (Cảnh Chí Hoàng, 2021)

Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ

Hình 1.5 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo sản phẩm

Trang 23

1.2.2.6 Cơ cấu tổ chức quản trị theo khách hàng

Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng Hình 1.6 chỉ ra sự phân chia theo khách hàng và những ưu nhược điểm của cách thức phân chia này

Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sở kinh doanh, và càng ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hành chánh sự nghiệp

Ưu điểm:

Hiểu rõ nhu cầu khách hàng

Tác động tốt tới tấm lý đối với khách hàng Nhược điểm:

Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng

1.2.2.7 Cơ cấu tổ chức quản trị theo khu vực địa lý

Là cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên một địa bàn khá rộng và thường thì kinh doanh những sản phẩm giống nhau Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ các Phòng Thương nghiệp ở Quận, Huyện Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc

Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khách hàng

Trang 24

điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm Hình 1.7 chỉ ra việc phân chia bộ phận theo lãnh thổ của một công ty kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam và những ưu nhược điểm của cách thức phân chia này (Cảnh Chí Hoàng, 2021)

Ưu điểm:

Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng

Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

Nhược điểm:

Cần nhiều người có năng lực quản lý chung Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

Hình 1.7 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khu vực địa lí

Trang 25

1.2.3 Phương pháp tổ chức bộ máy

1.2.3.1 Phân chia theo chức năng

Phân chia bộ phận theo chức năng các công việc theo hoạt động được thực hiện Dạng thức chức năng sản xuất – tài chính – tiếp thị là dạng phân chia phổ biến nhất

(TS Bùi Văn Danh và cộng sự , 2010)

Phân chia bộ phận theo chức năng có tính phổ biến, bởi vì nó cho phép chuyên viên có chuyên môn kỹ thuật tương tự làm việc phân chia bộ phận chức năng là nó tạo ra “các (Cảnh Chí Hoàng, 2021)đường biên kỹ thuật”, trong đó quan tâm bộ phận có thể vượt trên quan tâm chiến lược của tổ chức

1.2.3.2 Phân chia theo sản phẩm – dịch vụ

Hình 1.8 Sơ đồ phân chia bộ phận theo chức năng

Hình 1.9 Sơ đồ phân chia bộ phận theo sản phẩm – dịch vụ

Trang 26

Vì phân chia bộ phận theo chức năng khuyến khích sự khác biệt hóa ảnh hưởng đến hợp nhất, nên một phương án cấu trúc có vẻ hữu cơ hơn đã xuất hiện, theo đó một sản phẩm (hay dịch vụ) là chủ đề hợp nhất (thay vì một loại công việc chức năng), các sản phẩm sẽ được quản trị như doanh nghiệp bán tự chủ (semiautonomous)

1.2.3.3 Phân chia theo vị trí địa lý

Trong tình huống các tổ chức có thị trường qua các quốc gia hay toàn thế giới thì địa lý đóng vai trò dạng thức cấu trúc Sự phân tán địa lý của các nguồn lực (như các công ty mỏ), phân tán địa lý của cơ sở (như hệ thống đường xe lửa), hoặc khách hàng phân tán (chuỗi siêu thị) có thể khuyến khích việc dùng dạng thức địa lý để đưa các nhà điều hành ”gần hơn với hoạt động”

1.2.3.4 Phân chia theo khách hàng

Lý lẽ là để phục vụ tốt hơn các nhu cầu khác biệt của các nhóm khách hàng Phân chia bộ phận theo khách hàng có chung một yếu điểm với Cấu trúc Sản phẩm – Dịch vụ hay Vị trí Địa lý, do tạo ra sự trùng lắp tốn kém về nhân sự và cơ sở vật chất Thiết kế theo chức năng sẽ giải quyết vấn đề trùng lắp (duplication)

Hình 1.11 Sơ đồ phân chia bộ phận theo khách hàng Hình 1.10 Sơ đồ phân chia bộ phận theo vị trí địa lý

Trang 27

1.2.3.5 Phân chia theo quá trình dòng công việc (Tái cấu trúc)

Tái cấu trúc là khái niệm khởi sự từ tờ giấy trắng, và tái thiết kế toàn bộ tổ chức để tăng tốc toàn bộ quá trình kinh doanh Tác lực thúc đẩy tái cấu trúc là chi phí thấp, chất lượng tốt hơn, tốc độ nhanh hơn, sử dụng tốt hơn công nghệ thông tin hiện đại, và cải thiện sự thỏa mãn khách hàng Các tổ chức với các bộ phận quá trình dòng công việc được gọi là các tổ chức theo chiều ngang (Horizontal Organizations) bởi vì nó nhấn mạnh trên dòng công việc thông suốt và tốc độ giữa hai điểm then chốt sau:

(1) Xác định nhu cầu khách hàng (2) Thỏa mãn khách hàng

Đây là một tiêu diểm hướng ra bên ngoài (outward focus) ngược với tiêu điểm hướng về bên trong (inward focus) của phân chia bộ phận chức năng

Trong thực tiễn thường xuất hiện các cấu trúc phối hợp các dạng thức phân chia bộ phận trên Các tổ chức lớn phục vụ các thị trường rộng có thể hữu ích, khi phối hợp việc phân chia bộ phận sản xuất và tài chính trung tâm với một số bộ phận tiếp thị theo địa lý thay vì có một bộ phận tiếp thị duy nhất

