Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan hiện nay (QUản trị văn phòng)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ MÃ PHÁCH:……………………… HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY Thành phố Hà Nội, ngày 19 tháng 12 năm 2021 Mục Lục MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Hãy cho tổ chức người cách mạng, đảo lộn nước Nga.” Câu nói bất hủ Lenin làm cho hiểu tổ chức vai trị xã hội Hiện nước đẩy mạnh tiến trình cơng nghiệp hoá, đại hoá nhằm đưa nước ta trở thành nước cơng nghiệp đại Theo xu hội nhập diễn nhanh chóng địi hỏi thành phần kinh tế phải đổi mới, có chiến lược thích hợp để thích ứng Để đạt mục tiêu cần thiết phải tập trung giải tồn để lại từ thời bao cấp Một tồn cơng tác tổ chức quản lý máy Văn Phòng quan Cơng tác tổ chức quản lý máy Văn phịng hoạt động quan trọng, đặc trưng diễn quan Xuất phát từ lý này, em định chọn đề tài “Anh (Chị) tìm hiểu, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan nay.” Để làm chủ đề nghiên cứu I Cơ sở lý luận máy văn phòng quan Khái quát chung văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 1.2 Chức văn phịng Từ định nghĩa văn phịng cơng tác văn phịng nêu chúng tơi nhận thấy văn phịng có ba chức sau đây: 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp + Chức tham mưu, tổng hợp hai chức văn phòng; + Tham mưu văn phòng mang tính chất tổng hợp – điểm khác biết chức tham mưu văn phòng với phận, phịng ban chun mơn khác; + Thơng qua chức tham mưu, tổng hợp, văn phòng hỗ trợ đắc lực cho thủ trưởng quan, đơn vị việc thực hoạt động quản lý, điều hành 1.2.2 Chức trợ giúp điều hành Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo quan, đơn vị công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động sau: - Xây dựng, triển khai chương trình, trương trình kế hoạch (quý, tháng, tuần, ngày) quan, đơn vị; - Tổ chức hội họp, tiếp khách, chuyến công tác lãnh đạo quan; - Tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo ban hành văn 1.2.3 Chức đảm bảo hậu cần Trong sản xuất kinh doanh, hiểu hậu cần việc tập trung nội lực lẫn ngoại lực bao hàm trình chuyển từ nhà “sản xuất gốc” đến “người tiêu dùng cuối cùng” Chức người hậu cần bao gồm việc quản lý việc mua bán, vận chuyển, lưu kho với hoạt động vẽ tổ chức lập kế hoạch cho hoạt động Văn phịng nơi thực hoạt động lẻ tân, tổ chức hội nghị, chuyển công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa phương tiện, thiết bị, dụng cụ 1.3 Nhiệm vụ văn phịng -Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần lãnh đạo Mỗi quan, đơn vị có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung quan kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp hỗ trợ Văn phòng đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể quan đơn vị đôn đốc phận khác thực Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực kế hoạch -Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin hoạt động quan đơn vị cần phải có thơng tin Thơng tin để lãnh đạo đưa định kịp thời, xác Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thông tin mà cần phải có phận trợ giúp – văn phòng Văn phòng “ cửa sổ” “ lọc” thơng tin tất thơng tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng -Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo -Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận -Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định nhà nước -Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi khánh tiết quan -Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo trì, phát triển mối quan hệ với quan ngành địa phương -Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng -Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, q (nếu quan khơng có phận tài chuyên trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước theo định thủ trưởng quan -Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an tồn quan Phối hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán nhân viên quan Trên nhiệm vụ chủ yếu văn phòng quan, đơn vị nói chung Tùy điều kiện cụ thể đặc điểm, tính chất hoạt