Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của một số tập đoàn tại thành phố hồ chí minh đề tài sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường 2009

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỌÂI VÀ NHÂN VĂN -o0o - ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG - 2009 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐỒN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chủ nhiệm đề tài NGUYỄN VĂN THỎA SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP KHÓA 2005 -2009 Các thành viên TRẦN THỊ TÂM LINH SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP KHÓA 2005 -2009 TP HỒ CHÍ MINH - 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỌÂI VÀ NHÂN VĂN o0o ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG - 2009 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐỒN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Người hướng dẫn khoa học: T.S LÊ VĂN IN Chủ nhiệm đề tài: NGUYỄN VĂN THỎA SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 Các thành viên: TRẦN THỊ TÂM LINH SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 TP HỒ CHÍ MINH - 2009 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Tình hình nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ đề tài Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu Giới hạn đề tài Đóng góp đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn 8 Kết cấu đề tài Chương 10 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 10 1.1 Khái quát chung văn phòng 10 1.1.1 Khái niệm văn phòng 10 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 12 1.2 Vài nét Doanh nghiệp Tập đoàn kinh tế 16 1.2.1 Doanh nghiệp 17 1.2.2 Tập đoàn kinh tế 17 1.3 Những vấn đề cấu tổ chức máy 19 1.3.1 Khái niệm vai trò cấu tổ chức máy quan, đơn vị 19 1.3.2 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức máy 22 1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy 25 1.3.4 Những yêu cầu cấu tổ chức máy 27 1.3.5 Những quan điểm hình thành cấu tổ chức máy 28 1.3.6 Những phương pháp hình thành cấu tổ chức máy 29 1.4 Các loại cấu tổ chức máy 34 1.4.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản 34 1.4.2 Cơ cấu tổ chức theo chức 35 1.5 Những vấn đề Văn phòng doanh nghiệp 36 1.5.1 Chức văn phòng doanh nghiệp 37 1.5.2 Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 37 1.5.3 Tổ chức máy làm việc văn phòng doanh nghiệp 39 Chương 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐỒN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 42 2.1 Giới thiệu vài nét tập đoàn 42 2.2 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng 53 2.2.1 TẬP ĐOÀN PRUDENTIAL VIỆT NAM 53 2.2.2 TẬP ĐOÀN LAFARGE 62 2.2.3 TẬP ĐOÀN TÂN TẠO 73 2.3 Nhận xét, đánh giá chung cấu tổ chức máy văn phịng tập đồn 85 2.3.1 Loại hình văn phịng 85 2.3.2 Hiệu làm việc 88 2.3.3 Ứng dụng mô hình tổ chức văn phịng 90 KẾT LUẬN 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Để thực tốt vai trò lãnh đạo quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà quản trị cần đến trợ giúp phận thực chức tổng hợp xử lý thông tin yểm trợ phục vụ hậu cần, đảm bảo sở vật chất cho toàn quan Văn phịng Trong thời đại bùng nổ thông tin quan, tổ chức dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty đa quốc gia hay tập đồn kinh tế… vai trị cơng tác văn phịng đánh giá quan trọng hàng đầu mô hình quản trị quan, doanh nghiệp Cơng tác tổ chức văn phịng hay quản trị hành văn phịng lĩnh vực vơ rộng