Trang 28

1.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC HÌNH THÀNH CẤU TRÚC BỘ MÁY CỦA TỔ CHỨC

1.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp

Mục tiêu hay chiến lược ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức của doanh nghiệp vì : Chiến lược xác định các nhiệm vụ của doanh nghiệp và căn cứ vào đó mà xây dựng bộ máy

Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với từng nhiệm vụ; tổ chức sẽ phải thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo đặc điểm của con người trong doanh nghiệp

Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường mà trong môi trường đó sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức

1.3.2 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội

Nói đến bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội là nói đến môi trường kinh doanh bên ngoài của tổ chức Tính chất ổn định hay bất ổn của môi trường ảnh hưởng rất lớn tới việc hình thành bộ máy của tổ chức

Hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hoặc có ít thay đổi đột biến, ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, Trái lại, một hoàn cảnh thay đổi là hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra đối với các yếu tố kể trên (sản phẩm, thị trường, ) Trong hoàn cảnh xáo trộn thì doanh nghiệp phải có một bộ máy tổ chức thích hợp, linh hoạt, con người phải có tinh thần hợp tác và không phân rõ nhiệm vụ, cấp bậc sẽ phù hợp hơn

Vì vậy để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau, bộ máy tổ chức doanh nghiệp phải có sự thay đổi để phù hợp Một tổ chức ví như cơ thể sống, nếu nó muốn tồn tại và phát triển thì cần phải thích ứng được với môi trường và nó đang hoạt động

1.3.3 Năng lực và trình độ của nhân sự trong tổ chức

Loại cá nhân có ảnh hưởng có ảnh hưởng trước hết với công tác tổ chức bộ máy là nhà quản trị Ngoài các nhà quản trị cơ cấu tổ chức thường cũng phải phù hợp với đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp Như

Trang 29

vậy, một yếu tố quyết định bộ máy tổ chức có nhiều cấp bậc, hoàn toàn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng của con người trong mỗi doanh nghiệp

1.3.4 Công nghệ và kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy của doanh nghiệp Theo nghiên cứu của Joan Woodward tại Siouth Essex trong thập niên 60, Woodward đã cho rằng những doanh nghiệp có công nghệ sản xuất, quy trình hoạt động phức tạp, thường có bộ máy tổ chức nhiều cấp bậc, với mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiên ở cường độ cao Và trái lại, doanh nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, công nghệ đơn giản, tầm hạn quản trị khá rộng; nghĩa là nhà quản trị có thể giám sát công việc của số đông nhân viên Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo có sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp

1.4 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

1.4.1 Nhận thức rõ được mục tiêu của tổ chức:

Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức: công tác tổ chức nhằm đạt được mục tiêu Vì vậy, công tác tổ chức triển khai không thể không gắn với mục tiêu của tổ chức

Phân tích và xác định các mối liên hệ giữa các mục tiêu: đây chính là tiền đề để phân chia và nhóm gộp các hoạt động thành các đơn vị, bộ phận

Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu

1.4.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện

Liệt kê những hoạt động cần thiết cho doanh nghiệp Mô tả các nhiệm vụ có liên quan

Phân loại và phân chia các hoạt động Xác định tính quan trọng của từng

Trang 30

1.4.3 Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể

Phân chia các hoạt quan trọng thành các nhiệm vụ chủ yếu

Hệ thống hóa các nhiệm vụ: tùy theo ngành nghề hoạt động của tổ chức, quy mô và chiến lược mà các nhóm các công việc theo từng chức năng, từng khách hang

1.4.4 Thiết lập phòng ban, các bộ phận

Dựa trên năng lực nội tại của tổ chức Xác định yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ

Xây dựng mô hình tổ chức theo tiêu thức đã chọn ở trên

Thiết lập bộ khung ( sơ đồ bộ máy tổ chức) với các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng cụ thể

1.4.5 Xây dựng quy chế hoạt động

Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận

Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ, thể hiện đường truyền chỉ đạo công việc, xây dựng cơ cấu quản trị

Thiết lập văn bản quy chế hoạt hoạt động cho bộ máy tổ chức

1.4.6 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự

Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật

Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ Quy định các chế độ đãi ngộ, khen thưởng và phạt

1.4.7 Định biên

Sử dụng bảng mô tả nhiệm vụ

Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ

Trang 31

Đánh giá khả năng nhân sự

Xác định tầm hạn quản trị: xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận

1.4.8 Thẩm định và tái tổ chức

Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc

Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn đo lường

Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức Xác định mức độ hoàn thành công việc, nhiệm vụ Xác định các nguyên nhân

Áp dụng biện pháp điều chỉnh bộ máy tổ chức

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Qua chương 1, em đã giới thiệu và hệ thống khái quát một số kiến thức nền tảng về cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm: các khái niệm, mục tiêu, vai trò, ý nghĩa, các phương pháp và quy trình tổ chức bộ máy… Đồng thời chương 1 được sử dụng làm nền tảng để triển khai tìm hiểu, so sánh thực tế tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Bất động sản Emaar Land ở chương 2