động quan, đơn vị mà văn phòng thêm, bớt số nhiệm vụ cho phù hợp Khái quát chung máy văn phòng 2.1 Khái niệm máy văn phòng Bộ máy văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức doanh nghiệp, tổ chức để phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, công việc liên quan đến công tác văn thư 2.2 Các hình thức tổ chức máy văn phịng Hành văn phịng tập trung vào địa bàn nghĩa hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung vào địa điểm phịng hành chính, quyền quản trị nhà quản trị hành Ưu điểm: Thu hút, tạo hứng thú cho nhiều nhân viên phận Vì phận có cơng việc khác nhau, chun mơn khác nên mà thu hút nhân viên cơng tác quản lý, tham gia đóng góp ý kiến cho nhà quản trị công tác xây dựng công việc phận khác Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chuyên môn, vượt quyền hạn cho phép công việc dễ dẫn đến tranh chấp quyền tạo nên môi trường văn hóa khơng lành mạnh Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp 2.3 Chức máy văn phịng Bộ máy văn phịng có chức thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý Bộ máy văn phịng có chức chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho họạt động quan, tổ chức ộ máy văn phòng có chức tham mưu giúp lãnh đạo ban tổng hợp kết hoạt động phòng, phận phịng ban làm cơng tác việc thực yêu cầu đề từ cấp Bộ máy văn phịng cịn có chức tổ chức thực cơng tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ 2.4 Nhiệm vụ máy văn phịng - Xây dựng chương trình công tác quan đôn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý tháng, năm quan - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng Tư vấn văn cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành Thực công tác văn thư – lưu từ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, năm; trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ - Mua sám trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghĩ, khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn II Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Văn Phòng Của Cơ Quan Hiện Nay Khái niệm cấu tổ chức máy văn phòng Cơ cầu tổ chức máy văn phòng tổng hợp phận khác có mối quan hệ thiết với bố trí phù hợp với đặc điểm quan, đơn vị để thực công tác văn phòng Cơ cấu tổ chức máy văn phịng Tùy đặc điểm hoạt động, quy mơ quan, đơn vị mà văn phịng có cấu tổ chức khác Dưới cấu tổ chức văn phịng số loại hình quan, đơn vị: 2.1 Văn phòng cấp ủy Đảng Đảng Cộng sản Việt Nam Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành nghiệp cách mạng Hệ thống tổ chức Đảng thiết lập tương đương với hệ thống tổ chức hành Nhà nước từ Trung ương tới địa phương Để thực tốt nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện, cấp ủy có đơn vị giúp việc, có văn phòng (gọi văn phòng cấp ủy Đảng) Văn phòng cấp ủy đơn vị tổ chức hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương như: Văn phòng Trung ương, văn phòng Tỉnh ủy (Thành ủy), văn phòng Huyện ủy (Quận ủy), văn phòng Đảng ủy xã 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng cấp ủy Đảng Văn phòng cấp ủy Đảng có chức tham mưu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo cấp ủy Đảng (trực tiếp Ban Thường vụ Trường trực) Với chức này, văn phịng cấp ủy Đảng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ: Tồn khóa, năm Ban chấp hành, chương trình cơng tác hàng năm, tháng, quý, tháng, lịch công tác tuần Ban Thường vụ; - Phối hợp với phận chức giúp cấp ủy chuẩn bị ban hành nghị quyết, định; - Tổ chức công tác thông tin phụ vụ công tác lãnh đạo; - Phối hợp với quan giúp cấp ủy xây dựng ban hành quy chế làm việc, theo dõi kiểm tra việc thực quy chế đó; - Tổ chức cơng tác thư từ, tiếp dân; - Thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước; - Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho quan Đảng, trường hợp khơng có đơn vị làm cơng tác chun trách tài chính, quản trị văn phịng phải đảm nhận cơng tác quản lý tổ chức sử dụng kinh phí cho cấp ủy; - Bồi dưỡng nâng cao trình độ chăm lo đời sống cho cán nhân viên 2.1.2 Cơ cầu tổ chức văn phòng cấp ủy Để thực tốt chức nhiệm vụ nêu trên, cấu văn phòng cấp ủy (trừ cấp xã) thường gồm phận sau: Bộ phận hành chính: Giúp lãnh đạo văn phịng quản lý thực cơng tác văn thư, yếu, in ấn tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý hồ sơ cán văn phòng - Bộ phận tổng hợp: Gồm số chun viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phịng theo dõi, tổng hợp tình hình phục vụ lãnh đạo cấp ủy Mỗi chuyên viên phân theo lĩnh vực công việc (Kinh tế, văn hóa, xã hội…) theo dõi tổ chức sở Đảng cấp - Bộ phận quản trị: Giúp chánh văn phịng quản lý thực cơng tác kế toán, thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công tác chăm lo đời sống vật chất tình thần cho cán nhân viên quan - Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan để phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan - Bộ phận tài vụ (nếu quan khơng có phận chun trách): Dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan Để quản lý điều hành cơng tác văn phịng có chánh văn phịng phó chánh văn phịng giúp việc Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban chấp hành, Ban Thường vụ lãnh đạo điều hành toàn diện mặt cơng tác văn phịng Giúp việc cho chánh văn phịng việc phân cơng giải quyết, số công việc ủy nhiệm chánh văn phòng 2.2 Phòng quan Nhà nước có thẩm quyền chung Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung quan có chức quản lý Nhà nước tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi nước đơn vị hành Các quan bao gồm: Chính phủ, UBND cấp Riêng với văn phịng Chính phủ có cấu tổ chức lớn với vụ, phòng, ban…Sau cấu tổ chức UBND cấp tỉnh,huyện 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND Văn phòng UBND tỉnh huyện quan tham mưu, phục vụ quản lý tập trung, thống lĩnh vực UBND địa bàn tỉnh, huyện Với chức trên, văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác HĐND UBND, lịch công tác thường trực UBND; giúp ủy ban theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác quan đơn vị trực thuộc; - Giúp UB theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn, UBND cấp việc chuẩn bị đề án, tham gia xây dựng đề án trình UB duyệt; - Tổ chức truyền đạt nghị HĐND, định HĐND cấp việc chuẩn bị đề án, tham gia xây dựng đề án trình UB duyệt; - Đề xuất với Chủ tịch UBND vấn đề chủ trương, sách, biện pháp quản lý cần giao cho quan chun mơn nghiên cứu Trình Chủ tịch UBND xem xét định; - Tổ chức họp UB, Chủ tịch UBND - Tổ chức tiếp nhận đơn thư giải khiếu nại tố cáo dân; - Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời đầy đủ, xác mặt công tác địa phương, phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo UBND; - Quản lý thống việc ban hành văn UB, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ngành, cấp thuộc quyền quản lý UB; trực tiếp thực công tác văn thư UB; - Quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp ngành thuộc quyền quản lý UB Trực tiếp thực công tác lưu trữ quan UB; - Tổ chức thực mối quan hệ UBND với ban UBND, mặt trận Tổ quốc với tổ chức quần chúng; - Bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động HĐND UBND, quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài khoản, tài sản giao 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, văn phòng UBND cấp tỉnh, huyện thường tổ chức gồm phận sau: Bộ phận hành – tổ chức có nhiệm vụ: + Cơng tác văn thư + Quản lý cấp phát loại giấy giới thiệu, giấy đường, giây công tác thuộc thẩm quyền giao + Công tác thông tin liên lạc + Tổng đài điện thoại + Công tác bảo vệ, phịng cháy chữa cháy + Cơng tác quản trị nhân quan văn phòng - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động ngành, lĩnh vực (cơng nghiệp, nơng nghiệp, văn hóa xã hội…), cấp đơn vị thuộc phạm vi quản lý UB; tổng hợp tình hình, đề xuất ý kiến giải với chánh văn phòng lãnh đạo quan Đề xuất ý kiến nội dung chương trình cơng tác giúp chánh văn phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo, chuẩn bị nội dung họp, rà soát, chỉnh lý, sửa đổi dự thảo văn quan chuyên môn cấp gửi lên Bộ phận chia thành tổ, nhóm cán theo dõi lĩnh vực công tác UBND Cán