lớn, phong phú mang tính chất phức tạp Việc nghiên cứu nội dung quản trị văn phòng vấn đề đặt để nâng cao hiểu biết công tác nhằm đem lại hiệu cao công tác yểm trợ cho nhà lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp Dưới phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường hội nhập quốc tế nay, kinh tế nước ta có xuất nhiều mơ hình tổ chức doanh nghiệp mới, phát triển lớn mạnh cơng ty hình thành nên tập đoàn kinh tế, tập đoàn kinh doanh ngày trở nên phổ biến Sự xuất phản ánh xu hướng phát triển mơ hình kinh tế kéo theo hình thành nên mơ hình cấu trúc tổ chức máy văn phòng mang nét đặc trưng riêng tập đoàn kinh tế Cơ cấu tổ chức máy làm việc quan, đơn vị yếu tố có vai trị đặc biệt quan trọng q trình vận động phát triển quan, đơn vị Để đạt mục tiêu quan, đơn vị phải xây dựng mơ hình cấu tỏ chức máy định Quá trình hoạt động quan đơn vị có trơi chảy cách thức hoạt động đơn vị tổ chức có đạt hiệu cao hay khơng phụ thuộc lớn vào cấu tổ chức máy làm việc Vì quan muốn xây dựng cho cấu tổ chức tối ưu nhằm đạt mục tiêu đề Đối với loại hình doanh nghiệp, tập đồn kinh tế… mơ hình tổ chức máy văn phòng đa dạng phong phú, việc xây dựng mơ hình tổ chức văn phịng phụ thuộc vào tính chất sản xuất kinh doanh quy mơ hoạt động doanh nghiệp, tập đồn Nhằm góp phần tìm hiểu mơ hình tổ chức máy văn phịng tập đồn kinh tế phân tích đặc trưng cấu tổ chức làm rõ hiệu hoạt động mơ hình tổ chức văn phịng tập đồn Việc nghiên cứu tìm hiểu cấu tổ chức máy văn phịng Tập đồn cho có cách nhìn đầy đủ hiệu mơ hình văn phịng doanh nghiệp kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nước ta Vì để góp phần làm rõ nắm bắt cách sâu sắc mơ hình tổ chức máy văn phịng tập đồn thực tiễn, chúng tơi định nghiên cứu, tìm hiểu “Cơ cấu tổ chức máy văn phòng số tập đồn thành phố Hồ Chí Minh” Tình hình nghiên cứu đề tài Với vai trị đặc biệt quan trọng cấu trúc tổ chức văn phòng quan tổ chức nói chung, doanh nghiệp hay tập đoàn, hãng lớn nói riêng, việc nghiên cứu cấu tổ chức máy văn phòng nhiều tác giả đề cập đến: Trong Quản trị văn phòng GS TS Nguyễn Thành Độ GVC Nguyễn Thị Hảo đưa cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm cơng tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Theo tác giả phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng quan thường bao gồm1: - Bộ phận hành văn thư - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận tài vụ - Bộ phận tổ chức nhân (nếu quan khơng có phận chuyên trách) - Bộ phận bảo vệ Đề cập đến vấn đề tổ chức máy công tác tổ chức quản lý, tác giả nêu: Cơ cấu tổ chức văn phòng bao gồm phận, phòng ban phải xác định cụ thể phù hợp với hồn cảnh quan, tổ chức2 Cơng tác tổ chức văn phòng Chánh văn phòng đảm nhận theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan hoạt động văn phịng Giúp Chánh văn phịng có nhiều phó văn phịng Phó văn phòng người Chánh văn phòng lựa chọn đề nghị thủ trưởng bổ nhiệm Phó văn phịng Chánh văn phịng phân cơng phụ trách số công việc cụ thể Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Hảo, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Laođộng - Xã hội, Hà Nội, trang 10 Sđd, tr 25 Ngồi Chánh văn phịng Phó văn phịng, phận có người phụ trách (trưởng phòng, tổ trưởng trưởng ban) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng tổ chức hoạt động phần việc mà phụ trách Các cán nhân viên phận văn phòng phải quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lợi chức danh PGS TS Đổng