tổng hợp dự họp lãnh đạo, họp ban ngành, UBND cấp phạm vi vấn 10 đề phân công theo dõi - Bộ phận quản trị - tài vụ có nhiệm vụ: + Thực cơng tác tài vụ kế tốn; + Lập kế hoạch mua sắm quản lý sử dụng trang thiết bị dụng cụ, nhà cửa phục vụ cho hoạt động UB văn phòng; + Bảo đảm điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật cho lãnh đạo phận chức tổ chức họp, chuyến công tác; + Quản lý nhà khách; + Công tác y tế - Bộ phận lưu trữ: Có thể thành lập phịng trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, thành phố; cấp huyện bố trí cán chun trách làm cơng tác lưu trữ Bộ phận có nhiệm vụ: + Tổ chức công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu); + Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ đại vào công tác lưu trữ; + Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán lưu trữ; + Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng sở vật chất cho công tác lưu trữ; + Thực chế độ báo cáo thống kê Nhà nước tài liệu lưu trữ lên quan lưu trữ cấp Lãnh đạo văn phòng UBND cấp chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND tổ chức điều hành tồn cơng tác văn phịng Chánh văn phịng có thẻ có số cấp phó giúp việc phân công theo dõi số lĩnh vực công tác 2.3 Văn phịng quan hành Nhà nước có thẩm quyền riêng Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền riêng quan có chức quản lý Nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực như: Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, quan chuyên môn UBND cấp Về tổ chức máy, đơn vị chức năng, quan nói có văn phịng (hoặc phịng hành – quản trị) làm cơng tác văn phòng 11 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ Xuất phát từ chức nhiệm vụ quan có thẩm quyền riêng, mà văn phịng (phịng hành quản trị) quan phận giúp thủ trưởng quan tổng hợp tình hình, điều hịa phối hợp đơn vị hoạt động theo chương trình, theo kế hoạch, trực tiếp thực cơng tác hành văn thư, công tác quản trị quan Nhiệm vụ vụ thể văn phòng gồm: + Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác định kỳ lịch làm việc hàng tuần quan, lãnh đọa Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực chương trình, kế hoạch cơng tác; + Thực cơng tác thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành thủ trưởng quan; + Biên tập văn tổng hợp số công việc giấy tờ có tính chất giao dịch văn hành khác sở chức nhiệm vụ giao; + Tổ chức quản lý hướng dẫn việc thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ đơn vị, trực tiếp thực công tác quan; + Tổ chức quản lý hướng dẫn thực tổng hợp công tác thi đua khen thưởng thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan; + Tổ chức truyền đạt chủ trương, biện pháp, định, thông tin theo dõi thực định thủ trưởng; + Phục vụ cho hội nghị, họp, chuyến công tác lãnh đạo; + Tổ chức công tác đón tiếp khách, bố trí khách làm việc với lãnh đạo với phận; + Tổ chức công tác bảo vệ; + Quản lý tổ chức sử dụng kinh phí quan (nếu khơng có phận tài vụ chuyên trách) văn phòng; Ngồi văn phịng giao nhiệm vụ khác phù hợp với điều kiện công tác quan 2.3.2 Cơ cấu tổ chức Tùy khối lượng công việc cụ thể, quy mô mà cấu tổ chức văn 12 phịng khác thường bao gồm phận: - Bộ phận hành tổng hợp: + Cơng tác tổng hợp thi đua; + Công tác văn thư đánh máy; + Công tác lưu trữ; + Tiếp khách; + Tạp vụ; + Bảo vệ - Bộ phận quản trị: + Quản lý nhà cửa, sở vật chất trang thiết bị; + Điện nước; + Phương tiện giao thơng; + Kế tốn, tài vụ Lãnh đạo văn phòng chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan tồn cơng tác văn phịng Chánh văn phịng có cấp phó giúp việc phân công theo dõi số công việc văn phòng 2.4 Văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp đơn vị thành lập để thực chức kinh doanh Để giúp cho HĐQT, giám đốc (tổng giám đốc) tổ chức, quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thiết lập máy quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô điều kiện cụ thể doanh nghiệp Trong cấu máy quản trị doanh nghiệp, thiếu phận làm cơng tác văn phịng Tùy theo tình hình cụ thể mà phận tổ chức với quy mơ tên gọi khác như: văn phịng Tổng cơng ty, văn phịng cơng ty, phịng Hành quản trị, phịng Hành – tổ chức… có nhân viên làm cơng tác văn phịng (đối với doanh nghiệp tư nhân có quy mô nhỏ) Trong phần này, đề cập đến cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp có quy mơ lớn, vừa 13 2.4.1 Chức năng, nhiệm vụ Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp chức nhiệm vụ doanh nghiệp Chức văn phòng doanh nghiệp xử lý thơng tin yểm trợ hành giúp cho hội đồng quản trị tổng giám đốc (giám đốc) quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Với chức trên, văn phịng có nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch, lịch công tác HĐQT, tổng giám đốc (giám đốc) Theo dõi đôn đốc đơn vị thực chương trình kế hoạch cơng tác; - Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thơng tin kịp thời xác phục vụ cho công tác quản lý điều hành HĐQT tổng giám đốc (giám đốc); - Truyền đạt nghị HĐQT, định, thị tổng giám đốc (giám đốc) đến người, phận doanh nghiệp; - Biên tập báo cáo thường kỳ DN văn khác HĐQT tổng giám đốc (giám đốc) giao; - Thực cơng tác hành văn thư, lưu trữ; - Chuẩn bị tổ chức họp HĐQT, lãnh đạo doanh nghiệp, chuyến công tác lãnh đạo; - Thực công tác bảo vệ, lễ tân, tạp vụ; - Bảo đảm yếu tố vật chất cho HĐQT, lãnh đạo DN quan DN làm việc; - Phối hợp với cơng đồn chăm lo đời sống vật chất, văn hóa, tinh thần cho cán nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho người Ngoài nhiệm vụ trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn phòng giao thêm nhiệm vụ khác, Ví dụ: với văn phịng tập đồn kinh tế, tổng cơng ty, cơng ty cổ phần cịn phải thực nhiệm vụ như: công tác kế tốn, cơng tác tài chính, cơng tác kế hoạch, thống kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông… 2.4.2 Cơ cấu tổ chức Để thực nhiệm vụ trên, mơ hình tổ chức văn phịng doanh nghiệp khác Tuy nhiên, phận chung thường gồm: 14 - Bộ phận hành tổng hợp có nhiệm vụ: + Cơng tác thông tin tổng hợp; + Công tác văn thư; +Thi đua khen thưởng; +Lễ tân khánh tiết; + Bảo vệ… - Bộ phận quản trị có nhiệm vụ: + Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện lại; +Điện nước; +Y tế: +Phịng cháy chữa cháy… Ngồi tập đồn kinh tế, tổng cơng ty, cơng ty cổ phần, văn phịng cịn bao gồm phịng chun mơn như: Phịng tài – kế tốn, phịng kế hoạch thống kê Tóm lại, cấu tổ chức văn phòng phong phú đa dạng Tùy theo điều kiện cụ thể mà quan, đơn vị thiết lập máy văn phòng cho phù hợp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng 15 III Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan Ngày với phát triển đát nước, cấu tổ chức máy văn phòng ngày hồn thiện hơn, bên cạnh ưu điểm cịn tồn đọng số nhược điểm cần khắc phục Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan 1.1 Về ưu điểm Văn phòng máy làm việc quan, doanh nghiệp, giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan, doanh nghiệp Đó nơi soạn thảo tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhận chuyển công văn, đánh máy in ẩn tài liệu, tiếp khách, lễ tân Ngày với phát triển đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế, quan tổ chức đời nhiều với quy mô lớn nhỏ vô phong phú Để đáp ứng với thời đại, văn phịng có thay đổi để phù hợp hơn, cấu phòng mở rộng nâng cao Đồng thời thực sách đổi từ Nhà nước cố gắng cá nhân tập thể cố gắng bước hoàn thành cấu tổ chức máy văn phong ngày tốt Bộ máy văn phịng tổ chức theo nhiều mơ hình khác Nhưng qua thực tiễn nhà quản lý hành thường áp dụng số mơ hình tổ chức Theo mơ hình chức xử lý thơng tin hành hỗ trợ văn phòng tập trung văn phong, phận văn phịng phân cơng phù trách mảng cơng việc theo loại dịch vụ hay nhóm dịch vụ lo hình thường áp dụng tổng công ty hàng lớn Ưu điểm mô hình tiết kiếm sử dụng thiết bị văn phịng mặt Nói cách khác, áp dụng mơ hình người tận dụng hết trang thiết bị chuyển biết chu phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho thời kỳ cao điểm, tiết kiệm việc sử dụng nhân viên văn phòng Đặc biệt tránh việc trùng lặp nhân 16 Các dịch vụ tách thành phòng ban chức riêng Phòng Kế tóan, Phịng Tổ chức dịch vụ như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp Hành chịu trách nhiệm Chia thành mảng phận khác phận hành văn thư, phận tổng hợp phận quản trị, phận lưu trữ, phận tài vụ, phận tổ chức nhân sự, phận bảo vệ phận có phịng ban khác thực chức mình, gắn kết thành khối cơng việc chung Mơ hình thường áp dụng quan, doanh nghiệp theo quy mô quan thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp tổ chức quan vừa nhỏ phòng ban chức làm tham mưu cho lãnh đạo Số lượng phòng ban tương đối hợp lý đầy đủ, phù hợp với cong việc Đây mở hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường áp dụng quan phủ, doanh nghiệp lên có quy mở tổ chức phức tạp Với mơ hình này, việc tổ chức điều hành văn phòng kết hợp ưu điểm mơ hình tập trung phân tân tầng, song có mặt hạn chế định chồng chéo chức khó quản lý điều hành Mỗi quan, doanh nghiệp theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh mà áp dụng mơ hình tổ chức máy văn phịng phù hợp nhất, động, tinh gọn, hiệu tiết kiệm chi phi Có thể áp dụng nhiều mơ hình tổ chức quan, doanh nghiệp sịng tùy vào lực nhà quản trị quan tâm lãnh đạo điều kiện tài mà xây dựng máy văn phòng phù hợp Dấu hiệu thống nội bộ, tổ chức khả thích ứng chuyển đổi điều cần thiết Đề phát triển bền vững donh nghiệp cần điều chỉnh trúc phù hợp với tình hình kinh tế – mà không làm suy giảm lực cốt lõi lợi cạnh tranh riêng Mục đích tổ chức cấu máy văn phòng hợp lý, giảm bớt trở ngại cản trở hiệu suất tổng thể Gắn kết cá nhân, từ lãnh đạo đến phong ban tổ nhỏ hợp thành nhanh công việc chung Những ranh giới truyền thống nhiều quan, tổ chức dẫn xóa bỏ — cho phép đơn vị kết nối với linh hoạt hiệu Các nhóm làm việc dần thay cho phịng ban, doanh nghiệp nhà cung cấp phối hợp chặt chẽ phận công ty Tất thành viên – 17 từ nhân viên đến quản lý cao – tham gia vào trình định Việc sử dụng công cụ phản hồi đánh giá, hiệu suất 360 độ theo trở nên phổ biến Mặt khác, cần phải ý đến vai trò người lãnh đạo Lãnh đạo cần khơi niềm tin cho nhân viên để họ đóng góp nhiều cho tổ chức trao quyền cho họ, chia sẻ nhiệm vụ kết nối tổ nhóm, gắn kết hệ thống cơng nghệ mục đích chung Từ thúc đẩy, phát huy tài xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng hiệu Từng phân tập trung nhân lực để hoạt động chuyên sâu trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp 1.2 Về nhược điểm Việc tổ chức đơn vị, phân chức kinh doanh hoạt động nhanh chóng, văn phịng quan tổ chức khơng hồn thiện bổ sung cho phịng ban Điều ảnh ảnh hưởng vô nặng nề đến vấn đề, q trình hịan thành cơng việc, chậm lại phát triển quan Thiếu phối hợp hành động phịng ban chức Hiệu suất cơng việc suy giảm Do nhân viên cấp không trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kỹ cần thiết cho công việc – ngược lại, giám đốc điều hành cấp cao phải đảm nhận nhiều công việc "lặt vặt" hơn, khiến họ không phát huy hiệu kỹ lãnh đạo quản lý Sắp xếp phận cấu không hợp lý dẫn đến phận thiếu phận thừa, phận khơng có Tình trạng thiếu tổ chức, bố trí nhân viên khơng phù hợp ảnh hưởng đến chi phí, khả cung cấp hàng hóa – dịch vụ công ty ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu công ty giảm tiến độ công việc chung Khi nguồn lực bị cắt giảm nhiều, nhân viên thường tập trung vào trách nhiệm trước mắt – vậy, họ có thời gian, sức lực mong muốn làm việc, phạm vi trách nhiệm Cuối cùng, lực giảm sút thời gian phản hồi chậm trễ làm suy giảm lợi thể cạnh tranh doanh nghiệp Khi người lao động gắn kết nội tỷ lệ giữ chân nhân viên giảm xuống – kéo theo lịng trung thành, khách hàng hiệu hoạt động kinh doanh lợi ích bên liên quan 18 (stakeholder) bị tác động tiêu cực, tạo cách nhìn qua hạn hẹp cán quản lý Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung Giải pháp nâng cao cấu tổ chức máy văn phòng quan Các bước để tổ chức hành văn phịng có hiệu B1: Đánh giá hoạt động hành B2: Xác định hoạt động hành B3: Lập thành nhóm hoạt động tương quan B4 Chỉ định phân công B5: Theo dõi hoạt động Thực tiến trình tổ chức năm bước Trên ví dụ cách xác định thành lập tổ chức hành văn phịng có