Thị Thanh Phương Quản trị Doanh nghiệp nêu lên cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp thể qua cấp quản lý, bô phận chức quản lý hình thức tổ chức phận mối liên hệ qua lại phận * Về số cấp quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào số cấp hệ thống sản xuất doanh nghiệp Nếu quy mô sản xuất doanh nghiệp lớn số cấp hệ thống sản xuất nhiều số cấp quản lý lớn Mặt khác đặc điểm kinh tế ngành ký thuật phức tạp đa dạng sản xuất danh nghiệp số cấp quản lý doanh nghiệp khác nhau3 Xét theo cấp quản lý tổ chức theo bốn dạng sau: Dạng 1: Tổng giám đốc doanh nghiệp -> Giám đốc nhà máy -> Quản đốc phân xưởng -> Tổ trưởng sản xuất Dạng 2: Tổng giám đốc doanh nghiệp -> Giám đốc nhà máy -> Tổ trưởng sản xuất Dạng 3: Giám đốc nhà máy -> Quản đốc phân xưởng -> Tổ trưởng sản xuất Dạng 4: Giám đốc nhà máy -> Tổ trưởng sản xuất * Trong phần xác định hình thức tổ chức phận chức năng: Từ chức doanh nghiệp tổ chức hệ thống phịng ban khác Đổng Thị Thanh Phương,(2003) Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp NXB Thống Kê, Hà nội, tr 19 doanh nghiệp Theo Fayol chức hoạt động doanh nghiệp bao gồm: Chức quản lý kỹ thuật; Chức quản trị; chức kinh doanh; chức tài chính; chức hạch tốn; chức quản lý nhân Hiện hầu hết doanh nghiệp tổ chức phận quản lý theo phân loại Fayol Cụ thể tổ chức phòng chức sau: Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, thiết kế quản lý quy trình cơng nghệ sản xuất, phục vụ kỹ thuật sản xuất Phòng quản trị sản xuất chịu trách nhiệm điều hành tổ chức hoạt động sản xuất Phòng quản lý chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm quản lý thực hệ thống tiêu chất lượng kiểm tra chất lượng sản phẩm Phòng tiếp thị chịu trách nhiệm nghiên cứu, dự báo thị trường, thử nghiệm sản phẩm mới, tìm kiếm thị trường Phịng tài - kế tốn chịu trách nhiệm tạo nguồn sử dụng nguồn vốn cách có hiệu quả, hạch tốn chi phí Phòng quản trị nguồn nhân lực thực tổ chức tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sử dụng lao động, thù lao lao động Phịng hành thực hoạt động đối ngoại, hoạt động hành chính… Các phịng ban nêu có thể phân chia thành phận đảm nhận lĩnh vực chuyên môn hẹp quy mô doanh nghiệp lớn, ghép chức lại để tổ chức phận chức Tuy nhiên việc ghép chức cần lựa chọn chức có liên hệ với để ghép thành phận chẳng hạn như: Chức hành nhân ghép chung phịng ban gọi phịng hành nhân Chức kỹ thuật quản trị sản xuất thành phòng kỹ thuật sản xuất… Tác giả đưa số cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp: Cơ cấu quản lý chức năng: phân theo chức phận Cơ cấu quản lý phận: theo cấu chức quản lý tổ chức riêng thành đơn vị nhỏ, chức quản lý điều hành sản xuất tổ chức thành hệ thống trực tuyến Các phận phân chia dựa vào tiêu chuẩn: theo sản phẩm, theo khu vực theo đối tượng tiêu dùng Tùy theo điều kiện doanh nghiệp mà chọn tiêu chuẩn phân loại Cơ cấu ma trận: Theo cấu doanh nghiệp trì phận chức năng, nhiên bên cạnh trưởng phịng ban cịn có chức danh lãnh đạo chương trình lãnh đạo phụ trách dự án Những chức danh lãnh đạo chương trình dự án có quyền sử dụng điều phối nhân lực phòng ban để hồn thành chương trình, dự án Mục đích nhiệm vụ đề tài Mục đích: Tìm hiểu cấu tổ chức máy văn phòng số tập đoàn kinh tế hoạt động địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, nghiên cứu cách thức xây dựng chất loại hình văn phịng vận dụng hoạt động tập đoàn đánh giá ưu, khuyết điểm mô hình tổ chức văn phịng Nhiệm vụ nghiên cứu: 84 a Tổ chức họp Hội đồng Quản trị, Ban kiểm sốt Đại hội đồng cổ đơng theo lệnh Chủ tịch Hội đồng quản trị Ban Kiểm soát; b Làm biên họp; c Tư vấn thủ tục họp; d Cung cấp thơng tin tài chính, biên họp Hội đồng quản trị thông tin khác cho thành viên Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt e Thư ký cơng ty có trách nhiệm bảo mật thông tin theo quy định pháp luật Điều lệ công ty Nhiệm vụ ban hành nhân sự: Phụ trách hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng đào tạo phát triển nâng cao chất lượng nguồn nhân cho tập đoàn Đánh giá lực thực công việc nhân viên; ký kết thỏa ước, hợp đồng lao động, giải khiếu nại, tố cáo Tham mưu cho HĐQT, Giám đốc tổ chức máy, cán bộ, quy chế trả lương, thưởng, khen thưởng kỷ luật, giám sát tính pháp lý hợp đồng quan trọng cơng việc có liên quan Tham mưu cho HĐQT, Giám đốc công tác bảo vệ quan kho tàng, bến bãi, chăm lo tất công việc, vụ hàng ngày đột suất, quản lý dấu, hệ thống thông tin liên lạc, văn thư, hồ sơ lưu trữ theo quy định Công ty Luật pháp Ban Tài - kế tốn: Tổ chức thực chế độ kế toán, máy kế tốn Cơng ty phận trực thuộc có hiệu phù hợp với ngành nghề, đặc điểm kinh doanh Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật, HĐQT, Giám đốc 85 đầy đủ, xác, trung thực, kịp thời, liên tục số liệu phát sinh ghi vào báo cáo kế tốn Cơng ty Tổ chức đào tạo đội ngũ nhân viên kế tốn, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chun mơn hố phần, việc, đồng thời đảm nhiệm phần việc khác Nhìn chung cấu tổ chức văn phòng Tập đồn Tân Tạo cán văn phịng đánh giá xây dựng theo cấu gọn nhẹ hiệu hoạt động cao Với mơ hình tập trung thống nhất, giúp cho việc quản lý điều hành thuận lợi, phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh tập đoàn 2.3 Nhận xét, đánh giá chung cấu tổ chức máy văn phòng tập đồn 2.3.1 Loại hình văn phịng Các tập đồn Prudential, Tân Tạo Lafarge nghiên cứu đề tài tập đồn thuộc loại hình doanh nghiệp khác Trong Prudential tập đồn doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, Tân Tạo Tập đoàn kinh tế nhà nước, Lafarge tập đoàn liên doanh Công ty xi măng Hà Tiên với Tập đoàn Lafarge Pháp Trong cấu tổ chức máy văn phịng tập đồn tùy thuộc vào quy mơ tính chất sản xuất kinh doanh ngồi điểm chung mơ hình tổ chức có khác biệt định Prudential tập đồn kinh doanh bảo hiểm có quy mơ, mạng lưới hoạt động kinh doanh lớn Cơ cấu tổ chức máy văn phịng tập đồn phức tạp, số lượng cán nhân viên tập đoàn lớn (1400 nhân viên) Xét văn phòng điều hành chung trụ sở văn phịng Prudential văn phòng tập trung theo chức yêu cầu tính chất kinh doanh dịch vụ quy định 86 Xét hoạt động hành yểm trợ văn phịng, bao gồm tổng hợp hành chính, cung ứng dịch vụ hậu cần cách thức tổ chức hoạt động văn phịng tổ chức theo mơ hình nửa tập trung, nửa phân tán Về mặt thơng tin hành tập đồn phân chia cho phòng ban Còn cung ứng dịch vụ tập trung phận - kế toán, mua sắm quản trị tài sản Với quy mô tính chất hoạt động kinh doanh dịch vụ tập đồn phận, phịng ban tập đồn, thơng tin triển khai cách nhanh chóng, hiệu Thư ký phận thực cách thuận lợi việc tổng hợp vấn đề hành yểm trợ Mơ hình đánh giá phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh quy mô hoạt động Prudential Chúng ta nhận thấy mơ hình tổ chức Prudential xây dựng theo cấu tổ chức chức năng: Mơ hình cấu chức giúp doanh nghiệp nâng cao tính chun sâu cơng việc nhân viên, Prudential tập đoàn hoạt động mang tính chất dịch vụ bảo hiểm tài Đối với tập đồn để có định kịp thời kinh doanh, quản lý cấp cịn đặc biệt quan tâm đến thơng tin, báo cáo từ cấp chuyển lên nhanh chóng xác Vì cấu tổ chức máy tập đoàn kinh doanh nước liên doanh thường xây dựng mơ hình tổ chức máy văn phòng theo cấu tập trung theo chức thành phịng ban chun mơn Hơn nữa, xếp doanh nghiệp theo đơn vị tác chiến riêng biệt với đầy đủ chức tăng cường tính phối hợp lưu chuyển thơng tin tồn hệ thống Để giải toán phối hợp để tài sản thông tin luân chuyển xuyên qua ranh giới phòng ban hay phận doanh nghiệp, cấu tổ chức máy theo mơ hình chức Prudential áp dụng cách hiệu Ví dụ phịng Tài - thống kê bảo hiểm, hai chức có mối liên 87 hệ mật thiết với nhau, việc thống kê bảo hiểm tạo thuận lợi cho tổng hợp tài Đó tính phối hợp phận Đối với Tập đồn Lafarge tổ chức theo mơ hình văn phịng tập trung Các nhiệm vụ thuộc hành yểm trợ tập trung thực văn phịng điều hành chung Với tính chất tập đoàn sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, Lafarge Concrete Vietnam áp dụng mơ hình tập trung vào cấu tổ chức văn phòng hoạt động quản lý điều hành tập đồn Nhìn chung, tập đồn ln xác định văn phịng máy điều hành tổng hợp tập đoàn nhiệm vụ: Kế tốn; Tài chính; Kế hoạch thống kê; Cơng tác viễn thông (dịch vụ điện tử); Công tác in ấn, phát hành; Quản trị hành chính; Cơng tác xử lý văn bản; Xử lý liệu; Quản lý công văn giấy tờ hồ sơ lưu trữ; Công tác tổng hợp; Quản lý nhân sự, đồng thời ứng biến với yếu tố biến đổi bên bên ngồi Nhờ vậy, văn phịng tập đồn đáp ứng yêu cầu quan trọng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn tập đoàn tạo kết cao công việc : - Tạo tiền đề tảng phát triển, đặc biệt phát triển kinh doanh nguồn nhân lực phục vụ cho tập đoàn - Tiếp nhận, phân tích, xử lý chuyển tải thơng tin phục vụ cho hoạt động văn phịng cơng ty nói riêng toàn hoạt động tập đoàn nói chung - Nâng cao suất lao động tập đoàn - Quản lý thời gian dự trù thực chi phí hợp lý cho cơng tác văn phịng - Thu hút nhiều chun viênvào cơng tác quản lý Các chuyên viên tham mưu cố vấn cho nhà quản trị (Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc) hoạt động cho phận chuyên môn Nhà quản trị cộng tác chuyên viên, có đủ khả để thực hành công việc 88 từ hoạch định tới tổ chức, giám sát đào tạo huấn luyện, phân tách tiêu chuẩn hóa cơng việc hành tồn tập đồn Việc áp dụng mơ hình tập trung hoạt động tập đồn có phát huy ưu điểm nó, hoạt động sản xuất lúc mở rộng (năm 2007 cơng ty có chi nhánh, sang 2008 cơng ty có chi nhánh), cơng việc mà văn phòng phải đảm nhiệm phức tạp đa dạng hơn, nhà quản trị khó hồn tất lúc cơng việc quan trọng cách có hiệu cao xác Tuy nhiên mơ hình khơng áp dụng cách khéo léo vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền nhà quản trị chuyên môn Giám đốc, trưởng phòng Cơ cấu tổ chức máy văn phịng Tập đồn Tân Tạo xây dựng theo mơ hình tập trung Ở văn phịng đảm nhiệm tất vấn đề hành yểm trợ, tham mưu tổng hợp cung ứng dịch vụ hậu cần tập đoàn Các ban cấu điều hành hoạt động tập đoàn ban thành lập theo yêu cầu sản xuất kinh doanh tập đồn, có chức đảm nhận vấn đề chuyên môn kỹ thuật xây dựng, bồi thường giải phóng mặt 2.3.2 Hiệu làm việc Nhìn chung cấu tổ chức máy văn phòng tập đoàn xây dựng sở việc phân tích yếu tố thuộc chiến lược sản xuất - kinh doanh tập đoàn đặt Trên sở nhìn chung + Các chức nhiệm vụ cho phận, nhân viên máy tổ chức quy định cụ thể rõ ràng Đã có phân tích khối lượng cơng tác thực tế phận, người, phát khâu yếu việc phân bổ khối lượng công việc