hiệu Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phịng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phịng Tùy theo lĩnh vực hoạt động đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Một tổ chức cấu trúc hiệu giúp doanh nghiệp quản trị công việc cách hệ thống, linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chiến lược tương lai Trong đó, cấu tổ chức không hợp lý cản trở hút cạn tiềm lực doanh nghiệp Để có tổ chức có máy cấu hồn chỉnh, hợp lý việc nhà quản trị lãnh đạo tài giỏi điều khơng thể thiểu Một tổ chức hịan thiện tổ chức đơn giản dễ hiểu Chức nhiệm vụ phòng ban phận phải xác định rõ ràng phân bố nhân quản lý lãnh đạo phận trước cá nhân bổ nhiệm vào chức vụ đồ Các đơn vị tổ chức nhỏ phải bình quân dựa nhu cầu tầm quan trọng Khi chức nhiệm vụ phân công chức khác phát sinh nhiên khơng ảnh hưởng nhiều có cấu hợp lý Việc thiếu hụt mát nhân viên trường hợp không ảnh hưởng đến ổn định quan, tổ chức Tuy nhiên việc giữ ổn định cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức cần thiết, phù hợp Trong trình xây dựng dần hồn thiện cấu tổ chức văn phòng quan nên tiếp thu ý kiến đề xuất phương án đổi tên số bộ, ngành xếp tổ chức, thu gọn đầu mối số bộ, ngành có chức năng, nhiệm vụ tương đồng điều cần quan tổ chức nghiên cứu, thảo luận 19 kỹ lưỡng, khoa học, thận trọng Đồng thời, tăng cường phân cấp, phân quyền, nâng cao trách nhiệm cá nhân cấu tổ chức kiểm tra, giám sát, kiểm soát quyền lực, bảo đảm máy hành thống nhất, hoạt động hiệu lực, hiệu Cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ rà soát kỹ nội dung giao thoa phận quan ngang để có cách giải triệt để, đồng thời đẩy mạnh xếp liên quan đến Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán để đảm bảo tiêu chuẩn theo chức danh, vị trí việc làm nâng cao trình độ mặt đáp ứng ngày tốt yêu cầu nhiệm vụ Tổ chức tốt phong trào thi đua, động viên, khuyến khích cản bộ, công chức người lao động quan Tổ chức thực nghiêm quy trình xử lý văn bản, lập danh mục nộp lưu hồ sơ công việc phận đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán có vai trị đặc biệt quan trong việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cần thiết, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thực thi công việc để phục vụ nhu cầu công việc tốt Thơng qua giúp họ nâng cao lực thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm giao, đồng thời hồn thiện tiêu chuẩn cơng ty Thời gian qua cán công ty đào tạo tốt song cịn khơng hạn chế cần tiếp tục đổi mới, khắc phục nhằm nâng cao hiệu cơng việc đảm nhận Thơng qua khóa đào tạo, trình độ chun mơn, nghiệp vụ đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ tình hình 20 KẾT LUẬN Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức máy văn phòng quan nay, phân tích rõ ưu điểm nhược điểm từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao máy văn phòng 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, TS Nguyễn Thị Ngọc An — Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê Vương Thị Kim Thanh – Quản trị hành văn phịng Nhà xuất thống kê Học viện hành – Giáo trình hành văn phụng quan nhà nước, Nhà xuất khoa học kỹ thuật GS.TS Nguyễn Thành Độ, Trường Đại học kinh tế quốc dân Khoa quản trị kinh doanh – Giáo trình quản trị văn phing Nhà xuất Đại học kinh tế quốc Ths Đặng Thanh Phong, Tập giảng quản trị văn phòng – Khoa Quản Trị Văn Phòng 22 ... hiểu, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan nay. ” Để làm chủ đề nghiên cứu I Cơ sở lý luận máy văn phòng quan Khái quát chung văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách... toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghĩ, khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn II Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Văn Phòng Của Cơ Quan Hiện Nay Khái niệm cấu tổ chức máy văn phòng. .. thể mà quan, đơn vị thiết lập máy văn phòng cho phù hợp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng 15 III Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan Ngày với phát triển đát nước, cấu tổ chức máy văn phịng