quản lý Đảm bảo việc phân chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, cấp quản trị + Phân tích tình hình phân định chức kết việc thực chặt chẽ chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang dọc cấu 89 + Phân tích tình hình tăng giảm số lượng tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất cho thấy tập đồn xây dựng máy văn phịng mức tương ứng sau: Prudential: công ty làm dịch vụ bảo hiểm nên số lượng cán chiếm tỷ lệ cao: số lượng giám đốc phụ trách phận chi nhánh 30 người; số lượng ủy viên quản trị, trợ lý thư ký chiếm số lượng cao Lafarge: 59 cán nhân viên văn phịng (chung) cơng ty/200 Trong văn phịng điều hành tập đồn Tân Tạo có 164 cán nhân viên làm việc Cơ cấu tổ chức máy quản trị phải bảo đảm thực nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân + Cơ cấu tổ chức máy tập đồn đánh giá có thiết kế thực cho mục tiêu lâu dài, có thay đổi thật cần thiết, thường nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động tập đoàn đặt + Cơ cấu tổ chức máy tập đoàn đánh giá có khả thích nghi với điều kiện vốn có phạm vi quản trị mình, thích nghi với điều kiện thay đổi mơi trường sản xuất kinh doanh bên ngồi thị trường Nó thống chủ thể quản trị với đối tượng quản trị Đó việc xây dựng cấu tổ chức văn phòng động, mềm dẻo, co giãn dễ thích ứng với kinh tế thị trường đầy trắc trở biến động Như nhận thấy cấu tổ chức máy văn phịng tập đồn, mơ hình cấu tổ chức xây dựng phù hợp với mục tiêu chiến lược, đặc điểm kinh doanh tập đoàn Đối với tập đoàn Prudential đối tượng dịch vụ cung cấp bảo hiểm, tài cách thức tổ chức máy văn phòng cán văn phịng tập đồn đánh giá cao hiệu làm việc Đó việc triển khai thơng tin 90 tổng hợp hành cách nhanh chóng, hiệu Việc tổ chức phận liên quan mật thiết với phòng ban giúp cho phối hợp thuận lợi dễ dàng 2.3.3 Ứng dụng mơ hình tổ chức văn phịng Việc ứng dụng mơ hình tổ chức máy văn phịng tập đồn nghiên cứu cho thấy tùy thuộc vào tính chất sản xuất kinh doanh mà văn phòng tổ chức theo mơ hình phù hợp Prudential tập đồn hoạt động theo hình thức kinh doanh dịch vụ bảo hiểm, mơ hình tổ chức văn phịng tập đồn tổng thể văn phòng điều hành chung tàn tập đồn nước Xét cơng tác hành yểm trợ, mơ hình tổ chức máy văn phịng tập đồn mơ hình mửa tập trung, nửa phân tán Mặc dù có quy mơ lớn song cấu tổ chức theo mơ hình áp dụng cách hiệu Tập đoàn Lafarge Tân Tạo hai tập đoàn hoạt động theo tính chất sản xuất kinh doanh xây dựng hạ tầng vật liệu xây dựng, quy mô hai tập đồn lớn mạnh mơ hình tổ chức máy văn phịng xây dựng theo kiểu tập trung, mơ hình tạo thuận lợi cho lãnh đạo tập đoàn quản lý nguồn thơng tin chung Cơ cấu tổ chức văn phịng tập đoàn gọn nhẹ, đáp ứng hiệu hoạt động tập đồn Có nhiều phương pháp để đạt cấu tổ chức có hiệu Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, nhóm xin đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn phòng tập đồn áp dụng mơ hình quản lý tập trung sau: - Xác định rõ chức nhiệm vụ cá nhân vị trí - Việc xác lập thêm phòng ban, chức danh cần phải quân bình dựa nhu cầu tầm quan trọng tập đồn - Khi cơng việc tập đồn phân cơng, cần phải có biện pháp dự trù phát sinh công việc mới, vấn đề 91 - Luôn đảm bảo việc thiếu hụt nhân trường hợp không ảnh hưởng tới ổn định tập đồn - Phân cơng trách nhiệm cụ thể, rõ ràng trước phân công công việc phải ý đến chun mơn hóa - Quyền hạn lãnh đạo nhân viên phải phân chia định cách phù hợp, quyền hạn phải giao cụ thể, rõ ràng người giao quyền hiểu rõ ràng, quyền hạn phải trách nhiệm, có tránh tình trạng lạm quyền - Luôn đảm bảo linh hoạt, mềm dẻo hiểu rõ nhân tố người cấu tổ chức tập đồn 92 KẾT LUẬN Nghiên cứu mơ hình cấu tổ chức máy văn phịng tập đoàn cho thấy đa dạng cấu tổ chức quản lý điều hành tập đoàn Đề tài giải số vấn đề mặt lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận sâu tìm hiểu vấn đề cấu tổ chức máy văn phòng như: Khái niệm vai trò cấu tổ chức máy; Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức máy; Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy; Những yêu cầu cấu tổ chức máy; Những quan điểm hình thành cấu tổ chức máy; Những phương pháp hình thành cấu tổ chức máy; Các loại cấu tổ chức máy Làm rõ khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng nói chung văn phịng doanh nghiệp nói riêng Trên sở làm tảng nghiên cứu vấn đề thực tiễn cấu tổ chức máy văn phịng số tập đồn hoạt động địa bàn thành phồ Hồ Chí Minh bao gồm loại hình: tập đồn doanh nghiệp nhà nước, tập đoàn nước ngoài, tập đoàn liên doanh Qua nghiên cứu cho thấy đặc điểm mơ hình tổ chức máy văn phịng tập đồn Nhìn chung tập đồn việc xây dựng cấu tổ chức ứng dụng sở mục tiêu đối tượng sản xuất kinh doanh Tùy 93 thuộc vào tính chất sản xuất kinh doanh quy mơ hoạt động mà tập đoàn tổ chức thực cơng việc hành yểm trợ tương đối hiệu Đối với Prudential mơ hình văn phịng điều hành tổ chức theo cấu tập trung theo chức năng, mặt hành tổng hợp cung ứng dịch vụ hậu cần tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán Ở mơ hình tổ chức văn phịng tập trung Tập đồn Tân Tạo Lafarge cho phép nhà quản trị giám sát cách chặt chẽ vấn đề quản trị hành văn phịng, nắm bắt tồn thơng tin cách dễ dàng, song có nhược điểm tính động khơng cao Tuy nhiên nghiên cứu cho thấy cán văn phịng Tập đồn đanh giá cao mơ hình tổ chức máy văn phịng tập đồn gọn nhẹ, quy trình xử lý thơng tin chặt chẽ, hiệu Về đội ngũ cán văn phòng tập đồn nhìn chung để làm việc môi trường động doanh nghiệp đồi hỏi phải có lực trình độ cao, địi hỏi khả giao tiếp, ngoại ngữ, có khả làm việc áp lực công việc… 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Hảo, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Laođộng - Xã hội, Hà Nội Đổng Thị Thanh Phương,(2003) giáo trình Quản trị Doanh nghiệp NXB Thống Kê, Hà nội Khoa Lịch sử – trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGTP Hồ Chí Minh), (2005), Những vấn đề khoa học lưu trữ tỉnh phía Nam thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hoá đất nước (Kỷ yếu hội thảo khoa học), NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), (2004) Hội thảo khoa học: Quản trị văn phòng - lý luận thực tiễn, Hà Nội Luật doanh nghiệp 2005 Website: http://dddn.com.vn/16253cat45/co-cau-to-chuc-cong- ty.htm Website: http://my.opera.com/qtdn/blog/index.dml/tag/C%C6%A1 %20c%E1%BA%A5u%20t%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9 c Website: http://hau1.info/forum/showthread.php?t=1397 website: http://www.hronlines.com/images/809407_74549-2.2_ Co_cau_to_chuc_dn.doc 95 Tổng giám đốc điều hành GĐ phát triển Chi nhánh GĐ ptriển chi nhánh PBắc TLGĐ ptriển CN PBắc TLGĐ ptriển CN Miền trung TLGĐ ptriển CN M trung TLGĐ ptriển CN bắc TP HCM GĐ ptriển CN Vùng Đb châu thổ S Cửu Long GĐ Đào tạo CN GĐ PT mạng lưới QG GĐ phân phối chiến lược GĐ Tuyển dụng dự án CN GĐ QL chungcác ban ngành, cơng ty GĐ Tìm hiểu thị trường GĐ Hành nhân Bộ phận Quan hệ LĐ GĐ Pháp lý Trợ lý GĐ Trợ lý GĐ Hỗ trợ CN Bộ phân Đào tạo & PT Tư vấn pháp lý GĐ quản trị CN, đại lý Tlý GĐ Tuyển dụng Tư vấn pháp lý GĐ Thương hiệu & Truyền thông GĐ Bồi thường & Trợ cấp Trợ lý GĐ Dịch vụ Văn GĐ Tài & Thống kê Bảo Hiểm GĐ Phân phối & Điều hành CNTT BP thi hành pháp lý CN phía bắc trung TP HCM GĐ đối ngoại nước BP Điều hành Kế toán trưởng BP Công bố & Ký nhận BH Chuyên viên thống kê BH Trợ lý GĐ ƯD PT thiết bị & điều GĐ phân Kế toán, mua sắm QT t ài sản BP quan hệ báo chí BP Đối ngoại BP Tài BP hành văn phịng BP Tiếp thị sản phẩm BP quản trị Dự án Trợ lý GĐ QT An ninh Trợ lý GĐ Phân phối Bộ phận kế toán ngân sách BP mua sắm trang thiết bị Trợ lý GĐ Trợ lý GĐ Trợ lý GĐ Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng tập đoàn Prudential Việt Nam BP Quản trị tài sản, BP tổ chức lễ tân, hội họp, … 99 TỔNG GIÁM ĐỐC GĐ CHI NHÁNH QUẬN I GĐ CHI NHÁNH NHƠN TRẠCH GĐ CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG GĐ CHI NHÁNH QUẬN GĐ CHI NHÁNH HẠNH PHÚC GĐ CHI NHÁNH PHÚ THUẬN NV VĂN THƯ NV VĂN THƯ NV VĂN THƯ NV VĂN THƯ NV VĂN THƯ NV VĂN THƯ NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV 100 Chief Executive Officer Agency Development Chief Agency Officer Distribution Chief Distribution Strategy Officer Agency Development North Director Agency Development North 2-Assistant Director Agency Development Central 1-Assistant Agency Development Central 2-Assistant Director Agency Development South HCMCAssistant Director Agency DevelopmentSouth 2, Cuu Chau & Mekong Delta , Director Agency training Director GA Development National wide Senior Manager ER – South Assistant Director ER – Central Asisstant Director ER-North Assistant Director Recruitment & Agency Project Director Corporate General Manager Business Intelligence Unit Director Agency support Assistant Director Agency Admin Senior Manager Brand& Communication Manager Human Resource& Office Services Chief Human Resource Officer Employee Relation Manager Training & Dev Manager Recruitment& Selection Assistant Manager Compensation& Benefits Manager Compliance & Legal Chief Compliance & Legal Officer Partnership Distribute, Operations Information Technology General Manager Finance & Actuarial General Manager Corporate Compliance & AC Assistant Director Operations Director Accounting& Purchasing&PM Chief Acc Officer Legal Counsel Legal Counsel Underwriting& Claims Director Actuary Apointed Actuary Aplication Dev.,Infrastructure &Operations Assistant Director Finance Director Legal Counsel Legal Counsel AC,HCMC,South &Central Manager Project Manage Senior Manager Office Services Assistant Manager Security Manage., -Q.Assurance BCP Assistant Manager Partnership Dictribute Assistant Director Product Marketing Unit Director Country External relations Chief Relations Officer Press Reations Senior Manager External Relations Senior Manager Office Admin Senior Manager 101 TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TIẾP TÂN GĐ TÀI CHÍNH GĐ THÀNH TÍCH VÀ CUNG ỨNG GĐ KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG TBP THIẾT KẾ CẤP PHỐI THƯ KÝ GĐ KIỂM TRA CHẤT GĐ.AN TOÀN LƯỢNG TBP KHIẾU NẠI KHÁCH VĂN THƯ GĐ TRẠM TRỘN GĐ ĐIỀU HÀNH THƯ KÝ GĐ TRẠM TRỘN GĐ TRẠM TRỘN GĐ PHÁT TRIỂN KINH DOANH GĐ TRẠM TRỘN HÀNG VĂN THƯ KT KIẾM SỐT CƠNG NỢ NV KINH DOANH THỦ QUỸ NV KINH DOANH NV VẬN HÀNH TRẠM NV VẬN HÀNH TRẠM KT XUẤT HÓA ĐƠN NV KINH DOANH NV BẢO TRÌ MÁY NV BẢO TRÌ MÁY KT TỔNG HỢP NV KINH DOANH NV VỆ SINH CÔNG NV VỆ SINH CÔNG NGHIỆP VĂN THƯ NGHIỆP